Құжатпен бірлесіп жұмыс істеу және бірлескен авторлық

Құжатпен бірлесіп жұмыс істеу және бірлескен авторлық

Маңызды :  This article is machine translated, see the disclaimer. Please find the English version of this article here for your reference.

Құжатпен бірлесіп жұмыс істеу компанияңызда топ ретінде тиімді жұмыс істеудің маңызды элементі болып табылады. SharePoint және Office тіркесімі бұл электрондық кестені бірге жасау болсын немесе бизнес жоспарды жұмыс үрдісімен бағыттау болсын, құжатпен бірлесіп жұмыс істеу әдістерінің спектрін ұсынады. Құжаттармен бірге жұмыс істеудің жолдарын түсіну – қажеттіліктеріңіз үшін ең жақсы таңдауды жасау және ақпараттық жұмысшы ретінде өнімділігіңізді жақсарту үшін маңызды.

Құжаттармен қалай бірлесіп жұмыс істесеңіз де, электрондық пошта хабарында тіркемелерді жіберу тарихқа айналды. Осы күннен бастап құжатты жіберіп, содан кейін нұсқалардың қайшылықтарын шешу, өзгертулерді қолмен біріктіру және үйлестіру, кімнің нені істегенін бақылау және ең жаңа нұсқаны анықтаумен күресудің қажеті болмайды.

Ескерту :  Құжаттарды бірге жасау туралы қосымша ақпарат алу үшін Word, PowerPoint, OneNote және Office Online бағдарламаларының анықтамасын іздеңіз. SharePoint бағдарламасын құжаттармен бірлесіп жұмыс істеу және бірлесіп жасауға реттеу туралы қосымша ақпарат алу үшін TechNet веб-сайтын қараңыз.

Бұл мақалада:

Құжатпен бірге жұмыс істеу спектрі

Office және Office Web Apps көмегімен бірлесіп жасау

Бірлесіп жасау өнімдерінің жиынтығы

Бірлесіп жасау, нұсқалармен жұмыс істеу, бөліп алу және аралас Office орталары

Құжаттарды бірлесіп жасау және бөліп алу

Құжаттарды бірлесіп жасау және нұсқалармен жұмыс істеу

Аралас Office нұсқалары ортасында құжаттарды бірлесіп жасау

Құжаттарды бірлесіп жасаудағы мәселелер

Құжаттармен бірлесіп жұмыс істеу спектрінің сценарийлері

Жартылай ресми түрде бірлесіп жасау

Ресми түрде бірлесіп жасау

Түсініктеме беру және сараптау

Қажет болуы мүмкін басқа мақалалар:

Құжатпен бірге жұмыс істеу спектрі

Құжатпен бірге жұмыс істеу спектрі бірнеше автордың құжатпен немесе құжаттар жиынтығымен бірлесіп жұмыс істейтінін білдіреді. Олар бір уақытта сипаттаманы құрылымданған жұмыс үрдісінің бөлігі ретінде бірлесіп жасауы немесе сараптауы мүмкін. Құжатты бірлесіп жасау құжатпен бір уақытта бір немесе одан көп пайдаланушылармен жұмыс істеуді білдіреді. Біртіндеп құжатпен бірлесіп жұмыс істеуде көбірек құрылым және басқару болатын құжатпен бірлесіп жұмыс істеудің және бірлесіп жасаудың бірнеше әр түрлі әдісі бар. Сіз үшін қай құжатпен бірлесіп жұмыс істеу әдісі және өнімі дұрыс екенін шешуге көмектесетін жақсы жол – таңдаулар спектрінде параметрлерді елестету.

Құжатпен бірге жұмыс істеу спектрі

Жартылай ресми түрде бірлесіп жасау: Бірнеше автор бір уақытта құжаттың кез келген жерін өңдейді. Мысалы: қайталанатын жазбалар, ақыл-ой шабуылының сеанстары және OneNote анықтамалық материалы; және топ жасаған қаржылық модельдер, бюджеттер және Excel активтерді бақылау тізімдері.

