Office 365 деректерін қызметкердің қатынасу рұқсатын блоктау жолы

Жиі келіп түсетін сұрақтардың кейбірі мынадай, «Қызметкер компаниядан ұйымнан шыққан кезде деректерді қорғау үшін не істеймін?» және «Олар шыққаннан кейін шығарылған қызметкерлердің Office 365 қызметіне қатынасу рұқсатын қалай блоктауға болады?» Бұл бөлімде орындалуы қажет қадамдар мен қызметкер компаниядан кеткеннен кейін деректерді қорғау жолы талқыланады. Office 365 әкімшілері пайдаланушының ұйымнан шығуы кезінде немесе шығып кеткен кезде пайдаланушының Office 365 деректері мен жазылымын өңдеу жолын таңдай алады.

Маңызды : Осы мақаладағы қадамдар Office 365 Business негіздері, Айрықша Office 365 Business және Корпоративтік Office 365 жиынтығына арналған.

Процеске қысқаша шолу мынадай:

  • Қызметкердің Office 365 деректеріне қатынасу рұқсатын блоктау.

  • (Міндетті емес) Бұрынғы қызметкердің деректеріне қатынасу рұқсатын алу.

  • (Міндетті емес) Бұрынғы қызметкердің электрондық поштасын басқа қызметкерге жіберу.

  • Бұрынғы қызметкердің пайдаланушы тіркелгісін жою.

Маңызды : Осы тақырыптағы қадамдарды орындау үшін Office 365 басты әкімші рөлінің мүшесі болуыңыз қажет. Осы қадамдарды орындайтын пайдаланушының осы қадамдарды орындауға арналған қажетті рұқсаттары бар екенін тексеріңіз.

Қызметкердің Office 365 деректеріне қатынасу рұқсатын блоктау

Орындау қажет бірінші нәрсе - бұрынғы қызметкердің Office 365 деректеріне кіру және қатынасу рұқсатын блоктау. Осыны жүзеге асыру үшін орындау қажет бірнеше қадам бар.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Пайдаланушылар > Белсенді пайдаланушылар тармағына өтіңіз. Блоктау қажет қызметкерді таңдаңыз да, Өңдеу Өзгерту тймешігін басыңыз.

  4. Параметрлер қойыншасын басып, Кіру күйін орнату тармағында Блокталған, содан соң Сақтау пәрменін таңдаңыз.

    Ескерту : Егер пайдаланушының Office 365 қызметіне қатынасу рұқсатын блоктасаңыз, барлық пайдаланушы құрылғылары мен клиенттеріне қолданылуы үшін 24 сағат қажет болуы мүмкін. Сонымен қатар, пайдаланушыны жергілікті Blackberry Enterprise Service қызметінен жойғаныңызды немесе өшіргеніңізді тексеріңіз. Сондай-ақ, пайдаланушы үшін Blackberry құрылғыларын өшіруіңіз қажет. Пайдаланушыны өшіру жолы бойынша арнайы қадамдар қажет болған жағдайда Blackberry Business Cloud Services басқару нұсқаулығын қараңыз.

Exchange Online қызметіне қатынасу рұқсатын тоқтату

Егер Office 365 жазылымының бөлімі ретінде Exchange Online бағдарламасы болса, бұрынғы пайдаланушының өзінің электрондық поштасына қатынасу рұқсатын блоктау мақсатында берілген қадамдарды орындау үшін Exchange басқару орталығына кіруіңіз қажет.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Төменгі сол жақ шарлау тақтасында Әкімші тармағын шығарып алып, Exchange түймешігін таңдаңыз.

    Қолжетімді басқару орталықтарын көру үшін «Басқару» терезесін кеңейту

  4. Exchange басқару орталығында Алушылар > Пошта жәшіктері тармағына өтіңіз.

  5. Пайдаланушыны таңдап, пайдаланушы сипаттары бетінде, Мобильді құрылғылар тармағында Exchange ActiveSync қызметін өшіру және Құрылғыларға арналған OWA бағдарламасын өшіру, сондай-ақ, Электрондық пошта қосылымын өшіру түймешігін басыңыз.

