Excel деректерін ортақ пайдалану және бірлесіп жұмыс істеуге шолу

Excel деректерін ортақ пайдалану

Microsoft Excel бағдарламасында іскери мәліметтерді және деректерді ортақ пайдалану, талдау және оларға байланысудың көптеген жолдары бар. Деректерді ортақ пайдаланудың жолын таңдау көптеген факторларға, соның ішінде басқа адамдардың деректерді қандай түрде көріп, олармен жұмыс істейтіндігін қалауыңызға байланысты болады. Мысалы, құпия және маңызды ақпаратты өзгертілуден сақтау керек пе немесе пайдаланушыларға деректерді өзгертіп, өңдеуіне мүмкіндік беру керек пе? Мүмкін, деректерді компьютерінде Excel бағдарламасы жоқ немесе Excel бағдарламасының басқа нұсқасы орнатылған пайдаланушылармен ортақ пайдаланғыңыз келер. Немесе электрондық пошта арқылы оңай жіберіліп, басып шығарылатын жұмыс кітабыңыздың бекітілген нұсқаны ортақ пайдаланғыңыз келуі мүмкін.

Бұл мақала Excel бағдарламасында деректерді қалай ортақ пайдалануға болатындығы, сіздің және басқа тұлғалардың деректерді көру және олармен жұмыс істеу үшін қандай құралдары болуы керектігі және деректерді ортақ пайдаланумен байланысты шектеулерді талқылауға шолу болып табылады. Оған қоса, бұнда толығырақ мәліметтері бар мақалаларға сілтемелер берілген.

Бұл мақалада:

Жұмыс кітабының бір нұсқасын сақтай отырып, деректерді ортақ пайдалану үшін SharePoint Services қызметтерін пайдалану

Құжаттарды басқару серверінде сақталған жұмыс кітаптарында бірлесіп жұмыс істеу

Жұмыс кітабын құжаттарды басқару серверіне сақтау

Деректерді электрондық пошта, факс арқылы немесе басып шығару жолымен тарату

Жұмыс кітаптарын электрондық пошта арқылы жіберу

Жұмыс кітаптарын факспен жіберу

Жұмыс кітаптарын басып шығару

Жұмыс кітаптарын Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларының пайдаланушыларымен алмасу

Жұмыс кітаптарын Excel бағдарламасы жоқ пайдаланушыларға тарату

PDF немесе XPS пішімдерін пайдаланып көру және басып шығару үшін деректердің бекітілген нұсқасын тарату

Жұмыс кітаптарын басқа файл пішімдерінде тарату

Бірнеше пайдаланушыларға жұмыс кітабын бір уақытта өңдеуге мүмкіндік беру

Жұмыс кітабының көшірмелерін тарату және кейін әр көшірмедегі деректерді біріктіру немесе қосу

Жұмыс кітаптарын тарату және әрқайсысының өзгертулерін біріктіру

Жұмыс кітаптарын тарату және бірнеше жұмыс парақтарының деректерін біріктіру

Жұмыс кітабының бір нұсқасын сақтай отырып, деректерді ортақ пайдалану үшін SharePoint Services қызметтерін пайдалану

Excel есептеу қызметтерін іске қосуға болатын SharePoint Services серверін орнатуға мүмкіндігіңіз болса (осыған ұқсас серверлер Excel қызметтері қосылған деп те сілтеме жасалады ), жұмыс кітабын басқа пайдаланушылар барлығына немесе бөліктеріне веб-шолғыштан қол жеткізе алуы үшін сол серверге сақтауға болады.

