Word бағдарламасының біріктіру мүмкіндігін электрондық пошта үшін пайдалану

Word бағдарламасының біріктіру мүмкіндігін электрондық пошта үшін пайдалану

Егер электрондық пошта арқылы бірнеше адамға құжатты жіберу қажет болса, бірақ жеке болғанын (әр адамға жеке жіберілген секілді) қаласаңыз, электрондық поштаны біріктіру үшін Word бағдарламасын пайдаланыңыз. Жіберілген әр хабар бірдей ақпаратты қамтиды, бірақ белгілі бөліктері ғана бірдей.

Жыл сайынғы йога қайтаруы — осының мысалы бола алады. Былтырғы жылы қатысқан әр адамға — 170 адамның барлығына — шақыруды жібере аласыз. Word бағдарламасы акробаттар топтарының әр мүшелерін шақырту жіберуді жеңілдетеді, олардың әрқайсысы — тек оған немесе барлығына — жекеленген және жіберілген хаттарды алады.

Дәрігерге көріну сияқты, бұлар негізгі қадамдар болып табылады.

Маңызды : Outlook және Word бағдарламаларының бірдей нұсқаларын пайдаланып отырғаныңызды тексеріңіз: Microsoft Word 2013 және Microsoft Outlook 2013..

Біріктіру процесі мына қадамдарға әкеледі және бұл сондай қиын көрінгенімен, аз ғана реттеу арқылы оңай болады.

  1. Электрондық хабарды реттеңіз.. Бұл қадамда, не бос не жасалынған құжатқа және процестің біріктіру бөлімін бастау үшін Word бағдарламасын ашасыз.

  2. Электрондық пошта хабарламасы мекенжайлар тізіміне қосу. Мекенжайлар тізімі — біріктіруде Word бағдарламасы пайдаланатын деректер көзі. Ол хабарлар жіберілетін электрондық пошта мекенжайлары бар файл болып табылады.

  3. Электрондық пошта хабарламаларының құжатына біріктіру өрістері деп аталатын толтырғыш қосу. Біріктіруді орындаған кезде, біріктіру өрістері мекенжайлар тізімінен алынған мәліметтермен толтырылады.

  4. Біріктіруді алдын ала қарап алу және аяқтау. Толық жиынды жіберуден бұрын әр хабарды алдын ала қарай аласыз.

Электрондық пошта хабарламаларының басты құжатын орнату

  1. Word бағарламасын іске қосыңыз және бос құжатта хабарламаны жасаңыз немесе Word бағдарламасын іске қосып, бұрын жасалынған құжатты ашыңыз.

  2. Пошталар> Біріктіруді бастау> Электрондық пошта хабарлары түймешігін басыңыз.

    Біріктіру пәрменін бастау

Электрондық пошта хабарламалары құжатын тізімге қосу

Енді деректер көзінен алушыларды (мекенжайлар тізімі үшін атауларды) таңдайтын уақыт. Егер деректер көзі болмаса, біріктіру процесі кезінде біреуін жасауға болады.Деректер көздерінің электрондық мекенжайларға бағандары және жіберілетін әр адамның электрондық мекенжайы бар екендігін тексеріңіз.

Пошта хабарлары> Алушыларды таңдау тармағын басып, пайдаланылатын деректер көзін таңдаңыз:

  • Outlook контактілеріндегі электрондық пошта мекенжайларын пайдалану үшін Outlook контактілерінен таңдау түймешігін басыңыз. Егер Word бағдарламасы контактілер тізімін таңдауды немесе Outlook профилінен таңдауды ұсынса, біріктіру үшін пайдаланылатын тізімді немесе профильді таңдаңыз.

Маңызды : Біріктіруге дейін Outlook бағдарламасындағы контактілер тізімін өзгертпеңіз. Word бағдарламасындағы тізімді өзгертуге болмайды.

  • Excel электрондық кестесіндегі мекенжайлар тізімін немесе Access дерекқорын пайдалану үшін Бар тізімді пайдалану түймешігін басып, тізіміңізге шолу жасаңыз.

