메일 병합을 사용하여 대량 전자 메일 메시지 보내기

메일 병합을 사용하여 대량 전자 메일 메시지 보내기

받는 사람별로 개인 설정해서 전자 메일을 통해 여러 사람에게 보낼 메시지가 있는 경우 편지 병합을 사용합니다. 서식이 동일하게 적용되고 같은 텍스트와 그래픽을 사용하는 개인 설정된 전자 메일 메시지의 일괄 작업을 만들 수 있습니다. 전자 메일 메시지의 특정 섹션만 달라지고 개인 설정됩니다. 사용자 그룹에 하나의 메시지를 브로드캐스트하는 것과 달리 편지 병합을 사용하면 메시지의 받는 사람이 각각 유일한 받는 사람이 됩니다.

주 문서, 그리고 편지 또는 전자 메일 메시지, 봉투 또는 라벨의 모음을 생성하는 메일 그룹인 메일 병합 프로세스의 세 개의 파일.

편지 병합 프로세스를 사용하여 전자 메일 메시지를 만드는 작업에는 세 가지 문서가 사용됩니다.

  • 주 문서
    이 문서는 전자 메일 메시지로, 병합된 문서의 각 버전에 대해 똑같은 텍스트와 그래픽(예: 로고 또는 이미지)을 포함합니다.

  • 메일 그룹
    이 문서는 편지의 정보를 채우는 데 사용되는 데이터를 포함합니다. 예를 들어 메일 그룹에는 이름이 포함되고 주 문서는 목록에 있는 이름에게 전달되는 전자 메일 메시지입니다.

  • 병합 문서
    이 문서는 주 문서와 메일 그룹의 조합입니다. 편지 병합은 메일 그룹에서 정보를 가져와서 주 문서에 삽입하므로 메일 그룹에 있는 개인별로 개인 설정된 병합 문서가 생성됩니다.

1단계: 주 문서 준비

시작하기 전에 Word에서 모든 사용자에게 보낼 전자 메일 메시지의 본문을 입력합니다. 예를 들어 예정된 이벤트에 대해 알릴 경우 이벤트의 이름, 날짜, 시간 및 장소를 포함합니다. 해당 이벤트 세부 정보는 모든 사용자가 알아야 합니다.

  • 우편물 탭의 메일 병합 시작 그룹에서 메일 병합 시작 > 전자 메일 메시지를 선택합니다.

    편지 병합 시작 명령과 실행할 병합 유형의 사용 가능한 옵션 목록이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

2단계: 메일 그룹 설정

전자 메일을 보내려면 Outlook 또는 Gmail 같은 MAPI 호환 전자 메일 프로그램을 설치해야 합니다. Outlook MAPI를 사용 중인 경우 Word 및 Outlook의 버전이 같은지 확인합니다.

메일 그룹은 데이터 원본으로, Outlook 연락처 디렉터리, Access 데이터베이스 또는 Office 주소 목록일 수 있습니다. 또한 Word에서 전자 메일 메시지를 작성하기 위해 정보를 가져오는 데 사용할 레코드를 포함합니다.


3단계: 전자 메일 메시지에 메일 그룹 링크

이제 데이터 원본(주소 목록)에서 받는 사람을 선택합니다. 데이터 원본에 전자 메일 주소 열이 있고 전자 메일을 보낼 각 사용자의 전자 메일 주소가 있는지 확인합니다.

  1. 우편물 탭의 메일 병합 시작 그룹에서 받는 사람 선택을 선택하고 옵션을 선택합니다.

  2. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 메일 그룹이 없다면 새 목록 입력을 선택하고 메일 그룹을 만듭니다.

      또는

    • 메일 그룹이 Excel 스프레드시트, Access 데이터베이스 또는 다른 형식의 데이터 파일에 있으면 기존 목록 사용을 선택합니다. 그런 다음 목록으로 이동하고 열기를 선택합니다.

      또는

    • Outlook 연락처를 사용하고 있으면 Outlook 연락처에서 선택을 선택합니다.

  3. 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택합니다.

  4. 파일 이름 상자에 파일 이름을 입력하고 저장을 선택합니다.


메일 그룹 편집

목록의 모든 사용자에게 전자 메일 메시지를 보낼 경우 4단계: 전자 메일 메시지에 개인 설정된 콘텐츠 추가로 이동합니다. 범위를 좁힐 수 있는 목록의 특정 사용자에게만 전자 메일을 보내려면 메일 그룹 편집의 단계를 사용합니다.

  1. 받는 사람 목록 편집을 선택합니다.

    받는 사람 목록 편집 명령이 강조 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  2. 전자 메일 메시지를 받을 사용자의 이름을 확인합니다.