Веб-шолғышта пайдаланушылар кестеде жұмыс парақтарын көре және бірлесе жұмыс істей алады, сондай-ақ есептеу, сурет жасау, деректерді жаңарту және жұмыс парақтарынан мәндерді шығарып алу мүмкіндігіне ие болады. Сондай-ақ, бақылау тақтасының есептерінде жұмыс кітаптарын пайдалануға болады. (Автомобильдің бақылау тақтасы сияқты бақылау тақтасының есебі пайдаланушылар керекті ақпаратты бір көргеннен табу үшін, маңызды деректерді көрнекі түрде қорытынды пішінінде көрсетеді.) Бұған қоса, жұмыс кітабының деректерін шолғышта көру үшін пайдаланушыларға компьютерлерінде Excel бағдарламасының орнатылған болуы міндетті емес.

Төмендегі суретте жарияланған жұмыс кітабы деректерінің бақылау тақтасының есебінде қолданылуы көрсетілген.

Бақылау тақтасының есебіндегі Excel деректері

Жұмыс кітабын жариялаған кезде, жұмыс кітабы толығымен серверге сақталады. Алайда, веб-шолғышта көрсетілетін жұмыс кітабының белгілі бір бөліктерін (жеке жұмыс парақтары, аталған ауқымдар немесе диаграммалар) көрсетуге болады. Оған қоса, шолғышта көрінетін жұмыс парағында өңдеуге болатын жеке ұяшықтарды белгілеу жолымен өзара әрекеттесуге рұқсат ету параметрлерін орнатуға болады. Мысалы, ішіне пайдаланушылар басқа ұяшық формулаларымен пайдаланылатын мәндер енгізе алатын және соңынан сол пайдаланушылар есептелінетін нәтижелерді көре алатын ұяшықтарды белгілеуге болады.

Мына жағдайларда жұмыс кітабын SharePoint торабына жариялау арқылы ортақ пайдаланыңыз:

  • Ұйымыңызда Excel қызметтері қосылған, яғни Excel есептеу қызметтерін іске қосуға болатын SharePoint сервері орнатылған. Excel есептеу қызметтері — Excel жұмыс үстелі бағдарламасы деректерді есептеу, диаграммаларды жасау және көрсету және басқа да көптеген әрекеттерді орындау үшін пайдаланылатын дәл осындай түрлендіруші.

  • Орталықтандырылған, қауіпсіз жерде жұмыс кітабының немесе жұмыс парағының тек бір көшірмесін қолдану керек болғанда.

  • Пайдаланушылар шолғышты пайдалана отырып деректерді талдауды, диаграммалауды, жиынтықтауды және өзара әрекеттесуді қажет еткенде. Пайдаланушылардың компьютерлеріне Excel бағдарламасын орнату қажет етілмейді.

  • Жұмыс парақтарының үлгілері мен үлгілерді толтырып отырған деректерді қауіпсіздендіріп, қорғауға көмектесу керек болғанда. Пайдаланушыларға жұмыс парағын тек шолғышта көріп, Excel немесе басқа клиенттік (жұмыс үстелі) бағдарламасынан тікелей жұмыс парағына қол жеткізе алмайтындай, тек көру рұқсатын беруге болады. Бұған қоса, жұмыс парақтарының пайдаланушылар шолғышта көре алатын бөліктерін басқаруға болады.

  • Жұмыс кітабын веб-беттегі жобаның маңызды ақпаратын жылдам көріп, талдауға болатын бақылау тақтасының есептерінде пайдалану керек болғанда.

  • Есеп беру мүмкіндіктерін пайдаланушыларға жаңартылған есептер жөнінде хабарлау үшін пайдалану керек жағдайда.

Қосымша ақпаратты Жұмыс кітабын SharePoint торабында жариялау бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттарды басқару серверінде сақталған жұмыс кітаптарында бірлесіп жұмыс істеу

Бір немесе бірнеше жұмыс кітабын ортақ орынға бірлесіп жұмыс істеу үшін шығару керек болғанда, оны құжаттарды басқару серверіне сақтауға болады. Құжаттарды басқару сервері автоматтандырылған іс жүргізу және ортақ пайдаланылатын құжаттар кітапханалары, құжаттарды тапсыру және шығарып алу сияқты құжаттарды басқару мүмкіндіктерін береді. Бұған қоса, SharePoint Services сервері орнатылған болса, өз құжатыңызды басқа пайдаланушылар құжатпен бір уақытта жұмыс істеуін жеңілдету және жұмыс кітабының жергілікті көшірмесін сервердегі өзгертулермен үндестіріп отыруы үшін ортақ пайдаланылатын жұмыс кеңістігіне сақтауға болады.

