Office 365 жүйесінде құжаттарды және сайттарды ұйымдастыру

Office 365 жүйесінде құжаттарды және сайттарды ұйымдастыру

Жұмыс күнінің ең көп тараған мәселелерінің бірі - қатысты құжаттар мен сайттарды бақылау. Осы мақалада сіздің бақылауыңыздағы құжаттар мен сайттарды сақтау әдістері сипатталады.

Құжаттарды Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында немесе Топ сайтының кітапханасында сақтау

Бизнеске арналған OneDrive - Office 365 қызметіндегі жеке құжаттар кітапханасы. Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында сақтайтын файлдар әдепкі бойынша жеке болып табылады, бірақ оларды қажетінше ортақ пайдалана аласыз. Топ сайты - ұйымыңыздағы белгілі бір адамдар арқылы ортақ пайдаланылатын сайт. Қандай кітапхананы таңдауды білмейсіз бе? Мына бөлімді қараңыз:

Ескерту : Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасы OneDrive бағдарламасынан басқаша болып табылады, ол жұмыс орнынан бөлек жеке сақтауға арналған.

Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында сыйымдылығы 1 Тбайтқа дейінгі деректерді сақтауға болады. Сақтау шектеулері туралы қосымша ақпарат алу үшін SharePoint Online: бағдарламалық жасақтама шектері мен шектеулері бөлімін қараңыз.

Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасына немесе Топ сайтының кітапханасына өту үшін Office 365 қызметіне кіріңіз, содан кейін келесілердің бірін орындаңыз:

  • Жоғарғы колонтитулда OneDrive тармағын таңдаңыз.

  • Жоғарғы колонтитулда Сайттар тармағын, Топ сайты белгішесін, содан кейін Жылдам әрекет жолағында Құжаттар тармағын таңдаңыз.

Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында немесе Топ сайтының құжаттар кітапханасында әрекеттерді бастау үшін Жылдам пәрмен жолағындағы параметрлерді пайдаланыңыз:

Бизнеске арналған OneDrive немесе SharePoint Online топ сайтының құжаттар кітапханасындағы әрекеттерді бастау үшін Office 365 жиынтығындағы Жылдам пәрмендер жолағын пайдаланыңыз.

Орындауға болатын әрекеттер:

  • Жаңа құжаттарды жасау.

  • Құжаттарды компьютерден кері жүктеу.

  • Файлдарыңызға жергілікті қатынасу үшін Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасын компьютеріңізге синхрондау.

  • Таңдалған файлды өзінің бағдарламасында өңдеу.

  • Файлдарды басқару: Сипаттарды, рәсімдеулерді, нұсқа журналын, жұмыс үрдістерін көру немесе өңдеу, жүктеу және жою.

  • Файлдарды ортақ пайдалану.

Құжаттарды табу

Көптеген компаниялар құжаттардың орасан зор мөлшерін жасайды және құжатты өзіңіз жасаған жағдайда да қажет кезінде оларды табу қиыншылыққа тап болуыңыз мүмкін. Office 365 қызметі қажет құжаттарды жылдам табудың әр түрлі жолдарын қамтамасыз етеді.

Құжаттарды іздеу жолы әдетте сіздің құжат туралы білетін мәліметіңізге байланысты болып табылады. Мысалы, құжатты бақыласаңыз, әлдебіреу құжатты сізбен ортақ пайдаланса немесе құжаттың Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында немесе топ сайтының кітапханасында сақталғанын білсеңіз, оны қарайтын арнайы орындар бар.

Басқа уақыттарда құжатты атауы бойынша немесе тіпті құжатта пайда болады деп ойлайтын термин арқылы іздеу қажет болуы мүмкін. Мұндай жағдайда, келесілерді іздеу үшін Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасындағы Сұрау өрісін пайдалануға болады:

  • Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасындағы құжаттар.

  • Басқа адамдар сізбен ортақ пайдаланған құжаттар.

  • Сіз бақылайтын сайтта сақталған құжаттар.

Сұрау өрісі OneDrive бағдарламаңыздың жоғарғы сол жақ бұрышында орналасқан.

Office 365 қызметіндегі One Drive сұрау өрісінің скриншоты.

Office 365 қызметінде құжаттарды табу жолдары туралы жиынтық мәліметті көру үшін Office 365 қызметінде файлды табу бөлімін қараңыз.

Кейінірек оңай табу үшін құжаттарды бақылау

Құжатты бақылаған кезде, ол Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасындағы Бақыланатын құжаттар тармағында пайда болады.

Office 365 жиынтығында қадағалайтын Бизнеске арналған OneDrive құжаттарының скриншоты.

Сонымен қатар, Қызығушылықтар және Менен сұрау өрістеріне кілтсөздер сияқты өзіңіз туралы ақпаратты профиліңізге енгізсеңіз, сізді қызықтыруы ықтимал құжаттар туралы ұсыныстар Бақыланатын құжаттар тізімінде пайда болады. Құжатты Бақыланатын құжаттар тізіміне қосу үшін кез келген ұсынылған құжаттар астында Бақылау тармағын таңдаңыз.

