고객 사례 연구: Excel에서 Access로 이동

액세스가 더 적절하지만 Excel을 사용하여 비즈니스 솔루션을 만드는 경우가 있습니다. 또는 Excel이 원래 좋은 아이디어일 수 있지만 데이터가 Excel 솔루션에는 너무 커져서 데이터베이스 프로그램을 사용해야 합니다. 다행히도 Excel에서 Access로 비즈니스 데이터를 이동할 수 있습니다.

Cancer Lifeline, 시애틀에 근거를 둔 비영리 조직으로, 원래 Excel을 사용하여 보조금 추적 시스템을 디자인했습니다. 데이터 중복 문제가 발생한 후 이 조직에서는 Access를 사용해 보기로 결정했습니다.

Kerry Fowler 박사는 Cancer Lifeline에 대한 자원 봉사 IT 지원을 제공합니다. 박사는 Cancer Lifeline의 IT 필요성, 박사의 역할 및 기술 배경, 조직에서 Excel을 어떻게 사용했는지, 조직에서 Access로 어떤 작업을 수행했는지 논의하는 인터뷰에 동의했습니다.

인터뷰, 1부

ST: 저는 Steven Thomas이고 Office Online에 대한 글을 씁니다. 오늘 Cancer Lifeline의 Kerry Fowler 박사와 함께 있습니다. Cancer Lifeline은 사람들이 암을 받아들이는 사람들을 돕는 비영리 조직입니다.

ST: Fowler 박사님. Cancer Lifeline이 사람들에게 어떤 종류의 지원을 제공하는지 약간 설명해 주실 수 있나요?

KF: Steven씨. Cancer Lifeline은 환자, 가족, 친구 및 동료를 포함하여 암을 받아들이는 사람들에게 비의료적 지원을 제공하므로 꽤 광범위한 영역입니다.

ST: 그러면 비의료라고 말씀하시는데 어떤 의미인가요?

KF: 사람들은 의료적 조언을 얻기 위해 Cancer Lifeline에 오는 것이 아니라 수업을 듣기 위해 옵니다. 운동 수업, 요가, 작문 수업, 꽃꽂이 등 암 환자 사이에 커뮤니티를 형성하고 다른 암 환자와 커뮤니케이션하기 위한 다양한 강의가 있습니다.

ST: 광범위하고 다양한 매우 중요한 서비스처럼 들립니다. 설명해 주셔서 감사합니다. 그러면 박사님은 유전자 정보학에 대한 학위가 있으시죠?

KF: 실제로는 유기 화학입니다.

ST: 유기 화학이군요. 죄송합니다.

KF: 죄송하실 필요는 없습니다.

ST: 그러면 그 학위가 Cancer Lifeline에서 어떻게 도움이 되나요?

KF: 저는 꽤 오랫동안 제약 및 신약 개발 분야에서 일했고, 기업 합병으로 일이 없어졌을 때 잠시 제 아내가 CEO인 Cancer Lifeline에서 봉사 활동을 했습니다. 지난 10년 동안 화학 정보학 분야에서 일했기 때문에 주로 대용량 플랫 파일과 같은 정보를 처리하는 데 꽤 익숙했습니다. 어렵지 않은 몇몇 UNIX 명령 등을 배워야 했지만 관계형 데이터베이스에는 전혀 경험이 없었습니다.

ST: 그렇군요. Cancer Lifeline에서 자원 봉사에 참여하며 하시는 그와 같은 정보 관리 작업에 대해 약간 설명해 주실 수 있나요?

KF: 물론입니다. 처음 왔을 때 저는 매일 프린터 작업 등의 IT 작업을 했습니다. 마우스가 작동하지 않을 정도였습니다. 하지만 결국 저는 몇 가지 진행되는 업무가 있음을 알았습니다. 예를 들어 환자 지원 자금의 경우 여기 직원들은 주택 담보 대출, 의료 청구서 또는 교통비를 지급하는 데 도움되도록 사람들에게 보낸 수표에 대한 몇 년 동안의 정보를 저장하는 데 Excel을 사용했습니다.

ST: 그러면 파일 수가 너무 많을 텐데요?

KF: 맞습니다. 스프레드시트에 많은 항목이 있었습니다.

ST: 매우 큰 스프레드시트 하나였나요?

