Құжаттарды тексеру арқылы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді жою

Егер Microsoft Word құжатының электрондық көшірмесін пайдаланушылармен немесе қызметтестеріңізбен бірлесіп пайдалануды жоспарласаңыз, құжаттың өзінде немесе құжат сипаттарында сақталуы мүмкін жасырын деректердің немесе жеке мәліметтердің құжатта бар-жоқтығын тексерген дұрыс болады (метадеректер). Бұл жасырын деректер сіздің ұйымыңыз немесе құжаттың өзі туралы ашық ортақтасқыңыз келмейтін мәліметтерді көрсетуі мүмкін болғандықтан, құжатты басқа адамдармен ортақтасудан бұрын бұл жасырын мәліметтерді жою қажет деп таба аласыз.

Бұл мақалада Word бағдарламасындағы құжат инспекторы мүмкіндігін құжаттағы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табу және жою жолын пайдалануға болатындығы сипатталады.

Бұл мақалада

Жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табу және жою

Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің түрлері

Құжат инспекторы табатын және жоятын мәліметтер

Жасырын деректер мен жеке мәліметтерді табу және жою

Құжат инспекторын Word құжаттарындағы жасырын деректер мен жеке мәліметтерді тауып жою үшін пайдалануға болады. Электрондық пошта тіркемесі сияқты Word құжатының электрондық көшірмесін ортақтасудан бұрын Құжат инспекторын пайдалану дұрыс болады.

  1. Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің бар-жоқтығын тексеру қажет Word құжатын ашыңыз.

  2. Бастапқы құжаттың көшірмесін сақтау үшін Файл қойындысын басып, Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз, содан кейін Файл атауы өрісіне атауды енгізіңіз.

    Маңызды : Құжат инспекторын бастапқы құжатты көшірмесінде пайдаланған жөн, өйткені құжат инспекторы жойған деректерді қалпына келтіру әрқашан мүмкін бола бермейді.

  3. Бастапқы құжаттың көшірмесінде Файл қойындысын, содан кейін Ақпарат пәрменін таңдаңыз.

  4. Ортақ пайдалануға дайындау астынан Ақауларды іздеу, одан кейін Құжаттар инспекторы параметрін таңдаңыз.

  5. Тексерілуі қажет жасырын мазмұн түрлерін таңдау үшін Құжат инспекторы диалогтық терезесінен құсбелгілерді таңдаңыз.

  6. Тексеру пәрменін таңдаңыз.

  7. Тексеру нәтижелерін Құжат инспекторы диалогтық терезесінде қарап шығыңыз.

  8. Құжатыңыздан жою қажет жасырын мазмұн түрлерінің тексеру нәтижелерінің қасындағы Барлығын жою түймешігін басыңыз.

    Маңызды : 

    • Егер жасырын мазмұн құжаттан жойылса, ол Болдырмау түймешігін басқанда қалпына келмеуі мүмкін.

    • OpenDocument мәтіні (.odp) пішімінде сақтайтын құжаттардан жасырын деректер мен жеке мәліметтерді жою үшін, құжатты осы пішімде сақтаған сайын құжат инспекторын іске қосу керек.

Беттің жоғары бөлігі

Жасырын деректер мен жеке мәліметтердің түрлері

Word құжатында жасырын деректер мен жеке мәліметтердің бірнеше түрлері сақталуы мүмкін. Бұл мәліметтер құжатты Word бағдарламасында қарағанда тікелей көрінбеуі мүмкін, бірақ басқа адамдар мәліметтерді көруі немесе шығарып алуы мүмкін.

Жасырын мәліметтер Word бағдарламасы сізге басқа адамдармен бірлесіп жазуға және өңдеуге мүмкіндік беру үшін құжатқа қосатын деректерді қамтуы мүмкін. Сондай-ақ, оның құрамына әдейі жасырын етіп көрсеткен мәліметтер де кіруі мүмкін.

Word құжаттарында жасырын деректер мен жеке мәліметтердің мынадай түрлері болуы мүмкін:

  • Түсініктемелер, түзетулер белгілері, нұсқалар және қолжазбалық аннотациялар    Егер басқалармен бірлесе отырып құжатты жасасаңыз, құжатыңыз түзетулер белгілері, түсініктемелер, қолжазбалық аннотациялар немесе нұсқалар сияқты элементтерді қамтуы мүмкін. Бұл мәлімет құжатта жұмыс істеген кісілер аттарын, рецензенттер түсініктемелерін және құжатта жасалған өзгертулерді басқаларға көрсетуді мүмкін қылады.

