쿼리를 사용하여 데이터 관리

쿼리 시작

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쿼리를 사용하여 데이터를 바탕으로 비즈니스 질문과 기타 질문에 대한 답을 도출하고, 데이터베이스에서 쉽고 빠르게 일괄 업데이트를 수행하거나 정보를 삭제하세요.

쿼리란?

Access에서 쿼리란 데이터베이스에서 관련된 정보(구체적인 정보 포함)를 찾기 위해 던지는 질문입니다.

쿼리에는 하나의 테이블에 포함된 데이터를 사용할 수도 있고, 둘 이상의 테이블에 포함된 데이터를 사용할 수도 있습니다. 예를 들어, 지인의 전화 번호를 찾고 싶다면 연락처 테이블에 있는 특정 사람의 전화 번호 필드에 대한 간단한 쿼리를 작성하면 됩니다. 고객 정보 테이블 및 주문 정보 테이블의 데이터를 결합하는 등 둘 이상의 테이블의 데이터를 결합하여 고객이 어떤 제품을 주문했는지 확인할 수도 있습니다.

Access에서 쿼리는 데이터베이스 개체입니다. 쿼리에는 데이터가 저장되지 않습니다. 쿼리는 테이블에 저장된 데이터를 표시하고, 사용자가 데이터로 작업할 수 있도록 도와줍니다. 쿼리는 하나 이상의 테이블에 포함된 데이터를 표시할 수도 있고, 다른 쿼리의 데이터를 표시할 수도 있으며, 이 두 가지 데이터를 모두 표시할 수도 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 선택 쿼리로 데이터 보기. 데이터가 충족해야 할 조건을 지정하고 표시할 값을 항목으로 만들어 하나 이상의 테이블에서 정보를 찾아서 표시합니다. 예를 들어, Tailspin Toys에서 생성한 모든 제품을 보기 위한 쿼리를 작성할 수 있습니다.

  • 간편한 조건 입력 및 검색. 검색 조건만 입력하면 재사용 가능한 쿼리를 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자가 검색할 공급자의 이름을 입력하면 해당 공급자가 공급한 모든 제품을 표시하는 쿼리를 작성할 수 있습니다.

  • 쿼리를 바탕으로 데이터 업데이트 또는 추가. 쿼리를 이용하여 데이터를 추출한 다음 결과를 사용하여 정보를 자동으로 입력하거나 업데이트할 수 있습니다. 예를 들어, Tailspin Toys가 자사의 제품명이 “TT”로 시작하도록 설정했다면, 업데이트 쿼리를 이용하여 Tailspin Toys의 모든 제품을 검색한 다음 제품명이 모두 “TT”로 시작하도록 업데이트하는 업데이트 쿼리를 작성할 수 있습니다.

  • 쿼리를 바탕으로 데이터 삭제. 정보나 레코드를 검색하여 삭제할 수 있습니다. 예를 들어, Tailspin Toys가 폐업하여 해당 제품을 더 이상 판매할 수 없게 되었다면, Tailspin Toys의 제품을 찾아 관련 테이블에서 자동으로 삭제하는 쿼리를 작성할 수 있습니다.

쿼리 마법사를 사용하여 데이터시트 보기에 정보를 표시하는 선택 쿼리를 만듭니다.

참고: 쿼리 마법사를 사용할 때는 일부 디자인 요소를 사용할 수 없습니다. 디자인 요소를 사용해야 하는 경우에는 쿼리를 작성한 뒤 디자인 보기에서 수정하면 됩니다.

참고:  쿼리를 만들기 전에는 먼저 데이터에 대해 쿼리를 실행할 때 사용되는 데이터베이스 테이블 간 관계를 설정해야 합니다. 자세한 내용은 테이블 관계 시작 및 이 교육의 관련 모듈을 참조하세요.

쿼리 만들기

  1. 만들기 > 쿼리 마법사를 선택합니다.

  2. 단순 쿼리 마법사를 선택하고 확인을 선택합니다.

  3. 해당 필드가 포함된 테이블 또는 쿼리를 선택하고 해당 필드를 선택한 필드 목록에 추가합니다. 마쳤으면 다음을 선택합니다.

    원하는 만큼의 테이블에서 필요한 만큼의 필드를 추가합니다.

