보존 정책 개요

대부분의 조직에서 매일 전자 메일, 문서, 인스턴트 메시지와 같은 데이터의 양과 복잡성이 늘어나고 있습니다. 이러한 정보를 효과적으로 관리하는 작업은 다음의 목표를 달성하기 위해 매우 중요합니다.

  • 업계 규정과 내부 정책을 사전에 준수 Sarbanes-Oxley Act에서는 특정 유형의 콘텐츠를 7년간 유지하도록 요구하고 있습니다. 이와 같이 특정 기간 동안 콘텐츠를 보존해야 할 수 있습니다.

  • 소송이나 보안 침해가 발생하는 경우 리스크 감소 더 이상 보존할 필요가 없는 콘텐츠를 영구적으로 삭제합니다.

  • 조직에서 민첩하고 효과적으로 지식을 공유할 수 있도록 지원 사용자들이 관련 있는 최신 콘텐츠로 작업할 수 있도록 지원합니다.

Office 365의 보존 정책은 이 모든 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다. 콘텐츠 관리에는 일반적으로 다음과 같은 두 가지 작업이 요구됩니다.

  • 보존 보존 기간 동안 콘텐츠가 영구적으로 삭제되지 않도록 콘텐츠를 보존해야 합니다.

  • 삭제 보존 기간이 끝나면 콘텐츠를 영구적으로 삭제합니다.

보존 정책을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 콘텐츠를 보존할지, 삭제할지, 아니면 보존한 다음 삭제할지 사전에 결정할 수 있습니다.

  • 조직 전체에 또는 특정 위치 또는 사용자에게만 하나의 정책을 적용할 수 있습니다.

  • 모든 콘텐츠에 또는 특정 조건에 부합하는 콘텐츠(예: 특정 키워드 또는 특정 중요한 정보 유형을 포함하는 콘텐츠)에만 정책을 적용할 수 있습니다.

콘텐츠가 보존 정책을 따르는 경우라도 콘텐츠는 원래 위치에 그대로 보존되므로 아무 것도 변경되지 않는 것과 같이, 계속해서 콘텐츠를 편집하고 사용할 수 있습니다. 그러나 보존 정책을 따르는 콘텐츠를 다른 사용자가 편집 또는 삭제한 경우에는 복사본이 안전한 위치에 저장되어 정책이 적용되는 동안 이 위치에 보존됩니다.

마지막으로 일부 조직에서는 SEC(Securities and Exchange Commission) 규칙 17a-4와 같은 규정을 준수해야 합니다. 따라서 보존 정책을 켠 후에는 끄거나 덜 제한적인 정책으로 변경할 수 없습니다. 이 요구 사항을 위해서는 유지 잠금을 사용할 수 있습니다. 정책에 잠금이 설정되면 관리자를 비롯한 어느 누구도 정책을 해제하거나 덜 제한적으로 만들 수 없습니다.

보존 정책을 만들고 관리하는 작업은 Office 365 보안 및 준수 센터의 보존 페이지에서 수행합니다.

보안 및 준수 센터의 보존 페이지

참고: 보존 정책에 Exchange Online 사서함을 포함하려면 Exchange Online 요금제 2 라이선스에 해당 사서함이 할당되어 있어야 합니다. 사서함이 Exchange Online 요금제 1 라이선스에 할당되어 있다면 보존 정책에 포함하기 위해서는 별도의 Exchange Online 아카이빙 라이선스에 할당해야 합니다.

내용

보존 정책이 원본 위치의 콘텐츠에 작동하는 방식

보존 정책에 사이트나 사서함과 같은 위치를 포함하면 콘텐츠가 원본 위치에 남아 있게 됩니다. 사용자는 아무것도 변경된 것이 없는 것처럼 계속해서 문서나 사서함을 사용하여 작업할 수 있습니다. 그러나 사용자가 정책에 포함된 콘텐츠를 편집하거나 삭제하는 경우에는 정책이 적용된 시점의 콘텐츠 사본이 보존됩니다.

사이트의 경우, 사용자가 사이트를 편집하거나 삭제하면 원본 콘텐츠 사본이 자료 보존 라이브러리에 보존되며, 전자 메일과 공용 폴더의 경우 복구 가능한 항목 폴더에 사본이 보존됩니다. 이렇게 하면 대부분의 사용자가 위치 및 보존된 콘텐츠를 볼 수 없습니다. 보존 정책을 사용하는 경우 사용자는 해당 콘텐츠에 정책이 적용되어 있다는 사실을 알 필요도 없게 됩니다.

참고:

  • Skype 콘텐츠는 정책이 메시지 유형(전자 메일 또는 대화)에 따라 적용되는 Exchange에 저장됩니다.

