그룹화 보고서 또는 요약 보고서 만들기

그룹화 보고서 또는 요약 보고서 만들기

경우에 따라 정보를 그룹으로 구분하면 쉽게 이해할 수 있습니다. 예를 들어 보고서에서 판매 실적을 지역별로 그룹화하면 파악하기 어려운 세부 경향을 강조할 수 있으며 각 그룹의 끝에 합계나 평균 같은 요약을 추가하면 번거로운 계산 작업을 줄일 수 있습니다.

Access를 사용하면 그룹화된 보고서로 쉽게 작업할 수 있습니다. 보고서 마법사를 사용하여 기본적인 그룹화 보고서를 만들고, 기존 보고서에 그룹화 및 정렬을 추가하거나, 이미 정의된 그룹화 및 정렬 옵션을 수정할 수 있습니다.

참고: 이 문서는 Access에서 디자인하여 온라인에 게시하는 데이터베이스 종류인 Access 웹앱에는 적용되지 않습니다.

이 문서의 내용

그룹화한 보고서 또는 정렬된 보고서 만들기

보고서 마법사를 사용하여 새 그룹화 보고서 작성

기존 보고서에서 그룹화/정렬 추가 또는 수정

그룹화한 보고서 또는 정렬된 보고서 만들기

그룹화한 보고서를 한 번도 사용해 본 경험이 없는 경우에도 다음 단계에 따라 간단한 보고서를 신속하게 만들 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 보고서에 포함할 레코드가 들어 있는 테이블이나 쿼리를 선택합니다.

  2. 만들기 탭에서 보고서를 클릭합니다.

    Access에서 간단한 테이블 형식 보고서를 만들어 레이아웃 보기에 표시합니다. 보고서에 필드가 많으면 여러 페이지에 걸쳐 배치됩니다. 그룹화 또는 정렬을 적용하기 전에 페이지 너비에 맞춰 보고서 열 크기를 조정하고 원하지 않는 열을 삭제해야 할 수 있습니다. 열을 삭제하려면 해당 열을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 열 삭제를 클릭합니다.

  3. 그룹화하거나 정렬할 열을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 [필드 이름] 그룹화를 선택하거나 정렬 옵션 중 하나를 선택합니다. 예를 들어 Priority 열을 기준으로 그룹화하려면 Priority 열을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 Priority 그룹화를 클릭합니다.

    그룹화를 적용하면 Access에서는 그룹화 필드를 맨 왼쪽 열로 옮기고 해당 열을 기준으로 나머지 열을 그룹화합니다. 경우에 따라 Access에서 총 합계를 보고서 바닥글 구역에 추가할 수도 있습니다.

  4. 선택적으로, 기존 보고서에서 그룹화/정렬 추가 또는 수정의 단계에 따라 그룹화 및 정렬 옵션을 보고 세부적으로 조정합니다.

보고서 마법사를 사용하여 새 그룹화 보고서 작성

보고서 마법사는 사용자에게 일련의 질문을 제시하고 이에 대한 답변을 기초로 보고서를 생성합니다. 질문 중에는 보고서를 그룹화하는 데 사용할 필드를 선택하는 내용도 있습니다. 보고서가 만들어지면 이 보고서를 그대로 사용하거나 필요에 따라 수정할 수 있습니다. 보고서 마법사를 시작하기 전에 먼저 데이터 원본을 결정해야 합니다.

보고서 마법사 시작

  1. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 보고서 마법사를 클릭합니다.

    보고서 마법사가 시작됩니다.

    보고서 마법사에서 필드 선택

  2. 테이블/쿼리 드롭다운 목록을 클릭하고 보고서에 사용할 필드가 있는 테이블 또는 쿼리를 선택합니다.

  3. 사용 가능한 필드 목록에서 원하는 필드를 두 번 클릭하여 선택합니다.

    그러면 해당 필드가 선택한 필드 목록으로 이동합니다. 사용 가능한 필드 상자와 선택한 필드 상자 사이에 있는 단추를 클릭하여 선택한 필드를 추가 또는 제거하거나 모든 필드를 추가 또는 제거할 수도 있습니다.

  4. 다른 테이블이나 쿼리의 필드를 보고서에 포함하려는 경우에는 테이블/쿼리 드롭다운 목록을 다시 클릭하고 다른 테이블이나 쿼리를 선택한 후 필드를 계속 추가합니다.

  5. 필드 추가가 끝나면 다음을 클릭합니다.