    숫자 필드를 추가한 경우

    숫자 필드를 추가하면 마법사에서 쿼리에 의해 세부 사항이나 요약 데이터 중 어느 것을 반환할지 묻는 메시지가 표시됩니다. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 개별 레코드를 보고 싶다면 세부 정보다음을 선택합니다. 4단계로 건너뜁니다.

    • 평균과 같은 요약된 숫자 데이터를 보고 싶다면 요약요약 옵션을 차례로 선택합니다. 요약하려는 필드가 무엇인지, 데이터를 어떤 식으로 요약하고 싶은지 지정합니다. 숫자 필드만 나열됩니다. 각 숫자 필드에 대해 다음 함수 중 하나를 선택합니다.

      • Sum필드에 있는 모든 값의 합계가 반환됩니다.

      • Avg필드에 있는 모든 값의 평균이 반환됩니다.

      • Min필드에 있는 값 중 최소값이 반환됩니다.

      • Max필드에 있는 값 중 최대값이 반환됩니다.

    • 쿼리 결과에 데이터 원본 레코드의 개수를 포함하려면 해당 테이블에 대해 테이블 이름에 있는 레코드 개수를 선택합니다.

      날짜/시간 필드를 추가한 경우

      쿼리 마법사에서 날짜 값을 어떻게 묶을 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다. 예를 들어, 쿼리에 가격과 같은 숫자 필드와 거래 시간과 같은 날짜/시간 필드를 추가한 요약 옵션 대화 상자에 다음 가격 필드의 평균값을 표시하라고 지정한 경우를 가정해 보겠습니다. 날짜/시간 필드가 포함되었기 때문에 각 일, 월, 분기 또는 연도에 대해 고유한 날짜 및 시간 값의 요약 값을 계산할 수 있습니다.

      날짜 및 시간 값을 묶을 때 사용할 기간을 선택하고 다음을 선택합니다.

      참고: 디자인 보기에도 날짜 및 시간 값을 묶는 데 사용할 수 있는 다양한 옵션이 있습니다.

  4. 쿼리의 제목을 지정합니다.

  5. 쿼리를 (데이터시트 보기에서) 열 것인지 아니면 (디자인 보기에서) 수정할 것인지 지정합니다. 그런 다음 마침을 선택합니다.

더 많은 정보를 원하는 경우

업데이트 쿼리 만들기 및 실행

Excel 교육

Outlook 교육

Access 데이터베이스에 테이블과 관계를 추가했다면 이제 데이터베이스의 기본적인 구성 요소인 쿼리를 작성할 차례입니다.

이 비디오에서는 쿼리를 만들고 실행하는 기본적인 프로세스에 대해 배우고, 몇 가지 쿼리 유형에 대해 알아보고, 쿼리 마법사로 쿼리를 만든 다음 쿼리 디자이너를 이용하여 쿼리를 수정해 봅니다.

쿼리는 문자 그대로 데이터에 던지는 질문입니다. 필요한 답을 반환하는 질문을 던지는 것에서부터 시작하면 됩니다.

예를 들어, “TailSpin Toys는 지난달에 몇 건의 주문을 발주했는가?”라는 질문을 할 수 있습니다.

질문은 주문 테이블을 가리키고 있습니다. 여기서 보려는 필드를 선택하고, 쿼리를 작성한 다음 실행하면 됩니다.

이것이 대부분의 쿼리의 기본적인 흐름입니다. 질문을 던진 다음 질문에 대한 답을 도출할 수 있는 데이터 원본을 선택해야 합니다. 데이터 원본은 테이블 또는 데이터를 포함하고 있는 쿼리 결과를 의미합니다.

결과에서 보려는 필드를 선택해야 합니다. 필드는 “데이터 집합”이라고도 부릅니다. 그런 다음 조건을 추가합니다.

이 예제에서는 TailSpin Toys의 결과 중에서 5월 데이터를 필터링하는 조건이 추가되어 있습니다.

쿼리는 질문에 대한 답을 구하는 것 이외의 목적으로도 사용할 수 있습니다. 쿼리는 다기능 연장이나 조합 플라이어와도 같습니다 쿼리는 정말 많은 기능을 수행하기 때문에 데이터베이스에서도 가장 유용한 도구가 됩니다.

예를 들어, 쿼리를 사용하여 양식과 보고서에 사용할 데이터를 추출하고, 데이터를 일괄 변경할 수도 있습니다.

데이터베이스에서는 다양한 유형의 쿼리를 작성할 수 있습니다. 만들기쿼리 디자인을 차례로 선택합니다.

