Access бағдарламасында пошталық жапсырмаларды жасау

Microsoft Office Access 2007 бағдарламасы ішінде Access кестелерінде сақталған деректер бар жапсырмалар үшін бірнеше әр түрлі параметр ұсынады. Олардың ең қарапайымы - жапсырмалар жасап, оларды жасалатын есептен басып шығару үшін Access бағдарламасындағы жапсырмалар шеберін пайдалану. Оған қоса, деректерді Access бағдарламасына басқа көздерден, мысалы, Microsoft Office Excel 2007 жұмыс кітаптарынан және Microsoft Office Outlook 2007 істес кісілер тізімдерінен импорттап алып, ол деректерді немесе қолданыстағы Access кестелерін Microsoft Office Word 2007 құжатымен «біріктіріп», содан кейін Word бағдарламасында белгілеп жасап, басып шығаруға болады.

Не істегіңіз келеді?

Access бағдарламасын жапсырмалар жасау және басып шығару үшін пайдалану

Жапсырмалар жасаудың амал-әдістерін үйрену

Word бағдарламасындағы біріктіру шебері арқылы Access бағдарламасының деректерін басып шығару

Access бағдарламасын жапсырмалар жасау және басып шығару үшін пайдалану

Access бағдарламасында жапсырмаларды керекті жапсырма сиятын кішкене бет өлшемімен пішімделген есеп түрінде жасайсыз. Жапсырмалар ең жиі пошта үшін қолданылады, бірақ кез келген Access бағдарламасының деректерін әр түрлі мақсаттар үшін жапсырма пішімінде басып шығаруға болады. Пошталық жапсырмалар үшін есеп кестелерден немесе мекенжайларды қамтитын сұраулардан мекенжай деректерін алады. Есепті басып шығару сізге негізгі жазба көзіндегі әрбір мекенжай үшін бір жапсырма береді.

Ескерту : Мақаладағы қадамдар жапсырмаларда болуы қажет деректері бар кестелерді (немесе байланған кестелер) қамтитын Access дерекқоры жасалғанын білдіреді. Access бағдарламасымен жұмысқа кірісу туралы қосымша ақпаратқа сілтемені Келесіні де қараңыз бөлімінен табасыз.

Жапсырмалар шебері сізге жапсырмалар және оларда көрсетілетін деректер туралы бірқатар сұрақтар қояды. Шебер қажет болғанда теңшелетін есепті жасайды.

Access бағдарламасындағы жапсырмалар шебері арқылы жапсырмалар жасау

  1. Шарлау аумағында жапсырмалардың жазба көзі болатын кестені немесе сұрауды таңдаңыз немесе ашыңыз.

  2. Жасау қойындысындағы Есептер тобынан Жапсырмалар Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Access бағдарламасы жапсырмалар шеберін іске қосады.

    Жапсырмалар шеберінің бірінші беті

  3. Егер жапсырмалардың дайындаушысы мен өнім нөмірі белгілі болса:

    • Дайындаушыны Дайындаушы бойынша сүзгі жолағынан таңдаңыз.

    • Жапсырманы Жапсырмалар өлшемдері жолағынан таңдаңыз.

      Әйтпесе, Өлшемдер мен Көлденеңінен сан бағандарындағы мәндері жапсырмаларға сәйкес келетін өнімді табуға тырысып көріңіз.

      Егер ұқсас жапсырма таба алмасаңыз:    

    • Теңшеу пәрменін, содан кейін Жаңа пәрменін таңдаңыз.

      Жаңа жапсырма тілқатысу терезесі пайда болады.

      Жапсырмалар шеберінің Жаңа жапсырма беті

    • Жапсырмаларды өлшеп алып, өлшемдерді Жаңа жапсырма тілқатысу терезесіндегі тиісті жолақтарға енгізіңіз.

    • Өзгертпелі жапсырмалар үшін бір атауды Жапсырма атауы мәтін ұясына енгізіп, керекті жапсырма түрі мен бағдарын таңдап, OK түймешігін басыңыз.

