Құжаттар жиынтығына кіріспе

Құжаттар жиынтығы - бір нысан ретінде басқаруға болатын қатысты құжаттардың тобы. Құжаттар жиынтығын бір қадаммен жасауға болады, одан кейін оның сипаттамаларын және метадеректерін анықтауға болады. Жиынтықты бір нысан ретінде басқаруға болады.

Бұл мақалада

Құжаттар жиынтығы дегеніміз не?

Құжаттар жиынтығымен не істеуге болады?

Құжаттар жиынтығы дегеніміз не?

Адамдар жобалардың көптеген түрлеріне қатысты құжаттар жиынтығын жиі шығарады. Кейбір жағдайларда, құжаттар жиынтығы жобаның нәтижесі немесе «түпкі нәтижесі» болуы мүмкін. Мысалы, кәсіби қызмет көрсететін компания ықтималды клиенттердің ұсыныс сұрауына жауап берге кезде стандартты «толық құжатты» шығаруы мүмкін. Толық құжатта бұл бөліктер болуы мүмкін және ол әрбір бөлікті белгілі бір жобаның ерекше талаптарына сәйкес реттейді.

  • Қызмет көрсету компаниясымен таныстыру

  • Күшті, әлсіздікті, мүмкіндіктерді және қауіптерді талдау

  • Бизнес-жоспар

  • Салыстырмалы компания талдауы

Басқа жағдайларда құжаттардың бұл жиынтығы үлкен жобаға қолдау көрсететін мәліметтердің басқа түрлерін ғана көрсетеді және басқа нәрсенің жасалуына немесе жеткізілуіне себеп болады. Мысалы, өндіруші компания өзі өндірген әрбір өнімнің безендірілуін, тексерілуін және жасалуына қатысты құжаттардың стандартты жиынтығын жасауы мүмкін.

Бұл құжаттар бір мезгілде немесе бірнеше кезеңде жасалуы мүмкін. Құжаттарды бір адам немесе бірнеше адам жасауы немесе қарап шығуы мүмкін. Барлық құжаттардың пішімі (Word құжаттары сияқты) бірдей болуы мүмкін. Болмаса, олар (Word құжаттары, OneNote жазу кітапшалары, PowerPoint көрсетілімдері, Visio диаграммасы, excel жұмыс кітаптары, т.б.) әр түрлі файл пішімдерінен құралуы мүмкін.

Құжаттар жиынтығы ұйымдарға бұл жағдайларды оңай басқаруға көмектеседі. Олар байланыстырылған бірнеше құжатты бір нысан ретінде жұмыс істеуге және басқаруға болатын бір көрініске реттеуге болады. Құжаттар жиынтығын жасаған кезде жаңа мазмұн түрін жасайсыз. Мазмұн түрі сайт жиынтығында қол жетімді болады және әрбір басқа бірнеше құжат жұмысының өнімі үшін жаңа құжаттар жиынтығының мазмұн түрін конфигурациялауға болады.

Құжаттар жиынтығының мазмұн түрі кітапханаға қосылған кезде пайдаланушылар құжаттар жиынтығының жаңа нұсқаларын бір құжатта жасауға болатын жолмен жасайды.

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттар жиынтығымен не істеуге болады?

Құжаттар жиынтығының мазмұн түрінде біреше құжатты жұмыс өнімдерін сәтті жасауды және басқаруды оңайлату үшін бірнеше ерекше мүмкіндіктер бар. Құжаттар жиынтығының мазмұн түрін конфигурациялаған кезде келесі әрекеттердің бірін орындауға болады:

Бастапқы бетті    жиынтық туралы пайдаланушыға қажетті барлық мәліметтерден тұратын құжаттар жиынтығы үшін реттеңіз. Бастапқы бет – құжаттар жиынтығымен (мысалы, жобаның уақыт шкаласы, ресурстар сілтемесі, т.б.) жұмыс істейтін топ мүшелеріне көмектесетін жоба мәлііметтерін немесе ресурстарын көрсету үшін орнатылатын веб-бөлік беті. Сонымен бірге ол жиынтыққа қосылған құжаттар тізімін көрсетеді.

  • Әдепкі мазмұнды    автоматты түрде жасау және құжаттар жиынтығының әрбір жаңа нұсқасына кірістіру үшін көрсетіңіз. Сізде автоматты түрде қосылған кейбір құжаттар бар және адамдар пайдаланатын үлгілерді бақылай аласыз. Әдепкі құжаттардың дұрыс мазмұн түрі екеніне сенімді болыңыз. Мысалы, ұйым байланыстың белгілі бір түрі үшін сіз пайдаланатын үлгілерге сауда белгісін қойса, құжаттар жиынтығының мазмұн түрін конфигурациялаған кезде оларды кері жүктеуге болады.

  • Рұқсат етілген мазмұн түрлерін    көрсетіңіз, олар құжаттар жиынтығында пайдаланылады (мысалы, құжат файлдары, суреттер, дыбыс немесе бейне).

  • Ортақ пайдаланылған метадеректерді    және метадеректер бағандарын сізге қажетті жиынтықтағы барлық құжаттар үшін көрсетіңіз. Құжаттар жиынтығы жасалған кезде метадеректермен автоматты түрде дайындалады және ортақ пайдаланылған метадеректерді бастапқы бетте көрсетуге болады.

  • Жұмыс процестерін    құжаттар жиынтығын пайдалану үшін тағайындаңыз. Құжаттар жиынтығымен бірге стандартты алдын ала қарау немесе растау жұмыс процестерін пайдалануға болады және құжаттар жиынтығы онда бір файл болған сияқты жұмыс процестерінің қадамдарын түгелдей орындауды жалғастырады. Сонымен бірге ұйым құжаттар жиынтықтары үшін арнайы жұмыс процестерін жасай алады.

  • Құжаттар жиынтықтарын    мақсатты қалтаға, сайтқа немесе кітапханаға бағытталған Мазмұн ұйымдастырушысына орнатыңыз.

Құжаттар жиынтығының мазмұн түрін кітапханаға қосқаннан кейін, сайт пайдаланушылары белгілі құжаттарды басқару мүмкіндіктерін және белгілі бір Құжаттар жиынтығы мүмкіндіктерін пайдаланады.

Құжаттар жиынтығының авторлары келесі тапсырмалардың бірін орындайды:

  • Құжаттағы Жаңа құжат пәрменін пайдалану арқылы жаңа бірнеше құжатты жұмыс өнімдерін жылдам және оңай жасаңыз.

  • Құжаттар жиынтығындағы ағымдағы сипаттардың және құжаттардың нұсқалар журналының суретін суретке түсіріңіз.

Алдын ала қарау және растау сияқты жалпы тапсырмаларды басқару үшін жұмыс процестерін құжаттар жиынтығындағы барлық құжаттар жиынтығында немесе жеке элементтерде іске қосыңыз.

  • Құжаттар жиынтығына сілтемені электрондық пошта арқылы жіберіңіз.

  • Келесіге жіберу пәрменін құжаттар жиынтығын басқа орынға (орын Басқару орталығында реттелуі қажет) жылжыту немесе көшіру үшін пайдалануға болады.

  • Құжаттар жиынтығы үшін рұқсаттарды басқарыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×