Үш кезеңдік жұмыс процесін пайдалану

Үш кезеңдік жұмыс процесін пайдалану

Маңызды :  This article is machine translated, see the disclaimer. Please find the English version of this article here for your reference.

Үш кезеңдік жұмыс процесі тізім элементінің күйін үш күй (кезең) арқылы бақылайды. Үш кезеңдік жұмыс процесін ұйымдардан тұтынушыларды қолдау мәселелері, ықтимал сатып алушылар немесе жоба тапсырмалары сияқты мәселелердің немесе элементтердің үлкен көлемін бақылауды талап ететін бизнес процестерді басқару үшін пайдалануға болады. Мысалы, жоба тапсырмасы үшін үш күй: «Басталған жоқ», «Орындалуда» және «Аяқталған» болуы мүмкін.

Бұл мақалада:

Үш кезеңдік жұмыс процесі тапсырмасы қалай жұмыс істейді?

Үш кезеңдік жұмыс процесінде пайдаланылатын тізімді орнату

Мәселелерді бақылау тізімін жасау

Үш кезеңдік жұмыс процесімен пайдаланылатын арнайы тізімді жасау

Үш кезеңдік жұмыс процесімен пайдаланылатын реттелетін тізімді реттеу

Тізімге үш кезеңдік жұмыс процесін қосу

Элементте үш кезеңдік жұмыс процесін қолмен іске қосу

Үш кезеңдік жұмыс процесінде жұмыс процесі тапсырмасын аяқтау

Үш кезеңдік жұмыс процесі тапсырмасы қалай жұмыс істейді?

Үш кезеңдік жұмыс процесі компаниялардан мәселенің немесе элементтің күйін үш күй және күйлер арасындағы екі өту арқылы бақылауды талап ететін бизнес процестерге қолдау көрсетеді. Күйлер арасында әрбір өтуден кейін жұмыс процесі пайдаланушыға тапсырма тағайындайды және осы пайдаланушыға тапсырма туралы электрондық пошта ескертуін жібереді. Тапсырма аяқталғанда жұмыс процесі элементтің күйін жаңартады және келесі күйге өтеді. Үш кезеңдік жұмыс процесі Мәселені бақылау тізім үлгісімен жұмыс істейді. Бірақ оны құрамында үш немесе одан көп мәндер бар Таңдау бағаны болатындай реттелген кез келген тізіммен бірге пайдалануға болады. Осы Таңдау бағанындағы мәндер жұмыс процесі бақылайтын күйлер ретінде қызмет етеді.

Тізімде бірнеше таңдау бағаны болуы мүмкін және таңдау бағанында үштен көп мәндер болуы мүмкін. Бірақ, үш кезеңдік жұмыс процесі таңдау бағандарының біреуін ғана және таңдалған таңдау бағанындағы мәндердің үшеуін ғана реттеуге болады. Тізімге немесе кітапханаға үш кезеңдік жұмыс процесін қосқанда таңдау бағанын және бағандағы үш мәнді таңдайсыз.

Үш кезеңдік жұмыс процесін компаниялардан тұтынушыларды қолдау мәселелері, ықтимал сатып алушылар немесе жоба тапсырмалары сияқты мәселелердің немесе элементтердің үлкен көлемін бақылауды талап ететін бизнес процестерді басқару үшін пайдалануға болады. Мысалы, шағын оқиғаларды жоспарлау компаниясындағы қызметкерлер жоспарланатын оқиғаларға қатысты көп тапсырмаларды басқару үшін мәселені бақылау тізімін және реттелген үш кезеңдік жұмыс процесін пайдалана алады. Жұмыс процесі оқиға-жоспарлау тапсырмаларын үш күй арқылы бақылайды: Белсенді, Қарап шығуға дайын және Аяқталды. Белгілі бір оқиғаға қатысты оқиғаны дайындау тапсырмаларының барлығы сол оқиға үшін жасалған мәселені бақылау тізіміне құрастырылады және Белсенді деп белгіленеді. Оқиға координаторы топ мүшелеріне жеке тапсырмаларды тағайындап, оқиға тапсырмасымен жұмысты бастау үшін жұмыс процесін іске қосады.

