미래 프로젝트에 차이 데이터를 적용하는 모범 사례

저자: Jane Suchan, PMP

지난 가을에 주방을 리모델링하면서 계약자와 함께 캐비닛, 마루, 가전 제품, 조명 및 설비 비용을 추정하는 데 많은 시간을 소비했습니다.    계약자는 다락방을 뒤져 오래된 퓨즈 상자를 검사했습니다. 그런 후에 자세한 작업 계획과 예상 인건비와 자재비를 제시했습니다. 예상 비용은 제가 원했던 금액과 거의 비슷했습니다. 계약자는 한 달 후에 시작할 수 있었으며 휴일 전에 완료할 예정이었습니다. 저는 계약에 서명했습니다. 계약이 체결되었습니다.

그런 후에 집을 리모델링한 친구들과 대화를 나누었습니다. "예산 초과를 각오해야 한다. 최소 50%는 초과된다." "벽과 마루를 부수기 시작하면 어떤 문제가 발생할지 누구도 모른다." "몇 달 동안 집이 엉망이 될거다."

계약자는 친한 친구가 강력하게 추천한 사람이었으며 여러 명과 상담한 후에 선택했습니다. 증빙 서류를 확인하고 포트폴리오를 살펴보는 것만으로는 충분하지 않았던 것 같습니다. 아니면 올바른 질문을 하지 않았을 수 있습니다.

프로젝트 관리자는 더 현명해야 합니다.

계약자가 관리한 다른 프로젝트의 원래 예상 시간 및 비용, 최종 비용 및 소요 시간에 대해 질문했어야 합니다. 프로젝트 관리 측면에서는 과거 프로젝트의 초기 계획 일정 및 비용과 실제 일정 및 비용 간의 차이에 대해 질문했어야 합니다. 차이는 예상한 것과 실제로 받은 것의 차이입니다.

좋은 프로젝트 관리자라면 누구나 동의하겠지만 기록을 무시하는 관리자는 반복하기 마련입니다. 프로젝트 검토 회의 및 진행 중 얻은 개선 사항의 중요성을 주제로 해서 작성된 많은 문서가 있으며, 그럴 만한 이유가 충분합니다. 새 프로젝트를 시작하고 나면 이전 프로젝트에서 배운 내용을 미래에 적용할 수 있도록 기억하는 것이 어렵습니다.

현재 프로젝트의 차이 데이터를 수집 및 분석하는 데 주력하면 미래 프로젝트의 예상 시간 및 비용을 보다 정확하게 추정할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간과 비용이 소모되는 변경 요청을 방지할 수 있습니다.

최상의 차이 데이터 결정

차이 데이터를 수집하는 모범 사례는 다음과 같습니다.

  • 차이 데이터를 수집하여 미래에 투자합니다.    계획 프로세스의 초기 단계에서 수집할 데이터를 결정합니다. 당연한 말 같지만, 실제로 단기 목표를 염두에 두고 프로젝트 메트릭을 정의하는 경우가 많으며 장기 혜택(예: 보다 정확한 예상)을 위한 데이터 수집은 대체로 무시됩니다. 수집할 데이터를 프로젝트 성공 조건 및 메트릭에 통합합니다. 메트릭은 화폐 단위, 충족된 일정 중요 시점 또는 품질 결과로 진행 성과를 평가, 계산 또는 결정하기 위한 양적 측정값입니다. 차이 데이터는 프로젝트 메트릭의 하위 집합입니다.

  • 이해 관계자와 협력하여 추적할 차이를 결정합니다.    캡처할 차이 및 세부 정보 수준을 설정할 때 프로젝트 스폰서와 팀 구성원이 참여합니다. 차이 정보에 대해 많이 알수록 프로젝트 일정 및 예산에 구축할 수 있는 정보가 증가합니다. 강력한 보고 및 추적 메커니즘은 이러한 세부 요건을 얼마나 잘 충족할 수 있는지와 직접적으로 관련이 있습니다. 또한 프로젝트에서 요구하는 팀의 지원을 받는 데 필요한 시간을 투자합니다. 스폰서에게 이 목표를 지지하도록 요청해야 할 수도 있습니다.

  • 계획 및 실제 일정과 비용의 차이에 집중합니다.    계획 및 실제의 차이는 대부분의 프로젝트 관리자가 집중하는 차이 데이터입니다.

    • 일정 차이는 실제 진행률과 프로젝트 일정 간의 차이입니다. 프로젝트, 단계, 중요 시점 또는 작업 수준에서 이 차이를 추적할 수 있습니다.

