Excel бағдарламасындағы мекенжай үшін пошталық жапсырмалар жасау және басып шығару

Маңызды :  Осы мақаланы компьютер аударған, ескерту мәтінін қараңыз. Анықтама алу үшін осы мақаланың ағылшын тіліндегі нұсқасын осы жерден таба аласыз.

Microsoft Office Excel жұмыс парағына сақталатын мекенжайлар тізіміне жаппай хабар жіберу үшін, Microsoft Office Word біріктіру қызметін пайдалануға болады. Біріктіру процесінде басып шығаруға болатын пошталық жапсырмалар парағы жасалады және парақтағы әр жапсырмада тізімдегі мекенжай болады.

Пошталық жапсырмаларды басып шығару және жасау үшін, алдымен жұмыс парағы деректерін Excel бағдарламасында дайындап, Word бағдарламасын пошталық жапсырмаларды реттеу, ұйымдастыру, сараптау және басып шығару үшін пайдаланыңыз. Мекенжай тізіміне поштаны жаппай тарату қажет болса, поштаны біріктіру мүмкіндігін мекенжай жапсырмалары парағын дайындау үшін пайдалануға болады. Әр жапсырмада сіздің тізіміңіздегі мекенжай болады.

Поштаны біріктіру процесі келесі жалпы қадамдарды қамтиды:

  1. Поштаны біріктіру үшін Excel бағдарламасында жұмыс парағы деректерін дайындау    Поштаны біріктіру процесін бастамас бұрын, мекенжай тізімі кестелік құрылым талаптарына сай болуы қажет.

  2. Поштаны біріктіру үшін Word бағдарламасында жапсырмалар құру    Поштаны біріктіру процесіндегі барлық жапсырмалар үшін олардың орналасуы бір рет реттеледі. Поштаны біріктіруде қолданылатын құжат негізгі құжат деп аталады. Сондац-ақ, әрбір жапсырмада қайталануы қажет деректерді негізгі құжат жапсырмасында реттеуге болады, мысалы компания немесе жеткізіп салу жапсырмасындағы кері мекенжай.

  3. Жапсырмаларды жұмыс парағы деректерімен байланыстыру    Поштаны біріктіру кезінде Microsoft Word мекенжай тізімін дереккөз ретінде пайдаланады. Қазіргі жағдайда, бұл — жапсырмаларда басып шығарылатын мекенжайлары бар Excel жұмыс парағы.

  4. Жапсырмаларға енгізілетін хат алушылар тізімін нақтылау    Word пошта тізіміндегі әрбір мекенжай үшін жапсырма жасайды. Егер пошта тізімдегі белгілі мекенжайларға ғана жапсырма жасалуы қажет болса, енгізілетін мекенжайларды немесе жазбаларды таңдауға болады.

  5. Жапсырмаларға пошта біріктіру өрістері деп аталатын толтырғыштарды қосу    Поштаны біріктіргенде пошта біріктіру өрістері мекенжай тізіміндегі ақпаратпен толтырылады.

  6. Біріктіруді алдын ала қарап алу, аяқтау және жапсырмаларды басып шығару    Толық жиынды басып шығармас бұрын әр жапсырманы алдын ала қарай аласыз.

  7. Жапсырмаларды келешекте пайдалану үшін сақтау   

Бұл мақалада:

1-қадам: Біріктіру үшін Excel бағдарламасында жұмыс парағы деректерін дайындау

2-қадам: Word бағдарламасында біріктіру үшін жапсырмаларды теңшеу

Біріктіруді кідірту және жалғастыру

3-қадам: Жұмыс парағы деректерін жапсырмаларға қосу

4-қадам: Жапсырмаларға кірістірілетін алушылар тізімін нақтылау

5-қадам: Жапсырмаларға толтырғыштарды (біріктіру өрістерін) қосу

Біріктірген кезде қандай жағдай орын алады?

Біріктіру өрістерін деректер файлында көрсету

Мазмұнды теру және толтырғыштарды немесе өрістерді қосу

Реттелетін өрістерді қамтитын контактілердің көрінісін теңшеу

Outlook бағдарламасында біріктіруді орындау

Біріктірілген деректерді пішімдеу

6-қадам: Жапсырмаларды алдын ала қарап алу және басып шығару

Біріктіруді алдын ала қарау

Біріктіруді аяқтау

7-қадам: Жапсырмаларды келешекте пайдалану үшін сақтау

1-қадам: Біріктіру үшін Excel бағдарламасында жұмыс парағы деректерін дайындау

Excel бағдарламасында мекенжайлар тізімі біріктіруге қажет кестелік құрылымға сай болуы керек.

  1. Жұмыс парағында мекенжайлар тізімін реттеу үшін төмендегілерді орындаңыз:

    1. Әр бағандағы деректер түрін дәл анықтайтын баған тақырыбын пайдаланыңыз.

      Кеңес : Мысалы, Аты, Тегі, Мекенжайы және Қала секілді баған тақырыптарын 1-баған, 2-баған, 3-баған және 4-баған орнына пайдаланыңыз.

