Құжаттардың жинақтарын жасау және басқару

Құжаттар жинағының мазмұн түрі құжаттар кітапханасына қосылғаннан кейін, оны жаңа бірнеше құжаттық жұмыс өнімдерін жасауға қолдануға болады. Оған қоса, ашу үшін, құжаттар жинағының қалтасын нұқығанда, бастапқы бет ашылады. Оны құжаттар жинағында мазмұнды басқару үшін қолдануға болады.

Бұл мақалада:

Құжаттар жинақтарымен жұмыс істеу туралы

Құжаттар жинағының жаңа данасын жасау

Бар құжаттар жинағына құжаттарды қосу немесе кері қотару

Құжаттар жинағына арналған рұқсаттарды басқару

Нұсқаларды басқару

Құжаттар жинағының сілтемесін ортақ пайдалану

Құжаттар жинақтарымен жұмыс істеу туралы

Жұмыс жасап отырған кітапханада құжаттар да, құжаттардың жинақтары да болса, құжаттардың жинақтарын олардың құжаттар кітапханасындағы бір мәнді қалта белгішесін іздеу арқылы анықтауға болады.

Құжаттар кітапханасындағы құжаттар жинағының қалталары

Құжаттардың жинақтарында жұмыс жасап отырғанда, жалпы тапсырмаларды орындау үшін, құжаттар жинағының бастапқы бетінде көрсетілетін «Құжаттардың жинақтары» таспасының «Басқару» қойындысын қолдануға болады.

Құжаттар жинағының таспасын басқару

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттар жинағының жаңа данасын жасау

  1. Құжаттардың жинақтарын қолдауға теңшелген құжаттар кітапханасына өтіңіз.

  2. Кітапхана құралдары таспасының Құжаттар қойындысын нұқыңыз.

  3. Жаңа құжат, одан кейін Құжаттар жинағы параметрін немесе жасалатын құжаттар жинағының атын (егер ұйымыңыз теңшелетін құжаттар жинағы мазмұнының түрін жасаса, олардың аттары бірегей болуы мүмкін) таңдаңыз. Егер кітапхана жеке құжаттардың да, құжаттардың жинақтарының да жасалуын қолдаса, құжаттар жинағын қалта белгішесі арқылы анықтауға болады.
    Құжаттар жинағының белгішесі бөлектенген жаңа құжат мәзірі

  4. Жаңа құжаттар жинағы тілқатысу терезесінде жасалып жатқан құжаттар жинағының аты мен сипаттамасын теріп, Жарайды түймешігін басыңыз. Құжаттар жинағы жасалғанда, шолғыш құжаттар жинағының бастапқы бетін көрсетеді.

    Егер құжаттар жинағы жаңа данасын жасағанда автоматты түрде құжаттар жасауға теңшелсе, бұл құжаттар бастапқы беттің веб-бөлігінде пайда болады. Егер бұл құжаттар жинағына әдепкі мазмұн орнатылмаса, бос құжаттар жинағы жасалады және құжаттар жинағының бір бөлігі болу үшін, файлдарды қалтаға қосуға немесе кері қотаруға болады. Құжаттар жинағы ішінде рұқсат етілген мазмұн түрлерімен бірдей файлдарды ғана қосуға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Бар құжаттар жинағына құжаттарды қосу немесе кері қотару

Егер жұмыс жасап отырған құжаттар жинағы жаңа данасын жасағанда автоматты түрде әдепкі мазмұн жасауға теңшелмеген болса, файлдарды құжаттар жинағына қолмен қосуға болады. Құжаттар жинағына рұқсат етілген мазмұн түрлерінің файлдарын ғана қосуға болады.

  1. Жаңартылатын құжаттар жинағын қамтитын құжаттар кітапханасына өтіп, бастапқы беті ашылатын құжаттар жинағының атын таңдаңыз.

  2. Құжаттар жинағының бастапқы бетінде таспаның Құжаттар қойындысын нұқып, келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Құжаттар жинағына жаңа файл қосу үшін, Жаңа құжат тармағын, одан кейін жасалатын құжат түрін таңдаңыз.

    • Құжатты құжаттар жинағына кері қотару үшін, Құжатты кері қотару тармағындағы көрсеткіні басып, бір құжатты кері қотару параметрін таңдаңыз. Қажетті файлдың орналасуын шолып, Жарайды түймешігін басыңыз. Нұсқау берілгенде, қажет ақпарат сипаттарын көрсетіп, Сақтау түймешігін басыңыз.

    • Құжаттар жинағына бірнеше құжатты кері қотару үшін, Құжатты кері қотару тармағындағы көрсеткіні басып, Бірнеше құжатты кері қотару параметрін таңдаңыз. Нұсқау берілгенде, қажетті файлдарды апарып тастаңыз немесе шолыңыз, одан кейін Жарайды және Дайын түймешіктерін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттар жинағына арналған рұқсаттарды басқару

Әдепкі бойынша құжаттардың жинақтары өздері орналасқан кітапханасынан рұқсаттарды алады. Жеке құжаттар жинағына қатынайтын пайдаланушыларды өзгерту немесе шектеу қажет болса, құжаттар жинағына бір мәнді рұқсаттар белгілеуді таңдауға болады.

Бір мәнді рұқсаттарды элемент немесе қалта деңгейінде басқару күрделі болып, көп уақыт алуы мүмкін. Егер құжаттар жинақтарының көбі ұқсас топтарға қол жетімді болу керек болса, рұқсаттарды кітапхана деңгейінде басқару оңайырақ болуы мүмкін.