(Excel электрондық кестесі арқылы біріктіру әдісі туралы қосымша ақпарат алуға болады.)

  • Егер сізде әлі де мекенжайлар тізімі болмаса, Жаңа тізімді теру түймешігін басып, Word бағдарламасы ашатын пішімді толтырыңыз. (Жасалған тізім дерекқор файлында немесе қайта пайдалануға болатын .mdb файлында сақталады. Word бағдарламасына біріктіру тізімін орнату жолы туралы қосымша ақпаратты оқыңыз.)

Ескерту :  Біріктіру үшін осы тізімді келесі жолы пайдалану үшін Пошта хабарлары> Алушыларды таңдау > Бар тізімді пайдалану тармағын басыңыз және жасаған тізімді таңдаңыз.

Егер Бар тізімді пайдалану түймешігін бассаңыз, Word таңдалған тізімдегі әрбір адамды автоматты түрде таңдайды. Бүкіл тізімді сол күйінде пайдалануды жоспарласаңыз, келесі қадамды өткізіп жіберуге болады.

Алушылар тізімін қысқарту үшін Алушыларды біріктіру жолағындағы қажетті аттарды таңдаңыз. (Алушыларды біріктіру жолағын Хабар жіберу > Алушының тізімін өңдеу пәрмендерін басу арқылы ашуға болады.)

Тізімді қысқарту жолдарының бірі:

  • Жеке жазбаларды таңдау    Егер тізіміңіз қысқа болса, бұл әдіс өте қолайлы болып табылады. Қосылатын алушылардың жанына құсбелгі қойып, қосылмайтын адамдардың жанындағы құсбелгіні алыңыз.

    Белгілерді қою арқылы жолдарды таңдау

  • Жазбаларды сұрыптау    Сұрыпталатын элементтің баған тақырыбын басыңыз. Тізім әріптердің артуы бойынша (А-дан Я-ға дейін) сұрыпталады. Тізімді әріптердің кемуі бойынша (Я-дан А-ға дейін) сұрыптау үшін баған тақырыбын қайта басыңыз.

  • Жазбаларды сүзу    Алушылар тізімін нақтылау пәрмені астында Сүзу түймешігін басыңыз. Бұл біріктіруде қосқыңыз немесе көргіңіз келмеген мәліметтерді қамтыған жағдайда қолайлы. Тізімді сүзгілеген соң, адамдарды қосу немесе алу үшін белгілерді қоя немесе жоя аласыз.

    Сүзгілеу туралы қосымша мәліметтер алу үшін, Біріктіру үшін деректерді сұрыптау және сүзгілеу бөлімін қараңыз.

  • Алушыларды қосу    Тізімге адамдарды қосу үшін Деректер көзі параметрі астында деректер файлының атауын басыңыз. Өңдеу> Жаңа жазба түймешіктерін басып, алушыға ақпаратты теріңіз. Қосымша мәліметтерді алу үшін Біріктіру мекенжай тізіміне қосу бөлімін қараңыз.

Электрондық пошта хабарламасы құжатына толтырғыштарды немесе өрістерді қосу

Мекенжай тізіміне құжатты қосқан соң, хабарламаның мәтінін енгізіңіз.

Әрбір хатты жекелеу үшін деректер көзінен біріктіру өрістерін қосыңыз. Мысалы, адам аты бар жолды қосу үшін Хабар жіберу > Жазу & Кірістіру өрістері > Сәлемдесу жолы түймешіктерін басыңыз.

Сәлемдесу жолын біріктіру өрісінің түймешігі

Сәлемдесу жолын кірістіру жолағы ашылады, сонда “Құрметті” немесе “Кімге” сәлем беру сөздерін қою керек жерді және адамның аты қалай пайда болатынын таңдаңыз. Word бағдарламасы сәлемдесу жолына толтырғышты кірістіріп, біріктіру кезінде әрбір атты қосады.

