문서 관리 소개

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문서 관리 저장 및 구성을 현재 진행 중인 작업을 비롯 한 콘텐츠 작성 및 조직 내에서 공유를 지원 하기 위해 문서에 중점을 둡니다. 조직 곳에서 모든 종류의 공식 문서 관리 시스템 수 없는 콘텐츠 자주 작성 및 관리 되지 않는 한 분산 방식 분산된 파일 공유 및 개별 하드 디스크 드라이브에 저장 합니다. 이렇게 하면 직원을 찾고, 공유, 콘텐츠 효율적으로 공동 작업 어려워집니다. 또한 어려워집니다 콘텐츠에서 중요 한 비즈니스 정보 및 데이터를 사용 하 여 조직에 대해 합니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 관리 기능을 사용 하 여 다음을 실행 하면 광범위 한 문서를 제공 하 여 조직의 문서 관리 요구를 지원 합니다.

  • 문서를 저장, 구성 및 검색합니다.

  • 문서의 일관성을 확인합니다.

  • 문서의 메타데이터를 관리합니다.

  • 무단 액세스 또는 권한 없는 사용으로부터 문서를 보호합니다.

  • 문서 처리 방법에 대한 일관된 업무 프로세스(워크플로)를 확보합니다.

참고: 이 문서에서는 Adventure Works 자전거, 자전거 구성 요소 및 bicycling 액세서리 제조 하는 가상 회사에서 만든 예제에서는 SharePoint 사이트에 있습니다.

예를 들어 기술 문서 팀 사용자 설명서 및 제품 사양 시트와 같은 고객 지향 발행물을 생성 하는 경우 Adventure Works에서 다양 한 문서 관리 기능에에서 사용 Office SharePoint Server 2007 합니다. 팀의 모든 문서 센터 사이트 서식 파일에서 만든 사이트에서 작성 하는 콘텐츠를 저장 합니다. 자신의 문서 센터 사이트는 팀 구성원이 추적 버전을 통해 문서를 개발 하 주 버전과 부 버전 관리를 사용 합니다. 또한 필요한 체크 아웃은 팀 구성원이 실수로 덮어쓰지 않도록 서로의 작업에 사용 됩니다.

저장 한 문서 센터 사이트에서 문서 구성

Office SharePoint Server 2007 에 포함 된 문서 센터 사이트 서식 파일 만들기를 사용 하 고 많은 수의 문서를 저장 하기 위해 최적화 된 사이트를 만드는 데 사용할 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일에서 만든 사이트 특수 기본적으로 설정 되어 필요한 체크 아웃 및 주 보조 문서 버전 관리 같은 문서 관리 기능입니다. 필요한 체크 아웃 한 명의 사용자만 주어진된 시간에 파일을 변경할 수 있으므로 변경 내용을 통해 충돌 및 혼동을 방지할 수 있습니다. 버전 관리를 사용 하면 문서에 변경 내용 추적 하 고 수정 하면으로 콘텐츠를 관리 하는 데 도움이 됩니다. 버전 관리 여러 사람이 프로젝트를 공동 작업 또는 개발 및 검토의 몇 가지 단계를 통해 정보를 표시 하는 경우에 특히 유용 합니다.

콘텐츠 형식을 사용 하 여 문서를 지속적으로 관리

콘텐츠 형식에는 특정 형식의 콘텐츠에 대 한 공유 동작을 설명 하는 다시 사용할 수 있는 설정 그룹입니다. 콘텐츠 형식을 사용 조직 구성, 관리, 및 사이트 모음 전체에서 일관 된 방식에 콘텐츠를 처리할 수 있습니다. 각 유형의 하 여 일관 된 방식에 이러한 서로 다른 유형의 문서를 처리 하는 조직에서 만든 문서 또는 정보 제품에 대 한 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다.

예를 들어 두 콘텐츠 형식을 만든 Adventure Works에서 기술 문서 부서 사용 설명서 및 제품 사양 라고 합니다. 팀 구성원이 새 문서를 만들 문서 센터를 넣을 콘텐츠 종류 문서 라이브러리에서 새로 만들기 단추 옵션으로 나타납니다. 각 콘텐츠 형식은 모든 사용자 설명서 및 제품 사양 공유할 일반적인 형식을 고유한 서식 파일을 지정 합니다. 또한 각 콘텐츠 형식 모든 사용자 설명서에 대 한 제품 모델 설명서에 적용 되는 메타 데이터를 포함 하는 예를 들어 않도록 고유한 사용자 지정 열을 지정 합니다. 각 콘텐츠 형식 팀 모든 사용 설명서 같은 의견 및 승인 프로세스는 따르므로 확신할 수 있도록 고유한 워크플로 포함 되어 있습니다. 하 고 제품 사양 다른 콘텐츠 형식에 포함 되므로, 해당 문서 수 다른 프로세스를 따르도록 다른 메타 데이터를 필요로 하는 열이 포함 됩니다.

문서 속성 관리

탐색 또는 메타 데이터 (문서 속성) 파일 저장에 대 한 검색 하 여 사람들이 웹 사이트 또는 문서 관리 시스템에 저장 된 정보를 찾을 수 있는 기본 방법 중 하나입니다. 그러나 주로 조직에서 직원이 추가 하거나 저장할 수 때 파일에 대 한 문서 속성 업데이트 시간을 수행 하지 마십시오.

