공용 폴더를 사용하여 정보 공유

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이 기능을 사용 하려면 Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 또는 Exchange Server 2007 계정에 사용할 수 있습니다. 대부분의 가정용 및 개인 계정이 Microsoft Exchange를 사용 하지 않습니다. 사용자 계정이 연결 되는 Exchange 버전 Microsoft Exchange 계정 및 확인 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 참고 항목 섹션의 링크를 참고 합니다.

공용 폴더를 수집, 구성, 조직의 다른 사용자와 정보를 공유 하는 방법은 제공 하는 Microsoft Exchange의 기능입니다. 다음은 일반적으로 공용 폴더 관심 있는 일반적인 영역에 정보를 공유할 프로젝트 팀 또는 사용자 그룹에서 사용 됩니다. Exchange를 실행 중인 서버에 연결 하는 "공용 폴더"가 표시 탐색 창 에서 Microsoft Outlook폴더 목록 에 나타납니다. Outlook에서이 폴더를 관리할 수 있습니다. 공용 폴더 모든 유형의 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 양식, 파일 및 게시와 같은 Outlook 폴더 항목을 포함할 수 있습니다. 공용 폴더 아래의 즐겨찾기 폴더에 공용 폴더에 바로 가기를 추가할 수도 있습니다.  

공용 폴더에서 실행할 수 있는 작업

전자 게시판에 정보 게시

  • 게시판을 사용하면 온라인 토론에 참가할 수 있습니다. 각 주제는 소유 권한이 있는 폴더에 저장할 수 있습니다.

  • 게시판은 살펴볼 수 없도록 설정하여 모든 사람이 정보를 읽고 게시할 권한이 있어야만 하는 인터넷 뉴스그룹과 비슷하게 만들 수 있습니다.

  • 사용자에게서 내용을 받아 게시할 항목을 결정할 사람이 게시판을 살펴볼 수도 있습니다.

  • 게시된 정보는 다음과 같은 방법으로 사용할 수 있습니다.

    • 온라인 토론이 시작되면 그룹이 읽을 수 있도록 공용 폴더에 회신을 게시할 수 있습니다.

    • 전체 그룹이 회신을 읽지 못하도록 하려면 정보를 게시한 사람에게 직접 회신하거나 게시된 정보를 선택한 받는 사람에게만 전달할 수 있습니다.

    • 공용 폴더를 게시판으로 사용하려면 폴더에 전자 메일 메시지를 저장할 수 있어야 합니다.

일정, 연락처 목록 또는 작업 목록에서 Outlook 항목 공유

  • 일정을 공유하여 모임, 행사, 공휴일, 휴가 일정 및 프로젝트 마감일 등 그룹에 영향을 주는 정보를 추적할 수 있습니다.

  • 연락처 목록을 공유하여 그룹에서 이름, 직책, 주소, 전화 번호를 사용할 수 있습니다.

  • 작업 목록을 공유하여 그룹에서 현재 작업 중인 프로젝트에 대한 각 구성원의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

파일 공유

  • 공용 폴더에서 파일을 열어 파일을 읽거나 업데이트하고, 여러 파일을 빠르게 탐색할 수 있습니다.

  • Windows Explorer를 사용하여 파일 관련 프로그램을 열지 않고도 다른 프로그램에서 공용 폴더로 기존 파일을 복사할 수 있습니다.

  • 파일을 만드는 데 사용된 프로그램을 종료하지 않고도 공용 폴더에 파일을 게시할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Office Excel 통합 문서에서 방금 업데이트한 분기별 판매 보고서를 게시하여 그룹에서 최신 정보를 빠르게 볼 수 있도록 할 수 있습니다.

자주 읽거나 업데이트하는 파일을 공유하려면 파일을 저장한 프로그램이 컴퓨터에 설정되어 있어야 합니다. Windows 탐색기에서 파일을 복사하거나 다른 Microsoft Office 프로그램에서 파일을 복사하는 경우 원래 파일은 저장된 위치에 그대로 남아 있습니다. 공용 폴더에서 복사하거나 게시한 파일을 변경해도 원래 파일에는 영향을 주지 않습니다.

사용 권한으로 폴더에 대한 액세스 권한 결정

  • 일반적으로 공용 폴더에 대한 사용 권한은 관리자나 조직에서 특정 프로젝트나 주제에 대한 폴더를 소유한 사용자에 의해 결정됩니다.

  • 일반적으로 액세스 권한이 있는 폴더의 경우 항목을 읽거나 폴더에 항목을 추가할 수 있지만 자신이 추가한 항목 이외의 항목은 삭제할 수 없습니다.

  • 사용 권한이 있으면 자신이 소유한 공용 폴더를 설정하고 다른 사용자에게 이 폴더를 사용할 수 있는 사용 권한을 부여할 수 있습니다.

  • 공용 폴더를 소유하고 있는 경우 공용 폴더에 사용자 지정 보기, 양식, 사용자 지정 필드 및 규칙을 적용할 수 있습니다. 다른 사용자가 처음 폴더를 열 때 표시되는 특정 보기를 지정할 수도 있습니다.

  • 폴더에서 변경할 수 있는 권한이 없더라도 자신의 요구에 따라 공용 폴더를 개인 보기로 저장할 수 있습니다. 공용 폴더를 개인 보기로 저장하면 항상 해당 보기로 표시됩니다.

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