레코드 센터 소개

이 문서에서는 레코드 센터를 사용하여 레코드를 관리하고 저장하는 작업의 개념을 소개합니다. Microsoft SharePoint Server 2010에서 레코드는 시스템 내에서 레코드를 선언한 목록 또는 문서입니다. 이 문서의 정보는 레코드 센터 사이트 서식 파일을 사용할 경우의 이점을 이해하는 데 도움이 됩니다. 레코드 센터를 만들고 사용하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

이 문서의 내용

개요

레코드 센터 사이트 서식 파일의 기능

레코드 센터를 사용하여 레코드를 관리하는 예

레코드 센터 사이트 디자인

레코드 관리 계획

레코드 센터 사이트 구성 개요

개요

레코드 센터는 조직에서 법률 문서 또는 재정 문서와 같은 모든 레코드를 저장하고 관리할 수 있는 중앙 저장소의 역할을 합니다. 레코드 센터는 레코드 수집에서부터 레코드 관리와 레코드 폐기에 이르기까지 전체 레코드 관리 프로세스를 지원합니다. 일반적으로 조직의 레코드 관리 전문가와 IT(정보 기술) 직원이 조직의 파일 계획을 지원하도록 레코드 센터 사이트를 디자인하고 구성합니다.

참고: Microsoft Office SharePoint Server 2010에서는 "현재 위치"에서 레코드를 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 현재 위치 레코드 관리를 사용하면 정보 관리 정책 적용, 회람, 보류 등 레코드 센터에서 사용 가능한 기능을 통해 모든 SharePoint 사이트의 레코드를 관리할 수 있습니다. 현재 위치 레코드 관리에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

Microsoft Office SharePoint Server 2010의 레코드 센터 사이트 서식 파일은 문서의 일반적인 리포지토리 역할을 하고 사이트 사용자 간의 공동 작업을 지원하는 면에서 다른 SharePoint 사이트와 유사합니다. 그러나 레코드 센터 사이트 서식 파일은 조직에서 레코드 관리 및 보존 프로그램을 구현하는 것을 도와주기 위해 특별히 만들어진 미리 구성된 사이트입니다. 레코드를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 도와주는 기본 제공 기능에는 버전 관리, 감사, 메타데이터 관리, eDiscovery, 사용자 지정 가능한 레코드 회람 등이 있습니다.

레코드 센터 사이트

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레코드 센터 사이트 서식 파일의 기능

레코드 센터 사이트 서식 파일은 Microsoft EPM(Enterprise Project Management) 솔루션에서 사용할 수 있는 몇 가지 표준 기능과 전문화된 몇 가지 추가 레코드 관리 기능을 조합한 것으로서, 다음과 같은 기능을 제공합니다.

저장실 기능      레코드 센터에는 저장된 레코드의 무결성을 유지하는 데 유용한 여러 가지 기능이 있습니다.

  • 레코드는 시스템에 의해 자동으로 수정되지 않습니다. 즉 레코드 센터 사이트에 업로드되었다가 나중에 다시 다운로드되는 레코드는 항상 동일합니다.

  • 사이트 관리자는 문서의 변경 내용 버전을 관리하고 특정 유형의 변경을 감사함으로써 레코드의 직접적 무단 변경을 방지하도록 레코드 센터를 구성할 수 있습니다.

  • 레코드 관리자는 레코드 센터를 사용하여 항목의 메타데이터를 레코드의 메타데이터와는 별도로 추가 및 유지 관리할 수 있으므로 원본으로 사용하는 레코드를 수정하지 않고도 레코드 관리 작업과 관련된 정보를 업데이트할 수 있습니다. 메타데이터의 변경 내용 버전도 관리됩니다.

정보 관리 정책 적용    Microsoft Office SharePoint Server 2010에는 레코드 관리에 유용한 여러 가지 정책 기능이 포함되어 있습니다.

