Learn about Office 365 groups

Топты құрған соң немесе оған қатысқаннан соң, ол туралы жалпы түсінік алғыңыз келеді. Бұл мақала сіздің топтар туралы түсінігіңізді кеңейтіп, жұмыс өнімділігіңізді арттыра түседі.

Топ дегеніміз не?

Адамдар – әлеуметтің бір бөлігі. Кейбіреулер бұл бізді адам ретінде айқындайтын бірден бір сипат деп есептейді. Біз топ ішінде жұмыс істеп, ойын ойнаймыз, осылайша біз бір-бірімізбен әңгімелесіп, бір-бірімізді тыңдап, біріге жұмыс істеп, мақсаттарымызды іске асырамыз. Біз ұжым ретінде өте жылдам жиналамыз немесе топ не бірлестікке ұйымдаса аламыз. Қандай себеп болмасын, топтағы адамдар бір-бірін біледі және бір-біріне сенім артады, әңгіме-дүкен құрады және жиі есептер мен файлдар жасайды. Office 365 қызметінде осы жұмыстардың барлығын тиімді жасай алу үшін, топты пайдалана аласыз.

Жалпы және жеке топтар

Топтар жалпы және жеке болып бөлінеді. Жалпы топтардың есігі әркімге ашық. Топтың немен айналысатынын білгіңіз келсе, барлық мазмұн мен сұхбаттарды оңай көруге болады. Алайда топ сіздің қызығушылығыңызды оятса, сол топқа қосылып, топтың мүшесі бола аласыз. Көп жағдайда, жалпы топ сіз үшін ұнамды балама болып табылады. Екінші жағынан, жеке топ - жеке иелік және өз мүшелеріне ғана қолжетімді. Мазмұны мен сұхбаттары құпия және әркімге көрсетіле бермейді. Сауда сырлары немесе құпия ақпарат сияқты қауіпсіздік пен құпиялылық жөнінде алаңдасаңыз, жеке топты таңдаңыз. Жеке топтың атын әркім көре алғанмен, ішіндегі ақпарат қорғалған, сондықтан оны іздеу арқылы, сілтемелер көмегімен немесе басқа да жолдармен ашу мүмкін емес. Жеке топқа қосылу үшін, топ әкімшісінің рұқсаты керек.

Ескерту : Сіз мүшелікке кірмейтін топтың жұмысына қатыса алмағаныңызбен, жеке топқа барлық адам электрондық хабар жібере алады, тіпті жеке топтан жауап та алу мүмкіндігі бар.

Ескерту : Жалпы топты жеке топқа немесе жеке топты жалпы топқа өзгерте алмайсыз.

Топ мысалдары

Әдеттегі топ қандай жұмыстар атқарады? Төменде аздаған мысалдар берілген:

  • Ойыншық өндіретін компаниядағы өнімді жоспарлау тобына түнгі шамдарға қатысты жаңа ойыншық идеяларын жасау тапсырылды. Олар ұсыныстарды, көрсетілімді, бюджетті және талқылау жазбаларының жиынын жіберу үшін, жылдам пікір алмасуы және аздаған құжаттарды дайындауы керек.

  • Тұтынушы маркетингі мен жарнамалық шаралар үшін шағын бизнес басшылығы логистика мен қызметкерлердің біліктілігі туралы сөйлескісі келеді. Өздерінің ойларын растау үшін, таңдамалы тұтынушыларды шақырғысы келеді.

  • Түлектер семинарындағы студенттер зерттеу жұмыстарын аяқтап, мақала жазып, факультетке және сабақ берген профессорларға сайлағылары келеді.

  • Тығыз байланыстағы орындаушы топ үлкен өнімнің хабарлау жұмыстарын уақытынан бұрын жария болмас үшін, құпия түрде жоспарлап, жобасын дайындауы керек.

  • Үлкен компания софтбол лигасын ұйымдастырғысы келеді, топ күнтізбесінде ойын кестесі орнатып, команда тізімі, жабдық қорлары, тіпті статистикалық электрондық кестесі сияқты жалпы мазмұнды жариялағысы келеді.

  • Жылжымайтын мүлік мекемесі жеке жылжымайтын мүлік тізімдерін, тағайындауларды, болашақтағы комиссияларды, қаланың даму аймақтары туралы әрдайым білгісі келіп отырады.

