메일 병합 규칙 설정

메일 병합 규칙에 대해 알아보고 각 규칙을 조직에서 어떻게 사용할 수 있는지 살펴봅니다. 모든 고객에게 보낼 편지 또는 전자 메일을 작성할 때 데이터 원본의 특정 필드에 있는 값에 따라 다른 내용의 편지를 작성하려는 경우 규칙을 설정할 수 있습니다.

예를 들어 전 세계 다른 지역 세 곳에서 예정된 이벤트에 대한 편지를 작성했다고 가정합니다. Word의 우편물 탭에 있는 메일 병합 시작을 사용하여 편지를 작성했지만 문서를 검토한 후 내용이 반복될 뿐만 아니라 이벤트의 위치에 따라 일부 내용을 변경해야 한다는 점을 발견했습니다. 이런 경우 필드 쓰기 및 삽입 그룹의 규칙을 사용하여 다양한 조건을 포함할 수 있습니다.

규칙 사용

메일 병합 문서에 규칙을 추가하면 워크플로 프로세스를 보다 효율적으로 만들고 유연성을 제공할 수 있습니다. 규칙을 사용하면 여러 문서를 생성할 필요가 없으며 내용을 설정하여 빠르게 변경할 수 있습니다.

메일 병합을 설정하는 동안 규칙을 추가할 수 있습니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 규칙을 선택합니다.

    Word의 우편물 탭에 있는 필드 쓰기 및 삽입 그룹

  2. 사용 가능한 규칙을 선택합니다.

    Word의 우편물 탭에 있는 쓰기 및 삽입 그룹에서 액세스되는 필드의 규칙 드롭다운 목록

메일 병합 프로세스를 시작한 다음에야 규칙에 액세스할 수 있습니다. 선택한 규칙에 대한 대화 상자에서 필드 설정 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 ? 아이콘을 선택하세요. Word 도움말에서 필드 이름을 검색할 수도 있습니다.

팁: 필드 코드 표시 및 숨기기를 전환하려면 Alt+F9를 누릅니다.

필드

설명

예제 및 방법

Ask

문서의 여러 위치에서 동일한 정보에 대한 요청을 반복하는 데 사용합니다. 제시어에 대한 응답은 병합된 문서에 나타납니다.

Word 필드 삽입: Ask 대화 상자에 한 번 표시 확인란이 있습니다. 최종 메일 병합을 시작할 때만 제시어가 나타나도록 하려면 확인란을 선택합니다. 그렇지 않고 레코드마다 제시어가 나타나도록 하려면 확인란의 선택을 취소(기본 설정)합니다.

자세한 내용은 Ask 필드를 참조하세요.

조직에서 제조한 제품을 수년 간 판매한 직원을 위해 은퇴 기념 파티를 계획하고 있습니다. 전자 메일 메시지를 통해 조직 내부 및 외부 사람들에게 참석 여부를 묻는 초대를 보내려고 합니다.

Word 필드 삽입: Ask 대화 상자의 책갈피 상자에 초대를 입력합니다.

제시어 상자에 은퇴 기념 파티 참석 여부를 알려주세요.를 입력합니다.

기본 책갈피 텍스트 상자에 를 입력합니다.

완료되면 확인을 선택합니다.

Fill-in

질문을 하려는 경우 Fill-in 필드를 사용합니다. Fill-in 필드는 Ask 필드와 유사하며, 한 문서에 여러 번 표시할 수 있습니다.

Word 필드 삽입: Fill-in 대화 상자에 한 번 표시 확인란이 있습니다. 병합하려는 모든 레코드에 응답을 적용하려면 확인란을 선택합니다. 그렇지 않고 레코드마다 확인하는 메시지를 표시하려면 확인란의 선택을 취소(기본 설정)합니다.

자세한 내용은 Fill-in 필드를 참조하세요.

조직에서 건강 평가 이벤트를 후원하고 있습니다. 각 직원에게 기밀 등록 양식을 전송해야 합니다. 이 양식에서는 나이, 키, 몸무게 등 필요한 정보를 제공하도록 요청합니다.

Word 필드 삽입: Fill-in 대화 상자에서 제시어 상자에 나이를 입력하세요.를 입력합니다.

완료되면 확인을 선택합니다.

If Then Else

충족해야 하는 조건을 정의하는 데 사용합니다. 정의된 조건을 충족하면 특정 정보가 제공됩니다. 그러나 정의된 조건을 충족하지 못하면 다른 정보가 제공합니다.

자세한 내용은 If 필드를 참조하세요.

자선 단체의 대규모 회원 데이터베이스를 유지 관리하고 있습니다. 예정된 기금 모금 행사와 관련하여 회원들에게 지역에 따라 다른 알림을 보내려고 합니다.

