문서 관리 소개

문서 관리는 콘텐츠를 만들고 조직 내에서 공유하는 작업을 포함하여 진행 중인 작업을 지원하도록 문서의 저장 및 구성에 중점을 둡니다. 공식적인 문서 관리 시스템이 제대로 갖추어지지 않은 조직에서는 여러 파일 공유 및 개별 하드 디스크 드라이브에 분산되어 관리되지 않는 방식으로 콘텐츠가 생성되고 저장되는 경우가 많습니다. 이러한 경우에는 직원들이 콘텐츠를 효과적으로 찾고, 공유하고, 공동 작업을 수행하기 힘들 뿐만 아니라 조직에서 콘텐츠에 들어 있는 중요한 비즈니스 정보 및 데이터를 사용하기도 어렵습니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007에서는 다음을 수행할 수 있는 다양한 문서 관리 기능을 제공하여 조직의 문서 관리 요구 사항을 지원합니다.

  • 문서 저장, 구성 및 검색

  • 문서의 일관성 유지

  • 문서의 메타데이터 관리

  • 문서가 무단으로 액세스되거나 사용되지 않도록 보호

  • 문서 처리 방법에 대한 일관성 있는 비즈니스 프로세스(워크플로)

참고: 이 문서에서는 자전거, 자전거 부품 및 기타 장비를 제조하는 가상 회사인 Adventure Works에서 만든 예제 SharePoint 사이트를 참조합니다.

예를 들어 사용 설명서 및 제품 사양 시트와 같은 고객용 발행물을 제작하는 Adventure Works 기술 문서 팀에서는 Office SharePoint Server 2007의 많은 문서 관리 기능을 사용합니다. 이 팀에서 만든 모든 콘텐츠는 문서 센터 사이트 서식 파일에서 만든 사이트에 저장됩니다. 팀 구성원은 문서 센터 사이트에서 주 버전 및 부 버전을 사용하여 문서 개발 내역을 확인하고, 체크 아웃을 통해 팀 구성원들이 서로의 작업을 실수로 덮어쓰지 않도록 합니다.

문서 센터 사이트에 문서 저장 및 구성

Office SharePoint Server 2007에 포함된 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용하여 대량의 문서를 작성, 사용 및 저장하는 데 최적화된 사이트를 만들 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일에서 만든 사이트에는 필수 체크 아웃 및 문서의 주 버전/부 버전 관리와 같은 전문화된 문서 관리 기능이 있으며, 이러한 기능은 기본적으로 설정됩니다. 체크 아웃을 요청하면 지정된 시간에 한 명의 사용자만 파일을 변경할 수 있기 때문에 변경 내용의 충돌과 혼동을 방지할 수 있습니다. 또한 버전 관리를 사용하면 문서에 대한 변경 내용을 추적할 수 있으므로 수정한 콘텐츠를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 버전 관리는 여러 사람이 프로젝트에 참여하거나 여러 개발 및 검토 단계에서 정보가 사용되는 경우에 특히 유용합니다.

콘텐츠 형식을 사용하여 일관성 있게 문서 관리

콘텐츠 형식은 특정 콘텐츠 형식에 대해 공유되는 동작을 설명하는 재사용 가능한 설정 그룹입니다. 콘텐츠 형식을 사용하면 조직에서 사이트 모음 전체에 일관성 있는 방식으로 콘텐츠를 구성, 관리 및 처리할 수 있습니다. 특정 유형의 문서나 정보 제품에 콘텐츠 형식을 정의하면 조직에서 이러한 유형의 문서를 일관성 있는 방식으로 관리할 수 있습니다.

예를 들어 Adventure Works 기술 문서 부서에서는 "사용 설명서"와 "제품 사양"이라는 두 가지 콘텐츠 형식을 만들었습니다. 팀 구성원이 문서 센터로 이동하여 새 문서를 만들 때 문서 라이브러리의 새로 만들기 단추에 각 콘텐츠 형식이 옵션으로 나타납니다. 각 콘텐츠 형식은 모든 사용 설명서 및 제품 사양에서 공통된 형식을 공유하도록 고유의 서식 파일을 지정하며, 각 사용 설명서가 적용되는 제품 모델에 대한 메타데이터 등이 설명서에 포함되도록 고유의 사용자 지정 열을 지정합니다. 또한 각 콘텐츠 형식은 모든 사용 설명서가 동일한 의견 및 승인 프로세스를 따를 수 있도록 고유의 워크플로를 포함하고 있습니다. 제품 사양은 다른 콘텐츠 형식에 포함되기 때문에 이러한 문서는 다른 프로세스를 따르고 다른 메타데이터를 수집하는 열이 지정될 수 있습니다.

문서 속성 관리

웹 사이트 또는 문서 관리 시스템에 저장된 정보를 찾는 방법 중에는 파일과 함께 저장된 메타데이터(문서 속성)를 찾아보거나 검색하는 방법이 있습니다. 하지만 조직의 직원들은 파일을 저장할 때 파일에 대한 문서 속성을 추가하거나 업데이트하지 않는 경향이 많습니다.

