기록을 추가, 편집 및 삭제하는 방법

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Access 데이터베이스에서 데이터를 업데이트하는 여러 가지 방법이 있습니다. 연락처 테이블에 새 연락처를 추가하는 등의 추적할 새로운 항목이 있는 경우 데이터베이스에 레코드를 추가합니다. 새로운 레코드를 추가 시 Access는 해당 레코드를 테이블의 끝에 추가합니다. 또한 새로운 주소 또는 성 등의 필드를 변경하여 최신으로 유지합니다. 데이터의 무결성을 유지하기 위해 Access 데이터베이스의 필드는 텍스트 또는 숫자와 같은 특정 유형의 데이터를 받아들이도록 설정됩니다. 올바른 데이터 형식을 입력하지 않으면 Access는 오류 메시지를 표시합니다. 마지막으로 공간을 절약하기 위해 레코드가 더 이상 관련이 없는 경우 삭제할 수 있습니다.

데이터 입력을 위한 데이터베이스 설정에 대한 자세한 내용은 데이터 업데이트를 위한 디자인 고려사항을 참조합니다.

이 문서의 내용

폼 또는 데이터 시트를 사용하여 데이터 업데이트하기

사용자는 폼을 사용하여 수동으로 데이터를 업데이트합니다. 데이터 입력 폼은 더욱 쉽고 빠르며 정확한 데이터를 입력 방식을 제공할 수 있습니다. 폼은 목록, 텍스트 상자 및 버튼 등의 모든 수의 컨트롤을 포함할 수 있습니다. 결과적으로 폼의 모든 컨트롤은 기본 테이블 필드에서 데이터를 읽거나 기본 테이블 필드로 데이터를 씁니다.

탭 컨트롤이 있는 폼

데이터 시트는 Excel 워크시트처럼 보이는 데이터 그리드입니다. 데이터 시트 보기에서 직접 작업하여 데이터를 변경할 수 있습니다. Excel에 익숙한 경우 데이터 시트는 비교적 쉽게 이해할 수 있습니다. 사용자는 테이블의 데이터, 쿼리 결과 집합 및 데이터 시트를 표시하는 폼을 변경할 수 있습니다. 일반적으로 한 번에 많은 레코드를 보고자 할 때 데이터 시트를 사용합니다.

Access 테이블에 새 필드 이름 입력하기

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데이터 입력 기호 이해하기

다음의 테이블은 데이터를 업데이트할 시 표시되는 일부 레코드 선택기 기호와 그들의 의미를 보여줍니다.

기호

의미

현재의 기록 표시기

현재의 레코드입니다; 레코드는 보여지는 데로 저장되었습니다. 현재의 레코드는 레코드 선택기에서 색상의 변경을 통해 표시됩니다.

편집된 기록 표시기

편집 중인 레코드입니다; 레코드의 변경 내용이 아직 저장되지 않았습니다.

잠긴 기록 표시기

레코드가 다른 사용자에 의해 잠겼습니다; 레코드를 편집할 수 없습니다.

새 기록 표시기

정보를 입력할 수 있는 새로운 레코드입니다.

기본 키 표시기

기본 키 필드이며 레코드를 고유하게 식별하는 값을 포함합니다.

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테이블 혹은 폼에 레코드를 추가

  1. 데이터 시트 보기에서 테이블을 열거나 혹은 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 레코드 그룹의 탭에서 새로 만들기 또는 새로운 (빈) 레코드를 클릭하거나 Ctrl+더하기 기호 (+)를 누릅니다.

  3. 레코드 선택기에서 별표가 있는 레코드를 찾고 새로운 정보를 입력합니다.

  4. 클릭하거나 혹은 사용하려는 첫 번째 필드에 포커스를 놓고 데이터를 입력합니다.

  5. 동일한 행에서 다음 필드로 이동하려면 탭을 누르고 오른쪽 혹은 왼쪽 화살표 키를 사용하거나 다음 필드의 셀을 클릭합니다.

    테이블의 한 열에서 다음 셀로 이동하려면 위 또는 아래 화살표 키를 사용하거나 원하는 셀을 클릭합니다.