  • Құжат сипаттары және жеке мәліметтер   метадеректер ретінде белгілі құжат сипаттары, яғни автор және тақырып сияқты құжатыңыз туралы мәліметтерді қамтиды. Сондай-ақ, құжат сипаттары Office бағдарламалары автоматты түрде сақтайтын мәліметтерді қамтиды, мысалы, құжатты ең соңғы сақтаған адамның аты және құжаттың жасалған күні. Егер арнайы мүмкіндіктерді пайдаланған болсаңыз, құжатыңызда жеке анықталатын деректердің (РІІ) қосымша түрлері болуы мүмкін, мысалы, электрондық пошта тақырыптары, қарап шығуға жіберу мәліметтері, жол нұсқау парақтары және үлгі атаулары.

  • Жоғарғы колонтитулдар, төменгі колонтитулдар және су таңбалары    Word құжаттары жоғарғы колонтитулдар мен төменгі колонтитулдардағы ақпаратты қамти алады. Сонымен қатар, Word құжатына су таңбасын қосуға болады.

  • Жасырын мәтін    Word құжаттары жасырын мәтін ретінде пішімделген мәтінді қамти алады. Егер құжатыңыз жасырын мәтінді қамтып-қамтымағанын білмесеңіз, оны іздеу үшін құжат инспекторын пайдалана аласыз.

  • Құжат серверінің сипаттары    Егер құжатыңыз Құжаттар үшін жұмыс кеңістігі немесе Microsoft Windows SharePoint қызметтері негізіндегі жинақ сияқты құжатты басқару серверіндегі орында сақталса, құжат қосымша құжат сипаттарын немесе осы сервер орынына қатысты мәліметті қамтуы мүмкін.

  • Реттелетін XML деректері    Құжаттар құжатта көрінбейтін реттелетін XML деректерін қамтуы мүмкін. Құжат инспекторы бұл XML деректерін табып жоя алады.

Беттің жоғары бөлігі

Құжат инспекторы табатын және жоятын мәліметтер

Word бағдарламасында, құжат инспекторы Word құжаттарында болатын жасырын деректер мен жеке мәліметтерді тауып, жоюға мүмкіндік беретін бірнеше әр түрлі инспекторларды бейнелейді. Word құжаттарында құжат инспекторының көмегімен табылатын және жойылатын әр түрлі жасырын деректер мен жеке мәліметтердің тізімін келесі кестеден көруге болады.

Ескертулер : 

  • Егер ұйымыңыз Инспектор модульдерін қосу арқылы Құжат инспекторын реттесе, құжаттарыңызда қосымша мәлімет түрлерінің бар-жоқтығын тексеруге болады.

  • Microsoft Word Starter 2010 бағдарламасын пайдаланып жатқанда, Word Starter бағдарламасында Word нұсқасының тізімделген мүмкіндіктерінің барлығына қолдау көрсетіле бермейді. Word Starter бағдарламасында қол жетімді мүмкіндіктер туралы қосымша ақпарат алу үшін, Word Starter мүмкіндіктерін қолдаубөлімін қараңыз.

Инспектор аты

Табу мен жою

Түсініктемелер, түзетулер, нұсқалар және аннотациялар

Ескерту : Word Starter 2010 бағдарламасында құжат инспекторы тек нұсқаларды және аннотацияларды жояды.

  • Түсініктемелер

  • Түзету белгілері

  • Құжат нұсқасы туралы мәліметтер

  • Қолжазбалық аннотациялар

Құжат сипаттары және жеке мәліметтер

  • Құжат сипаттары, соның ішінде мыналардан алынған мәліметтер: Жиынтық, Статистика және Реттелетін қойындылары, Құжат сипаттары диалогтық терезесі

  • Электрондық пошта тақырыптары

  • Бағыттаулар

  • Қарап шығуға жіберу мәліметтері

  • Құжат серверінің сипаттары

  • Құжатты басқару саясатының мәліметі

  • Мазмұн түрінің мәліметтері

  • Деректермен байланысқан өрістер үшін деректерді байланыстыру ақпараты (соңғы мән мәтінге түрлендіріледі)

  • Пайдаланушы аты

  • Үлгі аты

Колонтитулдар және су таңбалар

  • Құжаттың жоғарғы колонтитулдарындағы мәліметтер

  • Құжаттың төменгі колонтитулындағы мәліметтер

  • Су таңбалар

Жасырын мәтін

  • Жасырын түрінде пішімделген мәтін (Қаріп диалогтық терезесінде бар қаріп әсері)

    Ескерту : Инспектор басқа әдістермен жасырылған мәтінді таба алмайды (мысалы, ақ фондағы ақ мәтін).

Реттелетін XML деректері

  • Құжат ішінде сақтала алатын реттелетін XML деректері

Көрінбейтін мазмұн

  • Көрінбейтін болып пішімделгендіктен көрінбейтін нысандар.

    Ескерту : Бұл инспектор басқа нысандар жауып тұрған нысандарды таба алмайды.

Беттің жоғары бөлігі

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×