Ресми түрде бірлесіп жасау: бірнеше автор бақыланатын түрде, ашуға дайын болғанда мазмұнды сақтау арқылы бір уақытта өңдейді. Мысалы: Word үшін бизнес жоспарлар, жаршылар және заңды түйіндер; және PowerPoint үшін маркетингтік және конференциялық көрмелер.

Түсініктеме беру және сараптау: негізгі автор құжатты жұмыс үрдісіне жіберу арқылы өңдеулер мен түсініктемелерді сұрайды (бұл ағындары бар талқылаулар болуы мүмкін), бірақ түпкілікті құжатты жариялауды басқарады. Мысалы, электрондық анықтама, егжей-тегжейлі есептер және сипаттамалар.

Құжаттар жиынтықтары: Тексеру және бекіту сияқты жалпы тапсырмаларды басқару үшін авторлар бүкіл құжаттар жиынтығымен немесе құжаттар жиынтығының жеке элементтерімен жұмыс істеуді бастайды.

Беттің жоғары бөлігі

Office және Office Online көмегімен бірлесіп жасау

Келесі бөлімдерде Office және Office Online бағдарламаларын пайдаланып бірлесіп жұмыс істеудің жолдары және файлдарды сақтау үшін SharePoint кітапханаларын пайдаланғандағы ең жақсы әдістер сипатталған.

Бірлесіп жасау өнімдерінің жиынтығы

Бірнеше Office және Office Online өнімдері бірнеше авторға құжаттарды бір уақытта өңдеуге мүмкіндік береді. Әрбір өнімде бірлесіп жасау мүмкіндігі өте ұқсас. Алайда, әр түрлі бірлесіп жұмыс істеу әдістерін және мақсатты сценарийлерді қолдайтын дизайндағы біраз айырмашылықтар бар. Келесі кестеде әрбір бірлесіп жасау өнімі туралы жиынтық мәлімет берілген.

Бағдарлама

Сервер талаптары

Жалпы сценарийлер

Word

SharePoint технологиялары

Кез келген құжат, соның ішінде ұсыныстар, жоспарлар, қалай қарайтыны туралы мәлімдемелер, жазбалар, жаршылар және есептер

PowerPoint

SharePoint технологиялары

Кез келген көрме, соның ішінде оқыту, конференциялар, жоба аяқталуы бойынша талдаулар, өнім шолулары, анықтамалар және жоба күйі туралы есептер

Excel Online

SharePoint технологиялары және Office Online

Кез келген электрондық кесте, соның ішінде топтық қаржылық модель, веб-беттегі бизнестен бизнеске өнім желісін жаңарту және нақты уақыттағы трейдинг электрондық кестесінің мәліметтері

OneNote

SharePoint технологиялары

Кез келген жазу кітапшасы, соның ішінде қайталанатын жиналыс хаттамалары, жоба бойынша ақыл-ой шабуылы («топтық-ойлау»), ортақ зерттеу және анықтамалық материал және ортақ оқу курстары

OneNote Online

SharePoint технологиялары және Office Online

Бірлесіп жасау, нұсқалармен жұмыс істеу, бөліп алу және аралас Office орталары

Келесі бөлімдерде басқа пайдаланушылармен бірге бірлесіп жасағандағы ең жақсы әдістер сипатталған.

Құжаттарды бірлесіп жасау және бөліп алу

Бірлесіп жасау SharePoint кітапханасында құжаттарды бөліп алу мен қайтару процесімен үйлесімді емес. Құжатты бөліп алу оған тек өзіңіз жазып, кейін басқалар өзгертулерді көретіндей немесе құжатпен ары қарай жұмыс істейтіндей қайтарғыңыз келетінін білдіреді. Сондықтан, файлды бөліп алғанда, басқа пайдаланушылар құжатты сізбен бірге жасай алмайды. Әдепкі бойынша, SharePoint кітапханалары файлдарды бөліп алуды қажет етпейді және бірлесіп жасау пайдаланылғанда оны қоспау керек. Сондай-ақ, құжатты бірлесіп жасағыңыз келсе, құжатты анық бөліп алмау керек.

