Create Content Organizer rules to route documents

Microsoft SharePoint Server 2010 бағдарламасында құжаттарды белгілі бір орындарға бағыттау үшін ережелер жасау жазбаларды олардың сәйкес SharePoint кітапханаларына және қалталарына орналастыру процесін жылдамдатады. Жазбаларды басқарудың негізгі құрамдасы ретінде, жазбаларды бағыттау үшін ережелерді жасау да файл жоспарының бөлігі болып табылады. Кез келген SharePoint торабында құжаттарды бағыттауды қосуға болады. Бұл мақалада SharePoint Server бағдарламасында жазбаларды ұйымдастыру және бағыттаудың ережелерін көрсетеді.

Note:  Алдымен «Мазмұн ұйымдастырушысы» мүмкіндігін іске қосып, оны жазбаларды бағыттау үшін теңшеу керек. «Мазмұн ұйымдастырушысы» мүмкіндігі тек торап деңгейінде іске қосылады. «Мазмұн ұйымдастырушысы» мүмкіндігін теңшеу туралы қосымша мәліметтер алу үшін, Келесіні де көріңіз бөлімінің астындағы сілтемелерді қараңыз.

Бұл мақалада:

Жалпы шолу

Құжаттар қайдан келуі мүмкін?

Бағыттау орнын не анықтайды?

Бірінші қадамдар

Құжаттарды бағыттау ережелерін жасау

Жалпы шолу

Іскерлік құжаттар әр түрлі көздерден келеді және жиі оларды қауіпті реттеуге болатындай және сот ісі тәуекелдерін азайтатындай жолмен сақтау керек. Мазмұн ұйымдастырушысын жазбаларды бағыттауға теңшегеннен кейін, бірегей бизнес ережелерге және талаптарға негізделіп жазбаларды автоматты түрде сақтауға мүмкіндік беретін арнайы мазмұн ұйымдастырушысы ережелерін орнатуға және бағдарламалауға болады.

Мазмұн түрлерін пайдалануға байланысты, орталықтандырылған қауымдық репозиторий ішінде құжаттарды автоматты түрде бағыттау ережелерін жасау кітапханаға немесе қалтаға құжаттарды қолмен кері қотару қажеттілігін ауыстырады. Пайдаланушылар кез келген құжат үшін алдын ала анықталған шарттарды толтырады және алдын ала анықталған ережелерге негізделіп, құжат дұрыс кітапханаға немесе қалтаға бағытталады. Мазмұн ұйымдастырушысы ережелері, сондай-ақ, SharePoint тізімі ретінде сақталады.

Мазмұн ұйымдастырушысы, сонымен бірге, кез келген берілген кітапханада сақтауға болатын құжаттардың ең көп санын бақылауға көмектеседі. Мысалы, құжат ең көп дегенде 5000 элементі бар кітапхана қалтасына қосылса, мазмұн ұйымдастырушысы автоматты түрде жаңа қалта жасайды және құжатты сол қалтаға бағыттайды.

Құжаттар қайдан келуі мүмкін?

Белгілі бір кітапханаларға немесе қалталарға бағытталатын құжаттар әр түрлі көздерден болуы мүмкін. Жазбаларды басқару процесінің бөлігі ретінде, құжаттар келесілерден келуі мүмкін:

  • Басқаша сақтау функциясын пайдаланған кездегі Microsoft Word сияқты клиенттік бағдарламалар.

    Басқаша сақтау

  • Торап үшін мазмұн ұйымдастырушысын белсендіргенде жасалатын арнайы кітапхана болып табылатын тарату кітапханасына тікелей кері қотарыңыз.

    Құжаттарды тарату кітапханасына кері қотару

  • Басқа SharePoint торабынан келгенде Жіберу пәрмені.

    Құжаттарды басқа орындарға жіберу

  • Веб-қызмет арқылы үшінші жақтың бағдарламасы.

  • Exchange басқаратын қалта – электрондық пошта хабарлары жазбалар ретінде қарастырыла алады және дәл кез келген құжат сияқты бағыттала алады.

Бағыттау орнын не анықтайды?

Құжаттарды жазбалар орталығы торабына немесе SharePoint торабының кез келген басқа түріне жіберуге болады. Мазмұн ұйымдастырушысы мүмкіндігін белсендіргенде автоматты түрде жасалатын тарату кітапханасы алдын ала анықталған шарттарға сай болмаса, құжаттар бағытталатын әдепкі орын ретінде қызмет етеді. Құжатты бағыттау процессін құрайтын бірнеше негізгі элемент бар:

Веб-қызмет немесе электрондық пошта хабарын жіберу.    Басқа SharePoint тораптары немесе үшінші жақ бағдарламалары құжаттарды мазмұн ұйымдастырушысына жібере алады. Exchange бағдарламасы құжаттарды мазмұн ұйымдастырушысына электрондық поштамен жібере алады. Дұрыс мазмұн түрі, метадеректері және сай келетін ережелері бар құжаттар немесе электрондық пошта жазбалары автоматты түрде тиісті кітапханаға немесе қалтаға жіберіледі.

Мақсатты кітапханалар және қалталар.    Мазмұн немесе жазбалар басқарушылары құжаттар бағытталатын кітапханаларды және қалталарды қолмен жасайды.

Торап мазмұны түрлері.    Бұлар міндетті және пайдаланушылар тиісті мазмұн түрлерін мақсатты кітапханаларға қолмен қосады.

Important: Мазмұн ұйымдастырушысы тек құжат мазмұны түрі болып табылатын немесе содан шыққан мазмұн түрлерімен жұмыс істейтіндіктен, оны үлкен тізімдерді ұйымдастыру үшін пайдалану мүмкін емес.

