개요: 사용자의 팀 사이트 사용 방법 관리 모범 사례

개요: 사용자의 팀 사이트 사용 방법 관리 모범 사례

팀 사이트 소유자는 사이트의 정책, 프로세스, 역할 및 책임을 설명하는 거버넌스 모델을 만드는 것이 좋습니다. 이와 같은 모델을 통해 사용자가 사이트를 사용하는 방식을 제어할 수 있습니다. 예를 들어 여러 사용자가 동시에 파일을 편집하지 않도록 파일의 체크 아웃을 요구할 수 있습니다. 또는 특정 사용자만 하위 사이트를 만들도록 허용할 수 있습니다. 이 문서에서는 해당 모델을 만드는 경우에 고려할 아이디어와 모범 사례를 간단히 살펴봅니다.

참고: 사이트를 만드는 단계에 대한 자세한 내용은 Create a SharePoint site(SharePoint 사이트 만들기)를 참조하세요.

이 문서의 내용

거버넌스란?

거버넌스 모델의 요소

하위 사이트 만들기

사용 권한 관리

정보 아키텍처

파일에 대해 체크 아웃 필요 옵션 설정

버전 추적

문서 승인 요구

변경 내용에 대한 알림 받기

워크플로 만들기

콘텐츠 형식 정의

감사 추적

사이트 수명 주기 및 만료

저장소 제한

사용자 지정

탐색

검색

사이트 지원 역할 및 책임

데이터 보호

거버넌스란?

거버넌스 모델은 사이트에서 중요성은 크지만 눈에는 보이지 않는 요소입니다. 그룹의 사용자들이 SharePoint를 사용하는 방법을 결정하기 위해 설정하는 일련의 정책, 역할, 책임, 프로세스를 거버넌스 모델이라고 합니다.

대부분의 조직에서는 중앙 관리 또는 사이트 모음 수준에서 사이트에 대한 거버넌스 모델을 적용합니다. 거버넌스 모델은 IT(정보 기술) 부서나 팀에서 만들고 관리할 수 있습니다.

사이트 또는 사이트 모음의 하위 사이트(예: 팀 사이트) 소유자인 경우에는 특정 문제를 해결하기 위한 추가 거버넌스 모델을 직접 만드는 것이 좋습니다.

거버넌스 모델을 사용하면 다음을 쉽게 수행할 수 있습니다.

  • 사용자들이 목록 또는 다른 사이트 콘텐츠를 만드는 것이 아니라 새 하위 사이트를 만들어야 하는 시기를 알 수 있습니다.

  • 저장소 공간을 모두 사용하지 않고 원하는 검색 결과를 정확하게 찾을 수 있도록 오래된 하위 사이트 및 콘텐츠는 만료되도록 합니다.

  • 적절한 사람이 적절한 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 합니다.

  • 하위 사이트 소유자가 사용할 수 있는 서식 파일 및 테마를 알 수 있습니다.

  • 사용자 간에 사이트 소유권을 원활하게 전환합니다.

거버넌스 모델의 요소

거버넌스 모델에서는 다음과 같은 주제를 다루어야 합니다.

  • 사이트 만들기

  • 사용 권한 관리

  • 정보 아키텍처

  • 사이트 수명 주기 및 만료

  • 저장소 제한

  • 정보 분류

  • 사용자 지정

  • 데이터 보호

  • 탐색

  • 검색

  • 사이트 지원 역할 및 책임

사이트의 저장 공간 크기, 사이트 모양에 대해 수행 가능한 사용자 지정 종류 등의 일부 항목은 사이트 모음 또는 조직 수준 거버넌스 모델을 통해 이미 정해져 있는 상태일 수 있습니다. 또한 팀 사이트의 복잡도와 팀 사이트의 사용자 수에 따라 관련성이 없는 항목도 있습니다. 이러한 주제에 대해 직접 결정을 내릴 필요가 없더라도 어떤 결정이 내려졌는지를 확인하여 사이트 사용자에게 알리고 정책을 적절하게 적용하는 것이 좋습니다.

새 사이트를 설정할 때는 다음 몇 가지 사항을 고려해야 합니다.

하위 사이트 만들기

팀 구성원이 특정 프로젝트에 사용할 하위 사이트를 팀 사이트 아래에 만들도록 할 수 있습니다.