KF: 예. 많은 탭이 포함된 큰 스프레드시트 하나였지만, 이 스프레드시트를 통해 이 사람이 올해 받은 금액이 얼마인지, 사람들이 지난 4년 동안 얼마를 받았는지, 몇 명이 주택 담보 대출에 대한 지원을 받고 있는지 사람들에게 알리기 어려웠습니다.

ST: 많은 데이터를 모두 Excel에 넣고 Excel로, 하나의 스프레드시트로 드릴다운하려고 할 때 발생할 수 있는 전형적인 문제처럼 들립니다.

KF: 완전한 대형 참사 전에 한 가지 나쁜 재해가 발생하기를 기다리는 것처럼 보여서 이 문제를 해결하기 위해 Microsoft Access를 자세히 배워보기로 결정했습니다. 발생한 다른 문제는 데이터가 여러 번 다시 입력되고 있었다는 것입니다.

ST: 어떤 데이터인가요?

KF: 그저 이름, 사람들의 이름, 우편 번호, 사회 복지사 이름, 숫자 등이었습니다.

ST: 그러면 결국 같은 사람에게 몇 개의 다른 레코드가 생성될 수 있는 건가요?

KF: 맞습니다. 예를 들어 Seattle의 매우 창의적인 철자가 있습니다.

ST: 그러면 왜 Access인가요? Access를 여기서 처음 사용하거나 이 목적을 위해 배웠나요, 아니면 Access를 사용한 이유는 무엇이었나요?

KF: Cancer LifeLine에서는 Microsoft Office 및 Small Business Server 2003을 사용하고 있어서 모든 컴퓨터에 Access가 있었기 때문에 Access를 널리 사용할 수 있습니다. 저는 1년 전 혼자서 Access에 대해 알아보았지만 실제로는 발전이 없었습니다. 그래서 저는 이번이 배울 기회이고 이것이 Cancer LifeLine이 목표를 충족하도록 도울 수 있는 방법이라고 생각합니다.

ST: 멋집니다. 좋은 결정을 내리신 것 같습니다. 저도 Access로 작업한 경험이 약간 있고 Excel로 작업한 것만큼 많지는 않지만 Access가 어디에 사용되고 말씀하시는 일종의 관리 작업에 확실히 더 적합하다는 것을 압니다.

ST: 잠시 쉬었다가 돌아와 이 인터뷰의 나머지 절반을 진행하겠습니다.

인터뷰, 2부

ST: 저는 다시 Steven Thomas이고 Cancer Lifeline의 Kerry Fowler 박사와 함께하는 인터뷰의 두 번째 부분으로 돌아가겠습니다.

ST: Excel에서 Access로 이동하는 과정에 대해 이야기해 보겠습니다. 얼마나 많은 작업이 필요했나요? 작업이 끝났나요?

KF: 특히 원하지 않는 이상한 구두점이 있을 수 있는 스프레드시트에 있던 레거시 데이터를 처리할 경우 아직 작업을 마치지 않았다고 생각합니다. 전체적으로 가장 힘든 일은 일치였다고 생각하고 한 동안 이 작업에 열중하려고 합니다. 데이터 형식을 일치시키는 것이 가장 중요하다는 것은 바보 같은 말이라고 생각합니다.

ST: Excel은 허용하거나 허용하지 않을 데이터 형식에 대해 약간 더 너그럽기 때문에 올바르게 이해하는 것이 중요하고 힘들다는 말은 바보 같지 않습니다.

KF: 그렇습니다. 데이터를 정리할 때 가장 어려운 일은 Access로 더 쉽게 가져오고 오류가 발생하지 않도록 오래된 데이터를 파악하고, 중복을 제거하고, 철자 오류를 찾고, 이상한 구두점을 찾고, 간결하게 정리하는 것이었습니다. 따라서 실제로는 가져올 Excel 스프레드 시트나 텍스트 파일에서 수행해야 하는 많은 작업이 있습니다. 모든 것이 일치하면 가져오기가 매우 쉽습니다.

ST: 그러면 이 작업 때문에 중간에 업무 프로세스가 연기되었나요?

KF: 아니요. 직원들은 계속 일했고 저는 환자 지원 데이터베이스에 대한 작업 이외에 본질적으로 큰 메일 그룹이 포함되고 큰 플랫 파일인 더 오래된 Access 데이터베이스를 파악하는 작업을 했습니다. 몇 단계를 거쳐 데이터베이스를 정리하고 중복을 더 쉽게 검색하도록 만들고 있습니다.