Тарату кітапханасы.    Ережеге сай келетін жеткіліксіз метадеректері бар немесе мүлдем жоқ құжаттар тарату кітапханасына жіберіледі, сонда пайдаланушылар қажетті метадеректерді енгізе алады. бағыттау үшін қолданылатын мазмұнның барлық түрлері автоматты түрде тарату кітапханасымен салғастырылады. Мазмұн ұйымдастырушысын теңшеуге болады, сонда барлық кері қотарылған құжаттар уақытша тарату кітапханасына бағытталады. Мазмұн ұйымдастырушысын теңшеу туралы қосымша ақпаратты Жазбаларды бағыттау үшін мазмұн ұйымдастырушысын теңшеу бөлімнен қараңыз.

Құжаттарды бағыттау тізімі.    Бұл тізім осы торапта мазмұнның қалай ұйымдастырудың жоспарын жасауға көмектеседі. Бұл тізім торапқа жіберілген құжаттардың дұрыс орынға бағытталуын және оларда дұрыс сипаттардың болуын қамтамасыз ету үшін пайдаланылады. Мазмұн немесе жазбалар басқарушылары бұл тізімге бағыттау ережелерін жасау, басқару және көру үшін кіреді.

Төмендегі диаграммада белгілі бір шарттарға сай болуына негізделіп құжаттардың және электрондық пошта хабарларының қалай бағытталатынын көрсетеді.

Мазмұн ұйымдастырушысын пайдаланып құжатты бағыттау

Бірінші қадамдар

Құжаттарды бағыттау ережелерін жасаудың алдында орындау керек бірнеше маңызды қадам бар.

  1. Құжаттар бағытталатын кітапханаларды және қалталарды жасаңыз. Бағытталатын әрбір құжат түрі үшін қалталарды жасау қажет болуы мүмкін. Мысалы, тек электрондық пошта жазбалары немесе Excel электрондық кестелері үшін кітапхана жасау. Кітапханаларды жасау туралы мәліметтер үшін Келесіні де көріңіз бөліміндегі сілтемелерді қараңыз.

  2. Мазмұн түрлерін бағытталатын құжаттармен байланыстыру керек. Осылайша, мазмұн түрі құжат сақталатын түпкілікті орынды анықтайтын шарттардың бөлігі бола алады.

Құжаттарды бағыттау ережелерін жасау

Жазбалардың жол жоспарлауы тізіміне қосатын әрбір жазба үшін жазбаның тақырыбын және сипаттамасын көрсетесіз. Сондай-ақ, жазбаның торапта сақталатын орнын көрсетесіз. Барлық қатысты жазбалар тиісті орынға бағытталуын қамтамасыз ету үшін жазба түрі үшін баламалы атауларды көрсетуге болады.

Note:  Құжаттарды бағыттау ережелерін жасау үшін, сізде кемінде торап иесінің рұқсаттары болуы керек..

  1. Мазмұн ұйымдастырушысы ережелерін жасау үшін қажетті торапқа өтіңіз.

  2. Торап әрекеттері мәзірінен Торап әрекеттері мәзірі Торап параметрлері тармағын таңдаңыз.

  3. Торап параметрлері бетінде, Торапты басқару бөлімінде Мазмұнды ұйымдастыру ережелері пәрменін таңдаңыз.

  4. Ереженің шарттарын және әрекеттерін сипаттайтын атауды енгізіңіз.

  5. Ереженің күйі мен басымдылығы бөлімінде ережені кіріс мазмұнға қолдану керектігін немесе керек еместігін таңдаңыз. Егер Белсенді параметрі таңдалса, бірнеше мазмұнды ұйымдастырушы ережесіне сай болу үшін, мазмұнның бағытталу жолын анықтайтын басымдылықты таңдаңыз.

  6. Одан кейін ережені мазмұн түрімен байланыстырыңыз. Осылай істегеннен кейін ұйымдастырушыға жіберулер таңдалған мазмұн түрімен белгіленеді және ереженің шарттарында пайдаланылатын шарттар анықталады.

  7. Тиісті мазмұн тобын таңдаңыз. Таңдалған топ келесі қадамда таңдауға болатын мазмұн түрлерін анықтайды.

  8. Тиісті мазмұн түрін таңдаңыз.

  9. Таңдалған мазмұн түрінде басқа SharePoint торабында балама атауы болса, Балама атау тармағының астына құсбелгі қойып, берілген өрісте баламалы атауды енгізіп,Қосу түймешігін басыңыз. Төмендегі тізімде баламалы мазмұн түрінің атаулары шығады.

  10. Шарттар бөлімінде ереже үшін жіберудің сипаттары сай болуы керек шарттарды таңдаңыз. Мысалы, ереженің тақырыбында «бюджет» деген сөз бар барлық құжаттарға қолданылуы қажет болуы мүмкін. Басқа шарт қосу сілтемесін нұқып, қосымша шарттарды қосуға болады.

    Note: Сипат ашылмалы тізімінде бар сипаттар 6-қадамда таңдаған мазмұн түріне байланысты әр түрлі болады..

  11. Ережеге сәйкес келетін мазмұнды қою орнын енгізіңіз немесе шолыңыз. Қалталардағы ұқсас құжаттарды бірге топтау үшін, Қалтаны автоматты түрде жасау құсбелгісін қойыңыз. Мысалы, ұйымдағы жоба жазбалар үшін барлық құжаттарды тізімдейтін сипат бар болса, ұйымдастырушыны әрбір жоба жазбаға арналған жеке қалта жасатуға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×