Жұмыс процесі іске қосылғанда, ол тағайындалған адам үшін тапсырма жасайды. Топ мүшесі тапсырманы алғанда, ол тапсырманы аяқтау үшін қажет жұмысты орындайды. Бұл мәселені бақылау тізімі орналасқан тізімнен немесе сайттан тыс жұмыс болуы мүмкін. Мысалы, топ мүшесі қабылдау жоспарын жасау тапсырмасын алса, ол қабылдауларды ұйымдастыру компаниясына хабарласады және жоспарды жасау үшін олармен бірге жұмыс істейді. Қабылдау жоспарының жобасы жасалғанда, топ мүшесі жұмыс процесі тапсырмасын аяқталған деп белгілейді. Бұл кезде жұмыс процесі мәселені бақылау тізіміндегі оқиға тапсырмасының күйін Белсенді дегеннен Қарап шығуға дайын дегенге өзгертіп, оқиға координаторы үшін қабылдау жоспарын сараптау деген екінші тапсырманы жасайды. Қабылдау жоспарын сараптағаннан және бекіткеннен кейін оқиға координаторы жұмыс процесі тапсырмасын аяқталған деп белгілейді, сөйтіп жұмыс процесі тапсырманың күйін Қарап шығуға дайын дегеннен Аяқталды дегенге өзгертеді.

Ескерту : Жұмыс процесінің қатысушысы үш сатыдан тұратын жұмыс процесі тапсырмасын екі жолмен аяқтай алады. Қатысушы жұмыс процесінің тапсырмасын ақталды деп белгілеу үшін, оны өңдей алады немесе ол тізімдегі жұмыс процесінің күйін өзгерте алады (қатысушының осы тізімді өзгерту рұқсаты бар болған жағдайда ғана). Егер қатысушы тізімдегі жұмыс процесінің күйін қолмен жаңартатын болса, жұмыс процесінің тапсырмасы аяқталады. Егер қатысушы жұмыс процесінің тапсырмасын аяқталды деп белгілеу үшін өңдейтін болса, тізімдегі жұмыс процесі элементінің күйі Аяқталды деп жаңартылады.

Алдыңғы мысалдағы үш кезеңдік жұмыс процесіндегі әрекеттер келесі процесті пайдаланады:

Үш кезеңдік жұмыс процесі үлгісінің блок-схемасы

Беттің жоғары бөлігі

Үш кезеңдік жұмыс процесінде пайдаланылатын тізімді орнату

Үш кезеңдік жұмыс процесін пайдалана алмастан бұрын жұмыс процесімен бақылау немесе басқару үшін жоспарлаған элементтер бар тізімді реттеу қажет. Мәселені бақылау тізім үлгісі үш кезеңдік жұмыс процесімен бірге жұмыс істейді. Бірақ, сонымен бірге, осы жұмыс процестерімен бірге пайдалану үшін арнайы тізімді жасауға болады. Егер арнайы тізімді жасасаңыз, тізімде құрамында үш немесе одан көп таңдау мәндері бар ең кемінде бір Таңдау бағаны бар екенін тексеріңіз. Тізіммен бірге пайдаланылатын жұмыс процесін реттегенде жұмыс процесі бақылайтын күй мәндері бар Таңдау бағанын көрсету керек.

Беттің жоғары бөлігі

Мәселелерді бақылау тізімін жасау

Әдепкі бойынша, үш кезеңдік жұмыс процесін Мәселені бақылау тізім үлгісінде жасалған кез келген тізіммен бірге пайдалануға болады.

  1. Параметрлер мәзіріндегі «Office 365 параметрлері» түймешігі Бағдарлама қосу пәрменін басыңыз.

