Outlook 2010 бағдарламасына арналған жақсы әдістер

Бұл мақала біздің тұтынушыларымыз сұраған жақсы ықтимал себеп үшін Microsoft Outlook 2010 бағдарламасын жасаған өнім тобы арқылы жазылған. Outlook 2010 бағдарламасы көптеген жұмыс қажеттіліктері мен мәнерлері бар кең аудитория арқылы қолданылу үшін жасалған. Дегенмен, мұнда жалғыз «дұрыс жол» жоқ, біз білетін басқалардан оңайырақ бағдарламада жұмыс істеудің бірнеше жолы бар. Ең жақсы әдістерді біле отырып, сізде Outlook бағдарламасын қолданудың ықтимал жақсы тәжірибесі болады деп үміттенеміз.

Бұл нұсқаулық Outlook 2010 бағдарламасын барынша тиімді қолдану бойынша кеңестерді береді. Дегенмен, бұл ауқымды нұсқаулық емес. Бірнеше негізгі сценарийлер Outlook бағдарламасын ақпаратты басқару қажеттіліктерінде барынша көбірек пайдалануға көмектесу үшін беріледі.

Бұл нұсқаулық келесі адамдарға арналған:

  • Ақпараттық технологиялар департаменті бар үлкен компанияға жұмыс істейтін адамдарға.

  • Күніне 30 электрондық пошта хабарламасын алатын адамдарға.

  • Хабарларды жіберу және алу үшін Outlook 2010 бағдарламасын пайдалану арқылы күніне көп уақыт кетіретін, сондай-ақ, жиналыстарды орнататын және оларға қатынас жасайтын адамдарға.

  • Outlook 2010 бағдарламасын Microsoft Exchange Server тіркелгісімен бірге қолданудасыз ба.

Сервер орнатымына немесе ұйымның өлшеміне қарамастан, осы құжат сіз үшін пайдалы болады.

АТ әкімшілері үшін

Office 2010 енімен белгіленген сөйлемдер Office 2010 ені Microsoft OneNote 2010 және Microsoft SharePoint Server сияқты басқа Microsoft Office 2010 өнімдеріне сілтемелер болып табылады. Автомұрағаттау және Outlook деректер файлдары (.pst) САВ файлдарының белгішесімен Мұрағат белгішесі таңбаланады. Ұйымыңыз осы өнімдерді немесе мүмкіндіктерді таратпаса, бұл сөйлемдер жалпы құжатқа және жұмыс процесіне әсер етпей есепке алынбауы мүмкін.

Осы мақалада

Уақытты жақсы басқарудың негізгі қағидалары

Outlook 2010 бағдарламасын реттеу: орналасуы

Қалталар

Ережелер

Орындау тақтасы

Хабарландырулар

Санаттар

Жылдам қадамдар

«Кіріс» қалтасына төрт D уақытын қою

Күнделікті қарап шығу: уақыт пен тапсырмаларды басқару

Тапсырмалар: жұмысты жасау

Сол хабарды табу: тиімді іздеу

Нақты адамнан алынған хабарды табу жолы

Үлкен электрондық пошта хабарламасын жазу

Күнтізбе және жиналыстар

Контактілер

Жиі қойылатын сұрақтар

Сілтемелер

Автор туралы

Уақытты жақсы басқарудың негізгі қағидалары

Outlook 2010 бағдарламасы электрондық пошта хабарламаларын, күнтізбені, контактілерді және тапсырмаларды басқаруға көмектесетін құрал болып табылады. Осылай, ол тек қана байланысулардың емес, уақытты басқарудың да орталығы және Outlook 2010 бағдарламасын тиімді қолдану үшін сізге бірнеше негізгі қағидаларды ұсынамыз:

  • Хабарларды оқитын орындардың санын азайтыңыз. Барлық оқу қажет хабарларды бір орынға — «Кіріс» қалтасына ережелердің қатарын қолданып сүзіңіз.

  • Кейбір хабарларды өткізіп жіберіңіз. Оқу қажет хабарларды «Кіріс» қалтасына жіберу үшін ережелерді қолданыңыз және қалғандарына тиіспеген түрде контактілер тобына немесе тарату тізіміне, қалтасына өтуіне мүмкіндік беріңіз. Сізге жіберілген әрбір хабарды оқудың қажеті жоқ және де көп көлемді жұмыс жағдайларында олай жасауға мүмкіндік болмауы да ықтимал. «Кіріс» қалтасына тек қана маңызды хабарлар өтуі қажет. Қалған хабарлар мысалы, мәселеге қатыстырылуыңыз мүмкін жағдайға байланысты сақтау үшін пайдалы болуы мүмкін. 

  • Хабарларды қолмен сақтайтын орындардың санын азайтыңыз. Хабарларды орналастыру үшін іздеуге негізделетін ақыл қабілетін немесе тіркеуді азайтыңыз.

  • Төрт D мүмкіндігін қолдану арқылы хабарларды өңдеңіз. Хабарларды оқыған кезде, келесі шешімді қабылдаңыз:

    • Оны жою.

    • Орындау (жауап беру немесе сілтеме үшін тіркеу).

    • Оны өкілетті ету (әрі қарай жіберу).

    • Тапсырмалар тізімінде екінші рет қарап шығу үшін оны (санаттарды және жалаушаларды қолдану) кейінге қалдыру.

  • Іс тізімін бір тізімге азайту. Орындалу қажет әрекеттерді басқару үшін жалғыз іс тізімін және жалғыз күнтізбені қолданыңыз.

  • Бумаларда жұмыс істеу. Бірдей тапсырмаларды бірге топтауға көмектесетін санаттарды қолданыңыз.

  • Хабарларды жіберген кезде жақсы қорытындыны қолдану. Жақсы хабарларды жазуға қолданылуы және қолданылмауы керек әрекеттерді орындаңыз.

  • Күнтізбелерді және тапсырмаларды жиі қарап шығыңыз.

Осы жерде сипатталған барлық жақсы әдістерді қолданбай, тек қана бірнешеуін орындау да Outlook 2010 бағдарламасын қолдану қабілетіңізді жетілдіреді.

Беттің жоғары бөлігі

Outlook 2010 бағдарламасын орнату: орналасуы

Осы ең жақсы әдістерді орындаудағы алғашқы қадам Outlook 2010 бағдарламасын пайдалану жолын оңтайландыру үшін жүйені орнату болып табылады. Ең жақсы әдістегі мүмкіндіктер:

Ұсынылған орналасуды орнатудың жолы туралы толық деректерді Жиі қойылатын сұрақтар бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Қалталар

Ең жақсы әдістегі мүмкіндіктер:

  • Орындалуы қажет хабарларға арналған «Кіріс» қалтасы (орындау). Тікелей сізге жіберілген немесе оқу маңызды болуы мүмкін хабарларға арналған «Кіріс» қалтасы.

Кері жіберілетін және бірнеше әртүрлі адамдар арасында талқыланатын көп хабар алған болсаңыз, әңгімелесулер көрінісіне өзгертіңіз. Басқаша айтқанда күн реттеуін (әдепкі реттеу) қолданыңыз. Барлық хабарлардың тек сізге көк түсте жіберілуін орындау үшін автоматты пішімдеу ережелерін қолданыңыз.

  • «Кіріс» қалтасының астындағы жалғыз сілтеме қалтасы кейінірек қайтадан сілтеме жасағыңыз келуі мүмкін барлық сілтеме материалдар болып табылады. Ешбір мәлімет бұл қалтаға автоматты түрде (бұл дегеніміз ережемен) кірістірілмейді. Осы қалтаны 1-сілтеме деп атаңыз. (1- деп қосу оны «Кіріс» қалтасының астындағы бірінші қалта етеді). Бұл қалта «Кіріс» қалтасын тасалауға және оны көріністен жоюға болатындай етіп «Кіріс» қалтасының астында жасалады.

Мұрағат белгішесі Бұл қалтаны жыл сайын автоматты түрде мұрағатталатын етіп орнатыңыз.

Ескерту : Бұл қалта тым үлкен болса (10000 элемент немесе одан да көп), Outlook 2010 бағдарламасы осы қалтаға қосылған кезде баяу орындалады.

  • Мансапқа қатысты, жеке хабарларға арналған қалта. Жеке және мансапқа қатысты мәліметтерге арналған бөлек қалтаңыздың болуы біреу иығыңыздың артында тұрғанда жеке хабардың көрінетініне алаңдамайтын еркіндік сезімін береді. Бұл қалтаны 2-жеке деп атаңыз. Менеджерлерде 3-басқару деп аталатын қызметкерлер бойынша кері байланысқа арналған жалғыз қалта болуы мүмкін.

Мұрағат белгішесі Бұл қалталарды жыл сайын автоматты түрде мұрағатталатын етіп орнатыңыз.

  • Контактілер тобының хабарларына арналған қалталар жиыны. Контактілер топтарына жіберілетін барлық хабарларды (таратулар серверлері, пошта тізімдері немесе тарату тізімдері ретінде де белгілі) міндетті түрде оқудың қажеті жоқ. Бұл қалталар жиыны «Кіріс» қалталарына автоматты түрде жеткізілмейтін барлық контактілер тобына арналған қойма болып табылады. «Кіріс» қалтасының астында Контактілер топтары деп аталатын жалғыз, жоғары деңгейлі қалтаны жасаңыз және контактілер топтарының әрбір тақырыбы үшін ішкі қалта жасаңыз. Әдетте контактілер тобына арналған бір қалта жеткілікті, бірақ бірнеше қатысты контактілер топтарында болсаңыз, барлық хабарлардың бірдей қалтаға жеткізілуін қарастырыңыз.

Оның астындағы қалталардағы оқылмаған хабарларға алаңдамайтындай жоғары деңгейдегі контактілер тобының қалтасын тасалаңыз.

Ескерту : Контактілер тобындағы әрбір хабарды оқу қажет болса, ол үшін қалта жасамаңыз. Бұл хабарлар тікелей «Кіріс» қалтасына өтуі қажет.

Мұрағат белгішесі Олар уақытқа тез әсер ететін болса, әрбір алты айда немесе одан да жиірек контактілер тобының қалталарын автоматты түрде мұрағаттауды орнатыңыз — мысалы, көлікті бірге шығаратын контактілер тобы күнделікті мұрағатталуы қажет.

  • RSS арналарына арналған қалталар жиыны. Контактілер тобына арналған қалталар жиыны сияқты RSS арнасы кейде кейбір қызықты мәліметтері болуы мүмкін деректердің басқа жиынын береді, бірақ оларды әрдайым немесе тікелей сізге жіберілген хабарлар сияқты жылдам оқудың қажеті жоқ. Outlook 2010 бағдарламасы бұл қалталарды сіз үшін автоматты түрде жасайды.

Қалталарды іздеу

Қалталарды іздеу әртүрлі поштадан және RSS қалталарынан ақпаратты жинау үшін пайдалы болып табылады. Қалталарды іздеу әртүрлі қалталарда сақталған мәліметтерді жинақтау қажет болғанда өте пайдалы болуы мүмкін — мысалы, тоқсандық жиналысты дайындау кезінде.

Хабарлардың үлкен көлемін алатын болсаңыз (күніне 200 хабардан көп), қалталарды іздеу әртүрлі жіберушілерден алынған поштаны талдаудың жақсы жолы болуы мүмкін.

Шарлау аумағындағы таңдаулылар бөлімі

Таңдаулылар (қосымша)

Таңдаулылар пошта қалтасының тізімінде басқаша жасырылған қалталарды көру мүмкіндігін береді.

Таңдаулылар, пошта қалталарының ішкі жиыны шарлау аумағы жоғарғы жағында көрсетіледі. Таңдаулылар мүмкіндігі жүйенің жұмыс істеуін талап етпейді, бірақ кішкентай экран болса, шарлау аумағын қайыруға және қайырылған тақтаға хабарларды сүйреп апару арқылы хабарларды әлі де сәтті тіркеуге, жалпы іздеу әрекеттерін орындауға және Күнтізбе, Контактілер және Тапсырмалар қалталарына шарлауға болады.

Таңдаулылар қалтасында келесі қалталарды қамту жақсы әдіс болып табылады: Кіріс, 1-сілтеме, Жіберілген элементтер және Жойылған элементтер.

Беттің жоғары бөлігі

Ережелер

Outlook бағдарламасын ұйымдастырудың мақсаты «Кіріс» қалтасында қажетсіз «шудың» көлемін азайту және өте маңызды элементтердің белгісі жоғарыда көрсету болып табылады. Ережелер орнатылған шарттарға байланысты қалталарға хабарларды жылжыту арқылы осы процеске көмектеседі. Ережелер тек оқу қажет элементтерге арналған «Кіріс» қалтасына келетін хабарларды сүзеді.

