Excel және Access бағдарламалары арасында деректер алмасу (көшіру, импорттау, экспорттау)

Microsoft Office Access мен Microsoft Office Excel бағдармалары арасында деректер алмасудың бірнеше жолы бар.

  • Деректерді Excel бағдарламасына Access бағдарламасынан әкелу үшін, деректерді Access жұмыс парағынан көшіріп алып, Excel жұмыс парағына қоюыңызға, Access дерекқорына Excel жұмыс парағынан қосылуыңызға немесе Access деректерін Excel жұмыс парағына экспорттауыңызға болады.

  • Деректерді Access бағдарламасына Excel бағдарламасынан әкелу үшін, деректерді Excel жұмыс парағынан көшіріп алып, Access жұмыс парағына қоюыңызға, Excel жұмыс парағын Access кестесіне импорттауыңызға немесе Excel жұмыс парағымен Access кестесінен байланысуыңызға болады.

    Ескертулер : 

    • Excel және Access бағдарламаларында "импорттау" сөзі екі түрлі мағына береді. Excel бағдарламасында импорттаған кезде жаңартуға болатын деректермен тұрақты байланыс орнатасыз. Access бағдарламасында импорттаған кезде деректерді Access бағдарламасына тұрақты деректер байланысынсыз, бір рет әкелесіз.

    • Excel жұмыс кітабын Access дерекқоры етіп сақтау мүмкін емес. Excel де, Access те Excel деректерінен Access дерекқорын жасау мүмкіндігін бермейді.

Не істегіңіз келеді?

Excel бағдарламасында Access деректерімен жұмыс істеу

Access бағдарламасында Excel деректерімен жұмыс істеу

Excel бағдарламасында Access деректерімен жұмыс істеу

Қалауыңыз бойынша, деректерді талдау және диаграммалау мүмкіндіктерін, деректерді реттеу мен орналастырудың бейімделгіштігін немесе Access бағдарламасында пайдалану мүмкін болмайтын көптеген функцияларды пайдалану үшін Access деректерімен Excel жұмыс кітабында жұмыс істеуіңізге болады.

Access деректерін Excel бағдарламасына көшіру

Access бағдарламасынан деректер кестесі көрінісіндегі деректерді көшіріп алып, деректерді Excel жұмыс парағына қоюыңызға болады.

  1. Access бағдарламасын ашып, ішінде көшіргіңіз келетін жазбалар бар кестені, сұрауды немесе пішінді ашыңыз.

  2. Басты қойындысындағы Көрініс параметрін таңдап, Деректер кестесінің көрінісі түймешігін басыңыз.

  3. Көшіргіңіз келетін жазбаларды таңдаңыз.

    Егер нақты бағандарды таңдағыңыз келсе, көршілес баған тақырып атаулары арқылы сүйреңіз.

  4. Басты қойындысындағы Аралық сақтағыш тобынан Көшіру Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

    Пернетақта лақабы  Сондай-ақ, CTRL+C пернелерін басуыңызға болады.

  5. Excel бағдарламасын ашып, деректерді ішіне қойғыңыз келетін жұмыс парағын ашыңыз.

  6. Бірінші өріс атауы шығатын жұмыс парағы аумағының үстіңгі сол жақ бұрышын нұқыңыз.

    Көшірілетін жазбалар бар жазбаларды алмастырмауын қамтамасыз ету үшін, жұмыс парағындағы нұқитын ұяшықтың астыңғы немесе оң жағындағы ешқандай деректердің жоқ екендігіне көп жеткізіп алыңыз.