  2. Бағдарламаларыңыз бетіндегі Мәселені бақылау бөлімін басып, тізімнің атауын теріңіз. Тізім атауы талап етіледі

  3. Егер тізімнің сипаттамасын тергіңіз келсе, Қосымша параметрлер бөлімін басыңыз.

    • Сипаттама жолағында тізімнің пайдалану мақсатының сипаттамасын теріңіз. Сипаттама жазу міндетті емес.

  4. Жасау түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Үш кезеңдік жұмыс процесімен пайдаланылатын арнайы тізімді жасау

Егер үш кезеңдік жұмыс процесімен бірге пайдаланылатын реттелетін тізімді жасау қажет болса, құрамында ең кемі жұмыс процесі бақылайтын үш күй мәндері бар ең кемі бір Таңдау бағанын қосу керек.

  1. Параметрлер мәзіріндегі «Office 365 параметрлері» түймешігі Бағдарлама қосу пәрменін басыңыз.

  2. Бағдарламаларыңыз бетіндегі Арнайы тізім бөлімін басып, тізімнің атауын теріңіз. Тізім атауы талап етіледі

  3. Егер тізімнің сипаттамасын тергіңіз келсе, Қосымша параметрлер бөлімін басыңыз.

  4. Сипаттама жолағында тізімнің пайдалану мақсатының сипаттамасын теріңіз. Сипаттама жазу міндетті емес.

  5. Жасау түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Үш кезеңдік жұмыс процесімен пайдаланылатын реттелетін тізімді реттеу

  1. Алдыңғы қадамда жасалған арнайы тізімді басыңыз.

  2. Таспадағы Тізім қойындысын басыңыз, содан соң Параметрлер тобындағы Тізім параметрлері бөлімін басыңыз.

  3. Бағандар астында Бағанды жасау пәрменін таңдаңыз.

  4. In the Name and Type section, under Column name, type the name of column that you want to use to specify the state values for the workflow. For example, you can enter the name as Workflow State.

  5. Осы бағандағы ақпарат түрі: астында Таңдау (мәзір) пәрменін таңдаңыз.

  6. Бағанның қосымша параметрлері бөлімінде, Сипаттама астында баған үшін міндетті емес сипаттаманы енгізіңіз.

  7. Осы бағанда мазмұн болуын талап ету астында Иә параметрін таңдаңыз.

  8. In the list box under Type each choice on a separate line, type three or more choice values that you want for this column. These values will become the states for the workflow. For example, you may enter Active, Ready for Review, and Complete as the three choices.

  9. Пайдаланылудағы таңдауларды көрсету астында Ашылмалы мәзір немесе Ажыратпа-қосқыштар параметрін таңдаңыз.

  10. Толтырылатын таңдауларға рұқсат беру астында Жоқ параметрін таңдаңыз.

  11. Осы баған үшін әдепкі мән қажет екенін немесе оны осы тізім үшін әдепкі көрініске қосу қажет екенін көрсетіңіз.

  12. ОК түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Тізімге үш кезеңдік жұмыс процесін қосу

Тізімдегі элементтерді пайдалану мүмкін болмастан бұрын тізімге үш кезеңдік жұмыс процесін қосу керек. Тізімге үш кезеңдік жұмыс процесін қосқанда тізімдегі қай бағанда жұмыс процесі бақылауы керек күй мәндері бар екенін көрсету керек. Сондай-ақ, жұмыс процесінің әрбір кезеңінде не болатынын көрсету керек. Мысалы, тапсырма алушылар алатын электрондық пошта ескертулерінің тақырыбын және мәтінін көрсетуге болады.

Үш кезеңді жұмыс процесі сайттардың көптеген түрлерінде әдепкі бойынша қосылған. Бірақ, сайттар жиынының әкімшісі бұл мүмкіндікті ажырата алады. Егер үш кезеңді жұмыс процесі қол жетімді емес болса, сайттар жиынының әкімшісіне хабарласыңыз.