  6. Электрондық пошта қосылымы тармағында Өшіру түймешігін таңдаңыз.

Бұрынғы қызметкердің мобильді құрылғысын тазалап, блоктау

Егер бұрынғы қызметкерде компания телефоны болса, компания деректерінің барлығы құрылғыдан жойылатындай және құрылғы бұдан былай Office 365 қызметіне қосыла алмайтындай сол құрылғыны тазалап, блоктау үшін Exchange басқару орталығын пайдалануыңызға болады

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Төменгі сол жақ шарлау тақтасында Әкімші тармағын шығарып алып, Exchange түймешігін таңдаңыз.

    Қолжетімді басқару орталықтарын көру үшін «Басқару» терезесін кеңейту

  4. Exchange басқару орталығында Алушылар > Пошта жәшіктері тармағына өтіңіз.

  5. Пайдаланушыны таңдап, Мобильді құрылғылар тармағында Толық мәліметтерді қарау пәрменін таңдаңыз.

  6. Мобильді құрылғы туралы толық мәлімет бетіндегі Мобильді құрылғылар тармағында мобильді құрылғыны таңдап, Деректерді тазалау, содан соң Блоктау пәрменін таңдаңыз.

  7. Сақтау тармағын таңдаңыз.

Бұрынғы қызметкер деректеріне қатынасу рұқсатын алу

Орындалу қажет келесі әрекет - бұрынғы қызметкердің электрондық поштасы мен жасаған жұмысқа қатысты құжаттарын немесе файлдарды сақтап, оларды ұйымдағы жаңа қызметкерге немесе басқаларға қолжетімді ету. Бизнеске арналған OneDrive дегеніміз не бөлімінде жеке құжатты сақтау туралы қосымша мәлімет алыңыз.

Бұрынғы қызметкердің Бизнеске арналған OneDrive құжаттарына қатынасу рұқсатын алу үшін Office 365 қызметіне сол пайдаланушы (алдымен сол пайдаланушының құпиясөзін өзгертуді талап етуі мүмкін) ретінде кіріп, сол файлдарды оңай қатынасуға болатын орынға жылжытуға болады. Немесе бұрынғы қызметкердің Бизнеске арналған OneDrive қызметін басқарып, файлдарды өзіңіз жылжыта аласыз. Келесі қадамдар осы әдісті түсіндіреді.

Бұрынғы қызметкердің электрондық поштасына қатынасу рұқсатын алу үшін пайдаланушының Outlook электрондық пошта ақпаратын .pst файлына экспорттап, басқа қызметкердің Outlook кіріс жәшігіне импорттауыңыз қажет.

1-бөлім – Бұрынғы қызметкердің Бизнеске арналған OneDrive құжаттарын қатынасу рұқсатын алу

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Төменгі сол жақ навигациясында Әкімші тармағын шығарып алып, SharePoint түймешігін таңдаңыз.

    Қолжетімді басқару орталықтарын көру үшін «Басқару» терезесін кеңейту

  4. Пайдаланушы профильдері тармағын таңдаңыз.

  5. Пайдаланушы профильдерін басқару пәрменін таңдаңыз.

  6. Бұрынғы қызметкердің атын (бүркеншік атын немесе толық аты-жөнін пайдалану) іздеңіз.

  7. Олардың есімдерінің жанындағы ашылмалы мәзірді таңдап, Сайттар жиынтығының иелерін басқару пәрменін таңдаңыз.

    Жеке сайтты басқару

  8. Сайттар жиынтығының әкімшілері өрісіне атыңызды, әкімшінің атын (төмендегі мысалды қараңыз) немесе болашақ қызметкердің атын (белгілі болса) енгізіңіз.

    Өзіңізді сайттар жиынтықтарының әкімшілерінің тізіміне қосу

  9. Төмен айналдырып, OK түймешігін басыңыз.