  • 감사      이 기능은 파일에 대해 수행되는 이벤트와 작업을 기록합니다. 감사는 레코드 센터의 정보를 보고 액세스하는 사용자를 기록하는 데 유용합니다.

  • 만료      이 기능은 레코드의 보존 기간과 보존 기간이 끝났을 때 수행되는 삭제 또는 문서 폐기 승인 워크플로 시작과 같은 작업을 지정합니다. 레코드의 보존 기간은 대개 레코드 센터에 레코드가 처음 전송될 때 시작됩니다.

  • 바코드      이 기능은 각 레코드에 고유 바코드 이미지와 숫자 값을 제공합니다. 바코드 값은 레코드의 전자 버전과 함께 저장되고 인덱싱됩니다. 바코드는 실제 레코드를 보존하고 추적하는 데 유용합니다. 라이브러리의 레코드에 실제 버전이 있으면 바코드를 통해 실제 버전과 이에 해당하는 전자 버전을 연관시킬 수 있습니다.

프로그래밍 가능한 레코드 수집 인터페이스      레코드 센터에서는 레코드 수집을 쉽게 해 주는 일련의 서비스를 지원합니다. 조직에서는 레코드 센터의 프로그래밍 가능한 인터페이스를 통해 문서 관리와 전자 메일 시스템을 모두 구성하여 레코드 센터 사이트에 파일을 자동으로 전송할 수 있습니다. 콘텐츠는 SOAP(Simple Object Access Protocol)를 사용하여 웹 서비스를 통해 레코드 센터로 전송하거나 SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)를 사용하여 전자 메일을 통해 레코드 센터로 전송할 수 있습니다. 또한 Microsoft SharePoint Designer 2010에서 디자인된 워크플로를 사용하여 레코드 센터로 전송할 수도 있습니다. 레코드 센터로 레코드를 전송하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

레코드 회람      레코드 센터에는 자동으로 전송되든 수동으로 전송되든 관계없이 들어오는 레코드를 해당 레코드 종류에 따라 적절한 위치에 자동으로 라우팅하는 콘텐츠 구성 도우미가 포함되어 있습니다. 레코드 센터에 레코드가 전송될 때 감사 기록 및 메타데이터와 같은 추가 관련 정보가 함께 전송되는 경우가 종종 있습니다. 레코드의 감사 기록은 레코드 센터에 XML 파일로 저장되고 레코드의 메타데이터는 레코드 센터 사이트의 XML 파일과 메타데이터 열 모두에 저장됩니다. 콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 레코드를 구성하고 회람하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

보류      eDiscovery의 일부로, 조직에서는 레코드 센터를 사용하여 소송 과정의 일부로 법적 개시 절차 중이거나 감사 또는 조사과 관련된 레코드를 보류 목록에 추가할 수 있습니다. 레코드가 보류에 추가되면 해당 레코드에는 만료 정책의 적용이 일시 중단되므로 레코드가 폐기되지 않도록 할 수 있습니다. 예를 들어 소송이 진행 중일 때 조직에서는 생성해야 하는 관련 레코드를 보류에 추가할 수 있습니다. 이러한 레코드는 소송이 완료될 때까지 사용할 수 있습니다. 레코드는 한 번에 둘 이상의 보류에 추가될 수 있습니다. 또한 레코드 관리자는 레코드 센터에서 보류에 추가해야 하는 레코드를 검색할 수 있습니다. eDiscovery에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

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레코드 센터를 사용하여 레코드를 관리하는 예

회사에는 세금 관리를 위한 목적으로 정기적으로 재무 보고서를 생성하고 제공해야 하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 회사에서 감사 프로세스의 일환으로 재무 정보를 공개하라는 요청을 받은 경우에는 데이터의 변경 없이 사실 그대로 재무 정보를 공개해야 합니다. 이러한 요청을 따르기 위해 회사의 재무 부서에서는 재무 보고서를 검색하여 SharePoint 레코드 센터 사이트 내의 특정 보류 라이브러리에 회람합니다. 보류 라이브러리에 전송된 보고서는 미리 정의된 정책에 따라 일시 중지되며 특정 날짜 및 시간이 경과하거나 적절한 인증이 이루어질 때까지 해당 보고서에 대한 액세스가 차단됩니다. 재무 보고서는 관련 감사 기록 및 기타 메타데이터와 함께 레코드 센터 사이트에 저장됩니다.