보고서 마법사에서 레코드 그룹화

그룹화 기능을 사용하여 지역이나 판매 사원 같은 그룹별로 레코드를 구성하고 정렬할 수 있습니다. 또한 그룹을 중첩하여 그룹 간의 관계를 쉽게 파악하고 원하는 정보를 신속하게 찾을 수 있습니다. 이외에도 그룹화 기능을 사용하여 총계 및 비율과 같은 요약 정보를 산출할 수 있습니다.

보고서에 테이블을 두 개 이상 포함하는 경우 보고서 마법사에서는 테이블 간의 관계를 검토하고 정보 표시 방법을 결정합니다.

  1. 그룹 수준을 지정하시겠습니까?라고 묻는 보고서 마법사 페이지가 나타나면 목록에서 필드 이름 중 하나를 클릭하고 다음을 클릭합니다.

  2. 그룹 수준을 추가하려면 목록에서 필드 이름을 두 번 클릭하여 보고서에 추가합니다.

    대화 상자의 오른쪽에 있는 페이지 표시에서 그룹 수준을 두 번 클릭하여 해당 수준을 제거할 수도 있습니다. 또한 화살표 단추를 사용하여 그룹 수준을 추가하거나 제거할 수 있으며, 그룹 수준을 선택한 후 위쪽/아래쪽 우선 순위 단추를 클릭하여 각 그룹 수준의 우선 순위를 조정할 수 있습니다. 각 그룹 수준이 추가되고 상위 그룹 수준 내에 중첩되어 표시됩니다.

    보고서 마법사에서 그룹 수준 추가

  3. 그룹화 옵션을 클릭하여 그룹화 간격 대화 상자를 표시합니다.

    보고서 마법사의 그룹화 간격

  4. 필요에 따라 각 그룹 수준 필드에 대해 그룹화 간격을 선택합니다.

    그룹화 간격을 사용하면 레코드를 그룹화하는 방법을 사용자 지정할 수 있습니다. 위의 그림에서는 날짜/시간 데이터 형식의 선적일 필드에서 레코드가 그룹화됩니다. 보고서 마법사의 그룹화 간격 목록에서 각 필드 형식에 적합한 그룹화 간격을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 선적일 필드는 날짜/시간 형식이므로 실제 값(기본), 연도, 분기, , , , , 을 기준으로 그룹화하도록 선택할 수 있습니다. 필드의 데이터 형식이 텍스트인 경우에는 전체 필드(기본) 또는 처음 첫 자에서 다섯 자까지 문자 수를 기준으로 그룹화하도록 선택할 수 있고, 숫자 데이터 형식인 경우에는 값(기본) 또는 선택한 증분 범위를 기준으로 그룹화하도록 선택할 수 있습니다.

    그룹화 간격을 모두 선택한 후 확인을 클릭합니다.

  5. 다음을 클릭하여 마법사의 다음 페이지로 이동합니다.

레코드 정렬 및 요약

최대 4개의 필드를 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 레코드를 정렬할 수 있습니다.

  1. 첫 번째 드롭다운 목록을 클릭하고 정렬 기준 필드를 선택합니다.

    이 목록의 오른쪽에 있는 단추를 클릭하여 오름차순과 내림차순을 전환할 수 있습니다. 기본값은 오름차순입니다. 계속해서 두 번째, 세 번째 및 네 번째 드롭다운 목록을 클릭하여 추가 정렬 필드를 선택할 수도 있습니다.

    보고서 마법사의 정렬 순서

  2. 숫자 필드를 요약하려는 경우 요약 옵션을 클릭합니다.

    요약 옵션 단추는 보고서의 본문 구역에 숫자 필드가 하나 이상 있는 경우에만 표시됩니다. 마법사에 사용 가능한 숫자 필드가 표시됩니다.

    보고서 마법사의 요약 옵션

  3. 합계, 평균, 최소 또는 최대 중에서 그룹 바닥글에 포함할 계산 항목의 확인란을 선택합니다.

    세부 정보와 요약 정보를 둘 다 표시하거나 요약 정보만 표시하도록 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 요약 정보만 표시하도록 선택하는 경우 합계 확인란을 선택했으면 각 선적일 값에 대한 총계는 제공되지만 주문 정보는 생략됩니다. 또한 합계에 대한 총계 비율을 표시하도록 선택할 수 있습니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

  5. 보고서 마법사의 나머지 페이지에 나온 지시에 따릅니다. 마지막 페이지에서 보고서 제목을 편집할 수 있습니다. 보고서 제목은 보고서의 첫 페이지에 표시되며 보고서 저장 시 문서 이름으로 사용됩니다. 필요한 경우 나중에 제목과 문서 이름을 둘 다 편집할 수 있습니다.