    2. Біріктіруге қосылатын әр элемент үшін бөлек баған пайдаланыңыз.

      Кеңес : Сонымен қатар, аты мен тегін бөлек бағандарға сақтаған кезде, әр алушыға аттары бойынша бағытталатын стандартты хаттар жасау үшін, біріктіру қызметін пайдалануға болады. Мырза немесе ханым сияқты атаулар үшін де жеке бағандар қосуға болады.

    3. Тек құрамында деректері бар жолдар мен бағандарды ғана қосыңыз. Мекенжайлар тізіміне бос жолдар мен бағандар қоспаңыз, себебі Word бағдарламасында біріктірілетін жапсырмаларды реттеген кезде, жасалған жапсырмалар тізімі бос жолдар мен бағандарға толтырылмауы мүмкін.

  2. Біріктіру кезінде мекенжайлар тізімін табуға және таңдауға көмектесу мақсатында мекенжайлар тізіміне аты анықтау үшін, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

    1. Жұмыс парағында толық мекенжайлар тізімін, сонымен қатар, баған тақырыптары бар ұяшықтарды да таңдаңыз.

    2. Формулалар қойындысында, Анықталған аттар тобында, Атты анықтау түймешігін басыңыз.

      Формулалар қойындысындағы Анықталған аттар тобы

    3. Аты өрісінде Мерекелік_карталар сияқты мекенжайлар тізімінің атын жазып, OK түймешігін басыңыз.

      Кеңес : Аттың бірінші таңбасы әріп болуы керек және олардың араларында бос орындар болмауы керек. Бос орын орнына астыңғы сызық (_) таңбасын пайдаланыңыз.

  3. Жұмыс кітабын сақтап, жабыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

2-қадам: Word бағдарламасында біріктіру үшін жапсырмаларды реттеу

Біріктірудегі барлық жапсырмалар үшін жапсырмалар орналасуын реттеңіз. Біріктіруде орналасу үшін реттелген құжат жапсырмалардың (немесе жапсырманың басты құжаты) басты құжаты ретінде қаралады. Сонымен қатар, бұл құжаттың жеткізіп беру мекенжайы көрсетілген жапсырмаларда кері мекенжай немесе компания ені сияқты әр жапсырмада қайталағыңыз келетін кез келген мазмұнды реттей аласыз.

Сізде Avery, AOne немесе Formtec сияқты жапсырма парағын жеткізушілерінің жапсырма парақтарының жинағы болуы мүмкін. Әр жапсырма парағының нақты өлшемі бар және белгілі бір өлшемді бірқатар жапсырмалар санынан тұрады.

Жапсырманың басты құжатын реттеу үшін, оның өлшемдерін пайдалануды жоспарлаған жұмыс парақтарындағы жапсырмалардың өлшемдерімен сәйкестендіріңіз.

  1. Word бағдарламасын іске қосып, бос құжат ашыңыз.
    Бос құжатсыз келесі қадамдағы пәрмендер қатынаусыз.

  2. Пошта жіберілімі қойындысындағы Біріктіруді бастау тобында Біріктіруді бастау түймешігін басыңыз.

    Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Start Mail Merge command and the list of available options for the type of merge you want to run.

  3. Жапсырмалар түймешігін басыңыз.

  4. Белгі параметрлері диалогтық терезесінде бірнеше таңдау жасайсыз.

    «Белгі параметрлері» диалогтық терезесі

    1. Жапсырмаларды басып шығаруға қолданылатын принтер түрі.

    2. Жапсырма парақтарыңызды істеп шығарған жабдықтаушы.

    3. Жапсырма парақтарыңыздың орауышында берілген өнім нөміріне сәйкес сан.

  5. Принтер ақпараты астында, жапсырмаларды басып шығару үшін қолданылатын принтер түрін таңдаңыз.

  6. Белгі жеткізушілері тізімінде, қолданылып жатқан белгілерді жасаған компания атын басыңыз.

  7. Өнім нөмірі тізімінде, жапсырма парақтары жолағында берілген өнім нөмірін басыңыз.

    Егер жапсырманың өнім нөмірі Белгі параметрлері диалогтық терезесіндегі тізімде жоқ болса, Белгілеріңізді әлі де басып шығаруға болады. Кейбір реттеулерді орындау қажет:

    1. Парағыңыздағы жапсырмаларды өлшеңіз. Өлшемге сәйкес, бір параққа қанша жапсырма сыятынын анықтаңыз.

      Ескерту : Жапсырма өлшеуде сақ болыңыз. Жапсырманың негізгі өлшемі жасап шығарушы көрсеткен өлшемнен кішірек болуы мүмкін. Мысалы, 1-2-дюймдік жапсырманың биіктігі шындығында 15/16-дюйм, ал ені 1 15/16-дюйм болуы мүмкін.

    2. Өнім нөмірі тізімінен сіздің жапсырмаларыңыздан өлшемі кем жапсырма түрін таңдаңыз.

