Excel электрондық кестесін пайдалану арқылы біріктіру

Excel электрондық кестесін пайдалану арқылы біріктіру

Біріктіруді іске қосқан кезде, Word бағдарламасы атауларды, мекенжайларды және басқа ақпараттарды Excel электрондық кестесінен электрондық хабарлар, белгілер, хатқалталар немесе құжаттарды тікелей апарады. Егер қосылатын барлық ақпараттар дайын болса, біріктіру біркелкі жүреді - сондықтан, тексеру үшін бірінші қадам:

  • Электрондық кестедегі бағандар біріктіруде қолданылатын өрістерге сәйкес.

    Мысалы, оқырмандарға бірінші аты бойынша жіберу үшін бірінші және соңғы аттары үшін тиісті бағандар бар екендігін тексеріңіз. Егер қала бойынша сұрыптау қажет болса, тиісті Қала бағаны бар екендігін тексеріңіз.

  • Біріктіруге қажетті барлық ақпараттар электрондық кестеде бар.

    Егер атауларды немесе басқа ақпараттарды қосу қажет болса, осы өзгерістерді - біріктіруді бастамас бұрын - жасаған дұрыс.

  • Нөмір пішімдеуі өзгермейді.

    Егер электрондық кесте мерзімдерді, уақыттарды, валюта мәндерін немесе 0 санынан басталатын немесе аяқталатын пошта индекстерін қамтыса, Біріктіру нөмірін, мерзімін және басқа мәндерін пішімдеу бөлімін қараңыз.

Электрондық кестеге өзгертулер мен қосуларды Word бағдарламасындағы құжатты біріктірумен қоспас бұрын жасаңыз.

Кеңес :  Егер .csv немесе .txt файлынан ақпаратты импорттау арқылы Excel электрондық кестесін орнатсаңыз, Мәтін импорттаушы шеберін пайдаланыңыз. Қосымша ақпараттар үшін Біріктіру нөмірін, мерзімін және басқа мәндерін пішімдеу бөлімін қараңыз.

Деректер дайын болғанда біріктіруді бастау

  1. Word бағдарламасында жаңа құжатты ашыңыз.

  2. Пошта элементтері > Біріктіруді бастау түймешігін басып, іске қосуға қажетті біріктірудің түрін басыңыз.

    Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Start Mail Merge command and the list of available options for the type of merge you want to run.

  3. Алушыларды таңдау > Бұрыннан бар тізім түймешіктерін басыңыз.

    Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Select Recipients command with the Use an Existing List option selected.

  4. Excel электрондық кестесіне шолып, Ашу түймешігін басыңыз.

Егер Word бағдарламасы кеңес берсе, 1-парағын$ таңдап OK түймешігін басыңыз.

Excel электрондық кестесі Word бағдарламасында жасаған біріктіру құжатына қосылған.

Электрондық кестеден кейбір адамдар мен элементтерді қосу үшін Пошта элементтері > Алушылар тізімін өңдеу пәрмендерін таңдаңыз.

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Edit Recipient List command as highlighted.

Алушыларды біріктіру жолағы ашылады. Осында қосылатын жолдарды таңдауға болады. Олардың табу жолын жеңілдету үшін ақпаратты сүзгілеуге және сұрыптауға болады. Элементтердің сұрыпталуы мен сүзгілеуі туралы қосымша мәліметтер алу үшін Біріктіруге деректерді сұрыптау және сүзгілеу бөлімін қараңыз.

  1. Келесі, ақпарат электрондық кестеден құжатқа апарылатын біріктіру өрістерін кірістіруге болады. Мысалы, сәлемдесу жолын электрондық хабарға не хатқа қосу үшін Пошта элементтері > Сәлемдесу жолы пәрмендерін таңдаңыз.

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Greeting Line command as highlighted.

Мекенжайларды тізімнен Пошта элементтері > Мекенжай блоктауы түймешіктерін басу арқылы қосыңыз. Электрондық кестеден өрістерді қосу туралы қосымша мәліметтерді алу үшін Біріктіру өрістерін кірістіру пәрменін таңдаңыз.

  1. Құжаттар дайын болған кезде, Нәтижелерді алдын ала қарап алу түймешігін басып, құжаттың әр арнайы көшірмесін көру үшін көрсеткілерді басыңыз.

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Preview Results group.

  1. Біріктіруді аяқтау үшін Аяқтау және біріктіру түймешігін басып, Құжаттарды басып шығару немесе Электрондық хаттар жіберу түймешігін басыңыз.

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Finish & Merge command and its options.

Электрондық пошта хабарыны параметрлерін орнату туралы қосымша мәліметтерді алу үшін Электрондық хатты Word бағдарламасында біріктіру бөлімін қараңыз.

Алдағы уақытқа біріктіру файлдарын сақтау

Біріктіру құжатын сақтаған кезде тарату тізіміне қосулы болады. Стандартты хаттарды құрастыру құжатын қайта пайдалану үшін оны ашып, Word бағдарламасы байланысты сақтауды шақырған кезде Иә түймешігін басыңыз. Сонан соң, егер біріктіруде қамтылған адамды немесе элементтерді өзгерту қажет болса, оларды сұрыптау, сүзу және таңдау үшін Алушылар тізімін өңдеу түймешігін басыңыз. Тарату тізімін сұрыптау және сүзу туралы қосымша ақпарат үшін Біріктіруге деректерді сұрыптау және сүзу бөлімін қараңыз.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×