  • Office 365 그룹에 적용되는 보존 정책에는 그룹 사서함과 사이트가 모두 포함됩니다.

OneDrive 계정 및 SharePoint 사이트의 콘텐츠

보존 정책이 사이트 수준에서 적용됩니다. 자료 보존 라이브러리가 아직 없는 경우 보존 정책에 SharePoint 사이트 또는 OneDrive 계정을 포함시키면 하나가 생성됩니다. 자료 보존 라이브러리는 사이트 모음 관리자만 볼 수 있기 때문에 대부분의 사용자는 볼 수 없습니다.

사용자가 보존 정책을 따르는 사이트의 콘텐츠를 변경하거나 삭제하려고 하면 보존 정책은 먼저 정책이 적용된 이후 콘텐츠가 변경되었는지 여부를 확인합니다. 보존 정책이 적용되고 처음 변경한 경우라면 보존 정책은 해당 콘텐츠를 자료 보존 라이브러리로 복사하고 해당 사용자가 원본 콘텐츠를 변경하거나 삭제할 수 있도록 허용합니다. 사이트의 콘텐츠는 보존 정책에서 사용하는 쿼리와 일치하지 않더라도 자료 보존 라이브러리로 복사될 수 있습니다.

그런 다음 타이머 작업이 자료 보존 라이브러리를 정리합니다. 타이머 작업은 주기적으로 실행되면서 자료 보존 라이브러리의 모든 콘텐츠를 사이트의 보존 정책에서 사용하는 모든 쿼리와 비교합니다. 콘텐츠가 하나 이상의 쿼리와 일치하지 않는 한, 타이머 작업은 자료 보존 라이브러리에서 해당 콘텐츠를 영구히 삭제합니다.

이러한 방식은 보존 정책이 적용될 때 존재하던 콘텐츠에 적용됩니다. 또한 사이트가 정책에 포함된 후에 해당 사이트에서 생성되었거나 추가된 새 콘텐츠는 삭제 후에도 보존됩니다. 그렇지만 새 콘텐츠는 처음 편집할 때는 자료 보존 라이브러리에 복사되지 않고 삭제되었을 때만 복사됩니다. 파일의 모든 버전을 보존하려면 버전 관리 기능을 켜야 합니다. 버전 관리에 대한 내용은 아래 섹션을 참조하세요.

사용자가 보존 정책이 적용되는 라이브러리, 목록, 폴더 또는 사이트를 삭제하려고 하면 오류가 표시됩니다. 사용자는 먼저 정책이 적용되는 폴더의 모든 파일을 이동하거나 삭제할 경우 폴더를 삭제할 수 있습니다.

SharePoint 및 OneDrive의 보존 흐름 다이어그램

OneDrive 계정이나 SharePoint 사이트에 보존 정책을 적용하면 콘텐츠는 다음과 같은 두 가지 경로 중 하나에 따라 작동합니다.

  1. 보존 기간 내에 콘텐츠가 수정되거나 삭제되면 보존 정책이 적용된 시점과 동일한 원본 콘텐츠의 사본이 자료 보존 라이브러리에 생성됩니다. 여기에서 타이머 작업이 주기적으로 실행되며 보존 기간이 만료된 항목을 식별합니다. 식별된 항목은 보존 기간 종료일로부터 7일 이내에 영구적으로 삭제됩니다.

  2. 보존 기간 내에 콘텐츠가 수정되거나 삭제되지 않으면 보존 기간의 종료 시점에 1단계 휴지통으로 이동됩니다. 여기에서 사용자가 콘텐츠를 삭제하거나 휴지통을 비우면 문서가 2단계 휴지통으로 이동됩니다. 1단계 휴지통과 2단계 휴지통을 포함하여 총 93일 간의 보존 기간이 적용됩니다. 93일이 지나면 1단계 휴지통 또는 2단계 휴지통에서 문서가 영구적으로 삭제됩니다. 휴지통은 인덱싱에 포함되지 않기 때문에 검색을 수행해도 휴지통에 있는 항목은 검색되지 않습니다. 즉, eDiscovery 보류를 통해 휴지통에 있는 콘텐츠를 검색하거나 보류할 수 없습니다.

사서함 및 공용 폴더의 콘텐츠

사용자의 메일, 일정 및 기타 항목의 경우 보존 정책은 사서함 수준에서 적용됩니다. 공용 폴더의 경우 사서함 수준이 아닌 폴더 수준에서 보존 정책이 적용됩니다. 사서함 및 공용 폴더 모두 항목을 보존하기 위해 복구 가능한 항목 폴더를 사용합니다. eDiscovery 권한을 부여 받은 사용자만 다른 사용자의 복구 가능한 항목 폴더에서 항목을 볼 수 있습니다.

