고객사 연락처에 원격으로 액세스: Business Contact Manager에서 동기화 사용

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모바일 장치에서 Outlook을 사용하거나 Office Outlook Web Access(OWA)에 로그인하여 전자 메일 메시지를 확인한다면 외부에 있을 때에도 업무 정보와 개인 정보에 쉽게 액세스할 수 있다는 것이 얼마나 유용한지 이미 잘 알고 계실 것입니다. 이제 휴대폰, OWA, Windows Live 계정 또는 SharePoint 사이트를 사용하면 Outlook, Windows Live 또는 SharePoint 연락처에 액세스할 때와 동일한 방법으로 Business Contact Manager for Outlook 고객사 연락처에 액세스할 수 있습니다.

이 문서에서는 인터넷을 통해 고객사 연락처에 액세스하기 위한 동기화 설정 및 사용 방법, 고객사 연락처 레코드에 대한 원격 작업 방법, 동기화 중지 방법, 동기화 기능이 켜져 있는 상태에서 다른 데이터베이스로 전환할 때의 결과에 대해 설명합니다.

모든 비즈니스 데이터에 원활하게 액세스하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager를 사용하여 오프라인으로 작업을 참조하세요.

실행할 작업

고객사 연락처를 동기화하는 이유

동기화 작동 방식

예: 영업 출장

인터넷에서 고객사 연락처에 액세스 가능하도록 설정

동기화 폴더 선택

고객사 연락처 동기화 폴더 변경

고객사 연락처 동기화 중지

연락처 레코드에서 Business Contact Manager 레코드 만들기

다른 데이터베이스로의 전환이 동기화에 미치는 영향

고객사 연락처를 동기화하는 동안 데이터베이스 전환

다른 데이터베이스에서 가져온 동기화된 고객사 연락처 제거

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고객사 연락처를 동기화하는 이유

Business Contact Manager for Outlook 고객사 연락처를 동기화하거나 "미러링"하면 다른 연락처 목록과 고객사 연락처에 원격으로 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 고객에게 신제품을 소개하기 위한 영업 출장을 계획 중이며 다른 연락처에 원격으로 액세스하는 것처럼 인터넷으로 고객 정보에 액세스해야 한다면 고객사 연락처의 동기화를 설정할 수 있습니다.

참고:  고객사 연락처 정보뿐만 아니라 모든 비즈니스 데이터에 원활하게 액세스해야 하는 경우 Business Contact Manager를 사용하여 오프라인으로 작업을 참조하세요.

고객사 연락처에 대한 원격 액세스를 설정하려면 사무실 외부에 있을 때 OWA 또는 모바일 장치를 통해 사용하는 Outlook 연락처 폴더의 유형을 선택하기만 하면 됩니다. Outlook에서 선택할 수 있는 폴더에는 Outlook 연락처, Windows Live 연락처, SharePoint 연락처는 물론이고 직접 만든 모든 사용자 지정 연락처 폴더도 포함됩니다.

동기화 작동 방식

동기화가 진행되는 동안 고객사 연락처는 사용자가 선택한 Outlook 연락처 폴더에 복사됩니다. 사무실 외부에 있을 때 사용하는 연락처 목록에는 두 가지 종류의 레코드가 모두 나타납니다. 고객사 연락처 레코드에는 "회사원" 아이콘 동기화된 고객사 연락처 아이콘 이 표시됩니다. 그러면 Outlook 연락처에 액세스하는 것과 같은 방식으로 인터넷에서 고객사 연락처 레코드에 액세스할 수 있습니다.

동기화된 상태에서는 인터넷을 통해 동기화된 레코드를 수정하면 Business Contact Manager 데이터베이스의 레코드가 업데이트되고, 데이터베이스의 레코드를 수정하면 동기화된 레코드가 업데이트됩니다. 모든 업데이트는 백그라운드에서 진행되며 사용자의 작업에 방해가 되지 않습니다.

