Ұйым сыртындағы адамдармен сайттарды немесе құжаттарды ортақ пайдалану

Ұйым сыртындағы адамдармен сайттарды немесе құжаттарды ортақ пайдалану

Егер ұйымыңыз тікелей клиенттермен, жеткізушілермен немесе тұтынушылармен құжаттарды ортақ пайдалануды қажет ететін жұмыспен айналысса, SharePoint Online тораптарының сырттай ортақ пайдалану мүмкіндіктерін Microsoft Office 365 жазылымының лицензиясы жоқ ұйымыңыздан тыс адамдармен ортақ пайдалану үшін қажет болуы мүмкін.

Мұны орындаудың үш жолы бар:

  • Microsoft тіркелгісін немесе жұмыс не мектеп тіркелгісін пайдаланып, сыртқы пайдаланушыларды сайтыңызға кіру үшін шақыру арқылы бүкіл сайтты ортақ пайдалануға болады.

  • Microsoft тіркелгісін немесе жұмыс не мектеп тіркелгісін пайдаланып, сыртқы пайдаланушыларды сайтыңызға кіру үшін шақыру арқылы жеке құжаттарыңызды ортақ пайдалануға болады.

  • Пайдаланушылар сайтта жеке құжаттарды анонимдік түрде қарай алатындай қонақ сілтемесін жариялауға не жіберуге болады.

Ескерту : Тек бір адам жіберілген шақыруыңызды пайдаланып, сайтыңызға кіріп, оған қатынаса алады. Алайда, шақыруыңызды қабылдаған адам оны пайдаланбау және шақыруды Microsoft тіркелгісін* немесе жұмыс тіркелгісін пайдаланып сайт немесе құжатқа қатынаса алатын басқа біреуге қайта жіберу шешімін қабылдауы мүмкін.

Ескерту :  Сайттарды немесе құжаттарды пайдаланбас бұрын басты әкімшіңіз сыртқы ортақ пайдалануды қосу және тиісті рұқсаттарды орнату қажет. Қосымша ақпарат алу үшін, SharePoint Online ортасында сыртқы ортақ пайдалануды басқару тақырыбын қараңыз.

Сыртқы пайдаланушы деген не?

Сыртқы пайдаланушы – SharePoint Online сайттарыңызға және құжаттарыңызға қатынаса алатын, бірақ SharePoint Online немесе Microsoft Office 365 жазылымыңызда лицензиясы жоқ ұйымыңыздан тыс пайдаланушы. Сыртқы пайдаланушылар – сіз немесе серіктестеріңіз үшін қызметкерлер, мердігерлер немесе ішкі агенттер болып табылмайтын пайдаланушылар.

Сыртқы пайдаланушылар бірлесіп жұмыс істеуге шақырған адамнан SharePoint Online тұтынушылық пайдалану рұқсаттарын мұраланады. Яғни, егер ұйым E3 Enterprise жоспарын сатып алып, корпоративтік мүмкіндіктері бар сайтты құрастырса, сыртқы пайдаланушыға шақырылған сайт аясында корпоративтік мүмкіндіктерді пайдалануға және/немесе көруге рұқсат беріледі. Сыртқы пайдаланушылар сайтта әрекеттердің толық ауқымын орындауға арналған кеңейтілген жоба мүшелер ретінде шақырылғанымен, олардың ұйымыңызда толық, төленген, лицензия берілген мүшелеріндей мүмкіндіктері болмайды. Қосымша ақпарат алу үшін, SharePoint Оnline ортасында сыртқы ортақ пайдалануды басқару тақырыбын қараңыз.

Сайтты ортақ пайдалану

Сайтты сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдаланған кезде оларға сайтыңызға кіру үшін пайдалануға болатын шақыру жібересіз. Бұл шақыруды кез келген электрондық пошта мекенжайына жіберуге болады. Алушылар шақыруды қабылдаған кезде Microsoft тіркелгісі немесе жұмыс не мектеп тіркелгісі арқылы сайтқа кіреді. Сайтты ортақ пайдаланған кезде нақты адамға сайтқа қатысты берілетін рұқсат түрлерін белгілей аласыз.

Сіз сайт иесі болуыңыз немесе сізде сайтты сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдалану үшін толық қатынас рұқсаттары болу қажет.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдаланылатын сайтқа кіріңіз.

  4. Экранның жоғарғы оң жақ бұрышында Ортақ пайдалану белгішесін басыңыз.

    Экранның жоғарғы оң жақ бөлігінде Ортақ пайдалану пәрменінің кескіні.