Құжаттарды бірлесіп жасау және нұсқалармен жұмыс істеу

Нұсқалар пайдаланушыларға құжаттың нұсқаларын сақтауға, өңдеулерді қайтаруға немесе жобаның бақылау нүктесіне сай құжат суретін жасауға мүмкіндік береді. SharePoint бағдарламасы өңделіп жатқан құжаттардың өзгертулерін бақылайды, бұрынғы нұсқаларды сақтайды және тіпті құжаттың негізгі және қосымша нұсқаларын сақтайды. Бірнеше бірлескен авторлар құжатты ұзақ уақыт бойы ашып тұруы мүмкін болғандықтан, бірлесіп жасалатын құжаттардың нұсқалары нақты уақыт аралықтарында жасалады және бұл міндетті түрде құжат сақталатын кез емес. Әдепкі бойынша, нұсқалар SharePoint кітапханасында қосылмаған.

Word және PowerPoint құжаттарын бірлесіп жасағанда, нұсқаларды, негізгі де, қосымша да, пайдаланған жөн. Сонда пайдаланушылар қажет болғанда басқа пайдаланушылар жасаған өзгертулерді ала алады. Бұған қоса, нұсқалар кезеңі SharePointбағдарламасының бірлесіп жасалып жатқан құжат нұсқасын қанша рет жасайтынын анықтайды. 30 минуттан тұратын әдепкі мән көпшілік орталарда нәтиже береді, бірақ мәнді әкімші қажетінше лайықтай алады. Бұл кезеңді төменірек мәнге орнату нұсқаларды және өзгертулерді жиірек жазады, бірақ көбірек сервер қоймасын қажет етуі мүмкін.

OneNote жазу кітапшаларын қамтитын кітапханалар үшін тек негізгі нұсқаны жасаған жөн, өйткені қосымша нұсқалар синхрондау қателерін тудырып, бұл өзгертулердің сақталуын болдырмауы мүмкін. Жиі жаңартылатын OneNote жазу кітапшалары да көп нұсқаларды жасауы мүмкін. Уақыт өте келе нұсқалардың саны көп болып кететіндіктен, пайдаланушылардың қажеттіліктеріне негізделіп максималды нұсқалар санын дұрыс көлемге орнату арқылы сақталатын нұсқалардың санын шектеген жөн. Нұсқалар кезеңі OneNote жазу кітапшаларына әсер етпейтініне назар аударыңыз, өйткені OneNote бағдарламасы жазу кітапшасында егжей-тегжейлі нұсқа туралы ақпаратты сақтайды.

Аралас Office нұсқалары ортасында құжаттарды бірлесіп жасау

Кейбір ұйымдар Office 2007 және Office бағдарламалары секілді Microsoft Office бағдарламасының әртүрлі нұсқалары бар ортаны сақтайды.

Кейбір ұйымдарда Microsoft Office бумасының Office 2007 және Office 2010 сияқты әр түрлі нұсқалары бар орта болады.

SharePoint кітапханасына Word және PowerPoint 2007 немесе бұрынғы нұсқасы арқылы файлдарды кері жүктей аласыз, бұл құжаттарды бұрынғы бағдарламалармен бірлесіп жасай алмайсыз. Бұған қоса, пайдаланушы Word немесе PowerPoint OOXML құжатын Word немесе PowerPoint 2007 көмегімен ашқанда, SharePoint бағдарламасы құжатта құлыпты жасайды және Office бағдарламасының басқа пайдаланушыларының бұл құжатты өңдеу үшін бірлесіп жасауына тыйым салады. Word немесе PowerPoint бағдарламасында бірлесіп жасаудың ең жақсы артықшылығын алу үшін барлық пайдаланушыларға Microsoft Office 2010 немесе 2012 жиынтығында жұмыс істеу ұсынылады. Excel жұмыс кітабы тек қана Excel 2010 немесе Excel 2012 Web App бағдарламасымен бірлесіп жұмыс жасауы мүмкін. Excel 2012 немесе бұрынғы клиент бағдарламасын пайдалану бірлесіп жұмыс жасауға тыйым салатын сервер құжатында әрқашан жеке құлыпты жасайды.