Келесі ережелердің болуы жақсы әдіс болып табылады (осы ережелерді орнату жолы бойынша толық деректерді осы қағаздың соңындағы Жиі қойылатын сұрақтар бөлімінен қараңыз):

  • Автоматты жауаптар    Жойылған элементтер мазмұнын қамтымайтын жиналыстарға барлық жауаптарды жылжытыңыз. Жиналыс терезесінің ішіндегі қадағалау қойындысын тексеру арқылы жиналысты кімнің қабылдағанын қарауға болады.

  • Кімге: маған    Сізге тікелей жіберілген немесе көшірмесі жіберілген кез келген хабар, тіптен контактілер тобына жіберілген болса да, «Кіріс» қалтасына жіберіледі және басқа ережелер арқылы орындалмайды.

  • «Кіріс» қалтасына жіберілген жиналыс сұраулары    Контактілер тобына жіберілген болса да, барлық жиналыс сұраулары «Кіріс» қалтасына жіберілуі қажет.

  • Жіберілген элементтерді кейінге қалдыру    Бұл ереже жіберілетін хабарларды бір минутқа немесе одан ұзағырақ уақытқа кейінге қалдырады. Осы ережені қолданған кезде, хабарлардың компьютерді жаппас бұрын жіберілгенін тексеріңіз.

Ескерту :  Office 2010 ені Бұл тек тұтынушы жағына арналған ереже; ол Outlook Web App (OWA) бағдарламасында жұмыс істемейді.

  • Контактілер топтары    Контактілер тобына жіберілген кез келген электрондық пошта хабарламасы контактілер тобы қалтасына жіберіледі — ал оның кілтсөздері мұның сіз үшін маңызды екенін ұсынған кезде ол «Кіріс» қалтасына жіберіледі. Бірдей бірнеше контактілер тобы бірдей ережені қолданады және бірдей қалтаға салынады. Әрбір хабарды оқуыңыз қажет контактілер тобының мүшесі болсаңыз, бұл үшін ереже жасамаңыз. Оқу қажет кез келген хабарлар тікелей «Кіріс» қалтасына өту қажет.

Ережелердің жинағы оларды ұйымдастыруды аяқтаған кезде келесі көрініске ұқсас болуы қажет.

Беттің жоғары бөлігі

Орындау тақтасы

Іс тізімі Outlook 2010 бағдарламасының оң жағындағы тақта болып табылады. Ол күнтізбені, алдағы кездесулерді және келесіні қамтитын біріктірілген тапсырмалар тізімін көрсетеді:

  • Жауап берілуі қажет хабарлар (жалауша қойылған хабарлар).

  • Қоңырау шалынатын контактілер (жалауша қойылған контактілер).

  • Кездейсоқ келетін тапсырмалар.

Іс тізімін орнатудың жақсы тәжірибесі:

  • Күнтізбешені көрсету (әдепкі ретінде қосылған).

  • Кішкентай экран ажыратымдылығы немесе берілген күнде (әдепкі) көп жиналыс болмаса, тек қана үш кездесуді көрсету.

  • Үлкен экран ажыратымдылығы немесе әрбір күнде (бес немесе одан да көп) көп жиналыс болса, бес кездесуді көрсету.

  • Тапсырмаларды көрсету (әдепкі бойынша қосылған).

  • Office 2010 ені Жылдам контактілерді көрсету (Microsoft Office Communicator 2007 R2 бумасы болса, әдепкі бойынша қосылады және қол жетімді болады).

Тапсырмаларға арналған әдепкі реттеу мерзіміне дейін болады, бірақ реттеуді бастау күніне дейін етіп өзгертуді қарастыруға болады, жалаушылар қолдану жолына байланысты болады. Келесі аптадағы дүйсенбі күніне қалдырылған тапсырмаларды қарағыңыз келсе, бастау күні бойынша реттеңіз. Мерзімі күніндегі тапсырмаларды қарағыңыз келсе, мерзімі бойынша реттеңіз.

Әдепкі жалауша

Жылдам басу жалаушасын Бүгін (бұл әдепкі) деп орнату ең жақсы әдіс ретінде қарастырылады.

Беттің жоғары бөлігі

Хабарландырулар

Көптеген хабарларды қабылдайтын болсаңыз немесе кіріс хабарларына арналған ескерту дыбысына тез алаңдайтын болсаңыз, келесі параметрлерді өшіріп қоюды ұсынамыз:

Outlook жұмыс үстелі ескертуі

  • Windows тапсырмалар тақтасындағы Outlook белгішесінде көрсетілетін хатқалта белгішесі

Тапсырмалар тақтасындағы жаңа пошта ескертуі

  • Қысқа уақытта хатқалтаға өзгеретін курсор

  • Барлық жоғарыдағы параметрлерді толықтыратын дыбыс

Осы параметрлерді өзгерту үшін Файл түймешігін басып, Параметрлер қойындысын басыңыз да, Пошта тармағын таңдаңыз.

Хабардың жетуі тармағының астындағы құсбелгілердің барлығын алып тастаңыз.

Backstage көрінісіндегі хабардың жету параметрлері

Беттің жоғары бөлігі

Санаттар

Outlook 2010 бағдарламасындағы санаттар көптеген түрлі жолмен элементтерді басқару мүмкіндігін береді. Жасалуын ұсынатын санаттардың үш негізгі түрі бар:

  • Жоба (адамды қамтуы мүмкін)

  • Тақырып

  • Орналасу немесе әрекет

Санаттар жүйенің талап етілетін аспекті емес, бірақ сіз оларды мұқият қолданатын болсаңыз, жұмысыңызды жеңілдетеді. Мысалы, олар енді жасалатын әрекетті оңай айқындауға және бірдей тапсырмаларды бірден орындауға болатын етіп топтауға көмектеседі.

Санаттарды жасау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

  • Кез келген көріністегі Басты қойындысының Тегтер тобында Санаттау түймешігін басып, Барлық санаттар тармағын таңдаңыз.

Ең жақсы әдістер санатты келесі үшін қолдануды қарастырады:

  • Тікелей есептеріңіздің әрбірі және келесі кездесуде менеджермен бірге қарап шығу қажет элементтер (мысалы, 1:1 менеджер деп аталатын санат).

  • Әрекеттерді жаппай (тапсырмаларды басқарудың пайдалы бөлігі) орындауға болатындай маңызды орындардың әрбірі немесе орындалатын әрекеттердің түрлері, мысалы:

    • Жұмыстан үйге бара жатқанда орындалатын тапсырмаларға арналған @Жолда.

    • Электрондық пошта хабарламалары, жиналыстар немесе Outlook 2010 бағдарламасының кез келген басқа аспектісі қатыстырылатын тапсырмаларға арналған @Электрондық пошта.

    • Тек қана үйде орындауға болатын тапсырмаларға арналған @Үй.

    • Жиналысқа қатысуға қажет элементтерге арналған @Жиналыс.

    • Құжаттың көшірмесін жасау сияқты компьютерден алыс орындалатын тапсырмаларға арналған @Офлайн.

    • Тек қана желіде немесе веб-браузер арқылы орындалатын тапсырмаларға арналған @Онлайн.

    • Соғылатын немесе қабылданатын қоңырауларға арналған @Телефон.

    • Жауап беруді емес, тек қана оқуды қатыстыратын тапсырмаларға арналған @Оқу. Бұл санат дәл қазір орындай алмайтын, бірақ оқып шығу қажет ұзақ хабарлар немесе тіркемелер үшін пайдалы болып табылады.

    • Келесі әрекет анық емес, бірақ жауап күтілетін хабарларға немесе тапсырмаларға арналған @Күту.

Түс санаттары диалогтық терезесі

Ескерту : @ белгісін қолдану санаттарды санаттар тізіміне орналастырады. Арнайы санаттардан бұрын @ белгісін қолдану осы санаттарды санат тізімінің жоғарғы жағына орналастырады және осы тапсырманы орындаған кезде қай жерде болуыңыз қажеттігін есіңізге салады (мысалы, @Телефон «телефон тұтқасында»).

  • Әсіресе, іздеуде көрсетілетін хабардың негізгі мәтінінде немесе тақырыбында ешбір сөз болмағанда, берілген тақырып бойынша хабарларды оңай табуға болатын әрбір маңызды тақырып немесе жоба.

  • Ертеңгі күнге қалдырылмайтын, бүгін орындалуы қажет маңызды элементтер.

Ескерту : Бір уақытта бір қалтада ғана болатын элементтері бар, тіркеуді қарсы келетін жалғыз элементке әртүрлі санаттарды қолдануға болады. Мысалы, жауап берілмес бұрын менеджермен талқылау қажет маңызды хабарды @Электрондық пошта санатымен және 1:1 менеджер санатымен бірдей санаттауға болады.

Көп санаттары бар тапсырма

Жылдам басу санаты жиі қолданатын санат болуы қажет.

Жылдам басу санатын орнату үшін келесі әрекетті орындаңыз:

  • Кез келген көріністегі Басты қойындысының Тегтер тобында Санаттау түймешігін басып, Жылдам басуды орнату тармағын таңдаңыз.

Сіз көретіндей, санаттар хабарлар мен тапсырмалардың іс тізімінде көрсетілуіне, іздеу әрекетін тиімдірек етуге және сіздің жиналыстарға дайын болуыңызға көмектеседі.

Ескерту : Шығыс хабарларын санаттау кезінде абай болыңыз, алушының санаттарды көре алуы мүмкін. Алушылар Outlook 2010 немесе Exchange Server 2010 бағдарламасын қолданбайтын болса, олардың сіз орнатқан санаттарды көре алуы мүмкін.

Беттің жоғары бөлігі

Жылдам қадамдар

Жылдам әрекеттер жиынтығы Outlook 2010 бағдарламасы үшін жаңа жылдам қадамдар бір рет басу арқылы бірнеше әрекеттерді орындау мүмкіндігін береді. Олар «Кіріс» қалтасын таза сақтауға және Outlook бағдарламасын тиімді қолдануға көмектесетін пайдалы құралдар болып табылады. Кез келген уақытта Outlook бағдарламасында бірдей қадамдарды қайталап орындайтыныңызды байқауыңыз мүмкін, сондықтан жылдам қадамдарды қолданып көріңіз.

Ескерту :  Жылдам қадамдар тек хабарлар үшін қолданылады.

Келесі жылдам қадамдарды қолдану жақсы әдіс ретінде қарастырылады. Қосымша ақпаратты Жылдам әрекеттер көмегімен жалпы немесе қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру бөлімінен қараңыз.

Жылдам әрекет

Бұл не істейді

Қандай жағдайда пайдалану керек

Сілтеме

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Бұл бір рет басу арқылы тіркеу түймешігі.

Жеке*

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Оны 2-сілтеме қалтасына жылжытады.

Жеке хабарларды тіркеу үшін.

Дайын

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Хабарды орындалған етіп белгілейді.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Орындалған немесе басқа жолмен талқыланатын сілтеме хабарлар үшін.

Кейінге қалдыру*

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Хабарға бүгінгі күннің тапсырмасы ретінде жалауша қояды.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Кейінірек орындалатын хабарлар үшін.

*Жеке және кейінге қалдыру жылдам қадамдары әдеп жылдам әрекеттер емес.

Қосымша жылдам әрекеттер

Жоғарыда тізімделген жылдам әрекеттерге қосымша, жұмысқа және күнделікті тапсырмаларға байланысты жылдам қадамдардың келесі түрлерін жасағыңыз келуі мүмкін:

Жылдам әрекет

Бұл не істейді

Қандай жағдайда пайдалану керек

Санаттау және жылжыту

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Хабарды санаттайды.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Оларды файлдамас бұрын кейінірек табуға көмектесетін көптеген хабарларды санаттайсыз. Жиі қолданатын санат үшін біреуін жасаңыз.

Жалауша қою және жылжыту

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Хабарға жалауша қояды.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Ертең, осы апта, т.б. сияқты әртүрлі күн үшін элементтерге жалауша қоясыз. Жиі қолданылатын жалауша үшін біреуін жасаңыз.

Жалауша қою, санаттау және жылжыту

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Хабарға жалауша қояды.

Хабарды санаттайды.

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Тапсырмалардың мазмұнын түсінуге көмектесетін бірнеше санатты қолданасыз. Мысалы: @Оқу: ертеңгі күнге жалауша қояды, @Оқу санатымен санаттайды.

