레코드 센터 만들기

레코드 센터는 조직에서 법률 문서나 재무 문서와 같은 모든 기록을 저장하고 관리할 수 있는 중앙 리포지토리로 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 레코드 센터는 레코드 수집부터 레코드 관리와 폐기에 이르기까지 전체 레코드 관리 프로세스를 지원합니다.

레코드 센터 사이트 서식 파일은 문서에 대한 일반적인 리포지토리로 기능하며 사이트 사용자들의 공동 작업을 지원한다는 점에서 다른 SharePoint 사이트와 비슷합니다. 주요 차이점은 레코드 센터 사이트 서식 파일은 조직의 레코드 관리 및 보존 프로그램을 구현하기 위해 설계된 사전 구성된 사이트라는 것입니다. 레코드를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 도와주는 기본 제공 기능에는 버전 관리, 감사, 메타데이터 관리, eDiscovery, 사용자 지정 가능한 레코드 회람 등이 있습니다.

레코드 보류 워크플로의 예

참고:  SharePoint에서도 “원본 위치” 레코드를 관리하는 있는 기능이 제공됩니다. 원본 위치 레코드 관리 기능은 사용자가 정보 관리 정책 적용, 라우팅 및 보류 등 레코드 센터에서 제공되는 모든 기능을 사용하여 어떠한 사이트에서도 레코드를 관리할 수 있도록 지원합니다.

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레코드 관리 계획의 정의

레코드 관리 프로그램 구현을 위해 레코드 센터 사이트를 설계할 때는 다음과 같은 두 가지 주요 단계를 수행하게 됩니다.

  1. 조직에서 레코드 관리 전략과 공식적인 레코드 관리 계획을 수립합니다. 이는 레코드 관리자, 준수 관리자, IT 전문가 및 정보 담당자들이 협력해야 하는 작업입니다.

  2. 그런 다음 조직의 레코드 관리 계획을 구현할 하나 이상의 레코드 센터 사이트를 구현합니다.

아래 섹션에서는 각 단계의 기본적인 요소에 대해 설명합니다.다.

레코드 관리 계획

조직에서 레코드 관리 솔루션으로서 레코드 센터 사이트를 구성하기 위해서는 먼저 레코드 관리 전략을 위한 공식적인 계획을 도출해야 합니다. 공식적인 레코드 관리 계획의 구체적인 요소는 각 조직이나 기업에 따라 다를 수 있으나 대부분의 레코드 관리 계획에는 다음과 같은 문서와 프로세스가 포함됩니다.

파일 계획     파일 계획은 조직에서 공식 업무 레코드로 인정하는 문서 또는 항목의 유형을 설명하며, 이러한 레코드가 저장되는 위치를 표시하고 각 레코드 형식을 구분하는 정보를 제공합니다. 파일 계획은 레코드의 생성, 저장 및 관리를 위한 종합적인 정책, 프로세스 및 지침 모음으로 기능합니다. 파일 계획은 백서, 블로그, 위키, 전자 메일, 전자 파일 등 미디어의 종류를 불문하고 모든 레코드에 적용되어야 합니다. 또한 각 레코드가 분류되고, 안전하게 보호되고, 궁극적으로는 파기되는 방식도 지정해야 합니다. 이에 더해 비밀 정보, 핵심 정보, 영업 비밀 또는 비공개 레코드 등과 같은 특수한 레코드 범주도 고려해야 합니다. 마지막으로 각 레코드 유형을 담당하는 담당자를 지정해야 합니다.

레코드 라이브러리    레코드 라이브러리는 기본적으로 중요한 레코드를 분류하고 저장하기 위해 만드는 문서 라이브러리입니다. 보존하려는 각 레코드 유형에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만들어야 합니다. 레코드는 콘텐츠 구성 도우미에 구성된 설정에 따라 해당 라이브러리로 자동 전달됩니다.

