봉투를 사용한 편지 병합

봉투를 사용한 편지 병합

메일 그룹에 있는 사람에게 보낼 벌크 메일이 있는 경우 편지 병합을 사용하여 주소가 적힌 봉투 배치를 만들 수 있습니다. 각 봉투에는 메일 그룹의 주소가 포함됩니다. 편지 병합을 사용하지 않고 봉투를 만들고 인쇄할 수도 있습니다.

참고 사항: 

주 문서, 그리고 편지 또는 전자 메일 메시지, 봉투 또는 라벨의 모음을 생성하는 메일 그룹인 메일 병합 프로세스의 세 개의 파일.

다음은 편지 병합 프로세스를 사용하여 봉투를 만들고 인쇄하는 작업과 관련된 문서입니다.

  • 주 문서
    이 문서는 병합된 봉투의 각 버전에 대해 동일한 텍스트와 그래픽(예: 로고 또는 이미지)을 포함합니다. 봉투의 반송 주소는 동일한 콘텐츠의 예입니다.

  • 메일 그룹
    이 문서에는 봉투에 인쇄할 주소가 포함되어 있습니다.

아래 단계를 사용하여 이러한 두 문서를 결합하면 주소가 적힌 봉투가 만들어집니다.

1단계: 메일 그룹 설정

메일 그룹은 데이터 원본으로, Excel 스프레드시트, Outlook 연락처의 디렉터리, Access 데이터베이스 또는 Office 주소 목록일 수 있습니다. 여기에는 봉투에 인쇄할 주소를 작성하기 위해 Word에서 정보를 가져오는 레코드가 포함되어 있습니다.

  • 메일 그룹이 없다면 편지 병합 중에 만들 수 있습니다. 편지 병합 프로세스를 시작하기 전에 모든 주소 목록을 수집하고 데이터 원본에 추가합니다.

  • Excel 스프레드시트를 사용하는 경우 우편 번호 열의 서식을 텍스트로 지정하여 0이 손실되지 않도록 해야 합니다. 자세한 내용은 Excel에서 편지 병합 숫자, 날짜 및 기타 값 서식 지정을 참조하세요.

  • Outlook 연락처를 사용하려는 경우 Outlook이 기본 전자 메일 프로그램이어야 합니다.

2단계: 봉투 레이아웃 테스트

편지 병합 프로세스의 예비 단계는 병합을 위해 봉투를 설정하는 것입니다. 실제 편지 병합을 수행하기 전에 소량 테스트 배치의 봉투를 실행하는 것이 좋습니다.

참고: 시스템에서 봉투를 인쇄하는 것에 익숙한 경우 3단계로 건너뛸 수 있습니다.

  1. Word에서 파일 > 새로 만들기 > 빈 문서를 선택합니다.

  2. 우편물 탭의 만들기 그룹에서 봉투를 선택합니다.

    봉투 인쇄

  3. 배달 주소 상자에 샘플 주소를 입력하여 봉투가 인쇄되는 모양을 테스트합니다.

    봉투의 받는 사람 주소 상자

    참고: 편지 병합에는 샘플 주소가 표시되지 않습니다.

  4. 반송 주소 상자에 주소를 입력합니다.

    반송 주소 상자

  5. 옵션 > 봉투 옵션을 선택하고 다음을 수행합니다.

    • 봉투 크기 드롭다운 목록에서 봉투에 맞는 크기를 선택하거나 사용자 지정 크기를 선택합니다.

      봉투 크기 및 주소 글꼴을 설정하는 봉투 옵션 탭

      참고: 사용자 지정 크기를 선택하는 경우 너비높이 상자에 봉투 치수를 입력합니다. 완료되면 확인을 선택합니다.

    • 배달 주소반송 주소 아래에서 각 주소의 글꼴과 왼쪽 및 위쪽 오프셋 위치를 선택합니다.