  7. Басты қойындысындағы Аралық сақтағыш тобынан Қою Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Пернетақта лақабы  Сондай-ақ, CTRL+V пернелерін басуыңызға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Access деректерін Excel бағдарламасына экспорттау

Access бағдарламасындағы Экспорттау шеберінің көмегімен, Access дерекқорының кесте, сұрау не пішін, не болмаса таңдалған жазбалар сияқты бір нысанын Excel жұмыс парағындағы бір көрініске экспорттауыңызға болады. Экспорттау әрекетін орындаған кезде, егжей-тегжейлі мәліметтерді болашақта пайдалану үшін сақтап қоюыңызға, және тіпті экспорттау әрекетін белгілі бір уақыт аралықтарында өздігінен қосылатын етіп жоспарлап қоюыңызға болады.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына экспорттаудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз деректермен жұмыс істеу үшін Access мен Excel бағдарламаларының екеуін де қолданады. Сіз деректерді Access дерекқорына сақтайсыз, бірақ деректерді талдап, талдауыңыздың нәтижелерін тарату үшін Excel бағдарламасын қолданасыз. Қазір тобыңыз қажет болған кезде деректерді Excel бағдарламасына экспорттап жүр, бірақ бұл үрдістің тиімділігін арттырғыңыз келеді.

  • Сіз ұзақ уақыттан бері Access бағдарламасын қолданып келесіз, бірақ бастығыңыз есептерді Excel бағдарламасында көргенді жөн санайды. Тұрақты уақыт аралықтарында деректерді Excel бағдарламасына көшіресіз, бірақ уақытыңызды үнемдеу үшін бұл үрдісті автоматтандырғыңыз келеді.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына экспорттау туралы қосымша ақпарат алу үшін, Access Анықтама бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Access деректеріне Excel бағдарламасынан қосылу

Жаңартылуы мүмкін Access деректерін Excel бағдарламасына әкелу үшін, Access дерекқорына көбінесе Office деректер қосылымы файлында (.odc) сақталатын бір қосылым орнатып, кестедегі немесе сұраудағы барлық деректерді шығарып алуыңызға болады. Access деректерін импорттаудың орнына, оларға қосылудың негізгі пайдасы - Деректерді қайта-қайта Access бағдарламасынан көшірместен немесе экспорттамастан, осы деректерді мерзімді түрде Excel бағдарламасында талдауыңызға болады. Деректерге қосылғаннан кейін, сонымен қатар, дерекқор жаңа ақпаратпен жаңартылған кезде, Excel жұмыс кітаптарын бастапқы Access дерекқорынан жаңартып отыруыңызға болады. Мысалы, қалауыңыз бойынша ай сайын таратылатын Excel қорытынды бюджет есебінде ағымдағы айдың деректері болу үшін оны жаңартуыңызға болады.

  1. Access дерекқорынан алынған деректерді қойғыңыз келетін ұяшықты нұқыңыз.

  2. Деректер қойындысындағы Сырттан деректер алу тобынан Access бағдарламасынан параметрін таңдаңыз.

    Excel таспасының суреті

  3. Таңдау тізімінен импорттағыңыз келетін Access дерекқорын тауып алып, екі рет нұқыңыз.

    Кестені таңдау тілқатысу терезесіндегі импорттағыңыз келетін кестені немесе сұрауды нұқып, ОК түймешігін басыңыз.

  4. Деректерді импорттау тілқатысу терезесінде төмендегі әрекетті орындаңыз:

    • Осы деректердің көрінісін таңдаңыз тізімінде келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

      • Деректерді кесте түрінде қарап шығу үшін, Кесте параметрін таңдаңыз.

      • Деректерді жиынтық кесте есебі түрінде қарап шығу үшін, Жиынтық кесте есебі параметрін таңдаңыз.

      • Деректерді Жиынтық диаграмма есебі және жиынтық кесте есебі түрінде қарап шығу үшін, Жиынтық диаграмма және жиынтық кесте есебі параметрін таңдаңыз.

    • Таңдауыңыз бойынша, импортталатын деректердің жаңару, пішімделу және орналасу параметрлерін белгілеу үшін Сипаттар параметрін таңдап, ОК түймешігін басыңыз.

    • Деректерді қайда орналастыру керек? тізімінде келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

      • Деректі өзіңіз қалаған орынға қайтару үшін Бар жұмыс парағытүймешігін басыңыз.

      • Деректерді жаңа жұмыс парағының үстіңгі сол жақ бұрышына қайтару үшін Жаңа жұмыс парағы түймешігін басыңыз.

  5. ОК түймешігін басыңыз.