  6. 다른 레코드를 보거나 테이블 또는 폼을 닫을 시 Access는 추가한 새 레코드를 저장합니다. 현재의 레코드에 명시적으로 변경 내용을 저장하려면 Shift + Enter를 누릅니다.

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레코드 찾기

편집하거나 삭제하기 전에 레코드를 먼저 찾아야 합니다. 소수의 레코드만을 포함하는 폼 혹은 데이터 시트에서 원하는 레코드를 찾을 때까지 레코드 간에 이동하기 위해 레코드 탐색 버튼을 사용할 수 있습니다. 많은 레코드가 있는 경우 찾기 및 바꾸기 대화 상자 및 해당 레코드의 필터를 사용할 수 있습니다.

레코드 탐색 버튼 사용

사용자는 탐색 버튼을 사용하여 레코드 간에 이동할 수 있습니다.

탐색 컨트롤

화살표 버튼    편리하게 첫 번째, 이전, 다음 혹은 마지막 레코드 이동하려면 클릭합니다.

새로운 (빈) 레코드     레코드를 추가하려면 클릭합니다.

현재 레코드    레코드 번호를 입력하고 해당 레코드로 이동하려면 ENTER를 누릅니다. 레코드 번호는 폼이나 데이터 시트의 처음부터 순차적으로 계산되며 필드 값과 일치하지 않습니다.

필터     필터 표시기 버튼은 필터가 적용되었는지 여부를 보여줍니다. 필터를 제거하거나 다시 적용하려면 클릭합니다.

검색    검색 상자에 텍스트를 입력합니다. 각 문자를 입력함과 동시에 첫 번째로 일치하는 값이 강조 표시됩니다.

찾기 및 바꾸기 대화 상자의 사용

찾기 및 바꾸기 대화 상자는 보다 적은 시간과 노력으로 소량의 데이터를 변경하는 또 다른 방법을 제공합니다. 사용자는 찾기 및 바꾸기 대화 상자에서 찾기 기능을 사용하여 일치하는 레코드를 찾을 수 있습니다. 일치하는 레코드를 찾을 시 해당 레코드가 현재의 레코드가 되고 사용자는 이를 편집 혹은 삭제할 수 있습니다.

  1. 검색할 필드를 클릭합니다.

  2. 찾기 그룹의 탭에서 찾기를 클릭하거나 Ctrl+F를 누릅니다.

    찾기 및 바꾸기 대화 상자가 나타납니다.

  3. 찾기 탭을 클릭합니다.

  4. 찾을 내용 상자에 일치시키려는 값을 입력합니다.

  5. 필요에 따라 찾는 위치 목록을 사용하여 검색할 필드를 변경하거나 전체 기본 테이블을 대신 검색합니다.

  6. 필요에 따라 찾을 조건 목록에서 필드의 일부를 선택합니다. 이 옵션을 선택 시 가능한 가장 광범위한 검색 기능이 제공됩니다.

  7. 검색 목록에서 모두를 선택하고 다음 찾기를 클릭합니다.

자세한 내용은 찾기 및 바꾸기 대화 상자를 사용하여 데이터 변경을 참조합니다.

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필터 적용

사용자는 필터를 적용하여 표시되는 조건에 일치하는 레코드를 제한할 수 있습니다. 필터를 적용 시 편집 혹은 삭제하려는 레코드를 더욱 쉽게 찾을 수 있습니다.

  1. 데이터 시트 보기에서 테이블을 열거나 혹은 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 테이블이나 폼에 이미 필터가 적용되지 않았는지 확인하려면 정렬 및 필터 그룹의 탭에서 고급을 클릭 후 모든 필터 지우기를 클릭하거나 레코드 탐색바에서 필터를 클릭합니다.

  3. 필터의 일부로 사용하려는 값을 포함하는 레코드로 이동한 후 해당 필드를 클릭합니다. 선택한 부분을 기초로 필터링하려면 원하는 문자만을 선택합니다.

  4. 정렬 및 필터 그룹의 탭에서 선택을 클릭하거나 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 필터를 적용합니다.

  5. 선택에 따라 다른 필드를 필터링하려면 3, 4 단계를 반복합니다.

자세한 내용은 Access 데이터베이스에서 선택한 레코드를 보기 위한 필터 적용을 참조합니다.

