Құжаттар жинақтарына кіріспе

Жаңа құжаттар жинағының мазмұн түрімен бірнеше құжатпен жұмыс істеу өнімдерін жасауға және басқаруға болады. Құжаттар жинағы – бір қадамда жасауға болатын, содан кейін бір нысан ретінде басқаруға болатын байланысты құжаттар тобы.

Бұл мақалада:

Құжаттар жинағы деген не?

Құжаттар жинағының мүмкіндіктері

Құжаттар жинағы деген не?

Жобаларда жұмыс істегенде, адамдар жеке құжаттарды сирек жасайды. Жобалардың көп түрлерінде әдетте бірнеше байланысты құжаттар жасалады. Кейбір жағдайларда, бұл құжаттар жинағы жобаның соңғы нәтижесі немесе «жеткізілген құжат» болуы мүмкін. Мысалы, кәсіби қызметтер көрсету компаниясы ықтимал тұтынушыдан алатын әрбір тауар туралы сұрауға жауап ретінде тауарларды жарнамалайтын кітапты жасауы мүмкін. Басқа жағдайларда, бұл құжаттар жинағы үлкенірек жобаны қолдайтын әр түрлі ақпарат түрлері болуы және басқа нәрсені жасауға немесе жеткізуге әкелуі мүмкін. Мысалы, өндіруші компания өндіретін әрбір өнім үшін құрастыруға, тексеруге және жасауға байланысты стандартты құжаттар жинағын жасауы мүмкін.

Бұл құжаттарды бір немесе бірнеше адам бір уақытта немесе кезеңдер бойынша жасай алады және бұл файл пішімдері әр түрлі құжаттар болуы мүмкін (мысалы, Word құжаттары, PowerPoint көрмелері, Visio диаграммалары, Excel файлдары, т.б.).

Бірнеше құжатпен жұмыс істеу өнімдерін жүйелі түрде жасау және басқару керек ұйымдар әдетте жасалатын әрбір бірнеше құжатпен жұмыс істеу өнімі үшін жаңа құжаттар жинағының мазмұн түрін теңшей алады. Құжаттар жинағының мазмұн түрі – бірнеше байланысты құжаттарды бір нысан ретінде жұмыс істеуге және басқаруға болатын бір құжатқа ұйымдастыратын қалталарға негізделген мазмұн түрі.

Кітапханаға құжаттар жинағының мазмұн түрі қосылғанда, пайдаланушылар кітапхана таспасындағы Жаңа құжат пәрменін таңдау арқылы құжаттар жинағының жаңа даналарын жасай алады.

Жаңа құжат мәзірінде Құжаттар жинағы пәрмені

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттар жинағының мүмкіндіктері

Құжаттар жинағының мазмұн түріне бірнеше құжатпен жұмыс істеу өнімдерін жасауды және басқаруды оңайырақ ететін бірнеше мүмкіндіктер кіреді. Құжаттар жинағының мазмұн түрін теңшегенде, төмендегі әрекеттерді орындауға болады:

  • Құжаттар жинағында рұқсат етілетін мазмұн түрлерін көрсету (мысалы, құжат файлдары, кескіндер, дыбыс немесе бейне).

  • Құжаттар жинағының жаңа данасы жасалған сайын автоматты түрде жасалатын кез келген әдепкі құжаттарды көрсету. Әдепкі құжаттарды рұқсат етілген мазмұн түрлеріне байластыруға болады. Мысалы, ұйымда келісімдер сияқты нәрселерге пайдаланылатын стандартты үлгілер болса немесе белгілі бір байланыс түрлері үшін пайдаланылатын үлгілер болса, бұларды құжаттар жинағы мазмұн түрін теңшегенде кері қотаруға болады.

  • Жинақтағы барлық құжаттарды үндестірілген болуы керек кез келген ортақ метадеректерді көрсету.

  • Құжаттар жинағының мазмұн түрінен жасалған жұмыс өнімінің әрбір данасын көрсететін құжаттар жинағының бастапқы бетін теңшеу. Бұл бастапқы бет – жоба туралы ақпаратты немесе құжаттар жинағымен жұмыс істейтін топ мүшелеріне көмектесетін ресурстарды көрсетуге теңшеуге болатын веб-бөлік беті (мысалы, жобаның уақыт шкаласы, ресурстарға сілтемелер, т.б.).

  • Құжаттар жинағы үшін қол жетімді болуы керек жұмыс үрдістерін теңшеу. Құжаттар жинақтарымен стандартты сараптау немесе бекіту жұмыс үрдістерін пайдалануға болады. Бұған қоса, Microsoft SharePoint Designer 2010 бағдарламасында бар төрт құжаттар жинағының жұмыс үрдісі әрекеттерін пайдаланып, ұйым құжаттар жинақтары үшін теңшелетін жұмыс үрдістерін жасай алады. Қосымша ақпаратты SharePoint Designer 2010 бағдарламасындағы жұмыс үрдісі әрекеттері: қысқаша анықтамалық бөлімінен қараңыз.

Құжаттар жинағының мазмұн түрі теңшеліп, кітапханаға қосылғаннан кейін, құжаттар жинағындағы құжаттармен жұмыс істегенде, құжаттар жинағындағы құжаттарды жасайтын немесе басқаратын торап пайдаланушылары таныс құжаттарды басқару мүмкіндіктерін де, Құжаттар жинағы таспасындағы Басқару қойындысы сияқты арнайы мүмкіндіктерді де пайдалана алады.

Құжаттар жинағының авторлары төмендегі тапсырмаларды орындай алады:

  • Құжаттар кітапханасында Жаңа құжат пәрменін пайдалана отырып жаңа бірнеше құжатпен жұмыс істеу өнімдерін тез және оңай жасау.

  • Құжаттар жинағындағы ағымдағы сипаттардың және құжаттардың нұсқалар журналының суретін жасау.

  • Сараптау және бекіту сияқты жалпы тапсырмаларды орындау үшін бүкіл құжаттар жинағында немесе құжаттар жинағындағы жеке элементтерде жұмыс үрдістерін бастау.

  • Құжаттар жинағына сілтемені электрондық поштамен жіберу.

  • Құжаттар жинағын басқа орынға жылжыту немесе көшіру үшін Жіберу пәрменін пайдалану (тағайындалған орталықтан басқаруда теңшеу керек).

  • Құжаттар жинағы үшін рұқсаттарды басқару.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×