    • 비용 차이는 수행된 작업의 실제 비용과 프로젝트 예산 간의 차이입니다. 이 차이도 비용 초기 계획에 따라 프로젝트, 단계, 중요 시점 또는 작업 수준에서 측정할 수 있습니다.

      이러한 차이는 초기 계획 데이터와 프로젝트를 실행하면서 수집된 데이터 간의 차이입니다. 계획과 실제를 비교하면 프로젝트가 진행되면서 상황이 어떻게 변경되는지 확인할 수 있습니다. 이 차이 데이터를 일반 상태 보고서로 프로젝트 스폰서 및 이해 관계자에게 전달해야 합니다.

  • 계획과 비교하여 예상 비용 및 일정을 추적합니다.    이 데이터는 프로젝트 승인을 받은 예상 비용 및 일정과 프로젝트 계획을 종료하거나 시작할 때 비용 및 일정 간의 차이입니다. 초기 계획 일정 및 비용을 결정한 후 추가 시간이나 자금이 필요한 것 같으면 빨리 말할수록 더 좋습니다. 개괄적인 수준에서라도 이 차이를 살펴보면 프로젝트 계획에 투자해야 하는 필요성을 확인할 수 있습니다. 자세한 계획이나 작업을 실행할 사람의 입력 없이 추측을 기반으로 예상하지 않도록 해야 합니다.

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차이 데이터에서 얻은 정보 적용

실행할 수 있는 가장 유용한 작업 중 하나는 차이 데이터를 확인하고 차이가 발생한 이유를 스스로에게 질문하는 것입니다. 프로젝트 팀, 고객, 공급업체 또는 새 규정 등의 환경 변화로 인해 변경된 것일 수 있습니다. 원인이 무엇이든, 변경 내용을 분석하여 문제를 파악하고 미래 프로젝트에 대한 완화 전략을 수립하는 것이 좋습니다. 차이가 발생한 이유에 대해 많이 알수록 다음에 함정을 더 쉽게 피할 수 있습니다.

  • 미래 차이를 방지하는 아이디어를 브레인스토밍합니다.    차이에 대한 프로젝트 팀의 입력을 받습니다. 데이터와 팩트에 집중하고 책임을 돌리지 않도록 합니다.

  • 차이의 영향을 수량화하도록 팀에 요청합니다.    모든 영역을 확인하지 못할 수도 있지만 더 나은 정보를 수집하면 인식을 넓힐 수 있습니다.

  • 모든 차이 정보를 프로젝트 검토 회의에 포함합니다.    동료도 활용할 수 있도록 정보를 제공합니다.

  • 다음 프로젝트를 예상하는 초기 계획으로 차이 데이터를 사용합니다.    이 초기 계획 데이터는 프로젝트가 비슷하거나 동일한 프로젝트 팀 구성원과 다시 작업하는 경우 특히 유용합니다. 새 프로젝트 예상이 훨씬 더 정확합니다.

  • 차이 데이터를 사용하여 미래 프로젝트의 예상을 한정합니다.    임시로 예상 일정 또는 비용을 만들 때 더 빨리, 더 적은 비용으로 프로젝트가 완료되기를 원하는 이해 관계자 또는 스폰서를 만나는 경우가 많습니다. 예상을 지원하는 데이터가 있으면 과장하지 않고도 프로젝트를 성공적으로 실행하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

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행운이 아니라 전략을 사용하여 미래의 성공 보장

내 주방이 어떻게 리모델링되었을까요? 제시간에 완료되었으며 예산도 약간 초과되었을 뿐입니다. 행운이었죠. 하지만 프로젝트에서 행운을 기대해서는 안 됩니다. 현재와 미래의 성공을 보장하려면 초기에 차이 추적을 설정합니다. 전체 프로젝트 기간에 걸쳐 데이터를 수집하고 검토 회의의 일부로 분석한 후 진행 중 얻은 개선 사항을 다음 프로젝트에 적용합니다.

차이 데이터를 수집하고 적용하는 모범 사례를 프로젝트 관리 방법에 통합하면 보다 정확하게 예상할 수 있으며, 차이를 발생시키는 상황을 파악해서 방지하고 프로젝트 변경을 줄일 수 있습니다.

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저자 소개     Jane Suchan은 엔터프라이즈 비즈니스 이니셔티브 관리 및 프로젝트 관리 방법 개발 경험이 있는 프로그램 관리자입니다. Jane은 워싱턴 시애틀에서 거주하고 있습니다.

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