라이브러리의 파일 구성

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라이브러리의 파일을 구성하는 방법은 조직의 요구 사항과 선호하는 정보 저장 및 검색 방법에 따라 다릅니다. 계획을 세워 놓으면 조직에 가장 적합한 구조를 설정하는 데 도움이 됩니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 다양한 기본 제공 라이브러리와 라이브러리 서식 파일이 있습니다. 이러한 라이브러리와 서식 파일은 파일을 구성하는 데 좋은 기준이 됩니다.

이 문서의 내용

Office SharePoint Server 2007 libraries and library templates

Ways to organize files

Add a column to a library

Create a view

Create a folder in a library

Office SharePoint Server 2007 라이브러리 및 라이브러리 서식 파일

Office SharePoint Server 2007을 설치하면 사이트 모음의 효율적인 구성을 위해 많은 라이브러리가 만들어집니다. 라이브러리는 사이트 모음의 구성에 따라 다르게 만들어지는데, 예를 들어 게시 기능이 구성된 사이트 모음의 경우 다음과 같은 라이브러리가 포함됩니다.

  • 문서     각 사이트의 페이지에 사용되는 문서를 저장하기 위해 만들어집니다.

  • 이미지     각 사이트의 페이지에 사용되는 이미지를 저장하기 위해 만들어집니다.

  • 페이지     각 사이트의 페이지를 저장하기 위해 만들어집니다.

  • 사이트 모음 문서     사이트 모음 전체에서 사용되는 문서를 저장하기 위해 만들어집니다.

  • 사이트 모음 이미지     사이트 모음 전체에서 사용되는 이미지를 저장하기 위해 만들어집니다.

  • 스타일 라이브러리     사용자 지정 XSL 스타일과 CSS 스타일시트를 저장하기 위해 만들어집니다.

Library templates are another way that Office SharePoint Server 2007 helps you organize your files. By using library templates, you can easily create libraries that are designed to support particular kinds of files, and to enable particular library functions. For more information about Office SharePoint Server 2007 library templates, see the article Library templates available in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

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파일 구성 방법

하나의 라이브러리에서 여러 가지 파일을 처리할 수 있도록 지원하는 기능이 많이 있지만 여러 개의 라이브러리를 사용하는 것이 조직에 잘 맞을 수도 있습니다.

하나의 라이브러리에 여러 문서 저장

하나의 큰 라이브러리에서 다양한 요구 사항을 처리할 수 있습니다. 예를 들어 동일한 그룹 내에 여러 프로젝트가 있거나 여러 그룹이 동일한 프로젝트를 수행할 수 있습니다.

하나의 라이브러리를 사용하는 것이 좋은 경우는 다음과 같습니다.

  • 그룹에서 동일한 파일 집합에 대한 요약 정보나 여러 가지 보기를 표시해야 하는 경우. 예를 들어 관리자가 부서별이나 기한별로 분류된 파일을 모두 보려고 할 수 있습니다.

  • 사용자들이 사이트에서 동일한 위치에 있는 파일을 검색해야 할 경우

  • 버전 관리 기능으로 만들어진 파일 버전의 추적이나 승인 요구 같은 설정을 모든 파일에 동일하게 적용해야 할 경우

  • 라이브러리를 사용하는 그룹에서 동일한 사용 권한 수준을 가지는 것과 같이, 비슷한 특성을 공유하는 경우

    참고: 특정 파일에 고유한 사용 권한 수준을 적용할 수 있지만 사용 권한 수준이 크게 다르면 여러 개의 라이브러리를 사용하는 것이 좋습니다.

  • 스프레드시트에서 파일 정보를 분석하거나 파일에 대해 통합된 업데이트를 받아야 할 경우

    참고: RSS 기술을 사용하면 라이브러리에 저장된 파일이 변경될 때와 같이 라이브러리의 모든 변경 내용에 대한 알림을 받을 수 있습니다. RSS 피드를 통해 작업 그룹의 구성원은 변경된 파일의 통합된 목록을 받아볼 수 있습니다.

다음은 동일한 라이브러리의 파일을 확인하고 관리할 수 있는 방법입니다.