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레코드 삭제

삭제 프로세스는 레코드가 다른 데이터와 연관 되었고 일대다 관계의 "일" 쪽에 있는 경우를 제외하고는 매우 간단합니다. 기본적으로 데이터 무결성을 유지하기 위해 Access는 관련 데이터를 삭제하지 않습니다. 자세한 내용은 테이블 관계 설명을 참조합니다.

  1. 데이터 시트 보기에서 테이블을 열거나 혹은 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 삭제하려는 레코드를 선택합니다.

    레코드를 선택하려면 레코드 선택기를 사용할 수 있는 경우 레코드 옆의 레코드 선택기를 클릭합니다.

    선택 영역을 확장하거나 축소하려면 (사용 가능한 경우) 레코드 선택기를 드래그하거나 SHIFT + 아래쪽 화살표 또는 SHIFT + 위쪽 화살표 키를 누릅니다.

  3. DELETE 키를 누르고 > 레코드 > 삭제를 선택하거나 Ctr+빼기 기호 (-) 키를 누릅니다.

    전체 기록이 아닌 일부 정보만 삭제할 경우 각 필드에서 삭제하려는 데이터만 선택하고 DELETE 키를 누릅니다.

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텍스트 상자 또는 필드에서 데이터 편집

Access는 짧은 텍스트 및 긴 텍스트 (메모 라고도 함) 필드와 함께 사용할 수 있는 하나의 텍스트 컨트롤을 제공합니다. 일반적으로 기본 테이블 필드에 필요한 크기를 반영하는 컨트롤의 크기를 기준으로 기본 필드가 짧은 텍스트인지 긴 텍스트인지 알 수 있습니다. 짧은 텍스트 필드는 255자까지 저장할 수 있으며 긴 텍스트 필드는 64,000자를 저장할 수 있습니다.

설계 상 몇 가지 종류의 쿼리의 데이터는 편집할 수 없습니다.  예를 들어, 크로스탭 쿼리에서 반환된 데이터는 편집할 수 없으며 데이터베이스를 사용할 때 수식으로 계산되지만 테이블에 없는 값인 계산된 필드를 편집하거나 제거할 수 없습니다.

  1. 데이터 시트 보기에서 테이블 혹은 쿼리를 열거나 혹은 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 필드를 클릭하거나 TAB 키나 화살표 키를 사용하여 필드로 이동한 다음 F2 키를 누릅니다.

    폼 보기에서 필드 라벨을 클릭하여 필드를 선택할 수 있습니다. 데이터 시트 보기에서 마우스 포인터가 더하기 (+) 기호로 변할 때 필드의 왼쪽 테두리 주변을 클릭하여 필드를 선택할 수 있습니다.

  3. 정보를 입력할 위치에 커서를 놓습니다.

  4. 삽입하려는 텍스트를 입력하거나 업데이트합니다. 잘못 입력한 경우 BACKSPACE 키를 누릅니다.

  5.  필드에 입력 마스크가 있는 경우 형식에 따라 데이터를 입력합니다.

  6. 더욱 효율적으로 작업하려면 다음의 단축키를 알아둡니다:

    • 텍스트 필드에 새 줄을 삽입하려면 Ctrl+Enter를 누릅니다.

    • 필드의 기본값을 삽입하려면 Ctrl+Alt+Spacebar를 누릅니다.

    • 필드에 현재 날짜를 삽입하려면 CTRL+SEMICOLON을 누릅니다.

    • 현재 시간을 삽입하려면 CTRL+SHIFT+COLON ()을 누릅니다.

    • 맞춤법을 검사하려면 F7 키를 누릅니다.

    • 이전 레코드의 유사한 값을 다시 사용하려면 이전 레코드의 해당 필드로 이동하고 CTRL +' (아포스트로피)를 누릅니다.

    • 명시적으로 변경 내용을 저장하려면 Shift+Enter를 누릅니다.

    자세한 내용은 Access 키보드 단축키를 참조합니다.

  7.  데이터를 저장하려면 레코드그룹의 탭에서 레코드 저장을 클릭하거나 Shift+Enter를 누릅니다.