테이블 표시 대화 상자는 일단 닫겠습니다.

바로 이러한 종류의 쿼리를 만들 수 있습니다.

가장 일반적인 쿼리는 선택 쿼리입니다. 선택 쿼리를 사용하면 데이터로부터 원하는 답을 얻을 수 있습니다.

테이블 만들기 쿼리를 사용하면 기존 테이블에서 레코드를 선택하여 새 테이블로 저장할 수 있습니다. 예를 들어 대용량 Excel 파일을 가져와서 데이터의 일부를 별도의 테이블로 만들려고 할 때 무척 유용합니다.

다음 세 가지 쿼리는 기존 데이터에 대해 실행합니다.

추가 쿼리는 기존 테이블에 데이터를 추가하고

업데이트 쿼리는 기존 데이터를 변경하며

삭제 쿼리는 데이터를 제거합니다.

크로스탭 쿼리는 평균이나 합계와 같은 요약 데이터를 표시할 때 사용합니다.

예를 들어, 지역별 판매량이 필요하면 크로스탭 쿼리를 사용합니다.

크로스탭 쿼리는 쿼리 디자이너에서 이런 식으로 표시됩니다.

결과는 이렇습니다. 이 쿼리는 분기별 판매량 데이터를 반환한다는 것을 알 수 있습니다.

통합 쿼리는 여러 개의 선택 쿼리를 하나의 결과로 결합할 때 사용합니다. 관계가 없는 원본의 데이터를 보려고 할 때 유용합니다.

통과 쿼리는 Microsoft SQL Server와 같은 대용량 데이터베이스를 연결하여 해당 데이터베이스에 쿼리를 실행할 때 사용합니다.

이렇게 하면 Access는 대용량 데이터베이스를 실행하는 유용한 최전방 도구가 됩니다.

마지막으로 데이터 정의 쿼리는 테이블과 인덱스를 만들거나 수정할 때 사용합니다. Access에는 테이블을 만들고 인덱스를 변경하는 여러 가지 방법이 있기 때문에 이러한 유형의 쿼리는 실제로 사용하게 되지 않을 수 있습니다.

이제 가장 일반적으로 사용되는 선택 쿼리를 만들어 보겠습니다.

만들기 탭과 쿼리 마법사를 차례로 선택합니다.

쿼리 초보자라면 여기서 시작하는 것이 좋습니다.

단순 쿼리 마법사를 선택하고 확인을 선택합니다.

전화 번호 테이블을 선택하고 고객 필드와 전화 번호 필드를 선택합니다.

다음을 선택합니다.

제목에 설명을 더하고 싶다면 쿼리 제목을 변경합니다.

쿼리 정보 보기를 선택하고

마침을 선택합니다.

결과는 이렇게 표시됩니다.

이 시점에서 "방금 만든 쿼리는 어떤 유형인가요?" 또는

"사무실 전화인지 팩스 번호인지 어떻게 알 수 있나요?" 등 의문이 들 수도 있습니다.

데이터에 쿼리를 추가하면 답을 찾을 수 있습니다.

쿼리를 수정하려면 쿼리 디자이너를 엽니다. , 보기, 디자인 보기를 차례로 선택합니다.

쿼리 디자이너에 데이터 원본이 표시됩니다. 이 경우에는 테이블이지만, 쿼리가 될 수도 있습니다. 쿼리에 사용된 필드도 볼 수 있습니다.

리본에서 쿼리 유형을 확인할 수 있습니다. 이 경우는 선택 쿼리인 것을 볼 수 있습니다.

전화 번호 목록을 손쉽게 사용하기 위해 형식 필드를 추가하려면 필드를 끌어다 놓으면 됩니다.

결과를 보려면 디자인 탭에서 실행을 선택합니다.

쿼리 마법사는 쉽고 빠르게 사용할 수 있지만 만능은 아닙니다. 예를 들어, 쿼리 마법사로 수식을 추가할 수는 없습니다.

데이터를 조작하고 원하는 대로 변경하려면 쿼리 디자이너를 사용합니다.

지금까지 쿼리 마법사와 쿼리 디자이너를 사용하여 쿼리를 만들고 실행하는 기본적인 방법에 대해 알아보았습니다. 쿼리를 사용하면 데이터를 분석하고 원하는 답을 얻을 수 있습니다.

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