Outlook күнтізбесін пайдаланған кездегі озық әдістер

Outlook күнтізбесін пайдаланған кездегі озық әдістер

Outlook күнтізбесі электрондық пошта, контактілер және басқа мүмкіндіктермен толықтай біріктірілген. Осы біріктіру күнтізбе компонентін Outlook бағдарламасының кең таралған мүмкіндіктерінің бірі етеді. Осы мақалада күнтізбенің түрлі функцияларын пайдалану туралы ақпарат берілген. Сонымен қатар, ісіңізді ретке келтіруге арнайы бағытталған күнтізбе жақсартуларымен таныстырамыз.

Ескерту :  Көптеген күнтізбе жақсартулары Outlook 2007 жаңарту бумасына қосылды. Осы себептен, біздің алғашқы ұсынысымыз - Outlook 2007 жиынтығының 3-жаңарту бумасын (SP3) немесе кейінгі нұсқаларын пайдаланып жатқаныңызға көз жеткізіңіз. Төмендегі бөлімдер сіздің Outlook 2007 SP3, Outlook 2010 не Outlook 2013 жиынтығын пайдаланатыныңызды болжайды.

Жиналыс сұрауларын жіберу

Outlook 2007 нұсқасын пайдаланатын болсаңыз, жиналыс сұрауларын жібере алмайсыз. Бұл жиналыстың жоғалуына әкелуі мүмкін. Оның орнына, жиналыс ұйымдастырушысынан бастапқы жиналыс сұрауына қатысушыны қосуды сұраңыз.

Егер Outlook 2010 немесе одан кейінгі нұсқасын пайдалансаңыз және жиналыс қатысушысы болсаңыз, жиналысқа шақыруды Outlook 2010 немесе одан кейінгі нұсқасын пайдаланатын басқа адамға қайта жібере аласыз. Бұл Outlook 2010 бағдарламасы Жиналысқа шақыруды қайта жіберу туралы хабарландыру мүмкіндігін ұсынғандықтан болады. Басында жиналысқа шақырылмаған адамға жиналысқа шақыруды жіберу үшін Outlook 2010 немесе кейінгі нұсқасын пайдалансаңыз, Outlook бағдарламасы жиналысқа шақыруды қайта жіберу туралы хабарландыруды жиналыс ұйымдастырушысына жібереді. Ұйымдастырушы жиналыс туралы хабарландыруды алғанда, жаңа қатысушы ұйымдастырушы жиналысына қосылады. Егер бұрыннан бар қатысушылар қосымша қатысушылар ұйымдастырушының жиналысына қосылғанын білуі міндетті болса, онда ұйымдастырушы жиналысты ашып, жиналыс жаңартуын қатысушылардың барлығына жіберуі қажет.

Ескерту : Әлдекімнің жиналыс туралы білгенін қаласаңыз, бірақ оларды шақырмасаңыз, күнтізбеңіздегі жиналысқа шақыруды Outlook бағдарламасының төменгі сол жағындағы Пошта белгішесіне апарыңыз. Бұл басқаларға жіберуге болатын жиналыс туралы ақпарат бар электрондық пошта хабарын ашады. Осы электрондық поштаның жиналысқа алушы(лар)ды қоспайтынын және тек күні, уақыты, тақырыбы, күн тәртібі сияқты жиналыс туралы ақпаратты қамтитынын ескеріңіз.

Microsoft Exchange пайдаланушылары үшін

Microsoft Exchange Server 2007 бағдарламасында да «Күнтізбе қатысушысы» мүмкіндігінің бөлігі ретінде «Жиналысты жіберу хабарландыруы» бар. Пошта жәшігін Exchange Server 2007, Exchange Server 2010 немесе Exchange Server 2013 ұйымына біріктіру үшін Outlook бағдарламасын пайдалансаңыз, бағдарламаны Exchange әкімшісі конфигурациялаған жағдайда жиналысты жіберу хабарландыруы Exchange параметрлеріне сай келеді. Мысалы, Exchange әкімшісі жиналысты жіберу хабарландыруының қашықтағы домендерге жіберілуінің алдын алады.

Қатысушы ұйымдастырушымен бірге бір Exchange ұйымында болмаса және келесі шарттардың барлығы дұрыс болмаса, ол жиналысты жібере алмайды:

  • Қатысушы Microsoft Outlook 2010 немесе жаңа нұсқасын пайдаланады.

  • Қатысушының Exchange әкімшісі жиналысты жіберу хабарландыруын қашықтағы домендерге жіберуге рұқсат береді.

  • Ұйымдастырушы Microsoft Outlook клиентін пайдаланады.