  6. 마침을 클릭합니다. 그러면 보고서가 자동으로 저장되고, 인쇄할 때 나타나는 모양 그대로 인쇄 미리 보기에 표시됩니다.

미리 보기 창의 맨 밑에 있는 탐색 단추를 사용하면 보고서 페이지를 순서대로 표시하거나 보고서의 특정 페이지로 이동할 수 있습니다. 탐색 단추 중 하나를 클릭하거나 특정 페이지 번호를 페이지 번호 상자에 입력하고 Enter 키를 누릅니다.

인쇄 미리 보기에서는 페이지를 확대하여 세부 정보를 보거나 페이지를 축소하여 데이터가 잘 배치되었는지 확인할 수 있습니다. 마우스 포인터를 보고서 위에 올려 놓고 한 번 클릭합니다. 확대/축소된 페이지를 원래대로 되돌리려면 다시 클릭합니다. 상태 표시줄의 확대/축소 컨트롤을 사용할 수도 있습니다.

기존 보고서에서 그룹화/정렬 추가 또는 수정

기존 보고서가 있는 경우 해당 보고서에 그룹화/정렬을 추가하거나 보고서의 기존 그룹화/정렬을 수정하려면 이 섹션의 내용을 참고하여 작업을 실행할 수 있습니다.

그룹, 정렬 및 요약 추가

레이아웃 보기에서 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 원하는 작업을 선택하여 간단한 정렬, 그룹화 및 요약 작업을 실행할 수 있습니다. 레이아웃 보기로 전환하려면 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 레이아웃 보기를 클릭합니다.

참고: 현재 섹션에 제공된 절차에는 그룹, 정렬 및 요약 창이 직접 사용되지는 않지만 이 창을 열어 두고 작업하는 동안 창이 어떻게 바뀌는지 확인하는 것이 좋습니다. 이를 통해 Access에서 수행하는 작업을 더 잘 이해할 수 있으며, 그룹, 정렬 및 요약 창을 사용하는 데 익숙해지면 이 창을 사용하여 보고서를 세부적으로 조정할 수 있습니다. 그룹, 정렬 및 요약 창을 표시하려면 다음을 실행합니다.

  • 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 그룹화 및 정렬을 클릭합니다.

단일 필드 정렬

  • 정렬할 필드의 값을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

  • 바로 가기 메뉴에서 원하는 정렬 옵션을 클릭합니다. 예를 들어 텍스트 필드를 오름차순으로 정렬하려면 텍스트 오름차순 정렬을 클릭하고, 숫자 필드를 내림차순으로 정렬하려면 숫자 내림차순 정렬을 클릭합니다.

지정한 옵션에 따라 보고서가 정렬됩니다. 그룹, 정렬 및 요약 창이 열려 있는 경우에는 해당 필드에 대해 정렬 기준 줄이 새로 추가되었음을 확인할 수 있습니다.

여러 필드 정렬

참고:  레이아웃 보기에서 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 정렬을 적용하는 경우 한 번에 한 필드만 정렬할 수 있습니다. 다른 필드에 정렬을 적용하면 첫 번째 필드에서 정렬이 제거됩니다. 이는 각 필드에 대해 차례로 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 후 원하는 정렬 순서를 선택하여 정렬 순서를 여러 개 설정할 수 있는 폼의 정렬 기능과는 다릅니다. 여러 정렬 수준을 만들려면 그룹, 정렬 및 요약 창을 사용하여 그룹, 정렬 및 요약 추가 섹션을 참고하세요.

필드 그룹화

  • 그룹화할 필드의 값을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

  • 바로 가기 메뉴에서 그룹화 기준을 클릭합니다.

그룹 수준이 추가되고 해당 그룹 머리글이 만들어집니다. 그룹, 정렬 및 요약 창이 열려 있는 경우에는 해당 필드에 대해 그룹화 기준 줄이 새로 추가되었음을 확인할 수 있습니다.

필드에 요약 정보 추가

이 옵션을 사용하면 필드의 합계, 평균, 개수 또는 기타 집계 값을 계산할 수 있습니다. 총합계는 보고서의 끝에 추가되고 그룹 요약은 보고서에 있는 모든 그룹에 추가됩니다.

  • 요약할 필드의 값을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

  • 요약을 클릭합니다.

  • 합계, 평균, 레코드 개수(모든 레코드 계산), 값 개수(해당 필드에 값이 있는 레코드만 계산), 최대값, 최소값, 표준 편차, 분산 중 실행할 작업을 클릭합니다.