레코드 보류 워크플로의 예

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레코드 센터 사이트 디자인

조직에서 레코드 관리 프로그램을 구현하기 위해 레코드 센터 사이트를 디자인하는 단계는 크게 다음 두 단계로 나뉩니다.

  1. 레코드 관리 전략과 공식적 레코드 관리 계획을 수립해야 합니다. 이는 레코드 관리자, 적합성 관리자, IT 전문가 및 정보 작업자 간의 조정이 필요한 공동 작업을 위한 것입니다.

  2. 그런 다음 해당 레코드 관리 계획을 구현하도록 하나 이상의 레코드 센터 사이트를 구성해야 합니다.

다음 섹션에서는 이러한 각 단계에 관련된 기본 요소에 대해 간략히 설명합니다.

레코드 관리 계획

조직에서는 해당 조직의 레코드 관리 솔루션으로 사용할 레코드 센터 사이트를 구성하기 전에 레코드 관리 전략에 대한 공식적 계획을 수립해야 합니다. 공식적 레코드 관리 계획의 특정 요소는 개별 조직 또는 비즈니스에 고유할 수 있습니다. 그러나 사실상 모든 레코드 관리 계획에는 다음과 같은 문서와 프로세스가 포함됩니다.

파일 계획      파일 계획에서는 조직에서 공식 비즈니스 레코드로 승인하는 문서 또는 항목의 형식을 설명합니다. 파일 계획에서는 이러한 레코드가 저장되는 위치를 지정하고 각 레코드 종류를 구별하는 정보를 제공합니다. 파일 계획은 레코드를 만들고 저장하고 관리하기 위한 정책, 프로세스 및 지침의 광범위한 모음 역할을 합니다. 파일 계획에서는 매체에 관계없이 종이 서류, 블로그, Wiki, 전자 메일 및 전자 파일을 비롯한 모든 레코드를 다뤄야 하며, 각 레코드의 분류, 보안 및 최종 폐기 방식도 지정해야 합니다. 또한 파일 계획에는 기밀, 중요, 영업 비밀 또는 권한 레코드와 같은 특정 범주의 레코드에 대한 고려 사항을 포함해야 합니다. 마지막으로 파일 계획에서는 각 레코드 종류의 관리를 담당하는 사용자를 지정해야 합니다.

레코드 라이브러리   SharePoint에서 레코드 라이브러리는 중요한 레코드를 분류하고 저장하기 위해 만드는 기본적인 문서 라이브러리입니다. 보존하려는 각 레코드 종류별로 레코드 라이브러리를 만듭니다. 레코드는 콘텐츠 구성 도우미에 구성된 설정에 따라 해당 라이브러리에 자동으로 회람됩니다.

콘텐츠 형식    조직에서 각 종류의 레코드에 대한 고유 속성을 저장하고 식별해야 하는 경우 SharePoint에서 레코드 종류를 정의하는 콘텐츠 형식을 만듭니다. 특정 종류의 레코드에 콘텐츠 형식을 지정하면 조직에서 이러한 콘텐츠 그룹의 각 항목을 일관성 있는 방식으로 관리할 수 있습니다. Office 문서, PDF, TIFF(스캔 이미지), 전자 메일, 인스턴트 메시지 대화 내용, 비디오 및 실제 레코드를 모두 분류하여 사용자가 만든 콘텐츠 형식으로 저장할 수 있습니다. 예를 들어 "계약서"라는 레코드는 SharePoint의 레코드 관리 시스템 내에서 동일하고 일관성 있는 방식으로 처리됩니다. 콘텐트 형식을 사용하여 레코드를 분류하고 저장하는 방법은 레코드 라이브러리를 사용하는 방법을 대체할 수 있습니다.