Топтарды тану және оларға қосылу

Топқа қосылмас бұрын, оны тауып алуыңыз қажет. Әдепкіде топтар ашық әрі барлығына көрінеді. Мықты әлеуметтік желі жасау үшін, ұйымыңыздағы топтар мен оның мүшелері туралы жақсырақ білу мақсатында біраз уақытыңызды соған арнаңыз. Егер топтың мүшелерін білетін болсаңыз, олардың қызығушылықтары сіздікімен сәйкес келіп жатады. Алдымен топты табу жұмыстың қайталануының алдын алады. Бірдей мақсатта жұмыс істейтін екі топтың не керегі бар? Өзіңізді қызықтыратын топты тапқан кезде, топтың мүшелігін, сұхбаттарды және файлдарды қараңыз. Содан кейін, топқа қосылып, қосылмайтыныңызды және оның белсенді қатысушысы болатыныңызды шешіңіз.

Сұхбаттар мен электрондық хабарлар

Жұмысты бастап, оның ары қарай жалғасуы үшін, әрбір топтың маңызды бөлігі ол – өзара байланыс. Топтың өз пошта жәшігі болады, сондықтан топтың барлық электрондық хабарларын орналастыру және басқару оңай болады. Outlook Web App бағдарламасында қысқа хабарлар жазып, оларға жауап беру арқылы топ мүшелерімен сұхбаттаса аласыз. Барлық сұхбат тарихы сақталады, ол жаңа мүшелердің тез түсінісіп кетуіне көмектеседі.

Сұхбаттар күн бойынша ескісінен жаңасына қарай сұрыпталады. Көк түсті қойыншамен белгіленген жаңа сұхбат хабарларымен жылдам түсінісіп кетесіз, тіпті тіркеме қоса аласыз.

Сіз жіберген хабарды топ мүшелерінің дереу алатынан көз жеткізу үшін, анда-санда топ мүшелеріне электронды хабар жіберіп тұра аласыз. Хабарды жасағанда, Кімге жолында топтың атын жазсаңыз болғаны.

Топтық күнтізбе

Арнайы жасалған топтық күнтізбе өз кестелерін басқаруға мүмкіндік береді. Топтағы кез келген адам жиналысқа шақыруларды және басқа да оқиғаларды автоматты түрде көреді. Егер бірнеше топтың мүшесі болсаңыз, әр топтың күнтізбесін қатар көруге де болады. Топтық күнтізбеде жасайтын оқиғалар өзіңіздің жеке күнтізбеңізбен автоматты түрде синхрондалып, қосылып тұрады. Топтың басқа мүшелері жасайтын оқиғаларын топтық күнтізбеден өзіңіздің жеке күнтізбеңізге қоса аласыз және оқиға автоматты түрде сіздің жеке күнтізбеңізбен синхрондалады. Соңында өзіңіздің жеке күнтізбеңіз бен топтық күнтізбені қабаттастырып, кестелердің қалай тураланып тұрғанын байқай аласыз.

Топқа жазылу

Топқа жазылған кезде, топтағы сұхбаттар мен оқиғалар сіздің кіріс қалтаңызға жіберілуін сұрайсыз. Егер сіз Outlook Web App бағдарламасының орнына Outlook пайдаланғыңыз келсе, осы мүмкіндікті қосып қойғаныңыз дұрыс болады, себебі ол барлық топ мүшелерінің топтағы электрондық хабарларды және күнтізбелік оқиғаларды алып отыруын қамтамасыз етеді, осылайша олар топтағы әрекеттер туралы хабардар болып отырады. Outlook бағдарламасындағы сұхбаттарға жауап бере аласыз және жауабыңыз дереу топтың сұхбатында жарияланады. Топқа жазылудың тағы бір артықшылығы – сіз басқа да топтарда және соған қатысты жобаларда белсенді жұмыс істеп жүргенде әрбір сұхбаттың мазмұнын және кіріс қалтаңыздағы күнтізбелік оқиғаларды білгіңіз келген жағдайда пайдалы.

Әдепкі бойынша жазылу қарастырылмаған. Топты алғаш жасаған кезде топқа жазылу қызметін қосып қойсаңыз болады. Топты жасағаннан кейін, жаңа мүшені қосқан кезде жазылу қызметін қоса аласыз. Соңында, әркім өзінің ыңғайына қарай жазуылым қызметін қосуына немесе ажыратуына болады.

