Business Contact Manager бағдарламасында есептерді және диаграммаларды пайдалану

Есеп – Тіркелгі, Бизнес-контакт, басшылық, Мүмкіндік, Бизнес жобасы және маркетингтік әрекет қарастырудың тамаша құралы. Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасында көптеген әдепкі есептерді аша аласыз, оған қоса, шексіз дерлік қосымша есептерді өзгерте, сақтай, жаңарта және қайта пайдалана аласыз.

Бұл мақалада Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасындағы есеп мүмкіндіктері және есептермен жұмыс істеу, теңшеу және оларды басқа іскерлік әрекеттерді іске қосу үшін пайдалану әдісі сипатталған.

Не істегіңіз келеді?

Есепті ашу және өзгерту

Есепті ашу

Есепті өзгерту

Есепті ашу және өзгерту

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасы көп алдын ала анықталған есептерді береді. Керек нәрсені көрмесеңіз, ұқсас есепті ашып, оны қажетінше өзгерте аласыз. Сондай-ақ, теңшелетін есептерді кейінірек пайдалану үшін сақтай аласыз.

Есепті ашу

  1. таспаЕсептер қойындысын нұқыңыз. Бар есептер қатысты жұмыс кеңістіктері бойынша топталады: Бизнес контактілерді басқару, Сатылым, Маркетинг немесе Іскерлік жобалар. Ашу тобында өзгертілген және сақталған есептер бар.

    Таспадағы Есептер қойындысы

  2. Алдын ала анықталған есепті ашу үшін көру керек есеп түрінің түймешігін басыңыз, содан кейін тізімде есептің атауын нұқыңыз.

  3. Сақтаған өзгертілген есепті ашу үшін, Сақталған есептер пәрменін таңдаңыз, Сақталған есептерді ашу тілқатысу терезесінде есептің атауын нұқыңыз, содан кейін Ашу пәрменін таңдаңыз.

Кеңес :  Іздеп жатқан есеп қай топта немесе санатта екенін білмесеңіз, стандарттың есептердің тізімін қараңыз.

Есепті өзгерту бойынша көмекті Пайдалырақ ету үшін есепті өзгерту бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті өзгерту

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасында есептердің көрінісін қатты бақылай аласыз.

Бұл бөлімде:

Есептің орналасуын өзгерту

Пайдалырақ ету үшін есепті өзгерту

Есеп деректеріндегі қателерді түзету

Өзгертілген есепті сақтау.

Есептегі деректерді жаңарту.

Есеп хатты басып шығару.

Есептің орналасуын өзгерту

Есептің орналасуын немесе көрінісін өзгертудің бірнеше жолы бар. Бұл әдістерді жеке-жеке немесе тіркесімде пайдалануға болады. Өзгертулерді жасау реті маңызды емес.

  • Есепті теңшеу аумағын пайдалану.     Таспаның Орналасу тобында кез келген параметрді нұқып, Есепті теңшеу аумағын ашыңыз:

    • Бағанды таңдау. Қай бағандар көрсетілетінін өзгерту керек болса, осы түймешікті басыңыз, содан кейін + (қосу) таңбасын нұқып, тізімді шығарып алыңыз және ондағы барлық элементтерді қараңыз. Бар параметрлер өзгертіп жатқан есепке байланысты әр түрлі болады. Көрсету керек бағандардың құсбелгілерін қойыңыз және есепте көргіңіз келмейтін элементтердің құсбелгілерін алыңыз.

    • Үстіңгі деректеме және төменгі деректеме. Есепке үстіңгі деректеме немесе төменгі деректеме қосу керек болса немесе есепке ескерімдер қосу керек болса, осы түймешікті басыңыз, содан кейін құсбелгілерді қойыңыз және көрсету керек бағандар үшін ақпаратты енгізіңіз. Есепте көргіңіз келмейтін бағандардың құсбелгілерін алыңыз.

    • Қаріптер. Қаріптерді және сандарды көрсету әдісін өзгерту қажет болса, Қаріптер пәрменін таңдаңыз. Өзгерту керек параметрлерді нұқыңыз және оларды қажетінше жаңартыңыз. Есептің негізгі мәтініндегі, жолдар мен бағандардың белгілеріндегі және жиындар мен аралық жиындардағы қаріпті өзгерте аласыз.

  • Сұрыптау және сүзгілеу басқару элементтерін пайдалану.     Таспаның Сұрыптау мен сүзгілеу тобында төмендегі әрекеттердің кез келгенін орындаңыз:

    • Сүзгі. Есепте көрсетілетін нәтижелерді есепті сүзгілеу арқылы шектеуге болады. Есепті сүзгілеу туралы ақпаратты Бизнес контактілерді реттеушідегі жазбаларды сүзгілеу бөлімінен қараңыз.