사용자가 지운 편지함 폴더 이외의 폴더에서 메시지를 삭제하면 해당 메시지는 기본적으로 지운 편지함 폴더로 이동됩니다. 사용자가 지운 편지함 폴더에서 항목을 삭제하면 메시지가 복구할 수 있는 항목 폴더로 이동됩니다. 또한 사용자는 Shift+Delete를 눌러 항목을 일시적으로 삭제할 수 있습니다. 이 경우 지운 편지함 폴더가 무시되고 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 바로 이동됩니다.

프로세스는 정기적으로 복구 가능한 항목 폴더에서 항목을 평가합니다. 항목이 최소한 하나의 보존 정책의 규칙과 일치하지 않는 경우, 항목은 복구 가능한 항목 폴더에서 영구적으로 삭제됩니다(영구 삭제).

사용자가 메시지의 제목, 본문, 첨부 파일, 보낸 사람 및 받는 사람, 보낸 날짜 또는 받은 날짜와 같은 사서함 항목의 특정 속성을 변경하려고 하면 변경이 커밋되기 전에 원본 항목의 복사본이 복구 가능한 항목 폴더에 저장됩니다. 이 작업은 후속 변경이 있을 때마다 진행됩니다. 보존 기간이 종료되면 복구 가능한 항목 폴더의 사본이 영구적으로 삭제됩니다.

조직에서 나간 사용자의 사서함이 보존 정책에 포함되어 있는 경우 사용자의 Office 365 계정이 삭제되었을 때 해당 사서함은 비활성화됩니다. 비활성화된 사서함의 콘텐츠 또한 비활성화 상태로 변경되기 전에 사서함에 적용된 보존 정책의 적용을 받으며, 콘텐츠 또한 eDiscovery 검색에서 사용될 수 있습니다. 자세한 내용은 Exchange Online에서 비활성 사서함을 참조하세요.

전자 메일 및 공용 폴더의 보존 흐름 다이어그램

사서함 또는 공용 폴더에 보존 정책을 적용하면 콘텐츠는 다음과 같은 두 가지 경로 중 하나에 따라 작동합니다.

  1. 사용자가 보존 기간 내에 항목을 수정하거나 영구적으로 삭제하면(SHIFT+DELETE를 사용하거나 삭제된 항목에서 삭제하는 경우) 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동(또는 편집한 경우 복사)됩니다. 여기에서 프로세스가 주기적으로 실행되며 보존 기간이 만료된 항목을 식별합니다. 식별된 항목은 보존 기간 종료일로부터 14일 이내에 영구적으로 삭제됩니다. 14일은 기본값이며, 최대 30일로 설정할 수 있습니다.

  2. 보존 기간 내에 항목이 수정되거나 삭제되지 않으면 사서함의 모든 폴더에서 동일한 프로세스가 주기적으로 실행되며 보존 기간이 만료된 항목을 식별합니다. 식별된 항목은 보존 기간 종료일로부터 14일 이내에 영구적으로 삭제됩니다. 14일은 기본값이며, 최대 30일로 설정할 수 있습니다.

보존 정책이 사이트의 문서 버전에 작동하는 방식

보존 정책은 OneDrive 계정 또는 SharePoint 사이트에 있는 문서의 모든 버전을 자동으로 보존하지는 않습니다. 이렇게 하려면 사이트에서 문서 라이브러리에 대한 버전 관리 기능을 설정해야 합니다. 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을 참조하세요.

보존 중인 사이트에서 문서가 삭제되고 라이브러리에 대해 문서 버전 관리 기능이 설정되면 삭제된 문서의 모든 버전이 보존됩니다.

문서 버전 관리 기능이 설정되어 있고 여러 보존 정책이 항목에 적용되는 경우 각 보존 정책이 적용될 때 현재 상태에 해당하는 버전이 보존됩니다. 예를 들어 항목의 버전 27이 사이트를 처음 보류할 때 가장 최근 상태였고, 버전 51이 사이트를 처음 보류할 때 가장 최근 상태였다면 버전 27과 버전 51이 보존됩니다.

특정 기간 동안 콘텐츠 보존

보존 정책을 사용하면 콘텐츠를 영구적으로 또는 며칠, 몇 달, 몇 년 동안만 보존할 수 있습니다. 콘텐츠 보존 기간은 보존 정책이 적용된 시점이 아닌 콘텐츠 생성 시점을 기준으로 계산됩니다. 콘텐츠의 생성 시점 또는 (OneDrive 및 SharePoint의 경우) 수정 시점 중 어느 것을 기준으로 할지 선택할 수 있습니다.