그룹 구성원들이 자발적으로 새 하위 사이트를 만들 수 있으면 매우 편리하지만, 사이트 만들기를 제한하지 않으면 사이트 수가 매우 많아질 수 있습니다. 하위 사이트가 급격하게 늘어나면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

  • 사용자가 적절한 하위 사이트가 있는지 확인하거나 하위 사이트를 찾기가 어려워집니다.

  • 여러 하위 사이트에서 정보가 중복되어 저장소 공간을 많이 사용하면 지출이 발생하고 유지 관리 작업을 여러 번 수행해야 합니다.

  • 하위 사이트에 오래된 정보가 몇 년씩 보관되어 검색 결과에 나타날 경우 어떤 버전의 정보가 정확한지를 판단하기가 어려울 수 있습니다.

  • 여러 하위 사이트에 대해 사용 권한을 관리해야 하는 부담이 증가하고 사용자들은 액세스하지 않아야 하는 정보에 실수로 액세스할 수 있습니다.

  • 그룹을 나가는 직원이 있으면 그 직원이 만든 하위 사이트가 방치되어 나머지 사이트 사용자가 검색 결과를 확인할 때 혼란을 줄 수 있습니다.

사이트 만들기와 관련하여 다음 내용을 포함하는 정책을 몇 가지 설정하면 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.

  • 하위 사이트를 만들 수 있는 사람

  • 새 하위 사이트를 미리 승인해야 하는지 여부 및 승인해야 하는 경우 승인 기준과 승인자

  • 새 하위 사이트에서 설정된 서식 파일 및 테마를 사용해야 하는지 여부

  • 사이트에 저장할 수 있는 정보의 양. 즉, 사이트가 사용할 수 있는 서버 디스크 공간

  • 사이트에서 탐색 전략을 포함하기 위한 규칙

  • 하위 사이트가 삭제되거나 보관될 때까지 하위 사이트에 정보를 저장하는 기간

자세한 내용은 Create a site or subsite(사이트 또는 하위 사이트 만들기)를 참조하세요.

사용 권한 관리

사이트를 안전하게 관리하고 사이트 액세스 권한을 부여할 사람을 신중하게 선택해야 업무상 중요한 조직 정보의 무결성과 기밀을 유지하고 개인 정보를 보호할 수 있습니다.

사이트에 대한 액세스 권한을 부여하고 제한하는 작업을 사용 권한 관리라고 합니다. 이 작업은 사이트 소유자의 가장 중요한 책임 중 하나입니다.

다음은 사용 권한 전략을 개발할 때 기억해야 할 몇 가지 팁입니다.

  • 최소 사용 권한 원칙에 따라 사용자가 지정된 작업을 수행하는 데 필요한 최소 사용 권한 수준을 부여합니다.

  • 구성원, 방문자, 소유자 등의 표준 기본 그룹에 사용자를 추가하여 해당 사용자에게 액세스 권한을 부여합니다. 대부분의 사용자를 구성원 또는 방문자 그룹의 구성원으로 포함하고 소유자 그룹의 사용자 수는 제한합니다.

  • 사용 권한 상속을 사용하여 명확하고 시각화하기 쉬운 계층 구조를 만듭니다. 즉, 사용 권한을 개인이 아닌 그룹에 부여합니다. 가능한 경우에는 하위 사이트에 고유한 사용 권한을 적용하는 대신 팀 사이트의 사용 권한을 상속하도록 합니다.

  • 사용 권한 상속을 활용하도록 콘텐츠를 구성합니다. 중요 문서를 큰 라이브러리에 분산시켜 고유한 사용 권한별로 보호하는 대신 중요 문서 전용 사이트나 라이브러리를 만들어 콘텐츠를 보안 수준별로 분류하는 것이 좋습니다.

사용 권한 설정에 대한 자세한 내용은 Understanding permission levels in SharePoint(SharePoint의 권한 수준 이해) 또는 Edit permissions for a list, library, or individual item(목록, 라이브러리 또는 개별 항목의 사용 권한 편집)을 참조하세요.

정보 아키텍처

사이트의 정보 아키텍처는 책의 목차와 같습니다. 이에 따라 해당 사이트의 정보(웹 페이지, 문서, 목록 및 데이터)가 구성되고 사이트의 사용자에게 제공되는 방식이 결정됩니다. 정보 아키텍처는 사이트 콘텐츠, 검색 키워드, 데이터 형식 및 기타 개념의 계층 구조 목록으로 기록되기도 합니다.