      Егер қажетті жапсырма түрі Өнім нөмірі жолағында жоқ болса, тізімдегі басқа жапсырманы таңдауға немесе жаңа жапсырма өлшемін жасауға болады.

    3. Егжей-тегжей түймешігін басып, жапсырма өлшемдері мен бір парақтағы жапсырмалар санын (лазерлік және ағындық принтерде басылған жапсырмалар үшін) немесе жапсырма пішініндегі бағандар санын (матрицалық принтерде басылған жапсырмалар үшін) салыстырыңыз.

    4. Келесі әрекеттердің бірін жасаңыз:

      • Егер өлшемдер мен жапсырма орналасуы сіздің жапсырмалардікіне сәйкес болса, таңдалған жапсырманы пайдаланыңыз.

      • Егер өлшемдер мен орналасу сәйкес болмаса, Болдырмау түймешігін басып, 5-ші қадамға дейін жалғастырыңыз.

    5. Белгі параметрлері диалогтық терезесінде, принтер түрін басыңыз (Үздіксіз басып шығару немесе Беттер бойынша басып шығару), сонан соң Жаңа белгі түймешігін басыңыз.

    6. Белгі атауы жолағына атты енгізіп, биіктігін, енін, шектеулерін, және жапсырманың басқа параметрлерін таңдап, ОК түймешігін басыңыз.

Жаңа белгі Басқа/Реттелетін санатында пайда болады. Реттелетін белгілеріңізді келесі жолы пайдаланар кезде, Белгі жеткізушілері тізімінен Басқа/Реттелетін санатын таңдауды ұмытпаңыз.

  1. Қажетті параметрлерді таңдаған соң, ОК түймешігін басыңыз.

    Word бағдарламасы жапсырмаларды орналастыратын кесте пайдаланатын құжат жасайды. Жапсырмалардың орналасуында оларды бөліп тұратын сызықтар көрінбей тұрса, Орналасу қойындысын басып, Кесте құралдары астында, Кесте тобындағы Тор сызықтарын көрсету түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Біріктіруді кідірту және жалғастыру

Пошта біріктіру жұмысын аяқтау қажет болса, негізгі жапсырма құжатын сақтап, біріктіруді кейін жалғастыруға болады. Word бағдарламасы сақталған құжаттың дерек көзін және өріс ақпаратын сақтайды. Егер біріктіруді тоқтатқан кезде Поштаны біріктіру тапсырмалар аймағы пайдаланылып жатқан болса, біріктіруді жалғастырған кезде Word бағдарламасы тапсырмалар аймағындағы орныңызға қайтады.

  1. Пошта біріктіруді жалғастыруға дайын болған кезіңізде, сақталған негізгі жапсырма құжатын ашыңыз.

    Word бағдарламасы құжатты ашу және SQL пәрменін іске қосу қажеттілігін растауыңызды сұрайтын хабарлама терезесін көрсетеді (SQL пәрмені Word бағдарламасы мен Excel бастапқы файлын байланыстырады).

  2. Excel бастапқы файлымен байланысып, мекенжай тізімін шығарып алу үшін Иә түймешігін басыңыз.

    Негізгі жапсырма құжаты мен енгізілген барлық өрістер пайда болады.

  3. Пошта қойындысын басып, жұмысыңызды қалпына келтіріңіз.

Беттің жоғары бөлігі

3-қадам: Жұмыс парағы деректерін жапсырмалармен байланыстыру

Мекенжай ақпаратын жапсырмаларға біріктіру үшін, жапсырмаларды құрамында мекенжайлар тізімі бар жұмыс парағымен қосу керек.

  1. Жұмыс парағына бірінші рет қосылған болсаңыз, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

    1. Файл мәзірінде Параметрлер түймешігін басыңыз.

    2. Қосымша тармағын таңдаңыз.

    3. Меңзерді Жалпы бөліміне жылжытып, Ашылған кезде файл пішімінің түрлендірілгенін растау жалаушасын таңдаңыз.

    4. ОК түймешігін басыңыз.

  2. Біріктірілетін негізі құжаттың ашық кезінде Пошты қойындысының Біріктіруді бастау тобында Алушыларды таңдау түймешігін, содан кейін, Бар тізімді пайдалану түймешігін басыңыз.

    Жаңа тізім пәрменін теру

  3. Деректер көзін таңдау диалогтық терезесіндегі Excel жұмыс парағын тауып, оны екі рет басыңыз.

  4. Деректер көзін растау диалогтық терезесінде Барлығын көрсету жалаушасын таңдап, Деректер көзін ашу қорабындағы Microsoft Excel жұмыс парақтары DDE (*.xls) арқылы тармағын басып, ОК түймешігін басыңыз.

    Ескерту : Егер тізімде Microsoft Excel жұмыс парақтары DDE (*.xls) арқылы тармағы жоқ болса, Барлығын көосету жалаушасы таңдалғанын тексеріңіз.

