개요: 자원 추가 및 사용

자원 사용

팀에는 프로젝트 작업이 배정된 사람만 포함되는 것이 아닙니다.

프로젝트 관리에 있어 사람은 장비나 자재처럼 프로젝트 완료에 사용되는 모든 항목도 포함될 수 있는 더 큰 자원 범주의 일부입니다.

이 개요에서는 프로젝트를 제시간에 양호한 상태로 끝내는 데 도움이 되도록 사람 및 기타 자원을 추가하고 관리하는 방법을 안내합니다.

이 문서는 프로젝트 로드맵의 여러 프로젝트 관리 목표 중 하나입니다.

이 문서의 내용

자원 추가

자원 관리

프로젝트 관리 예 . .

예 1: 갑작스럽게 프로젝트 관리자가 된 경우   : 여러분은 Microsoft Project를 꽤 능숙하게 활용해 왔습니다. 여러분의 작업은 체계적이고 서로 연결되어 있으며 기간도 적절합니다. 이제 한 단계 나아가 작업에 다른 사람을 배정하고자 합니다. 그런데 갑자기 추가적인 보기를 숙지해야 한다는 점이 걱정되었습니다. 뿐만 아니라 다른 사람에게 작업을 할당하려면 그 사람을 일정에 추가해야 한다는 것을 알게 되었습니다. 또한 급여, 전화 번호, 전자 메일 주소 등과 같은 이 사람에 대한 너무 많은 개인 정보가 표시되는 것도 우려됩니다.

하지만 손쉬운 단계부터 시작하고 기술을 점차 발전시키면 다른 사람을 프로젝트에 추가하고 이 사람에게 작업을 배정하는 작업은 꽤 간단합니다.

다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 사항입니다.

  • 자원의 수가 기간에 미치는 영향 고려     작업에 할당된 자원의 수가 작업의 기간에 영향을 미치는 경우가 많습니다. 대개의 경우, 특히 수동 노동력으로 수행되는 작업의 경우 두 사람이 하면 한 사람이 할 때에 비해 절반의 시간으로 완료할 수 있습니다. 하지만 대개의 경우 사람을 작업에 배정하기만 하면 반대 효과가 나타날 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 프로젝트 기간 단축을 목표로 작업에 사람을 더 추가하는 것을 프로젝트 “충돌”이라고 합니다. 추가 비용, 추가적인 의사소통 및 이로 인한 기타 비효율 때문에 프로젝트 완료에 위험한 방식일 수 있습니다.
    유료 교량의 설계를 예로 들면 프로젝트의 설계자 수가 두 배가 되더라도 그 속도가 빨라지지 않습니다.

  • 소셜 미디어를 사용하여 팀과 연락    프로젝트의 성공을 위해서는 실적 취합이나 자원 초과 배정 확인 이외에도 해야 할 일이 많습니다. 프로젝트의 작업에 배정된 사람과의 의사소통 역시 중요합니다. 특히 소규모 기업이나 프로젝트 초기 단계에서는 이를 위해 Facebook, Twitter 및 YouTube와 같은 소셜 미디어가 좋은 역할을 할 수 있습니다.

  • 필요한 자원 종류 및 수량 파악     프로젝트의 작업에 대해 필요한 정보를 모두 수집한 후에는 자원의 종류(인력, 장비 및 자료)와 자원별로 필요한 수량을 파악합니다. 또한 각 자원의 직함, 기능, 경험, 능력, 품질 또는 등급에 대한 상세 정보도 파악합니다.

  • 자원의 능력 및 품질과 기간의 상관 관계 고려     작업에 배정된 자원의 능력과 경험은 작업 기간에 중대한 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어 일반적으로 관련 부문에서 5년의 작업 경력을 가진 팀 구성원은 경력이 2년에 불과한 팀 구성원보다 작업을 빠르게 완료할 것이라고 예상할 수 있습니다.

프로젝트 작업에 사람을 배정하는 작업에 익숙해지기 위한 세 단계는 다음과 같습니다.

  1. 사람을 프로젝트에 추가하고 작업을 배정하는 과정을 한 단계로 수행합니다. Gantt 차트에서 자원 열로 스크롤한 다음 해당 작업에 배정할 사람의 이름을 입력하기 시작합니다. “팀”, “컨설턴트” 또는 “진행자”와 같은 일반적인 이름도 입력할 수 있습니다.
    그러면 Gantt 막대 옆에 사람의 이름이 나타납니다.