Құжаттарды бірлесіп жасаудағы мәселелер

Word құжатын немесе PowerPoint көрмесін бірлесіп жасай алмасаңыз, мұны оған төмендегі бір немесе одан көп себеп тудыруы мүмкін:

  • Файл деректерге қатынас құқықтарын басқаруды (IRM) немесе сандық құқықтарды басқаруды (DRM) пайдаланады.

  • Файл бөліп алынған.

  • Файл шифрланған.

  • Файл пішіміне қолдау көрсетілмейді. Тек .docx және .pptx файл пішімдеріне қолдау көрсетіледі. Көп жағдайларда, қолдау көрсетілмейтін файл пішімін қолдау көрсетілетін пішімде сақтауға болады.

  • Файл түпкілікті деп белгіленген. Файл иесі файлды өңдеу немесе бірлесіп жасау процесін тоқтатуды шешті және файл енді тек оқуға арналған.

  • Белгілі бір Microsoft Office топтық саясат параметрлері бірлесіп жасауды болдырмайды, соның ішінде мыналар: автобіріктіруді ажырату клиенттік саясаты, бірлесіп жасауды ажырату серверлік саясаты және бірлесіп жасауды ажырату клиенттік саясаты.

  • Файлда ActiveX басқару элементтері бар.

  • Файл бір мәнді анықтауға болмайтын OLE нысаны, SmartArt суреті, диаграмма немесе Ink нысаны сияқты белгілі бір нысандарды қамтиды.

  • Word құжаты ішкі құжаттары бар негізгі құжаттарды пайдаланады, HTML жақтаулар жиындарын қамтиды немесе блог ретінде жариялануда.

  • Word құжатында Біріктіру нақтылығын жақсарту үшін кездейсоқ санды сақтау құсбелгісі таңдалмаған. (Таспада Файл қойыншасын басыңыз, Параметрлер пәрменін таңдап, Word параметрлері диалогтық терезесін көрсетіңіз, Қауіпсіздікті басқару орталығы пәрменін таңдаңыз, Қауіпсіздікті басқару орталығының параметрлері пәрменін таңдап Қауіпсіздікті басқару орталығы диалогтық терезесін көрсетіңіз, Құпиялылық параметрлері пәрменін таңдаңыз, одан кейін Нақты құжат параметрлері бөлімінде Біріктіру нақтылығын жақсарту үшін кездейсоқ санды сақтау құсбелгісі қойылғанын тексеріңіз.)

Құжаттармен бірлесіп жұмыс істеу спектрінің сценарийлері

Келесі бөлімдерде әрбір бірлесіп жасау өнімдері, олар қолдайтын әр түрлі бірлесіп жұмыс істеу әдістері және олардың мақсатты сценарийлері туралы қосымша мәліметтер берілген.

Жартылай ресми түрде бірлесіп жасау

Жартылай ресми жолмен бірлесіп жасауды түсіндірудің ең жақсы сценарийі – классикалық топтық бірлесіп талқылау сеансы. OneNote, OneNote Online бағдарламасын немесе тіпті екеуінің тіркесімін пайдаланып, бірнеше автор бір уақытта және бір жазу кітапшасында бірлесіп талқылау сеансында идеялар мен ойларды тез жаза алады. Мұны «виртуалды тақта» деп ойлаңыз. Кез келген жақсы бірлесіп талқылау сеансы сияқты, бірден түзетудің қажеті жоқ, жай ойларыңыздың еркін ағынын көрсетіңіз. Барлық авторлар бір уақытта мазмұнды қоса алады және қосылғанды бірден көре алады. Бірлесіп талқылау сеансының соңында қалау бойынша тазалауға болатын сеанс жазбасы болады. Басқа автормен кейінгі әрекеттерді орындау керек болса, әрбір мазмұн бөлігіне бүркеншік ат беріледі және сіз тіпті оны жасаған авторды іздей аласыз.