참고: 고객사 연락처의 동기화를 중지하면 해당 연락처가 Outlook, SharePoint, Windows Live 또는 기타 동기화된 연락처 폴더에서 자동으로 제거됩니다.

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예: 영업 출장

영업 출장 중에 고객사를 방문했는데 구매 관리자인 김진섭이 회사를 떠났고 임지영이 새 구매 관리자로 고용된 것을 알게 되었습니다. 고객사 연락처에서 김진섭의 기록은 삭제하고 임지영에 대한 새 레코드를 만들려고 합니다. OWA에 로그인하고 김진섭의 레코드를 클릭한 후 삭제합니다. 그런 다음 새로 만들기를 클릭하고 임지영에 대한 정보를 입력한 후 새 레코드를 저장합니다.

몇 분 내로 변경 사항이 사무실 컴퓨터에 있는 Outlook에 복사됩니다. Outlook 연락처 폴더에서 김진섭이 삭제되고 해당 레코드는 Business Contact Manager for Outlook의 지운 편지함 폴더로 이동합니다. 임지영은 Outlook 연락처 폴더에 추가되지만 해당 레코드는 고객사 연락처 레코드가 아니라 Outlook 연락처입니다. 기존 고객사 연락처 레코드만 동기화되며 인터넷을 통해 새 고객사 연락처 레코드를 만들 수는 없습니다.

출장을 마친 후 이 문서 뒷부분의 연락처 레코드에서 Business Contact Manager 레코드 만들기에 나와 있는 단계를 따라 임지영을 고객사 연락처로 설정할 수 있습니다.

출장 동안 모든 비즈니스 레코드가 필요할 것이라 생각되면 휴대하는 랩톱에서 사용할 수 있도록 데이터베이스를 설정할 수 있습니다. 모든 비즈니스 데이터에 원활하게 액세스하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager를 사용하여 오프라인으로 작업을 참조하세요.

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인터넷에서 고객사 연락처에 액세스 가능하도록 설정

어디에서나 고객사 연락처 정보를 사용할 수 있도록 고객사 연락처 레코드를 원격으로 연락처에 액세스할 때 사용하는 폴더에 하나씩 이동하거나 복사할 수 있지만, 이렇게 하면 Business Contact Manager for Outlook의 레코드와 연결된 데이터가 손실되고 동기화의 이점을 활용할 수 없게 됩니다. 레코드를 변경할 때마다 데이터베이스에 있는 것이든 인터넷의 복사된 레코드에 있는 것이든 관계없이 다른 레코드 복사본에 동일한 변경 사항을 수동으로 적용해야 합니다.

이 방법 대신 OWA 또는 모바일 장치를 통해 인터넷에서 사용할 수 있도록 Outlook 연락처 폴더에 고객사 연락처를 추가할 수 있습니다. 고객사 연락처 동기화를 사용하면 한 곳에 있는 연락처 레코드를 업데이트하는 경우 데이터베이스에 있는 것이든 인터넷에 있는 것이든 관계없이 다른 레코드 복사본에 자동으로 변경 사항이 반영됩니다.

고객사 연락처 동기화 기능을 사용하면 고객사 연락처가 선택한 유형의 연락처 폴더에 복사되고 원본 레코드는 Business Contact Manager 데이터베이스에 유지됩니다. 레코드에 액세스하는 방법에 관계없이 업데이트할 때마다 모든 고객사 연락처 레코드 복사본의 정보가 자동으로 동기화됩니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Microsoft Outlook Backstage 보기를 열려면 Alt+F를 누릅니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Business Contact Manager Backstage 보기를 열려면 Alt+B를 누릅니다.

  3. 동기화를 클릭한 다음 고객사 연락처 동기화 시작을 클릭합니다.

    바로 가기 키 동기화 메뉴를 열려면 Alt+M을 누릅니다.