  • Add columns    To help your group to pinpoint the data that is most important and to view the data in different ways, you can add columns to your library. Columns appear at the top of the library page as headings, such as "Department Name" or "Due Date". You can use the column headings to sort and filter the files in a library.

  • Create views    You can use views if the people in your group frequently need to see the data in a certain way. In views, columns are used to sort, group, filter, and display the data.

  • 폴더 만들기    라이브러리에 논리적으로 그룹화할 수 있는 파일이 많이 있으면 폴더를 사용하여 라이브러리 내에 그룹을 만들 수 있습니다. 폴더를 사용하면 친숙한 방식으로 파일을 스캔하고 관리할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에서는 사용자가 하드 디스크의 폴더를 사용하는 것과 비슷한 방식으로 사이트와 폴더를 탐색하는 데 사용할 수 있는 트리 보기를 제공합니다.

  • 여러 서식 파일 설정    하나의 라이브러리에서 여러 콘텐츠 형식을 설정하는 경우 동일한 라이브러리 내에 판매 계약서, 마케팅 프레젠테이션 및 예산 워크시트와 같이 기본 서식 파일을 여러 개 만들 수 있습니다. 콘텐츠 형식은 여러 라이브러리 간에 융통성과 일관성을 높여 줍니다.

여러 라이브러리 만들기

저장 및 관리하려는 파일 집합 간에 또는 파일 작업을 할 사용자들의 그룹 간에 명확한 차이가 있을 때 여러 개의 라이브러리를 만들어야 할 수 있습니다.

다음과 같은 경우에 여러 개의 라이브러리를 사용합니다.

  • 저장 및 관리하려는 파일 형식이 명확하고 사용자들이 파일 요약을 자주 보거나 함께 파일을 검색할 것으로 예상되지 않는 경우

  • 파일을 사용하고 있는 사용자들의 그룹이 명확하고 분명히 다른 사용 권한 수준을 가지고 있는 경우

  • 여러 파일 집합에 버전 관리나 승인과 같은 서로 다른 설정을 적용해야 하는 경우

  • 파일을 한꺼번에 분석하거나 파일에 대해 통합된 업데이트를 받지 않아도 되는 경우

  • 새 파일을 만드는 다른 옵션 집합을 제공하거나 라이브러리의 새로 만들기 메뉴에 있는 옵션의 순서를 변경하려는 경우

다음은 여러 라이브러리에 대한 작업을 효율적으로 수행할 수 있는 방법입니다.

  • 사이트 서식 파일 및 열 설정     조직에서 라이브러리 간에 일관성 있는 설정을 구성해야 할 경우 사이트 서식 파일과 사이트 열을 설정할 수 있습니다. 여러 라이브러리 간에 설정을 공유할 수 있으므로 매번 설정을 다시 만들지 않아도 됩니다.

  • 다른 위치에 파일 보내기     파일을 여러 라이브러리에서 사용할 수 있게 하려면 한 라이브러리에 저장한 다음 다른 라이브러리에 복사본을 보낼 수 있습니다. 원본 문서가 변경되면 이 문서의 복사본을 업데이트해야 한다는 알림을 보내도록 선택할 수도 있습니다.

  • 라이브러리 서식 파일 만들기     여러 라이브러리에 동일한 설정을 구성하거나 라이브러리 간에 특성을 재사용하려면 라이브러리를 서식 파일로 저장할 수 있습니다. 라이브러리 서식 파일은 사이트 작업 메뉴에서 만들기를 클릭하면 사이트의 옵션으로 표시됩니다.

참고: 이전 프로젝트에서 만든 파일이 포함된 라이브러리에 새 파일을 추가할 경우 새 라이브러리를 만들어야 할지 아니면 기존 라이브러리에 추가해야 할지 결정하기가 어려울 수 있습니다. 상황마다 다르지만 일부 지점에서 모든 파일을 한꺼번에 분석하거나 관리해야 한다고 판단되면 기존 라이브러리에 파일을 추가하십시오. 열, 필터 및 보기를 사용하여 최신 파일만 기본 보기에 나타낼 수 있습니다.

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라이브러리에 열 추가

기본적으로 라이브러리는 파일 이름과 함께 체크 인 여부 같은 파일 상태 정보를 추적합니다. 그룹 이름이나 프로젝트 번호처럼 파일을 분류하고 추적하는 데 도움이 되는 열을 추가로 지정할 수 있습니다. 이와 같이 열을 추가하면 라이브러리의 여러 보기를 보다 편리하게 이용할 수 있습니다.