  5. Microsoft Office Excel диалогтық терезесінде Ұяшық ауқымы немесе аты параметрі үшін біріктірілетін ақпараты бар ұяшық ауқымын немесе жұмыс парағын таңдап, ОК түймешігін басыңыз.

Жапсырмалар енді жұмыс парағы деректеріне қосылған, бірақ жапсырмалар парағы әлі бос. Қажет болса, алушылар тізімін 4-қадамда сипатталғандай анықтауға болады немесе 5-қадамда сипатталғандай, жапсырмаларды мекенжай мәліметтерінің толтырғыштарымен толтыруды бастауға болады.

Беттің жоғары бөлігі

4-қадам: Жапсырмаларға енгізілетін алушылар тізімін нақтылау

Word бағдарламасы мекенжайлар тізіміндегі әр мекенжай бойынша жапсырма жасайды. Егер нақты бір мекенжайлар бойынша жапсырмалар жасағыңыз келсе, қамтылуы тиіс мекенжайларды (жазбаларды) таңдауға болады.

Алушылар тізімін қысқарту немесе деректер файлындағы жазбалар жиынын пайдалану үшін, келесі әрекетті орындаңыз:

  1. Пошта қойындысындағы Біріктіруді бастау тобында Алушылар тізімін өңдеу түймешігін басыңыз.

    Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Edit Recipient List command as highlighted.

  2. Алушыларды біріктіру диалогтық терезесінде келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

    • Жеке жазбаларды таңдау    Егер тізіміңіз қысқа болса, бұл әдіс өте қолайлы болып табылады. Қосылатын алушылардың жанына құсбелгі қойып, қосылмайтын алушылардың жанындағы құсбелгіні алыңыз.

      Кеңес : Егер біріктіру кезінде аз жазбаларды ғана қосу қажеттігін білсеңіз, тақырып жолағындағы құсбелгіні алып, қажетті жазбаларды ғана таңдай аласыз. Осыған ұқсас, тізімдегілердің көбісін қосу қажет болса, тақырып жолағындағы құсбелгіні қойып, қосылмайтын жазбалар үшін құсбелгіні алыңыз.

    • Жазбаларды сұрыптау    Сұрыпталатын элементтің баған тақырыбын басыңыз. Word бағдарламасы тізімді әріптердің артуы бойынша (А-дан  Я-ға дейін). сұрыптайды. Тізімді әріптердің кемуі бойынша (Я-дан  A-ға дейін) сұрыптау үшін баған тақырыбын қайтадан басыңыз..

      Қосымша жетілдірілген сұрыптау параметрлерін көрсету үшін, Алушылар тізімін анықтау астындағы Сұрыптау түймешігін басып, Сүзу және сұрыптау диалогтық терезесінің Жазбаларды сұрыптау қойындысындағы сұрыптау конфигурацияларын таңдаңыз. Мысалы, алушы мекенжайларын әліпбилік ретпен тегі бойынша әр пошта индексіне реттеп, сол пошта индекстері сандық ретпен тізімде берілетіндей етіп көрсетуге болады.

    • Жазбаларды сүзу    Егер біріктіру кезінде көргіңіз немесе қосқыңыз келмейтіні белгілі жазбалар тізімде болса, осы әдіс қолайлы болады. Тізімді сүзгеннен кейін арнайы жазбаларды қосу немесе алып тастау үшін құсбелгілер қоюға немесе оларды алып тастауға болады.

      Жазбаларды сүзу үшін келесі әрекетті орындаңыз:

      1. Алушылар тізімін нақтылау астында Сүзу пәрменін басыңыз.

      2. Жазбаларды сүзу қойындысындағы Сұраныс параметрлері диалогтық терезесінен сүзгіге пайдаланғыңыз келген шарттарды таңдаңыз.

        Мысалы, жапсырмаларды тек Австралиядағы мекенжайлар үшін ғана жасау керек болса, Өрістер тізімінен Ел немесе аймақ тармағын, Салыстыру тізімінен Тең тармағын таңдап, Салыстыру тізіміндегі Австралия түймешігін басу қажет.

      3. Сүзгіні қосымша түрде нақтылау үшін Және не Немесе тармақарының бірін көрсетіп, көбірек шарттарды таңдаңыз.

        Мысалы, жапсырмаларды Мюнхендегі бизнесіңіз үшін ғана жасау керек болса, Қала өрісіндегі Мюнхен деп көрсетілген және Компания аты өрісі бос емес жазбаларды көрсету қажет. Егер сүзгіде Және орнына Немесе пәрменін пайдалансаңыз, біріктіруіңіз барлық Мюнхендік мекенжайлар мен қаласына қарамастан, компанияның аттарын қамтиды.

Ескерту : Егер мекенжайды тексеретін бағдарламалық жасақтаманы компьютерге орнатсаңыз, алушылардың мекенжайларын тексеру үшін, Біріктіру алушылары диалогтық терезесіндегі Мекенжайларды тексеру параметрін таңдауға болады.