Қатысушы Exchange жүйесіне жатпайтын пошта жүйесін пайдаланған жағдайда келесі шарттардың барлығы дұрыс болмаса, жиналысты жібермеуді ұсынамыз:

  • Қатысушы Microsoft Outlook 2010 немесе жаңа нұсқасын пайдаланады.

  • Ұйымдастырушы Microsoft Outlook клиентін пайдаланады.

Қандай да бір себептермен ұйымдастырушы жиналысты жіберу хабарландыруын алмаса, жиналыс қатысушылары ұйымның жиналысына қосылмайды. Ұйымдастырушы жиналысты өзгертіп, жаңартуды жіберсе, жаңарту бастапқы шақырушыларға жіберіледі. Жиналыстың жіберілген көшірмесін бұрынырақ алған қатысушылар жаңартуды алмайды.

Жоғарыдағы шектеулер жиналыс шақыртуларын сәтті және сәйкесінше жібергуе мүмкіндік бермесе, жиналыс ұйымдастырушысынан қажетті қатысушыларды сұраған жөн. Сіздің және қажетті қатысушылардың орталары шарттарға сай келетіндігіне күмәндансаңыз, жиналыс ұйымдастырушысынан қажетті қатысушыларды қосуды сұраған маңызды.

Ескерту :  Outlook өкілдері жиналысты жіберу хабарландыруын алмайды.

Барлық жиналыс сұрауларын және бас тартуларды өңдеу

Жиналыс сұрауын «Кіріс» қалтасынан жоя алатындығыңызға қарамастан, жиналыс сұрауын қабылдау немесе одан бас тарту арқылы оны тиісті түрде өңдей аласыз. Жиналыс бас тартуын өңдеу үшін әрқашан Күнтізбеден жою пәрменін пайдаланыңыз. Жиналыстарды тікелей күнтізбе модулінен өңдемеңіз.

Қайталанатын жиналыстармен жұмыс істеу

Аяқталу күнін орнату және қайталаулар санын шектеу

Outlook бірнеше рет тұрақты түрде қайталанатын жиналысты жоспарлауды жеңілдетеді. Біз келесілерді ұсынамыз: 1) соңғы күнді белгілеңіз және 2) оқиғалардың белгілі бір санына қайталану ретін шектеңіз. Шындығында, қайталанатын жиналыстар бір жағынан немесе басқа жағынан өзгертулерді сұрайды. Уақыт өте келе қатысушылар бір оқиғаға қосылады немесе одан шығарылады. Жиналыс орны мен уақыты демалыс күндеріне немесе күтпеген жағдайларға байланысты өзгереді. Outlook осы бірегей өзгерістердің әрқайсысын жиналыс шектеуі ретінде сақтайды. Көптеген шектеуі бар жиналыстар жиналыс ретін басқаруды қиындатуы мүмкін. Сонымен қатар, күтпеген жағдайға апаруы мүмкін. can Ағымдағы жиналыс сериясы аяқталған кезде жаңа бір жиналыс жасауға болады. Оқиғалардың саны туралы ойланған кезде оның жиілігін де қарастырыңыз. Бір жылда ай сайынғы жиналыстарға қарағанда аптасына екі рет болатын жиналыс 90-ға жуық рет қайталанады.

Қайталанатын жиналысты бастапқы аяқталу күніне дейін аяқтау

Қайталанатын жиналыстан бас тарта алатындығыңызға қарамастан, сериялардың соңғы күнін өзгерткен жөн. Бұл сізге және қатысушыларға соңғы болған жиналыстардың есебін сақтауға мүмкіндік береді. Қайталанатын жиналыстан бас тартсаңыз, журнал да жойылады. Ең ыңғайлысы жаңа аяқталу күнін белгілеп, жаңартуды барлық қатысушыларға жіберу болып табылады. Бұл алдыңғы жиналыстардың есебін сақтай отырып, жиналыс серияларын ерте аяқтайды.

Ескерту :  Жиналыс серияларын ерте аяқтасаңыз, қайталанатын жиналысқа қатысты шектеулер жойылады. Шектеулер туралы қосымша ақпарат алу үшін «Аяқталу күнін белгілеу және қайталаулар санын шектеу» бөлімін қараңыз.

Барлық алдағы жиналыстарды болдырмау туралы ақпарат алу үшін, мына бөлімді қараңыз: Қатардағы барлық болашақ жиналыстарды болдырмау

Ұйымдастырушыны өзгерту

Outlook бағдарламасында жиналыс ұйымдастырушысын өзгерту мүмкіндігі жоқ. Қайталанатын жиналыстың ұйымдастырушысын өзгерту үшін сол жиналысты аяқтаңыз. Осы әрекетті орындау үшін ертелеу аяқталу уақытын белгілеп, жаңартуды барлық қатысушыларға жіберіңіз. Осы қадамды орындағаннан кейін жаңа ұйымдастырушы жаңа қайталанатын жиналыс жасауы тиіс.