Word 필드 삽입: IF 대화 상자의 필드 이름 드롭다운 목록에서 데이터 원본의 위치 열 이름(일반적으로 Excel 스프레드시트)을 선택합니다.

비교 드롭다운 목록에서 =을 선택합니다.

비교값 상자에 남미를 입력합니다. 그런 다음 조건을 만족할 경우 삽입할 텍스트 상자에 비교를 만족할 경우 삽입할 콘텐츠를 입력합니다. 비교를 만족하지 않을 경우 조건을 만족하지 않을 경우 삽입할 텍스트 상자에 제공한 콘텐츠가 추가됩니다.

완료되면 확인을 선택합니다.

Merge Record #

병합된 문서에 포함할 데이터 원본의 실제 레코드 번호를 캡처하는 데 사용합니다. 번호는 병합 전에 데이터 원본에 적용할 정렬 또는 필터링을 반영합니다.

자세한 내용은 MergeRec 필드를 참조하세요.

인쇄 날짜 필드 옆에 있는 MergeRec 필드를 사용하여 고유한 송장 번호를 만듭니다.

우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 규칙를 선택한 다음 Merge Record #을 선택합니다.

Merge Sequence #

병합된 문서에 레코드 수를 표시하려는 경우 사용합니다.

자세한 내용은 MergeSeq 필드를 참조하세요.

여러 편지를 병합했으며 여러 양식 편지에서 마지막 레코드는 전체 편지의 개수를 나타냅니다. 이 필드를 사용하면 전체 우표값을 계산할 수 있습니다.

우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 규칙를 선택한 다음Merge Sequence #을 선택합니다.

Next Record

새 문서를 시작하지 않고 현재 문서에 다음 데이터 레코드를 삽입하는 데 사용합니다.

자세한 내용은 Next 필드를 참조하세요.

우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 규칙를 선택한 다음 Next Record를 선택합니다.

Next Record If

두 값을 비교하는 데 사용합니다. 데이터 필드의 내용과 값의 일치 여부에 따라 다음 레코드를 현재 문서로 병합할지 새 문서로 병합할지가 결정됩니다.

자세한 내용은 NextIf 필드를 참조하세요.

우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 규칙를 선택한 다음 Next Record If를 선택합니다.

필드 이름 목록에서 구/군/시 등 병합 필드 이름을 선택합니다.

비교 목록에서 원하는 연산자를 선택합니다. 예를 들어 특정 지역에서 받는 사람을 선택하려면 =을 선택합니다.

비교값 상자에 사용하려는 을 입력합니다. 예를 들어 서울에서 받는 사람을 선택하려면 서울을 입력합니다.

Set Bookmark

책갈피 이름을 특정 값에 연결하는 데 사용합니다. 책갈피는 문서의 여러 위치에 배치할 수 있습니다. 문서에서 책갈피를 삽입하는 위치에 관계없이 해당 책갈피에 연결된 값이 나타납니다.

자세한 내용은 Set 필드를 참조하세요.

조직에서 특정 영역에서 수행될 환경 작업을 요약하여 공개 발표를 준비하고 있습니다. 프로젝트 관리자가 프로젝트 예비 제목을 사용하고 있지만 변경될 수 있다고 합니다. 이때 가장 좋은 방법은 책갈피를 추가하는 것입니다. 그러면 제목이 변경될 경우 제목에 대한 모든 참조가 아니라 책갈피만 변경하면 됩니다.

Word 필드 삽입: Set 대화 상자의 책갈피 상자에 프로젝트 이름을 입력합니다.

블록에 큰 개구리 구멍 복원을 입력합니다.

완료되면 확인을 선택합니다.

Skip Record If

데이터 필드의 내용을 값과 비교한 다음 비교 결과가 true일 경우 현재 데이터 레코드 포함을 건너뛰는 데 사용합니다.

자세한 내용은 SkipIf 필드를 참조하세요.

의류 매장을 소유하고 있는데 가장 인기 있는 사이즈가 아니라 특정 티셔츠의 재고가 너무 많습니다. 따라서 세일 전단을 발송할 때 특정 사이즈를 입는 고객을 제외하려고 합니다.

Word 필드 삽입: Skip Record If 대화 상자의 필드 이름 드롭다운 목록에서 데이터 원본의 크기 열 이름(일반적으로 Excel 스프레드시트)을 선택합니다.

비교 드롭다운 목록에서 =을 선택합니다.

비교값 상자에 XL을 입력합니다. 완료되면 확인을 선택합니다. XL 티셔츠를 입는 고객은 세일 전단을 받을 수 없습니다.

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