문서 센터를 사용하여 많은 파일 관리

참고: 이 문서에서는 자전거, 자전거 부품 및 기타 장비를 제조하는 가상 회사인 Adventure Works에서 만든 예제 SharePoint 사이트를 참조합니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 문서 센터 사이트 서식 파일이 포함되어 있습니다. 서식 파일을 사용하면 결과 사이트가 대량 문서를 만들고 사용하고 공유하는 데 최적화됩니다. 예를 들어 Adventure Works에서는 문서 센터를 사용하여 기술 설명서, 가격 목록, 제품 사양 및 제품 비교를 저장하고 관리합니다.

문서 센터 사이트를 사용하는 방법

문서 센터 사이트를 제작 환경 또는 콘텐츠 보관 파일로 사용할 수 있습니다. 제작 환경에서는 사용자가 파일을 체크 인 및 체크 아웃하고 이러한 파일에 대한 폴더 구조를 만드는 작업이 활발하게 수행됩니다. 버전 관리가 사용되며 각 문서의 이전 버전이 10개 이상 존재할 수도 있습니다. 사용자가 문서를 자주 체크 인 및 체크 아웃하므로 워크플로를 사용하여 문서의 수명 주기를 제어할 수 있습니다. Adventure Works 문서 센터는 제작 환경으로 설정되어 있습니다.

반면, 콘텐츠 보관 파일에서는 제작 작업이 거의 발생하지 않습니다. 사용자는 문서를 보거나 업로드하는 작업만 수행합니다. 문서 센터 사이트 서식 파일에서는 기술 자료 보관 파일 생성을 지원합니다. 일반적으로 기술 자료는 단일 버전의 문서를 포함하므로 사이트의 크기를 1,000만 개 파일을 보관할 수 있도록 조정할 수 있습니다. 대규모 조직의 기술 지원 센터와 같은 일반적인 시나리오에서는 10,000명의 사용자가 주로 읽기 위한 목적으로 콘텐츠에 액세스하고, 3,000-4,000명의 사용자가 사이트에 새 콘텐츠를 업데이트할 수 있습니다.

참고: 레코드 센터 사이트 서식 파일을 사용하여 다른 유형의 대규모 보관 파일을 만들 수도 있습니다. 서식 파일에는 레코드 보존 및 삭제를 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다.

문서 센터 기능

문서 센터 사이트에서는 많은 문서를 만들고 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 문서 센터 사이트에는 기본적으로 사용되는 권장 문서 관리 기능이 있습니다. 다음 섹션에서는 주요 기능을 간단하게 설명합니다.

트리 보기 탐색

트리 보기는 대부분의 Microsoft Windows 사용자에게 친숙한 탐색 요소입니다. 문서 라이브러리에는 많은 수준의 폴더 및 하위 폴더가 있을 수 있으므로 트리 보기를 사용하여 원하는 문서를 신속하게 찾아볼 수 있습니다. 다음 그림에서는 Adventure Works 문서 센터 사이트의 트리 보기를 보여 줍니다.

문서 센터의 트리 보기 탐색

문서의 주 및 부 버전 관리

문서 라이브러리에 대한 버전 관리를 설정할 수 있습니다. Adventure Works 문서 센터에서는 문서 라이브러리에 대한 기본 설정으로 주 버전 및 부 버전 관리를 사용합니다.

버전 관리를 사용하면 문서에 대한 변경 내용을 추적할 수 있으므로 수정한 콘텐츠를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 버전 관리는 여러 사람이 프로젝트에서 함께 작업하거나 여러 개발 및 검토 단계에서 정보가 사용되는 경우에 특히 유용합니다.

버전 관리를 설정하면 이전 버전을 현재 문서로 복원하거나 현재 문서를 덮어쓰지 않고 이전 버전을 볼 수 있습니다. 다음 그림에서는 Adventure Works 문서 센터에 있는 문서의 버전 기록을 보여 줍니다.

버전 기록

체크 인 및 체크 아웃

문서 센터의 기본 설정에서는 사용자가 파일을 체크 인 및 체크 아웃하도록 요청합니다. 체크 아웃을 요청하면 한 번에 한 명의 사용자만 파일을 변경할 수 있기 때문에 변경 내용의 충돌과 혼동을 방지할 수 있습니다. 체크 아웃을 요청한 경우 누군가 편집하기 위해 파일을 열면 다른 사용자가 이미 체크 아웃하지 않은 한 해당 파일이 자동으로 체크 아웃됩니다.

파일을 체크 아웃한 동안에는 해당 파일을 다시 체크 인할 때까지 다른 사용자에게 변경 내용이 표시되지 않습니다. 이는 하드 디스크에서 작업하든, 서버에서 작업하든 마찬가지입니다. 파일을 체크 인하면 변경 내용에 대한 설명을 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 여기에서 입력한 설명은 버전 기록의 일부로 포함됩니다. 또한 문서 라이브러리에서 파일의 주 및 부 버전을 추적하므로 체크 인할 버전 종류를 선택하라는 메시지가 표시됩니다.

콘텐츠 형식

콘텐츠 형식은 콘텐츠 범주에 다시 사용할 수 있는 설정 그룹입니다. 콘텐츠 형식을 사용하여 메타데이터, 서식 파일 및 항목과 문서의 동작을 일관성 있게 관리할 수 있습니다. 예를 들어 Adventure Works 문서 센터에는 6개 콘텐츠 형식이 정의되어 있으며, 각 콘텐츠 형식에서 사용자가 만들 수 있는 파일 유형에 특정한 서식 파일을 사용합니다. Adventure Works에서는 Microsoft Office Publisher 2007 파일을 사용하여 가격 목록을 관리하고, Excel 2007 통합 문서를 사용하여 제품 비교를 작성합니다. 사이트의 문서 센터에서 사용되는 콘텐츠 형식과 목록 또는 라이브러리에 정의된 콘텐츠 형식은 새로 만들기 메뉴에 표시됩니다.

콘텐츠 형식이 표시된 새로 만들기 메뉴

관련 문서 웹 파트

관련 문서 웹 파트를 사용하면 만들고 체크 아웃하고 변경한 문서의 개인 설정 보기를 만들 수 있습니다. 대규모 문서 센터에서 웹 파트는 파일을 보다 쉽게 찾아서 사용할 수 있도록 함으로써 시간과 노력을 절감해 줍니다. 다음 그림에서는 웹 파트를 보여 줍니다.

관련 문서 웹 파트

관련 문서 웹 파트에서는 이전 그림에 표시된 열 이외에 문서와 해당 문서의 속성이 포함된 폴더에 대한 링크를 제공합니다.

예정된 작업 웹 파트

예정된 작업 웹 파트에서는 문서 관련 작업에 대한 알림을 제공합니다. 예를 들어 그룹에서 일정에 따라 문서를 자동으로 보관하는 워크플로를 사용하는 경우 시스템에서 해당 작업을 실행하기 전에 알리도록 예정된 작업 웹 파트를 설정할 수 있습니다.

예정된 작업 웹 파트

예정된 작업 웹 파트에서는 이전 그림에 표시된 열 이외에 문서 위치 및 해당 문서의 속성을 제공합니다.

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