PowerPoint және Excel бағдарламаларын пайдаланатын интерактивті бақылау тақталары

Мәнер және мүмкіндігі бар бизнес-сараптама

Дайындаған: Глен Шоу, PowerPoint MVP

Интерактивті бақылау тақталары дегеніміз не және маңызды ақпаратты аудиторияға беру үшін оларды қалай пайдалануға болады? Бұл мақалада интерактивті бақылау тақталарын құру, пайдалану әдістері сипатталады және үлгі файлдар мен көрсетілімдердің сілтемелері беріледі.

Бұл мақалада:

Бақылау тақталарына кіріспе

Бақылау тақтасының фоны

Бақылау тақтасының элементтері

Интерактивті бақылау тақталары

Бақылау тақтасын ортақ пайдалану

Қорытынды

Осы автордың басқа мақалалары

Бақылау тақталарына кіріспе

Бизнес-сараптама - бүгінгі күні әлем бойынша үлкен сұранысқа ие тауар, ал бақылау тақталары - сол ақпаратты жеткізу үшін жиі қолданылатын әдіс.

Сонымен, бақылау тақтасы дегеніміз не? Стивен Фьюдің анықтамасы бойынша «Бақылау тақтасы - бір компьютер экранына сыятын бір немесе бірнеше нысандарға қол жеткізуге қажетті ең маңызды ақпараттың визуалды көрінісі, сондықтан оны бірден бақылауға болады.» Бұл Дэвид Парадидің басқаруымен өткен PowerPoint Live конференциясының (қазірде The Presentation Summit) GAR (Қарау, қабылдау және қайтару) шартын қолдану туралы отырысында естіген тақырыбымды қайталайды. The Presentation Summit басшысы Рик Алтман конференцияның деректерін бұл мақалаға қолданылған бақылау тақтасының үлгісін жасау үшін қолдануға бірден келісімін берді. Құпия бизнес ақпарат пен баяндамашының құпиялылығын сақтау мақсатында тақырыптар мен баяндамашылар үшін жалған атау қолданылғандығын ескеріңіз.

SharePoint және Excel - бақылау тақталарын жасау үшін жиі қолданылатын Microsoft құралдары (келесі мақаланы қараңыз: Microsoft анықтамасы: Бизнес-сараптама мүмкіндіктеріне кіріспе). Жиі қаралғандығына қарамастан, Excel бағдарламасымен біріктірілген PowerPoint тамаша және функционалдық бақылау тақталарын жасауға арналған оңай шешімді ұсынады. Сонымен қатар, PowerPoint басқа бағдарламада жоқ интерактивті мүмкіндікті береді.

Қандайда бір бақылау тақтасын жасаған кезде бірінші ереже деректердің өте маңызды болу керектігі. Экранды қажетсіз нәрселермен толтыру ойды көрсетілетін ақпараттан бөледі , сондықтан KISS (қарапайымдылықты сақтау) ең жақсы әдіс болып табылады. Аудитория назарын аудару үшін бақылау тақтасын тартымды етіп жасаған кезде тепе-теңдік сақтау қажет болады, бірақ бұл көрсетілетін ақпаратты жасыратындықтан, қатты сәндеу қажет емес. Ең тиімді жолы - үш өлшемдік (3D) диаграммаларды пайдаланбау және ақпарат кестеде нақты көрсетілетін болса, ақпарат кестеде болуы керек. Excel бағдарламасында сізге екеуін де иеленуге мүмкіндік беретін тамаша шартты пішімдеу мүмкіндігі бар: кесте ішіндегі сызбалық дисплей.

Беттің жоғарғы жағы

Бақылау тақтасының фоны

Орындағыңыз келетін бірінші нәрсе - бақылау тақтасының элементтері қойылатын фонды жасау. Сұр реттелетін пішінді қою көк фонға қоюды таңдадым. Сонымен қатар, пішінге ішкі ортаңғы көлеуке әсерін қолдандым. Бұл бақылау тақтасының элементтерін қою үшін терезенің кішірейтілген көрінісін береді. Мұның артықшылығы слайдтың фокусын бақылау тақтасының элементтеріне қоя отырып, пішіннің ішкі жағына назар аудартады.