    • Артуы бойынша немесе Кемуі бойынша. Есептегі жазбаларды сұрыптау ретін өзгерту үшін осы параметрлердің бірін нұқыңыз. Әдепкі бойынша, тізімдер есептегі негізгі өріске негізделіп әліпбилік ретпен сұрыпталады. Мысалы, «Тіркелгі бойынша бизнес контактілер» есебінде тізім басында тіркелгі атауы бойынша сұрыпталады. Тіркелгі атауының астында тіркелгіге байланыстырылған әрбір бизнес контакті әліпбилік ретпен көрсетіледі.

      Кеңес :  Аттар Толық аты өрісінде көрсетілген ақпарат бойынша көрсетіледі. Толық атқа лауазымдарды қоссаңыз, лауазымдар сұрыптауға қосылады. Мысалы, Сэр Карлос Ласэрда толық аты С астында тізіледі.

  • Бағандардың ретін өзгерту.    Есептегі бағандардың ретін өзгерту үшін жай баған атауын нұқыңыз, содан кейін қажет жерге апарыңыз.

  • Қосымша деректер өрісіндегі элементтерді сұрыптау.    Қосымша өрістегі мәтін немесе сандар ретінің бағытын өзгерту үшін есепте өрістің атауын нұқыңыз. Мысалы, Тіркелгі бойынша бизнес контактілер есебінде әрбір тіркелгі атауының астында тізілген бизнес контактілердің атауларын кері әліпбилік ретпен қайта сұрыптау үшін Бизнес контакт атауы бағанын нұқуға болады. Бастапқы ретті қалпына келтіру үшін баған тақырыбын қайта нұқыңыз. Осы сияқты, Мекенжай – пошталық индекс баған атауын нұқысаңыз, әрбір тіркелгі атауының астындағы бизнес контактілердің тізімі кері сандық ретпен қайта сұрыпталады.

  • Қосымша деректер өрісіндегі топтарды тасалау немесе шығарып алу.    Барлық ішкі элементтерді тасалау және есеп жазбасының тек бірінші жолын көрсету үшін - (алу) таңбасын нұқыңыз. Мысалы, Тіркелгі бойынша бизнес контактілер есебінде байланыстырылған бизнес контактілердің тізімін жасыру үшін тіркелгі атауының жанындағы - (алу) таңбасын нұқуға болады. Тізімнің тасаланғанын көрсету үшін, - (алу) таңбасы + (қосу) таңбасына өзгереді. Бұл мүмкіндік есептің өлшемін және күрделілігін азайту үшін пайдалы бола алады. Топты шығарып алу үшін, + қосу таңбасын нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Пайдалырақ ету үшін есепті өзгерту

Өзіңіз немесе әріптестеріңіз үшін пайдалырақ ету үшін есептерді өзгертудің бірнеше жолы бар.

  • Нәтижелерді сүзу.    Белгілі бір жазбаларды есепке қоспау үшін есепті ашқаннан кейін, Жай және Кеңейтілгенсүзгі пайдалануға болады. Есеп нәтижелерін сүзу әр түрлі тапсырмалар үшін пайдалы болуы мүмкін. Мысалы, орын бойынша сүзілген ықтимал тұтынушылар туралы есеп аумақта жоспарлап отырған оқиға туралы тікелей тарату маркетингтік науқаны үшін тамаша негіз болып табылады. Сүзу туралы қосымша ақпарат алу үшін Business Contact Manager бағдарламасында жазбаларды сүзу бөлімін қараңыз.

  • Көріністі өзгерту.    Есептердің көрінісін Есептің орналасуын өзгерту бөліміндегі ақпараттың көмегімен жаңартыңыз.

  • Деректер теңшелімдері.    Есепті әлі ашпағанның өзінде пайдаланушы анықтайтын өріс сияқты теңшелімдер көмегімен оған маңызды өзгертулер енгізуге болады немесе әр түрлі тізімдердегі әдепкі жазбаларға өзгертулер енгізуге болады. Салаға қатысты қажет ақпаратты жазу және одан есептерді жасау үшін ықтимал тұтынушы форма пайдаланушы анықтайтын өрістерді қосыңыз. Тізімде бар параметрлерді өзгертіңіз және бұл параметрлер келесі есепте деректер бағандарына айналады.