2-бөлім – Бұрынғы қызметкердің Бизнеске арналған OneDrive құжаттарын ортақ орынға көшіру

  1. Пайдаланушы профильдерін басқару тармағында бұрынғы қызметкердің атын таңдай отырып, ашылмалы мәзірді қайта таңдаңыз да, Жеке сайтты басқару пәрменін таңдаңыз.

    Сайттар жиынтықтарының иелерін басқару

    Ескерту : Бұл Бизнеске арналған OneDrive сайтының таңбашасы. Сонымен қатар, келесіні енгізуге болады: https://<company_name>-my.sharepoint.com/personal/<employee>_<company name>_onmicrosoft_com.

  2. Сол жақ навигациядан Құжаттар тармағын таңдаңыз.

    Жеке сайттан құжаттар таңдау

  3. Бұрынғы қызметкеріңіздің Бизнеске арналған OneDrive құжаттарын көруіңіз керек.

    Бизнеске арналған OneDrive құжаттарын көру

  4. Осы жерден, оларды өзіңіздің жеке Бизнеске арналған OneDrive қызметіңізге немесе топ сайтыңыз сияқты жалпыға қолжетімді орынға көшіріңіз.

Office 365 қызметінде файлдарды көшірудің бірнеше жолы бар. Файлдарды Жетектеушіні ашу арқылы көшіру немесе жергілікті түрде Бизнеске арналған OneDrive файлдарын синхрондау бөлімін қараңыз да, сол файлдарды Бизнеске арналған OneDrive қызметіне немесе топ сайтыңызға кері жүктеңіз.

3-бөлім - Бұрынғы қызметкердің Outlook бағдарламасы мәліметіне қатынасу рұқсатын алу

Бұрынғы қызметкердің электрондық пошта хабарларын, күнтізбесін, тапсырмаларын мен контактілерін сақтау үшін, мәліметті Outlook деректер файлына (.pst) экспорттаңыз.

  1. Файл > Ашу және экспорттау > Импорттау/Экспорттау тармағын таңдаңыз.

    Backstage көрінісіндегі Импорттау/экспорттау пәрмені

  2. Файлға экспорттау пәрменін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

    Импорттау және экспорттау шеберіндегі Файлға экспорттау параметрі

  3. Outlook деректер файлы (.pst) түрін басып, Келесі түймешігін басыңыз.

  4. Пошта жәшігі – Алия Жайсанбетова немесе alya@contoso.com сияқты атын немесе электрондық пошта мекенжайын басу арқылы экспорттау қажет тіркелгіні таңдаңыз. Егер тіркелгіңіздегі элементтердің барлығын, соның ішінде поштаны, күнтізбені, контактілерді, тапсырмаларды және жазбаларды экспорттағыңыз келсе, Ішкі қалталарды қамту ұяшығына белгі қойылғанын тексеріңіз.

    Ескерту :  Бір уақытта тек бір тіркелгіні экспорттауға болады. Бір тіркелгіні экспорталғаннан кейін бірнеше тіркелгіні экспорттау керек болса, осы қадамдарды қайталаңыз.

    Жоғарғы қалтасы таңдалған және қосымша қалталарды қосу параметріне белгі қойылған Outlook деректер файлы диалогтық терезесін экспорттау

  5. Келесі түймешігін басыңыз.

  6. Outlook деректер файлы (.pst) сақтау орнын таңдау үшін Шолу түймешігін басыңыз. Файл атауын теріп, жалғастыру үшін OK түймешігін басыңыз.

    Ескерту :  Экспорттау бұрын пайдаланылған болса, алдыңғы қалта орны мен файл атауы көрсетіледі. OK түймешігін баспас бұрын басқа файл атауын теріңіз.

  7. Егер бұрыннан бар Outlook деректер файлы (.pst) ішіне экспорттасаңыз, Параметрлер тармағында файлда бұрыннан бар элементтерді экспорттау кезінде не істеу керек екендігін көрсетіңіз.