예를 들어 사이트의 콘텐츠를 마지막 수정 시점으로부터 7년 동안 보존하려고 하고 해당 사이트의 문서가 6년 동안 수정되지 않았다면, 문서는 수정되지 않은 1년 동안 더 보존됩니다. 문서를 다시 편집하면 문서 사용 기간은 마지막으로 수정한 날부터 계산되고 이후 7년 동안 더 보존됩니다.

마찬가지로, 사서함의 콘텐츠를 7년 동안 보존하려고 하고 메시지가 6년 전에 발송되었다면, 사서함은 1년 동안만 더 보존됩니다. Exchange 콘텐츠의 경우 보존 기간은 콘텐츠가 수신된 시점 또는 발송된 시점을 기준으로 합니다(두 가지가 동일합니다). 콘텐츠를 수정된 시점을 기준으로 보존하는 것은 OneDrive 및 SharePoint의 사이트 콘텐츠에만 해당됩니다.

보존 기간이 끝나면 콘텐츠를 영구적으로 삭제할지 여부를 선택할 수 있습니다. 보존 정책을 사용하여 오래된 콘텐츠를 보존하지 않고 삭제할 수도 있습니다. 이에 관해서는 다음 섹션을 참조하세요.

보존 설정 페이지

특정 기간보다 오래된 콘텐츠 삭제

보존 정책을 사용하여 콘텐츠를 보존한 다음 삭제하거나 오래된 콘텐츠를 보존하지 않고 삭제할 수 있습니다.

보존 정책으로 콘텐츠를 삭제하는 경우에는 보존 기간으로 지정된 기간이 정책이 적용된 시점이 아닌 콘텐츠가 생성되거나 수정된 시점을 기준으로 한다는 사실을 이해하는 것이 중요합니다.

삭제 설정

예를 들어, 3년이 지난 콘텐츠를 삭제하는 보존 정책을 만든 다음 해당 정책을 모든 OneDrive 계정에 적용한다고 가정하겠습니다. 이때 OneDrive 계정에는 4~5년 전에 생성된 콘텐츠가 매우 많습니다. 이 경우 보존 정책을 최초로 적용한 뒤 얼마 지나지 않아 다량의 콘텐츠가 삭제되게 됩니다. 이러한 이유로 인해 콘텐츠를 삭제하는 보존 정책은 콘텐츠에 상당한 영향을 주게 됩니다.

따라서 처음으로 사이트에 보존 정책을 할당하기 전에 먼저 콘텐츠의 사용 기간과 정책이 기존 콘텐츠에 어떤 영향을 줄 수 있는지 고려해야 합니다. 또한 새 정책을 할당하기 전에 사용자에게 미리 알려, 가능한 영향을 평가할 시간을 줄 수도 있습니다. 보존 정책을 만들기 전 설정을 검토할 때 나타나는 다음과 같은 경고를 참고하세요.

콘텐츠 삭제 경고

특정 조건을 충족하는 콘텐츠에만 정책을 적용하는 고급 설정

특정 위치에 포함된 모든 콘텐츠에 보존 정책을 적용할 수도 있고, 특정 키워드나 특정 중요한 정보 유형을 포함하는 콘텐츠에만 보존 정책을 적용할 수도 있습니다.

고급 보존 옵션

특정 키워드를 포함하는 콘텐츠 보존

특정 조건을 충족하는 콘텐츠에만 보존 정책을 적용하고 해당 콘텐츠에 대해서만 보존 작업을 수행할 수 있습니다. 이제 사용 가능한 조건에서는 특정 단어 또는 구를 포함하는 콘텐츠에 보존 정책을 적용하는 기능을 지원합니다. 검색 연산자(예: AND, OR 및 NOT)를 사용하여 쿼리를 구체화할 수 있습니다. 연산자에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 검색에 대한 키워드 쿼리 및 검색 조건을 참조하세요.

검색 가능한 속성(예: 제목:) 추가에 대한 지원은 곧 제공될 예정입니다.

쿼리 기반 보존에서는 검색 인덱스를 사용하여 콘텐츠를 식별합니다.

쿼리 편집기

중요한 정보가 포함된 콘텐츠 유지

특정 중요한 정보 유형을 포함하는 콘텐츠에만 보존 정책을 적용할 수도 있습니다. 예를 들어, 납세 ID 번호, 사회보장번호, 여권 번호 등의 PII(개인 식별이 가능한 정보)를 포함하는 콘텐츠에만 고유한 보존 요구 사항을 적용할 수 있습니다.

중요한 정보 유형 페이지

참고:

  • Exchange 공용 폴더와 비즈니스용 Skype는 중요한 정보 유형을 지원하지 않기 때문에 여기에는 중요한 정보를 위한 고급 보존이 적용되지 않습니다.