Интерактивті бақылау тақтасы

Беттің жоғарғы жағы

Бақылау тақтасының элементтері

Фонды жасап болғаннан кейін бақылау тақтасында қамтылатын элементтерді анықтау қажет болады. Бақылау тақтасы бір немесе бірнеше коммерциялық мақсатта кездесетін деректерді көрсетуі тиіс екендігін ескеріңіз. Мына мысалда бағалардың салыстырмалы көрсетішін, қатысу, The Presentation Summit тақырыптары мен баяндамаларын көрсетуді таңдадым. Басты мақсаттарыңызды анықтағаннан кейін ақпаратты аудиторияыңыз оңай қабылдайтын пішімде көрсету үшін элементтерді пайдаланып көрсеңіз болады. Қарапайым кестелер мен диаграммаларды пайдаланып, кестелерге Excel бағдарламасының шартты пішімдеу мүмкіндігін пайдалануды таңдадым.

Бақылау тақтасындағы кесте

Бұл кестеде сессияның жиілігі сызбамен, ал сессиялар мен баяндамашылардың бағалары көрсеткіштермен көрсетіледі. Бос қисық сызыққа негізделген шартты пішімдеу көрсеткіштерінің әдепкі параметрлерін пайдалануды таңдадым. Сізге тереңірек қамту қажет болуы мүмкін және осыған арналған MSDN блог жазбасы бар. Шартты пішімдеуді пайдалану туралы қосымша ақпарат алу үшін Microsoft анықтамасы және әдістемесі бөлімін қараңыз. Excel мүмкіндіктері арқылы ақпаратты кешенді статистикалық талдауды пайдалана отырып көрсетуге болады (Microsoft анықтамасы және әдістемесі мақаласын қараңыз), бірақ ешқашан аудиторияны ұмытпауыңыз керек. Аудитория бақылау тақтасындағы элементті түсінбесе, оның пайдасы жоқ.

Элементтерді анықтағаннан кейін аудиторияға олардың арасындағы байланысы түсінікті болу үшін элементтерді топтау қажет болады. Олардың топтаудың бірнеше әдісі бар. Өзімнің үлгімде түсті, жақындық және қоршау әсерін пайдалануды таңдадым. Элементтерді жақын қойып, диаграммаларға бірдей түстер пайдаланып, оларды түсті сызбамен қоршау арқылы топтауға болады. Бағалар - көк, аудитория - жасыл, тақырыптар - күлгін, баяндамашылар - қызғылт сары және арнайы/жалпы тақырыптар - көкшіл түспен қоршалған. Жасыл және қызыл түсті қатар пайдаланбағанымды ескеріңіз. Халықтың көп бөлігі қызыл/жасыл түсті ажырата алмайды және екеуінің арасындағы айырмашылықты көре алмайды.

Ең соңында, бақылау тақтасындағы мәтіннің оқуға жеңіл екендігін тексеруіңіз керек. Бақылау тақталары жеке компьютер экранында көрсетілетіндіктен, әдеттегі жобаланған слайдқа қарағанда ыңғайлылық жоғарырақ болады, бірақ бұл қиын болуы мүмкін. Таспадағы Қаріп өлшемін үлкейту/Қаріп өлшемін кішірейту түймешіктерін пайдалану арқылы сынап көру және қатені анықтау жұмысты аздап болса да жеңілдетеді.

Excel қаріптер тобы

Беттің жоғарғы жағы

Интерактивті бақылау тақталары

PowerPoint бағдарламасының ең қуатты мүмкіндіктерінің бірі - өзара әрекетті қиын бағдарламасыз қосу. Бақылау тақтасындағы өзара әрекет сенімсіз элемент болуы мүмкін. Әдетте, өзара әрекет аудиторияға тиісті элемент туралы мәліметтерді көруге мүмкіндік беру үшін «төмен жылжу» ретінде қосылады. Бір терезеден басқасына ауысқан кезде төменгі жақта ақпаратты түсіну өте қиын. Бұл көбіне аудиторияның ақпаратқа оралуын және алға жылжуын қажет етеді. PowerPoint бұл шектеуді жеңетін бірегей мүмкіндікті ұсынады, мен мұны «қозғалыстағы бақылау тақталары» деп атағым келеді.

Өзімнің үлгімде Рик бір жылдың ұқсас ақпаратын көрсететін бақылау тақтасына өте алу үшін экранның жоғары жағына түймешіктер жасадым. Бұл түймешіктер тиісті жылдың мәліметтері бар жеке слайдқа бағыттайды. Басылған түймешікті көрсету үшін көлеңке әсерін қолдандым. Сонымен қатар, бақылау тақтасының элементтерінен тікелей өтуге болады (мысалы, қосымша мәліметтерді көру үшін диаграмманы басыңыз.) PowerPoint өзара әрекеті туралы қосымша ақпарат алу үшін Динамикалық PowerPoint атты әдістемемді қараңыз.