Тізімдердегі мәндерді өңдеу туралы қосымша ақпарат алу үшін, Жазба түрлерін және тізімдерді жасау және теңшеу бөлімін қараңыз.

Ескерту :  Егер есепке қосылған пайдаланушының өрісі Бизнес-контакт реттегішінің дерекқоры жойылса, сақталған есеп жойылған өрістегі ақпаратты көрсетпейді. Егер ақпарат бар есепті өрісті жоймай тұрып Excel бағдарламасына экспорттасаңыз, бұл есептерге әсер етілмейді.

Беттің жоғарғы жағы

Есеп деректеріндегі қателерді түзету

Есепті қарап шыққанда түзету керек қателерді анықтауыңыз мүмкін. Мысалы, бизнес контактінің дұрыс емес тіркелгімен байланыстырылғанын көруіңіз мүмкін. Бұл қате түрін есепте түзету мүмкін емес. Оларды әрбір жеке жазбада түзету керек.

Бұл мысалдағы қатені түзету үшін бизнес контакті жазбасын ашыңыз және жазбаның Жалпы бет тармағында, Байланысқан тіркелгі өрісінде дұрыс тіркелгіні енгізіңіз. Одан кейін есепке оралып, Әрекеттер тобында Жаңарту пәрменін таңдасаңыз, есеп дұрыс болады.

Беттің жоғарғы жағы

Ашық есепті сақтау, жаңарту немесе басып шығару

Есепті қарап шыққаннан кейін оған жасаған барлық өзгертулерді сақтауға, деректерді жаңартуға немесе есепті басып шығаруға болады. Бұл әрекеттердің кез келгенін орындауды есепті ашудан бастаңыз.

Өзгертілген есепті сақтау.

Өзгертпеген есепті сақтаудың қажеті жоқ, өйткені ол таспаның Есептер қойындысында қол жетімді. Сақталған есептер Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші дерекқорында сақталады.

  1. Таспада Есептер қойындысын нұқып, ашу керек есеп түрін нұқыңыз, содан кейін ашу үшін есептің атауын нұқыңыз.

  2. Есепті Есепті ашу және өзгерту бөлімінде сипатталғандай теңшеңіз.

  3. Таспаның Әрекеттер тобында Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз.

  4. Ашылған Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде есептің атын енгізіп, Жарайды түймешігін басыңыз.

Теңшелген есепті ашу үшін Сақталған есептер пәрменін таңдаңыз.

Кеңес :  Есеп сақталған есепті жасау үшін өзгерткен есеппен бірдей санатта сақталады.

Есептегі деректерді жаңарту.

Есеп деректері сақталған есепті ашқан сайын жаңартылады. Сондай-ақ, оны қажетінше жаңартуға болады.

  1. Таспада Есептер қойындысын нұқып, ашу керек есеп түрін нұқыңыз, содан кейін ашу үшін есептің атауын нұқыңыз.

  2. Таспаның Әрекеттер тобында Жаңарту пәрменін таңдаңыз.

Есеп хатты басып шығару.

  1. Таспада Есептер қойындысын нұқып, ашу керек есеп түрін нұқыңыз, содан кейін ашу үшін есептің атауын нұқыңыз.

  2. Таспаның Әрекеттер тобында басып шығару пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есептен диаграмма жасау

Outlook үшін Business Contact Manager бағдарламасындағы есептердің көпшілігінен және есептен жасалған теңшелетін есептерден диаграмманы жасауға болады. Диаграмма түрінде көрсетуге болатын есептер таспада белсенді диаграмма түймешігін ( chart button ) көрсетеді. Деректері жоқ есептерді диаграммалар түрінде көру мүмкін емес.

  1. Диаграмма ретінде көргіңіз келетін есепті ашыңыз.

  2. Таспаның Көрсету тобында Диаграмма пәрменін таңдаңыз. Диаграмма мониторда көрсету үшін тым кең болса, диаграмманың астында көлденең жылжыту жолағы шығады.

    Кеңес :  Күрделірек диаграммаларды жасау керек болса, есеп деректерін Excel бағдарламасына экспорттаңыз және диаграмманы жасау үшін, сол бағдарламаны пайдаланыңыз. Есеп деректерін Excel бағдарламасына экспорттау туралы ақпаратты Есепті талдау үшін Excel немесе басқа бағдарламаға экспорттау бөлімінен қараңыз.

chart example

  1. Диаграммаларды теңшеу үшін, таспаның Диаграмма тобындағы басқару элементтерін пайдаланыңыз.

  2. Белгілер.    Ось тақырыптары және Мәндік белгілер элементтерін қосу үшін, Белгілер пәрменін таңдаңыз.