Сіздің назарыңыз үшін және жылжыту

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Сіздің назарыңыз үшін хабары ретінде әрі қарай жіберілетін хабарды жасайды

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Электрондық пошта басқа адамға (мақалалар, т.б.) жиі әрі қарай жібересіз

Өкілдік беру

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Арнайы адамға әрі қарай жіберілетін хабарды жасайды

Оны 1-сілтеме қалтасына жылжытады.

Енді басқаларға арналатын хабарларды аласыз.

Тапсырма

Тіркемесі бар тапсырманы жасау

Хабарды жою

Жалауша қойылған хабарлар үшін қосымша мазмұнды қажет етесіз.

Контактілер тобы

Хабарды оқылған етіп белгілейді.

Оны контактілер тобына (немесе арнайы контактілер тобы қалтасына) жылжытады.

Байқаусызда ережелерге байланысты «Кіріс» қалтасындағы контактілер топтарынан кейбір хабарларды аласыз. Мысалы: хабардың негізгі мәтінінің кез келген жерінде тақта сөзі болмаса, контактілер тобынан алынған барлық хабарларды қалтаға жылжытатын ереже бар. Байқамай, біреу хабарды контактілер тобына тақта сөзімен жібереді, бірақ бұл сізге қатысты хабар емес.

Жауап беру және жою

Жауап терезесін ашады.

Бастапқы хабарды жояды.

Сіз жиі жауап беру қажет жылдам хабарларды аласыз, бірақ одан кейін бастапқы хабардың қажеті болмайды. Мысалы: «Сәлем, түскі асқа барасың ба?», сіздің жауабыңыз: «Әрине!»

Жылдам қадамдарды жасауды бастағаннан кейін, бір әрекетті орындауға қажетті басулардың санын оңтайландыруға болатын басқа жолдарды табуыңыз мүмкін. Бір әрекетті қайталап орындайтыныңызды аңғарған кезде, жылдам қадамды жасап көріңіз. Және де жоба өзгерген сайын сіз нақты орындайтын әрекет ретінде жылдам қадамдарды жаңартыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

«Кіріс» қалтасына төрт D уақытын қою

Жүйені бір рет орнатқаннан кейін кіріс хабарларын басқаруды бастауға дайынсыз. «Кіріс» қалтасын маңызды хабарларды алатын орталық орын еткенде, ол жерге мұндағы әрбір элементтің орындалуы қажет екеніне сенімді түрде барасыз.

«Кіріс» қалтасындағы әрбір хабар үшін:

  • Ол маңызды болмаса, оны бірдей жойыңыз.

  • Ол екі минут немесе одан да аз уақытта орындалуы мүмкін болса, солай істеңіз (жауап беру, тіркеу, қоңырау шалу, т.б.).

  • Ол сізге арналмаса, немесе оны басқа біреуге тағайындау (әрі қарай жіберу) мүмкін болса, солай істеңіз.

  • Оны орындау қажет болса, бірақ оған екі минуттан ұзақ уақыт жұмсалатын болса (оқуды қамтиды), оны кейінге қалдырыңыз.

Бұл сілтеме ретінде қажет болса (оны кейінге қалдыру туралы шешім қабылдасаңыз да), оны сілтеме қалтасына жылжытыңыз. Мақсат әрбір хабарды ұстайтын уақыт мөлшерін азайту болып табылады.

Оны жою

Оқу қажет емес хабарларды жойыңыз. Қажетсіз емес болса, оны жойыңыз.

Осы сөйлесудің бөлігі ретінде басқа хабарды ешқашан алғыңыз келмесе, оны елемеңіз.

Сөйлесулерді елемеу пәрмені

Осылай істеңіз: 2 минуттық сәт

Екі минут ішінде орындауға болатын әрекет таң қалдырарлық. Мысалы, көптеген хабарларға 2 минутта немесе одан да аз уақытта жауап беруге болады. Бірақ екі минуттан артық уақыт жұмсалатын хабар болса, оны кейінге қалдырыңыз. Екі минутта орындауға болатын хабарды табу үшін өзіңіз уақытты белгілеңіз.

Хабарды орындап болғаннан кейін, келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

  • Қорытындысы аз болатын нәрсе болса, оны жойыңыз.

  • Оны (1-сілтеме сияқты) Жылдам әрекет қолданып, сілтеме қалталардың біріне файлдаңыз.

Орындалған әрекеттердің есебін жүргізу үшін, әсіресе, жылдық қарап шығулардың уақыты айналысындағы мақсаттар үшін, хабарларды да аяқталған деп белгілейтін Дайын жылдам қадамын пайдаланыңыз.

Оны тағайындау

Кейде шынымен де басқа біреудің орындауы қажет хабарды аласыз. Мұндай жағдайларда, жауап беріңіз және Кімге жолына тапсырма тағайындалатын адамның атын қосыңыз. Бұл әрекетті жиі орындайтыныңызды байқасаңыз, жауап беретін және Кімге жолына тағайындалған адамның атын қосатын жылдам қадамды жасауды қарастырыңыз.

Кейінірек орындағыңыз келсе, оны жібермес бұрын өзіңіз үшін оған жалауша қойыңыз. Іс тізімінде тапсырманы @Күту санатымен белгілеңіз.

Оны кейінге қалдыру

Хабарды кейінге қалдырған кезде

Хабарды кейінге қалдыру оны кейінірек, уақытыңыз болғанда қарап шығатыныңызды білдіреді.

Хабарды кейінге қалдыру себептері:

  • Оны екі минуттан аз уақытта орындау мүмкін емес.

  • Оқуға ұзақ уақыт жұмсалады.

  • Ол мұқият жазылған жауапты талап етеді.

  • Ол басқа бағдарламадағы қосымша әрекетті талап етеді (мысалы, «аты» құжатына қосу қажет).

Хабарды кейінге қалдыру жолы: оған жалауша қою

Хабарды дәл қазір орындауға уақытыңыз жоқ деп шешсеңіз, оған жалауша қоюға болады:

  • Оны бүгін жасау қажет болса, Бүгін деп жалауша қойыңыз (жай ғана жалаушаны тінтуірдің сол жағымен басу).

  • Оны бұдан былай кейінге қалдыра алмасаңыз, оны тінтуірдің оң жағымен басып, кейінірек күнге жалауша қойыңыз.

  • Хабарды күніне бірнеше рет сілтеме ретінде қолданатын болсаңыз және оған оңай қол жеткізгіңіз келсе, оны іс тізіміндегі Кейінірек тобына сүйреп апарыңыз. Кейінірек тобы болмаса, келешектегі 100 жылға дейін тапсырмаға Басталу күні жалаушасын қойыңыз. (Осы жалаушаны өте сирек қолданыңыз, сонда барлығын жабатын кең таралған күйде болмайды.)

  • Қысқа мерзімде қажет болатын нәрсе болса, ол іс тізімінің жоғарғы жағында көрсетілетіндей оған Күні жоқ жалаушасын қойыңыз. Бұл топты есеппен қолданыңыз және жиі тазалап тұрыңыз, себебі ол тапсырмалар тізімінің жоғарғы жағында болады.

Хабарға жалауша қоюға қосымша, келесі әрекетті орындауға болады:

  • Сәйкес санаттарды қою:

  • Хабар оқылған ретінде белгіленбесе, оны оқылған ретінде белгілеу үшін Сілтеме жылдам қадамын таңдаңыз және сілтеме қалтасына (1-сілтеме) тіркеңіз.

Бірдей санаттарды және жалаушаларды қайталап қолданып жатқаныңызды байқасаңыз, жалауша қоятын, санаттайтын және файлдайтын жаңа жылдам қадамын жасаңыз.

Элементке бір рет жалауша қойылғаннан кейін, ол іс тізімінде көрсетіледі. Оған жалауша қою және оны сілтеме қалтасына тіркеу арқылы сіз оны орындадыңыз, енді оны көріністен алып тастауға болады. Бірақ ол тапсырмалар тізімінде болғандықтан, жалауша қойылған элементтерге кейінірек қайтатыныңызды біле тұрып келесі хабарға жылжуға болады.

Жалауша қойылған элементтерге қосымша мәліметтерді қосу қажет болса

Хабардағы «Тақырып» жолы жеткілікті мазмұнды бермесе, қосу қажет мәліметтердің көлеміне байланысты келесі екі әрекеттің бірін орындауға болады:

  • Іс тізімінде оны басу немесе Тапсырма атын өзгерту параметрін таңдап, оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басу арқылы тапсырманың атын өзгертуге болады. Тапсырманың атын өзгерту хабардың тақырыбын өзгертпейді, бірақ ол келесі тапсырманы түсіну үшін оны оңайлатады.

  • Тіркеме ретінде хабары бар тапсырманы жасаңыз.

Келесі әрекеттің орнын бір қарағанда көруге көмектесетін санатты да қосуға болады. Тапсырмалары санатталған іс тізіміне жылдам қарау қайсы әрекеттің жылдам орындалатынын (@Кеңсе), басқа адамдардың әрекетін қайсы тапсырманың күтетінін (@Күту) және жиналыстың не туралы болатынын (@Жиналыс) анықтауға мүмкіндік береді.

Кейінге қалдырылған тапсырмаларды қашан орындайсыз?

Хабарларды орындағаннан кейін тапсырмалар тізімін бекітуге болады. Бұл кейінге қалдырылған сол хабарларға жауап берген кезде орындалады.

Тек қана оны тіркеу

Кейде ешбір әрекет жасалуы қажет емес, бірақ келешекте деректері қажет болатын хабарды аласыз. Жақсы мысал нұсқаулары бар хабар болып табылады. Осы хабарларды сілтеме қалтасына (1-сілтеме) сілтеме жылдам қадамын таңдау арқылы файлдаңыз. Санатты қосу хабар кейінірек қажет болғанда оны оңай табылатын етеді (мысалы, @Жоба). Мұны жылдам қадаммен файлдамас бұрын орындаңыз.

Хабарларды орындауды аяқтағаннан кейін «Кіріс» қалтасы таза болуы қажет және енді күнтізбе мен тапсырмаларды орындауға басты назар аударуға болады.

Беттің жоғары бөлігі

Күнделікті қарап шығу: уақыт пен тапсырмаларды басқару

Тапсырмалар тізімі мен күнтізбені басқару үшін әрбір таңда бөлек уақытты орнату жақсы әдіс болып қарастырылады. Бұл келесі әрекеттерді қамтиды:

  • Күн және апта бұрын кездесулерді және жиналыстарды қарап шығу.

  • Тапсырмаларды қарап шығу және кездесулерді жасау.

  • Жұмысты орындау мақсатында уақытты көрсету үшін күнтізбеге кездесулерді қосу.

Жоқ деп айту

Күнтізбені және тапсырмалар тізімін қарап шыққан кезде, орындай алатын әрекетіңіз бойынша шыншыл болыңыз. Кейде бұл жоқ деп айтуды білдіреді. Жоқ деп айтып кері уақытқа иеленудің кейбір жолы:

  • Қатысу қажет емес жиналыстарды қабылдамау. Иә, осылай жасай аласыз.

  • Орындау қажет емес немесе орындамайтыныңызды білетін тапсырмаларды жою.

  • Жауап бойынша жұмыс істеп отырғаныңызды (және жіберу кезінде өзіңіз үшін оған жалауша қойғаныңызды тексеріңіз) білдіретін хабарларды басқа адамдарға жіберіңіз. Басқа адамның сұрауын ұмытып кетті деп ойлағанына қарағанда, шынайы күнді көрсету арқылы жауап беру жақсырақ әдіс.

Күнтізбені басқару

Шындығында күніңіз жиналыстарға толы болса, тапсырмаларды орындауға және хабарларды жазуға уақытыңыз аз, сондықтан тапсырмаларды басқа күнге жылжытыңыз.

Тапсырманы орындауға ұзақ уақыт жұмсалатын болса немесе орындау қажет нәрсе болса (орындау қажет емес деп шешкен тапсырмаларға қайшы болса), уақытты блоктау үшін оны күнделікті тапсырмалар тізімінен күнтізбеге сүйреп апарыңыз.

Тапсырмаларды жасау жолы

Күнтізбе мен тапсырмалар бойынша өтетін болсаңыз, міндетті түрде орындау қажет көптеген нәрселер туралы ойлап бастайсыз. Бұл Outlook бағдарламасында тапсырмаларды жасаудың бірнеше жолы:

  • Хабарға жалауша қою.

  • Тапсырмалар тізімінің жоғарғы жағындағы Жаңа тапсырмалар жолағын енгізу жолағына енгізіңіз.

  • Жаңа тапсырманы жасау үшін Ctrl+Shift+K пернелер тіркесімін қолданыңыз.