Беттің жоғары бөлігі

5-қадам: Жапсырмаларға толтырғыштарды (пошта біріктіру өрістерін) қосу

Жапсырмаларды мекенжайлар тізімімен байланыстырғаннан кейін, әр жапсырмада мекенжай көрсетілетін жерді белгілейтін толтырғыштарды қосуға дайын боласыз. Сонымен қатар, жеткізіп беру мекенжайы көрсетілген жапсырмаларда кері мекенжай немесе компания ені сияқты әр жапсырмада қайталағыңыз келетін мәтінді де теруге болады.

Мекенжай толтырғыштары біріктіру өрістері деп аталады. Word бағдарламасындағы біріктіру өрістері таңдалатын деректер файлындағы баған тақырыптарына сәйкес келеді.

Бағандар (санаттар) мен жолдардан (жазбалар) тұратын деректер файлы

1. Деректер файлының бағандарында ақпарат санаттары көрсетіледі. Жапсырмаларға қосатын біріктіру өрістері сол санаттардың толтырғыштары болып табылады.

2. Деректер файлының жолдарында ақпарат жазбалары көрсетіледі. Word бағдарламасы біріктіруді орындау барысында әр жазба бойынша жапсырма жасайды.

Жапсырма басты құжатына реттелген бастапқы жапсырмаға біріктіру өрісін орналастыру арқылы ат немесе мекенжай сияқты нақты ақпарат санатының сол орында орналастырылуын қалайтыныңызды көрсетесіз.

Word құжатына кірістірілген өрістер

Ескерту : Жапсырма басты құжатына біріктірілген өрістерді кірістіргенде, өріс атауы әрқашан бұрышты тырнақшалармен (« ») жабылады. Ол бұрышты тырнақшалар дайын жапсырмаларда көрсетілмейді. Олар тек жапсырма басты құжатындағы өрістерді жалпы мәтіннен ажыратып алуға көмектеседі. 

Беттің жоғары бөлігі

Біріктірген кезде қандай жағдай орын алады?

Біріктіру әрекетін орындағанда деректер файлының бірінші жолындағы ақпарат бірінші жапсырмадағы өрістерді ауыстырады. Деректер файлының екінші жолындағы ақпарат екінші жапсырмадағы өрістерді ауыстырады және сол сияқты жалғаса береді.

Деректер файлындағы ақпаратты жапсырмамен біріктіру

Өрістермен жұмыс істеу: мысалдар   

Жапсырмаларды құрастырғанда, деректер файлындағы кез келген баған тақырыбын сол жапсырмадағы өріспен байланыстыруға болады.

Мысалы, жазылушылар тізімі бар делік, ал әр жазылымның мерзімі аяқталатын күнді сақтау үшін деректер файлыңыз «Мерзімі» деп аталатын баған қосады. Біріктіру алдында жапсырма басты құжатына «Мерзімі» өрісін кірістіргенде, сол ақпарат әр пошталық жапсырмаға қосылады.

Өрістерді тіркестіріп, оларды тыныс белгілерімен бөле аласыз. Мысалы, мекенжай жасау үшін, жапсырма басты құжатында өрістерді келесідей реттей аласыз:

«Аты» «Тегі»

«Көшесі, үйінің нөмірі»

«Қала», «Облыс» «Пошталық индекс»

Мекенжай блоктары және сәлемдесу жолдары сияқты жиі пайдаланылатын тіркесімдер үшін Word бағдарламасы бірнеше өрістерді бірге топтастыратын құрамды өрістермен қамтамасыз етеді. Мысалы, «Мекенжай блогы» өрісі атын, тегін, көшесін, үйінің нөмірін, қаланы және пошталық индексін қамтитын бірнеше өрістің тіркесімі болып табылады.

Мекенжай блогы өрісіндегі элементтер

Құрамды өрістердің әрқайсысындағы мазмұнды реттей аласыз. Мысалы, мекенжайда ресми атау пішімін (Роджер Харуи мырза) таңдағыңыз келуі мүмкін. Сәлемдесуде «Құрметті» сөзінің орнына барыс септігінің жалғауын пайдалануыңыз мүмкін.

Беттің жоғары бөлігі

Біріктіру өрістерін деректер файлында көрсету

Word бағдарламасының әрбір мекенжай элементіне сәйкес келетін деректер файлындағы бағанды таба алатынына көз жеткізу үшін Word бағдарламасындағы біріктіру өрістерін деректер файлындағы бағандарда көрсету қажет болуы мүмкін.

Өрістерді көрсету үшін Таратулар қойындысының Өрістерді жазу және кірістіру тобындағы Өрістерді сәйкестендіру түймешігін басыңыз.

Өрістер тобын жазу және кірістіру

Өрістерді сәйкестендіру диалогтық терезесі пайда болады.

Өрістерді сәйкестендіру тілқатысу терезесі

Мекенжай элементтері сол жақта берілген. Деректер файлының баған тақырыптары оң жақта берілген.