  2. 이러한 작업에 대한 그 사람의 작업에 세부 정보를 추가합니다. 보기 탭을 클릭하고 자원 보기 그룹에서 자원 시트 보기를 클릭합니다.

  3. Project 2010에서 팀 플래너의 관점에서 이렇게 배정된 모든 작업을 확인합니다. 보기 탭을 클릭하고 팀 플래너를 클릭합니다.

    팁:  다른 사람에게 표시하지 않으려는 열을 숨깁니다. 열 머리글을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 열 숨기기를 클릭합니다.
    걱정하지 마세요. 열을 숨기더라도 열의 정보는 삭제되지 않습니다. 언제든지 삽입 열을 클릭하여 열을 다시 표시할 수 있습니다.

예 2: 숙련된 프로젝트 관리자   : 여러분은 이 일을 오랫동안 하고 있습니다. 그런데 새 스폰서가 여러분에게 익숙한 프로젝트보다 복잡하여 공급업체 할당, 다른 부서에서 자원 대여, 진척 상황과 같은 고급 추적을 수행해야 하는 프로젝트가 수반되는 새 계약이 체결되었다는 사실을 알립니다. 게다가 주말이 곧 시작되기 때문에 마음이 급해졌습니다.

다행히 Microsoft Project에 필요한 도구가 있습니다.

하지만 조직이 크고 복잡할수록 프로젝트에서 사람을 추가하고, 분석하고, 제어할 때 고려해야 할 사항이 더 많다는 점을 염두하세요.

다음은 고려해야 할 몇 가지 모범 사례입니다.

  • 프로젝트 범위 및 작업 목록 검토      프로젝트 범위와 작업 목록을 검토하여 프로젝트에 필요한 사람, 장비, 자재 자원 및 비용 자원을(를) 파악합니다.

  • 자원 진행 상황 추적    사람의 작업량을 균등하게 배분한 다음 작업 진행 상황을 추적하면 프로젝트에서 사람의 작업 진행 상황을 효율적으로 파악할 수 있습니다.

  • 자원 배정 문제 확인    배정, 초과 할당 또는 불충분 할당, 자원 비용, 계획한 작업 시간과 실제 작업 시간의 차이 등과 같은 자원 정보를 검토하면 원하는 결과를 얻기에 가장 좋은 조건으로 자원이 작업에 배정되었는지 확인할 수 있습니다.

  • 공유 자원 관리    Enterprise 자원을 추가한 후 공유 자원 정보를 검토하거나 변경하여 프로젝트를 최대한 저렴한 비용으로 유연성 있게 진행할 수 있습니다.

  • 기간 예상 검토 및 조정     현재 프로젝트 및 유사한 프로젝트에 대해 수집한 정보를 사용하여 프로젝트 작업의 기간 예상을 조정합니다. 자원 요구 사항(및 궁극적으로 프로젝트 비용) 예상의 정확성은 대체로 작업 기간 예상의 정확성에 따라 달라집니다.

  • 저항을 예상    프로젝트의 작업을 추적하려면 어느 정도의 저항을 예상해야 합니다. 프로젝트 관리 데이터 공식 추적에 부정적 반응이 생겨나는 것이 일반적입니다.

  • 자원 및 기간 기록 정보 얻기     이전 프로젝트 파일, 데이터베이스 및 유사한 프로젝트에 참여했던 사람으로부터 정보를 수집합니다. 특히 사용된 자원의 종류와 수량, 그리고 실제 작업 기간에 대한 정보를 주의 깊게 살펴봅니다.

  • 전문가의 도움을 받아 자원 요구 사항 검토    경험과 지식이 풍부한 팀원의 도움을 받아 작업 기간 및 자원 요구 사항 예상안을 검토합니다. 복잡한 프로젝트를 수행하는 큰 회사에서는 외부 평가인의 도움을 받기도 합니다.

  • 추가 분석을 위해 Excel로 프로젝트 데이터를 내보냅니다   . 예를 들어 진척 상황 테이블의 정보를 Excel로 내보낸 다음 Excel 2010의 스파크라인을 사용하여 정보를 표시할 수 있습니다. 진척 상황은 비용이 어떻게 사용되며 작업이 어떻게 수행되는지에 대한 정보를 제공합니다.
    스파크라인을 사용한 Excel의 EVM

    또한 Project에서 시각적 보고서를 사용하여 진척 상황에 대한 더 세련된 피벗 차트(일반적으로 S 곡선으로 지칭)를 만들 수도 있습니다.
    Excel의 진척 상황 표