Маңызды : Жұмыс процесін тізімге қосу үшін тізімдерді реттеу рұқсаты болуы керек.

  1. Үш кезеңдік жұмыс процесін қосатын тізімді ашыңыз.

  2. Тізім қойындысын> Тізім параметрлері түймешігін басыңыз немесе ашып жатқан кітапхананың түріне арналған параметрлерді басыңыз. Мысалы, құжаттар кітапханасында Құжаттар кітапханасының параметрлері бөлімін басыңыз.

  3. Рұқсаттар және басқару бөлімінің астындағы Жұмыс процесінің параметрлері түймешігін басыңыз.

  4. Жұмыс процесінің параметрлері бетіндегі Жұмыс процесін қосу пәрменін басыңыз.

  5. Жұмыс процесін қосу бетінің Жұмыс процесі бөліміндегі Жұмыс процесінің үлгісін таңдау бөлімінің астындағы Үш кезеңдік тармағын басыңыз.

  6. Атауы бөлімінде жұмыс процесі үшін бірегей атауды енгізіңіз.

  7. Тапсырмалар тізімі бөлімінде жұмыс процесімен бірге пайдалану қажет тапсырмалар тізімін көрсетіңіз.

    Ескерту : 

    • Әдепкі Тапсырмалар тізімін пайдалануға немесе жаңасын жасауға болады. Егер әдепкі «Тапсырмалар» тізімін пайдалансаңыз, жұмыс процесінің қатысушылары «Тапсырмалар» тізімінің «Менің тапсырмаларым» көрінісін пайдалана отырып жұмыс процесінің тапсырмаларын оңай таба және көре алады.

    • Осы жұмыс процесінің тапсырмалары жалпы «Тапсырмалар» тізімнен бөлек ұстау керек құпиялы деректерді ашатын болса, жаңа тапсырмалар тізімін жасаңыз.

    • Егер ұйымда бірнеше жұмыс процестері болатын болса немесе жұмыс процестерінде көп тапсырмалар болатын болса, жаңа тапсырмалар тізімін жасаңыз. Бұл жағдайда әрбір жұмыс процесі үшін тапсырмалар тізімін жасауға болады.

  8. Журналдар тізімі бөлімінде осы жұмыс процесімен бірге пайдаланылатын журналдар тізімін таңдаңыз. Журналдар тізімі жұмыс процесінің әрбір данасында орын алатын барлық оқиғаларды көрсетеді.

    Ескерту : Әдепкі Журнал тізімін пайдалануға немесе жаңасын жасауға болады. Егер ұйымыңыздың жұмыс процестері көп болса, әрбір жұмыс процесі үшін бөлек журналдар тізімін жасауыңыз мүмкін.

  9. Бастау параметрлері бөлімінде төмендегі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Егер жұмыс процесін қолмен іске қосуға рұқсат ету қажет болса, Қатысу рұқсаты бар түпнұсқалығы расталған пайдаланушыға осы жұмыс процесін қолмен іске қосуға рұқсат беру ұяшығының қасына белгі қойыңыз. Жұмыс процесін іске қосу үшін қосымша рұқсаттарды талап ету қажет болса, Жұмыс процесін бастау үшін тізімдерді басқару рұқсаттарын сұрау ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

    • Жаңа элементтер жасалғанда жұмыс процесінің автоматты түрде іске қосылуы қажет болса, Жаңа элемент жасалған кезде жұмыс процесін іске қосу ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

  10. Келесі түймешігін басыңыз.

  11. Жұмыс процесі күйлері бөлімінде, «Таңдау» өрісін басу астында жұмыс процесіндегі күйлер үшін пайдаланылатын мәндер бар тізімнен Таңдау бағанын таңдаңыз, содан кейін жұмыс процесінің Бастапқы күй, Ортаңғы күй және Соңғы күй баған мәндерін таңдаңыз.