2007 Microsoft Office system에서 사용할 수 있는 프로그램 및 서버를 통해 문서에 대한 메타데이터를 만들고 업데이트할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007 사이트에 저장된 문서를 Word, Excel, PowerPoint 등의 2007 Office 릴리스 데스크톱 프로그램에서 열거나 편집할 때 파일의 맨 위에 표시되는 문서 정보 창에서 해당 문서에 대한 서버 속성을 편집할 수 있습니다. 문서 또는 해당 문서가 저장된 라이브러리의 콘텐츠 형식에 사용자 지정 열이 추가되어 있는 경우에는 문서 정보 창에 속성 필드로 이러한 열 값이 표시됩니다. 문서 속성 편집 환경을 콘텐츠 편집 환경과 통합하면 2007 Office 릴리스 프로그램을 사용하여 콘텐츠에 대한 메타데이터의 품질을 쉽게 향상시킬 수 있습니다.

문서 정보 창

또한 조직에서는 Microsoft Office InfoPath 2007을 사용하여 사용자 지정 문서 정보 창을 만든 다음 특정 콘텐츠 형식에 추가할 수 있습니다.

문서 보호

Office SharePoint Server 2007을 사용하면 SharePoint 사이트에 저장된 문서의 무단 액세스 또는 사용을 방지할 수 있습니다. 조직에서는 전체 문서 라이브러리에 IRM(정보 권한 관리)을 적용하여 전체 문서 집합을 보호할 수 있습니다. IRM을 사용하면 사용자가 SharePoint 목록이나 라이브러리에서 다운로드한 파일에서 실행할 작업을 제한할 수 있습니다. IRM은 다운로드한 파일을 암호화하고 이러한 파일의 암호화를 해독할 수 있는 사용자 및 프로그램 집합을 제한합니다. IRM은 파일을 읽을 수 있는 사용자의 권한을 제한하여 파일의 복사본을 인쇄하거나 파일에서 텍스트를 복사하는 등의 작업을 실행할 수 없도록 할 수도 있습니다. 따라서 IRM을 사용하면 조직에서 중요한 정보나 저작권 관련 정보의 관리 및 보급을 관리하는 기업 정책을 적용할 수 있습니다.

Office SharePoint Server 2007을 사용하여 다른 방법으로 파일을 보호할 수도 있습니다. 진행 중인 문서의 초안을 보지 못하도록 하려는 경우 주 버전 및 부 버전 관리를 사용하여 문서 라이브러리를 설정한 다음 부 버전(초안)을 읽을 수 있는 사용자 그룹을 지정할 수 있습니다. 초안은 주 버전으로 아직 승인되지 않은 파일 또는 목록 항목의 부 버전입니다. 콘텐츠 승인을 요구하도록 라이브러리를 설정하면 해당 권한을 가진 사람이 문서를 주 버전으로 게시하도록 승인하기 전까지 초안이 주 버전으로 게시되지 않습니다.

한편, 개별 폴더, 목록 항목 또는 문서에 대한 사용 권한을 구성하여 문서를 보호할 수 있습니다. 문서 라이브러리에 액세스를 제한하려는 파일이 한두 개밖에 없는 경우 개별 항목에 대한 사용 권한을 편집하여 보거나 편집할 권한을 가진 사용자를 변경할 수 있습니다.

워크플로를 사용하여 문서 관련 프로세스 관리

일반적인 문서 관련 비즈니스 프로세스를 지원하기 위해 Office SharePoint Server 2007에서는 문서 검토, 승인 및 서명 수집과 같은 작업을 관리하는 데 사용할 수 있는 워크플로를 기본적으로 제공합니다. 워크플로란 문서나 항목이 비즈니스 프로세스와 관련된 특정 동작 또는 작업 순서를 따라 자동으로 이동하는 것을 의미합니다. 워크플로는 문서 관련 비즈니스 프로세스에 참가한 사람의 작업을 자동으로 추적하고 관리하기 때문에 워크플로를 사용하면 이러한 프로세스를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

예를 들어 Adventure Works 기술 문서 팀에서는 의견 수집 워크플로를 광범위하게 사용합니다. 작성자는 검토자에게 전자 메일을 보내는 대신 Office Word 2007에서 바로 현재 문서에 대한 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로는 검토자에게 알림 메시지를 보내고, 검토자의 작업을 만들고, 이들의 작업 상태를 추적하는 등의 프로세스를 관리합니다. 검토자는 Word 2007 또는 Microsoft Office Outlook 2007에서 작업을 완료할 수 있습니다.

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 또는 Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation을 사용하면 조직에 고유한 비즈니스 프로세스를 관리하는 사용자 지정 워크플로를 개발하고 배포할 수 있습니다.

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