Word бағдарламасы әр элементке ең жақсы сәйкес келетін бағанды іздейді. Сызбада келтірілгендей, Word бағдарламасы автоматты түрде деректер файлының Тегі бағанын Тегі бағанына сәйкестендіреді, бірақ Word бағдарламасы Аты сияқты басқа элементтерді сәйкестендіре алмады.

Оң жақтағы тізімнен сол жақ тізімдегі элементтерге сәйкес келетін деректер файлының бағанын таңдай аласыз. Бір мәнді идентификатор және Әкесінің аты сәйкес келмеуі ештеңе етпейді. Сіздің біріктіру жапсырмаңыз әр өрістің пайдаланылуын қажет етпейді. Егер деректер файлының деректері жоқ өрістерді қосатын болсаңыз, ол біріктірілген құжатта бос толтырғыш — әдетте бос жол немесе жасырылған өріс ретінде пайда болады. 

Беттің жоғары бөлігі

Мазмұнды теру және толтырғыштарды немесе өрістерді қосу

  1. Әрбір жапсырмада пайда болуы қажет кез келген мазмұнды реттелген бастапқы жапсырмаға енгізіңіз.

    Ен секілді суретті қосу үшін Кірістіру қойындысындағы Суреттер тобында Сурет түймешігін басыңыз.

  2. Өрісті орналастырғыңыз келетін жерді басыңыз.

  3. Таратулар қойындысындағы Өрістерді жазу және кірістіру тобын пайдаланыңыз.

    Өрістер тобын жазу және кірістіру

  4. Төмендегілердің біреуін қосыңыз:

    • Аты, мекенжайы және басқа ақпараты бар мекенжай блогы

    • Мекенжай блогы түймешігін басыңыз.

    • Мекенжай блогын кірістіру диалогтық терезесінде қосылатын мекенжай элементтері мен пайдаланылатын пішімдерді таңдап, ОК түймешігін басыңыз.

    • Егер Өрістерді сәйкестендіру диалогтық терезесі пайда болса, мекенжай блогын аяқтау үшін қажетті ақпаратты Word бағдарламасы таба алмады деген сөз. (сәйкестік жоқ) түймешігі жанындағы көрсеткіні басып, деректер көзінен біріктіруге қажетті өрісті таңдаңыз.

    • Жеке өрістер

      Рахымшылар тізіміндегі аты, телефон нөмірі немесе құрбандық сомасы сияқты жеке өрістердегі ақпаратты кірістіре аласыз. Деректер файлыңыздағы өрісті жапсырма басты құжатына тез қосу үшін біріктіру өрісін кірістіру тармағының қасындағы көрсеткіні басып, содан кейін өріс атын басыңыз.

      Құжатқа басқа қосымша өрістер кірістіру үшін, мына әрекеттерді орындаңыз:

      • Таратулар қойындысындағы Өрістерді жазу және кірістіру тобында Біріктіру өрісін кірістіру түймешігін басыңыз.

      • Біріктіру өрісін кірістіру диалогтық терезесінде келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

        • Деректер көзіндегі өрістерге автоматты түрде сәйкестенетін мекенжай өрістерін таңдау үшін, тіпті сол өрістердің аттары Word файлындағы өріс аттарындай болмаса да, Мекенжай өрістері түймешігін басыңыз.

        • Деректер файлыңыздағы бағаннан деректерді әрдайым тікелей алатын өрістерді таңдау үшін, Дерекқор өрістері түймешігін басыңыз.

      • Өрістер тізімінде қажетті өрісті таңдаңыз.

      • Кірістіру пәрменін таңдап, Жабу түймешігін басыңыз.

      • Егер Өрістерді сәйкестендіру диалогтық терезесі пайда болса, Microsoft Word өріске кірістіруге қажетті кейбір ақпаратты таба алмаған болуы мүмкін. (Сәйкестік жоқ) параметрінің жанындағы көрсеткіні басып, хатты біріктіруге қажетті өріске сәйкес келетін деректер көзіндегі өрісті таңдап алыңыз.

        Ескерту : Егер Дерекқор өрістері тізіміндегі өрісті кірістіріп, атауы бірдей бағаны жоқ деректер көзіне кейінірек қосылсаңыз, Word бағдарламасы сол өріс ақпаратын біріктірілген құжатқа кірістіре алмайды.

    • Microsoft Office Outlook контактілеріндегі реттелетін өрістер

      Outlook бағдарламасынан пайдаланушының контакт өрістерін жапсырма басты құжатына қосдың жалғыз жолы — біріктіруді Outlook ішінде бастау. Outlook бағдарламасын іске қосу үшін, контактілер туралы ақпаратты біріктіруде пайдаланылатын өрістерді көрсету арқылы ұйымдастырыңыз. Қалаған параметрлеріңізді таңдағаннан кейін, Word бағдарламасы автоматты түрде іске қосылып, біріктіруді аяқтай аласыз.

Беттің жоғары бөлігі

Пайдаланушы өрістерін қамтитын контактілердің көрінісін орнату

  1. Outlook контактілерінде меңзерді Көрініс қойындысындағы Ағымдағы көрініс параметріне апарып, Телефондар тізімі параметрін таңдаңыз.