ST: 그러면 이제 직원들이 환자 지원 자금 데이터베이스를 사용하고 있나요?

KF: 예.

ST: 하지만 아직 가져오지 않은 데이터가 여전히 Excel에 있습니다. 계속 가져올 레거시 데이터입니다.

KF: 맞습니다. 2008년 정보를 가져왔지만 정리하고 여전히 가져와야 할 2004년~2007년 데이터가 있습니다.

ST: 알겠습니다. 그러면 사람들은 기다리는 수밖에 없었나요?

KF: 아니요. 현재 사용할 수 있습니다.

ST: 그러면 직면했던 다른 어려움은 무엇이었나요, 혹은 이야기하시는 이 다른 시스템을 포함하여 새 시스템을 구축할 가능성이 있나요?

KF: Access에 관련된 몇 가지 항목이 있고, 몇몇 Visual Basic 항목과 Dlookup()을 실행하고 해당 작업을 수정하는 것이 약간 어려웠습니다. 그리고 어떤 경우에는 따옴표와 대괄호를 모두 올바르게 배치해야 합니다. 그렇지 않으면 작동하지 않습니다. 하지만 전반적으로 생각한 것보다 훨씬 더 쉬웠고 무엇인가 제대로 진행되게 할 수 있다는 것은 매우 보람 있습니다.

ST: Excel이 실용적이지 않아서 Excel로 하지 않던 작업을 Access로 하는 경우가 있나요? 데이터를 여러 테이블에 넣는 것과 같이 분명할 뿐 아니라 새로운 어떤 것이 있나요?

KF: 한 가지 확인한 사실은 경험이 있는 사용자에게만 어떤 작업을 수행하는 방법이 분명할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 우편 번호는 시/군/구, 시/도 및 국가에 관해 중복된 정보이므로 저는 우편 번호만 가져오도록 메일 그룹에 대한 데이터 입력을 간소화했습니다. 따라서 시/도, 시/군/구 및 국가와 함께 모든 우편 번호가 포함된 테이블은 하나뿐입니다. 이 덕분에 일이 많이 간소화되었고 철자 오류가 줄었습니다.

ST: 멋집니다. 보고 기능은 어떤가요? 이제 Access로 이동했으므로 보고서를 생성하는 기능에 어떤 장점이 있나요?

KF: 예. 앞에서 말했듯이 Excel 스프레드시트를 사용하여 특정 기간에 특정 개인에게 제공된 금액을 확인하는 것은 어렵지만, 이제 Access 시스템을 통해 수표 요청을 자동으로 생성하는 몇 가지 보고서를 생성하고, 사람들에 해당하는 암 유형에 맞게 보고서를 코딩할 수 있습니다. 또한 해당 주에 각 계정에 대해 현금화된 모든 다양한 수표에 대한 요약 시트를 재무 부서용으로 생성할 수도 있습니다.

ST: 다시 한 번 말하지만 정말 멋진 것 같습니다. 마지막으로 동료는 무엇이라고 말합니까? 동료를 위해 박사님이 구축한 프로세스 및 제품에 대한 의견을 준 사람이 있습니까?

KF: 동료는 실제로 이 시스템을 좋아합니다. 환자 지원 자금의 경우 실제로 이 덕분에 프로세스가 간소화되었습니다. 오류가 더 적어져서 수표가 더 빨리 현금화될 수 있습니다. 예전에는 수정을 위해 재무 부서에서 다시 정보를 전송해야 했으므로 정말 문제였습니다. 이제 이 문제가 자주 발생하지 않으므로 고객은 실제로 매우 멋진 시스템에서 혜택을 받고 있습니다.

ST: 놀랍고 매우 멋집니다. 인터뷰에 응해 주셔서 감사드리고 환자 지원 자금에 대한 진행 상황을 확인하고자 확실히 곧 다시 연락 드리겠습니다. 혹시 어떤 새로운 일을 진행하고 계시나요?

KF: 새로운 일은 큰 메일 그룹입니다.

ST: 메일 그룹 데이터베이스군요. 다시 확인해 보고 어떻게 진행되는지 알아보고 싶습니다. 한 번 더 감사합니다.

KF: 감사합니다.

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