Жұмыс кітабын құжаттарды басқару серверіне сақтау

Пайдаланушыларды бірлесіп жұмыс істеу орталығымен және құжаттарды басқару сервері жүйелерімен ұсынылатын құжаттарды басқарудың көптеген мүмкіндіктерімен қамтамасыз ету үшін, жұмыс кітаптарын SharePoint Services сияқты құжаттарды басқару серверіне сақтауға болады.

Құжаттарды басқару серверін пайдалана отырып келесі жағдайларда бірлесіп жұмыс істеңіз:

  • Құжаттарды басқару серверіне қол жеткізу мүмкіндігіңіз бар болғанда.

  • Пайдаланушыларда құжаттарды басқару серверінде жұмыс кітаптарын ашып, пайдалану үшін Excel бағдарламасы орнатылғанда.

  • Құжаттарды басқару сервері мүмкіндіктерінің төмендегі артықшылықтарын пайдаланғыңыз келгенде:

    • Құжаттармен жұмыс істейтін пайдаланушылар ақпарат тапсырып, қажетті жағдайда сараптау мүмкіндігін беретін өздерінің құжат бойынша жұмыстың қандай бөлігіне (сараптау, пікір, растау және тағы сол сияқты) қатысып отыратындығын білуі үшін ескертіліп отыратындай автоматтандырылған іс барысы.

    • Жұмыс кітаптарын сақтап, ұйымдастыруға болатын құжаттар кітапханалары.

    • Жұмыс кітаптарын тапсыру, шығарып алу және нұсқалау.

    • Басқару және есеп беру мүмкіндіктері.

    • Құжаттарға арналған жұмыс кеңістіктерінің тораптары сияқты бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндіктері.

Жұмыс кітабын SharePoint торабындағы құжаттар кітапханасына жариялау үшін, торап қол жетімді екенін тексеріп, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Файл қойындысын нұқып, Сақтау және жіберу тармағынан, SharePoint торабына сақтау пәрменін таңдаңыз.

  2. Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде сервердің орнын және жұмыс кітабының атын таңдап, Сақтау түймешігін басыңыз.
    Сақтау түймешігін баспастан бұрын, жұмыс кітабының жарияланатын жеке жұмыс парақтарын немесе элементтерін (аталған ауқымдар, диаграммалар немесе жиынтық кестелер сияқты) таңдап, параметрлер жасау үшін, Жариялау параметрлері пәрменін таңдаңыз.

Жұмыс парақтары не элементтер немесе параметрлер жасау таңдалғанына тәуелсіз, толық жұмыс кітабы әрқашан құжаттар кітапханасына сақталады. Дегенмен, таңдалған жариялау параметрлері шолғыш көрінісінде пайдаланушыларға ненің көрсетілетініне және көрсетілмейтініне әсер етеді.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді электрондық пошта, факс арқылы немесе басып шығару жолымен тарату

Excel деректерін ортақ пайдаланудың ең жиі қолданылатын жолы болып жұмыс кітаптарын электрондық пошта, факс арқылы немесе басып шығару жолымен жіберу және жұмыс кітаптарының көшірмелерді қатты тасымалдаушыларда тарату болып табылатын шығар. Жұмыс кітаптарын тарату үшін электрондық поштаны, факсты немесе басып шығаруды келесі жағдайларда пайдаланыңыз:

  • Microsoft Outlook сияқты электрондық пошта бағдарламасы болғанда.

  • Сізде факс аппараты немесе факс жіберу бағдарламалық жасақтамасы мен Интернет қосылымы болғанда.