  • Exchange Online은 중요한 정보를 식별하기 위해 전송 규칙을 사용하기 때문에 사서함에 이미 저장된 모든 항목이 아닌 전송 중인 항목에만 규칙이 적용됩니다. 즉, Exchange Online의 경우 사서함에 정책이 적용된 뒤에 수신된 메시지에 대해서만 보존 정책이 중요한 정보를 식별하고 보존 작업을 수행할 수 있습니다. (참고: 이전 섹션에서 설명하는 쿼리 기반 보존의 경우 콘텐츠 식별을 위해 검색 인덱스를 사용하므로 이러한 제한 사항이 적용되지 않습니다.)

조직 전체에 또는 특정 위치에 보존 정책 적용

조직 전체, 전체 위치 또는 특정 위치나 사용자에만 보존 정책을 적용할 수 있습니다.

조직 전체 정책

보존 정책의 강력한 특징 중 하나는 기본적으로 다음을 비롯한 Office 365 위치에 적용된다는 점입니다.

  • Exchange 전자 메일

  • SharePoint 사이트

  • OneDrive 계정

  • Office 365 그룹(해당 그룹의 사서함, 사이트, 문서에 적용됩니다. Planner, Yammer 및 CRM 콘텐츠에 대한 지원도 곧 추가됩니다.)

  • Exchange 공용 폴더

모든 위치 옵션

조직 전역 보존 정책의 기타 중요한 기능은 다음과 같습니다.

  • 정책이 포함할 수 있는 사서함 또는 사이트의 수에 제한이 없습니다.

  • Exchange의 경우 정책이 적용된 후 만들어진 모든 새 사서함은 자동으로 정책을 상속합니다.

단, 테넌트당 적용할 수 있는 조직 전체 정책 및 전체 위치 정책은 총 10개로 제한됩니다(다음 섹션 참조).

전체 위치에 적용되는 정책

위치를 선택할 때 Exchange 전자 메일이나 OneDrive 계정 등 전체 위치를 간편하게 포함하거나 배제할 수 있습니다. 해당 위치의 상태를 켜거나 끄면 됩니다.

조직 전체 정책과 마찬가지로 전체 위치의 임의의 조합에 정책이 적용되는 경우 정책에 포함할 수 있는 사서함 또는 사이트 개수에 제한이 없습니다. 예를 들어, 정책에 Exchange 전자 메일과 SharePoint 사이트가 모두 포함된다면, 개수와 상관없이 모든 사이트와 사서함이 포함됩니다. 또한 Exchange의 경우 정책이 적용된 후 만들어진 모든 새 사서함은 자동으로 정책을 상속합니다.

단, 테넌트당 적용할 수 있는 조직 전체 정책 및 전체 위치 정책은 총 10개로 제한됩니다.

위치 선택 페이지

특정 포함 또는 배제가 적용된 정책

특정 사용자에게만 보존 정책을 적용할 수도 있습니다. 해당 위치의 상태를 켜거나 끈 다음 링크를 사용하여 특정 사용자, Office 365 그룹 또는 위치를 포함하거나 배제하면 됩니다.

단, 1,000명이 넘는 사용자를 포함하거나 배제하는 보존 정책에는 다음과 같은 제한이 적용됩니다.

  • 해당 보존 정책은 사서함 1,000개와 사이트 100개까지만 포함할 수 있습니다.

  • 테넌트는 이러한 보존 정책을 1,000개까지만 포함할 수 있습니다.

이러한 제한 사항이 존재하긴 하지만, 조직 전체 정책이나 전체 위치에 적용되는 정책을 적용하면 제한 사항을 극복할 수 있습니다.

Skype 위치

Exchange 전자 메일과 달리 Skype의 경우 단순히 위치의 상태를 켜서 모든 사용자를 포함시킬 수 없습니다. 대신 해당 위치를 켠 다음 대화를 보존하려는 사용자를 수동으로 선택할 수 있습니다.

비즈니스용 Skype 사용자를 선택할 때 열 머리글에 있는 이름 상자를 선택하면 빠르게 모든 사용자를 포함할 수 있습니다. 이때 각 사용자가 해당 정책에 포함되는 항목으로 간주된다는 사실을 이해해야 합니다. 따라서 1,000명이 넘는 사용자를 포함하게 되면 이전 섹션에서 설명한 제한 사항이 적용됩니다. 여기에서 모든 Skype 사용자를 선택하는 것은 조직 전체 정책에 기본적으로 모든 Skype 사용자를 포함하는 것과 다르게 작동합니다.

Skype 사용자 선택 페이지

Outlook 폴더인 대화 내용은 Skype 아카이빙과 관계가 없는 기능입니다. 대화 내용은 최종 사용자가 끌 수 있지만, Skype 아카이빙은 사용자는 액세스할 수 없고 eDiscovery에서만 액세스 가능한 숨김 폴더에 Skype 대화를 저장하는 기능입니다.