    Excel бағдарламасы сыртқы дерек ауқымын белгілеген орынға қояды.

Деректерге қосылу туралы қосымша ақпарат алу үшін, Сыртқы деректерге қосылу (импорттау) бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Access бағдарламасында Excel деректерімен жұмыс істеу

Қалауыңыз бойынша, Access деректерді басқару, қауіпсіздік немесе көп пайдаланушылық мүмкіндіктерін пайдалану үшін Excel деректерімен Access дерекқорында жұмыс істеуіңізге болады. Дегенмен, Access бағдарламасында көптеген пайдалы функциялар бар, әсіресе пайдаланушылар өздерінің Excel деректері үшін пайдалы деп табуы мүмкін екі мүмкіндік бар:

  • Есептер    Егер Access есептерін жасақтаумен таныс болсаңыз және Excel деректерін осы есеп түріне жинақтап, реттегіңіз келсе, Access есебін жасауыңызға болады. Мысалы, топтық және қорытынды есептер, басып шығарылған белгілер және сызбалық есептер сияқты бейімделгіштігі арттырылған есептер жасауыңызға болады.

  • Пішіндер    Деректерді Excel бағдарламасында табу немесе көрсету үшін бір пішінді пайдаланғыңыз келсе, Access пішінін жасауыңызға болады. Мысалы, өрістерді жұмыс парағыңыздағы бағандардан басқа бір тәртіппен көргіңіз келсе, не болмаса ұзын бір деректер жолын бір бейнебеттен оңайырақ жолмен көргіңіз келсе, Access пішінін жасауыңызға болады.

Access пішіндерімен және есептерімен жұмыс істеу туралы қосымша ақпарат алу үшін, Access Анықтама бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Excel деректерін Access бағдарламасына көшіру

Excel бағдарламасынан жұмыс парағы көрінісіндегі деректерді көшіріп алып, деректерді Access деректер кестесіне қоюыңызға болады.

Ескерту : Егер деректер кестесіне жұмыс парағындағы бірнеше өрістен алынған деректерді қойғыңыз келсе, бағандардың көшіргіңіз келетін деректердің тәртібіне сәйкес болуын қамтамасыз етіңіз. Бірнеше өрістен алынған деректерді бір пішінге қойған кезде, Access бағдарламасы деректердің пішіндегі тәртібіне қарамастан, оларды атаулары бастапқы өрістермен бірдей бастапқы өрістерге қояды. Егер көшіргіңіз келетін деректерде мақсатты пішінде жоқ өрістер бар болса, Access бағдарламасы тек атаулары сәйкес өрістерді ғана қойғыңыз келе ме деп сұрайды. Егер өрістердің атаулары сәйкес болмаса, Access бағдарламасы өрістерді мақсатты пішіннің өту тәртібіне сәйкес қояды және бұл керекті тәртіп болмауы мүмкін. Егер бастапқы өріс атаулары мақсатты өріс атауларына ұқсамаса, қалауыңыз бойынша деректерді пішінге емес, деректер кестесіне қоюыңызға болады.

  1. Excel бағдарламасын ашып, ішінде көшіргіңіз келетін деректер бар жұмыс парағын ашыңыз.

  2. Көшіргіңіз келетін жолдарды таңдаңыз.

  3. Басты қойындысындағы Аралық сақтағыш тобынан Көшіру Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Excel таспасының суреті

    Пернетақта лақабы  Сондай-ақ, CTRL+C пернелерін басуыңызға болады.

  4. Access бағдарламасын ашып, ішіне жолдарды қойғыңыз келетін кестені, сұрауды немесе пішінді ашыңыз.

  5. Деректер кестесі қойындысындағы Көріністер тобында Көрініс параметрін таңдап, Деректер кестесінің көрінісі түймешігін басыңыз.

    Access таспасының суреті

  6. Төмендегі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Жазбаларды алмастыру үшін, сол жазбаларды таңдап, Басты қойындысының Аралық сақтағыш тобындағы Қою Түймешік суреті пәрменін таңдаңыз.