      참고: 봉투 레이아웃 미리 보기를 기준으로 필요에 따라 선택 항목을 조정합니다.

  6. 인쇄 옵션 탭에서 올바른 공급 방법을 선택했는지 확인하고, 그림과 일치하는 봉투를 넣은 다음, 확인을 선택합니다.

    참고: 프린터에 봉투를 넣는 방법에 관한 정보를 Word에 보냅니다. 이 정보는 공급 방법 아래에 나타납니다.

    봉투를 프린터에 공급하는 공급 옵션 다이어그램

  7. 인쇄를 선택한 다음 를 선택하여 반송 주소를 기본 주소로 저장합니다.

    참고: 봉투가 올바르게 인쇄되면 편지 병합 프로세스의 다음 단계로 이동할 준비가 된 것입니다. 봉투가 예상대로 인쇄되지 않으면 5단계로 돌아가서 봉투 레이아웃 옵션과 용지 공급 옵션을 필요한 대로 다시 조정합니다.

3단계: 편지 병합 시작

  1. 우편물 탭의 편지 병합 시작 그룹에서 편지 병합 시작 > 봉투를 선택합니다.

    편지 병합 시작 메뉴

  2. 봉투 옵션 대화 상자에서 2단계: 봉투 레이아웃 테스트처럼 옵션을 선택하여 봉투를 설정하고 확인을 선택합니다.

    참고: Word에서 봉투 치수에 맞는 크기로 문서를 만들고 반송 주소가 봉투에 나타나는 위치를 표시합니다.

  3. 반송 주소 또는 로고를 봉투에 추가하려는 경우에는 지금 추가하는 것이 좋습니다.

  4. 파일 > 저장을 선택하고 파일 이름을 추가합니다.

4단계: 주 문서에 메일 그룹 연결

이제 메일 그룹의 데이터 원본을 열 수 있습니다.

  1. 우편물 탭의 편지 병합 시작 그룹에서 받는 사람 선택을 선택하고 옵션을 선택합니다.

    새 목록 입력 명령

  2. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 메일 그룹이 없다면 새 목록 입력을 선택하고 메일 그룹을 만듭니다.

      또는

    • 메일 그룹이 Excel 스프레드시트, Access 데이터베이스 또는 다른 형식의 데이터 파일에 있으면 기존 목록 사용을 선택합니다. 그런 다음 목록으로 이동하고 열기를 선택합니다.

      또는

    • Outlook 연락처를 사용하고 있으면 Outlook 연락처에서 선택을 선택합니다.

  3. 파일 > 저장을 선택합니다.

메일 그룹 편집

목록에 있는 모든 사람에 대한 봉투를 인쇄하는 경우 5단계: 봉투에 주소 블록 추가로 이동합니다. 목록에서 주최 중인 이벤트의 20마일 내에 거주하는 사람에 대한 봉투를 인쇄하려면 우편 번호와 같은 필터를 사용하여 목록 범위를 좁힙니다. 데이터 필터링에 대한 자세한 내용은 편지 병합을 위해 데이터 정렬 및 필터링을 참조하세요.

팁: 필터 기능을 사용하여 우편 주소가 없는 연락처를 필터링하는 것이 유용할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 편지를 보낼 수 없게 되는 봉투를 낭비하지 않습니다.

봉투를 만들려는 목록에서 개별 사람을 선택하려면 다음을 수행합니다.

  1. 받는 사람 목록 편집을 선택합니다.

    받는 사람 목록 편집 명령이 강조 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  2. 우편물을 받을 사람의 이름을 확인합니다.

    확인란을 선택하여 행 선택

    목록을 정렬하거나 필터링하면 이름과 주소를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

5단계: 봉투에 주소 블록 추가

주소 블록은 편지 병합 필드입니다. 개체 틀이라고도 하며, 병합 필드를 사용하여 봉투에서 주소를 나타낼 위치를 표시합니다.