  2. Баған тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Өріс таңдаушысы пәрменін таңдаңыз.

  3. Өріс таңдаушысы диалогтық терезесінің жоғарғы жағындағы ашылмалы тізімде Қалтаның пайдаланушы анықтайтын өрістері тармағын таңдаңыз.

  4. Қосылатын өрісті диалогтық терезесінен баған тақырыптарына сүйреп апарыңыз. Кішкене қызыл көрсеткі өрісті керекті орынға орналастыруға көмектеседі.
    Реттелетін өрісті Өріс таңдаушысынан Контактілер көрініс қалтасына апару

    Өріс таңдаушысы диалогтық терезесінде жаңа өрісті төменгі жақтағы Жаңа түймешігін басу арқылы қоса аласыз.

  5. Көріністегі барлық пайдаланушы өрістерін қосқаннан кейін Өріс таңдаушысы диалогтық терезесін жабыңыз.

  6. Біріктіруде қамтығыңыз келмейтін өрісті алып тастау үшін, телефон тізімі көрінісіндегі баған тақырыбында өріс атын басып, оны баған тақырыбынан алып шығыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Outlook бағдарламасында біріктіруді іске қосу

  1. Outlook бағдарламасының контактілер бөлімінде Shift пернесін басып тұрып, ауқымды таңдау үшін басу немесе Ctrl пернесін басып тұрып, жеке контактілер таңдау үшін басу арқылы жеке контактіні таңдаңыз. Егер сол мезетте көріністегі барлық контактілерді қамтығыңыз келсе, ағымдағы көріністегі ешқандай контактілерді таңдамаңыз.

  2. Басты бет қойындысында Поштаны біріктіру пәрменін басыңыз.

  3. Егер біріктіру үшін жеке контактіні таңдап алатын болсаңыз, Тек таңдалған контактілер түймешігін басыңыз. Егер сол мезетте көріністегі барлық контактілерді қамтығыңыз келсе, Ағымдағы көріністегі барлық контактілер түймешігін басыңыз.

  4. Егер телефон тізімі көрінісін тек біріктіргіңіз келетін өрістерді ғана көрсететіндей етіп реттесеңіз, Ағымдағы көріністегі контакт өрістері түймешігін басыңыз. Болмаса, біріктіруде барлық контакт өрістерінің болуы үшін Барлық контакт өрістері түймешігін басыңыз.

  5. Біріктіру үшін жаңа басты құжат жасау қажет болса, Жаңа құжат түймешігін басыңыз. Болмаса, Бар құжат тармағын таңдап, басты құжат ретінде пайдаланылатын құжатты табу үшін Шолу түймешігін басыңыз.

  6. Таңдалған контакті мен өрістерді қайта пайдаланылатындай етіп сақтау үшін, Тұрақты файл құсбелгісін қойып, Шолу түймешігін басыңыз. Word бағдарламасында деректер үтірмен бөлініп сақталады.

  7. Құжат түрі тармағы астында Пошталық жапсырмалар тармағын таңдаңыз.

  8. ОК түймешігін басыңыз. Құжат Word бағдарламасында ашылғаннан кейін, Таратулар қойындысының Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Біріктіру өрістерін кірістіру тармағын басып, жапсырма басты құжатына қосқыңыз келетін өрістерді таңдаңыз.

  • Бірінші жапсырманы өзіңіз қалаған жолмен реттеген соң, Өрістерді жазу және кірістіру тобынан Жапсырмаларды жаңарту түймешігін басыңыз.

    Word бағдарламасы бірінші жапсырманың орналасуын барлық басқа жапсырмаларға көшіреді.

  • Біріктіру өрісінің таңбаларын («« »») қолмен тере алмайсыз немесе Кірістіру мәзіріндегі Символ пәрменін пайдалана алмайсыз. Біріктіруді пайдалануыңыз керек.

  • Егер біріктіру өрістері {БІРІКТІРУӨРІСІ Қала }сияқты жақша ішінде көрсетілсе, Word бағдарламасы өріс кодтары орнына өріс нәтижелерін көрсетеді. Ол біріктіруге әсер етпейді, бірақ оның орнына нәтижелерді көрсеткіңіз келсе, өріс кодын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, мәтінмәндік мәзірде Өріс кодтарын ауыстырып қосу түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Біріктірілген деректерді пішімдеу

Access және Excel сияқты дерекқорлар мен электрондық кесте бағдарламалары ұяшыққа терген ақпаратты өңделмеген деректер түрінде сақтайды. Қаріптер және түстер сияқты Access немесе Excel бағдарламаларында қолданған пішімдеу деректер жолы сақталмайды. Деректер файлындағы ақпаратты Word құжатында біріктіргенде, бастапқы деректерді қолданылған пішімдеусіз біріктіресіз.

