그룹에 필드 추가

필드 및 가능한 관계

세부 정보 추가

다음 디자인 단계에서는 각 테이블에 추가할 필드 목록을 작성합니다. Access 테이블에서는 열을 필드라고 하고, 개별 레코드를 행이라고 합니다. 기본적으로 테이블의 각 필드는 다른 필드와 관련됩니다. 예를 들어 고객사 연락처 데이터가 포함된 테이블에는 보통 이름, 성, 회사, 전화 번호 등을 입력하는 필드가 있습니다. 각 필드는 서로 관련되어야 하며 고객사 연락처에만 적용되어야 합니다. 이와 같이 서로 관련된 필드의 집합을 관계라고 하며, 여기에서 관계형 데이터베이스라는 용어가 파생됩니다.

각 그룹에서 캡처해야 하는 특정 정보를 결정하여 필드를 계획합니다. 이 경우에도 스프레드시트, 원장 또는 명함 파일 등의 기존 데이터를 참조할 수 있습니다. Access 데이터베이스 서식 파일과 같은 기존 데이터베이스를 열어 사용하는 필드를 확인할 수도 있습니다.

자산 데이터베이스의 경우 각 항목과 함께 구매일이나 비용과 같은 각 항목의 정보를 나열하고자 할 수 있습니다. 이를 위해서는 각 필드를 최소 논리 구성 요소로 줄입니다. 효율적인 디자인에서 하나의 필드는 단일 데이터를 나타내며, 필드 이름은 해당 데이터를 명확하게 표시합니다. 예를 들어 정보를 더욱 쉽게 찾고 정렬하려면 테이블에서 성 필드와 이름 필드가 구분되어 있어야 합니다.

또한 다국적 데이터를 기록해야 하는지도 파악합니다. 기록해야 하는 경우에는 국가 필드와 함께 각 국가에 맞는 지역 및 우편 번호 필드가 필요합니다.

업무를 진행하다 보면 한 테이블의 데이터를 다른 테이블에 사용하려는 경우가 있습니다. 예를 들어 이 그림과 같이 자산 그룹에 공급업체 필드 및 지원 필드를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하려면 테이블 간에 관계를 설정해야 하며 관계에 대해서는 잠시 후에 설명합니다. 일단은 각 테이블에 필요한 모든 필드를 포함합니다.

참고    필드 이름에 단어가 여러 개 포함된 경우 각 단어를 띄어 쓰지 마세요. 이렇게 하면 Visual Basic for Application 코드와 식이라는 수식 유형 등의 다른 구성 요소를 만들기가 더 어려워집니다. 필드 이름에 여러 단어를 사용해야 하는 경우에는 공백을 제거하고 각 단어의 첫 글자를 대문자로 표기하거나 각 단어를 밑줄로 구분합니다. 연습에서 해당 방법을 확인할 수 있습니다.

마지막으로, 행은 계획할 필요가 없으며 필드에 데이터를 입력하면 자동으로 생성됩니다.

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