    명시적으로 변경 내용을 저장하지 않아도 됩니다. Access는 같은 행의 새로운 필드로 커서를 이동하거나 포인터를 다른 행으로 이동하거나 혹은 폼이나 데이터 시트를 닫을 때 해당 테이블에 변경 내용을 반영합니다.

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날짜 선택기를 사용하여 날짜 추가

테이블에 날짜를 추가하는 여러 가지 방법이 있으며 날짜 선택기 컨트롤을 사용 시 신속히 날짜를 추가할 수 있습니다.

  1. 날짜를 추가할 필드를 클릭합니다. 일정 아이콘이 나타납니다.

    입력 마스크가 날짜/시간 필드에 적용되는 경우 날짜 선택기 컨트롤을 사용할 수 없습니다.

  2. 일정 아이콘을 클릭합니다. 일정 컨트롤이 표시됩니다.

    달력 컨트롤

  3. 다음 중 하나를 실행합니다:

    • 오늘 날짜를 입력하려면 오늘을 클릭합니다.

    • 현재 달의 날짜를 선택하려면 날짜를 클릭합니다.

    • 다른 달과 날짜를 선택하려면 앞 또는 뒤 버튼을 사용합니다.

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입력 마스크를 사용하여 컨트롤에 텍스트를 입력

필드에 입력 마스크가 적용되어 있을 수 있습니다. 입력 마스크는 사용자가 특정 형식으로 데이터를 입력하도록 하는 리터럴 및 플레이스 홀더의 집합입니다. 입력 마스크에 대한 자세한 내용은 입력 마스크로 데이터 입력 형식 제어를 참조합니다.

  • 데이터를 입력하려면 입력 마스크를 따릅니다:

    전화번호 입력 마스크

    기본 전화번호 입력 마스크 정의 및 결과 형식

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긴 텍스트 필드에서 데이터에 많은 텍스트 형식 적용

긴 텍스트 필드가 (또한 메모 필드라고도 함)많은 텍스트 형식</c0>을 지원하는 경우 텍스트에 다양한 글꼴, 크기, 스타일 및 색상을 적용할 수 있습니다.

  1. 폼 보기에서 폼을 열거나 데이터 시트 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 긴 텍스트 필드를 선택합니다. 일반적으로 "메모", "노트" 혹은 "설명"이라는 필드를 찾을 수 있습니다.

  3. 텍스트 형식 지정그룹의 탭에서 버튼과 메뉴를 사용하여 텍스트 형식을 지정합니다.

    Access 글꼴 그룹에서 사용 가능한 명령 사용자는 다양한 글꼴 및 크기를 적용하고 텍스트를 굵게 또는 이탤릭체로 만들거나 색의 변경 등을 적용할 수 있습니다.

    편집 공간이 더 필요한 경우 줌 박스를 엽니다.

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목록을 사용하여 데이터를 입력

목록은 데이터 무결성을 유지하는데 도움이 되며 쉽게 사용할 수 있습니다. 사용자는 폼, 테이블 및 쿼리에서 목록을 사용할 수 있습니다. Access에는 값 목록, 조회 필드, 다중값 목록 등 세 가지 유형의 목록이 있습니다. 값 목록은 수동으로 입력 하는 항목 집합을 표시 합니다. 조회 목록에서는 쿼리를 사용 하 여 데이터 시트 보기에서 열려 있는 하나 이상의 테이블 결과 집합에서 데이터를 검색 합니다. 다중값 목록은 다대다 관계 인 공통 비즈니스 요구 사항을 해결 합니다. 예를 들어 고객 지원 문제를 추적 하 고 여러 사람에 게 동일한 문제를 한 필드에 배정할 수 있습니다.

목록 컨트롤의 종류로는 다음의 세 가지가 있습니다:

콤보 상자

빈 조회 목록

목록 상자

양식의 기본 목록 상자 컨트롤

다중 복수 콤보 상자

열린 상태의 확인란 드롭다운 목록. 확인란 목록

콤보 상자를 통한 항목 입력

  1. 폼 보기에서 폼을 열거나 데이터 시트 보기에서 테이블 혹은 쿼리를 엽니다.

  2. 목록 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하고 원하는 항목을 선택합니다.