    확인란을 선택하여 행 선택

목록을 정렬하거나 필터링하면 이름과 주소를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

4단계: 전자 메일 메시지에 개인 설정된 콘텐츠 추가

사용자 이름과 주소를 추가하여 각 전자 메일 메시지를 개인 설정합니다. 이러한 세부 정보를 추가하려면 주 문서에 병합 필드를 삽입하는 것이 좋습니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.

    주소 블록 삽입 병합 필드

  2. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 전자 메일에 표시할 받는 사람 이름의 서식을 선택합니다.

    주소 블록 옵션

  3. 확인을 선택하여 병합 필드를 삽입합니다.

  4. 쓰기 및 삽입 그룹에서 인사말을 선택합니다.

    인사말 명령이 강조 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  5. 인사말 삽입 대화 상자에서 사용할 서식을 선택합니다.

  6. 확인을 선택하여 병합 필드를 삽입합니다.

  7. 파일 > 저장을 선택하여 전자 메일을 유지합니다.

    참고: 필드를 삽입한 후 수동으로 전자 메일의 서식을 지정해야 합니다.

데이터 원본의 다른 필드를 전자 메일 메시지에 추가할 수도 있습니다. 자세한 내용은 편지 병합 필드 삽입을 참조하세요.

병합 필드 이름 확인

Word가 메일 그룹에서 이름과 주소를 찾는지 확인합니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 필드 연결을 선택합니다.

    팁: 병합 필드는 주 문서에 주소 블록을 추가하는 데 사용한 주소 블록 삽입 대화 상자에서 열 수도 있습니다.

  2. 필드 연결 대화 상자에서 목록에 표시되는 레코드 필드가 메일 그룹 데이터 원본의 레코드에 대한 열 제목 이름과 일치하는지 확인합니다.

    필드 연결 대화 상자

    참고: 대화 상자에는 두 개의 열이 있습니다. 예를 들어 왼쪽 열은 비즈니스 레코드의 일반 이름 목록입니다. 오른쪽 열은 데이터 원본 파일의 열 제목에 매핑되는 일반 이름에 대한 필드 이름입니다.

  3. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 표시된 필드 이름이 메일 그룹 데이터 원본의 레코드에 사용한 열 제목과 일치할 경우 아무 작업도 하지 않습니다.

      또는

    • 데이터 원본의 열 제목과 일치할 것으로 예상한 필드 이름에 (일치하지 않음)이 표시되면 드롭다운 화살표를 선택하고 메일 그룹 데이터 원본의 필드 이름을 선택합니다. 필요한 경우 반복합니다.

  4. 확인을 선택합니다.


편지 병합 필드 서식 지정

병합된 콘텐츠의 글꼴, 크기 또는 간격을 변경하려면 병합 필드 이름을 선택하고 원하는 대로 변경합니다.

  1. 우편물 탭의 결과 미리 보기 그룹에서 결과 미리 보기를 선택하여 병합된 결과에서 편지의 편지 병합 필드로 다시 전환합니다.

    Word 우편물 탭의 결과 미리 보기 그룹.

  2. 병합 필드 이름을 선택합니다.

    선택된 주소 블록 필드

  3. 탭에서 사용할 글꼴과 글꼴 크기를 선택합니다.

    Word 홈 탭의 글꼴 그룹에서 글꼴과 글꼴 크기를 선택합니다.

  4. 페이지 레이아웃 탭(Word 2013) 또는 레이아웃 탭(Word 2016)에서 원하는 단락 간격을 선택합니다.

    Word 레이아웃 탭의 단락 그룹에서 간격을 설정합니다.

    참고: Word에서는 주소 블록의 각 줄을 단락으로 처리하므로 줄 간격을 줄이는 것이 좋습니다.

5단계: 미리 보기 및 완료

주 문서에 병합 필드를 추가한 후 병합 결과를 미리 볼 수 있습니다. 미리 보기에 만족하면 병합을 완료합니다.

  1. 결과 미리 보기를 선택하고 다음 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 다음 레코드 단추 또는 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택하여 편지 본문의 이름과 주소가 올바르게 표시되는지 확인합니다.

    결과 미리 보기 그룹이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

    팁:  목록의 시작 부분으로 이동하려면 첫 번째 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 첫 번째 레코드 단추 레코드 단추를 선택하고, 목록의 끝부분으로 이동하려면 마지막 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 마지막 레코드 단추 레코드 단추를 선택합니다.

  2. 완료 및 병합 > 전자 메일 메시지 보내기를 선택합니다.

    완료 및 병합 명령과 해당 옵션이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  3. 받는 사람 상자의 목록에서 전자 메일 주소 열 이름을 선택합니다.

    참고: Word는 개별 메시지를 각 전자 메일 주소에 보냅니다. 다른 받는 사람을 참조 또는 숨은 참조로 추가할 수 없고 전자 메일에 첨부 파일을 추가할 수 없습니다.

