쿼리를 사용하여 데이터 관리

기본 쿼리 만들기

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간단한 검색과 질문을 통해 필요한 데이터를 추출하고 질문에 대한 답을 도출하는 기본 쿼리를 만들어 보세요.

디자인 보기에서 쿼리 만들기

디자인 보기에서는 쿼리 마법사보다 더 많은 기능으로 내가 만든 쿼리를 제어할 수 있습니다.

  1. 쿼리 디자인 보기 열기

    • 시작하려면 만들기 > 쿼리 디자인을 선택합니다.

      쿼리 디자인 리본 아이콘

  2. 데이터 원본 추가

    먼저 보고자 하는 데이터를 포함하는 테이블 또는 쿼리를 추가합니다. (저장된 쿼리에서 새 쿼리를 만들 수도 있습니다. 예를 들어, 공급업체에서 공급하는 모든 제품을 검색하여 판매량을 내림차순으로 정렬하는 쿼리를 작성했다고 가정해 보겠습니다. 이 쿼리를 데이터 원본으로 사용하여 특정 지역에 속한 공급업체의 제품 판매량을 검색하는 새 쿼리를 작성할 수 있습니다.)

    1. 테이블 표시 대화 상자에서 모두 탭을 선택합니다.

    2. 원하는 데이터 원본을 선택하고 각 원본에 대해 추가를 선택합니다.

    3. 대화 상자를 닫습니다.

  3. 출력 필드를 추가

    출력 필드는 사용자가 쿼리의 결과 집합에 표시하거나 포함시키는 데이터입니다.

    • 위쪽 창에 있는 데이터 원본에서 원하는 필드를 아래쪽 창에 있는 필드 행의 빈 셀에 끌어다 놓습니다.

      모든 Access 개체 보기 스크린샷

    식을 출력 필드로 사용

    계산을 수행하거나 쿼리 출력에 함수를 사용하려면 식을 출력 필드로 포함시킵니다. 식은 Format이나 InStr과 같은 함수 외에도 쿼리 데이터 원본에 포함된 데이터를 사용할 수 있으며, 상수와 산술 연산자를 포함할 수 있습니다.

    1. 쿼리 디자인 눈금의 빈 열에서 필드 행을 선택합니다.

    2. 디자인 탭의 쿼리 설정 그룹에 있는 작성기를 선택합니다.

    3. 식을 입력하거나 붙여넣습니다. 식 출력에 사용하려는 이름을 먼저 입력한 다음 콜론을 입력합니다. 예를 들어, 식에 "마지막 업데이트 날짜"라는 레이블을 붙이고 싶다면 식을 마지막 업데이트 날짜:로 시작합니다.

      또는 식 작성기에서 식 요소, 식 범주식 값을 사용하여 식을 작성할 수도 있습니다.

    참고: 식은 강력 하 고 유연한 있는 많은 옵션이 있는입니다. 자세한 내용은 식 작성을 참고 합니다.

  4. 조건 지정(선택 사항)

    조건을 사용하여 쿼리에서 반환하는 레코드를 (필드 값으로) 제한할 수 있습니다. 예를 들어, 단가가 만 원 미만인 제품만 검색하고 싶을 수 있습니다.

    1. 조건을 지정하려면 먼저 값을 포함하는 필드를 아래쪽 창으로 끌어다 놓습니다.

      팁: 필드를 추가하면 기본적으로 쿼리 결과에 해당 필드의 데이터가 반환됩니다. 원하는 필드를 이미 추가한 경우에는 조건을 적용하기 위해 다시 추가할 필요가 없습니다.

    2. 필드 콘텐츠가 결과에 표시되는 것을 원치 않는다면 해당 필드의 열 표시 확인란의 선택을 해제합니다.

    3. 해당 필드의 조건 열에 필드 값이 충족해야 하는 식을 입력합니다(결과에 레코드를 포함하려는 경우). 예를 들면 <10을 입력합니다. (더 많은 예제는 쿼리 조건 예제를 참조하세요.)

    4. 조건 행 아래에 있는 Or 행에 대체 조건을 지정합니다.

    대체 조건을 지정하면 필드 값이 나열된 조건 중 하나라도 충족하는 경우 레코드가 선택됩니다. 예를 들어, 고객 테이블의 상태 필드를 포함하고 CA를 조건으로 지정한 다음 ID와 WA에 Or 행을 포함했다면 항목화된 세 국가에 거주 중인 고객에 대한 레코드가 반환됩니다.

  5. 요약 데이터(선택 사항)

    데이터를 요약해야 하는 경우가 있습니다. 데이터가 숫자인 경우가 주로 해당합니다. 예를 들어, 평균 가격이나 총 판매량을 확인하고 싶을 수 있습니다.

    1. 필요한 경우 아래쪽 창에 있는 쿼리 디자인 눈금에 요약 행을 추가합니다. 디자인 보기의 디자인 탭에 있는 표시/숨기기 그룹에서 요약을 선택합니다.

    2. 요약하려는 각 필드에 대해 요약 행에서 사용하려는 함수를 선택합니다. 필드의 데이터 유형에 따라 사용할 수 있는 함수의 종류가 달라집니다.

  6. 쿼리 실행 또는 저장

    • 쿼리를 실행하려면 디자인 탭에 있는 결과 그룹에서 실행을 선택합니다.

    • 나중에 사용하기 위해 쿼리를 저장하려면 빠른 실행 도구 모음에서 저장 저장 을 선택합니다. 쿼리에 설명적인 이름을 입력하고 확인을 선택합니다.

더 많은 정보를 원하는 경우

Excel 교육

Outlook 교육

이 비디오에서는 쿼리 디자이너를 사용하여 선택 쿼리를 처음부터 만드는 방법에 대해 알아봅니다.