Office 365 қызметінде өзіңіздің Бақыланатын құжаттар тізіміңізге қосу үшін кез келген ұсынылған құжат үшін «Бақылау» тармағын таңдаңыз. Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында немесе сайт кітапханасында құжатты бақылау үшін:

  1. Бақылауды бастау қажет болса, құжат жанындағы Қосымша мәзірін (...) таңдаңыз.

    Құжаттың бұрыштық көрсеткішін ашу үшін Бизнеске арналған OneDrive қызметіндегі құжат атауының жанындағы «Қосымша» көп нүкте белгішесін таңдаңыз
  2. Құжаттың шығарылған түсініктемесінде Қосымша мәзірін (...), содан кейін Бақылау тармағын таңдаңыз.

    Құжатты бақылау үшін Бизнеске арналған OneDrive қызметіндегі бұрыштық көрсеткіш мәзіріндегі Бақылау пәрменін таңдаңыз.

Адамдардың сізбен ортақ пайдаланған құжаттарын көру

Адамдардың сізбен ортақ пайдаланатын құжаттары әсіресе Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасындағы Маған кіруге рұқсат тармағында тізімделеді. Дегенмен, адамдардың «барлығымен ортақ пайдалану» құжаттары осы көріністе тізімделмейді.

Бизнеске арналған OneDrive қызметіндегі «Маған кіруге рұқсат» көрінісінде берілген адамдардың сізбен ортақ пайдаланған құжаттарының скриншоты.
  1. Office 365 қызметіндегі жоғарғы колонтитулда OneDrive тармағын таңдаңыз.

  2. Жылдам әрекет жолағында Маған кіруге рұқсат тармағын таңдаңыз.

Соңғы ашылған құжаттар тізімін көру

Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасы Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында немесе топ сайтының кітапханасында сақталған, Office 365 қызметінде соңғы ашылған құжаттарды тізімдейді.

Ескерту : Соңғы құжаттарды көру үшін Office 2013 жиынтығын іске қосу қажет.

Өзгерістерді бақылау үшін құжаттарға ескертулер орнату

Құжатқа енгізілген кез келген өзгерістерді, соның ішінде оның жойылғаны жөнінде де хабардар болу үшін құжатқа ескерту орнатуға болады. Ескертулерді электрондық пошта немесе мәтіндік хабар арқылы алу және қаншалықты жиі алу қажеттігін көрсетуге болады.

Ескертуді орнату үшін:
  1. Кітапханадағы құжатты таңдаңыз.

  2. Осы құжатта Файлдар>Маған ескерту>Ескертуді орнату тармағын таңдаңыз.

  3. Жаңа ескерту диалогтық терезесінде қажет параметрлерді таңдаңыз, содан кейін OK түймешігін таңдаңыз.

Ескертулер орнату бойынша қосымша мәліметтер алу үшін Ескерту жасау немесе RSS арнасына жазылу бөлімін қараңыз.

Кейінірек оңай табу үшін сайттарды бақылау

Ұйымыңызда бірнеше топ сайтының мүшесі болсаңыз, оларға оңай қатынасу үшін бақылауды бастау қажет болуы мүмкін. Топ сайтын бақылаған кезде, ол Сайттар бетінде тізімделеді. Сайттарды бақылаған кезде, келесі бөлімде сипатталғандай, Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасынан осы сайттардағы кітапханаларды жылдам шарлауға болады.

Сайтты бақылауды бастау үшін:
  1. Бақылауды бастау қажет сайтқа өтіңіз.

  2. Жоғарғы колонтитулда Бақылау тармағын таңдаңыз.

    SharePoint Online сайтын бақылаңыз және Office 365 қызметіндегі Сайттар бетіне сілтеме қосыңыз.

Қосымша ақпарат алу үшін Бейне: SharePoint сайтын бақылау бөлімін қараңыз.

Сіз бақылайтын топ сайттарында құжаттар кітапханаларына өту

Бизнеске арналған OneDrive бағдарламасында Office 365 қызметінде бақылайтын топ сайттарының тізімін көрсетуге және осы сайттарда құжаттар кітапханаларын шарлауға болады.

  1. Жылдам әрекет жолағында Сайт қалталары тармағын таңдаңыз. Сіз бақылайтын барлық сайттардың тізімін көресіз:

    Бақыланатын SharePoint Online сайттарының тізімін көру үшін Office 365 қызметіндегі Жылдам әрекет жолағындағы Сайт қалталарын таңдаңыз.
  2. Сайттағы құжаттар кітапханаларын көру үшін тізімдегі сайтты таңдаңыз.

    Сайттағы құжаттар кітапханаларын көру үшін Office 365 жиынтығындағы Сайт қалталары тізімінен сайтты таңдаңыз.
Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×