문서 센터 사이트 사용

문서 센터 사이트 사용

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SharePoint는 다양한 콘텐츠 관리 기능을 제공하며 확장도 가능합니다. 문서, 비디오 등의 수가 너무 많아 관리가 필요한 경우 문서 센터 사이트 서식 파일(기본적으로 SharePoint에 포함되어 있음)을 사용하면 유용합니다. 대규모 문서 관리에 맞게 최적화되어 있는 이 서식 파일을 사용하면 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있습니다. SharePoint에도 이 문서 센터 사이트 서식 파일이 있습니다. 서식 파일에서는 기본적으로 문서 버전, 문서 ID, 문서 집합, 메타데이터 탐색, 콘텐츠 형식 등의 주요 기능을 제공합니다.

다음 두 시나리오는 문서 센터 사이트가 유용한 경우의 예를 보여줍니다.

  • 제작 환경    문서 센터 제작 환경에서 사용자가 중앙 저장소에 저장된 수많은 문서 또는 미디어 자산을 만들고 편집합니다.

  • 콘텐츠 보관 파일    사용자가 기술 자료 등의 콘텐츠 보관 파일에서 문서를 저장하거나 확인합니다.

이 문서에서는 문서 센터 사이트 서식 파일의 기능과 문서 센터 사이트를 만드는 방법에 대해 설명합니다.

참조 를 만드는 다양 한 종류의 SharePoint 사이트를 사용 하 여 서식 파일 문서 센터를 만들려면

문서 센터 사이트에 포함되는 항목

문서 센터 사이트 서식 파일에는 많은 수의 문서 집합을 쉽고도 효율적으로 만들고 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다. 일반적으로 사이트 소유자는 이러한 기능을 각기 개별적으로 추가할 수 있습니다. 하지만 문서 센터 사이트 서식 파일에서는 권장되는 문서 관리 기능을 자동으로 사용하도록 설정합니다. 다음 섹션에서는 이러한 기능에 대해 간략하게 설명합니다.

문서 센터 사이트를 제작 환경 또는 콘텐츠 보관 파일로 사용할 수 있습니다. 제작 환경에서는 사용자가 파일을 자주 체크 인 및 체크 아웃하고 이러한 파일에 대한 폴더 구조를 만듭니다. 버전 관리가 사용되며 각 문서의 이전 버전이 10개 이상 존재할 수도 있습니다. 또한 워크플로가 문서 수명 주기를 제어할 수도 있습니다.

반면 콘텐츠 보관 파일에서는 제작 작업이 거의 수행되지 않습니다. 사용자는 문서를 보거나 업로드할 뿐입니다. 문서 센터 서식 파일에서는 기술 자료 보관 파일이라는 콘텐츠 보관 파일 형식을 만들 수 있도록 지원합니다. 일반적으로 기술 자료는 단일 버전의 문서를 포함하며, 사이트당 1천만 개까지 파일을 포함할 수 있습니다. 대규모 조직의 기술 지원 센터와 같은 일반적인 시나리오에서는 1만 명의 사용자가 읽기 목적으로 콘텐츠에 액세스하고, 3,000명에서 4,000명의 하위 집합 사용자가 사이트에 새 콘텐츠를 업로드할 수 있습니다.

다음 항목에서는 문서 센터 사이트에 포함할 수 있는 일부 SharePoint 기능에 대해 설명합니다. 이 목록은 사용 가능한 기능 중 일부만을 설명하고 있습니다. 대부분의 기업에서는 이러한 기능 외에도 문서 센터의 모양과 탐색을 사용자 지정하고, 해당 기업 고유의 기능이 제공되는 사용자 지정된 웹 파트를 포함합니다.

관리되는 메타데이터란 SharePoint에서 문서에 특정 용어를 지정하는 시스템을 의미합니다. 이러한 용어를 사용하여 문서를 분류할 수 있습니다. 또한 메타데이터를 통해 사용자가 원하는 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 효율적인 탐색 도구를 만들 수도 있습니다.

예를 들어 회사의 기술 자료 저장소에 제품 관련 문제 해결에 도움이 되는 문서가 포함되어 있는 경우 사용자가 제품, 문제 유형 또는 기타 특성을 기준으로 정보를 필터링할 수 있는 메타데이터 용어를 만들 수 있습니다.

문서 센터 사이트에서 각 콘텐츠에는 URL 링크와 같은 문서 위치와 관련되지 않은 고유 ID가 지정됩니다. 즉, 문서를 이동하거나 이름을 바꿔도 ID는 동일하게 유지됩니다. 따라서 ID를 사용하여 문서에 대한 일종의 영구적인 링크를 만들면 연결이 끊어졌을지도 모르는 링크를 확인하는 데 소요되는 시간을 최소화할 수 있습니다.

문서 센터 사이트에서는 문서 버전이 자동으로 사용하도록 설정됩니다. 즉, 서로 다른 모든 문서 버전에 대해 기록이 자동으로 생성됩니다. 예를 들어 문서 검토 프로세스에서는 검토 주기 동안 입력된 모든 업데이트의 레코드를 확인할 수 있어 업데이트를 추적하고 응답자에게 연락하는 등의 작업이 가능해집니다. 또한 현재 문서 버전에서 문제가 발생하는 경우 정상적인 상태를 유지하는 마지막 버전으로 신속하게 되돌아갈 수 있습니다.

콘텐츠 형식은 콘텐츠에 대한 여러 설정을 포함하는 특정 유형의 콘텐츠입니다. 정의된 콘텐츠 형식의 문서를 작성하면 그 콘텐츠 형식에 해당하는 모든 설정이 자동으로 제공됩니다. 예를 들어 문서 센터에는 서로 다른 종류의 문서, 비디오, 서식 파일 등이 있는 콘텐츠 형식 모음이 포함될 수 있습니다.

콘텐츠 구성 도우미는 문서 센터 사이트에 자동으로 포함되지는 않지만 이를 추가하는 사용자가 많습니다. 콘텐츠 구성 도우미는 항목의 전체적인 구성 및 구조를 관리할 수 있도록 하는 SharePoint 기능입니다. 콘텐츠 구성 도우미는 메타데이터 또는 콘텐츠 형식을 사용하여 문서 및 기타 항목을 특정 위치로 자동 라우팅할 수 있습니다. 기술 자료의 예를 들면 콘텐츠 구성 도우미로 새로 전송된 모든 문서를 특정 제품에 대한 문서를 수집하는 특수 라이브러리에 자동 라우팅하도록 지정할 수 있습니다.

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