      Access таспасының суреті

      Пернетақта лақабы  Сондай-ақ, CTRL+V пернелерін басуыңызға болады.

    • Деректерді жаңа жазбалар түрінде тіркеу үшін, Басты қойындысындағы Аралық сақтағыш тобынан Өңдеу мәзіріндегі Сақтағыштан қою пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Excel деректерін Access бағдарламасына импорттау

Excel бағдарламасынан алынған деректерді Access дерекқорына сақтап, деректерді Access бағдарламасында әрі қарай пайдаланып, ұстау үшін деректерді импорттауыңызға болады. Деректерді импорттаған кезде, Access бағдарламасы, Excel бағдарламасындағы деректерді өзгертпестен, деректерді жаңа немесе бар кестеге сақтайды. Импорттау әрекеті кезінде бір уақытта тек бір жұмыс парағын импорттауға болады. Деректерді бірнеше жұмыс парағынан импорттау үшін, импорттау әрекетін әрбір жұмыс парағы үшін қайталаңыз.

Excel деректерін Access бағдарламасына импорттаудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Сіз ұзақ уақыттан бері Excel бағдарламасын қолданып келесіз, бірақ болашақта осы деректермен жұмыс істеу үшін Access бағдарламасын қолданғыңыз келеді. Сіз Excel жұмыс парақтарындағы деректерді бір не бірнеше Access дерекқорына көшіргіңіз келеді.

  • Сіздің бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз Access бағдарламасын қолданады, бірақ кейде Access дерекқорымен біріктіруді керек ететін Excel пішіміндегі деректер келіп тұрады. Бұл Excel жұмыс парақтарын алған кезде оларды дерекқорға импорттағыңыз келеді.

  • Сіз деректеріңізді басқару үшін Access бағдарламасын қолданасыз, бірақ топтың басқа мүшелерінен апталық есептер Excel жұмыс кітаптары түрінде келеді. Сіз деректердің апта сайын белгілі бір уақытта дерекқорыңызға импортталуын қамтамасыз ету үшін импорттау үрдісін ұтымды етіп жасағыңыз келеді.

Деректерді Excel бағдарламасынан Access бағдарламасына импорттау туралы қосымша ақпарат алу үшін, Access Анықтама бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Excel деректеріне Access бағдарламасынан байланысу

Excel ауқымын Access дерекқорымен кесте түрінде байланыстыруыңызға болады. Ауқымды Excel бағдарламасында сақтай беруді жоспарлай отырып, оған Access бағдарламасынан да қол жеткізгіңіз келсе, осы амалды қолданыңыз. Сілтеменің бұл түрі Excel бағдарламасынан емес, Access дерекқорының ішінен жасалады.

Excel жұмыс парағын немесе атаулы ауқымды байланыстырған кезде, Access бағдарламасын бастапқы ұяшықтармен байланысқан жаңа кесте жасайды. Excel бағдарламасында бастапқы ұяшықтарға енгізілген кез келген өзгерістер байланыстырылған кестеде көрсетіледі. Алайда, Access бағдарламасындағы сәйкес кестенің мазмұнын өңдей алмайсыз. Егер деректерді қосқыңыз, өңдегіңіз немесе жойғыңыз келсе, өзгерістерді бастапқы файлға енгізуіңіз керек.

Access бағдарламасынан Excel жұмыс парағына байланыстырудың жалпы сценарийлері келесідей:

  • Деректерді Excel жұмыс парақтарында сақтай отырып, Access бағдарламасының сұрау салу және есеп беру-алу мүмкіндіктерін де пайдаланғыңыз келеді.

  • Сіздің бөліміңіз немесе жұмыс тобыңыз Access бағдарламасын қолданады, бірақ жұмыс істейтін сыртқы қайнар көздерден алынған деректер Excel жұмыс парақтарына сақталған. Сыртқы деректердің көшірмелерін ұстағыңыз келмейді, бірақ онымен Access бағдарламасында жұмыс істегіңіз келеді.

Деректерді Access бағдарламасынан Excel бағдарламасына байланыстыру туралы қосымша ақпарат алу үшін, Access Анықтама бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×