보존 일정      보존 일정에서는 파일 계획의 각 레코드 종류가 보존되는 기간(보존 기간)과 이 보존 기간이 끝났을 때 레코드를 폐기하기 위한 프로세스(폐기 프로세스)를 지정합니다. 보존 일정의 지침은 대개 법적 요구 사항, 조직에 미치는 위험 및 비즈니스 필요에 따라 정해집니다. 또한 보존 일정에서는 대개 각 레코드 종류의 보존 기간을 결정하는 위험 관리 대응 계획을 설명합니다.

규정 준수 요구 사항 문서      규정 준수 요구 사항 문서에서는 레코드 관리용 IT 시스템이 따라야 하는 규칙, 필요한 기능, 규정 준수를 위해 지원해야 하는 정기 모니터링의 종류를 정의합니다.

  • 레코드 폐기를 일시 중단하기 위한 공식적 프로세스      이 프로세스에서는 소송, 감사 또는 조사와 같은 사건이 진행 중일 때 조직에서 레코드 폐기를 일시 중단하는 방법을 상세히 설명합니다. 이 프로세스를 보류라고도 합니다.

  • 레코드 처리를 모니터링하고 보고하기 위한 시스템      직원이 정의된 정책과 프로세스에 따라 레코드를 정리하고 액세스하고 관리할 수 있도록 하려면 레코드 관리 프로그램에 레코드 처리를 모니터링하고 보고하기 위한 프로세스나 시스템이 있어야 합니다.

참고:  다른 SharePoint 사이트와 마찬가지로 최대 2GB 크기의 파일을 레코드 센터에 수동으로 업로드할 수 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 레코드 센터에 레코드를 회람하는 경우 각 레코드의 파일 크기 제한은 50MB입니다.

레코드 관리 솔루션을 계획하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

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레코드 센터 사이트 구성 개요

조직에서 세부적인 레코드 관리 계획을 채택하고 레코드 관리를 위한 공식적 계획을 수립한 후에는 이 프로그램을 구현할 수 있도록 레코드 센터 사이트를 만들고 구성할 수 있습니다.

레코드 센터 사이트를 구성하려면 다음 단계를 실행해야 합니다.

  1. 파일 계획에 지정된 각 레코드 종류를 관리하고 저장할 레코드 라이브러리나 목록을 만듭니다.

    • 레코드 계획의 각 콘텐츠 형식마다 별도의 레코드 라이브러리를 만드는 것이 좋습니다.

    • 레코드 센터에 레코드가 전송되면 해당 레코드는 관련 목록이나 라이브러리로 라우팅됩니다.

  2. 파일 계획에 지정된 각 레코드 종류의 메타데이터를 포함하고 표시할 관련 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식의 열을 만듭니다.

  3. 레코드 센터 사이트의 각 레코드 종류에 대한 정보 관리 정책을 지정합니다. 이러한 정책은 조직의 파일 계획과 보존 일정에 지정된 보존 기간과 감사 요구 사항을 반영해야 합니다.

  4. 각 레코드 종류를 적절한 위치로 회람하도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성합니다. 레코드가 수동 또는 프로그래밍 방식으로 레코드 센터 사이트에 전송되면 Microsoft Office SharePoint Server 2010에서는 이 기능을 사용하여 레코드 센터 사이트 내에서 해당 레코드를 분류할 방식과 해당 레코드를 보낼 위치를 결정합니다.

레코드 관리 솔루션을 구성 및 사용자 지정하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 관련 정보 상자에서 해당 링크를 클릭하십시오.

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