  • Сізде басып шығарғыш болғанда және сілтеме үшін деректеріңіздің қатты тасымалдаушылардағы көшірмелерін таратқыңыз келгенде.

Жұмыс кітаптарын электрондық пошта арқылы жіберу

Жұмыс кітабын Excel бағдарламасынан немесе электрондық пошта жіберу бағдарламаңыздан жіберуге болады. Жұмыс кітабын Excel бағдарламасынан жіберу үшін, жіберу керек жұмыс кітабын ашыңыз, Файл қойындысын нұқып, Сақтау және жіберу түймешігін басыңыз, одан кейін Электрондық пошта арқылы жіберу пәрменін таңдаңыз.

Жұмыс кітаптарын факспен жіберу

Жұмыс кітабын Excel бағдарламасынан факс қызметін ұсынушымен келісілген жағдайда, факс жіберу бағдарламалық жасақтамасы орнатылған болса, Интернетке қосылымы немесе факс модемі болған жағдайда жіберуге болады. Сонымен қатар, жұмыс кітабыңызды басып шығарып, оны факс аппаратымен жіберуге болады.

Жұмыс кітабын Excel бағдарласымнан факспен жіберу үшін, Интернетке қосылымы бар екенін және факс қызметін ұсынушымен келісімге отырғаныңызда тексеріңіз. Факспен жіберу керек ақпараты бар жұмыс кітабын ашыңыз, Файл қойындысын нұқып, Сақтау және жіберу түймешігін басыңыз, одан кейін Интернет факсы ретінде жіберу пәрменін таңдаңыз.

Жұмыс кітаптарын басып шығару

Жұмыс кітабын Excel бағдарламасынан оңай басып шығаруға болады. Деректердің елеулі мөлшерін немесе диаграммаларды қамтитын жұмыс кітабын басып шығармас бұрын, кәсіпқой көрініске ие нәтижелерге қол жеткізу үшін оны беттің орналасуы көрінісінде реттеп алу мүмкіндігі бар. Осы көріністе деректердің орналасуы мен пішімін қалыпты көрінісіндегідей өзгертуге болады. Сонымен қатар, деректердің орналасу биіктігі мен енін өлшеу үшін сызғышты пайдаланып, бет бағдарын өзгертуге және беттің үстіңгі және төменгі деректемелерін қосуға не өзгертуге, басып шығарылатын шеттерін орнатып, жол немесе баған тақырыптарын жасыруға немесе көрсетуге болады.

Excel бағдарламасынан басып шығару туралы қосымша ақпаратты Жұмыс парағын немесе жұмыс кітабын басып шығару бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмыс кітаптарын Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларының пайдаланушыларымен алмасу

Жұмыс кітаптарын Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларын қолдануы мүмкін пайдаланушылармен алмасу керек болғанда, жұмыс кітабын Excel XML немесе екілік пішімнің (.xlsx немесе .xlsb) орнына Excel 97-2003 пішімінде (.xls) сақтап, құжатпен сыйысымдылық күйінде жұмыс істеуге болады. Сыйысымдылық күйі — Excel 97-2003 жұмыс кітабы ашылғанда автоматты түрде қосылатын күй болып табылады. Сыйысымдылық күйі көрнекі көмекшісі бұрынғы файл пішімінде жұмыс істегенде, бағдарламаның терезе тақырыбында көрсетіледі.

Сыйысымдылық күйі Excel 2010 және Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000, Excel 2007 жұмыс кітаптарының арасындағы сыйысымдылықты бұрынғы Office шығарылымдарымен үйлеспеуі мүмкін Excel 2010 мүмкіндіктерін басу арқылы сыйысымдылықты арттырады.