열을 만들 때 지정할 수 있는 열 형식 옵션에는 단일 텍스트 줄, 드롭다운 옵션 목록, 다른 열에서 계산되는 숫자 또는 사이트에 있는 사용자의 이름과 사진을 포함하여 여러 가지가 있습니다.

참고: 다음 절차는 열을 추가할 라이브러리의 라이브러리 페이지에서 시작합니다. 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 라이브러리의 이름을 클릭하십시오. 라이브러리 이름이 표시되지 않으면 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 클릭하십시오.

  1. On the Settings menu 설정 메뉴 , click Create Column.

  2. 이름 및 형식 구역의 열 이름 상자에 원하는 이름을 입력합니다.

  3. 이 열의 정보 형식에서 열에 표시할 정보 유형을 선택합니다.

  4. 열 용도와 열에 포함되는 데이터를 파악할 수 있는 설명을 추가 열 설정 섹션의 설명 상자에 입력합니다. 이 설명은 선택 사항입니다.

  5. 선택한 열 형식에 따라 추가 열 설정 섹션에 다른 옵션이 표시될 수도 있습니다. 원하는 설정을 추가로 선택합니다.

  6. To add the column to the default view, which people on your site automatically see when they first open a list or library, click Add to default view.

  7. 확인을 클릭합니다.

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보기 만들기

보기를 사용하여 가장 중요한 파일이나 용도에 가장 적합한 파일을 볼 수 있습니다. 예를 들어 최근에 만든 파일, 특정한 부서에서 만든 파일 또는 특정한 사용자가 만든 파일에 대한 보기를 만들 수 있습니다. 보기가 만들어지면 라이브러리를 볼 때 항상 사용할 수 있습니다.

보기 메뉴의 보기

라이브러리의 파일을 볼 때 열의 이름을 가리킨 다음 이름 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하여 파일을 일시적으로 정렬하거나 필터링할 수 있습니다. 이 방법은 특정한 방법으로 파일을 보아야 할 경우에 유용하지만 다음 번에 라이브러리를 볼 때 같은 과정을 반복해야 합니다.

목록이나 라이브러리의 항목 정렬

If you expect to view the files in a certain way frequently, you can create a view. You can use this view any time that you work with the library. When you create a view, it is added to the View menu 보기 메뉴 of the library.

라이브러리에는 개인 보기와 공용 보기가 있을 수 있습니다. 누구든지 개인 보기를 만들어 특정한 방법으로 파일을 보거나 원하는 파일만 필터링해서 볼 수 있습니다. 사이트를 디자인할 수 있는 권한이 있는 경우에는 누구든지 사용할 수 있는 공용 보기를 만들 수 있습니다. 공용 보기를 기본 보기로 만들어 사용자들이 자동으로 이 보기를 보게 할 수도 있습니다.

또한 사이트를 디자인할 때 여러 보기에 연결하거나 여러 보기를 사용하는 웹 파트를 포함하도록 페이지를 디자인할 수 있습니다.

그룹의 구성원이 모바일 장치에서 라이브러리를 볼 경우 보기에 표시되는 항목 수 등을 조정하여 장치의 대역폭과 기타 제한 사항에 적합한 모바일 보기를 만들 수 있습니다. 보기 만들기에 대한 자세한 내용을 보려면 참고 항목 섹션에서 해당 링크를 클릭하십시오.

다음은 표준 형식의 보기를 만드는 절차입니다. 보기 유형에 따라 선택할 수 있는 옵션은 달라질 수 있지만 보기를 만드는 기본 단계는 비슷합니다.

  1. 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 라이브러리의 이름을 클릭하십시오.

    라이브러리 이름이 표시되지 않으면 사이트 콘텐츠 보기를 클릭하고 해당 라이브러리 이름을 클릭합니다.

  2. On the Settings menu 설정 메뉴 , click Create View.

  3. 보기 형식 선택에서 만들려는 보기 유형을 클릭합니다. 대부분의 경우 표준 보기를 클릭하지만, 보고서를 만들 때처럼 상황에 따라 다른 보기를 선택할 수도 있습니다.