텍스트 상자 형식의 계산 컨트롤이 보고서 바닥글에 추가되고 총합계가 만들어집니다. 또한 보고서에 그룹 수준이 있으면 그룹 바닥글이 없는 경우 추가되고 각 바닥글에 요약 정보가 들어갑니다.

참고: 요약할 필드를 클릭하고 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 요약을 클릭하여 요약 정보를 추가할 수도 있습니다.

그룹, 정렬 및 요약 창을 사용하여 그룹, 정렬 및 요약 추가

그룹, 정렬 및 요약 창은 보고서에서 그룹, 정렬 순서 또는 요약 옵션을 추가하거나 수정하는 데 가장 적합하며, 레이아웃 보기는 변경 내용이 데이터 표시에 어떤 영향을 주는지 쉽게 확인할 수 있으므로 기본으로 사용됩니다.

그룹, 정렬 및 요약 창 표시

  • 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 그룹화 및 정렬을 클릭합니다.

    그룹, 정렬 및 요약 창이 표시됩니다.

그룹, 정렬 및 요약 창

새 정렬 또는 그룹 수준을 추가하려면 그룹 추가 또는 정렬 추가를 클릭합니다.

그룹, 정렬 및 요약 창에 새 줄이 추가되고 사용 가능한 필드의 목록이 표시됩니다.

그룹, 정렬 및 요약 창의 필드 목록

이러한 필드 이름 중 하나를 클릭하거나, 필드 목록 아래의 을 클릭하여 식을 입력할 수 있습니다. 필드를 선택하거나 식을 입력하면 보고서에 그룹 수준이 추가됩니다. 레이아웃 보기에서 해당 그룹화 또는 정렬 순서가 표시되도록 화면이 바로 바뀝니다.

식 만들기에 대한 자세한 내용은 식 작성 문서를 참조하세요.

참고 사항: 

  • 정렬 수준 또는 그룹 수준이 이미 여러 개 정의되어 있는 경우 그룹 추가 또는 정렬 추가 단추를 보려면 그룹, 정렬 및 요약 창에서 아래로 스크롤해야 할 수도 있습니다.

  • 보고서의 그룹 수준 및 정렬 수준을 최대 10개까지 정의할 수 있습니다.

그룹화 옵션 변경

각 정렬 수준 또는 그룹 수준에 포함된 다양한 옵션을 설정하여 보고서를 세부적으로 조정할 수 있습니다.

그룹화 옵션

  • 그룹 수준 또는 정렬 수준의 모든 옵션을 표시하려면 변경할 수준에서 자세히를 클릭합니다.

    그룹화 옵션(확장)

  • 옵션을 숨기려면 간단히를 클릭합니다.

정렬 순서    정렬 순서 드롭다운 목록을 클릭하고 원하는 옵션을 클릭하여 정렬 순서를 변경할 수 있습니다.

그룹 간격    레코드가 그룹화되는 방식을 결정하는 설정입니다. 예를 들어 "가" 또는 "A"로 시작하는 항목, "나" 또는 "B"로 시작하는 항목 등으로 구분하여 그룹화되도록 텍스트 필드의 첫 문자를 기준으로 그룹화할 수 있습니다. 날짜 필드의 경우 요일, 주, 월, 분기 등을 기준으로 그룹화하거나 사용자 지정 간격을 입력할 수 있습니다.

요약    요약을 추가하려면 이 옵션을 클릭합니다. 여러 필드에 대해 요약을 추가하거나 같은 필드에 대해 여러 종류의 요약을 계산할 수 있습니다.

요약 팝업 창

  • 요약 기준 드롭다운 화살표를 클릭하고 요약할 필드를 선택합니다.

  • 형식 드롭다운 화살표를 클릭하고 수행할 계산 종류를 선택합니다.

  • 보고서 끝 부분(보고서 바닥글)에 총합계를 추가하려면 총합계 표시를 선택합니다.

  • 각 그룹의 총합계 비율을 계산하는 컨트롤을 그룹 바닥글에 추가하려면 총합계의 백분율(%)로 그룹 요약 표시를 선택합니다.

  • 특정 위치에 요약 정보를 표시하려면 그룹 머리글에 표시 또는 그룹 바닥글에 표시를 선택합니다.