  • 사람 행동에 대한 새로운 사실 알아두기    큰 조직처럼 운영해야 합니다. 이러한 조직은 직원들에게 여러 환경에서 작업하는 방법을 교육하기 위해 많은 비용을 투자합니다. 경영진에게 주요 직원을 대상으로 리더십 및 의사소통 기술에 대한 교육을 실시하도록 설득하세요. 여러 가지 형식의 교육이 존재하지만 모든 교육은 회사에서 접하는 여러 업무 스타일 및 다양한 개성의 사람들을 이해하고 다루는 방법을 중심적으로 다룹니다. 몇 가지 접근법을 예로 들면 Myers-Brigg 및 업무에서 출발한 다양한 방법, 그룹 간 의사소통에 대한 일일 세미나 등이 포함됩니다.

자원 추가

프로젝트에 자원 추가

텍스트

먼저 프로젝트에 사람 또는 기타 자원을 추가해야 합니다. 기타 자원에는 재료 자원(예: 시멘트 또는 페인트) 또는 비용 자원(예: 항공 운임 및 식사)이 포함될 수 있습니다.

Enterprise 자원 그룹에 자원 추가

Project Professional이 있는 상태에서 Project Server에 연결되어 있다면 조직 또는 Enterprise 자원 그룹의 자원 모음에 인력 및 기타 자원을 추가할 수 있습니다.

Excel 또는 Visio에서 데이터 내보내기 또는 가져오기

프로젝트 데이터 분석을 위해 때로는 Project 이외의 다른 응용 프로그램이 필요한 경우도 있습니다. Excel의 강력한 수리 및 통계 기능은 자원 정보를 보다 상세히 분석하고 보고하는 데 도움이 될 수 있습니다.

자원 배정 제거 또는 대체

인력 또는 기타 자원이 작업에 적절하지 않을 경우 자원을 교체 또는 제거하십시오.

Enterprise 자원 정보 입력 또는 변경

Enterprise 자원이 조직의 자원 모음에 추가되고 나면 급여 수준, 작업 일정 또는 전자 메일 주소를 비롯하여 자원에 대한 정보를 수정할 수 있습니다.

자원 관리

자원 계획: Project 2010 학습 가이드

Project MVP인 Gary Chefetz에게 프로젝트의 사람 및 기타 자원을 관리하고 최적화하는 자세한 방법을 들어보세요.

팀 플래너 사용

새로운 팀 플래너 보기를 사용하면 간편하게 자원에 작업을 배정하고, 끌어서 놓기 방식으로 작업을 이동할 수 있습니다. Project 2010에서는 팀 작업 관리가 훨씬 쉬워졌습니다.

자원 정보 보기나 보고서 인쇄

프로젝트 관리에서 가장 일반적인 작업 중 하나는 프로젝트 정보 인쇄입니다. Project 2010에서는 프로젝트 정보 인쇄가 훨씬 쉬워졌습니다.

프로젝트의 작업 시간 업데이트

프로젝트의 작업 추적은 프로젝트를 정해진 시간에 완료하는 데 있어 굉장히 중요합니다. 또한 프로젝트 위험, 문제 및 성공 기록을 제공함으로써 프로젝트와 관련된 오류를 미리 파악할 수 있도록 해줍니다.

프로젝트 작업의 균등한 배분(자원 배정 평준화)

인력에 초과 작업이 배정될 수 있으며, 이들이 동시에 두 가지 작업을 수행할 경우 특히 그렇습니다. 자원 배정 평준화는 작업 부하를 균형 있게 배정하는 방법입니다.

프로젝트의 작업 시간, 휴가 및 공휴일 설정

누구에게나 휴일이 필요합니다. 누구나 아플 수도 있습니다. 그리고 누구나 휴일을 즐기고 싶어합니다. 일정에 휴일을 추가함으로써 이 예기치 않은 시간을 고려하는 방법을 알아봅니다.

배정 단위의 기본 형식 변경

인력 및 기타 자원에 대한 배정을 백분율 또는 실수 값 중 하나로 표시할 수 있습니다.

팀 관리에 소셜 미디어 사이트 활용

프로젝트의 성공을 위해서는 실적 취합이나 자원 초과 배정 확인 이외에도 해야 할 일이 많습니다. 프로젝트의 작업에 배정된 사람과의 의사소통 역시 중요합니다.

추적에 대한 저항 극복

프로젝트 관리 데이터의 추적에 대한 조직 저항이 생기는 것은 일반적인 현상입니다. 이에 대처하기 위한 몇 가지 방법을 배웁니다.

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

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