  4. 제목 줄 상자에 메시지의 제목 줄을 입력합니다.

  5. 메일 형식 상자에서 HTML(기본 설정) 또는 일반 텍스트를 선택하여 문서를 전자 메일 메시지의 본문으로 보냅니다.

    중요: 전자 메일 메시지를 일반 텍스트로 보내면 주 문서에 텍스트 서식이나 그래픽이 포함되지 않습니다.

  6. 레코드 보내기에서 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 기본 설정을 그대로 사용하여 모든 레코드를 병합하고 보냅니다.

      또는

    • 현재 레코드를 선택하면 화면에서 볼 수 있는 레코드만 메시지로 전송됩니다.

      또는

    • 마지막 옵션을 선택하고 시작 상자에 병합을 시작할 레코드 번호를 입력하고 상자에 병합을 종료할 레코드 번호를 입력합니다.

      참고: 시작-끝 범위에서 제외된 레코드 번호를 가진 사용자에게는 전자 메일이 전송되지 않습니다.

  7. 확인을 선택하여 메일 병합을 실행합니다.

6단계: 개인 설정된 메시지 저장

다른 편지 병합에 사용하려는 경우에는 전자 메일 메시지를 저장합니다.

주 문서를 저장하면 선택한 데이터 원본에 대한 연결도 저장됩니다. 다음에 주 문서를 열 때 Word에서는 데이터 원본에 대한 연결을 유지할지 선택하는 메시지를 표시합니다.

  • 를 선택하면 첫 번째 레코드와 병합된 정보를 표시하는 문서가 열립니다.

  • 아니요를 선택하면 주 문서와 데이터 원본 사이의 연결이 끊어집니다. 전자 메일의 주 문서가 표준 Word 문서가 됩니다.

참고 항목

받는 사람별로 개인 설정해서 전자 메일을 통해 여러 사람에게 보낼 편지가 있는 경우 메일 병합을 사용합니다. 서식이 동일하게 적용되고 같은 텍스트를 사용하는 개인 설정된 전자 메일 메시지의 일괄 작업을 만들 수 있습니다. 전자 메일 메시지의 특정 섹션만 달라지고 개인 설정됩니다. 사용자 그룹에 하나의 메시지를 브로드캐스트하는 것과 달리 메일 병합을 사용하면 메시지의 받는 사람이 각각 유일한 받는 사람이 됩니다.

편지 병합 프로세스를 사용하여 전자 메일 메시지를 만드는 작업에는 다음과 같이 세 가지 파일이 사용됩니다.

  • 주 문서
    이 문서는 전자 메일 메시지로, 병합된 문서의 각 버전에 대해 똑같은 텍스트를 포함합니다.

  • 메일 그룹
    메일 그룹은 데이터 원본으로서 Excel 스프레드시트인 경우가 많으며, 전자 메일 메시지의 정보를 채우는 데 사용됩니다. 예를 들어 메일 그룹에는 이름이 포함되고, 주 문서는 목록에 있는 연락처로 전달되는 전자 메일입니다.

  • 병합 문서
    이 문서는 주 문서와 메일 그룹의 조합입니다. 편지 병합은 메일 그룹에서 정보를 가져와서 주 문서에 삽입하므로 메일 그룹에 있는 개인별로 개인 설정된 병합 문서가 생성됩니다.

메일 병합 프로세스의 첫 번째 단계는 주 문서를 만드는 것입니다.

  1. 편지 탭에서 편지 병합 시작 > 전자 메일 메시지를 선택합니다.

    메일 병합 전자 메일

  2. Word에서 모든 사용자에게 보낼 전자 메일 메시지를 입력합니다.

Excel 스프레드시트의 첫 번째 행은 머리글 레코드입니다. 행의 각 열에는 정보 범주를 나타내는 레이블 이름이 있습니다. 예를 들어 열 레이블은 전자 메일 주소, 이름, 나머지 주소, 구/군/시, 시/도, 우편 번호일 수 있습니다. 각 후속 행에는 각 받는 사람에 대한 단일 데이터 레코드가 포함됩니다. 목록에는 빈 행이나 열이 없어야 합니다.

팁: Outlook 주소록의 Excel 스프레드시트를 만들려면 탭으로 분리된 파일(.txt)로 연락처를 내보낸 다음, Excel에서 .txt 파일을 엽니다. 자세한 내용은 Outlook 항목 내보내기 또는 수동으로 보관을 참조하세요.

  1. Excel 스프레드시트의 첫 번째 행에 받는 사람의 열 레이블을 입력합니다. 예를 들어 첫 번째 열에 전자 메일 주소를 입력하고, 두 번째 열에 이름을 입력하고, 세 번째 열에는 을 입력합니다.

    중요: 첫 번째 열에 각 받는 사람의 전자 메일 주소가 포함되는 것이 좋습니다.