  4. In the View Name box, type a name for your view, such as Sorted by Last Name.

  5. 이 보기를 라이브러리의 기본 보기로 만들려면 이 보기를 기본 보기로 만드십시오. 확인란을 선택합니다. 공용 보기인 경우에만 기본 보기로 만들 수 있습니다.

  6. 대상 그룹 구역의 보기 대상에서 사용자 개인이 사용할 개인 보기를 만들지, 다른 사람도 사용할 수 있는 공용 보기를 만들지 선택합니다.

  7. 섹션에서 적절한 확인란을 선택하여 열을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 열 이름 옆에는 보기에서 열이 표시되는 순서를 나타내는 숫자를 입력합니다.

  8. 정렬 섹션에서 파일의 정렬 여부와 원하는 정렬 방법에 대한 옵션을 선택합니다. 두 개의 열을 사용하여 정렬할 수 있습니다. 예를 들어 만든 이를 기준으로 정렬한 다음 파일 이름을 기준으로 다시 정렬할 수 있습니다.

  9. 필터 구역에서 파일의 필터링 여부와 원하는 필터링 방법에 대한 옵션을 선택합니다. 특정한 부서에서 만든 파일만 보거나 승인된 상태의 파일만 보는 등 필터링된 보기에서는 보다 작은 선택 범위의 파일을 볼 수 있습니다.

  10. 묶는 방법 구역에서는 확장하거나 축소할 수 있는 만든 이별 문서 구역처럼 하나의 구역에 있는 동일한 값으로 항목을 그룹화할 수 있습니다.

  11. 요약 구역에서 총 문제점 수와 같이 열의 항목 수를 계산할 수 있습니다. 경우에 따라 평균과 같이 추가 정보를 요약하거나 정리할 수 있습니다.

  12. 스타일 섹션에서 원하는 보기 스타일을 선택합니다. 예를 들어 음영 목록을 선택하면 한 줄 건너마다 음영이 표시됩니다.

  13. 라이브러리에 폴더가 있는 경우 폴더가 포함되지 않은 보기를 만들 수 있습니다. 이를 단일 구조 보기라고 합니다. 동일한 수준에서 모든 파일을 보려면 폴더 섹션에서 폴더 구조 없이 모든 항목을 한 번에 표시를 클릭합니다.

  14. 라이브러리에서 볼 수 있는 파일 수나 동일한 페이지에서 볼 수 있는 파일 수를 제한할 수 있습니다. 이러한 설정은 특히 모바일 장치를 위한 보기를 만들 경우에 중요합니다. 항목 제한 구역에서 원하는 옵션을 선택합니다.

  15. 모바일 장치에서 라이브러리를 볼 계획이면 모바일 섹션에서 원하는 옵션을 선택합니다.

  16. 확인을 클릭합니다.

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라이브러리에 폴더 만들기

라이브러리 내에 여러 형식의 문서나 다양한 콘텐츠가 있는 경우 폴더를 만들면 콘텐츠를 구성하는 작업이 보다 쉬워집니다.

  1. 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 라이브러리의 이름을 클릭하십시오.

    라이브러리 이름이 표시되지 않으면 사이트 콘텐츠 보기를 클릭하고 해당 라이브러리 이름을 클릭합니다.

  2. On the New menu 새로 만들기 메뉴 , click New Folder.

    참고: 라이브러리를 만든 이가 라이브러리에 폴더를 만들 수 없도록 지정한 경우에는 새 폴더 명령을 사용할 수 없습니다.

  3. 폴더 이름을 입력한 다음 확인을 클릭합니다.

팁: 폴더가 포함된 라이브러리가 여러 개 있는 경우 그룹에 속한 사용자들이 하드 디스크를 탐색하는 것처럼 라이브러리를 탐색하기를 원한다면 사이트에서 트리 보기를 사용하도록 설정할 수 있습니다. 트리 보기를 사용하여 폴더를 확장/축소하고 손쉽게 탐색할 수 있습니다. 사이트를 디자인할 수 있는 권한이 있으면 사이트 설정 페이지의 탐색 옵션에서 트리 보기를 사용하도록 설정할 수 있습니다.

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