  5. Ортақ пайдалану диалогтық терезесінде шақырылатын сыртқы пайдаланушылардың аттарын енгізіңіз. Мысалы: someone@outlook.com немесе someone@contoso.com.

    Еске салушы: Әрине, ішкі лицензияланған пайдаланушыларға сайтқа кіру рұқсатын жылдам беру үшін Ортақ пайдалану пәрменін де пайдалануға болады. Ол үшін жай ғана шақырылатын адамдардың аттарын енгізіңіз.

  6. Шақырумен бірге кірістіретін хабарды теріңіз.

  7. Сыртқы пайдаланушыны арнайы рұқсаттар тобына қосу үшін Параметрлерді көрсету тармағын таңдап, кейін қажетті топты таңдаңыз.

    Адамдарға қажетті тапсырманы орындауға жеткілікті болатын ең аз рұқсаттар мөлшерін ғана берген жөн. Мысалы, егер шақырылып жатқан адамның мазмұнды оқуы ғана қажет болса, оны «Кірушілер» тобына қосыңыз, мұнда «Оқу рұқсаттары» әдепкіде қосулы тұрады. Егер сыртқы пайдаланушы мазмұнды түзете алуы немесе жаңарта алуы қажет болса, оны «Мүшелер» тобына қосыңыз, мұнда «Өңдеу рұқсаттары» әдепкіде қосулы тұрады. Сыртқы пайдаланушыларды «Толық қатынасу рұқсаттары» бар кез келген топқа қосу кезінде аса мұқият болыңыз.


  8. Бөлісу тармағын таңдаңыз.

Әдепкіде, сыртқы пайдаланушыларға жіберілген шақырулардың мерзімі 7 күнде бітеді. Егер шақырылған қатысушы шақыруды 7 күн ішінде қабылдамаса, ал шақырылған қатысушының сайтқа рұқсат алуы әлі де қажет болса, шақыруды қайта жіберуіңіз қажет.

Шақырылған сыртқы пайдаланушылар шақыруды қабылдағаннан кейін түймешікті таңдап, SharePoint Online сайтына Microsoft тіркелгісі немесе жұмыс немесе мектеп тіркелгісі арқылы кіруге болатын бетке өте алады. Егер пайдаланушыларда кемінде Microsoft тіркелгісі болмаса, олар тегін Microsoft тіркелгісіне тіркеле алады.

Құжатты анонимдік қонақ сілтемесін жіберу немесе жариялау арқылы ортақ пайдалану

Анонимдік қонақ сілтемесін жасап, сілтемені сәйкес мультимедиа арқылы ортақ пайдалана аласыз. Мысалы, оны әлеуметтік мультимедиа бетіне жариялаңыз немесе электрондық поштаға енгізіңіз. Өзгертуге немесе тек қарауға рұқсат беретін қонақ сілтемесін жасауға болады.

Құжатты сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдалану үшін сайт иесі болуыңыз керек немесе толық басқару рұқсатын алуыңыз керек. Сондай-ақ, сырттай ортақ пайдалану мүмкіндігі (жазылым жоспарына байланысты) Office 365 қызмет параметрлерінде немесе SharePoint Online басқару орталығында қосылған болуы керек. Сырттай ортақ пайдалану, сонымен қатар, сайттар жинағында да қосылуы тиіс (тек корпоративтік жоспарларда).

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Шығарылған түсініктеме терезесін ашу үшін құжат жанындағы ... көп нүктені басыңыз да, Ортақ пайдалану түймешігін басыңыз.
    Құжатты SharePoint кітапханасында ортақ пайдалану

  4. Ортақ пайдалану диалогтық терезесінде Сілтеме алу түймешігін басыңыз.

  5. Берілетін рұқсат түрі үшін Сілтеме жасау параметрін таңдаңыз.
    Қонақ сілтемесінің URL мекенжайы жасалады.

  6. Қонақ сілтемесінің URL мекенжайын таңдаңыз және көшіріңіз.
    Анонимдік қонақ сілтемесін жасап, оны көшіру
    Енді қонақ сілтемесінің URL мекенжайын таңдаған мультимедиаға қоя аласыз.

  • Егер құжат топ сайтының кітапханасында болса, басқа сайт мүшелері қонақ сілтемелерін Share диалогтық терезесінен тауып, басқаларға жібере алады.

  • Егер ортақ пайдаланылатын файл орналасқан кітапхана Ақпаратқа қатынасу құқықтарын басқару технологиясын пайдаланатын болса, оны сырттай ортақ пайдалануға болмайды.