  • Көлік жүргізіп келе жатсаңыз және бұл заңды және солай жасау қауіпсіз болса, ұялы құрылғыда немесе ұялы телефонда тапсырмаларды жазу және кейінірек оны іс тізіміне көшіру үшін дыбыстық жазба функциясын қолдануға болады.

  • Office 2010 ені Кездесуде болғанда ескерімдеріңізді OneNote көмегімен жазып отырыңыз. OneNote ішіндегі жалаушамен белгіленген элементтер Outlook 2010 тапсырмалар тізімінде көрсетіледі.

Тапсырмаларды басқару жолы

Бұл өзіңізге тапсырмаларды орындауға көмектесуге болатын әрекеттер жолы:

  • Іс тізіміндегі немесе тапсырмалар тізімінің жоғары жағындағыЖаңа тапсырмалар жолағына енгізу жолағына, күнделікті тапсырмалар тізіміндегі бос орынға енгізу немесе таспадағы Жаңа тапсырма түймешігін басу арқылы сізге келетін тапсырмаларды қосыңыз.

  • Орындау қажет емес тапсырмаларды өшіріңіз. Тапсырмалар тізімі сіздің бағалы орныңыз, оның ластануына немесе оның бөліктерінің жоғалуына мүмкіндік бермеңіз. Сақталатын жалауша қойылған хабарлар үшін Тізімнен жою, әйтпесе, тек қана Жою параметрін таңдаңыз.

  • Орындалған тапсырмаларды олар іс тізімінен жойылатындай аяқталған деп белгілеңіз.

  • Жалауша қойылған хабардың тапсырма тақырыбын өзгерту арқылы тапсырмаларды орындалатын етіңіз. Мысалы, Пернетақта арқылы топ мүшелігін өзгерту мүмкін емес тақырып жолы бар жалауша қойылған хабарды осы тапсырмаға арналған келесі әрекет болып табылатын Асхатқа жауап беру деп өзгертіңіз. Тапсырма тақырыбын өзгерту үшін іс тізіміндегі элементті басып, жаңа тақырыпты енгізіңіз немесе оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Тапсырма атын өзгерту параметрін таңдаңыз. Тапсырманың тақырыбын өзгерту хабардың тақырыбын өзгертпейді. Тек тапсырмалар тізімінде көрінетін тақырып қана өзгереді.

  • Келесі қадамды қайда орындау қажеттігін анықтауға және кейбір тапсырмаларды бөлектеуге көмектесетін санаттарды қолданыңыз.

  • Бірдей санаты бар тапсырмалар сияқты бірдей тапсырмаларды бірге топтау үшін тапсырмаларды қайта реттеңіз. Тапсырманы жылжыту үшін тапсырмалар тізіміндегі тапсырманы басып, оны сүйреп апарыңыз. Осылай жасау арқылы бірдей тапсырмаларды бірге орындауға болады.

  • Күнделікті тапсырмалар тізіміндегі және іс тізіміндегі тапсырмаларды тапсырманы орындау жоспарланатын күнге сүйреп апарыңыз. Біраз уақыт алатын тапсырмалар үшін, тапсырманы орындау аяқталатын алдағы уақытты орнату мақсатында тапсырмаларды күнтізбеге сүйреп апарыңыз.

Ұйымдастырылған болу жақсы әрекет болғанымен, тапсырмалар тізіміне басымдылық беруге және оны басқаруға көп уақыт бөлмеңіз. Тапсырмалар тізімін басқару процесіне бар өміріңізді арнамаңыз!

Күнтізбені қолдану: уақытты басқару үшін кездесулерді жасаңыз

Есте сақтаңыз: бұл орындауға жұмсалатын уақытқа қарағанда әрқашан көбірек әрекет.

Жақсы уақытты басқарудың бөлігі ретінде хабарларды орындауға, кездесулерді және тапсырмаларды басқаруға және нені орындау қажеттігін ойластыруға уақыт қажет етіледі.

Жүйелі кездесулер мен күнтізбедегі жиналыстармен осы уақытты өзіңіз үшін жоспарлауыңызға болады. Жоспарлаған болсаңыз, күнтізбе уақытыңыз үшін нақты жоспар ретінде қарастырылуы қажет, одан кейін бұл әрбір уақытта орындалуы қажет әрекет болады.

Бөлек уақытты тағайындау:

  • Хабарларды орындаңыз. Көп хабарларды алатын болсаңыз, хабарларға бөлек уақытты орнату өте маңызды болып табылады. «Кіріс» қалтасында тек қана маңызды хабарлар түсетін етіп ережелерді орнатқан болсаңыз да, осы хабарларды орындайтын уақыт қажет болады:

Кеңес : Хабарларды орындаған және оқыған кезде, күй жолағындағы Оқу түймешігін Күй жолағындағы оқу күй пәрмені басу арқылы, шарлау аумағын, іс тізімін және таспаны қайыру арқылы көрнекі кедергілерді алып тастаңыз. Барлық ашық әрекетке кері өту үшін Қалыпты Күй жолағындағы қалыпты қарау пәрмені (Оқу параметрінің дәл сол жағында) параметрін таңдаңыз.

  • Тапсырмалар мен кездесулерді күн және апта сайын қарап шығыңыз. Басымдықтарға қарсы күнтізбе мен тапсырмаларға қараңыз және кездесулерді бағалаңыз. Күнтізбе бос болмаса, келесі әрекеттерді орындау уақыты келгені:

  • Бір уақытта екі жерде бірдей бола алмайтын болғандығыңыздан, қайшы кездесулерді өшіру.

  • Жұмысты орындау уақытын жоспарлау.

  • Уақытты тиімді қолдануға және дұрыс басымдықтарды орнатуға байланысты орындалатын әрекетті ойластырыңыз.

  • Менеджермен жүйелі түрде кездесіңіз. Менеджермен жүйелі түрде кездесу қандай жұмысты орындап жатқаныңызды түсіндіруге және қажет болса басымдықтарды қайта орнатуға көмектесу мүмкін. Жүйелі және қайталанатын жиналысты орнату үшін Қайталану Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Тапсырмалар: жұмысты жасау

Апта сайын қарап шығу

Уақыттың және тапсырмалардың толық көрінісін көру маңызды тапсырмаларды шұғыл емес тапсырмаларға қарағанда басым етуге көмектеседі. Бұл басқаларға сіздің нені орындай алатыныңызды және нені шынымен орындай алмайтыныңызды айқын білуіне көмексетеді. Өткен аптаны және алдағы аптаны қарап шығу да — реттеушімен апта сайынғы жиналысқа дайындалуға немесе күй бойынша электрондық пошта хабарламасын дайындауға көмектесетін пайдалы әдіс.

Жұмыс орындалатын орын

Хабарларды орындағаннан кейін Outlook бағдарламасында жұмыс істейтін оңтайлы орын (хабарларға жауап беру және т.б.) тапсырмалар жолы болып табылады. Тапсырмаларға қосылу арқылы «Кіріс» қалтасына келетін хабарлар арқылы алаңдамайсыз.

Тапсырмаларды үлкен көлемде орындау

Тапсырмалар тізімі мен күнтізбе арқылы өтетін болғандықтан, бірдей тапсырмаларды бірге орындаңыз. Мысалы, тек қана аз минутыңыз болса, барлық телефон қоңырауларын (тек қана бірнешеу болса) шалыңыз. Көп қуатыңыз болса, қуатыңызға мақсатталған тапсырмаларды бекітіңіз (кейбірі хабарларға жауап беру болатын әрекеттер үшін). Хабарларды оқу күйі сияқты кейінірек сол күні немесе қуатыңыз аз болғанда, аз қуатты қажет ететін тапсырмаларды орындаңыз. Тапсырмаларды «үлкен көлемде орындау» арқылы барлық жобаларды бір уақытта орындайсыз.

Тапсырмаларды үлкен көлемде орындаудың бір жолы Келесі бойынша реттеу: Басталу күні параметрінен Келесі бойынша реттеу: санаттар параметріне реттеуді өзгерту болып табылады. Осылай жасау үшін Келесі бойынша реттеу: тақырыбын таңдап, Санаттар түймешігін басыңыз.

Ескерту : Басқалардың жұмыс істеуін бөгейтін тапсырмалар болса, сол тапсырмаларды алдымен орындаңыз.

Реттеу мәзірі

Тапсырмаларды аяқтау

Тапсырмаларды аяқтаған кезде, оларды аяқталған деп белгілеңіз. Outlook 2010 бағдарламасы аяқталған тапсырмалардың тізімін автоматты түрде сақтайды. Бұл орындалған әрекеттердің пайдалы жиынтығы болуы мүмкін. Тапсырманың немесе хабардың есебін сақтау қажет болмаса, оны жойыңыз немесе жалаушаны алып тастаңыз.

Таспадағы «Аяқталған етіп белгілеу» пәрмені

Дербес жұмыс істеу

Орындалатын жұмыс көп болса, кіріс хабарлардың алаңдатпауы үшін ағынды тоқтату мақсатында дербес күйге өтуді қарастырыңыз.

Желіде және дербес жұмыс істеу арасында қосылған кезде, Outlook профиліндегі барлық электрондық пошта тіркелгілері өзгереді.

  • Жіберу / Алу қойындысының Басымдықтар тобында Дербес жұмыс істеу түймешігін басыңыз.

Желіде екеніңізді көрсететін таспадағы дербес жұмыс істеу пәрмені

Дербес жұмыс істеу пәрмені дербес жұмыс істеген кезде бөлектеледі.

Дербес күйдің қосулы екенін көрсететін таспадағы дербес жұмыс істеу пәрмені

Онлайн режиміне оралу үшін бөлектелген Офлайн жұмыс істеу пәрменін таңдаңыз

Беттің жоғары бөлігі

Сол хабарды табу: тиімді іздеу

Нақты адамнан алынған хабарды табу жолы

Нақты адамнан келген хабарды табу қажет болса, сілтеме қалтасындағы Іздеу жолағын басып (мысалы, 1-сілтеме), Іздеу қойындысында Кімнен тармағын таңдаңыз.

Таспадағы «Кімнен» пәрмені

Адамның атын теріңіз

«Кімнен» іздеу шартының жылдам іздеу мүмкіндігі

Немесе атты теруден бастаған кезде, нәтижелерді тарылту мақсатында Кімнен өрісін таңдау үшін төмен көрсеткіні басыңыз.

Ұсынылған шарты бар жылдам іздеу

Тіркемесі бар хабарды табу жолы

Тіркемесі бар хабарды табу үшін «Іздеу» қойындысындағы Іздеу жолағын басып, Тіркемелері бар түймешігін басыңыз.

Таспадағы тіркемелері бар пәрмені

Барлық іздеу сөздері қосымша, сондықтан тіркемелері бар біреуден келген хабарды табу мақсатында іздеуді жасау үшін таспадағы пәрмендерді таңдаңыз (Кімнен, Тіркемелері бар).

Бірнеше іздеу шарты бар жылдам іздеу мысалы

Толық пошта жәшігі бойынша хабарларды табу үшін

Кейде тек қана сілтеме қалтасында іздеу арқылы хабарды таба алмауыңыз мүмкін, оның жіберілген хабар немесе дұрыс тіркелмеген хабар болуы мүмкін. Мұндай жағдайларда, кез келген қалтада іздеуді бастап, (Кіріс, 1-сілтеме, т.б.) Барлық пошта элементтерінде қайтадан іздеп көру параметрін таңдаңыз.

Ешбір нәтижесіз жылдам іздеу

Сондай-ақ, Іздеу қалтасында Барлық пошта элементтері параметрін таңдауға болады.

Таспадағы барлық пошта элементтері

Қабылданған жиналыс сұрауында іздеп жатырмын деп күдіктенсеңіз (күнтізбеңізде болса), барлық Outlook элементтерінде шолып көріңіз.

Көбіне бүкіл пошта жәшігінде іздеуді орындайтыныңызды байқасаңыз, "Артқы" көрінісіне өту арқылы әрқашан барлық қалталарда іздеу үшін әдепкі іздеу ауқымын орнатуға болады.

  1. Файл қойындысын, одан кейін Параметрлер түймешігін басыңыз.

  2. Іздеу түймешігін басыңыз.

  3. Нәтижелер тармағының астында бүкіл қалталардан параметрін таңдаңыз.

Артқы көріністегі жылдам іздеу параметрлері

Іздеуді тоқтату

Іздеп отырған элементті тапқаннан кейін және келесі тапсырмаға өтуге дайын болғанда, жылдам іздеу жолағының жанындағы Іздеу түймешігін жабу түймешігін басыңыз немесе Іздеу қойындысының Жабу тобындағы Іздеуді жабу түймешігін басыңыз.