정보 아키텍처를 만들려면 사이트에 표시할 정보를 분석해야 합니다. 다음은 정보 아키텍처를 개발할 때 고려할 수 있는 몇 가지 사항입니다.

  • 사이트에 포함할 콘텐츠 형식 콘텐츠가 하위 사이트, 목록, 라이브러리 등으로 변환되는 방식

  • 사이트에서 정보를 표시할 방식

  • 사이트 사용자가 사이트를 탐색할 방법

  • 정보의 특정 대상 그룹을 지정할 방법

  • 검색을 구성 및 최적화할 방법

정보 아키텍처의 일부로 정보 분류를 포함할 수 있습니다.

사용하려는 정보가 회사에서 매우 중요하거나 특수한 보안이 필요하거나 규정 준수 규칙이 적용되는 경우에는 분류 체계를 설정해 주의하여 관리해야 하는 특정 콘텐츠 형식을 파악할 수 있습니다.

정보를 특정 목록 및 라이브러리로 구성하고 나면 거버넌스 기능을 사용하여 다음과 같이 콘텐츠 관리 방식을 관리할 수 있습니다.

파일에 대해 체크 아웃 필요 옵션 설정

파일의 체크 아웃을 요구할 경우 파일이 체크 인될 때까지 한 명의 사용자만 파일을 편집할 수 있게 해야 합니다. 문서를 체크 아웃하도록 요구하면 여러 사용자가 동시에 변경할 수 없으므로 편집 충돌이 발생하거나 혼동이 생기지 않습니다. 체크 아웃을 요구하면 팀 구성원에게 파일을 체크 인할 때 설명을 추가하도록 미리 알릴 수 있으므로 각 버전에서 변경된 내용을 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 자세한 내용은 Set up a library to require check-out of files(파일의 체크 아웃을 요구하도록 라이브러리 설정)를 참조하세요.

버전 추적

파일의 이전 버전을 유지해야 할 경우 라이브러리를 통해 파일을 추적, 저장 및 복원할 수 있습니다. 같은 방법으로 모든 버전을 추적할 수 있습니다. 또는 매뉴얼에 새 장을 추가하는 등 일부 버전을 주 버전으로 지정하고 맞춤법 오류를 수정하는 등 일부 버전을 부 버전으로 지정할 수 있습니다. 저장 공간 관리에 도움이 되도록 저장할 버전의 각 유형 수를 선택할 수 있습니다. 버전 관리에 대한 자세한 내용은 How does versioning work in a list or library?(목록 또는 라이브러리에서 버전 관리가 어떻게 작동하나요?)를 참조하세요.

문서 승인이 필요한지 지정할 수 있습니다. 승인 또는 거부 권한을 가진 누군가가 문서를 승인하거나 거부할 때까지 문서는 보류 중 상태로 남아 있습니다. 문서가 승인되기 전에 문서를 볼 수 있는 사용자 그룹을 제어할 수 있습니다. 라이브러리에 다른 사용자가 보기 전에 최종 확정해야 하는 중요한 지침이나 절차가 있는 경우 이 기능이 유용할 수 있습니다. 문서 승인에 대한 자세한 내용은 Require approval of items in a site list or library(사이트 목록 또는 라이브러리에서 항목 승인 요구)를 참조하세요.

라이브러리는 RSS 기술을 지원하므로 작업 그룹의 구성원은 통합된 위치에서 뉴스와 정보의 업데이트 또는 피드를 자동으로 받고 볼 수 있습니다. 예를 들어 라이브러리에 저장된 파일이 변경될 경우 RSS 기술을 사용하여 라이브러리 변경 내용에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 작업 그룹의 구성원은 RSS 피드를 사용하여 변경된 통합 파일 목록을 확인할 수 있습니다. 파일이 변경될 때 알림을 받도록 전자 메일 알림을 만들 수도 있습니다. RSS 피드에 대한 자세한 내용은 Manage RSS feeds for a site or site collection(사이트 또는 사이트 모음에 대한 RSS 피드 관리)을 참조하세요.