Teams 위치

보존 정책을 사용하여 Teams에서 채팅 및 채널 메시지를 보존할 수 있습니다. Teams 채팅은 채팅에 포함된 각 사용자의 사서함에 있는 숨겨진 폴더에 저장되고, Teams 채널 메시지는 Teams의 그룹 사서함에 있는 유사한 숨겨진 폴더에 저장됩니다. 그러나 Teams에서 역시 이 데이터를 저장하는 Azure 기반 채팅 서비스를 사용하고, 기본적으로 이 서비스에서는 데이터를 영구적으로 저장한다는 사실을 이해하는 것이 중요합니다. 이러한 이유로 Teams 위치를 사용하여 Teams 데이터를 보존 및 삭제하는 것이 좋습니다. Teams 위치를 사용하면 Exchange 사서함 및 기본 Azure 기반 채팅 서비스 모두에서 데이터가 영구적으로 삭제됩니다. 자세한 내용은 Microsoft Teams의 보안 및 준수 개요를 참조하세요.

Teams 채팅 및 채널 메시지는 Exchange 또는 Office 365 그룹 위치의 사용자 또는 그룹 사서함에 적용된 보존 정책의 영향을 받지 않습니다. Teams 채팅 및 채널 메시지가 Exchange에 저장되더라도 Teams 채팅 및 채널 메시지는 Teams 위치에 적용된 보존 정책의 영향만 받습니다.

Teams의 보존에 대해 계속 개발 중이며 추가 기능을 제공할 예정입니다. 그동안에는 다음과 같은 몇 가지 제한 사항을 알고 있어야 합니다.

  • Teams에 별도의 보존 정책이 필요함 보존 정책을 만들고 Teams 위치를 켜면 다른 모든 위치는 꺼집니다. Teams를 포함하는 보존 정책은 Teams만 포함할 수 있고 다른 위치는 포함할 수 없습니다.

  • Teams는 조직 전체 정책에 포함되지 않음 조직 전체 정책을 만드는 경우 Teams에 별도의 보존 정책이 필요하므로 Teams는 포함되지 않습니다.

  • Teams는 고급 보존을 지원하지 않음 보존 정책을 만들면 고급 보존 설정을 선택하는 경우 Teams 위치를 사용할 수 없습니다. 현재 Teams의 보존은 모든 채팅 및 채널 메시지 콘텐츠에 적용됩니다.

  • Teams 콘텐츠를 삭제하려면 만든 지 30일 이상이 되어야 함 현재 만든 지 30일 미만인 Teams 콘텐츠를 삭제하기 위한 정책 만들기는 지원되지 않습니다. 이 정책을 Teams 콘텐츠에 적용하려면 30일 이상의 보존 기간을 지정합니다.

  • Teams에서 보존된 콘텐츠를 정리하는 데 최대 30일이 걸릴 수 있음 Teams에 적용되는 보존 정책은 모든 관련 저장소 위치에서 콘텐츠를 삭제합니다. 그러나 시작 직후 Teams 클라이언트가 보존 정책을 기반으로 콘텐츠를 정리하는 데 최대 30일이 걸릴 수 있습니다. 하지만 콘텐츠가 여전히 Teams 클라이언트에 나타나더라도 보존 기간이 끝난 후에는 해당 콘텐츠가 콘텐츠 검색 또는 eDiscovery에 나타나지 않습니다.

팀의 채팅에서 공유되는 파일은 파일을 공유하는 사용자의 OneDrive 계정에 저장됩니다. 채널에 업로드된 파일은 해당 팀의 SharePoint 사이트에 저장됩니다. 따라서 팀의 파일을 보존하거나 삭제하려면 SharePoint 및 OneDrive 위치에 적용되는 보존 정책을 만들어야 합니다. 특정 팀의 파일에 정책을 적용하려면 해당 팀의 SharePoint 사이트 및 해당 팀 사용자의 OneDrive 계정을 선택할 수 있습니다.

Teams에 적용되는 보존 정책에서는 유지 잠금을 사용할 수 있습니다. 단, 정책은 PowerShell을 사용해서만 잠글 수 있습니다.

채팅 및 채널 메시지의 Teams 위치

보존 정책에서 특정 유형의 Exchange 항목 제외

PowerShell을 사용하여 보존 정책에서 특정 유형의 Exchange 항목을 제외할 수 있습니다. 예를 들어 사서함에서 음성 사서함 메시지, IM 대화 및 기타 비즈니스용 Skype Online 콘텐츠를 제외할 수 있습니다. 일정, 메모 및 작업 항목도 제외할 수 있습니다. 이 기능은 PowerShell을 통해서만 사용할 수 있으며, 보존 정책을 만들 때 UI에서는 사용할 수 없습니다.