Жылдам іздеуге арналған іздеуді жабу пәрмені

Үлкен электрондық пошта хабарламасын жазу

Келесі ережелер кәсіби көзбен қарауға және хабарларды алуға көмектеседі.

Үлкен хабарлардың негізгі ережелері: орындау қажет нәрселер

  • Жібермес бұрын хабарды оқып шығыңыз.

  • Тақырып түсінікті және әрекетке бағытталған болсын. Мысалы, Сату тобы: жоспарланған кестені талқылау күндерін жіберіңіз, мұндағы Сату тобы — топ аты, ал жіберіңіз — әрекет. Басқа пайдалы префикстер мыналар: Назарыңызға: және Орындау қажет.

  • Әрекетті орындау қажет болса, қажет нәрсені Тақырып жолағына жазыңыз.

  • Сөйлесу тақырыптары өзгерсе, хабар тақырыбын да өзгертіңіз.

  • Барлық хабарларыңыз қысқа әрі тақырыпқа тікелей байланысты болсын.

  • Хабар мазмұнын маңыздылығының төмендеуі ретімен реттеңіз.

  • Маңызды ақпаратты қалың пішіммен ерекшелеңіз.

  • Әрекет бөлімдерін немесе сұрақтарын айрықша әрі көзге түсетін етіп бөлек жолдарға қойыңыз.

  • Сұрақ қойғанда адамдардың аттарын қалың пішіммен жазыңыз. Мысалы: «Қанат: Жоба қандай күйде?

  • Хабар жіберілетін адамдардың санын хабарды оқуы қажет адамдар санымен шектеңіз.

  • Хабардар болуға тиісті адамдарды «Көшірме» жолына қойыңыз.

  • Жауапты немесе орындауға тиісті адамдарды «Кімге» жолына қойыңыз.

  • Қолайлы кезде қолтаңбаны пайдаланыңыз, бірақ ол қарапайым, қысқа, кәсіби және, мүмкін болса, сызбаларсыз болуы керек.

  • Егер жылдам жауап алу қажет болса, хабар жібермеңіз. Телефон шалыңыз немесе Office 2010 ені жылдам хабар жіберіңіз.

  • Шешімі жоқ 10 хабардан аса электрондық сөйлесулер болса, мәселені талқылау үшін жиналысқа шақырыңыз. Электрондық пошта күрделі мәселелерді шешуде тиімді әдіс бола бермейді. Хабарды таңдап, Басты қойындысындағы Жауап беру тобынан Жиналыс түймешігін басыңыз.

Жиналыс пәрменімен жауап беру

  • Толығырақ жауап қажет хабарларды анықтаңыз. Бірден толық жауап жіберуге қолыңыз тимей жатса, жіберушіге мәселені қарастырып жатқаныңызды және белгілі уақыт немесе күн ішінде жауап беретініңізді айтыңыз. Оны кейінірек жасау үшін жалаушамен белгілеңіз.

  • Жоғары маңыздылық Жоғары маңыздылық белгішесі белгішесін көп пайдаланбаңыз.

Таспадағы тегтер тобы

  • Сұрақ қойып жатсаңыз және көп адам жауап беруі мүмкін болса, сұрақты топқа емес, бір адамға жіберіңіз.

Бақылау: жібергенде белгілеу

Жауап алу қажет адамға хабар жібергенде мынаны орындаңыз:

  • Оны жібергенде белгілеңіз.

  • Белгіленген хабар тапсырмасының атын Кейінгі әрекеттер бастау үшін іс тізімінде өзгертіңіз.

  • Оны @Күтуде санатымен белгілеңіз.

  • Осы үш қадамды орындағаннан кезде келесі қадам басқа хабар жіберу немесе жауапты күту екенін білесіз.

Кеңес : Басқа хабар жіберу керектігін еске салу жауап алу үшін хабарды белгілеуге қарағанда тиімдірек болады. Осыған ұқсас хабарда бірнәрсені орындауға уәде берген болсаңыз, оны өзіңіз үшін белгілеңіз, сонда еске салу үшін іс тізімінде тапсырма пайда болады.

Үлкен хабарлардың негізгі ережелері: орындау қажет емес нәрселер

  • Кеңсе жабдықтарын пайдаланбаңыз.

  • Әр хабарды жіберген сайын басқарушыны қоспаңыз.

  • Ашуланып тұрғанда хабар жібермеңіз. Оны жазып, жоба жазбалар қалтасына сақтап, кейінірек жіберген жақсы.

  • Ұзын хабар (екі абзацтан көп) жібергенде жылдам жауап береді деп күтпеңіз.

  • Алғашқы хабарды жібергеннен кейін бақылау хабарын бір күн өтпей жібермеңіз. Уақытында жауап алмасаңыз, телефонды немесе Office 2010 ені Жедел хабарды пайдаланып көріңіз.

  • Жіберген әр хабарға оқығаны туралы ескертуді немесе жеткізілгені туралы ескертуді пайдаланбаңыз. Оларды тек алушылар хабарды алатынына сенімді болмаған кезде пайдаланыңыз.

  • Жіберілетін әр хабарға жалаушаны немесе Жоғары маңыздылық белгішесі белгішесін пайдаланбаңыз. Алушылар оларды елемейтін болады.

  • БАРЛЫҒЫ БАС ӘРІППЕН пәрменін пайдаланбаңыз.

  • Тіркемелер жібермеңіз, оның орнына сілтемелер жіберіңіз. Бұл ереже әсіресе жиналыс сұрауларына қолданылады, мұнда тіркемелер сервер бөліктеріне көбірек үлес қосады.

  • Тарату тізімдерін үлкейтпеңіз. Тарату тізімдерін үлкейту хабарды оқуды қиындатады және ережелерді пайдаланған адамдардың дұрыс емес пошта қалталарына келуі мүмкін.

  • Мысқылдамаңыз, әзіліңізді дұрыс түсінбеуі мүмкін.

  • Компаниядағылардың бәрі оқуы қажет емес нәрселерді жазбаңыз. Хабардың қай жерден тоқтайтынын білмейсіз.

  • Көлбеу немесе «қызық» қаріптерді пайдаланбаңыз, олар оқуды қиындатады.

  • Қызыл қаріптерді пайдаланбаңыз, себебі оларды оқу қиын және сын ретінде қабылдануы мүмкін.

  • Контактілер тобына шығарып тастауды сұрап «Бәріне жауап беру» пәрменін пайдаланбаңыз. Ешқашан.

Контактілер топтары бойынша кеңестер (бұрын Тарату тізімдері деп аталған)

Үлкен Контактілер тобына жауап беріп отырсаңыз, барлық хабарларды орындау қажет және орындау қажет емес нәрселер деп белгілеңіз.

Көбірек ақпарат керек болса немесе мәселені бөлек зерттегелі жатсаңыз, контактілер тобындағыларға түгелімен өзіңіздің жауапты екеніңізді айтуға және әрқайсысына бөлек-бөлек жауап беруге міндеттісіз. Мәселенің шешімін тапқаннан кейін контактілер тобына шешімін жіберіңіз. Бұл жағдайда шешімді контактілер тобындағы адамдар негізге алады.

Адамдарға хабарды бағыттау жолы

Біреу сіз мүшесі болып табылатын контактілер тобына хабар жіберсе және хабарға басқа адамның немесе контактілер тобының жауап бергені жөн болса, мынаны орындаңыз:

  • Кімге жолына дұрыс контактілер тобын немесе адамды жазып жауап беріңіз.

  • Жауаптар дұрыс контактілер тобына немесе адамға жіберілсін.

  • Басты контактілер тобын Жасырын көшірме жолына қоймаңыз, себебі хабарды басқа адамдардың ережелері бойынша сүзілмейді. Контактілер тобын Кімге немесе Көшірме жолына қойған дұрыс.

  • Жаңа рөлге өткелі жатсаңыз және хабарды басқа адамдарға жиі бағыттайтын болсаңыз, жылдам қадам мүмкіндігін орнатыңыз.

Контактілер тобынан алып тастау жолы

Мүшесі болғыңыз келмейтін контактілер тобынан электрондық хабар алсаңыз, желі әкімшісіне немесе контактілер тобын жасаушыға сізді топтан шығарып тастауды сұрап, хабар жіберіңіз. Контактілер тобына түгелімен жауап бермеңіз. Контактілер тобын жасаушыны табу үшін, Кімге жолындағы контактілер тобын екі рет басыңыз.

Кірістірілген түсініктемелерді пайдалану жолы

Алған хабарға кірістірілген түсініктемелер қосу — сұрақтарға және тікелей мәселелерге жауап берудің ыңғайлы жолы. Мынаны орындаған өте қолайлы:

  1. Хабарға түсініктеме кірістіргеніңізді жазыңыз. Мысалы, «Төмендегі қосымша түсініктемелер қараңыз» деп қосыңыз.

  2. Жазған мәтінді бастапқы хабардан ерекшелеңіз. Бірнеше ұсыныстар:

    • Қаріп түсін өзгерту.

    • Атыңызды немесе аты-жөніңізді жақшаға алыңыз, мысалы, [Самат Мамырұлы].

      Кірістірілген түсініктеме алдында келген жіберушінің атына мысал

    • Көлбеу қаріп немесе қалың қаріп не болмаса екеуін де пайдаланыңыз.

  3. Жазғандарыңызды өшірмеңіз.

Ұзын хабардың тек кішкене бөлігіне түсініктеме жазғыңыз келсе, түрлі түстер мен тырнақшаға алынған дәйексөзді пайдаланып хабардың сол бөлігін жауапқа көшіріңіз де, жауабыңызды теріңіз.

Жасырын көшірме мүмкіндігін пайдаланатын кез

Алушының атын хабардың Жасырын көшірме жолына қоссаңыз, хабардың көшірмесі алушыға жіберіледі, бірақ алушының аты хабардың басқа алушыларына көрінбейді.

Оларға қосымша электрондық хабар қажет емес деп ойлағанда немесе сөйлесу тақырыбы өзгергенде электрондық пошта сөйлесулеріндегі артық адамдарды алып тастау үшін жасырын көшірме мүмкіндігін пайдаланыңыз.

Мысалы, сұрақты алған бес адамның біреуі болсаңыз, басқа төрт адамды Жасырын көшірме жолына жылжытып, «Мейрам, Әділжан, Асхат және Қазынаға жасырын көшірме. Жауабы мінекей…» деген сияқты етіп жазыңыз. Келесі хабарлар тек сіз бен бастапқы жіберуші арасында болады.

Жасырын көшірме мүмкіндігін құпия хабар туралы үшінші жақ (реттеушіңіз сияқты) білуі үшін пайдаланбаңыз. Жасырын көшірме алушы өзінің жасырын көшірме алып отырғанын білмей, барлығына жауап беріп, өзінің жасырын хабар алғанын көрсетіп қоюы мүмкін. Мұны сіздің арам әрекетіңіз деп түсінуі мүмкін.

Үшінші жақты мәселеден хабардар ету үшін жасырын көшірме мүмкіндігін пайдаланғаннан гөрі жібергеннен кейін хабарды қайта жіберген жақсы.

Беттің жоғары бөлігі

Күнтізбе және жиналыстар

Қай уақытта жиналысқа шақырған дұрыс?

Мынадай кезде жиналысқа шақырған дұрыс:

  • Жаңа адамдар тобы алғаш рет бірге жұмыс жасағанда.

  • Бірнеше адамдар арасында 10-нан артық ұзын хабарлар жіберілгенде.

  • Талқылау, топтық шешім немесе бірлесе жұмыс істеу қажет болғанда.

  • Алға жылжудың ең тиімді тәсілі екенін түсінгенде жиналысқа шақырыңыз және шақырмас бұрын жиналыс мақсатын анықтап алыңыз.

Шақырылатын адамдар

Қатысты адамдарды ғана шақырыңыз. Жиналысқа шақырылған әр қосымша адам жиналысты күрделендіріп, бақылауды қиындатады. Екінші жағынан, шешім қабылдау қажет болса, барлық негізгі мүдделі жақтардың қатысуын қадағалаңыз, әйтпесе бұл жиналыс уақыт пен ресурстарды текке жұмсау болып табылады.

Кездесу уақытын таңдау жолы

Күнтізбедегі шақырылатындардың бос/бос емес туралы ақпаратын қарап отырып, барлығы жинала алатын уақытты таңдаңыз. Барлық жиналыс қатысушыларының бос екенін көру үшін Жоспарлау бойынша көмекші мүмкіндігін пайдаланыңыз.