Сыйысымдылық күйінде ашылған жұмыс кітабын сақтағанда, Excel бағдарламасы автоматты түрде барлық мүмкін сыйысымдылық мәселелерін анықтау үшін, сыйысымдылық тексергішін іске қосады. Сыйысымдылық күйін пайдаланбаған жағдайда, сыйысымдылық тексергішін жұмыс кітабын .xlsx немесе .xlsb файл пішіміндегі жұмыс кітабын Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқасының файл пішіміне — мысалы, .xlsx (Excel XML пішімін) .xls (Excel 97–2003 жұмыс кітабына) түрлендіргенде көмек алу үшін пайдалануға болады. Сыйысымдылық тексергіші жұмыс кітабының ертеректегі шығарылымдармен үйлеспеуі және соған байланысты файл пішімін түрлендірілуі әсерінен бүлінуі мүмкін кез келген мазмұн туралы ескертеді.

Сыйысымдылық күйін келесі жағдайларда пайдаланыңыз:

  • Жұмыс кітабыңыздың көшірмелерін Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларының пайдаланушыларына тарату керек болғанда.

  • Басқа пайдаланушылар таратылымдарыңызды өзгерткісі және пайдаланғысы келеді деп болжағанда.

  • Жұмыс кітабыңызды алушылар деректермен жұмыс істеу барысында таныс Excel мүмкіндіктерін пайдалануын қалағанда.

Сыйсымдылық күйінде жұмыс істеу жолы туралы қосымша ақпаратты Office Excel 2010 бағдарламасын Excel бағдарламасының бұрынғы нұсқаларымен пайдалану бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмыс кітаптарын Excel бағдарламасы жоқ пайдаланушыларға тарату

Excel бағдарламасы жоқ пайдаланушыларға Excel деректерін көріп, өзара әрекеттесу мүмкіндігін берудің ең жақсы жолы — Excel қызметтерін пайдалану. Алайда, Excel қызметтері қол жетімді болмаса, жұмыс кітабын PDF немесе XPS пішімінде сақтау үшін қондырма орнатуға немесе жұмыс кітабын өзге файл пішімінде сақтап, одан кейін оны алушыларға электрондық пошта немесе факс арқылы жіберуге не файлды пайдаланушылар қол жеткізе алатын желілік қалтаға немесе ортақ веб-қалтаға сақтауға болады.

PDF немесе XPS пішімдерін пайдаланып көру және басып шығару үшін деректердің бекітілген нұсқасын тарату

Excel деректерін басып шығару, жіберу және электрондық пошта арқылы тарату үшін PDF немесе XPS пішімдерінде сақтауға болады. Жұмыс парағын PDF немесе XPS файлында сақтау ақпаратты барлық пішімдеу сипаттамаларын сақтап қалатын, бірақ шығарылымыңызды көріп, басып шығару үшін басқа пайдаланушыларда міндетті түрде Excel бағдарламасының болуын қажет етпейтін, оңай таратылатын пішінде енгізуге мүмкіндік береді.

Жұмыс парағын келесі жағдайларда PDF немесе XPS пішімінде сақтаңыз:

  • Файлдарыңыздың бекітілген нұсқаларын электрондық пошта немесе желілік немесе веб сервері арқылы тарату керек болғанда.

  • Файлдарды алушыларда Excel бағдарламасы орнатылмаған болуы мүмкін жағдайда.

  • Пайдаланушыларға ақпаратты оңай басып шығару мүмкіндігін беру керек болғанда.

  • Ешкімнің көз деректерін өзгертуін қаламағанда.

  • Деректердің жиі жаңартылуы күтілмеген кезде.

Жұмыс кітабын PDF немесе XPS пішіміне түрлендіру туралы қосымша ақпаратты PDF немесе XPS пішімінде сақтау бөлімінен қараңыз.

Жұмыс кітаптарын басқа файл пішімдерінде тарату

Excel бағдарламасы жоқ барлық тұлғалардың Excel жұмыс кітаптарын басқа бағдарламаларда немесе деректер жүйесінде ашу мүмкіндігі болуы үшін оларды басқа файл пішімінде сақтауға болады.