  12. Жұмыс процесі басталған кезде не болатынын көрсету (жұмыс процесіндегі бірінші тапсырманың параметрлері) және Жұмыс процесінің күйі ортаңғы күйге ауысқанда не болатынын көрсету (жұмыс процесіндегі екінші тапсырманың параметрлері) деген екі бөлімде төмендегі ақпаратты көрсетіңіз:

    Тапсырмалар туралы мәліметтер

Өріс

Сипаттама

Тапсырма тақырыбы:

Оған қоса, жұмыс процесі басталған немесе кезеңнің ортасына жеткен кезде тапсырмада пайда болатын хабарды реттеуге болады. Егер Тізім өрісін қосу ұяшығының қасына белгі қойсаңыз, таңдалған өріс хабардың соңына қосылады.

Тапсырма сипаттамасы:

Тапсырманың сипаттамасына қосу қажет бүкіл ақпаратты енгізіңіз. Егер Тізім өрісін қосу құсбелгісін қойсаңыз, таңдалған өріс хабардың соңына қосылады. Егер Тізім элементіне сілтеме кірістіру құсбелгісін қойсаңыз, сипаттамаға тізім элементіне сілтеме қосылады.

Тапсырманы өткізу мерзімі:

Егер тапсырманың мерзімін көрсету қажет болса, Тізім өрісін қосу құсбелгісін қойып, мерзім күні үшін пайдаланылатын күн бар тізімнен күн бағанын таңдаңыз.

Тапсырманы орындаушы:

Тізімде көрсетілген адамға тапсырманы тағайындау қажет болса, Өріс тізімін қосу пәрменін таңдап, пайдалану қажет пайдаланушы мәліметтері бар тізімнен бағанды таңдаңыз. Осы жұмыс процесі іске қосылғанда бірінші тапсырма жұмыс процесі үшін осы бағанда аты көрсетілетін адамға тағайындалады.

Жұмыс процесінің барлық даналарындағы тапсырманы көрсетілетін кісіге тағайындау үшін, Пайдаланушы тармағын таңдап, одан кейін тапсырманы тағайындау үшін, кісінің атын теріңіз немесе таңдаңыз.

  1. Жұмыс процесінің қатысушылары олардың жұмыс процесінің тапсырмалары туралы электрондық пошта ескертулерін алуы қажет болса, Электрондық пошта хабарын жіберу ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

    Ескерту :  Жұмыс процесі қатысушыларының электрондық пошта ескертулерін және жұмыс процестері басталғаннан кейінгі тапсырмалары туралы еске салуларды алатынын тексеру үшін электрондық поштаның сайт үшін қосылғанын тексеру мақсатында сайттар жиынының әкімшісіне хабарласыңыз.

    Электрондық пошта хабарларының мәліметтері

Өріс

Сипаттама

Кімге

Жұмыс процесі туралы электрондық пошта ескертуі жіберілуі керек адамның атын енгізіңіз. Электрондық пошта ескертуін тапсырма иесіне жіберу қажет болса, Тағайындалған тапсырманы қосу ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

Тақырып

Электрондық пошта ескертуі үшін пайдаланылатын тақырып жолын енгізіңіз. Электрондық пошта хабарының тақырыбына тапсырма тақырыбын қосу қажет болса, Тапсырмалар аттарын пайдалану ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

Негізгі мәтін

Электрондық пошта ескертуінің негізгі мәтінінде болуы керек ақпаратты енгізіңіз. Хабарға тізім элементіне сілтемені қосу қажет босла, Тізім элементіне сілтеме кірістіру ұяшығының қасына белгі қойыңыз.

  1. ОК түймешігін басыңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Элементте үш кезеңдік жұмыс процесін қолмен іске қосу

Тізімдегі элементтерде пайдалануға қол жетімді болуы үшін үш кезеңдік жұмыс процесін алдымен тізімге қосу керек. Қосымша ақпарат үшін алдыңғы бөлімді қараңыз.