      Егер бір өзгертпелі жапсырманы жасап қойып, оны таңдағыңыз келсе:    

    • Басқа өлшемдердегі жапсырмалар түймешігін басып, қажет өзгертпелі жапсырманы нұқыңыз.

  4. Жапсырма түрі тізімінен Парақтарда немесе Үздіксіз параметрін таңдап, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Жапсырманың керекті қаріп атауын, өлшемін, тығыздығы мен мәтін түсін таңдап, содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.

  6. Шебердің Пошталық жапсырмада не көрсетілсін бетінде жапсырмаларда көрсетілетін өрістерді Бар өрістер тізімінен таңдаңыз да, оларды екі рет басып Жапсырманың түптұлғасы жолағына қосыңыз.

    Жапсырмалар шеберіндегі бір жапсырмаға өрістер қосу

    • Жапсырманың түптұлғасы жолағындағы өрістердің арасына бос орын қосу үшін БОС ОРЫН пернесін басыңыз.

    • Жаңа жол жасау үшін ENTER пернесін басыңыз.

    • Өрістер мен жолдардың арасында жылжу үшін көрсеткі пернелерді пайдаланыңыз.

    • Жолақтан бір өрісті жою үшін BACKSPACE пернесін басыңыз.

    • Басқа мәтін немесе тыныс белгісін қосу үшін (мысалы, қала атынан кейін үтір), мәтін көрсетілетін жерді басып меңзерді орналастырыңыз да, тере бастаңыз. Бұл мәтін әрбір жапсырмада бірдей болады.

      Ескерту : Жапсырмалар шебері арқылы тек келесі деректер түрінің өрістерін қоса аласыз: мәтін, сан, күн/уақыт, валюта, иә/жоқ немесе тіркеме. OLE нысаны немесе еренсілтеме деректер түріндегі өрістерді қосу үшін жапсырмалар шеберін аяқтағаннан кейін жапсырма есебін құрастырушы көрінісінде ашыңыз да, өрістерді қосу үшін Өрістер тізімі аумағын пайдаланыңыз. Есеп құрастырушы көрінісінде ашық тұрған кезде Өрістер тізімі аумағын пайдалану үшін ALT+F8 пернелер тіркесімін басыңыз.

      Жапсырмадағы өрістер тиісінше реттелгеннен кейін Келесі түймешігін басыңыз.

  7. Келесі бетте жапсырмалар сұрыпталатын өрістерді таңдауға болады. Мысалы, қажет болса, үлкен пошталар үшін пошта индексі бойынша сұрыптауға болады. Сұрыпталатын өрістерді Бар өрістер тізімінен таңдаңыз да, оларды екі рет нұқып Сұрыптау жолағына қосыңыз. Аяқтаған кезде Келесі түймешігін басыңыз.

    Жапсырмалар шеберіндегі сұрыптау тәртібін орнату

  8. Соңғы бетте жапсырмалардың атауын енгізіп, Аяқтау түймешігін басыңыз.

    Жапсырмалар шеберінің соңғы беті

    Егер жапсырмалар шеберінің соңғы бетінде Жапсырмаларды басып шығарылған күйінде қарау параметрін таңдаған болсаңыз, Access бағдарламасы жапсырмаларды алдын ала қарап алу көрінісінде көрсетеді. Жапсырманы үлкейтіп және кішірейтіп көру үшін оны басуға, не болмаса күй тақтасындағы масштаб басқару элементін пайдалануға болады.

    Масштаб басқару элементі

    Егер жапсырмалар шеберінің соңғы бетінде Жапсырмалардың орналасуын өзгерту параметрін таңдаған болсаңыз, Access бағдарламасы жапсырма есебін құрастырушы көрінісі арқылы көрсетеді.

Жапсырманың көрінісін теңшеу

Егер нәтижеде пайда болатын кестелер тиісті түрде көрінбесе, есепті құрастырушы көрінісінде ашып, өзгерістер енгізу арқылы орналасуын теңшеуіңізге болады. Жапсырмалармен жұмыс істеген кезде әдетте орналасуды дәлірек басқару мүмкіндігін беретін құрастырушы көрінісін пайдаланған оңайырақ болады. Құрастырушы көрінісіне енгізілген өзгерістерді көру үшін басып шығару көрінісіне ауысыңыз.