Excel файлдарын XML файлдары, мәтіндік файлдар, веб-беттер (HTML файлдары) және басқа файл түрлерінде сақтауға болады. Сақтауға болатын пішімдер тізімін Excel бағдарламасында қолдау көрсетілетін файл пішімдері бөлімінен қараңыз.

Маңызды    Басқа файл пішімдеріне сақтаған кезде, Excel бағдарламасының барлық мүмкіндіктері сақтала бермейді. Пішімдеу әдетте сақталмайды және пішімге байланысты кейбір жағдайларда формулалар сақталмайды. Оған қоса, кейбір пішімдерді сақтағанда тек белсенді парақ сақталады. Сондықтан, егер жұмыс кітабында бірнеше жұмыс парағы бар болып, олардың барлығын белгілі бір пішімде сақтау керек болса, әрбір жұмыс парағын бөлек сақтау керек

Жұмыс кітаптарын басқа файл пішімдерінде келесі жағдайларда сақтаңыз:

  • Деректерді ортақ пайдалану керек, бірақ пішімдеу мен Excel бағдарламасының арнайы мүмкіндіктерін пайдалану қажеттілігі жоқ болғанда.

  • XML пішіміне негізделген жүйе болғанда және деректерді XML жүйесі арқылы тасымалдау керек кезде.

  • Басқа жүйелерде пайдаланатын қарапайым мәтіндік файлдарды қажет еткенде.

  • Ақпаратты вебке жіберу керек және веб-торапқа кірістіру үшін Excel деректерін веб-бет ретінде сақтау керек болғанда.

Басқа файл пішімінде сақтау үшін, Файл қойындысын нұқып, Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз. Файл түрі: тізімінің қасындағы көрсеткіні нұқып, одан кейін тізімдегі керекті файл түрін таңдаңыз.

Басқа файл пішімдеріне сақтау туралы қосымша ақпаратты Жұмыс кітабын басқа файл пішімінде сақтау бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Бірнеше пайдаланушыларға жұмыс кітабын бір уақытта өңдеуге мүмкіндік беру

Егер бірнеше пайдаланушыға бір уақытта деректер қосу немесе оларды өзгерту мүмкіндігін бергіңіз келетін жұмыс кітабы бар болса, сол жұмыс кітабын «ортақ пайдаланылатын» түрінде белгілеп, сақтауға және одан кейін оны ортақ желілік қалтаға (веб-серверге емес) қоюға болады.

Жұмыс кітабын ортақ пайдалану тілқатысу терезесінің бөлігі

Жұмыс кітабын ортақ пайдалану мүмкіндігін келесі жағдайларда пайдаланыңыз:

  • Көптеген пайдаланушыларға бір жұмыс кітабының деректерін бірлесе отырып өңдеу мүмкіндігін бергіңіз келгенде және жұмыс кітабындағы деректер түпнұсқасының өзгертілуіне, соның ішінде өңделуіне, қосылуына және жойылуына қарсы болмағанда.

  • Жұмыс кітабы сақталатын және пайдаланушылар кіре алатын желілік қалтаға қол жеткізе алғанда.

    Ескерту : SharePoint Services торабында сақталған жұмыс кітабына біреуден көп пайдаланушы бірлесе отырып өзгертулер енгізе алмайды. Жұмыс кітабын SharePoint Services торабында сақтау керек болса, мұны тек ортақ пайдалану арқылы әрекеттесу аяқталғаннан кейін жасау керек.

  • Жұмыс кітабына енгізілген өзгертулер жазбасын сақтау керек болғанда.

  • Жұмыс кітабы ортақ пайдаланылғаннан кейін өзгертілмейтін келесі мүмкіндіктерге өзгерту жасау керек болмағанда: біріктірілген ұяшықтар, шартты пішімдер, деректерді растау, диаграммалар, суреттер, нысандар (соның ішінде сызбалық нысандар), еренсілтемелер, сценарийлер, құрылымдар, аралық жиындарды, деректер кестелерін, жиынтық кесте есептерін, жұмыс кітабы мен жұмыс парағының қорғанысын және макростарын.