Ертерек аяқталу күнін белгілеу туралы қосымша ақпарат алу үшін, мына бөлімді қараңыз: Жиналысты болдырмау

Тіркемелерді ортақ пайдалану үшін қайталанатын жиналысты пайдаланбау

Тіркемелер қайталанатын жиналысты күрделендіреді. Әрбір ерекшелік тіркемелердің көшірмесін қамтиды. Ерекшеліктер қайталанатын жиналыстарға қосылғандықтан, тіркемелердің жаңа көшірмелері жасалады. Егер сіз тіркемелердің бір қатарына өзгертулер жасасаңыз, бұл өзгертулер басқа ерекшеліктерге берілмейді. Егер сіз барлық қатысушыларда кез келген бір жиналыс үшін өзгертулердің ең соңғы көшірмесі болғанын талап етсеңіз, OneDrive сияқты ортақ пайдаланылатын қызмет арқылы құжаттарды ортақ пайдалана аласыз. Кәсіпорын пайдаланушылары SharePoint немесе желідегі басқа да ортақ пайдаланылатын файл қызметінің артықшылықтарын қолдана алады.

Жиналыс жазбаларындағы сәйкессіздіктердің алдын алу

Жиналыстың болатын уақытын, күнін, орнын немесе қатысушылар тізімін өзгертіп, жиналысты сақтауға әрекеттенсеңіз, Outlook қана сізге екі таңдауды ұсынады: жиналыс жаңартуын барлық қатысушыларға жіберу немесе өзгерістерден бас тарту. Бұл жиналыстың көшірмесі барлық қатысушылар үшін бірдей болуын қамтамасыз етеді. Бірақ, «Жазбалар» өрісі маңызды емес. Сондықтан, жаңартуды барлық қатысушыларға жібермей, өзгерістерді «Жазбалар» өрісіне сақтауға болады.

Маңызды : Оларды жеке жазбалар ретінде пайдаланатын болсаңыз, жиналыстың жаңартуын жіберуді талап ететін қандай да бір өзгеріс «Жазбалар» өрісінің мазмұнында қамтылады. Мәліметтер кездейсоқ жіберілмес үшін жазбаларды басқа орында сақтаңыз.

Жиналыс қатысушылары үшін де сол сияқты. Жиналыс қатысушы ретінде өз жазбаларыңызды жиналыс көшірмесінде сақтауыңызға болады. Бірақ, ұйымдастырушыдан жиналыстың толық жаңартуын алсаңыз, олар жазбаларыңыздың үстіне жазылуы мүмкін.

Жиналыстарды көшіру ұсынылмайды

Outlook көшірілген жиналыс пен бастапқы жиналыс арасындағы барлық сілтемелерді жояды. Бұл сәйкессіздіктердің алдын алуға көмектеседі. Outlook бағдарламасының жаңа нұсқаларының тақырыбына «Көшірме:» жолы қосылған. Бұл жиналыстың көшірмелерін анықтауды жеңілдетеді.

Көшірілген жиналыстарға қатысты әрекеттер күтілмеген нәтижелер әкеледі, сондықтан жиналыстарды көшіру ұсынылмайды. Бұл басқа пайдаланушының күнтізбесінен көшірілген жиналыстармен қатар, өзіңіздің басқа бір күнтізбе қалтаңыздан көшірілген жиналыстарға қатысты.

Ұйымдастырылған жиналыстарды басқа күнтізбе қалтасына жылжыту туралы қосымша ақпарат алу үшін келесілерді қараңыз:

«Жаңартуды жіберу» параметрін жоғалтпай Outlook жиналыстарын жылжытудың жолы

Күнтізбеге қосылатын құрылғылдарды қолдау

Күнтізбеге қосылатын кез келген құрылғыда ең соңғы жаңартулар орнатылғандығын тексеріңіз. Кейбір құрылғылар күнтізбе мен басқа қалталарды стнхрондау үшін Exchange ActiveSync бағдарламасын пайдаланады. Сол құрылғыларға Windows Phone, Windows RT, Apple iOS және Android құрылғылары кіреді. Research In Motion (RIM) BlackBerry құрылғылары мен тағы басқа құрылғылар күнтізбемен синхрондалады.

Кейбір белгілі ақаулар туралы қосымша ақпарат алу үшін Microsoft Exchange ActiveSync және үшінші тарап құрылғыларының ағымдағы ақаулары бөлімін қараңыз.

