문서 라우팅을 위한 콘텐츠 구성 도우미 규칙 만들기

문서 라우팅을 위한 콘텐츠 구성 도우미 규칙 만들기

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콘텐츠 구성 도우미는 사용자가 만든 규칙을 사용하여 문서를 라우팅하는 방법을 결정합니다. 규칙은 콘텐츠 형식과 메타데이터 조합을 기반으로 합니다.

이 문서에서는 문서 또는 레코드를 구성 및 라우팅하는 규칙을 만드는 방법을 설명합니다. 모든 SharePoint 엔터프라이즈 사이트에서 문서 라우팅을 사용하도록 설정할 수 있습니다.

중요: 먼저 콘텐츠 구성 도우미 기능을 사용하도록 설정하고 구성 도우미가 레코드를 라우팅하도록 구성해야 합니다. 콘텐츠 구성 도우미를 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션을 참고하세요.

이 문서의 내용

규칙을 만들기 전에: 선행 단계

문서가 라우팅되는 방법 이해

문서 라우팅 규칙 만들기

규칙을 만들기 전에: 선행 단계

문서 라우팅 규칙을 만들기 전에 먼저 몇 가지 중요한 단계를 수행해야 합니다.

  1. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화합니다.

  2. 문서를 라우팅할 라이브러리 및 폴더를 만듭니다. 라우팅할 각 문서 형식에 대해 폴더를 만들 수 있습니다. 예를 들어 전자 메일 레코드나 Excel 스프레드시트만 보관할 라이브러리를 만듭니다. 라이브러리를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션의 링크를 참고하세요.

  3. 라우팅할 문서를 콘텐츠 형식과 연결해야 합니다. 이렇게 하면 문서가 저장되는 최종 위치를 결정하는 기준에 콘텐츠 형식을 포함할 수 있습니다.

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문서가 라우팅되는 방법 이해

레코드 센터 사이트나 다른 종류의 SharePoint 사이트에 있는 라이브러리 또는 폴더로 문서를 라우팅할 수 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화하면 자동으로 만들어지는 자동 전송 라이브러리가 기본 위치로 지정됩니다. 문서 라우팅 프로세스는 다음과 같은 몇 가지 요소로 구성되어 있습니다.

  • 대상 라이브러리 및 폴더    수동으로 콘텐츠 또는 레코드 관리자가 라이브러리 및 폴더에 문서를 라우팅할 하 고 이러한 라이브러리를 대상 라이브러리로 지정 하는 위치를 만듭니다.

  • 사이트 콘텐츠 형식    모든 문서 콘텐츠 형식이 있어야 하 고 사용자가 수동으로 추가할 수 해당 사이트 콘텐츠 형식을 대상 라이브러리에 있습니다.

  • 자동 전송 라이브러리    문서 규칙을 맞지 않는 또는 필요한 메타 데이터가 누락 되는 사용자가 필요한 메타 데이터를 입력할 수 있도록 자동 전송 라이브러리로 전송 됩니다. 또는 모든 업로드 된 문서 일시적으로 자동 전송 라이브러리로 라우팅되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성할 수 있습니다.

  • 문서 규칙 목록    모든 라우팅 규칙 모음입니다. 콘텐츠 또는 레코드 관리자는 이 목록에 액세스하여 라우팅 규칙을 작성, 관리, 확인합니다.

아래 다이어그램에는 문서 및 전자 메일이 특정 기준을 충족하면서 라우팅되는 방법과 정보가 누락된 문서를 자동 전송 라이브러리로 반환하는 방법이 나와 있습니다.

콘텐츠 구성 도우미를 사용한 문서 라우팅. 여러 소스와 자동 전송 라이브러리로 반환되는 메타데이터가 누락된 문서를 표시합니다.

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문서 라우팅 규칙 만들기

레코드 라우팅 목록에 추가하는 각 레코드 형식에 대해 레코드 제목 및 설명을 지정합니다. 또한 레코드가 저장되는 사이트 내의 위치도 지정합니다. 모든 관련 레코드가 적절한 위치로 라우팅되도록 하려면 레코드 형식에 대체 이름을 사용하면 됩니다.

참고: 문서 라우팅을 위한 규칙을 만들려면 최소한 사이트 소유자 권한이 있어야 합니다.

  1. 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 만들 사이트로 이동합니다.

  2. 빠른 실행 패널에서 자세히...를 클릭하여 사이트 콘텐츠 옵션을 표시합니다.

  3. 앱 메뉴 라인에서 설정을 클릭합니다.

  4. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리 섹션에서 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 클릭합니다.

  5. 콘텐츠 구성 도우미 규칙 페이지의 새 항목을 추가하려면 클릭합니다에서 추가를 클릭합니다.

  6. 규칙 이름 섹션에 규칙의 조건과 작업을 설명하는 이름을 입력합니다.

  7. 규칙 상태 및 우선 순위 섹션에서 활성을 선택하여 유입되는 콘텐츠에 규칙을 적용합니다. 그런 다음 일치하는 콘텐츠 구성 도우미 규칙이 여러 개일 경우 콘텐츠 라우팅 방법을 결정하는 우선 순위를 선택합니다.
    유입되는 콘텐츠에 이 규칙을 적용하지 않으려면 비활성을 선택합니다.

  8. 전송 콘텐츠 형식 섹션에서 규칙과 콘텐츠 형식을 연결합니다. 이렇게 하면 구성 도우미에 전송 시 선택한 콘텐츠 형식으로 레이블이 지정되며 규칙 조건에 사용되는 속성을 파악할 수 있습니다.

    • 적절한 콘텐츠 그룹을 선택합니다. 여기서 선택하는 그룹에 따라 다음 단계에서 선택할 수 있는 콘텐츠 형식이 결정됩니다.

    • 적절한 콘텐츠 형식을 선택합니다.

    • 선택한 콘텐츠 형식에 다른 SharePoint 사이트에 다른 이름을, 경우 대체 이름에서 확인란을 선택 합니다. 그런 다음 해당 필드에 다른 사이트에서 사용 되는 이름을 입력 하 고 클릭추가 합니다. 대체 콘텐츠 형식에 대 한 이름 아래의 목록에 나타납니다.

  9. 조건 섹션에서 해당 규칙에 따라 전송 속성이 충족해야 하는 조건을 선택합니다. 예를 들어 제목에 "예산"이라는 단어가 있는 모든 문서에 규칙이 적용되도록 할 수 있습니다. 또한 다른 조건 추가 링크를 클릭하여 조건을 더 추가할 수도 있습니다.

    참고: . 6 단계에서 선택한 콘텐츠 형식에 따라 다를 속성 드롭다운 목록에서 사용할 수 있는 속성

  10. 대상 위치 섹션에서 규칙과 일치하는 콘텐츠를 저장할 위치를 입력하거나 찾습니다. 비슷한 문서를 폴더에 함께 그룹으로 저장하려면 자동으로 폴더 만들기 확인란을 선택합니다. 예를 들어 조직의 프로젝트에 대해 모든 문서를 나열하는 속성이 있는 경우에는 구성 도우미가 각 프로젝트에 대해 별도의 폴더를 만들도록 지정할 수 있습니다.

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