이렇게 하려면 New-RetentionComplianceRuleSet-RetentionComplianceRule cmdlet의 ExcludedItemClasses 매개 변수를 사용합니다. PowerShell에 대한 자세한 내용은 아래 섹션 보존 정책에 대한 PowerShell cmdlet 찾기를 참조하세요.

보존 정책 잠그기

일부 조직에서는 SEC(Securities and Exchange Commission) 규칙 17a-4와 같은 규제 기구에서 정의한 규칙을 준수해야 합니다. 따라서 예약 정책을 켠 후에는 끄거나 덜 제한적인 정책으로 변경할 수 없습니다. 보존 잠금을 사용하면 정책을 잠가 관리자를 비롯한 어느 누구도 정책을 해제하거나 덜 제한적으로 만들지 못하게 할 수 있습니다.

정책을 잠그면 누구도 정책을 해제하거나 정책에서 위치를 제거할 수 없습니다. 또한 보존 기간 동안 해당 정책이 적용되는 콘텐츠를 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 정책이 잠긴 후에는 위치를 추가하거나 기간을 확장해야만 보존 정책을 수정할 수 있습니다. 잠겨 있는 정책은 늘리거나 확장할 수 있지만 줄이거나 해제할 수 없습니다.

따라서 보존 정책을 잠그기 전에 조직의 규정 준수 요구 사항을 이해하고 본인에게 필요한 정책인지 확실해진 후에 잠그도록 해야 합니다.

PowerShell을 통해서만 보존 정책을 잠글 수 있습니다. New-RetentionCompliancePolicy 또는 Set-RetentionCompliancePolicy cmdlet의 RestrictiveRetention 매개 변수를 사용합니다. PowerShell에 대한 자세한 내용은 아래 섹션 보존 정책에 대한 PowerShell cmdlet 찾기를 참조하세요.

보존 원칙 및 우선하는 항목

콘텐츠에 작업(보존, 삭제 또는 둘 다) 및 보존 기간이 각기 다른 여러 보존 정책이 적용되어 있을 수 있습니다. 우선하는 항목이 무엇이냐고요? 가장 높은 수준에서 한 정책에 의해 보존되는 콘텐츠가 다른 정책에 의해 영구적으로 삭제될 수 없다는 사실에 안심할 수 있습니다.

보존 원칙 다이어그램

다양한 보존 정책이 콘텐츠에 적용되는 방법을 이해하려면 다음과 같은 보존 원칙을 명심하세요.

  1. 삭제보다 보존 우선. 한 보존 정책에서는 3년 후 Exchange 전자 메일을 삭제하도록 하지만, 다른 보존 정책에서는 5년 동안 Exchange 전자 메일을 보존한 다음 삭제하도록 한다고 가정합니다. 3년에 도달하는 모든 콘텐츠는 삭제되고 사용자의 보기에서 숨겨지지만, 콘텐츠가 영구적으로 삭제되는 5년에 도달하기까지는 복구 가능한 항목 폴더에 여전히 보존됩니다.

  2. 가장 긴 보존 기간 우선. 콘텐츠가 콘텐츠를 보존하는 여러 정책의 적용을 받는 경우 가장 긴 보존 기간이 끝날 때까지 콘텐츠는 보존됩니다.

  3. 암시적 포함보다 명시적 포함 우선. 의미는 다음과 같습니다.

    1. 보존 설정이 포함된 레이블이 사용자에 의해 수동으로 항목(예: Exchange 전자 메일 또는 OneDrive 문서)에 할당된 경우 해당 레이블은 사이트 또는 사서함 수준에서 할당된 정책이나 문서 라이브러리에 의해 할당된 기본 레이블에 우선합니다. 예를 들어 명시적 레이블에서 10년 동안 보존하라고 하지만, 사이트에 할당된 정책에서 5년 동안만 보존하라고 한다면 레이블이 우선합니다. 자동 적용 레이블은 Office 365에 의해 자동으로 적용되므로 명시적이 아니라 암시적으로 간주됩니다.

    2. 보존 정책에 특정 위치(예: 특정 사용자의 사서함 또는 비즈니스용 OneDrive 계정)가 포함된 경우 해당 정책이 모든 사용자의 사서함 또는 비즈니스용 OneDrive 계정에 적용되지만 구체적으로 해당 사용자의 사서함을 포함하지 않는 다른 보존 정책에 우선합니다.

  4. 가장 짧은 삭제 기간 우선. 마찬가지로, 콘텐츠가 콘텐츠를 삭제하는(보존 없음) 여러 정책의 적용을 받는 경우 가장 짧은 보존 기간이 끝날 때 콘텐츠는 삭제됩니다.