Құжаттар жинағының рұқсаттарын басқару үшін, кемінде құрастырушы немесе толық басқару рұқсат деңгейі болуы керек.

  1. Құжаттар жинағының бастапқы бетінде Құжаттар жинағы таспасының Басқару қойындысын нұқып, Рұқсаттар тармағын таңдаңыз.

  2. Келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Құжаттар кітапханасының рұқсат параметрлерін өзгерту үшін, Бастысын басқару параметрін таңдаңыз.

    • Құжаттар жинағынан рұқсаттар алуды тоқтатып, осы құжаттар жинағына бір мәнді рұқсаттар жасау үшін, Рұқсаттар алуды тоқтату пәрменін таңдаңыз.

    • Пайдаланушының белгіленген рұқсаттарын көру үшін, Рұқсаттарды тексеру пәрменін таңдап, тексерілетін пайдаланушы немесе топ атын теріңіз.

    • Басты құжаттар кітапханасынан рұқсаттар алу үшін (егер құжаттар жинағы алдын ала оларды алуды тоқтатуға теңшелген болса), Рұқсаттарды алу пәрменін таңдаңыз.

Рұқсаттармен жұмыс жасау туралы қосымша ақпаратты Келесіні де көріңіз параметріндегі сілтемелерден көріңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Нұсқаларды басқару

Егер нұсқалар параметрі құжаттар жинағыңыз сақталған құжаттар кітапханасы үшін қосылған болса, құжаттар жинағыңыздың немесе жинақтағы жеке құжаттардың нұсқа жұрналымен жұмыс жасаудың бірнеше әртүрлі параметрі бар.

Құжаттар жинағының бастапқы бетінде Құжаттар жинағы таспасының Басқару қойындысын нұқып, келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз:

Ол үшін:

Келесі әрекетті орындаңыз:

Құжаттар жинағындағы ағымдағы сипаттар мен құжаттардың суреттерін түсіру

Түсіру нұсқасы параметрін таңдап, түсіріп жатқан нұсқаға жасалған өзгертулердің сипаттамасын теріңіз де, Жарайды түймешігін басыңыз.

Құжаттар жинағының нұсқа жұрналын көру

Құжаттар жинағы таспасының Басқару қойындысындағы Нұсқа жұрналы параметрін таңдаңыз.

Құжаттар жинағын алдыңғы нұсқа қалпына келтіру

  • Құжаттар жинағы таспасының Басқару қойындысындағы Нұсқа жұрналы параметрін таңдаңыз.

  • Қалпына келтіретін нұсқаның күн және уақыт ақпаратын көрсетіп, пайда болған көрсеткіні басып, одан кейін Нұсқаны қалпына келтіру пәрменін таңдаңыз.

Бұл пәрмен құжаттар жинағын толығымен таңдалған сақтаулы нұсқа қалпына келтіреді.

Құжаттар жинағының алдыңғы нұсқасындағы суреттерді жою

Нұсқа жұрналы тармағын, одан кейін Барлық нұсқаларды жою пәрменін таңдаңыз. Бұл әрекет құжаттар жинағы нұсқа жұрналының суреттерін жояды. Құжаттар жинағының өзін жоймайды.

Құжаттар жинағы ішіндегі жеке файлдардың нұсқа жұрналын көру

Нұсқа жұрналын көретін құжатты көрсетіп, пайда болған көрсеткіні басып, одан кейін Нұсқа жұрналы параметрін таңдаңыз.

Жеке құжатты алдыңғы нұсқа қалпына келтіріңіз.

  • Нұсқа жұрналын көретін құжатты көрсетіп, пайда болған көрсеткіні басып, одан кейін Нұсқа жұрналы параметрін таңдаңыз.

  • Қалпына келтіретін нұсқаның күн және уақыт ақпаратын көрсетіп, пайда болған көрсеткіні басып, одан кейін Қалпына келтіру пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Құжаттар жинағының сілтемесін ортақ пайдалану

Microsoft Outlook 2010 сияқты Microsoft SharePoint Server 2010 бағдарламасымен үйлесімді электрондық пошта бағдарламасын қолданып отырсаңыз, құжаттар жинағының бастапқы бетіне электрондық поштамен жылдам түрде сілтеме жіберуге болады.

  1. Құжаттар жинағының бастапқы бетінде Құжаттар жинағы таспасының Басқару қойындысын нұқып, Электрондық поштамен сілтеме жіберу тармағын таңдаңыз.

  2. Outlook бағдарламасына веб-мазмұнды ашуға рұқсат беру нұсқауы берілгенде, Рұқсат беру пәрменін таңдаңыз.

  3. Microsoft Outlook электрондық пошта хабарламасының Кімге жолында қажетті алушылардың аттарын теріп, Тақырып жолында тақырыпты көрсетіңіз, одан кейін электрондық пошта хабарламасының негізгі мәтініне енгізілетін қосымша ақпаратты теріңіз.

  4. Қажет болса, хабарлама серверден жіберілгендей болмас және алушылар оны елемей өтпес үшін, электрондық поштаңыздың мекенжайын Кімнен жолында көрсетуге болады. Кімнен жолындағы төмен көрсеткіні басып, Басқа электрондық пошта мекенжайы параметрін таңдаңыз. Электрондық поштаңыздың мекенжайын теріңіз немесе таңдаңыз.

  5. Хабарламаңыздың жоба жазбасын жасау аяқталды, Outlook бағдарламасында Жіберу пәрменін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×