Егер деректер жапсырмалармен дұрыс тураланбаса

Көп жағдайларда, ұсақ ақауларды құрастырушы көрінісінде реттеулер жасау арқылы жапсырмамен жөндеуіңізге болады. Басқару элементтерін жылжытуға және жапсырма өлшемін мәліметтер бөлімінің енін немесе биіктігін өзгерту арқылы реттеуге болады.

Құрастырушы көрінісіне ауысу үшін шарлау аумағындағы есепті тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, мәтінмәндік мәзірдегі Құрастырушы көрінісі Түймешік суреті пәрменін таңдаңыз.

Егер жапсырмалардың арасындағы жақтау араларын немесе бос орындарды өзгерту қажет болса, құрастырушы көрінісінің ішінде Бет параметрлері тілқатысу терезесін пайдалануға болады.

Бет параметрлері қойындысындағы Бетті белгілеу тобынан Бағандар Түймешік суреті түймешігін басыңыз. «Бет параметрлері» тілқатысу терезесі бейнебетке Бағандар қойындысы таңдалған күйде шығады.

Бет параметрлері тілқатысу терезесінің бағандар қойындысы

Сіз Бет параметрлері тілқатысу терезесінің үш бөлімінде келесі параметрлерді өзгертуіңізге болады:

Бөлім

Параметр

Сипаттама

Тор параметрлері

Бағандар саны

Бұл беттегі жапсырмалар санына тең болуы тиіс.

Жолдардың арасындағы бос орын

Жапсырмалар қатарларының арасындағы тік бос орынды арттыру немесе азайту үшін бір жаңа мән енгізіңіз.

Бағандардың арасындағы бос орын

Жапсырмалар бағандарының арасындағы көлденең бос орынды арттыру немесе азайту үшін бір жаңа мән енгізіңіз.

Баған өлшемі

Ені

Бұл мәнді орнату кезінде жақтау аралығы параметрлері мен бағандардың арасындағы бос орын параметрлерін есте сақтаңыз.

Жақтау аралықтарын Бет параметрлері тілқатысу терезесіндегі Басып шығару параметрлері пәрменін таңдау арқылы тексеріп, реттеуіңізге болады.

Биіктік

Әрбір жапсырманың биіктігін қажетінше реттеңіз.

Мәліметтерге ұқсас

Таңдалған кезде, бағанның ені мен биіктігін құрастырушы көрінісіндегі мәліметтер бөлімінің ені мен биіктігіне тең етіп орнатады.

Бағанның орналасуы

Төмен, содан кейін кесіп өту

Таңдалған кезде, жапсырма деректері бірінші бағанның бойымен төмен, содан кейін екінші екінші бағанның бойымен төмен және с.с. басылып шығады.

Кесіп өту, содан кейін төмен

Таңдалған кезде жапсырма деректері бірінші жол арқылы, содан кейін екінші жол арқылы және с.с. басылып шығады.

Ескерту : Сондай-ақ, алдын ала қарап алу көрінісінде де Бет параметрлері тілқатысу терезесін пайдалануға болады. Тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймешігін басқанда жаңа параметрлердің жапсырмаларға қалай ықпал ететінін көре аласыз.