  8. Аяқтау түймешігін басыңыз.

Жаңа Outlook деректер файлы (.pst) жасалмайынша немесе құпиясөзбен қорғалған файл пайдаланылмайынша Outlook бағдарламасы экспорттауды дереу бастайды.

  1. Егер Outlook деректер файлы (.pst) жасап жатсаңыз, қосымша құпиясөз файлды қорғауға көмектеседі. Outlook деректер файлын жасау диалогтық терезесі пайда болғанда Құпиясөз және Құпиясөзді растау өрістеріне құпиясөзді теріп, OK түймешігін басыңыз. Outlook деректер файлының құпиясөзі диалогтық терезесіне құпиясөзді теріп, OK түймешігін басыңыз.

  2. Егер құпиясөзбен қорғалған бұрыннан бар Outlook деректер файлы (.pst) ішіне экспорттайтын болсаңыз, Outlook деректер файлының құпиясөзі диалогтық терезесіне құпиясөзді теріп, OK түймешігін басыңыз.

Outlook 2010 бағдарламасына арналған қадамдарды алу үшін Outlook элементтерін Outlook деректер файлына (.pst) экспорттау бөлімін қараңыз.

4-бөлім - Басқа пайдаланушыға бұрынғы қызметкердің электрондық поштасына қатынасу рұқсатын беру

Басқа қызметкерге бұрынғы қызметкердің электрондық пошта хабарларына, күнтізбесіне, тапсырмаларына және контактілеріне қатынасу рұқсатын беру үшін, ақпаратты басқа қызметкердің Outlook бағдарламасындағы кіріс жәшігіне импорттаңыз.

  1. Файл > Ашу және экспорттау > Импорттау/Экспорттау тармағын таңдаңыз.

    Бұл импорттау және экспорттау шеберін іске қосады.

  2. Өзге бағдарламадан не файлдан импорттау параметрін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

    Импорттау және экспорттау шебері

  3. Outlook деректер файлы (.pst) параметрін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  4. Импорттағыңыз келетін .pst файлына өтіңіз.

  5. Параметрлер жолағының астында көшірмелермен жұмыс істеу әдісін таңдаңыз

  6. Келесі түймешігін басыңыз.

  7. Outlook деректер файлына (.pst) құпия сөз қойылған болса, құпия сөзді енгізіңіз, одан кейін OK түймешігін басыңыз.

  8. Элементтерді импорттау параметрлерін орнатыңыз. Әдетте әдепкі параметрлерді өзгерту керек емес.

  9. Дайын түймешігін басыңыз.

Кеңес   Егер Outlook деректер файлынан (.pst) аз ғана элементтерді импорттау немесе қалпына келтіру керек болса, Outlook деректер файлын ашыңыз, содан соң шарлау аумағы Outlook деректер файлы қалталарындағы элементтерді басып, оларды бар Outlook қалталарына апарыңыз.

Outlook 2010 бағдарламасына арналған қадамдарды алу үшін Outlook элементтерін Outlook деректер файлынан (.pst) импорттау бөлімін қараңыз.

Бұрынғы қызметкердің жаңа электрондық поштасын басқа қызметкерге жіберу

Бұл қадамдарды орындау міндетті емес, бірақ бұрынғы пайдаланушының электрондық пошта мекенжайын екінші қызметкерге қосу арқылы бұрынғы қызметкердің электрондық пошта мекенжайына келген кез келген жаңа электрондық хабарды басқа адамға жібере аласыз. Осы әрекетті орындау арқылы бұрынғы қызметкердің электрондық пошта мекенжайына жіберілген барлық жаңа электрондық хабарлар сіз көрсеткен қызметкерге жіберіледі.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Әкімші > Пайдаланушылар > Белсенді пайдаланушылар тармағына өтіңіз.

  4. Белсенді пайдаланушылар бетінде пайдаланушының жанындағы ұяшық белгісін таңдап, Өңдеу  Өзгерту түймешігін басып, электрондық пошта мекенжайлары қойыншасын басыңыз.