  2. 두 번째 행을 비롯한 아래의 행에 받는 사람의 전자 메일 주소, 이름을 입력합니다.

  3. 파일 메뉴에서 저장을 선택하고 파일 이름을 입력합니다.

    참고: 스프레드시트의 위치를 기억해 두세요. 나중에 메일 병합 문서에 연결하려면 필요합니다.

  4. 스프레드시트를 저장하고 닫습니다.

    참고: 목록을 포함하는 Excel 스프레드시트를 닫지 않거나 메일 병합이 완료되기 전에 스프레드시트를 다시 여는 경우 병합이 완료되지 않습니다.

우편물 탭에서 받는 사람 선택을 선택한 다음 옵션을 선택합니다.

우편물 탭에서 받는 사람 선택이 옵션 목록과 함께 강조 표시됨

옵션

설명

새 목록 만들기

편지 병합을 설정하는 동안 새 주소 목록 시작

기존 목록 사용

Excel 스프레드시트 또는 다른 형식의 데이터 파일을 주소 목록으로 사용

Outlook 연락처에서 선택

주소 목록에 대해 Outlook 연락처에서 직접 이름 선택

Apple 연락처

주소 목록에 대해 Apple 주소록에서 직접 이름 선택

FileMaker Pro

FileMaker Pro 데이터베이스에서 데이터 가져오기

새 목록 만들기

목록 필드 편집 대화 상자에서 Word는 이름, 성 및 주소와 같은 일부 기본 정보에 대한 필드를 자동으로 만듭니다. 새 필드(예: 메시지 필드)를 추가하려는 경우 지금 추가하면 항목을 입력할 때 필드에 입력할 수 있습니다.

  1. 새 필드 이름 아래에 추가할 필드 이름을 입력하고 +(더하기 기호)를 클릭합니다.

    팁: 필드의 순서를 변경하려면 이동할 필드를 선택한 다음, 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 사용하여 필드를 이동합니다.

  2. 모든 필드가 원하는 대로 설정되면 만들기를 선택하여 새 목록을 만듭니다.

기존 목록 사용

  1. 사용하려는 파일로 이동하고 열기를 선택합니다.

  2. 통합 문서 열기 대화 상자에서 사용할 스프레드시트를 선택하고 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 전체 스프레드시트를 사용하려면 셀 범위를 비워 둡니다.

      또는

    • 사용할 데이터의 셀 범위를 입력합니다.

  3. 확인을 선택합니다.

Outlook 연락처에서 선택

  1. 받는 사람 필터링을 선택하여 포함할 받는 사람을 선택합니다.

  2. 쿼리 옵션 대화 상자에서 메일 병합 받는 사람 나열 기준 옆의 전체 레코드를 선택합니다.

  3. 연락처 목록에서 메일 병합에 포함할 연락처를 선택하고 확인을 선택합니다.

Apple 연락처

  1. 받는 사람 필터링을 선택하여 포함할 받는 사람을 선택합니다.

  2. 쿼리 옵션 대화 상자의 Apple 그룹 연락처 아래에서 메일 병합을 포함하려는 그룹을 선택하고 확인을 선택합니다.

FileMaker Pro

  1. 사용하려는 파일로 이동하고 열기를 선택합니다.

  2. 머리글 레코드 구분 기호 대화 상자에서 각 데이터 필드를 구분하는 필드 구분 기호와 각 데이터 레코드를 구분하는 레코드 구분 기호를 선택한 다음, 확인을 선택합니다.

  1. 편지 탭에서 병합 필드 삽입을 선택하고 추가할 필드를 선택합니다.

    우편물 탭에서 병합 필드 삽입이 강조 표시됨

  2. 주 문서에서 이 상자로 필드를 끌거나 텍스트를 입력하세요 상자를 클릭한 다음 텍스트를 클릭하여 제거합니다.

  3. 전자 메일 메시지에 포함하려는 필드를 추가하고 서식을 지정한 다음, 확인을 선택합니다.

  1. 편지 탭에서 결과 미리 보기를 선택하여 전자 메일 메시지 모양을 확인합니다.

    우편물 탭에서 결과 미리 보기가 강조 표시됨

    참고: 편지 탭에서 왼쪽 및 오른쪽 화살표를 사용하여 각 전자 메일 메시지를 스크롤합니다.

  2. 서식을 추가로 변경하기 위해 결과 미리 보기를 다시 선택하면 병합 필드를 추가하거나 제거할 수 있습니다.

  3. 메시지가 원하는 모양으로 표시되면 편지 탭에서 완료 및 병합 > 전자 메일로 병합을 선택합니다.

    팁: 기본 전자 메일 프로그램을 선택하지 않은 경우 전자 메일로 병합을 사용할 수 없습니다.

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