  • Анонимдік қонақ сілтемелерін қайта бағыттауға немесе торапқа тіркелгісіз кіріп, мазмұнды көру және түзету мүмкіндігін алатын адамдармен ортақ пайдалануға болады. Анонимдік қонақ сілтемелерін құпия ақпарат үшін пайдаланбаңыз.

  • Анонимдік қонақ сілтемелері арқылы шақырылған адамдар файлдарды тиісті Office Online бағдарламасымен ғана көре алады немесе түзете алады. Олар файлдарды Office бағдарламасының жұмыс үстелі нұсқасымен аша алмайды.

  • Егер сыртқы ортақ пайдалану мүмкіндігі Office 365 қызметінің параметрлерінде немесе SharePoint Online басқару орталығында өшірілген болса, барлық ортақ сілтемелер жұмысын тоқтатады. Егер мүмкіндік кейіннен қайта қосылса, сілтемелер жұмысын жалғастырады. Егер арнайы құжатының қатынасына рұқсат беруден бас тарту керек болса, ортақ пайдаланылған жеке сілтемелерді де өшіруге болады. Анонимдік қонақ сілтемесін ажырату бөлімін қараңыз.

  • Егер ұйымыңыздан тыс адамдармен Power View парақтарын қамтитын Excel жұмыс кітаптарын ортақ пайдаланатын болсаңыз, сол кітаптарда Power View парақтарын көре алмайсыз.

Адамдарға қонақ сілтемелерін олармен ортақ пайдаланған құжаттармен жасауға рұқсат ету

Кейбір құжаттарды жалпы ортақ пайдалана алатыныңызға қуанасыз және шын мәнінде, адамдардың оларды қайта ортақ пайдаланғанын қалайсыз. Осындай құжаттар үшін адамдардың анонимдік қонақ сілтемелерін олармен ортақ пайдаланатын құжаттармен жасауына рұқсат ете аласыз.

Осы мүмкіндікке рұқсат беру үшін толық бақылауға рұқсатыңыз болуы қажет.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Адамдарға қонақ сілтемелерін жасауды рұқсат бергіңіз келетін кітапханаға өтіңіз.

  4. Параметрлер «Office 365 параметрлері» түймешігі > Сайт параметрлері > Пайдаланушылар және рұқсаттар > Сайт рұқсаттары > Қатынасуға берілетін сұраулар параметрлері тармағын таңдаңыз.

  5. Қатынасуға берілетін сұраулар параметрлері диалогтық терезесінде Мүшелеріне сайтты және жеке файлдар мен қалталарды ортақ пайдалануға рұқсат ету опциясын тексеріңіз.

Енді адамдар олармен ортақ пайдаланылған құжаттарды таңдағанда және Ортақ пайдалану диалогтық терезесінде ашқанда, олар қонақ сілтемесін жасайды. Дегенмен, олар сіз құжатты алғаш ортақ пайдаланғанда өзгерту рұқсатын берсеңіз, қонақтарға құжатты өзгертуге рұқсат беру үшін қонақ сілтемелерін ғана жасай алатынын ескеріңіз. Егер оларда тек қарау рұқсаты болса, олар тек қарауға рұқсат ететін қонақ сілтемелерін жасай алады.

Қатынасуға берілетін сұрау параметрлерін шолу үшін Бейне: Сайтты қатынасуға берілетін рұқсатсыз ортақ пайдалану бөлімін қараңыз.

Сайтыңызға кіру мәліметін талап ететін құжатты ортақ пайдалану

Құжатты сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдалану үшін сайт иесі болуыңыз керек немесе толық басқару рұқсатын алуыңыз керек. Сондай-ақ, сырттай ортақ пайдалану мүмкіндігі (жазылым жоспарына байланысты) Office 365 қызмет параметрлерінде немесе SharePoint Online басқару орталығында қосылған болуы керек. Сырттай ортақ пайдалану, сонымен қатар, сайттар жинағында да қосылуы тиіс (тек корпоративтік жоспарларда).

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Шығарылған түсініктеме терезесін ашу үшін құжат жанындағы ... көп нүктені басыңыз да, Ортақ пайдалану түймешігін басыңыз.
    Құжатты SharePoint кітапханасында ортақ пайдалану

  4. Адамдарды шақыру тармағының таңдалғанына көз жеткізіп, құжатты ортақ пайдалануға шақырылған адамдардың электрондық пошта мекенжайларын теріңіз. Мысалы: tekseru@outlook.com немесе tekseru@gmail.com немесе tekseru@contoso.com.