Кіріс қалтаңызға топтан келетін ақпараттың тым көп екендігіне көзіңіз жетсе, ақпарат ағынын азайту үшін кез келген уақытта топ жазылымынан шыға аласыз. Сұхбаттар топта қолжетімді болып қалады, сондықтан өткен сұхбаттардан хабардар болу үшін оларды анда-санда ашып тұра аласыз. Барлық топтың электрондық хабарының астындағы жазылымнан шығу сілтемесін пайдаланған ыңғайлы.

Маңызды : Егер топтан Деректерге кіру құқықтарын басқару арқылы (IRM) қорғалған электрондық пошта хабарын алсаңыз, хабарды кіріс қалтаңыздан ашу және оқу мүмкін болмайды. Осындай жағдайда, Outlook Web Access бағдарламасында топтың Сөйлесулер бетін ашыңыз.

Файлдар, ортақ пайдалану және Бизнеске арналған OneDrive

Файлдар мен қалталар сияқты мазмұнды ортақ пайдалану – топтық әрекеттестіктің белгісі. Ортақ пайдаланылатын мазмұн Office 365 қызметінің басқа бір жерінде орналасуы мүмкін, бірақ Бизнеске арналған OneDrive файлдардың орналасқан жеріне қарамастан көруге және өңдеуге ыңғайлы жағдай туғызады. Мазмұнды ортақ пайдалану, сонымен қатар, пошта жәшіктері мен жеке қалталарда жасырын орналасқан пайдалы ақпаратты құлыптан босатады. Топтың Бизнеске арналған One Drive беті – топ файлдарының негізгі орны, бірақ күні бойы тобыңызбен бірлесе жұмыс істеуге қажетті басқа да ортақ пайдаланылатын және бақыланатын құжаттарға қатынаса аласыз.

Тұтынушылар, серіктестер немесе клиенттер сияқты тобыңыздан, тіпті ұйымыңыздан тыс адамдармен файлдарды және қалталарды ортақ пайдалана аласыз. Топ біріге жұмыс істеу қажеттілігі мен файлдар басқа адамдардың қолына түсіп қалмауын қадағалау қажеттілігі арасындағы балансты жояды. Әкімшілер рұқсат бермес бұрын, қатынасу сұрауын талап етуі, ұйым ішінде ортақ пайдаланудың көрінерлік ауқымын бақылауы және сырттай ортақ пайдалану мүмкіндіктерін қосуы немесе өшіруі мүмкін.

Ескерту : Қалтаны қосуға әрекеттенген кезде Нысанның ағымдағы күйіне байланысты әрекет жарамсыз қате туралы хабарын алсаңыз, торап әкімшісіне хабарласыңыз. Топтар файлдарына қалталарды қоспас бұрын, пайдаланушыларға жеке тораптардағы реттелетін сценарийлерді іске қосуға тыйым салу үшін әкімшіңіз SharePoint платформасын конфигурациялау қажет. Қосымша ақпарат алу үшін Сценарий мүмкіндіктерін қосу және өшіру бөлімін қараңыз.

Топтардың басты әкімшілігі

Топтар артықшылықтарының бірі — пайдаланушылар өз-өздерін ұйымдастырып, өз-өздерін басқаруында. Бірақ басты әкімші анда-санда топтарды көруі, жасауы, жоюы қажет және топ әкімшілері мен мүшелерін қосып немесе жойып отыруы қажет. Office 365 басқару орталығындағы топтың бақылау тақтасы – осы әрекеттердің орындалатын жері және басты әкімші ретінде сіздің топ мүшесі бойыңыз қажет емес.

Пошта жәшігінің саясатын жаңарту үшін және топтарды жасау мүмкіндігін жою үшін, топ әкімшісі Windows PowerShell бағдарламасының көмегімен топтың жасалуын ажырата алады. OWA саясаттары пайдаланушыға арналғандықтан, кейбір пайдаланушылардың топтарды жасау мүмкіндігін шектей аласыз, бірақ басқалардың мүмкіндігн шектеу мүмкін емес.

Қосымша ақпарат

Office 365 қызметінде Топтар туралы анықтаманы табу

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×