Сондай-ақ, басқа өрістерді деректер көзінен Біріктіру өрісін кірістіру пәрменін және қосылатын өрісті таңдау арқылы қосуға болады. Қосымша мәліметтерді алу үшін Біріктіру өрістерін кірістіру бөлімін қараңыз.

Пішімдеу

Excel электрондық кесте сияқты пішімсіз деректер ретінде ұяшықтар ішіне терілген ақпаратты сақтайды. Ақпаратты Excel электрондық кестесінен Word құжатына біріктіру кезінде, пішімсіз деректерді кез келген Excel пішімдеуінсіз біріктіресіз. Егер электрондық кесте мерзімдер, уақыттар, валюта мәндері және 0 санынан басталын немесе аяқталатын пошта индекстерін қамтыса, ол туралы біріктіру нөмірлерін, мерзімдерін және басқа мәндерді пішімдеу бөлімін оқыңыз.

Біріктіруді алдын ала қарау мен аяқтау

Электрондық пошта хабарламаларыңыздың басты құжатына өрістерді қосып болғаннан кейін, біріктіру нәтижелерін алдын ала қарауға дайынсыз. Алдын ала қарауға көңіліңіз толғаннан кейін, біріктіруді аяқтауға болады.

Біріктіруді алдын ала қарау

Пошталар түймешігін және оң жақтағы топтардың екеуін басып, Нәтижелерді алдын ала қарап алу бөлімін көресіз.

Нәтижелерді алдын ала қарап алу тобы

Келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

  • Нәтижелерді алдын ала қарап алу түймешігін басыңыз. (Бұл параметр сәлемдесу, атау, мекенжай және т.б. сияқты бір немесе бірнеше толтырғыш өрістерін таңдаған жағдайда қолжетімді болады.)

  • Көк көрсеткілерді басу арқылы әр электрондық пошта хабары бойынша беттерді қарап шығыңыз.

  • Алушыны табу түймешігін басу арқылы нақты құжатты алдын ала қарап алыңыз.

  • Алушылар тізімін—осы хабарды алатындар тізімін—Пошта хабарлары > Алушылар тізімін өңдеу тармағын таңдау арқылы өңдеңіз.

Біріктіруді аяқтау және хаттарды жіберу

  1. Пошта хабарлары> Аяқтау және біріктіру > Электрондық пошта хабарларын жіберу тармағын басыңыз.

  2. Кімге өрісінде тізімдегі электрондық пошта мекенжайының атауы бағанын таңдаңыз.

    Ескерту :  Word бағдарламасы жеке хаттарды әрбір электрондық пошта мекенжайларына жібереді. Басқа алушыларды көшірмелеу және сақтық көшірмесін жасау мүмкін емес. Сондай-ақ, электрондық хатқа тіркемелерді қосу мүмкін емес.

  3. Тақырып жолы өрісіне хабардың тақырып жолын теріңіз.

  4. Пошта пішімі жолағында құжатты электрондық пошта хабарламасының негізгі мәтіні ретінде жіберу үшін HTML немесе Кәдімгі мәтін параметрін таңдаңыз.

    Маңызды : Құжатты кәдімгі мәтінді электрондық пошта хабары ретінде жіберсеңіз, электрондық пошта хабарында ешбір мәтінді пішімдеу немесе сызбалар болмайды.

Хатты сақтау

Хатты біріктіруге пайдалануды жоспарласаңыз, оны сақтаңыз.

Электрондық пошта хатының басты құжатын сақтағанда, таңдалған деректер файлының қосылымы да сақталады. Электрондық пошта хатының басты құжатын келесі жолы ашқанда, Word бағдарламасы сізге деректер файлының қосылымын қай жерде сақтау қажеттігін ұсынады.

  • Егер Иә түймешігін бассаңыз, құжат біріктірілген алғашқы жазба ақпаратымен ашылады.

  • Егер Жоқ түймешігін бассаңыз, электрондық пошта хабарламасының басты құжаты мен деректер файлы арасында қосылым үзіледі. Электрондық пошта хабарламаларының басты құжаты стандартты құжат болып қалады.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×