문서 센터 사이트 란?

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SharePoint는 콘텐츠 관리를 위한 확장 가능한 풍부한 기능 환경을 제공 합니다. 관리 해야 할 파일 볼륨이 많은 경우 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용 하는 것이 좋습니다. 이 서식 파일은 대규모 문서 관리에 최적화 되어 있습니다. 시간을 절약 하 고 효율성을 높일 수 있습니다. 버전, 문서 id, 문서 집합, 메타 데이터 탐색 및 콘텐츠 형식이 서식 파일에 포함 되어 있습니다.

다음 두 시나리오는 문서 센터 사이트가 유용한 경우의 예를 보여줍니다.

  • 제작 환경    문서 센터 제작 환경에서 사용자가 중앙 저장소에 저장된 수많은 문서 또는 미디어 자산을 만들고 편집합니다.

  • 콘텐츠 보관 파일    사용자가 기술 자료 등의 콘텐츠 보관 파일에서 문서를 저장하거나 확인합니다.

이 문서에서는 문서 센터 사이트 서식 파일의 기능에 대해 설명 합니다.

문서 센터를 만들려면 서식 파일을 사용 하 여 다양 한 종류의 SharePoint 사이트 만들기 를 참조 하세요.

문서 센터 사이트에 포함되는 항목

문서 센터 사이트 서식 파일에는 대규모 문서 집합을 보다 쉽고 효율적으로 만들고 관리할 수 있는 기능이 포함 되어 있습니다. 대부분의 경우 사이트 소유자는 이러한 기능을 각각 추가할 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용 하면 권장 문서 관리 기능을 자동으로 사용할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 이러한 기능에 대해 간략하게 설명 합니다.

문서 센터 사이트를 제작 환경 또는 콘텐츠 보관 파일로 사용할 수 있습니다. 제작 환경에서 사용자는 자주 파일을 체크 인 및 체크 아웃 하 고 해당 파일에 대 한 폴더 구조를 만듭니다. 버전 관리를 사용 하도록 설정 하 고 각 문서의 이전 버전을 유지 합니다. 또한 워크플로는 문서 수명 주기를 제어할 수 있습니다.

반면에 콘텐츠 보관 파일에서는 매우 작은 작성이 발생 합니다. 사용자는 문서를 보거나 업로드만 합니다. 문서 센터 사이트 서식 파일은 기술 자료 보관 파일 이라는 콘텐츠 보관 파일 형식을 만드는 것을 지원 합니다. 일반적으로 지식 기반에는 단일 버전의 문서가 포함 되어 있으며 사이트는 수백만 개의 파일로 확장할 수 있습니다. 대규모 조직에 대 한 기술 지원 센터와 같은 일반적인 시나리오에서는 수천 명의 사용자가 콘텐츠에 액세스 하 여 주로 읽을 수 있습니다. 사이트에 새 콘텐츠를 업로드 하는 작업만 있습니다.

다음 항목에서는 문서 센터 사이트에 포함할 수 있는 몇 가지 SharePoint 기능에 대해 설명 합니다. 이러한 기능 외에도 일부 조직에서는 문서 센터의 모양 및 탐색을 사용자 지정 합니다. 일부 사용자 지정 웹 파트 추가

관리되는 메타데이터란 SharePoint에서 문서에 특정 용어를 지정하는 시스템을 의미합니다. 이러한 용어를 사용하여 문서를 분류할 수 있습니다. 또한 메타데이터를 통해 사용자가 원하는 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 효율적인 탐색 도구를 만들 수도 있습니다.

예를 들어 회사에 제품 문제를 해결 하는 데 도움이 되는 문서가 포함 된 기술 자료가 있다고 가정 합니다. 사용자가 제품별로 정보를 필터링 하는 데 사용할 수 있는 메타 데이터 용어, 문제 유형 또는 기타 속성을 만들 수 있습니다.

문서 센터 사이트에서 각 콘텐츠 부분은 URL 링크와 같은 문서 위치와 관련이 없는 고유 ID를 가져옵니다. 즉, 문서를 이동 하거나 이름을 바꾸면 ID가 동일 하 게 유지 됩니다. ID를 사용 하 여 문서에 대 한 영구 링크를 만들고 끊어진 링크를 최소화할 수 있습니다.

문서 센터 사이트에서 버전을 자동으로 사용할 수 있습니다. 즉, 파일의 다른 모든 버전에 대 한 기록이 자동으로 포함 됩니다. 예를 들어 문서 검토 프로세스에서 검토 주기 중에 입력 한 모든 업데이트에 대 한 기록이 있음을 의미 합니다. 업데이트를 추적 하 고 응답자에 게 문의 하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 최신 버전의 문서에 문제가 발생 하는 경우 마지막으로 성공한 버전으로 돌아갈 수 있습니다.

콘텐츠 형식은 콘텐츠의 설정 그룹과 함께 특정 종류의 콘텐츠입니다. 다른 사용자가 정의 된 콘텐츠 형식의 문서를 만들면 해당 콘텐츠 형식에 대 한 적절 한 설정이 자동으로 수신 됩니다. 문서 센터에는 다양 한 종류의 문서, 비디오, 서식 파일 등의 콘텐츠 형식이 포함 될 수 있습니다.

콘텐츠 구성 도우미는 문서 센터 사이트에 자동으로 포함 되지 않지만 많은 사용자가 추가 합니다. 콘텐츠 구성 도우미는 항목의 전체 구성 및 구조를 관리할 수 있는 SharePoint 기능입니다. 콘텐츠 구성 도우미는 메타 데이터 또는 콘텐츠 형식을 사용 하 여 문서 및 기타 항목을 특정 위치로 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어 기술 자료에서 콘텐츠 구성 도우미는 특정 제품에 대 한 기사를 수집 하는 특수 라이브러리로 모든 새 제출을 자동으로 라우팅할 수 있습니다.

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