사용자 지정 순서로 레코드 정렬

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레코드를 사전순이나 번호순이 아닌 사용자가 정의한 순서, 즉 사용자 지정 또는 논리적 순서로 정렬하려는 경우가 있습니다. 예를 들어 요일의 경우 사전순으로 정렬하여 금요일이 첫 번째로 표시되는 것보다 월요일이 첫 번째로 표시되도록 정렬하는 것이 적절합니다. 테이블 또는 쿼리의 데이터시트 보기나 폼의 폼 보기에서 데이터를 정렬할 수 있습니다.

실행할 작업

적은 수의 고유한 필드 값 정렬

많은 수의 고유한 필드 값 정렬

적은 수의 고유한 필드 값 정렬

이 절차에서는 IIf 함수를 사용하여 직원의 직함 순위를 지정하는 식을 작성합니다.

먼저 Title, FirstName, LastName이라는 3개의 필드가 있는 테이블을 만듭니다. Title 필드에 다음 값을 입력하여 새 레코드를 4개 만듭니다. 

  • 내부 영업 관리자

  • 영업 과장

  • 영업 사원

  • 영업 담당 부사장

4개 레코드의 FirstName과 LastName 필드에 원하는 이름을 입력합니다.

  1. 이제 데이터시트 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 탭의 정렬 및 필터 그룹에서 고급 을 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 고급 필터/정렬 을 클릭 합니다.

  3. FirstName, LastName, Title 등 원하는 필드를 눈금에 추가합니다.

  4. 첫 번째 빈 열의 필드 행을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 확대/축소를 클릭한 후 다음 식을 입력합니다.

    IIf ([제목] = "부사장, 판매", 1, IIf ([제목] = "영업 과장", 2, IIf ([제목] = "영업 담당자", 3, IIf ([제목] = "내 영업 관리자", 4, 5)))

    Title은 순위를 지정할 값이 들어 있는 필드의 이름입니다. 따옴표로 묶은 값은 필드에 저장된 개별 값이고, 그 뒤에 오는 숫자 값은 해당 값에 할당되는 순위입니다. 위 식에서는 4가지의 다른 직함에 대해 1에서 4까지의 순위를 할당하고 다른 직함에 대해서는 모두 5를 할당합니다. 즉, 정렬 작업을 실행하면 이 식에 없는 직함에 모두 같은 순위(5)가 할당됩니다.

  5. 해당 식이 들어 있는 열의 정렬 행에서 오름차순을 클릭합니다.

  6. 탭의 정렬 및 필터 그룹에서 필터 적용/해제를 클릭 합니다.

    IIf 함수는 Title 필드의 값에 해당하는 숫자 값을 반환합니다. 예를 들어 Title 필드의 값이 영업 과장이면 할당되는 숫자는 2입니다. Title 필드의 값이 지역 관리자와 같이 함수의 인수에 없는 값이면 숫자 5가 할당됩니다. 그런 다음 쿼리는 오름차순으로 이 숫자를 정렬합니다.  

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많은 수의 고유한 필드 값 정렬

순위를 지정할 값의 개수가 많은 경우에는 조회 테이블을 만들면 데이터를 더 효율적으로 정렬할 수 있습니다.

Employees 테이블이 50개가 넘는 직함을 참조하는 경우 먼저 조회 테이블을 만들어 기존 테이블에서 새 테이블을 조회하도록 해야 합니다. 그런 다음 두 테이블을 연결하고 쿼리를 만듭니다.

조회 테이블 만들기 및 기존 테이블 수정

  1. 직함을 저장할 새 조회 테이블을 만듭니다. 테이블 이름은 tblTitles로 지정하고 필드는 다음 표에 나와 있는 것처럼 괄호 안의 데이터 형식으로 설정합니다.

TitleID
(일련 번호)

제목
(텍스트)

1

영업 담당 부사장

2

영업 과장

3

영업 사원

4

내부 영업 관리자

  1. TitleID 필드를 기본 키로 설정합니다.

  2. Employee 테이블이 tblTitles 테이블을 조회하도록 수정합니다.

    • 디자인 보기에서 Title 필드의 이름을 TitleID로 변경합니다.

    • 데이터 형식 열에서 데이터 형식숫자로 변경합니다.

  3. 일반 탭의 필드 속성에서 필드 크기정수(Long)로 변경합니다.

  4. 테이블을 저장하고 데이터 손실 위험에 대한 경고를 무시합니다.

  5. 데이터시트 보기로 전환합니다.

  6. 직함 값에 해당하는 TitleID 값을 Titles 열에 입력합니다.

    예를 들어 Title 값이 영업 과장인 레코드의 경우 2를 입력하고 영업 사원인 레코드의 경우에는 3을 입력합니다.

  7. 테이블을 저장하고 닫습니다.

두 테이블 연결

  1. 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 표시/숨기기 그룹에서 테이블 이름을 클릭합니다.

  3. tblTitlesEmployees를 선택하고 추가를 클릭하여 관계 창에 추가합니다. 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  4. tblTitles 테이블의 TitleID 필드를 Employees 테이블의 TitleID 필드로 끌어 놓습니다.

    관계 편집 대화 상자가 열립니다.

  5. 두 열에 표시되는 필드 이름이 모두 TitleID이며 관계 종류 상자에 일대다 관계가 표시되는지 확인합니다. 필요한 경우 필드 이름을 변경할 수 있습니다.

  6. 항상 참조 무결성 유지 확인란을 선택합니다.

  7. 만들기를 클릭하여 관계를 만듭니다.

    관계 편집 대화 상자가 닫히고 변경 내용이 저장됩니다.

  8. 관계 탭을 닫습니다.

쿼리 만들기

  1. 만들기 탭의 기타 그룹에서 쿼리 디자인을 클릭합니다.

  2. 테이블 표시 대화 상자에서 테이블 탭을 클릭하고 Employees를 두 번 클릭한 다음 tblTitles를 두 번 클릭합니다.

  3. 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  4. Employees 테이블의 EmployeeID, LastName 및 FirstName 필드와 tblTitles 테이블의 Title 필드를 쿼리 디자인 눈금에 추가합니다.

  5. 데이터시트 보기로 전환합니다.

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