데이터 소스와 해당 데이터 소스의 필드를 함께 선택합니다.

필요한 경우 결과를 필터링할 조건을 추가합니다. 이때 데이터 형식이 일치하는지 확인해야 합니다.

그런 다음 쿼리를 실행하고 원하는 내용을 확인하기 위해 쿼리 결과 보기를 조정합니다.

"TailSpin Toys는 지난달에 몇 건의 주문을 발주했는가?"라는 질문에 답하는 쿼리를 만들어 보겠습니다.

지금부터 시작하겠습니다.

리본에서 만들기쿼리 디자인을 차례로 선택하여

쿼리 디자이너를 실행합니다.

테이블 표시 대화 상자를 사용하여 테이블이나 쿼리를 데이터 원본으로 추가할 수도 있고 탐색 창에서 원본을 끌어올 수도 있습니다.

여기서는 데이터 원본으로 주문 테이블을 사용하겠습니다. 질문에 답하려면 고객 이름과 주문 날짜가 필요합니다.

필드를 두 번 클릭하여 아래에 있는 디자인 눈금에 추가할 수도 있고 끌어 놓을 수도 있습니다.

이 시점에서 쿼리를 실행하면 모든 고객에 대한 모든 주문이 반환되는 것을 볼 수 있습니다. 여기에 있는 필터링 도구를 사용하면 결과를 좁힐 수 있습니다.

여기서 쿼리에 조건을 추가하면 매번 같은 결과를 얻을 수 있습니다.

조건을 추가하는 것은 약간 복잡하니 몇 가지 규칙에 유의하세요.

첫째: 데이터를 파악해야 합니다.

이 규칙의 의미를 살펴보기 위해 주문 테이블을 열고

리본에서 필드를 선택한 다음

쿼리에서 필드를 선택하겠습니다.

주문 날짜 필드는 날짜/시간 필드입니다.

그런데 고객 필드는 텍스트 필드가 아니라 숫자 데이터 유형 필드입니다.

여기서 두 번째 규칙이 나옵니다. 조건은 필터링하려는 필드의 데이터 유형과 일치해야 합니다.

예를 들어, 날짜/시간 필드에는 날짜 값만 입력할 수 있고, 숫자 필드에는 숫자만 입력할 수 있습니다.

그렇다면 TailSpin Toys에 상응하는 숫자가 무엇인지 어떻게 알아낼 수 있을까요?

데이터베이스 도구에서 관계를 선택합니다. 관계 창을 보면 주문 및 고객이 ID 필드와 고객 ID 필드로 관계를 맺고 있음을 알 수 있습니다.

데이터베이스 도구에서 관계를 선택합니다. 관계 창을 보면 주문 및 고객이 ID 필드와 고객 ID 필드로 관계를 맺고 있음을 알 수 있습니다.

고객 테이블을 열고 TailSpin Toys를 찾으면 ID 값이 23인 것을 볼 수 있습니다.

다시 쿼리로 돌아가서 고객 ID 필드의 조건 행에 23을 입력합니다.

그런 다음 주문 날짜 필드를 확장하고 논리 연산자 "between"과 "and"를 추가합니다. 여기에 시작 날짜를 입력하고, 여기에 종료 날짜를 입력합니다.

날짜 값은 # 기호로 묶어줍니다. Access에서 특정 값을 텍스트가 아닌 날짜로 인식하도록 하려면 이렇게 # 기호를 사용해야 합니다.

쿼리를 실행하면 원하는 값, 즉 TailSpin이 지난달에 발주한 주문만 반환됩니다.

잠시 쿼리 디자이너를 살펴보겠습니다.

확인란이 보이시나요? 선택을 해제하면 결과에서 해당 필드가 가려집니다.

이 필드는 여전히 쿼리에 포함되어 있지만 결과에 표시되지 않는 것입니다.

결과의 일부분만 반환하고 싶다면, 예를 들어 데이터 집합 중 상위 5개 값이나 하위 25% 값만 보고 싶다면 반환 목록에서 값을 선택합니다.

그런 다음 디자인 눈금에서 정렬 행으로 가서 오름차순 또는 내림차순을 선택합니다. 오름차순을 선택하면 하위 항목이 반환되고, 내림차순을 선택하면 상위 항목이 반환됩니다.

이번에는 요약 단추를 살펴보겠습니다. 쿼리에 합계나 평균 등을 손쉽게 추가할 수 있습니다.

예를 들어 보겠습니다. 테이블 3개가 있고, 각각의 필드가 한 개씩 표시되어 있습니다. 지금 상태의 쿼리로는 반복되는 범주가 많이 반환됩니다.

디자인 보기로 돌아가서

요약을 선택하면 쿼리 눈금에 요약 행이 추가되는 것을 볼 수 있습니다. 필드 3개가 모두 묶는 방법으로 설정되었습니다.

각 범주에서 몇 개의 항목에 대해 주문이 들어왔는지 보고 싶다고 가정하겠습니다. 쿼리에서 주문 날짜 필드를 제거하고

수량 필드를 합계로 설정하고, 범주 필드는 묶는 방법으로 둡니다.

그런 다음 범주 필드가 제일 왼쪽에 오도록 이동합니다.

이제 쿼리를 실행하면 각 범주에서 판매된 항목의 개수가 계산됩니다.

결과를 정렬하여 주문량이 많은 범주와 가장 적은 범주를 볼 수 있습니다.

지금까지 쿼리 디자이너를 사용하여 선택 쿼리를 만들어 봤습니다.

데이터 원본과 조건을 선택하고 쿼리를 실행하고 결과를 세밀하게 조정하는 방법에 대해서도 알아보았습니다.

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