Бос/бос емес кестесі қатысушылардың бос/бос еместігін көрсетеді. Жасыл тік жол жиналыстың басталу уақытын білдіреді. Қызыл тік жол жиналыстың аяқталатын уақытын білдіреді.

Outlook бос/бос емес кестесі

Жиналысқа шақыруды жасап отырғанда жоспарлау бойынша көмекші мүмкіндігін көрсету үшін, мынаны орындаңыз:

  • Жиналыс қойындысындағы Көрсету тобынан Жоспарлау бойынша көмекші түймешігін басыңыз.

Бөлмені іздеу аймағы жиналыс үшін ең жақсы уақыт ұсыныстарын (барлық қатысушылар бос кезді) қамтиды. Жиналыс уақытын таңдау үшін, Ұсынылатын уақыт нұсқалары бөліміндегі Бөлмені іздеу аймағынан уақыт ұсынысын басыңыз немесе бос/бос емес кестесіндегі уақытты таңдаңыз.

Жиналысқа шақыруға арналған Ұсынылатын уақыт нұсқалары аймағы

Ескерту : Бөлмені іздеу аймағы көрінбесе, Жиналыс қойыншасындағы Параметрлер тобынан Бөлмені іздеу түймешігін басыңыз.

Таспадағы Бөлмені іздеу пәрмені

Адамдардың осы тобымен жиі жиналыс жасайтын болсаңыз, шарлау аумағында топ жасаңыз, сонда адамдардың бос-бос еместігі туралы ақпаратты оңай көре аласыз. Бұл топтарға бөлмелерді қосып қоюға да болады, сонда жиналатын бос бөлмені табу да жеңіл болады.

Күнтізбе тобын жасау үшін, мынаны орындаңыз:

  • Күнтізбедегі Басты қойындысының Күнтізбелерді реттеу тобынан Күнтізбе топтары түймешігін басып, Жаңа күнтізбенің тобын жасау пәрменін таңдаңыз.

Адаммен қашықтан емес бетпе-бет кездесетін кез

Мына жағдайда адаммен бетпе-бет кездесіңіз:

  • Бұл топ алғаш рет бірге жұмыс жасайтын кезде.

  • Электрондық емес элементтер көрсетілген кезде немесе берілген кезде.

  • Топтық шешім қабылдауға қатысты жиналыс болған кезде.

  • Бірлесіп жұмыс істеуге қатысты жиналыс болған кезде.

  • Барлығында бірдей телефон, Office 2010 ені Office Live Meeting немесе дұрыс электронды жиналыс жасау бағдарламалық құралы және жабдығы болмаған кезде.

Басқа жағдайда Live Meeting бағдарламасын пайдаланыңыз немесе телефон арқылы жиналыс өткізіңіз.

Кеңес : Жиналыс өтетін жер жұмыс орныңызда болмаса, жиналыс басталардан бұрын және аяқталғаннан кейін жету уақытын күнтізбеге енгізіңіз.

Қатысты құжаттарды алу жолы

Жиналысқа дайындалғанда әдетте жиналыстан бұрын немесе жиналыс барысында ортақтасатын құжаттар болады.

Office 2010 ені Қатысушылардың барлығында қауымдық желі қосылған болса, құжаттарды SharePoint сайтына немесе ортақ желілік дискіге қойыңыз.

Office 2010 ені Барлығы компаниядан тыс қатысушылар болса (мысалы, интражеліге кіруге рұқсаты жоқ жеткізуші), SharePoint Workspace бағдарламасын пайдаланыңыз.

Жиналысқа шақырулармен тіркемелер жібермеңіз.

Күн тәртібін дайындау: тапсырмалар көмегін алу

  • @Жиналыс — күн тәртібі элементтеріне арналған орталық орын   .

Бір тапсырма жасаңыз, оны @Жиналыс санатымен белгілеңіз де, жиналыс күніне басталу уақытын немесе аяқталу уақытын орнатыңыз. Жиналыс күні жақындап, талқылау сұрақтары анықталғанда, тапсырмаға түсініктемелер, таңбалауыштар және ойлар қосыңыз. Бұл тапсырма жиналысқа арналған күн тәртібі болады.

Жиналыстан кейін тапсырманы аяқталды деп белгілеп, орындалатын әрекеттерге жаңа тапсырмалар жасаңыз.

  • Хабарлар жиынын немесе бір хабарды талқылағыңыз келсе…   

Егер жиналыста талқылайтын бір хабар болса, сол хабарды жиналыс болатын күнге жалауша қойып, @Жиналыс санатымен белгілеңіз.

Талқылайтын хабарларыңыз үшеуден көп болса, әрқайсысына жалауша қоймаңыз, себебі бұл тапсырмалар тізімін толтырып жіберуі мүмкін. Оның орнына жиналыс атымен жаңа тапсырма жасаңыз; хабарларды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, тапсырмаға апарыңыз (әр апарған сайын көшіріледі). Бұл тапсырманы @Жиналыс санатымен белгілеңіз.

  • Ойларыңыз үшін қосымша бөлме керек болса...   

Office 2010 ені Басқа адамдармен бірлесіп жұмыс істеп отырсаңыз немесе ойларыңыз көп болса, OneNote жазу кітапшасын пайдаланыңыз, оны басқалармен SharePoint сайты немесе жергілікті сервер арқылы бөлісуге болады. OneNote 2010 бағдарламасы Outlook 2010 тапсырмаларына қарағанда көбірек жазу мүмкіндігін береді.

Жиналыс барысында: бірлесе жұмыс істеу жолы

Жиналыс барысында бірлесіп жұмыс істеу үшін пайдаланатын құрал қатысушылардың отырған орнына және рұқсатына байланысты болады.

Егер бір құжатпен бірлесіп жұмыс істеп жатсаңыз және барлығы бір бөлмеде отырса, Word бағдарламасындағы түзетулер және түсініктемелер мүмкіндіктерін пайдаланыңыз.

Office 2010 ені Сіз жиналыс бөлмесінде отырып, кейбір адамдар қашықта отырса, желідегі жиналысты және Microsoft Lync бағдарламасының сөйлесу мүмкіндіктерін пайдаланыңыз не болмаса ресми емес жиналыс үшін Microsoft Lync бағдарламасының топтық сөйлесуін пайдаланып, жұмыс үстелін немесе екінші мониторды ортақ етіңіз:

Экранды ортақ ету параметрлері бар Microsoft Lync терезесі

Office 2010 ені Арнайы үлгіде бірлесе жұмыс істегіңіз келсе, бір жазу кітапшасында жазбаларды бірігіп жазу үшін OneNote бағдарламасын пайдалануға болады. Жазу кітапшасы ортақ жазу кітапшасы болмаса, жиналыстан кейін жазбаларды хабарламамен жіберіңіз.

Office 2010 ені Жиналыс жазбаларын немесе хаттамаларын жазып отырған болсаңыз, жиналыс мәліметтерін Outlook бағдарламасынан жазбаларыңызға қосу үшін OneNote бағдарламасын пайдалануға болады. Жиналыстан кейін қатысушыларға жазбаларыңызды хабар ретінде жібере аласыз.

Қайталанатын жиналысты тоқтату жолы

Жиналыстар қатары ретімен өтіп жатса, жиналыстан бас тартудың орнына (бұл өткен жиналыстардың барлығын журналдан жояды), соңғы жиналыста тоқтату үшін қайталатын үлгіні өзгертіңіз. Ол үшін «Қайталау» түймешігін басып, аяқталу күнін өзгертіңіз.

Күнтізбені ортақ ету кезі және жолы

Күнтізбені ортақ етуді қаламауыңыз мүмкін, себебі ұйымыңыздағылардың бәрі бос-бос емес уақытыңызды көре алады, бірақ оларға жиналыстардың немесе кездесулердің мазмұны мен тақырыбын көргені қажет емес. Дегенмен, барлық кездесулер мен жиналыстарды көре алуы үшін күнтізбені тобыңызбен оңай ортақ етуге болады.

Орныңызға күнтізбені реттеу үшін басқа адамның болғанын қалауыңыз мүмкін, мысалы, сіздің орныңызға жиналыстарды қабылдап немесе олардан бас тартып отыра алатын көмекші. Бұл жағдайда күнтізбені басқа адамға уақытша басқаруға бересіз. Күнтізбені уақытша басқа адамға берсеңіз, бір адамды ғана таңдаңыз: күнтізбеңізді уақытша басқаруды әр кісіге бере бермеңіз. Бірнеше адамға берсеңіз, күнтізбеңізде қате туындауы мүмкін.

Office 2010 ені Күнтізбені ортақ еткеннен гөрі барлығы аша алатын топтық әрекет етуге арналған SharePoint күнтізбесін жасаңыз. Мысалы, топтың кезекті демалысқа шығу кестесін бақылау үшін, SharePoint сайтында күнтізбе жасаңыз.

Компанияңыздан тыс адамдар сияқты бос/бос емес туралы ақпаратты көре алмайтын адамдармен жиналысты реттеген кезде күнтізбеңізді хабармен жіберіңіз.

Ескерту : Күнтізбеңіздің ортақ болу-болмауы жүйеңіз қосылған Microsoft Exchange Server серверінің нұсқасына және әкімшіңіздің серверді реттеу жолына байланысты болады.

Беттің жоғары бөлігі

Контактілер

Outlook 2010 контактілерін корпоративтік ортада пайдалану кезі

Глобалдық мекенжайлар кітабы бар компанияда жұмыс істеп отырсаңыз да, контактіні Outlook 2010 бағдарламасына сақтау қажет жағдайлар болады. Мына адамдар үшін контактілер жасаңыз:

  • Компаниядан тыс адамдар.

  • Бірнәрені есте сақтау немесе контактіге туған күн сияқты ақпарат қосу қажет адамдар.

  • Қалта телефоныңызға синхрондау қажет адамдар, әсіресе телефоныңыз корпоративті мекенжайлық кітапқа қосылмаған немесе байланыс жоқ болған жағдайларда.

Outlook 2010 бағдарламасында контактілер тобын жасау кезі

Корпорациядан тыс адамдар тобына хабар жіберуді оңай ету қажет болған кезде Outlook 2010 бағдарламасында контактілер топтарын (бұрын жеке тарату тізімдері ретінде белгілі) жасаңыз. Корпорациядан тыс барлық топтар үшін жалпы контактілер тобын жасаңыз (оны жасау жолын АТ әкімшісінен сұраңыз).

Беттің жоғары бөлігі

Жиі қойылатын сұрақтар

Жылдам әрекеттер дегеніміз не?

Outlook 2010 бағдарламасындағы жаңа жылдам қадамдар бір басумен бірнеше әрекетті орындауға мүмкіндік береді. Олар — «Кіріс» қалтасын таза ұстауға көмектесетін және Outlook бағдарламасын тиімді пайдалануда пайдалы құрал. Outlook бағдарламасында бірдей қадамдарды қайталап орындаған сайын жылдам қадам жасап көріңіз.

Ескерту : Жылдам қадамдар тек пошта элементтеріне қолданылады (мысалы, «Кіріс» қалтасындағы элементтер).

Неге оқу аймағы төменде емес (немесе бөлек емес), оң жақта көрсетіледі?

Мәтіннің қысқа кең бөлімін оқығаннан тығыз мәтіннің ұзын бағанын оқыған оңай. Көзді солдан оңға қарай ұзақ жүгірткеннен төмен қарай түсірген оңай, себебі көзбен бірге бас пен мойын қозғалады да, жылдам шаршайды. Оқу аймағының қосулы тұрғаны жақсы, сонда мазмұнын оқу үшін әр хабарды ашудың қажеті болмайды.

Енді қажет емес қалталарды не істеймін?

Шарлау аумағы қалтасының тізіміне жиі пайдаланатын қалталарды сақтаған жөн. Ол тіпті танымайтын қалталармен толып кетсе, барлық поштаны сілтеме қалтасына жылжытып, бар қалталарды жойыңыз.

Тек маған жіберілген хабарлардың барлығын қалай көк ете аламын?

  1. Көрініс қойындысындағы Ағымдағы көрініс тобынан Көрініс параметрлері түймешігін басыңыз.

Таспадағы Көрініс параметрлері пәрмені

  1. Қосымша көрініс параметрлері диалогтық терезесінде Шартты пішімдеу түймешігін басыңыз.

Қосымша көрініс параметрлері диалогтық терезесі

  1. Шартты пішімдеу диалогтық терезесінде Қосу түймешігін басыңыз.

  2. Аты жолағына Маған деп теріңіз де, Қаріп параметрін таңдаңыз.