Ескерту : Кейбір жағдайларда бірнеше Outlook клиенттері мен құрылғылары жиналыстарды бір уақытта өзгерте алады, бұл кейін қайшылықтар тудыруы мүмкін. Оның алдын алу үшін бір жиналыспен екі немесе одан да көп клиенттерде не құрылғыларда бір-біріне жақын уақытта жұмыс істемеңіз.

Outlook бағдарламасымен біріктірілген қондырмаларды қолдау

Көптеген Outlook қондырмалары (барлығы емес) Outlook деректеріне кіре алады. Қондырма сіз сол уақытта Outlook бағдарламасында немесе басқа құрылғыда өңдеп жатқан Outlook элементін өзгерте алады. Бұл қайшылықтар тудыруы мүмкін. Оның алдын алу үшін Outlook бағдарламасымен біріктіліген барлық қондырмаларға немесе бағдарламаларғаең соңғы жаңартулар орнатылғандығын тексеріңіз. Қолданылмайтын немесе Outlook бағдарламасымен біріктіру қажет емес бағдарламалар мен қондырмаларды жоюыңыз немесе ажыратыңыз.

Ескерту : Кейбір жағдайларда бірнеше Outlook клиенттері мен құрылғылары жиналыстарды бір уақытта өзгерте алады, бұл кейін қайшылықтар тудыруы мүмкін. Оның алдын алу үшін бір жиналыспен екі немесе одан да көп клиенттерде не құрылғыларда бір-біріне жақын уақытта жұмыс істемеңіз.

Microsoft Exchange пайдаланушыларына арналған қосымша нұсқаулар

Менеджер/өкіл сценарийімен жұмыс істеу

Осы үшін ұйымыңызда рұқсат етілген болса, Exchange кэштеу режимі арқылы Outlook бағдарламасының Exchange пошта жәшігіне байланысын реттеңіз. Бұл жұмыс өнімділігін арттырады.

Microsoft Outlook, Microsoft Entourage және Mac жүйесіне арналған Microsoft Outlook бағдарламасының жаңа нұсқаларындағы табыстау мүмкіндігі өте жетілдірілген. Осы нұсқалар туралы қосымша ақпарат алу үшін келесі мақаланы қараңыз:

Microsoft Outlook және Entourage бағдарламаларының біріктірілген нұсқаларындағы Outlook өкілеттеу мүмкіндігі

Өкілдердің санын шектеу

Outlook қосуға болатын өкілдердің санын шектемейді. Бірақ, редактор рұқсаттарын бір (1) өкілге беруді ұсынамыз. Бұл жиналыстың қашан және қалай болғандығын бақылауға мүмкіндік береді. Өкіл сіздің деректеріңізге кіру үшін бірнеше құрылғыларды пайдалана алатындығын ескеріңіз. Редактор рұқсаттары бірнеше адамға берілген болса, жиналыстың неге болмағандығын немесе жаңартылмағандығын анықтау қиын болады.

Редактор рұқсаттарын бір өкілге берсеңіз, тексеруші немесе көмекші рұқсаттары бар бірнеше өкілдерді қоспаған жөн. Бірнеше өкілдерді қосу басқа ресурстарды толықтай пайдалануы мүмкін. Мысалы, ереже деректеріне арналған 32 КБ шегінен асуы мүмкін. Өкілді қосқан кезде түрлі өзгерістер болады:

  • Outlook рұқсаттарды тиісті қалталарға қолданады.

  • Өкілге басқаның атынан жіберу рұқсатын беру үшін PublicDelegates Active Directory атрибуты жаңартылады.

  • Outlook өкілді басқарушының пошта жәшігіндегі жіберу ережесіне қосады. Бұл жиналыс сұрауларын өкілге жібереді.

  • Outlook өкілдің қосымша ақпаратын басқарушының пошта жәшігінде сақтайды.

Осы компонент аумағының әрқайсысындағы шектеулер әр түрлі болуы мүмкін. Осы шектерден асу өнімділік пен тұрақтылыққа әсер етеді.

Ескертулер : 

  • Өнімді дайындау және тексеру кезінде Microsoft төрт (4) өкіл ғана пайдаланылды. Сонымен қатар, өкілдер Outlook бағдарламасын ғана қолданды. Құрылғылар тексеруге қолданылмады.

  • Редактор рұқсаттары бар өкілді уақытша не уақытынан бұрын ауыстыру қажет болса, редактор рұқсатын тексеруші рұқсатына ауыстырыңыз немесе бас тартыңыз. Сонан соң, редактор рұқсаттарын жаңа өкілге немесе резервтік өкілге тағайындаңыз.

Қосымша ақпарат

Office конфигурациясын талдау құралы туралы ақпарат

Outlook (CalCheck) бағдарламасына арналған күнтізбені тексеру құралы туралы ақпарат

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×