  4. 동기화 설정 대화 상자에서 고객사 연락처를 복사할 Outlook 연락처 폴더 유형을 선택합니다.

    원격으로 데이터에 액세스하는 데 사용하는 프로그램이나 웹 응용 프로그램에 따라 선택할 수 있는 옵션이 달라집니다. 폴더 선택 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서 뒷부분의 동기화 폴더 선택을 참조하세요.

  5. 고객사 연락처를 Outlook 연락처 폴더에서 특정 범주로 분류하려면 범주 확인란을 선택한 상태로 두고 원하는 범주를 클릭합니다. 특정 범주로 분류하지 않으려면 이 확인란을 선택 취소합니다.

  6. 확인을 클릭합니다.

    고객사 연락처는 선택한 연락처 폴더에 복사되고 두 폴더 간에 자동으로 동기화가 유지됩니다.

    고객사 연락처 레코드에는 "회사원" 아이콘 동기화된 고객사 연락처 아이콘 이 표시되어 Outlook 연락처의 다른 연락처와 구별됩니다.

참고:  고객사 연락처의 동기화를 중지하면 해당 연락처가 Outlook 연락처 폴더에서 자동으로 제거됩니다.

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동기화 폴더 선택

동기화 프로세스를 시작하면 고객사 연락처 레코드 복사본을 담을 폴더를 선택하라는 메시지가 나타납니다. 이는 사무실 외부에 있을 때 랩톱 또는 모바일 장치에서 연락처에 액세스하는 데 사용하는 폴더입니다.

참고:  모바일 장치를 사용하는 경우 Outlook 연락처를 동기화하도록 구성되어 있어야 합니다.

동기화 설정 대화 상자에서 선택할 수 있는 폴더는 원격으로 데이터에 액세스하는 데 사용하는 프로그램이나 웹 응용 프로그램, 그리고 Outlook 설정에 따라 달라집니다. Outlook 연락처 폴더에는 .pst 파일, .ost 파일, Windows Live 연락처 또는 SharePoint 연락처가 포함될 수 있습니다.

고객사 연락처를 동기화하는 데 사용할 수 있는 연락처 폴더의 유형은 다음과 같습니다.

Microsoft Exchange 계정   Microsoft Exchange Server 2010 계정을 사용하여 전자 메일에 액세스하는 경우 이 옵션을 클릭합니다. 고객사 연락처는 Outlook 연락처에 사용하는 폴더와 동일한 폴더에 복사됩니다.

Outlook 데이터 파일(.pst)    고객사 연락처를 Outlook 연락처에 액세스하는 데 사용하는 폴더와 동일한 폴더에 복사하려면 이 옵션을 클릭합니다. Exchange, POP 또는 기타 인터넷 메일 계정으로 모바일 장치에 있는 연락처에 액세스하는 경우 이 옵션을 사용할 수 있습니다.

Windows Live 계정    원격 컴퓨터 또는 모바일 장치에서 Windows Live 연락처에 액세스하는 경우 Windows Live 연락처와 고객사 연락처를 동기화하려면 이 옵션을 클릭합니다.

SharePoint 연락처 목록 SharePoint를 사용하고 있고 액세스하는 SharePoint 사이트의 연락처 목록이 있는 경우 이 옵션을 클릭합니다. 고객사 연락처가 SharePoint 연락처 목록과 동기화됩니다.

다른 연락처 폴더 고객사 연락처 동기화에 사용할 다른 Outlook 연락처 폴더를 만든 경우 이 옵션을 클릭합니다.

참고 사항: 

  • 한 번에 한 개의 전자 메일 계정 및 하나의 연락처 폴더 유형만 동기화할 수 있습니다.

  • 모바일 장치를 사용하는 경우 연락처를 동기화하도록 구성되어 있어야 합니다.