  5. Электрондық пошта мекенжайларын басқару қойыншасында, Қосымша электрондық пошта мекенжайын қосу тармағының астындағы мәтін өрісінде жаңа электрондық пошта бүркеншік атының бірінші бөлігін теріңіз. Егер жеке доменіңізді Office 365 қызметіне қоссаңыз, ашылмалы тізімді пайдаланып жаңа электрондық пошта бүркеншік атын таңдауға болады.

  6. Қосылатын электрондық пошта бүркеншік атауының жанында Қосу тармағын басыңыз.

  7. Аяқтағанда Сақтау түймешігін басыңыз.

Қызметкердің лицензиясын жою

Келесі орындалу қажет қадам - бұрынғы қызметкердің Office 365 лицензиясын жою. Лицензияны жойған кезде сол пайдаланушының барлық деректері 30 күн бойы сақталады. 30 күннен кейін пайдаланушының барлық деректері (SharePoint Online қызметінде сақталған құжаттардан басқасы) Office 365 қызметінен жойылады және қалпына келтірілмейді. Егер 30 күн ішінде лицензияны пайдаланушыға тағайындасаңыз, пайдаланушының пошта жәшігі мен деректері сақталады. Пайдаланушы лицензиясын жойғаннан кейін олардың лицензиясы басқа пайдаланушы үшін қолжетімді болады.

Ескерту : Осы пайдаланушы арқылы өтетін барлық қосымша электрондық пошта мекенжайлары да жойылады. Егер әлдекімнің электрондық хабарларды алуын қаласаңыз, электрондық пошта мекенжайын басқа пайдаланушыға тағайындаңыз.

Ескерту : Пайдаланушының Lync Online қызметіндегі контактілер тізімі де жойылады. Егер Exchange Online лицензиясын 30 күн ішінде қалпына келтірсеңіз, контактілер тізімі де қалпына келтіріледі. Қосымша ақпарат алу үшін Exchange Online қызметіне арналған пайдаланушы лицензиясын жою да олардың Lync Online қызметіндегі контактілер тізімін жоюы мүмкін бөлімін қараңыз.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Пайдаланушылар > Белсенді пайдаланушылар тармағын таңдаңыз.

  4. Бұрынғы қызметкер ұяшығына құсбелгі қойыңыз.

  5. Өңдеу Өзгерту түймешігін басыңыз

    Пайдаланушы тіркелгісін өңдеу

  6. Лицензиялар тармағын таңдаңыз.

    Лицензиялар тармағын басу

  7. Лицензиялар тағайындау тармағында лицензияны жою үшін бұрынғы қызметкер ұяшығындағы белгіні алып тастаңыз.

  8. Сақтау түймешігін басыңыз.

Бұрынғы қызметкердің пайдаланушы тіркелгісін жою

Бұрынғы қызметкердің пайдаланушы деректерін сақтап, оларға кіргеннен кейін бұрынғы қызметкердің тіркелгісін жоюға болады.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Office 365 басқару орталығына өтіңіз.

  3. Пайдаланушылар > Белсенді пайдаланушылар тармақтарына өтіңіз.

  4. Жойғыңыз келетін пайдаланушы аттарын таңдап, ЖОЮ Жою түймешігін басыңыз.

  5. Растау өрісінде Иә түймешігін таңдаңыз.

Пайдаланушыны жойғанда пайдаланушы әрекетсіз күйде болады. Дегенмен, пайдаланушы жойылғаннан кейін шамамен 30 күн ішінде пайдаланушыны қалпына келтіруге болады.

Компанияңызға жаңа қызметкер қосу

Бұл қадамды орындау міндетті емес, бірақ жаңа қызметкер қосу қажет болса, Пайдаланушыларды Office 365 қызметіне жеке-жеке қосу - Әкімші анықтамасы бөліміндегі қадамдарды қараңыз.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×