  3. Қаріп диалогтық терезесіндегі Түс тобынан Көк параметрін таңдап, ОК түймешігін басыңыз.

  4. Шартты пішімдеу диалогтық терезесінде Шарт түймешігін басыңыз.

  5. Сүзгі диалогтық терезесінде тек менің атыммен "Кімге" өрісінде жанындағы Хабарды іздеу құсбелгісін қойыңыз да, әр ашылған диалогтық терезесінде ОК түймешігін басыңыз.

Сөйлесу көрінісін қашан пайдаланған дұрыс?

Сөйлесу көрінісін қолдану пайдалы:

  • Хабарларды жиі тексермейтін болсаңыз, ал бірден көптеген хабарларды қарау қажет болған кезде.

  • Екі жақты талқылаулары көп көптеген хабар ағындары болған кезде.

  • Мазмұнда кімнің кімге жауап бергенін көру қажет болған кезде.

  • Хабарлар көп болған кезде.

Хабарларды сөйлесу көрінісінде қарау арқылы қайсы сөйлесулерде екі жақты талқылаулардың көп екенін оңай көре аласыз. Көп жағдайларда сөйлесудегі тек ең соңғы хабарды оқып, жауап бергіңіз келуі мүмкін. Сөйлесуді түгелімен таңдап, оны реттеуге де болады. Мысалы, ең соңғысында «Менің сұрағыма жауап бергендеріңіз үшін рахмет» деген сөйлем ғана бар ұзын хабарлар қатары болуы мүмкін, онда бүкіл сөйлесуді жоюға болады.

Сөйлесу көрінісінде болғанда басқа қалталардағы хабарларды да көруге болады, бұл ұзын сөйлесуде жаңа хабар келгенде өте пайдалы — жауаптарыңызды қоса бүкіл журналды көре аласыз.

Жеке және жұмысқа қатысты хабарларды бірге сақтаған дұрыс па?

Хабарларды оқитын орын санын азайту жұмыс және жеке хабарларын араластырған жөн дегенді білдірмейді. Жұмыс және жеке сөйлесулер үшін бөлек пошта тіркелгілерін пайдаланған жақсы. Дегенмен, пайдаланатын электрондық пошта мекенжайларының санын азайтқан дұрыс. Бақытыңызға қарай, Outlook 2010 бағдарламасымен бір уақытта бірнеше тіркелгілерді көре аласыз. Outlook 2010 бағдарламасындағы бір профильмен жұмыс істеп отырып-ақ, жұмыс хабарларын (Exchange Server) бір деректер файлында, ал Outlook.com account (Outlook Connector қондырмасымен) және Google Gmail тіркелгісін басқа деректер файлында көруге болады.

Қалай оқылған және оқылмаған күйлері маған көмектесе алады?

Outlook 2010 бағдарламасында оқылған және оқылмаған күйлері қайсы хабарлардың тым болмаса бір рет оқылғанын және қайсысы оқылмағанын жылдам көрсету арқылы көмектеседі. Дегенмен, хабарлардың оқылған және оқылмаған күйлері хабардың кез келген жерінен басу арқылы оңай қосылады, сондықтан олар тамаша жазба емес — жай ғана құрал.

Хабарды оқылған ретінде жылдам белгілеу үшін Ctrl+Q пернелер тіркесімін басыңыз. Оларды оқылмаған ретінде белгілеу үшін Ctrl+U пернелер тіркесімін басыңыз.

Неліктен оқылған/оқылмаған күйі жеткілікті емес?

Кей адамдар хабардың жаңа немесе сілтеме элементі екенін көрсету үшін оқылған және оқылмаған күйлерін пайдаланады. Оқылмаған күйі сенімді емес, себебі белсенділігін жоғалтқан бойда (басқа хабарды басқанда) оны автоматты түрде оқылған ретінде белгілейді және өте жиі басқа құрылғылар (мысалы, телефондар) хабарларды оқылған ретінде белгілейді. Сөзсіз хабарлар қайта оқылған болады және не істеу керектігін ойлап қайта бас қатырасыз. «Тапсырмалар» болып табылатын «Кіріс» қалтасындағы элементтер мен өңделмейтіндері арасындағы «жол» ретінде оқылмаған/оқылған күйін пайдалану көп хабарлар алғанда талдау үшін жүргізіледі, олардың кейбірін ешқашан оқымайсыз себебі оларды оқу қажет еместігін тақырыбына қарап біле аласыз. Онша тиімді емес «Кіріс» қалтасының жоспары хабарлар бойынша жүргізіледі және әрқайсысымен не істеу қажеттігі шешіледі. Одан кейін олар «Кіріс» қалтасында болмайды — «оқылмаған» болып қалмайды.

Неліктен хабарларымды бір тәртіппен сақтауым қажет?

Хабарлар үшін бір орталық сақтау орны болғаны жақсы, сонда оларды «қарастырғаннан» кейін оларға сілтеме жасауға болады. Қарайтын қалталар санын шектеу арқылы (1-сілтеме және 2-жеке), хабарлар дұрыс сақталмады деп уайымдаудың немесе бірнеше тақырыпқа немесе жобаға қолданылатын болса, оны бірнеше қалтаға көшірудің қажеттігі болмайды.

Бұл нақты тақырып немесе жобаға қатысты барлық хабарлар бойынша шолудың қажеті жоқ деген сөз емес. Outlook 2010 бағдарламасы санаттар және қалталарды іздеу сияқты жақсы құралдарды береді, сонда тиімдірек іздеуге болады.

Неліктен тек бір сілтеме қалтасы болғаны дұрыс?

Бір қалта болу арқылы қай хабарлардың қай қалтада екенін ойлаудың қажеті болмайды және осы қалтадағылардың барлығы бұрын қаралған және сақтап қойғыңыз келетін нәрселер екенін білесіз.

Бірнеше қалта болса, хабарды реттеген сайын қайсы қалтаны пайдалану қажеттігін шешуге уақыт жұмсайсыз. Әр хабарға бірнеше қолайлы қалта болса, жұмысыңыз күрделеніп кетеді. Бірнеше таңдау болғанда көптеген қалталар қажетсіз болып қалады да, ретсіздік туындайды.

Барлық хабарларды «Кіріс» қалтасында қалдыру үлкен жұмыс сияқты көрінеді, хабарды әр қараған сайын «мұнымен жұмыс жасауым қажет пе әлде тек сілтеме ретінде тұр ма?» деген сұрақ туындайды. «Кіріс» қалтасында тек жаңа хабарлар болуы жан тыныштығын береді. «Кіріс» қалтасы басқа адамдар да әсер ете алатын жер болса, сілтеме қалтасына салынғандар тек сіздің назарыңызда болады.

Контактілер топтары үшін түрлі қалталар неге қажет?

  • Мұрағат белгішесі Түрлі мұрағаттау деңгейлері    Тақырып және автомұрағат жиілігі негізінде түрлі контактілер топтары үшін түрлі қалталар болғаны дұрыс. Мысалы, қызмет бабымен көлікті пайдаланушы контактілер тобына кіретін болсаңыз, Көлікті пайдалану қалтасын күнделікті жойып отыру қажет. Жұмысқа қатысты тақырыпты қамтитын контактілер тобы аз мұрағатталады, мысалы, жыл сайын.

  • Сөйлесуді топтау тиімді.    Маңызды контактілер топтары үшін бөлек қалталар болғанда топталған сөйлесулерді толығымен көре аласыз. Қажет болса, қалта ішінде тиімді іздеуге болады.

Контактілер топтары мен RSS үшін неліктен бөлек қалталар керек?

Үлкен тарату тізімдеріне және RSS арналарына жіберілген хабарлар «Кіріс» қалтасын толтырып жіберуі мүмкін. Ақпараттың осындай ағынын үлкен газет деп қарастырыңыз — онда пайдалы немесе қызықты мақала болуы мүмкін, бірақ бүкіл газетті оқып шығу көп уақыт алады. Ережелер ең қызықтысын және өзіңізге қатыстысын оқуға көмектеседі.

Қайсы контактілер топтары «Кіріс» қалтасының орнына бір қалтаға барғаны дұрыс?

Тарату тізімі ережесі мен қалта үшін жақсы тарату тізімдері мыналар:

  • Көп хабар алатын.

  • Көп адамға бағытталған.

Маңызды жаңалықтары бар корпоративтік деңгейдегі хабарлар (мысалы, бас директордан келген) және сервер жасамайтыны туралы АТ бөлімінен келген хабарлар қалтаға бармауы тиіс. Тек кейде пайдалы немесе қызықты ақпаратты қамтитын (жиілігіне қарамастан) контакт тобына жіберілетін хабарлар үшін ереже мен қалтаны қолданған дұрыс.

RSS үшін ережелерді қалай орнатамын?

Бірнеше RSS арнасына жазылған болсаңыз, оларды басқа тарату тізімі ретінде қарастырыңыз. Қызықты RSS элементтерін (кілтсөздер негізінде) «Кіріс» қалтасына жылжытыңыз; әйтпесе, оларды автоматты түрде RSS қалталарында сақталатын етіңіз.

Егер сақтау саясаттарым немесе Exchange Server Интернеттегі мұрағатым болса, не істеймін?

Автрмұрағат орнына ұйымыңыздың шешімін пайдаланыңыз және әрдайым ұйым саясатын қадағалаңыз. Ұйым саясаты бойынша әр элемент түрі үшін бірнеше қалта болуын талап етсе, саясатты орындаңыз.

«Автожауаптар» ережесін қалай орнатамын?

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесінде Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. Ережелер шебері ішіндегі Бос ережеден бастау астынан Алатын хабарларға ережені қолдану параметрін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. 1-қадам астынан Пішін аты пішінін пайдалану құсбелгісін қойыңыз. (Бұл параметрді табу үшін төмен қарай айналдыру қажет болуы мүмкін.)

  6. 2-қадам астынан Пішін атауы параметрін таңдап, Жиналысқа шақыруды қабылдау және белгісіз жиналысқа шақыруға жауап беру параметрін таңдаңыз. Екі пішінді қосқаннан кейін Жабу түймешігін, одан кейін басты Ережелер шебері терезесіндегі Келесі түймешігін басыңыз. Диалогтық терезесінің жоғарғы жағындағы тізімнен Бағдарлама пішіндері таңдалғанын тексеріңіз немесе Жиналысқа шақыруды қабылдау және белгісіз жиналысқа шақыруға жауап беру параметрін таңдамаған болуыңыз мүмкін.

Пішінді таңдау диалогтық терезесі

  1. Келесі ерекше жағдайды таңдаңыз: Негізгі мәтінде нақты сөздер қамтылған болса, елемеу.

  2. 2-қадам астынан Нақты сөздер параметрін таңдаңыз да, бос орынды теріп, Қосу түймешігін, одан кейін ОК түймешігін басыңыз.

  3. Аяқтау түймешігін басыңыз.

«Кімге: маған» ережесін қалай орнатамын?

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесінде Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. Ережелер шебері ішіндегі Бос ережеден бастау астынан Алатын хабарларға ережені қолдану параметрін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. «Кімге» немесе «Көшірме» өрісінде менің атым бар құсбелгісін қойыңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  6. Ережелерді онан әрі өңдеуді тоқтату шартын таңдаңыз да (бұл параметрді табу үшін төмен қарай жылжу қажет болуы мүмкін), Аяқтау түймешігін таңдаңыз.

«Жіберілген жиналысқа шақыруларды "Кіріс" қалтасына сақтау» ережесін қалай орнатамын?

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесінде Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. Ережелер шебері ішіндегі Бос ережеден бастау астынан Алатын хабарларға ережені қолдану параметрін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Жиналысқа шақыру немесе оның жаңаруы болып табылады шартын таңдаңыз да (бұл параметрді табу үшін төмен қарай жылжу қажет болуы мүмкін), Келесі түймешігін таңдаңыз.

  6. Ережелерді онан әрі өңдеуді тоқтату әрекетін таңдаңыз да (бұл параметрді табу үшін төмен қарай жылжу қажет болуы мүмкін), Аяқтау түймешігін таңдаңыз.

«Жіберілген элементтерді кейінге қалдыру» ережесін қалай орнатамын?

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесінде Жаңа ереже түймешігін басыңыз.

  4. Ережелер шебері ішіндегі Бос ережеден бастау астынан Мен жіберетін хабарларға ережені қолдану параметрін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Келесі түймешігін қайта басыңыз, сонда бұл ереже жіберілетін әр хабарға қолданылады.

  6. Жеткізуді кейінге қалдыру уақыты (мин): параметрін таңдаңыз.