참고: 먼저 단락 표시(¶)를 나타내는 기능을 켜면 주소 블록을 보다 쉽게 맞출 수 있습니다. 기능을 켜려면 리본의 탭으로 이동하여 ¶ 표시/숨기기 단추를 클릭하거나 Ctrl+Shift+8을 누릅니다.

  1. 주소 블록을 배치할 위치에 커서를 놓습니다. 단락 기호 표시가 켜져 있으면 Word에서 봉투 중간에 배치한 단락 기호(¶)의 바로 뒤를 클릭합니다.

  2. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.

    주소 블록 삽입 병합 필드

  3. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 봉투에 표시될 받는 사람 이름의 서식을 선택합니다.

    주소 블록 옵션

    참고: 미리 보기에서 다음 편지 병합 미리 보기 결과에 대한 다음 레코드 단추 또는 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택하여 데이터 원본에서 레코드를 이동하고 주소가 봉투에 어떻게 표시되는지 확인합니다.

  4. 확인을 선택합니다.

  5. 계속하기 전에 파일 > 저장을 선택하여 병합 문서를 저장합니다.

병합 필드 이름 확인

Word에서 메일 그룹의 이름과 주소를 봉투의 올바른 위치에 넣는지 확인합니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 필드 연결을 선택합니다.

  2. 필드 연결 대화 상자의 왼쪽 열은 Word에서 주소 블록에 사용되는 필드 이름입니다. 오른쪽 열은 데이터 원본의 필드를 해당 필드 이름과 일치시키는 데 사용할 수 있습니다. 왼쪽에 나타나는 필드 이름이 메일 그룹의 레코드에 대한 열 머리글 이름과 일치하는지 확인하면 Word에서 봉투의 올바른 위치에 올바른 데이터를 넣을 수 있습니다.

    필드 연결 대화 상자
  3. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 표시된 필드 이름이 메일 그룹 데이터 원본의 레코드에 사용한 열 제목과 일치할 경우 아무 작업도 하지 않습니다.

      또는

    • 데이터 원본의 열 제목과 일치할 것으로 예상한 필드 이름에 (일치하지 않음)이 표시되면 드롭다운 화살표를 선택하고 메일 그룹 데이터 원본의 필드 이름을 선택합니다. 필요한 경우 반복합니다.

  4. 확인을 선택합니다.

6단계: 봉투 미리 보기 및 인쇄

봉투를 인쇄하기 전에 최종 검사를 수행하세요.

  1. 결과 미리 보기를 선택하고 다음 편지 병합 미리 보기 결과에 대한 다음 레코드 단추 또는 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택하여 모든 봉투의 이름과 주소가 올바르게 표시되는지 확인합니다.

    결과 미리 보기 그룹이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

    팁:  목록의 시작 부분으로 이동하려면 첫 번째 편지 병합 결과 미리 보기의 첫 번째 레코드 단추 레코드 단추를 선택하고, 목록의 끝부분으로 이동하려면 마지막 편지 병합 미리 보기 결과에 대한 마지막 레코드 단추 레코드 단추를 선택합니다.

  2. 완료 및 병합 > 문서 인쇄를 선택합니다.

    완료 및 병합 명령과 해당 옵션이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

7단계: 편지 병합 봉투 문서 저장

편지 병합 봉투 문서를 저장하면 다음 요금 별납 우편물에 사용할 수 있도록 메일 그룹에 연결된 상태로 유지됩니다.

봉투 편지 병합 문서를 다시 사용하려면

  • 봉투용 편지 병합 문서를 열고 Word에 연결을 유지할지 묻는 메시지가 표시되면 를 선택합니다.

봉투 편지 병합 문서의 주소를 변경하려면

  • 봉투용 편지 병합 문서를 열고 받는 사람 목록 편집을 선택하여 특정 주소를 정렬, 필터링 및 선택합니다.

참고 항목

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