콘텐츠 형식    조직에서 저장해야 하는 레코드의 유형을 정의하고 각 레코드 유형의 고유 속성을 파악하기 위해 콘텐츠 형식을 만듭니다. 특정 레코드 유형에 대한 콘텐츠 형식을 정의하면 이러한 각 콘텐츠 그룹을 일관되게 관리할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 사용하면 Office 문서, PDF, TIFF(스캔 이미지), 전자 메일, 인스턴트 메시지 대화, 비디오 및 물리적 레코드를 모두 분류하고 저장할 수 있습니다. 예를 들어 “계약”이라는 이름을 갖는 모든 레코드는 SharePoint의 레코드 관리 시스템에서 동일한 방식으로 일관되게 관리됩니다. 콘텐츠 형식을 사용하여 레코드를 분류하고 저장하는 것은 레코드 라이브러리를 사용하는 것의 대안이기도 합니다.

보존 일정      보존 일정에는 파일 계획에 포함된 각 레코드 유형을 보존해야 하는 기간(보존 기간)과 해당 기간이 만료되는 경우 각 레코드 유형을 파기하는 프로세스(파기 프로세스)가 명시됩니다. 보존 일정의 지침은 일반적으로 법적 요구 사항, 조직에 야기되는 위험도, 그리고 비즈니스 요구 사항을 기반으로 합니다. 보존 일정에는 일반적으로 각 레코드 유형의 보존 기간을 결정하는 위험 관리 대책에 대한 설명도 포함됩니다.

규정 준수 요구 사항 문서      규정 준수 요구 사항 문서에는 레코드 관리 IT 시스템이 준수해야 하는 규칙, 그러한 IT 시스템에서 제공해야 하는 기능, 그리고 규정을 준수하기 위해 그러한 IT 시스템이 지원해야 하는 정규 모니터링 방식이 정의됩니다.

  • 레코드 파기를 유예하기 위한 공식적인 프로세스      ‘보류’라고도 불리는 이 프로세스에서는 조직에서 소송, 감사 또는 조사 등이 발생하는 경우 조직에서 레코드의 파기를 유예하는 방식에 대해 설명합니다.

  • 레코드 처리의 모니터링 및 보고를 위한 시스템      레코드 관리 프로그램에는 직원들이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 저장, 액세스 및 관리하도록 하기 위해 레코드 처리의 모니터링 및 보고를 위한 프로세스 또는 시스템이 있어야 합니다.

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레코드 센터 사이트의 구성

조직에서 레코드 관리를 상세하게 계획하고 레코드 관리를 위한 공식적인 계획을 도출한 다음에는 레코드 관리 프로그램을 구현하기 위한 레코드 센터 사이트를 만들고 구성하게 됩니다.

레코드 센터 사이트를 구성하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 파일 계획에 명시된 각 레코드 유형을 관리하고 저장하기 위한 레코드 라이브러리 또는 목록을 만듭니다.

    • 레코드 계획에 포함된 각 콘텐츠 형식에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만드는 것이 좋습니다.

    • 레코드 센터로 제출된 레코드는 해당 목록 또는 라이브러리로 전달됩니다.

  2. 해당 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 파일 계획에 명시된 각 레코드 유형의 메타데이터를 포함하고 표시하기 위한 열을 만듭니다.

  3. 레코드 센터 사이트에서 각 레코드 유형에 대한 정보 관리 정책을 지정합니다. 해당 정책에는 조직의 파일 계획 및 보존 일정에 명시된 보존 기간과 감사 요구 사항이 포함되어야 합니다.

  4. 각 레코드 형식이 적절한 위치로 전달되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성합니다. 레코드가 레코드 센터 사이트에 수동으로 또는 프로그램에 의해 제출되면 콘텐츠 구성 도우미가 이 기능을 사용하여 레코드 센터 사이트 내에서 레코드를 어떻게 분류해야 할지, 그리고 레코드를 어디로 전달해야 할지 판단합니다.

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