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고객사 연락처 동기화 폴더 변경

고객사 연락처 레코드는 항상 한 폴더에만 동기화할 수 있습니다. 그러나 특정 폴더에 이미 동기화 중인 경우에도 필요하면 언제든지 다른 폴더로 변경할 수 있습니다. 폴더를 변경하려면 동기화 설정을 변경합니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Microsoft Outlook Backstage 보기를 열려면 Alt+F를 누릅니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키   Business Contact Manager Backstage 보기를 열려면 Alt+B를 누릅니다.

  3. 동기화를 클릭하고 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 현재 고객사 연락처를 특정 폴더에 동기화하고 있는 경우 설정 변경을 클릭합니다.

    • 현재 고객사 연락처를 특정 폴더와 동기화하고 있지 않은 경우 고객사 연락처 동기화 시작을 클릭합니다.

  4. 동기화 설정 대화 상자에서 연락처 폴더를 클릭합니다.

    사용할 수 있는 옵션에 대한 자세한 내용은 이 문서 앞부분의 동기화 폴더 선택을 참조하세요.

  5. 고객사 연락처를 Outlook 연락처 폴더에서 특정 범주로 분류하려면 범주 확인란을 선택한 상태로 두고 원하는 범주를 클릭합니다. 특정 범주로 분류하지 않으려면 이 확인란을 선택 취소합니다.

  6. 확인을 클릭합니다.

    참고:  다른 폴더를 선택하면 동기화된 모든 고객사 연락처가 이전 폴더에서 제거됩니다.

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고객사 연락처 동기화 중지

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Microsoft Outlook Backstage 보기를 열려면 Alt+F를 누릅니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Business Contact Manager Backstage 보기를 열려면 Alt+B를 누릅니다.

  3. 동기화를 클릭한 다음 고객사 연락처 동기화 중지를 클릭합니다.

    바로 가기 키    동기화 메뉴를 열려면 Alt+M을 누릅니다.

동기화된 모든 고객사 연락처 레코드가 연락처 폴더에서 제거됩니다.

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연락처 레코드에서 Business Contact Manager 레코드 만들기

Business Contact Manager 데이터베이스에 있는 기존 고객사 연락처 기반 레코드만 동기화됩니다. 동기화를 사용하면 연락처를 Business Contact Manager for Outlook으로 복사하거나 이동하지 않는 한 동기화된 연락처 폴더에 만든 모든 새 연락처는 Outlook 연락처에만 나타납니다.

직접 만든 사용자 지정 레코드 종류를 포함하여 모든 거래처 또는 고객사 연락처 레코드 종류로 연락처를 추가할 수 있습니다.

참고: Business Contact Manager for Outlook에 거래처 레코드로 Outlook 연락처를 이동하면 더 이상 인터넷을 통해 사용하도록 해당 레코드를 동기화할 수 없습니다.

  1. 탐색 창에서 연락처 단추를 클릭합니다.

  2. Business Contact Manager for Outlook으로 복사하거나 이동하려는 연락처를 클릭합니다.

  3. 리본 메뉴의 비즈니스 그룹에서 레코드 만들기를 클릭합니다.

  4. 다음 중 하나를 수행하여 만들 레코드 종류를 선택합니다.

    • Business Contact Manager로 복사를 클릭하고 레코드 종류를 클릭합니다.

    • Business Contact Manager로 이동을 클릭하고 레코드 종류를 클릭합니다.

레코드가 자동으로 만들어집니다. Business Contact Manager for Outlook의 레코드를 보려면 탐색창의 Business Contact Manager에서 연락처 관리를 클릭합니다.

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다른 데이터베이스로의 전환이 동기화에 미치는 영향

Business Contact Manager for Outlook에서는 항상 한 데이터베이스에서만 작업할 수 있습니다.

다른 데이터베이스로 전환해야 하는 경우에는 고객사 연락처 동기화가 설정되어 있는 상태에서도 전환할 수 있습니다. 새 데이터베이스를 선택하면 종료하려는 데이터베이스에서 동기화된 레코드를 어떻게 처리할지를 묻는 메시지가 나타납니다. 다음 옵션 중에서 선택합니다.