  3. 데이터베이스에 선택 내용을 적용하려면 다른 필드로 커서를 이동하거나 Shift+Enter를 누릅니다.

목록 상자를 통한 항목 입력

  1. 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 목록 상자에서 항목의 목록을 아래로 스크롤한 다음 원하는 항목을 선택합니다.

  3. 데이터베이스에 선택 내용을 적용하려면 다른 필드로 커서를 이동하거나 Shift+Enter를 누릅니다.

다중 선택할 콤보 상자에 다중값 목록의 항목 입력

  1. 폼 보기에서 폼을 열거나 데이터 시트 보기에서 테이블 혹은 쿼리를 엽니다.

  2. 목록 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다.

  3. 최대 100개의 확인란을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

목록의 항목 편집

목록에서 항목을 편집하려면 목록이 편집을 위해 활성화되어야 합니다. 자세한 내용은 데이터 업데이트에 대 한 디자인 고려 사항을참조 하세요.

  1. 목록을 포함하는 폼, 테이블 또는 쿼리 결과 집합을 엽니다.

  2. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 편집하려는 목록을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 목록 항목 편집을 클릭합니다.

    • 목록을 클릭 한 다음 단추를 클릭 하 여 목록 항목 편집 대화 상자 또는 양식을 엽니다.

      목록 항목 편집 단추가 표시된 콤보 상자

  3. 표시되는 화면은 편집하려는 목록의 유형에 따라 달라집니다.  다음 중 하나를 실행합니다.

    • 값 목록 또는 다중값 필드를 편집 하는 경우 목록 항목 편집 대화 상자를 사용 하 여 목록 데이터를 편집 하 고 각 항목을 별도의 줄에 유지 한 다음 완료 한 후 확인 을 클릭 합니다.

    • 조회 필드를 편집하는 경우 데이터 입력 폼이 표시됩니다. 입력 폼을 사용하여 목록 데이터를 편집합니다.

  4. 새 레코드의 기본값을 선택 하려면 기본값 상자의 드롭다운 화살표를 클릭 한 다음 원하는 값을 클릭 합니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

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길이가 0인 문자열을 입력

Access에서는 두 종류의 빈 값 유형을 구분할 수 있습니다: 널 값 및 길이가 0인 문자열. 널 값은 미상의 값을 나타내고 길이가 0인 문자열은 공백을 포함하는 필드를 나타냅니다. 예를 들어, 고객 데이터의 테이블이 있고 해당 테이블은 팩스 번호 필드를 포함한다고 가정합니다. 고객의 팩스 번호를 모르는 경우 필드를 빈 칸으로 남겨둘 수 있습니다. 이러한 경우 필드를 비워 두면 널 값이 입력되고 이는 사용자가 해당 값을 모르고 있음을 의미합니다. 차후에 고객이 팩스가 없는 것으로 확인된 경우 해당 값이 없음을 표시하기 위해 필드에 길이가 0인 문자열을 입력할 수 있습니다.

  1. 데이터 시트 보기에서 테이블 혹은 쿼리를 열거나 혹은 폼 보기에서 폼을 엽니다.

  2. 원하는 필드를 선택하고 사이에 공백없이 큰따옴표 두 개를 입력합니다 ("").

  3. 데이터베이스에 선택 내용을 적용하려면 다른 레코드로 커서를 이동하거나 Shift+Enter를 누릅니다. 기본적으로 따옴표가 사라집니다.

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변경 실행 취소

데이터를 잘못 입력하는 경우 변경 내용을 취소할 수 있습니다. 다음 중 하나 이상을 실행합니다:

  • 마지막 변경 내용을 취소하려면 빠른 Access 도구 막대에서 실행 취소를 선택하거나 ESC 키를 누릅니다.

  • 레코드의 변경 내용 모두를 취소하려면 ESC 키를 다시 누릅니다.

  • 변경 내용을 저장하거나 다른 레코드로 이동한 후 변경 내용을 취소하려면 빠른 Access 도구 막대에서 실행 취소를 선택합니다.

    중요    다른 레코드의 편집을 시작하거나 필터를 적용 또는 제거하거나 다른 창이나 문서 탭으로 전환하자 마자 변경 내용은 영구적으로 반영됩니다.

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