프로그램 및 2007 Microsoft Office system 에서 사용할 수 있는 서버 만들어 문서에 대 한 메타 데이터를 업데이트 하는 사람 수 있도록 합니다. Word, Excel 또는 PowerPoint 같은 2007 Office 릴리스 데스크톱 프로그램에서 Office SharePoint Server 2007 사이트에 저장 된 문서를 편집 하거나 열면 파일의 위쪽에 표시 되는 문서 정보 창에서 해당 문서에 대 한 서버 속성을 편집할 수 있습니다. 사용자 지정 열을 해당 문서에 대 한 콘텐츠 형식 또는 해당 문서가 저장 된 라이브러리에 추가 되 면이 열 값 문서 정보 창에서 필드 속성으로 표시 됩니다. 통합 하 여 경험을 2007 Office 릴리스 의 프로그램 편집 내용으로 문서 속성 편집 환경을 손쉽게 조직에서 해당 콘텐츠에 대 한 메타 데이터 품질을 개선할 수 있습니다.

문서 정보 창

또한 조직 특정 콘텐츠 형식에 다음 추가할 수 있는 사용자 지정된 문서 정보 창을 만드는 데 Microsoft Office InfoPath 2007 를 사용할 수 있습니다.

문서 보호

Office SharePoint Server 2007 조직 무단 액세스에서 SharePoint 사이트에 저장 하거나 사용 하는 문서를 보호할 수 있는 몇 가지 방법을 제공 합니다. 조직 전체 문서 집합을 보호 하는 전체 문서 라이브러리에 정보 권한 관리 (IRM)을 적용할 수 있습니다. IRM을 사용 하면 사용자가 SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 다운로드 한 파일에서 수행할 수 있는 작업을 제한할 수 있습니다. IRM은 다운로드 한 파일을 암호화 하 고 사용자와이 파일 읽기가 허용 되는 프로그램의 집합을 제한 합니다. IRM를 파일의 복사본을 인쇄 하거나 해당 텍스트를 복사 같은 작업을 가지도록 수 없는 파일을 읽을 수 있는 사용자의 권한을 제한할 수도 있습니다. IRM 따라서 컨트롤 및 기밀 또는 독점 정보의 보급을 관리 하는 회사 정책을 적용 하 여 조직을 수 있습니다.

또한 Office SharePoint Server 2007 밖의 방법으로 파일을 보호할 수 있습니다. 사용자의 초안 진행 중인 문서를 읽는 하지 못하도록 하려는 경우 문서 라이브러리 주 버전과 부 버전 관리 설정 한 다음 사용자의 어떤 그룹 부 버전 (초안)를 읽을 수를 지정 수 있습니다. 임시 보관 함은 주요으로 아직 승인 되지 않은 목록 항목 또는 파일의 부 버전입니다. 콘텐츠 승인이 필요 하도록 해당 라이브러리를 설정한 경우 다음 임시 보관 함 게시 되지 않은 주 버전으로 주요 초안으로 게시에 대 한 문서 승인 적절 한 권한을 가진 다른 사용자가 될 때까지 합니다.

문서를 보호할 수 있는 또 다른 방법은 개별 폴더, 목록 항목 또는 문서에 대 한 사용 권한을 구성 하 여입니다. 액세스를 제한 하려면 문서 라이브러리에서 파일을 하나 또는 두 개의 있는 경우를 보거나 편집할 수 있는 권한이 있는 사용자를 변경 하려면 이러한 개별 항목에 대 한 사용 권한을 편집할 수 있습니다.

워크플로 사용 하 여 문서와 관련 된 프로세스 관리

공통 문서 관련 비즈니스 프로세스를 지원 하기 위해 Office SharePoint Server 2007 조직 문서 검토, 승인 및 서명 수집 등의 작업을 관리 하는 데 사용할 수 있는 기본 제공 워크플로 제공 합니다. 워크플로가 자동된으로 작업 또는 비즈니스 프로세스 관련 된 작업의 순서를 통해 항목 또는 문서 이동으로 정의 됩니다. 워크플로 조직이 있기 때문에 자동으로 추적이 프로세스에 관련 된 휴먼 작업 관리 문서 관련 비즈니스 프로세스를 보다 효율적으로 관리 합니다.

예를 들어 Adventure Works의 기술 설명서 팀은 의견 수집 워크플로 광범위 하 게 사용 합니다. 검토자에 게 전자 메일을 보내는 대신 작성기 Office Word 2007 에서 현재 문서 오른쪽에 워크플로 시작할 수 있습니다. 워크플로 처리 검토자에 게 알림 메시지 보내기, 고객을 위해 작업 만들기 및 해당 작업의 상태 추적을 포함 하 여 프로세스를 관리 합니다. 검토자가 Word 2007 또는 Microsoft Office Outlook 2007 에서 자신의 작업을 수행할 수 있습니다.

또한 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 또는 Microsoft Visual Studio 2005 확장명에 대 한 Windows Workflow Foundation를 사용 하 여 조직 개발할 수 하는 조직에 고유한 비즈니스 프로세스를 관리 하는 사용자 지정 워크플로 배포 합니다.

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