Құжаттағы деректерді пішімдеу үшін біріктіру өрісін таңдап, оны кез келген мәтінді пішімдегеніңіздей пішімдеңіз. Таңдауыңыз өрісті қоршап тұрған бұрышты тырнақшаларды (« ») қамтитындығын тексеріңіз.

Беттің жоғары бөлігі

6-қадам: Жапсырмаларды алдын ала қарап алу және басып шығару

Өрістерді қосқаннан кейін жасырма басты құжатына реттелген бастапқы жапсырмаға қосқаннан кейін, біріктіру нәтижелерін алдын ала қарауға дайын боласыз. Алдын ала көрініспен қанағаттансаңыз, біріктіру және жапсырмаларды басып шығаруды аяқтаңыз. Одан кейін жапсырма басты құжатын болашақта пайдалану үшін сақтауға болады.

Біріктіруді алдын ала қарау

Жапсырмаларыңызды алдын ала қарауға және біріктіру іс жүзінде аяқталардан бұрын оған өзгерістер енгізуге болады.

Біріктіруді алдын ала қарау үшін Таратулар қойындысының Нәтижелерді алдын ала қарап алу тобында келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Preview Results group.

  • Нәтижелерді алдын ала қарап алу параметрін басыңыз.

  • Әрбір жапсырма арқылы Таратулар қойындысының Нәтижелерді алдын ала қарап алу тобындағы Келесі жазба және Алдыңғы жазба түймешіктерін басу арқылы беттерді аударыңыз.

  • Алушыны табу түймешігін басу арқылы нақты жапсырма құжатты алдын ала қараңыз.

Ескерту : Егер қамтығыңыз келмейтін жазбаларды көріп отырсаңыз, алушыларды біріктіруден сүзе алатын немесе өшіре алатын Біріктіру алушыларыдиалогтық терезесін ашу үшін, Таратулар қойындысының Біріктіруді бастау тобындағы Алушылар тізімін өңдеу параметрін таңдаңыз.

Ескерту : Word бағдарламасы жапсырмаларды параққа орналастыру кестесін пайдаланады. Парақ жапсырмалардан өткенде, белсенді жазба кестенің бірінші ұяшығында, келесі жазбалар келесі ұяшықтарда көрсетіледі.

Беттің жоғары бөлігі

Біріктіруді аяқтау

Жапсырмаларды басып шығару үшін, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Таратулар қойындысының Аяқтау тобында Аяқтау және біріктіру түймешігін басып, сонан соң Құжаттарды басып шығару түймешігін басыңыз.

Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Finish & Merge command and its options.

  1. Барлық жапсырмалар жиынтығын немесе тек қазір көрінетін жапсырмаларды не жапсырмалардың ішкі жиынын басып шығару параметрін таңдаңыз.

Әр жапсырманы өзгерту үшін, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

  1. Таратулар қойындысының Аяқтау тобында Аяқтау және біріктіру түймешігін басып, Жеке құжаттарды өңдеу түймешігін басыңыз.

    Screenshot of the Mailings tab in Word, showing the Finish & Merge command and its options.

  2. Барлық жапсырмалар жиынтығын немесе тек қазір көрінетін жапсырмаларды не жапсырмалардың ішкі жиынын өңдеу параметрін таңдаңыз. Word бағдарламасы өңдегіңіз келетін көшірмелерді бөлек файлға сақтайды.

Беттің жоғары бөлігі

7-қадам: Жапсырмаларды болашақта пайдалану үшін сақтау

Сақтаған біріктірілген жапсырмаңыз негізгі жапсырма құжатында реттеген жапсырмадан бөлек екенін есте сақтаңыз. Негізгі жапсырма құжатын басқа біріктіру үшін пайдалануды жоспарланып отырса оны да сақтап қойған дұрыс.

Негізгі жапсырма құжатын сақтағанда, оның деректер файлымен қосылымын да сақтайсыз. Келесі жолы негізгі жапсырма ашқанда, Word бағдарламасында деректер файлының ақпаратының жапсырма басты құжатында біріктірілу-біріктірілмеуін таңдау бойынша кеңес беріледі.

  • Егер Иә тармағын таңдасаңыз, Word бағдарламасы құжат біріктірілген алғашқы жазба ақпаратымен ашылады.

  • Егер Жоқ тармағын таңдасаңыз, жапсырма басты құжаты мен деректер файлы арасында қосылым үзіледі. Жапсырма басты құжаты стандартты Word құжаты болып қалады. Өрістер бастапқы жазбаның бірегей ақпаратына ауыстырылады.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Компьютер аудармасы бойынша ескерту мәтіні: Бұл мақала адам араласуынсыз, компьютерлік жүйе арқылы аударылды. Microsoft корпорациясы ағылшын тілінде сөйлемейтін пайдаланушыларға Microsoft өнімдері, қызметтері және технологиялары туралы мазмұннан жақсы әсер алу мақсатында көмектесу үшін осы компьютер аударламаларын ұсынады. Мақаланы компьютер аударғандықтан, сөздік, синтаксис немесе грамматика қателері болуы мүмкін.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×