  • Outlook 연락처에 유지. 이미 동기화된 기존 연락처를 Outlook 연락처 폴더에 유지하려면 이 옵션을 클릭합니다. 이러한 연락처 레코드는 연락처 폴더에 유지되고 회사원 아이콘으로 표시됩니다. 추가하지 않은 한 새 데이터베이스의 고객사 연락처 목록에는 나타나지 않습니다. 이전 데이터베이스의 레코드는 변경되지 않고 그대로 유지됩니다.

이 옵션을 선택하면 동기화된 연락처를 이 문서 뒷부분의 다른 데이터베이스에서 가져온 동기화된 고객사 연락처 제거에 설명된 절차를 따라 나중에 Outlook 연락처 폴더에서 삭제할 수 있습니다.

  • Outlook 연락처에서 삭제. 동기화된 고객사 연락처를 Outlook 연락처 폴더에서 삭제하려면 이 옵션을 클릭합니다. 고객사 연락처는 이전 데이터베이스에 그대로 유지됩니다.

  • 현재 Business Contact Manager 데이터베이스로 가져오기. 이미 동기화된 모든 기존 고객사 연락처 레코드를 새 데이터베이스에 고객사 연락처로 추가하려면 이 옵션을 클릭합니다. 가져온 고객사 연락처에 적용된 변경 내용은 이전 데이터베이스의 레코드에 영향을 주지 않습니다.

    참고:  가져오도록 선택하면 동기화된 고객사 연락처가 Outlook 연락처 폴더에서 삭제되지 않습니다.

고객사 연락처 동기화 대화 상자

동기화는 새 데이터베이스에서 자동으로 설정됩니다.

데이터베이스를 전환 하는 방법에 대 한 정보를 만들기 또는 선택 하면 새 Business Contact Manager 데이터베이스를참조 하십시오.

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고객사 연락처를 동기화하는 동안 데이터베이스 전환

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Microsoft Outlook Backstage 보기를 열려면 Alt+F를 누릅니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Business Contact Manager Backstage 보기를 열려면 Alt+B를 누릅니다.

  3. 데이터베이스 관리를 클릭한 다음 원하는 데이터베이스 옵션을 클릭합니다.

    바로 가기 키   데이터베이스 관리 메뉴를 열려면 Alt+D를 누릅니다.

  4. 만들기 또는 새 Business Contact Manager 데이터베이스를 선택 하면 새 데이터베이스에 연결 하는 단계를 따릅니다.

  5. 연락처 폴더에 다른 Business Contact Manager 데이터베이스에서 동기화된 고객사 연락처가 이미 포함되어 있으면 고객사 연락처 동기화 대화 상자를 엽니다. 다음 옵션 중 하나를 클릭합니다.

    • Outlook 연락처에 유지

    • Outlook 연락처에서 삭제

    • 현재 Business Contact Manager 데이터베이스로 가져오기

  6. 확인을 클릭합니다.

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다른 데이터베이스에서 가져온 동기화된 고객사 연락처 제거

이전 데이터베이스에서 고객사 연락처를 가져온 경우 불필요한 고객사 연락처 레코드가 발견된 수도 있습니다. 다음 절차를 따라 해당 레코드를 제거합니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Microsoft Outlook Backstage 보기를 열려면 Alt+F를 누릅니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭합니다.

    바로 가기 키    Business Contact Manager Backstage 보기를 열려면 Alt+B를 누릅니다.

  3. 동기화를 클릭한 다음 Outlook에서 삭제된 연락처 제거를 클릭합니다.

    바로 가기 키   동기화 메뉴를 열려면 Alt+M을 누릅니다.

삭제된 연락처는 데이터베이스에서 제거됩니다.

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