Интерактивті бақылау тақтасы

Мен бірдей деректерді әр жылдың мәліметтері бар слайдта әдейі көрсеттім және диаграммаларды бірдей оське қойдым. Аудитория бір жылдың арнайы мәліметтерін көру үшін төменге жылжи алады. Алайда, бұл ең жақсы бөлік емес. Жылдық мәліметтер бар слайдтардың бір элементін фокустау арқылы аудитория сол слайдтардың арасында алға-артқа жылжып (бақылау тақтасының түймешіктерін, көрсеткі пернелерін, page up/page down пернелерін немесе айналдыру түймешіктерін пайдалана отырып), сол элементтің жылдық өзгерістерін бақылай алады. Нақтырақ айтқанда, диаграммалар қозғалыста болады.

Диаграммаларды салыстыру

Бұл PowerPoint бағдарламасы үшін бірегей артықшылық болып табылады және бірнеше слайдтардағы/терезелердегі ақпаратты қамти отырып мәселені оңай шешеді. Бұл әдісті пайдаланатын болсаңыз, элементтерді слайдтардағы бірдей орынға қойып, диаграмма осьтері слайдтарға сай келетіндігін тексеріңіз. Бұл сіздің ұқсас нәрселерді салыстырып жатқандығыңызды тексереді, әйтпесе нәтижелер қате болуы мүмкін.

Беттің жоғарғы жағы

Бақылау тақтасын ортақ пайдалану

Бақылау тақтасын жасап болғаннан кейін оны PowerPoint көрсетілімі (*.ppsx.) ретінде сақтаңыз Аудитория көрсетілімді басқан кезде бұл бақылау тақтасын автоматты түрде ашады. Файлды ортақ желі дискісіне сақтауға немесе оны электрондық поштамен жіберуге болады. Бақылау тақтасын желіге қоятын болсаңыз, бұл жаңа Office Online бағдарламасына қарағанда жақсы болмайды. Бұл мүмкіндік PowerPoint 2010 бағдарламасының Сақтау және жіберу параметрлеріне бекітілген, бірақ әлі де PowerPoint 2007 бағдарламасын пайдаланып жүрсеңіз, барлығы Windows Live тіркелгісі болып табылады. Құжаттарды қоюға және ортақ пайдануға болатын OneDrive қызметіне Windows Live тіркелгісімен кіруге болады.

Бұл мақалада қолданылған Presentation Summit Dashboard үлгісі менің OneDrive жалпыға қолжетімді құжаттары бөлімінде бар. Оны көру үшін PowerPoint белгішесін басыңыз, ал бақылау тақтасын көру үшін «Слайд-шоуды бастау» түймешігін басыңыз.

Сонымен қатар, үлгіні жүктеп алып, бақылау тақталарыңызды реттеуге болатын Бақылау тақтасының үлгісін жарияладым.

Беттің жоғарғы жағы

Қорытынды

Кез келген бақылау тақтасы құнды ақпараттан тұрады және оны алуға болады, сонымен Риктің бақылау тақтасы нені туралы болды? Бақылау тақтасы The Presentation Summit бағаларды төмен күйінде сақтай отырып тұтынушы талаптарын жоғары деңгейде қанағаттануын және жылдық дамуды көрсететін пайдалы конференция екендігін білдіреді. Конференцияға жиі қатысушы және оның қолдаушысы ретінде бұл мен үшін таң қаларлық нәрсе емес, бірақ өзіміздің бұрыннан білетіндігімізді дәлелдейтін бақылау тақтасын Рикке ұсынғанымызға қуаныштымын.

Глен Шоудың фотосуреті

Глен Шоу - PowerPoint бойынша ең маңызды маман (MVP) және PPT Magic Web сайты мен Visualology блогының иесі. Accessible Information Technology, Graphic Design және Professional Technical Writing сертификаттары бар.

Беттің жоғарғы жағы

Осы автордың басқа мақалалары

PowerPoint 2007 бағдарламасында айналдыру әсерін жасау

Көрсетілімдерге тақырыптар, түсініктемелер немесе субтитрлер қосу

PowerPoint бағдарламасында панорамалау және масштабтау әсерлерін жасау

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×