Маңызды :  Excel бағдарламасында ортақ пайдаланылған жұмыс кітабын бұрынғы нұсқа файлының пішімінде сақтау жұмыс кітабын ортақ пайдаланудан шығарып, құжаттардың қайшылыққа түскендігі және шешімнің жоқтығы жөніндегі журналды көрсетеді. Егер жұмыс кітабын бұрынғы нұсқа пішімінде сақтау қажет болса, алдымен өзгерістер журналының көшірмесін сақтауға болады.

Жұмыс кітабының иесі ретінде көрсетілуі тиіс деректерді енгізу және пішімдеу арқылы оны ортақ пайдалануға дайындауға болады. Аяқтаған соң, Тексеру қойындысындағы Өзгертулер тобынан Жұмыс кітабын ортақтасу тармағын, керекті параметрлерді таңдап, жұмыс кітабын тиісті пайдаланушыларға қол жетімді желілік қалтада (веб-серверде емес) сақтаңыз. Немесе Тексеру қойындысындағы Өзгертулер тобынан Кітапты қорғау және ортақтасу тармағын таңдап, басқа пайдаланушылардың жұмыс кітабындағы түзетулер мүмкіндігін өшіруін болдырмауға болады.

Excel таспасының суреті

Ортақ пайдаланылатын жұмыс кітабын сақтаған сайын, ортақ пайдаланылатын жұмыс кітабын соңғы рет сақтағаннан бері басқа пайдаланушылардың сақтаған өзгертулері жөнінде ескертулер жасалып отырады. Ортақ пайдаланылатын жұмыс кітабын іс барысын қарап отыру үшін ашық күйінде қалдырғыңыз келсе, Excel бағдарламасы өзгертулеріңізді жұмыс кітабын өзіңіз сақтамай ақ, белгіленген уақыт аралықтарында автоматты түрде жаңартып отыра алады.

Ортақ пайдаланылған жұмыс кітабына өзгертулер сақтағанда, жұмыс кітабын өңдеп отырған басқа тұлға сол ұяшықтарға өзінің өзгертулерін сақтауы мүмкін. Бұл жағдайда өзгертулер қайшылыққа түсіп, өзгертулердің қандайын сақтауды таңдай алатын қайшылықты шешу тілқатысу терезесі шығарылады.

Ортақ пайдаланылатын жұмыс кітаптарын орнату және пайдалану туралы қосымша ақпаратты Бірлесіп жұмыс істеу үшін ортақ жұмыс кітабын пайдаланубөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмыс кітабының көшірмелерін тарату және кейін әр көшірмедегі деректерді біріктіру немесе қосу

Жұмыс кітаптарын тарату және әрқайсысының өзгертулерін біріктіру

Жұмыс кітабының көшірмелерін таратып, бірнеше көшірмедегі өзгертулерді біріктіру үшін, жұмыс кітабын ортақ пайдаланылатын жұмыс кітабы етіп орнату керек.

Қосымша ақпаратты Бірнеше пайдаланушыларға жұмыс кітабын бір уақытта өңдеуге мүмкіндік беру бөлімінен қараңыз.

Айырмашылық болып жұмыс кітабын бірнеше пайдаланушының өңдеуі үшін бір жерде сақтағанның орнына жұмыс кітабының көшірмелерін таратып, пайдаланушыларға өзгертулер енгізіп, одан кейін өзгертілген жұмыс кітаптарын қайта өзіңізге жіберу мүмкіндігін беруіңіз табылады. Жұмыс кітаптарын бір орында сақтап, Жұмыс кітаптарын салыстыру және біріктіру пәрменін таңдаңыз. Өзгертулерді қарап шығып, бір негізгі жұмыс кітабында сақтап, пайдаланғыңыз келетін өзгертулерді қабылдай аласыз. Жылдам қатынау тақтасы ішіне Жұмыс кітаптарын салыстыру және біріктіру пәрменін қосу үшін, төмендегі қадамдарды орындаңыз:

  1. Файл қойындысында Параметрлер түймешігін басып, Жылдам қатынау тақтасы санатын таңдаңыз.