필드에 대해 모든 옵션을 선택한 후에는 요약 기준 드롭다운 목록에서 다른 필드를 선택하여 프로세스를 반복하고 해당 필드를 요약할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우에는 요약 팝업 창의 바깥쪽을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

제목    이 옵션을 사용하면 요약 대상 필드의 제목을 변경할 수 있습니다. 열 머리글을 지정하거나 머리글/바닥글에서 요약 필드의 레이블을 지정하는 경우 이 옵션을 사용합니다.

제목을 추가하거나 수정하려면 다음을 실행합니다.

  • 제목 다음에 나오는 파란색 텍스트를 클릭합니다.

    확대/축소 대화 상자가 표시됩니다.

  • 대화 상자에 새 제목을 입력하고 확인을 클릭합니다.

머리글 구역 표시/표시 안 함    이 설정을 사용하여 각 그룹 앞에 나오는 머리글 구역을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 머리글 구역을 추가하면 자동으로 그룹 필드가 해당 머리글로 이동하고, 그룹 필드가 아닌 다른 컨트롤이 포함된 머리글 구역을 제거하면 해당 컨트롤을 삭제할지 묻는 메시지가 나타납니다.

바닥글 구역 표시/표시 안 함    이 설정을 사용하여 각 그룹 뒤에 나오는 바닥글 구역을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 컨트롤이 포함된 바닥글 구역을 제거하면 해당 컨트롤을 삭제할지 묻는 메시지가 나타납니다.

그룹 함께 인쇄    설정은 보고서를 인쇄할 때 페이지에 그룹을 배치하는 방식을 결정합니다. 적은 양의 페이지로 전체 그룹을 표시하기 위해 가능하면 그룹을 같은 페이지에 유지하도록 설정하는 것이 좋습니다. 그러나 이렇게 하면 대부분의 페이지에서 아래쪽에 빈 공간이 생기므로 보고서를 인쇄하는 데 용지가 많이 필요합니다.

  • 같은 페이지에 표시 안 함    페이지 구분선에 의해 그룹이 분할되더라도 큰 문제가 없는 경우 이 옵션을 사용합니다. 예를 들어 30개 항목이 포함된 그룹의 10개 항목은 페이지의 맨 아래에 두고 나머지 20개 항목은 다음 페이지의 맨 위에 둘 수 있습니다.

  • 전체 그룹을 같은 페이지에 표시    이 옵션을 사용하면 그룹에서 페이지 구분선의 수가 최소화됩니다. 페이지의 나머지 공간에 그룹을 표시할 수 없는 경우 빈 공간으로 두고 대신 다음 페이지에서 그룹이 시작됩니다. 물론 그룹 크기가 큰 경우에는 여러 페이지에 나누어 표시해야 할 수도 있습니다. 그러나 이 옵션을 사용하면 그룹 내에서 페이지 구분선의 수를 최소화할 수 있습니다.

  • 머리글과 첫 레코드를 같은 페이지에 표시    그룹에 그룹 머리글이 있는 경우 이 옵션을 사용하면 그룹 머리글이 페이지의 맨 아래쪽에 단독으로 인쇄되지 않습니다. 머리글 다음에 적어도 하나의 데이터 행을 인쇄할 수 있는 공간이 없으면 다음 페이지에서 그룹이 시작됩니다.

그룹 수준 및 정렬 수준의 우선 순위 변경

그룹 또는 정렬 수준의 우선 순위를 변경하려면 그룹, 정렬 및 요약 창에서 행을 클릭하고 행 오른쪽에 있는 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 클릭합니다.

그룹 수준 및 정렬 수준 삭제

그룹 또는 정렬 수준을 삭제하려면 그룹, 정렬 및 요약 창에서 삭제할 그룹 수준 또는 정렬 수준을 클릭하고 Delete 키를 누르거나 행 오른쪽에 있는 삭제 단추를 클릭합니다. 그룹 수준을 삭제하면 그룹 머리글 또는 그룹 바닥글의 그룹화 필드가 보고서의 본문 구역으로 이동하고 그룹 머리글 또는 그룹 바닥글의 다른 컨트롤은 삭제됩니다.

요약 보고서 만들기(레코드 본문 제외)

요약 정보, 즉 머리글/바닥글 행의 정보만 표시하려면 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 자세한 정보 숨기기를 클릭합니다. 이렇게 하면 다음 하위 그룹 수준의 레코드가 숨겨지므로 요약 데이터를 훨씬 간결하게 표시할 수 있습니다. 레코드가 표시되지 않지만 숨겨진 구역의 컨트롤이 삭제되지는 않습니다. 자세한 정보 숨기기를 다시 클릭하면 보고서에 본문 행이 복원됩니다.

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