Жапсырмалардағы деректердің, әсіресе бірнеше бағанды парақтармен жапсырмалар үшін оңтайлы туралау тәжірибесі қажет болуы мүмкін. Жапсырма есебі бірқатар орын алатын аймақтардан тұрады. Мысалы, жапсырмалардың өздері, жапсырмалардың арасындағы бос орындар мен бет жақтау аралықтары алатын орындар бар. Сондықтан, егер жапсырма парағының ені 21,25 см болса, және сол жағы мен оң жағынан 0,6 см жақтау аралығын пайдалансаңыз, тек 20 см бос орынды (21,21 - 1,25) пайдалана аласыз. Егер есепті екі жапсырма бағаны үшін жасақтап, жапсырмалардың арасындағы бос орындарға 0,6 см пайдалансаңыз (Бет параметрлері тілқатысу терезесіндегі бағандар арасындағы бос орын параметрі), онда жапсырмалардың өздері үшін тек 19,37 см орынды пайдалана аласыз. Осылайша, жапсырма деректері дұрыс сыю үшін мәліметтер бөлімінің ені 9,6875 см (19,37 см / 2 баған) болуы керек. Дәл осындай қағида тік өлшемде де қолданылады — жапсырмалардың биіктігін реттеген кезде үстіңгі және астыңғы жақтау аралары мен жолдар арасында бос орын қарастыру керек.

Егер Бет параметрлері тілқатысу терезесіндегі параметрлер және/немесе есеп жасақтамасындағы басқару элементтерінің ені басып шығару немесе қарап алу кезінде біраз ақпараттың бетке сыймай қалуына әкелсе, Access бейнебетке «Кейбір деректер бейнебетке шықпауы мүмкін» деген хабарлама шығарады. Бұл бет параметрлерін дәлірек орнату және есеп жасақтамасындағы басқару элементтерінің өлшемін реттеу қажет екендігінің айқын белгісі болып табылады. Егер осындай хабарлама алсаңыз, келесілердің біреуін көріңіз:

  • Басқару элементтері бір жапсырма үшін есептелген бос орының ішіне сыю үшін олардың енін мәліметтер бөлімінде азайтыңыз. Бос орынды есептеу жолдарын үйрену үшін осы бағанда көрсетіліп кеткен мысалды қараңыз.

  • Бет жақтау аралықтарының өлшемін Бет параметрлері тілқатысу терезесінде азайтыңыз. Бұл жапсырмалар туралы ақпаратты сақтауға арналған бос орынды көбейтеді.

Жапсырмаларды басып шығару

  1. Есепті кез келген көріністе ашыңыз (немесе шарлау аумағындағы есепті таңдаңыз).

  2. Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Басып шығару түймешігін нұқыңыз. Басып шығару түймешігі

    Access бағдарламасы Басып шығару тілқатысу терезесін бейнебетке шығарады.

  3. Басып шығарғыш, басып шығару ауқымы және көшірмелер саны сияқты таңдалған параметрлерді енгізіңіз.

  4. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Жапсырмалар жасаудың амал-әдістерін үйрену

  • Басып шығарылатын мекенжайларды таңдау    Егер негізгі жазбалар көзіндегі мекенжайлардың барлығын басып шығару қажет емес болса, төмендегі әрекеттің біреуін орындаңыз:

    • Мекенжайларды бір немесе бірнеше шартты көрсету арқылы таңдау    Бір параметр сұрауын жасап, бұл сұрауды жапсырма есебінің жазбалар көзі етіп анықтаңыз. Есепті ашқан кезде сұрау жазбалардың алудың шарттарын анықтауға нұсқау береді. Шарттарға сәйкес келетін жазбалар содан кейін шығарып алынып, жапсырма есебіне жарияланады.

      Егер мекенжайларды Word бағдарламасы арқылы жасап, басып шығарсаңыз, параметр сұрауын хаттарды біріктіру әрекеті кезінде деректер көзі етіп анықтаңыз.

    • Мекенжай жазбаларын шолу арқылы мекенжайларды таңдау     Егер мекенжайлар тізімін шолып, жапсырмалары басып шығарылатындарын іріктеп алу қажет болса, төмендегі әрекеттерді орындаңыз:

      1. Құрастырушы көрінісінде БелгіБасыпШығару деп аталатын бір Иә/Жоқ өрісін негізгі мекенжайлар кестесіне қосыңыз. Деректер парағы көрінісіне ауысқан кезде БелгіБасыпШығару бағанында әрбір жолдан бір құсбелгіні көресіз.