  7. 2-қадам ішіндегі Саны түймешігін, одан кейін Кейінге қалдырылған жеткізу диалогтық терезесінде ОК түймешігін басыңыз. (Әдепкі 1 мәні бар Минут жолағы көрсетіледі.)

  8. Келесі түймешігіне басыңыз.

  9. Келесі ерекше жағдайды таңдаңыз: Маңызды деп белгіленсе, елемеу.

  10. 2-қадамда Маңызды түймешігін, одан кейін Маңыздылығы жоғары түймешігін басыңыз.

  11. Келесі түймешігін басып, бұл ережені Жіберілген элементтер деп атаңыз.

  12. Аяқтау түймешігін басыңыз.

Ескерту : Бұл тек клиентке қатысты ереже, яғни Outlook 2010 бағдарламасы іске қосылмаса, жұмыс істемейді.

«Тарату тізімдері» ережесін қалай орнатамын?

Әр хабарды оқу қажет емес, мүшесі болып табылатын әр тарату тізімі немесе контакт тобы үшін ереже жасаңыз.

  1. Файл қойындысын басыңыз.

  2. Ережелер мен ескертулерді басқару пәрменін таңдаңыз.

  3. Ережелер мен ескертулер диалогтық терезесіндегі Электрондық пошта ережелері қойындысында Жаңа ереже дегенді басыңыз.

  4. Ережелер шебері ішіндегі Ұйымдасқандық астынан Нақты бір хат жіберушінің барлық хабарламаларын қалтаға жылжыту параметрін таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Адамнан немесе топтан құсбелгісін қойыңыз.

  6. 2-қадам ішінде адамды немесе жалпы топты басыңыз да, контакт тобын қосып, Келесі түймешігін басыңыз.

  7. Оны белгілі бір қалтаға жылжыту және ережелерді онан әрі өңдеуді тоқтату құсбелгілерін қойыңыз. (Бұл параметрді табу үшін төмен қарай айналдыру қажет болуы мүмкін.)

  8. 2-қадам ішінде Көрсетілген және сәйкес тарату тізімі қалтасын таңдау параметрін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  9. Келесі ерекше жағдайларды таңдаңыз: «Кімге» немесе «Көшірме» өрістерінде менің атым барларынан басқасы және Тақырыпта немесе негізгі мәтінде нақты сөздер қамтылған болса, елемеу.

  10. 2-қадамда, Ерекше сөздер параметрін таңдап, хабарды оқу қажет болуы мүмкін кілтсөздердің барлығын теріңіз. Мысалы, жалпы мәселелерге арналған тарату тізімінде болсаңыз, жұмысыңызға қатысты бірнеше мәселе ғана болса, мәселелерге қатысты кілтсөздерді енгізіңіз. Қосу түймешігін, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

  11. Аяқтау түймешігін басыңыз.

Кеңес : Осы контактілер тобына жіберілген электрондық пошта хабарының поштаңыздағы «Кіріс» қалтасына жіберілуінің еш себебі жоқ деп ойласаңыз, контактілер тобынан алып тастауды сұраңыз.

Ескерту : Әр тарату тізімдерінің жиыны үшін 2-10 қадамдарды қайталаңыз (әр қалтаға бір ережеден).

Неліктен ережелерді пайдалану қажет?

Уақыт өткен сайын алатын хабарларыңыз көбейе береді. Алған барлық хабарды оқи алмайсыз — тырысып та көрмеңіз. Оның орнына өзіңіз үшін маңызды хабарларды оқыған жақсырақ. Ережелер маңызды хабарларға назар аударуға және маңызды еместеріне көңіл бөлмеуге көмектеседі.

Кеңес : Хабар сізге (немесе жазылған тарату тізіміне) жіберілді екен деп, оны оқудың немесе жауап берудің қажеті жоқ.

Қай күндерге жалауша орнатылады

Жылдам әрекет

Бұл не істейді

Қандай жағдайда пайдалану керек

Бүгін

Бүгін

Бүгін

Ертең

Ертең

Ертең

Осы апта

Қазірден екі күн кейін немесе осы аптаның соңғы жұмыс күні, қайсысы бірінші келсе де. (Әдепкі параметрлермен дүйсенбіде осы сәрсенбі; сейсенбіде осы бейсенбі.)

Осы аптаның соңғы жұмыс күні

Келесі апта

Келесі аптаның бірінші жұмыс күні

Келесі аптаның соңғы жұмыс күні

Іс тізімінде бірнеше жылдан бері тұрған тапсырмаларды және жалаушамен белгіленген пошта хабарларын не істеймін?

Бір мақсатпен тапсырмаларды немесе жалаушаларды белсенді пайдаланбай отырсаңыз, барлық параметрлерді таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз да, «Жою» пәрменін таңдаңыз. Бұл барлық ескі тапсырмаларды жояды және жалаушамен белгіленген хабарлар мен контактілерден элементтерді жоймай жалаушаны алып тастайды.

Пайдаланбайтын санаттармен не істеймін?

Пайдалануды жоспарламаған санаттардың барлығын жойыңыз. Бірдей санаттар жиыны барлық элементтерге қолданылады, яғни контактілер үшін бір санатты пайдалансаңыз, оны қалдырыңыз.

Түстерді таңдаудың жақсы жолы қайсы?

Түс санаттарын жасағанда түс таңдауларына назар аударыңыз. Мысалы, @телефон мен @электрондық пошта үшін бірдей түс таңдамаңыз, бірақ барлық 1:1 санаттары үшін бірдей түс (мысалы, қою жасыл түсті) таңдаңыз. Уақыт өте, тапсырмалар тізіміне қарап, түсіне байланысты тапсырманың қазір орындау керек-керек еместігін біле аласыз. Мысалы, @Үй күлгін түсті болса, ал сіз жұмыста отырсаңыз, күлгін түсті тапсырмаларды орындамайсыз.

Неліктен өзім үшін уақытты жоспарлауым қажет?

Күнтізбеде өзіңіз үшін уақытты жоспарлау арқылы, бос емес/бос екендігіңіз туралы мәліметтер жаңартылады және басқа адамдардың сол уақытта сіз үшін тапсырманы жоспарлау ықтималдығы төмен болады. Күнтізбеде бос уақыт болмаса, бұл тапсырманы орындауға арналған уақытты табудың жалғыз жолы болуы мүмкін.

Сонымен қатар, бұл күнтізбеге қойған кезде жұмысты істеуді міндетті етуге көмектеседі, сол жұмысты сол уақытта істеуге міндеттісіз. Біреу жұмыс уақытыңызды жоспарлап қойса, уақытты қайта жоспарлағаныңызды тексеріңіз. Өзіңізді алдамаңыз!

«Кіріс» қалтасындағы 10000 хабарды қалай орындаймын?

«Кіріс» қалтасында 20-дан көп элемент болса, хабарлардың соңғы аптасын орындаңыз және қалған хабарларды таңдап, оларды 1-сілтеме қалтасына жылжытыңыз. Иә, осылай жасауға болады және бұл тамаша шешім.

Неліктен мен көп хабар аламын?

Хабарлармен көмілгендей сезім туындаса, орындай алатыныңыздан көп хабарларды алып отыруыңыз ықтимал және көбірек белсенді ережелерді орнату қажет болуы мүмкін. Хабарларды Кімнен параметрімен реттеу арқылы келетін хабарларды талдап көріп, барлық тақырыптарды тасалаңыз. Оқу қажет емес контактілер топтарынан алынған хаттарды оқудасыз ба? Олай болса, ережені жасаңыз. Көріністі өзгертсеңіз, оны кері өзгертуді ұмытып кетпеңіз!

10 минут уақытым бар: «Кіріс» қалтасында алдымен нені оқуым қажет?

Уақытыңыз тым тығыз болса, мысалы, жиналыстар арасында, көк түстегі сізге тікелей жіберілген хабарларды оқуға болады. Көбіне бұл хабарлар келесі қадам үшін сіздің шешіміңізді күтіп тұрады және өте маңызды болып табылады.

Хабарларымды қаншалықты жиі оқуым қажет?

Көбіміз үшін хабарларды жуырда оқу міндетті болып табылады. Хабарларды қарап шығуға таңертең 20 минут уақыт бөліп, одан кейін тапсырмалар тізімін күнделікті қарап шығуға назар аударыңыз. Одан кейін күніңізді жалғастырыңыз! Хабарларды оқуға таңертең бір рет және күннің соңында бір рет уақыт бөлу арқылы уақытты шектеу өнімділікті біраз жетілдіруі мүмкін. Мұны толық апта бойынша жасап көріп, нәтижесін өзіңіз көріңіз.

Күрделі тапсырмаларды қалай басқаруға болады?

Office 2010 ені Кейбір тапсырмаларды жоспарлауға көп орын қажет болады. Ол тапсырмалар үшін OneNote бағдарламасын қолданыңыз. Мысалы, көптеген қадамдары, кірістірілген тапсырмалары және т.б. бар жобаны жоспарлап жатсаңыз, OneNote бағдарламасы ең үйлесімді құрал болады.

Тек қана бірнеше қатысты тапсырмаларды есте сақтау қажет болса, оларды тапсырманың негізгі мәтінінде тізімдеңіз. Мұнда қатысты тапсырмалар болса, оларды тапсырмаға сүйреп апарыңыз.

Жеке және бизнес тапсырмаларды бірге сақтауым қажет пе?

Мүмкін болса, жеке және бизнес тапсырмаларды бір орында сақтаңыз. Бір тізімді сақтау ненің орындалуы қажеттігін қарауға қажет орындардың санын азайтады. Бұрыннан тек қана бір тізім болса да, бизнес тапсырмалардан жеке тапсырманы сұрыптау және тізімді тиімді басқару үшін санаттарды қолданыңыз. Жеке тапсырмаларыңыз компанияның алмасу серверінде сақталады және АТ департаментіне көрінуі мүмкін, сондықтан тізімдегі сәйкес жеке тапсырмаларды ғана қойыңыз.

Тапсырмаларды есімде сақтаудың несі дұрыс емес?

Тапсырмаларды есіңізде сақтау жұмыс істемейді. Тапсырмаларды қадағалауды миға сақтаудың орнына Outlook 2010 бағдарламасына байланысты болу еркін. Тапсырмаларды есте сақтау үшін ми күшін жұмсауды тоқтатып («ОК, Алтынбекке үлгілер туралы хабарды жіберуді есте сақтап, Алтынбекке үлгілер туралы хабарды жіберу…»), дәл уақытында әрекетті орындауға көңіл бөліңіз.

Тапсырмаларымды неліктен Outlook 2010 бағдарламасында сақтаймын?

Неліктен Outlook 2010 бағдарламасындағы тапсырмалар тізімі қағаздағы тізімнен жақсы жұмыс істейді:

  • Қағаздағы тізімдер автоматты түрде жаңартылмайды.

  • Қағаздағы тізімдер оңай қайта реттелуі мүмкін.

  • Тапсырмалар тізімін кез келген жерден қарау үшін Outlook Web App бағдарламасын қолдануға болады.

  • Office 2010 ені Outlook 2010 бағдарламасы OneNote 2010 және Microsoft SharePoint Server және ұялы құрылғымен/телефонмен біріктіріледі.

  • Қағаздағы тізімдерді оңай жоғалтып алуға болады.

Қосымша: электрондық пошта хабарламаларына арналған қалтаны іздеуді қалай жасаймын?

Жиналысқа арналған арнайы тақырып бойынша хабарлардың жинағына оңай кіруге болады. Жиналыс үшін санатты жасап, келесі шарты бар қалтаны іздеуді жасаңыз: санат »аты» және аяқталмаған және арнайы уақыт мерзімінен бастап. Осы тақырып бойынша хабарлар алған болсаңыз, оларды санатпен белгілеңіз. Кездескен кезде, талқыланған хабарларды аяқталған деп белгілеңіз.

Беттің жоғары бөлігі

Сілтемелер

Келесі қор көздерінен алынған уақытты басқару бойынша көптеген тамаша кітаптар және философиялық жұмыстар бар:

Кітаптар мен басқа ресурстар

Қосымша онлайн ресурстар

Беттің жоғары бөлігі

Автор туралы

Мелисса Макбет — Майкрософт корпорациясындағы Office өнімі тобының жетекші бағдарлама менеджері. Ол бірнеше рет Outlook бағдарламасына арналған басқару функциялары бойынша жұмыс істеді, соның ішінде іс тізімі, жалаушалар, жіберу бойынша белгілеу және күнделікті тапсырмалар тізімі. Ол Сиэтл қаласында тұрады және бақ өсіруді ұнатады.

Беттің жоғары бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×