Үш кезеңдік жұмыс процесін тізімге жаңа элементтерді қосқанда автоматты түрде қосылатындай реттеуге болады немесе оны белгілі бір пайдаланушыларға жұмыс процесін қолмен іске қосуға мүмкіндік беретіндей реттеуге болады. Кейбір жұмыс процестері екі параметрге де мүмкіндік береді.

Тізім элементінде үш кезеңдік жұмыс процесіін қолмен іске қосу үшін келесі қадамдарды орындаңыз. Сізде тізім үшін «Элементтерді өзгерту» рұқсаты болуы керек. Кейбір жұмыс процестері «Тізімдерді басқару» рұқсатын қажет етуі мүмкін.

Ескерту : Жұмыс процесі қатысушыларының электрондық пошта ескертулерін және жұмыс процестері басталғаннан кейінгі тапсырмалары туралы еске салуларды алатынын тексеру үшін электрондық поштаның сайт үшін қосылғанын тексеру мақсатында сайттар жиынының әкімшісіне хабарласыңыз.

  1. Үш кезеңдік жұмыс процесін іске қосу қажет элемент бар тізімді ашыңыз.

  2. Жұмыс процесін іске қосу қажет элементтің қасындағы көп нүкте түймешігін басып, пайда болған мәзірде Жұмыс процестері бөлімін басыңыз.

    Ескерту : Тізімдегі не кітапханадағы элементтің кемінде бір байланыстырылған жұмыс процесі бар болғанда, Жұмыс процестері пәрмені қол жетімді болады.

  3. Сайттың әрекеті мәзірінде «Office 365 параметрлері» түймешігі Сайттың бүкіл мазмұнын қарау пәрменін таңдаңыз.

  4. Жаңа жұмыс процесін іске қосу астында іске қосу қажет үш кезеңдік жұмыс процесінің атын таңдаңыз.

    Жұмыс процесі бірден іске қосылады.

Беттің жоғары бөлігі

Үш кезеңдік жұмыс процесінде жұмыс процесі тапсырмасын аяқтау

Үш кезеңдік жұмыс процесінде жұмыс процесі тапсырмасын аяқтау үшін сізде жұмыс процесінің тапсырмалары жазылған тапсырмалар тізімдері үшін ең кемі «Элементтерді өзгерту» рұқсаты болуы керек.

  1. Сайттың «Тапсырмалар» тізімін ашып, жұмыс процесінің тапсырмасын табу үшін Көрініс мәзірінде Менің тапсырмаларым пәрменін таңдаңыз.

    Ескерту : Егер жұмыс процесі әдепкі бойынша сайт Тапсырмалар тізімін пайдаланбаса, жұмыс процесінің тапсырмасы Тапсырмалар тізімінде көрсетілмеуі мүмкін. Жұмыс процесінің тапсырмасын орналастыру үшін жұмыс процесінің элементі сақталған тізімге немесе кітапханаға өтіңіз. Көрсеткішті орындалатын элемент атауына апарып, Жұмыс процестері бөлімін басыңыз. Жұмыс процесінің күйі бетіндегі Іске қосылған жұмыс процестері бөлімінің астында өзіңіз қатысушы болып табылатын жұмыс процесінің атауын басыңыз. Тапсырмалар бөлімінің астындағы жұмыс процесінің тапсырмасын басыңыз, содан соң 3-қадамға өтіңіз.

  2. Аяқталған деп белгілеу қажет элемент бар тізімді ашыңыз.

  3. Аяқтау қажет тапсырманың атына көрсетіп, шығатын көрсеткіні басып, Элементті өзгерту пәрменін таңдаңыз.

  4. Тапсырмалар диалогтық терезесінде тапсырманы аяқтау үшін сұралған ақпаратты енгізіңіз немесе таңдаңыз, содан кейін Сақтау пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Machine Translation Disclaimer: This article has been translated by a computer system without human intervention. Microsoft offers these machine translations to help non-English speaking users enjoy content about Microsoft products, services and technologies. Because the article was machine translated, it may contain errors in vocabulary, syntax or grammar.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×