  5. Ашылмалы тізімнен сыртқы пайдаланушыларға бергіңіз келетін рұқсат деңгейін – Өңдеу рұқсаты немесе Көру рұқсаты мәнін таңдаңыз.

  6. Қаласаңыз, электрондық поштамен жіберілетін хабарды теріңіз. Хабарда ортақ пайдаланылған құжат туралы ақпарат немесе нұсқаулар қамтылуы мүмкін.

  7. Кіруді сұрау құсбелгісін таңдаңыз.

    Ескерту : Егер Кіруді сұрау құсбелгісі таңдалмаса, электрондық поштада құжатқа анонимдік қонақ сілтемесі қамтылады. Анонимдік қонақ сілтемелерін қайта бағыттауға немесе торапқа тіркелгісіз кіріп, мазмұнды қарау және түзету мүмкіндігін алатын адамдармен ортақ пайдалануға болады.

  8. Бөлісу тармағын таңдаңыз.

Белгілі сайтқа немесе құжатқа кімнің қатынаса алатынын көру

Құжат ортақ пайдаланылған адамдардың тізімін тез қарап шығу үшін Ортақ пайдалану пәрменін қолдануға болады.

Келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

  • Сайтқа кім кіре алатынын көру үшін беттің жоғарғы оң жақ бұрышындағы Ортақ пайдалану пәрменін таңдап, кейін сайтқа кіре алатын адамдардың тізімін көру үшін Ортақ пайдалану диалогтық терезесіндегі Ортақ пайдаланушы жанындағы сілтемені басыңыз.

  • Құжатқа, қалтаға немесе Құжаттар жинағына кімнің кіре алатынын көру үшін құжат кітапханасынан элементті таңдап, Файлдар қойыншасындағы Ортақ пайдаланушы бөлімін жанап өтіңіз.

Сайтқа пайдаланушы қатынасын жою

Егер сайт сыртқы пайдаланушымен ортақ пайдаланылып, бұдан былай сол пайдаланушының рұқсаты болмауын қамтамасыз ету үшін оның сайтқа кіру рұқсаттарын жою керек.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Шақыру қайтарылатын сайтқа өтіңіз.

  4. Параметрлер «Office 365 параметрлері» түймешігі > Сайт параметрлері > Пайдаланушылар және рұқсаттар > Пайдаланушылар және рұқсаттар тармағын таңдаңыз.

  5. Пайдаланушылары жойылатын топты таңдаңыз.

  6. Жойылатын пайдаланушыларды таңдап, Әрекеттер > Пайдаланушыларды топтан жою тармағын нұсқаңыз.

  7. ОК түймешігін басыңыз.

Анонимдік қонақ сілтемесін ажырату

Құжатқа арналған сипаттар мәзірін тексере отыра құжаттың қонақ сілтемесі арқылы ортақ пайдаланылғандығын көруге болады.

  1. Office 365 бағдарламасына жұмыс немесе мектеп тіркелгісі тіркелгісімен кіру.

  2. Беттің жоғарғы жағында SharePoint (бұрынғы Сайттар) түймешігін басыңыз. Немесе Office 365 бағдарламасын іске қосу белгішесі бағдарламаны іске қосу құралын таңдап, SharePoint тақтасын басыңыз.

    Office 365 шарлау параметрлері
  3. Қонақ сілтемесі өшірілетін құжат қамтылған кітапханаға өтіңіз.

  4. Құжатты көрсетіңіз және үш көп нүктені () таңдаңыз.

  5. Қонақ сілтемесі бар кез келген адам үшін ашу сөйлемінде қонақ сілтемесін басыңыз. (Егер сілтемені көрмесеңіз, сіздің құжатыңыз пайдаланушы аты мен құпиясөзі бар пайдаланушыларға ғана рұқсат беру үшін орнатылған болуы мүмкін.)

  6. Қонақ сілтемесінің URL мекенжайы жанындағы Ажырату түймешігін басыңыз.

  7. Сілтемені ажырату қажеттігі туралы сұралғанда Сілтемені ажырату тармағын таңдаңыз.

    Бұдан былай жұмыс істемеуі үшін ортақ пайдаланылған құжатқа арналған қонақ сілтемесін ажыратуды қалайтыныңызды сұрайтын диалогтық терезесі.

Ұйымыңыздан тыс адамдар сол қонақ сілтемесі арқылы мазмұнға өтпек болған кезде олар қатынаса алмайтыны туралы хабар алады.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×