OneNote бағдарламасын жазу кітапшасымен жұмыс істеу үшін пайдаланудың басқа жалпы жолдары – қайталанатын жиналыс хаттамалары, қысқа жоба бойынша ортақ зерттеу, оқу курстары және анықтамалық материалдар.

Excel бағдарламасын мына мақсаттармен пайдалануға болады: деректерге қатысты есептеулер мен статистикалық салыстырулар жасау; иерархиялық деректерді ықшам және икемді орналасуда қарау үшін жиынтық кесте есептерін жасау және пайдалану; кәсіби рәсімделген диаграммаларды, белгішелерді, деректер жолақтарын, түс шкалаларын және sparkline қисық сызықтарын пайдаланып деректерді көрнекі ерекше түрде бөліп көрсету; және деректерге қатысты не-неге талдау амалдарын орындау.

Excel Online бағдарламасын пайдаланып бұл талдау жұмысының көп бөлігін бір уақытта басқа пайдаланушылармен бірге жасауға болады. Басқа авторлар әр түрлі жұмыс парақтарында, жұмыс парағының әр түрлі бөлімдерінде жұмыс істей алады немесе тіпті сізбен бір ұяшықтарды өңдей алады – формулалар мен функцияларды ұяшықтарды қоса – барлығы бір уақытта. Бұл жағдайда екеуіңіз де бір ұяшықты өңдесеңіз, соңғы өңдеу жеңеді. Бірлесіп жұмыс істегенде Excel Online бағдарламасын пайдалану – бір біріңіздің ойларыңызды көрудің, әр түрлі формулаларды және есептеулерді сынаудың, нәтижелерді салыстырудың және тіпті бір біріңіздің қателеріңізді тексеру мен табудың тамаша жолы.

Ресми түрде бірлесіп жасау

Word құжаты немесе PowerPoint көрсетілімі SharePoint кітапханасында сақталғанда, екі немесе одан көп пайдаланушы құжатты немесе көрмені бір уақытта бірлесіп жасай алады. Мысалы, бір Word құжатында сіз бір ежеде жұмыс істейсіз, ал әріптесіңіз басқа ежеде жұмыс істейді. Я болмаса, бір көрмеде сіз бір слайдпен жұмыс істейсіз, ал әріптес басқа слайдпен жұмыс істейді. Бұл жұмысты орындау үшін ештеңені қосудың немесе бірдеңені орнатуды естен шығармаудың қажеті жоқ. Бірлесіп жасау «жай жұмыс істейді». Тағы айта кету керегі – бірлесіп жасағанда, сізде Word немесе PowerPoint бағдарламасындағы бай өңдеу және пішімдеу мүмкіндіктерінің барлығына дерлік, соның ішінде, түсініктемелер жасау, өзгертулерді бақылау және құжат нұсқаларына қатынасу мүмкіндігіңіз болады.

Ресми түрде бірлесіп жасау авторлар жасаған өзгертулер сақтағышқа орнатылатынын, сөйтіп авторлар анық өзгертулерді сақтауға дайын болғанда босатылатынын білдіреді. Жалпы айтқанда, сіз басқа авторлармен жартылай тұжырымдалған ойларды бөліскіңіз келмейді, сонымен бірге басқа авторлардың сіздің ой тізбегіңізді үнемі үзіп отырғанын қаламайсыз. Бірақ, Word және PowerPoint бағдарламаларында бірлесіп жасағанда, сіз әрқашан басқа авторлардың қай жерде өңдеп жатқанын көре аласыз және басқа авторлар сіздің қайда өңдеп жатқаныңызды көреді. Бұл құжаттың немесе көрменің белгішелерін, күй жолағының көрсеткіштерін және шарлау аумақтарын пайдаланып орындалады.