조직에서 문서 승인 또는 검토 관리와 같은 비즈니스 프로세스에 대해 정의한 워크플로를 문서 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에서 사용할 수 있습니다. 그룹은 문서 승인 또는 번역과 같이 순서대로 수행해야 하는 작업을 지정하는 워크플로라고도 하는 비즈니스 프로세스를 문서에 적용할 수 있습니다. 워크플로는 동작 또는 작업 순서를 통해 문서나 항목을 이동하는 자동화된 방법입니다. 기본적으로 라이브러리에서 세 가지 워크플로인 승인, 의견 수집 및 서명 수집을 사용할 수 있습니다. 승인 워크플로에서는 문서를 사용자 그룹으로 라우팅하고, 의견 수집 워크플로에서는 피드백을 위해 문서를 사용자 그룹으로 라우팅하고 워크플로를 시작한 사용자에게 컴파일로 문서를 반환하고, 서명 수집 워크플로에서는 디지털 서명을 수집하기 위해 문서를 사용자 그룹으로 라우팅합니다. 워크플로에 대한 자세한 내용은 Overview of workflows included with SharePoint(SharePoint에 포함된 워크플로 개요)를 참조하세요.

그룹에서 워크시트, 프레젠테이션, 문서 등의 다양한 파일 형식을 사용하는 경우 여러 콘텐츠 형식을 사용하도록 설정하고 정의하여 라이브러리 기능을 확장할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 사용함으로써 여러 라이브러리에 걸쳐 유연성과 일관성이 추가됩니다. 각 콘텐츠 형식으로 템플릿 및 워크플로 프로세스를 지정할 수 있습니다. 템플릿을 기반으로 상용구 형식을 지정하고 부서 이름 또는 계약 번호와 같이 해당 형식의 문서에 적용되는 속성을 만들 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 대한 자세한 내용은 Introduction to content types and content type publishing(콘텐츠 형식 및 콘텐츠 형식 게시 소개)을 참조하세요.

중요한 파일 그룹이 있고 문서가 사용된 방법을 알고 있는 것이 유용할 경우 파일 변경, 복사 또는 삭제와 같은 이벤트에 대한 '감사' 추적을 사용하도록 허용하는 정책을 정의할 수 있습니다. 감사 설정에 대한 자세한 내용은 Configure audit settings for a site collection(사이트 모음에 대한 감사 설정 구성)을 참조하세요.

사이트 수명 주기 및 만료

더 이상 사용되지 않는 문서 작업 사이트, 토론 사이트 등의 사이트는 방치되기가 쉬워 저장 공간을 낭비하고 검색 결과 확인 시 혼란을 줄 수 있습니다. 따라서 사이트 및 해당 콘텐츠를 검토하는 일정을 설정하여(최소 1년에 한 번) 보관할 가치가 있는지를 확인하는 것이 좋습니다.

조직의 더 큰 거버넌스 모델에서는 부실한 사이트를 세심히 살피고 있다는 점도 기억하는 것이 좋습니다. 예를 들어 관리자는 90일 동안 변경되지 않은 사이트를 자동으로 삭제할 수 있습니다. 사이트 소유자는 삭제 예정이라는 전자 메일 경고를 받습니다. 수명 주기 및 만료 정책에 대한 자세한 내용은 Site closure policies(사이트 폐쇄 정책)를 참조하세요.

저장소 제한

관리자는 그룹에서 사용할 수 있는 디스크 저장소의 양에 대한 제한을 설정할 수 있습니다. 제한이 있는지 확인해야 하며 제한이 있다면 사이트, 페이지, 라이브러리에 저장소 공간을 배분할 방법을 결정해야 합니다.

기본적으로 SharePoint Server에서는 문서 라이브러리로 업로드할 수 있는 단일 문서의 크기를 50MB로 제한합니다. 또한 기본적으로 팀 사이트 소유자는 저장소 할당량이 90%에 도달하면 경고를 받습니다.

제한을 파악한 후 버전 또는 감사 추적 같은 기능을 사용하여 사이트가 제한 내에서 유지되도록 할 수 있습니다. 자세한 내용은 사이트 모음 저장 한도 관리를 참조하세요.

사용자 지정

조직에서 표준 브랜딩, 사이트 서식 파일 또는 사이트 레이아웃을 선호하거나 필요로 하는 경우 사용자가 사이트 및 페이지의 모양을 사용자 지정할 수 있는 범위를 설정할 수 있습니다.

팀에서 사용자 지정 권한이 있는 사람을 제한하거나, 모든 사이트의 왼쪽 위에 사이트 소유자가 표시되도록 하는 등의 특정 요구 사항이 충족되도록 표준 페이지 레이아웃을 사용하여 사용자 지정을 제어할 수 있습니다.

