사용자 목표: 프로젝트 계획

프로젝트 계획 사용자 목표

Microsoft Project를 열기 전에 계획을 시작하는 것이 좋습니다.

프로젝트의 목표에 대한 초기 아이디어를 수집할 때는 Word, Excel, OneNote 또는 Outlook 등의 응용 프로그램을 사용합니다.

모두가 아이디어에 동의한 경우 Project를 사용하여 일정 계획을 시작할 수 있습니다.

프로젝트 관리에 대해 설명하는 더 많은 문서를 보려면 Project 로드맵으로 돌아가세요.

시작하기 전 프로젝트 관리 팁 . . .

  • 프로젝트인지 확인    구상하고 있는 것이 실제 프로젝트인지 확인합니다. 프로젝트에는 세 가지 특징이 있습니다.

  • 일회성 및 고유성   예를 들어 자동차 제조 공장 설계는 일회성 활동이므로 프로젝트에 해당합니다. 공장에서 자동차를 제조하는 것은 반복되는 일련의 활동이므로 프로젝트에 해당하지 않습니다.

  • 명확하게 정의된 결과물    결과물은 프로젝트의 초점 및 목적을 제시합니다. 관계자는 결과물이 명확히 규정되지 않으면 프로젝트 투자의 가치를 인정하지 않습니다.

  • 시작과 끝이 있음    프로젝트 끝 날짜가 없는 경우 관계자와 투자자는 투자를 통해 발생할 수 있는 프로젝트의 결과와 이점을 알지 못합니다.

    다음은 프로젝트인지 여부를 결정하는 데 도움이 되는 몇 가지 예입니다.

프로젝트가 아닌 활동

명확하게 정의된 프로젝트

자동차 제조

  • 효율성을 높이기 위해 제조 공장을 업그레이드하는 프로젝트

  • 유지 관리 공장을 제조 시설에 더 가까이 배치하는 프로젝트

경쟁의 위험 줄이기

  • 보안 소프트웨어 교체 프로젝트

  • 관련 업계에서 위험 전문가를 채용하는 프로젝트

  • 프로젝트 제한 식별    제한은 프로젝트 관리자의 프로젝트 설계 및 관리 옵션을 한정하는 요소입니다. 대부분의 프로젝트에는 세 가지 제한이 있습니다.

  • 제한된 시간 범위    주요 결과물의 끝 날짜는 일반적으로 프로젝트의 전체 기간을 결정합니다.

  • 제한된 사람 및 기타 자원    프로젝트 관리자는 일반적으로 프로젝트의 작업을 수행할 사람의 수와 예산에 제한을 받습니다.

  • 작은 범위    프로젝트는 일반적으로 팀에서 수행할 수 있는 정도에 의해 제한을 받습니다. 프로젝트의 결과물이나 기능이 너무 많은 경우 일정 내에서 모두 완료할 시간이 부족할 수 있습니다.

일반적으로 하나의 제한이 변경되면 다른 제한뿐 아니라 전반적인 품질에까지 영향을 미칩니다. 예를 들어 프로젝트의 기간이 짧아지면 프로젝트 관리자는 프로젝트 결과물을 완료하기 위해 필요한 작업자의 수에 대해 결정을 내려야 합니다. 작업자가 충분하지 않은 경우 프로젝트 기간 단축은 프로젝트 범위 축소와 같이 다른 부분에서의 절충으로 이어질 수 있습니다.

  • 초기에 관계자 식별    중요 관계자 및 가장 효율적으로 의사소통하는 방법을 파악하지 못하는 것이 프로젝트에 가장 큰 피해를 미칠 수 있습니다. 프로젝트를 시작한 후에 중요 관계자를 식별하지 못하는 경우 프로젝트가 중지될 수 있으며 새로운 프로젝트 목표 및 방법이 제안되는 경우 프로젝트 예산이 초과될 수 있습니다.

1단계: 초기 아이디어 수집

OneNote에서 초기 아이디어 수집

프로젝트 및 프로젝트를 통해 성취하려는 바에 대해 구상하는 동안 OneNote를 사용하여 노트를 기록합니다. 노트에 전자 메일을 포함하거나 웹 사이트, 비디오 또는 초기 사양에 대한 링크를 포함할 수 있습니다.

Project로 Excel 데이터 가져오기

프로젝트가 간단한 Excel 목록에서 시작되는 경우도 있습니다. 하지만 프로젝트가 커지면 작업을 보다 효율적으로 구성하고 일정을 잡을 수 있는 Project로 가져옵니다.

PC에서 Office 365를 사용하여 어디서나 프로젝트 메모 수집

Office 365를 사용하여 초기 프로젝트 사양에 대해 작업합니다. 인터넷이 연결되어 있는 PC에서 작업하는 경우 어디서나 정식 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 문서 작업을 수행할 수 있습니다.

웹 브라우저에서 Office Online 사용

Office 365 없이 Office Online에서 작업합니다. Microsoft 계정이 있는 경우 웹 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 초기 프로젝트 아이디어를 수집할 수 있습니다.

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2단계: 이해 관계자와 의사소통

초기 진행 상황 보고

프로젝트를 계획하는 동안 훌륭한 보고서를 통해 프로젝트 결과물에 대한 관계자의 승인을 받을 수 있습니다.

온라인 모임 참가

관계자에게 발표할 수 없는 경우에는 온라인 모임을 통해 연결합니다. PowerPoint 슬라이드, Excel 시트 또는 OneNote 노트를 공유하여 초기 프로젝트 계획에 대해 논의합니다. 사무실에서나 이동 중에도 모바일 장치를 사용하여 온라인 모임에 참가할 수 있습니다.

프로젝트 팀 구성원과 메신저 대화

프로젝트 일정에 대해 작업하는 동안 질문이 제기되는 경우, 질문한 사람의 이름 위에 마우스를 놓고 Lync를 사용하여 메신저 대화 메시지를 공유할 수 있습니다.

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3단계: 프로젝트 시작

Word에서 Project로 복사하여 붙여넣기

Word에서 복사한 작업 목록을 Project에 붙여 넣어 빠르게 일정을 시작할 수 있습니다. Project에서는 개요 구조와 서식이 유지됩니다.

다른 프로젝트 또는 서식 파일에서 새 프로젝트 만들기

만들려는 것과 비슷한 프로젝트의 작업이 미리 채워져 있는 서식 파일을 기반으로 새 프로젝트를 만듭니다. 이러한 프로젝트 중 상당수는 사용자의 빠른 시작을 돕기 위해 업계 전문가가 만든 것입니다.

Project로 Excel 데이터 가져오기

Excel에서 시작한 작업 목록을 Project로 옮깁니다. Project에서는 개요 구조와 서식이 유지됩니다.

SharePoint 작업 목록을 초기 프로젝트로 가져오기

Microsoft Project를 사용하지 않는 다른 사용자와 공유하기 위해 SharePoint에서 작업 목록으로 프로젝트를 시작하는 경우가 있습니다. 작업 목록이 일정 크기 이상 커지면 Project로 옮겨 계속 작업합니다.

프로젝트 관리 목표: 새 프로젝트 일정 만들기

Microsoft Project에서 프로젝트를 시작한 후에는 작업 추가, 작업 구성, 작업 상호 연결, 인력 추가 등을 시작할 수 있습니다.

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