Қысқаша айтқанда, ресми бірлесіп жасау басқа авторлар қай жерде екенін білетініңізді, бірақ әрбір автор өзгертулерді тек оларды басқаларға көрсетуге дайын болғанда ғана ашатынын білдіреді.

Бұл ресми бірлесіп жасау процесі қайшылықтарды барынша азайтуға көмектеседі, өйткені өзгертулерді нақты уақытта оңай бақылай және үйлестіре аласыз. Компьютерге Office Communicator бағдарламасы орнатылған болса, тіпті жедел хабар жіберуге, электрондық пошта хабарын жіберуге немесе қандай да мәселелерді талқылау үшін әріптеске қоңырау шалуға болады. Ақырында, бірлесіп жасауды аяқтағанда, құжаттар кітапханасында құжаттың ең жаңа нұсқасын табу мәселе емес. Ол осы уақыттың барлығында бір SharePoint орнында болды.

Түсініктеме беру және сараптау

Түсініктеме беру және сараптау – жалпы және дәстүрлі құжатпен бірлесіп жұмыс істеу әдісі. Бұл жағдайда бір автор әріптестер немесе тақырып бойынша мамандар сияқты басқа автордан сараптауды қажет етеді, бірақ өңдеулерді енгізуді және түпкілікті жариялауды көбірек басқарғысы келеді.

Құжатты сараптау процесінің егжей-тегжейлерін басқаруға азырақ уақыт жұмсау және құжаттармен жұмыс істеуге көбірек уақыт жұмсау үшін құжат пікірлерін жинау үшін SharePoint сайтындағы жұмыс үрдісін пайдалануға болады. Жұмыс үрдістері процестерге қатысатын адамдық тапсырмаларды басқару және бақылау арқылы құжаттарды сараптау сияқты жалпы бизнес процестерді үйлестіру үшін ақша мен уақытты оңтайландырады. Тапсырмаларды тағайындауды, еске салғыштарды жіберуді, қатысуды бақылауды, кесте күндерін күшіне ендіруді және бүкіл процестің жазбасын жасауды жұмыс үрдісі орындайтындықтан, сіз құжатты сараптау процесінің логистикасын басқарудың орнына жұмысты орындауға толық көңіл бөле аласыз.

Мысалы, құжатты сараптауы керек адамдардың аттарын көрсетіп, жұмыс үрдісін бастау пішінін толтыру арқылы пікірлерді жинау жұмыс үрдісін бастауға болады. Сараптаушыларға ерекше нұсқауларды беруге болады және жұмыс үрдісінің қатысушылары сараптауды бітіруі керек күнді көрсетуге болады. Қатысушылар жұмыс үрдісі орындалып жатқанда жұмыс үрдісінің күйін қарай алады немесе қай қатысушылар жұмыс үрдісі тапсырмасын аяқтағанын көру үшін жұмыс үрдісінің күйі бетін тексере алады. Жұмыс үрдісінің иесі жұмыс үрдісін қатысушылар параллель немесе кезекпен жұмыс істеп, белсенді тапсырмаларды жаңартып, сараптаушыларды қосып немесе жаңартып, жеткізудің мерзімін көрсетіп және ақырында барлық тапсырмалар аяқталғанда оны аяқталған деп белгілеуге болатындай реттей алады.

Қажет болуы мүмкін басқа мақалалар:

Тізім және кітапхана нұсқаларын басқаруды қосу және конфигурациялау
Файлдарды бөліп алуды талап ету үшін кітапхананы орнату

Беттің жоғары бөлігі

Ескерту : Machine Translation Disclaimer: This article has been translated by a computer system without human intervention. Microsoft offers these machine translations to help non-English speaking users enjoy content about Microsoft products, services and technologies. Because the article was machine translated, it may contain errors in vocabulary, syntax or grammar.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×