  3. Мәндер.    Есепте көрсетілген деректерді таңдау үшін Мәндер пәрменін таңдаңыз. Мысалы, Көзі бойынша мүмкіндіктер диаграммасында мүмкіндіктердің санын    немесе Табыс деректерін көрсетуге болады.

  4. Күтілетін    және Жалпы    . Диаграмма нақты табысты, күтілетін табысты немесе екеуінде көрсету керек болса, осы құсбелгілерді қойыңыз.

    Ескерту :  Бұл құсбелгілер әр диаграммада бола бермейді.

Беттің жоғарғы жағы

Есепті талдау үшін Excel немесе басқа бағдарламаға экспорттау

Тереңірек талдау үшін, Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші есебін Microsoft Excel немесе басқа бағдарламаға оңай экспорттауға болады. Есеп деректерін Excel бағдарламасынан басқа бағдарламаға экспорттау үшін деректерді Excel бағдарламасына экспорттаудан бастаңыз. Одан кейін Excel бағдарламасында деректерді басқа бағдарлама аша алатын файл пішімінде сақтай аласыз. Мысалы, бөлгіш үтірлері бар мәндер (.csv) файл пішімінде сақталған Excel файлын әр түрлі бағдарламаларда ашуға болады.

Төмендегі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

Есепті компьютерге Excel файлы ретінде сақтау.    

  1. Excel бағдарламасына экспорттау керек есепті ашыңыз.

  2. Таспаның Әрекеттер тобында Excel бағдарламасына экспорттау пәрменін таңдаңыз. Есеп Excel бағдарламасында ашылады.

  3. Excel бағдарламасында Сақтау түймешігін басып, Басқаша сақтау тілқатысу терезесін ашыңыз. Есепті сақтау үшін 20-дан аса файл пішімдерінен таңдаңыз.

Есепті Excel файлы тіркемесі ретінде электрондық поштамен жіберу.    

  1. Электрондық пошта тіркемесі ретінде жіберу керек есепті ашыңыз.

  2. Таспаның Әрекеттер тобында Электрондық пошта ретінде жіберу пәрменін таңдаңыз. Excel файлы (.xlsx пішімі) ретінде тіркелген есеп бар Outlook электрондық пошта хабарының пішіні ашылады.

  3. Кімге және Тақырып жолдарын толтырыңыз, хабарды енгізіңіз (міндетті емес), содан кейін Жіберу түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Есептен маркетингтік әрекетті іске қосу

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасында маркетингтік әрекетті іске қосу үшін тіркелгілердің, бизнес контактілердің немесе ықтимал тұтынушылардың мекенжайлары, телефон нөмірлері немесе электрондық пошта мекенжайлары бар есепті пайдалануға болады.

  1. Маркетингтік әрекеттің негізі ретінде пайдаланылатын есепті ашыңыз.

  2. Тізімдегі барлық жазбаларды бөлектеу үшін, CTRL+A пернелер тіркесімін басыңыз.

  3. Таспаның Байланысу тобында Жаңа қоңырау шалу тізімі, Электрондық поштаны жаппай тарату немесе Тікелей таратуды басып шығару пәрменін таңдап, Барлық алушылар немесе Таңдалған алушылар параметрін таңдаңыз.

  4. Ашылған маркетингтік әрекет пішінінде әрекет және мазмұн үшін алушылар тізімін жасаңыз.

    Қоңырау шалу тізімін жасау туралы ақпаратты Business Contact Manager бағдарламасында қоңырау шалу тізімдерін жасау және пайдалану бөлімінен қараңыз. Басқа маркетингтік әрекеттерді жасау туралы ақпаратты Business Contact Manager бағдарламасында өнімдер мен қызметтерді сату бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Шағын бағдарламадан есепті ашу

шағын бағдарлама бағдарламасында есепті ашу үшін шағын бағдарламада есептің белгішесін нұқыңыз. Шағын бағдарламалардан ашылған есептер дәл таспадан ашылған есептер сияқты әрекет етеді.

Шағын бағдарламалар туралы қосымша ақпаратты Business Contact Manager бағдарламасында шағын бағдарламаларды пайдалану бөлімінен қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Стандартты есептердің тізімін көру

Outlook бағдарламасына арналған контактілерді реттеуші бағдарламасында бар стандартты есептердің келесі тізімі жазба түріне бойынша реттелген.

Кеңес : Есептен диаграмма жасау бөлімінде сипатталғандай есептердің көпшілігін диаграммаға түрлендіруге болады.