      2. Мекенжай өрістерінің барлығы мен БелгіБасыпШығару өрісін қамтитын сұрау жасау үшін Қарапайым сұрау шеберін пайдаланыңыз.

      3. Сұрауды құрастырушы көрінісінде ашып, БелгіБасыпШығару өрісінің Шарттар ұяшығына Иә деп теріңіз. Сұрау тек басып шығарылатын мекенжайларды шығарып алады.

      4. Жапсырма есебінің Жазба көзі сипатын сұраудың атауы етіп қойыңыз.

      5. Жапсырмаларды басып шығарар алдында кестені құрастырушы көрінісінде ашып, басып шығарылатын мекенжайлардың жанына құсбелгілер қойып шығыңыз. Басып шығарылмайтын мекенжайларға сәйкес келетін құсбелгілерді алыңыз. Содан кейін есепті ашып, басып шығарыңыз.

  • Мекенжайларды тікелей хатқалталарға басып шығару    Қажет болса, мекенжайларды жапсырмаларға басып шығарып, одан кейін басып шығарылған жапсырмаларды хатқалталарға жапсырудың орнына, оларды тікелей хатқалталарға басып шығаруға болады. Жапсырманы хатқалтаға басып шығару үшін бір өзгертпелі жапсырманы анықтау қажет болады. Шебердің 1-қадамында, жапсырма мәліметтерін көрсетуге нұсқау берілгенде Теңшеу пәрменін таңдап, 4-қадамдағы нұсқауларды орындаңыз. Жапсырма түрі параметрін Парақтарда мәніне қоюды есте сақтаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Word бағдарламасындағы біріктіру шебері арқылы Access бағдарламасының деректерін басып шығару

Егер мекенжайлар Access бағдарламасында сақталса, бірақ жапсырмаларды пішімдеп, басып шығару үшін Word бағдарламасының біріктіру функциясын қолдану үшін оларды Word бағдарламасына экспорттау қажет болса, Word бағдарламасындағы біріктіру шеберін пайдалануға болады.

  1. Шарлау аумағында ішінде басып шығарылатын деректер бар кестені немесе сұрауды таңдаңыз.

  2. Сыртқы деректер қойындысындағы Экспорт тобынан Басқа параметрін таңдап, одан кейін Microsoft Office Word бағдарламасымен біріктіру пәрменін таңдаңыз.

    Microsoft Word бағдарламасы біріктіру шеберін іске қосады.

  3. Егер бір құжатты жасап қойған болсаңыз және деректерді онымен байланыстыру қажет болса, Деректерді қолданыстағы Microsoft Word құжатымен байланыстыру пәрменін таңдаңыз. Әйтпесе, Жаңа құжат жасап, содан кейін деректерді онымен байланыстыру пәрменін таңдаңыз.

  4. OK түймешігін басыңыз.

    Егер Деректерді қолданыстағы Microsoft Word құжатымен байланыстыру пәрменін таңдаған болсаңыз, Microsoft Word құжатын таңдаңыз тілқатысу терезесі ашылады. Керекті құжатты таңдап, Ашу түймешігін басыңыз. Құжат Word бағдарламасында ашылады.

    Егер жаңа құжат жасауды таңдаған болсаңыз, Word бағдарламасы бос құжатты ашады.

  5. Word бағдарламасында хаттарды біріктіру аймағындағы нұсқауларды орындаңыз. Word хаттарды біріктіру шебері туралы қосымша ақпаратты Word бағдарламасының анықтамасынан қараңыз.

Ескерту : Мекенжайларды Word бағдарламасы арқылы мекенжайлардың қай жерде орналасқанына қарамастан басып шығару үшін пайдалануға болады. Word бағдарламасынан Excel, Outlook және Access сияқты әр алуан бағдарламаларда сақтаулы мекенжай тізімдеріне қосылуға болады. Не болмаса, сізде мекенжайлар тізімі болмаса, Word бағдарламасында біреуін жасап, одан кейін жапсырмаларды басып шығаруға болады. Қосымша ақпаратты Word бағдарламасының анықтамасынан қараңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×