보존 원칙은 위에서 아래로 균형을 깨는 흐름으로 작동한다는 사실을 이해하세요. 모든 정책 또는 레이블에 의해 적용되는 규칙이 한 수준에서 같은 경우 적용되는 규칙의 우선 순위를 결정하기 위해 흐름은 아래의 다음 수준으로 이동합니다.

마지막으로, 보존 정책 또는 레이블은 eDiscovery에 대해 보류된 모든 콘텐츠를 영구적으로 삭제할 수 없습니다. 보류가 해제되면 콘텐츠는 다시 위에서 설명한 정리 프로세스의 적용을 받게 됩니다.

이러한 기능 대신 보존 정책 사용

조직 전체와 Exchange Online, SharePoint Online, 비즈니스용 OneDrive 및 Office 365 그룹을 비롯하여 Office 365 전반에 걸친 위치에 손쉽게 하나의 보존 정책을 적용할 수 있습니다. Office 365의 어느 곳에서든 콘텐츠를 보존하거나 삭제하려는 경우에는 보존 정책을 사용하는 것이 좋습니다. (보존 설정으로 레이블을 사용하는 방법도 있습니다. 레이블 개요를 참조하세요.)

이전에 Office 365에서 콘텐츠를 보존하거나 삭제하는 데 사용된 다른 여러 기능이 있습니다. 이러한 기능은 아래에 나열되어 있습니다. 이러한 기능은 보안 및 준수 센터에서 만든 보존 정책 및 레이블과 함께 계속해서 작동합니다. 그러나 앞으로 데이터 거버넌스의 경우 이러한 기능 대신 보존 정책이나 레이블을 사용하는 것이 좋습니다. Office 365 전반에서 콘텐츠를 보존하고 삭제까지 할 수 있는 기능은 보존 정책이 유일합니다.

Exchange Online

SharePoint Online 및 비즈니스용 OneDrive

이전에 데이터 거버넌스 용도로 이와 같은 eDiscovery 보류를 사용한 적이 있는 경우, 앞으로는 사전 규정 준수를 위해 보존 정책을 사용해야 합니다. 보안 및 준수 센터에서 만든 보류는 eDiscovery용으로만 사용해야 합니다.

보존 정책은 정보 관리 정책을 재정의함

SharePoint 사이트에서 정보 관리 정책을 사용하여 콘텐츠를 보존하고 있을 수 있습니다. 보안 및 준수 센터에서 만들어진 보존 정책을 이미 목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식 정책 또는 정보 관리 정책을 사용하는 사이트에 적용하는 경우 해당 정책은 무시되지만, 보존 정책은 적용됩니다.

유지 정책은 어떻게 되었나요?

기존에 유지 정책을 사용한 경우, 해당 정책은 보존 작업만 수행하는 보존 정책으로 자동 변환되었습니다. 즉, 콘텐츠 삭제 작업은 수행하지 않습니다. 앞으로도 유지 정책이 계속해서 작동하며 사용자가 변경하지 않아도 콘텐츠를 계속 유지합니다. 이러한 정책은 보안 및 준수 센터의 보존 페이지에서 확인할 수 있습니다. 유지 정책의 보존 기간을 변경할 수는 있지만, 위치를 추가하거나 제거하는 등의 다른 변경은 수행할 수 없습니다.

사용 권한

보존 정책을 만드는 규정준수 팀의 구성원은 보안 및 준수 센터에 대한 사용 권한이 필요합니다. 기본적으로 테넌트 관리자는 이 위치에 액세스할 수 있으며, 테넌트 관리자의 일부 사용 권한만 주면서 준수 관리자 및 기타 사용자에게 보안 및 준수 센터에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 이렇게 하려면 보안 및 준수 센터의 사용 권한 페이지로 이동하여 규정 준수 관리자 역할 그룹을 편집한 다음 해당 역할 그룹에 구성원을 추가하는 것이 좋습니다.

자세한 내용은 사용자에게 Office 365 보안 및 준수 센터에 대한 액세스 권한 부여를 참조하세요.

이러한 정책은 보존 정책을 만들고 적용하는 데만 필요합니다. 정책 적용을 위해서는 콘텐츠에 액세스하지 않아도 됩니다.

보존 정책에 대한 PowerShell cmdlet 찾기

보존 정책 cmdlet을 사용하려면 다음과 같이 해야 합니다.

  1. 원격 PowerShell을 사용하여 Office 365 보안 및 규정 준수 센터에 연결

  2. 이러한 Office 365 보안 및 준수 센터 cmdlet 사용

추가 정보

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

이 정보가 유용한가요?

의견 주셔서 감사합니다!

피드백을 주셔서 감사합니다. Office 지원 에이전트와 연락하는 것이 도움이 될 것 같습니다.

×