Тіркелгі есептері:    

  • Кімге белгіленгені бойынша тіркелгілер.

  • Қала бойынша тіркелгілер.

  • Облыс/аудан бойынша тіркелгілер.

  • Пошталық индекс бойынша тіркелгілер.

  • Аумақ бойынша тіркелгілер.

  • Санат бойынша тіркелгілер.

  • Бағалау бойынша тіркелгілер.

  • Төлем күйі бойынша тіркелгілер.

  • Көз бойынша тіркелгілер.

  • Тіркелгі әрекеті бойынша жиынтық мәлімет.

  • Тіркелгі бойынша әрекет.

  • Қараусыз қалған тіркелгілер.

  • Жылдам тіркелгілер тізімі.

Бизнес контакт есептері:    

  • Тіркелгі бойынша бизнес контактілер.

  • Белгілеу бойынша бизнес контактілер.

  • Қала бойынша бизнес контактілер.

  • Облыс/аудан бойынша бизнес контактілер.

  • Пошталық индекс бойынша бизнес контактілер.

  • Санат бойынша бизнес контактілер.

  • Бағалау бойынша бизнес контактілер.

  • Төлем күйі бойынша бизнес контактілер.

  • Көзі бойынша бизнес контактілер.

  • Жылдығы бойынша бизнес контактілер.

  • Туған күні бойынша бизнес контактілер.

  • Бизнес контакт әрекетінің жиынтық мәліметі.

  • Бизнес контакт бойынша әрекет.

  • Қараусыз қалған бизнес контактілер.

  • Жылдам бизнес контактілер тізімі.

Ықтимал тұтынушы есептері:

  • Белгілеу бойынша ықтимал тұтынушылар.

  • Белгілеу және есептеу бойынша ықтимал тұтынушылар.

  • Есеп бойынша ықтимал тұтынушылар.

Мүмкіндік есептері:

  • Өнім немесе қызмет элементі бойынша мүмкіндіктер.

  • Белгілеу бойынша мүмкіндіктер.

  • Көзі бойынша мүмкіндіктер.

  • Тіркелгі бойынша мүмкіндіктер.

  • Бизнес контакті бойынша мүмкіндіктер.

  • Мерзімі өткен мүмкіндіктер.

  • Сату жолы.

  • Сату арнасы.

  • Мүмкіндік бойынша әрекет.

Басқа сату есептері:

  • Табыс бойынша үздік тұтынушылар: тіркелгілер.

  • Табыс бойынша үздік тұтынушылар: бизнес контактілер.

  • Үздік өнімдер: ең жақсы сатылатын өнімдер.

  • Үздік өнімдер: ең көп табыс әкелетін өнімдер.

  • Үздік өнімдер: маржасы ең жоғары өнімдер.

  • Үздік сілтеме көздері: ықтимал тұтынушылардың көлемі бойынша.

  • Үздік сілтеме көздері: жалпы сату бойынша.

  • Белсенді емес тұтынушылар: соңғы 30 күн.

  • Белсенді емес тұтынушылар: соңғы 90 күн.

  • Белсенді емес тұтынушылар: соңғы 180 күн.

  • Белсенді емес тұтынушылар: соңғы 365 күн.

Маркетинг есептері

  • Маркетингтік әрекет бойынша мүмкіндіктер.

  • Маркетингтік әрекет бойынша бизнес контактілер.

  • Маркетингтік әрекет бойынша тіркелгілер.

  • Науқан бойынша маркетингтік әрекеттер.

  • Түрі бойынша маркетингтік әрекеттер.

  • Қоңырау шалу тізімі бойынша телефон жұрналдары.

Іскерлік жоба есептері

  • Іскерлік жобалар - барлығы.

  • Іскерлік жобалар - келесі мерзімі бітетін.

  • Іскерлік жобалар - кешіктірілген.

  • Күйі бойынша іскерлік жобалар.

  • Мерзімі бойынша іскерлік жобалар.

  • Белгілеу бойынша іскерлік жобалар.

  • Түрі бойынша іскерлік жобалар.

  • Басымдылығы бойынша іскерлік жобалар.

  • Тіркелгі бойынша іскерлік жобалар.

  • Бизнес контакт бойынша іскерлік жобалар.

  • Жоба тапсырмалары – барлығы.

  • Жоба тапсырмалары – келесі мерзімі бітетін.

  • Жоба тапсырмалары – кешіктірілген.

  • Жоба бойынша жоба тапсырмалары.

  • Белгілеу бойынша жоба тапсырмалары.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×