  2. Пәрмендерді таңдау тізімнен Барлық пәрмендер тармағын таңдау.

  3. Жұмыс кітаптарын салыстыру және біріктіру, Қосу параметрлерін таңдап, Жарайды түймешігін басыңыз.

Салыстыру және біріктіру мүмкіндігін келесі жағдайларда пайдаланыңыз:

  • Бірнеше негізгі пайдаланушының енгізгендерін жинақтап, бірақ түпнұсқада жинақталып, қабылданған өзгертулерді барынша бақылау керек болғанда.

  • Жұмыс кітабын бірнеше пайдаланушы қол жеткізуі үшін ортақ орында сақтағыңыз келмей, орнына жұмыс кітабының көшірмелерін тарату керек болғанда (мысалы, электрондық пошта арқылы).

  • Қабылданған өзгертулер жазбасын сақтау керек болғанда.

  • Ортақ пайдаланылатын жұмыс кітаптары бойынша шектеулерді қабылдауға болады (Бірнеше пайдаланушыларға жұмыс кітабын бір уақытта өңдеуге мүмкіндік беру бөлімін қараңыз).

Жұмыс кітаптарын тарату және бірнеше жұмыс парақтарының деректерін біріктіру

Егер жұмыс парақтарының орналасулары бірдей немесе ұқсас болатындай орнатып, осы жұмыс парақтарының көшірмелерін басқа пайдаланушыларға толтыру үшін жіберсеңіз, олардағы барлық нәтижелерді қорытындылап, негізгі жұмыс парағында есеп жасауға болады. Мысалы, жұмыс кітаптарыңызда әрбір аймақтық кеңсе үшін шығындар сандарының жұмыс парағы бар болса, ол сандарды негізгі корпоративтік шығындар жұмыс парағына жинақтауға болады.

Біріктірілген деректер мысалы

Деректерді біріктіруді келесі жағдайларда пайдаланыңыз:

  • Бірнеше негізгі пайдаланушының енгізулерін негізгі жұмыс парағына жинақтау керек болғанда.

  • Жұмыс кітабын бірнеше пайдаланушы қол жеткізуі үшін ортақ орында сақтағыңыз келмей, орнына жұмыс кітабының көшірмелерін тарату керек болғанда (мысалы, электрондық пошта арқылы).

  • Ішіндегісі біріктірілетін бірдей немесе ұқсас жұмыс парақтарын жасау керек болғанда немесе жасағыңыз келгенде.

Деректерді қосу үшін, Деректер қойындысындағы Деректермен жұмыс істеу тобынан Ынтымақтасу тармағын таңдап, одан кейін біріктірілетін деректерге сілтемелер енгізіңіз немесе таңдаңыз.

Excel таспасының суреті

Деректерді біріктірудің бірнеше жолы бар. Деректерді келесі әдістер бойынша біріктіруге болады:

Орын     Осы параметрді барлық жұмыс парақтарының деректері ұқсас реті және орны бойынша реттелгенде таңдаңыз.

Санат     Осы параметрді әрбір жұмыс парағы деректерді түрліше ұйымдастырып, бірақ өзіңіз деректерді сәйкестендіру үшін пайдалана алатын жолдары мен бағандарының белгілері бірдей болғанда таңдаңыз.

Үш өлшемдік формулалар     Осы параметрді жұмыс парақтарының ұқсас өрнектері болмаған жағдайда таңдаңыз. Өзіңіз біріктіретін деректер ауқымының ұяшықтарына сілтеме жасайтын формулалар жасауға болады. Бірнеше жұмыс парағындағы ұяшықтарға сілтеме жасайтын формулалар үш өлшемдік деп аталады.

Қосымша ақпаратты Бірнеше жұмыс парағынан алынған деректерді бір жұмыс парағына біріктіру бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×