사용자가 자신의 하위 사이트에서 사용할 수 있는 기능에 대한 지침을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어 사용자 지정 코딩이 필요한 웹 파트는 사용하지 못하도록 하고

반면 모든 팀 구성원에게 SharePoint Designer 권한을 부여하여 사이트를 원하는 대로 변경하도록 할 수도 있습니다.

사이트 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 팀 사이트 사용자 지정 또는 Introduction to customizing sites and pages(사이트 및 페이지 사용자 지정 소개)를 참조하세요.

탐색

탐색 요소는 필요한 콘텐츠를 찾을 수 있도록 도와줍니다. 탐색 항목 중 위쪽 링크 모음과 빠른 실행은 사용자가 필요에 맞게 지정할 수 있습니다.

각 목록 또는 라이브러리의 설정 페이지를 사용하여 빠른 실행에 표시할 목록 및 라이브러리를 선택할 수 있습니다. 또한 링크의 순서를 변경하고, 링크를 추가 및 삭제할 수 있으며 링크를 구성할 섹션을 추가 및 삭제할 수도 있습니다. 예를 들어 목록 섹션에 너무 많은 목록이 있으면 작업 목록 링크를 추가할 작업 목록 섹션을 새로 추가합니다.

위쪽 링크 모음은 사이트에 있는 모든 페이지의 맨 위에 탭을 한 줄로 표시하여 사이트의 사용자가 사이트 모음의 다른 사이트로 이동할 수 있습니다. 사이트를 새로 만드는 경우 해당 사이트를 상위 사이트의 위쪽 링크 모음에 추가할지 여부 및 상위 사이트의 위쪽 링크 모음을 사용할지 여부를 선택할 수 있습니다.

사이트 탐색에 대한 자세한 내용은 사이트 탐색 소개 또는 Customize the navigation on your team site(팀 사이트의 탐색 사용자 지정)를 참조하세요.

검색

콘텐츠는 사이트, 목록, 라이브러리, 웹 파트, 열 등의 여러 위치에서 사용됩니다. 기본적으로 사이트 검색 시에는 사이트 및 해당 하위 사이트의 모든 콘텐츠가 검색 결과에 표시됩니다.

사이트 소유자는 사이트의 콘텐츠를 검색 결과에 표시할지 여부를 선택할 수 있습니다. 사이트 콘텐츠가 검색 결과에 표시되지 않도록 지정하면 사이트에 속한 모든 하위 사이트의 콘텐츠도 검색 결과에 표시되지 않도록 차단됩니다.

기본적으로 사용 권한이 제한된 콘텐츠는 해당 콘텐츠에 대한 읽기 권한이 없는 사용자의 검색 결과에는 표시되지 않습니다. 제한된 콘텐츠가 검색 결과에 표시되도록 변경할 수는 있지만, 사용자에게 권한이 없으면 콘텐츠를 열 수 없습니다.

검색에 대한 자세한 내용은 SharePoint Online search administration overview(SharePoint Online 검색 관리 개요) 또는 Configure a Content Search Web Part in SharePoint(SharePoint에서 콘텐츠 검색 웹 파트 구성)를 참조하세요.

사이트 지원 역할 및 책임

팀의 담당 구성원이 자주 바뀌는 경우 사이트와 관련하여 발생하는 혼란을 줄이기 위해 역할과 책임을 정의하는 것이 좋습니다. 다음은 담당자 및 작업을 지정해 두면 좋은 사이트 관련 요소입니다.

  • 교육: 기본 탐색, 검색, 문서 관리 교육은 초보 사용자에게 매우 유용할 수 있습니다.

  • 지원: 팀의 전담 전문가가 문제를 해결하고 관리자에게 연락하도록 할 수 있습니다.

  • 법적/조직 지침 준수: 적절한 지침에 대한 링크만 최신 상태로 유지 관리하면 되는 경우도 있지만, 담당자를 지정해 두는 것이 좋습니다.

역할에 대한 자세한 내용은 Plan sites and manage users(사이트 계획 및 사용자 관리) 또는 Manage administrators for a site collection(사이트 모음의 관리자 관리)을 참조하세요.

데이터 보호

백업 및 복구 기능을 통해 의도하지 않은 손실로부터 데이터를 보호합니다. 백업 빈도와 복구 속도 및 수준은 관리자가 설정합니다. SharePoint의 백업 및 복구 개요 또는 Manage the Recycle Bin of a SharePoint Online site collection(SharePoint Online 사이트 모음의 휴지통 관리)을 참조하세요.

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