Қайталанатын деректерді табу, жасыру немесе жою

Бұл мақалада Microsoft Office Access 2007 бағдарламасын пайдаланып, қайталанатын деректерді табу, жасыру немесе жою жолдары түсіндіріледі. Әдеттегідей, мүмкін болған жағдайларда қайталанатын деректерді жойғаныңыз жөн, себебі бұл шығындарды кемітеді және деректеріңіздің дәлдігін арттырады. Office Access 2007 бағдарламасы қайталанатын деректерді табу, жасыру немесе жою үшін бірнеше тәсіл қамтамасыз етеді. Бұл мақала ең көп пайдаланылатын әдістерді түсіндіреді.

Не істегіңіз келеді?

Қайталанатын деректерді түсіну

Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау

Бір кестедегі қайталанатын деректерді тауып өңдеу, жасыру немесе жою

Бірнеше кестеде қайталанатын деректерді табу, жасыру немесе жою

Қайталанатын деректерді түсіну

Реляциялық дерекқор пайдаланудың басты себептерінің біреуі - қайталанатын деректерді болдырмау. Алайда, уақыт өткен сайын дерекқорлар ішінде қайталанатын мәндер пайда болады, әсіресе деректер бірнеше пайдаланушылар тарапынан енгізілген жағдайда. Әдетте, қайталанатын деректерді жою әрекеті деректерді сақтау үшін жұмсалатын ақшаны үнемдейді және деректеріңізді дәлірек етеді. Өз кезегінде, деректердің дәлдігі сізге бизнес жүргізу барысында жақсырақ шешімдер қабылдауға жәрдемдеседі. Мәселен, тапсырыс туралы ақпаратты бірнеше рет енгізсеңіз, тұтынушы қажетсіз тауарлар алуы мүмкін және осының салдарынан сіз залалға ұшырауыңыз мүмкін: артық тауарларды тасымалдау және оларды бухгалтерлік есептерден өткізу әрекеттері шығындарды көбейтеді.

Телнұсқалар жасау шын мәнінде нені білдіреді

Жазбалардың телнұсқаларын тауып, оларды жоймас бұрын осы әрекетті деректерді білуіңізге негізделіп орындауыңыз қажет екенін есте сақтаңыз. Бұл әрекеттің дерекқор жасаудан айырмашылығы жазбалардың телнұсқаларын дәл анықтап, оларды жою үшін кейбір нақты ережелерді немесе үрдістерді орындау мүмкін емес. Әуелі бір жайтты есте сақтаңыз: дерекқор сұраулары деректердің телнұсқаларына ұқсайтын жазбаларды тауып көрсете алады, бірақ шынында осы нәтижелер жарамды деректер болып есептеледі. Әдетте, жазбалардың телнұсқаларына ұқсайтын деректер сұрауға әрбір жазбаны бірегей етіп, анықтайтын өрістер қосылмаған жағдайда пайда болады. Сұрауға қажетті өрістерді қосу және жалған телнұсқалардың көрсетілуін болдырмау туралы қосымша ақпаратты төмендегі Жазбалар телнұсқалар болмаған жағдайларды түсіну бөлімінен қараңыз.

Сондай-ақ, келесі ақпаратты да есте сақтаңыз: барлық телнұсқалық деректерді жоюға болмайды, себебі кейбір деректердің қайталануы дерекқордың дұрыс жұмыс істеуі үшін қажет. Басқаша айтқанда, дерекқор ішінде деректердің қажетті және қажетсіз телнұсқалары бар болады және қажетсіз телнұсқаларын жою керек.

Әдетте, қажетті телнұсқалар екі санатқа бөлінеді. Олардың бірінші түрі дерекқорға жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Мәселен, кестелердің арасында "бір-көпке" және "көп-көпке" қатынастарын орнату қажет болған жағдайларда бастапқы кілт өрісіндегі деректердің телнұсқаларын жасау керек.

Қайталанатын деректердің екінші түрі дерекқорды пайдаланған кезде пайда болады. Мәселен, қаланың атауын, жабдықтаушының атын немесе Бағдат Сарыбаев сияқты жалқы есімдерді көп рет енгізуіңізге болады. Осындай істеген кезде деректердің қайталану қаупі жоқ, себебі дерекқордың басқа өрістерінде (мәселен, бастапқы кілт мәндері, мекенжайлар және пошталық индекстер) жазбаларды қайталанбайтын ететіндей бірегей ақпарат жетерлік болады.

Деректердің қажетсіз қайталануы бірнеше жол арқылы пайда болады:

  • Екі немесе бірнеше өрістер ішінде қайталанатын өрістер бар.    Екі жазбалардың ішінде бір-біріне сәйкес келетін мәндер барлық өрістерде болмаса да, олар қайталанатын жазбалар деп есептелуі мүмкін. Мәселен, бұл суретте Мұрат Алтынбаев туралы екі жазба көрсетілген .

    Тұтынушылар кестесіндегі қайталанатын жазбалар

    Әрбір жазба ішінде тұтынушыларға бірегей коды (сол жақтағы бірінші бағанның мәндері) берілгенімен, "Аты", "Мекенжайы" және "Қала" өрістеріндегі деректер бір-біріне сәйкес келеді. Осындай жағдайларда жазбалардың тек кейбір бөліктері ғана бір-біріне сәйкес келсе де, бұл сіз үшін жазбаларды қарап шығуға және жұмысыңыз туралы білімді пайдаланып, қайталанатын жазбаларды анықтауға себеп болуы мүмкін.

  • Екі немесе бірнеше кестелер ішінде ұқсас деректер болуы мүмкін.    Мәселен, "Тұтынушылар" және "Тұтынғыштар" деп аталған кестелердің екеуі де, дәл осы тұтынушылар туралы деректерді сақтайтынын анықтап алуыңыз мүмкін.

    Қабаттасатын деректері бар Клиенттер және Тұтынушылар кестелері

    Кестелер түрлі құрылымдарға ие болуы мүмкін болса да, кестелердің екеуінде де, бір түрдегі ақпарат — тұтынушылар туралы деректер — сақталады, сондықтан кез келген бірегей (қайталанбайтын) мәндерді бір-ақ кесте ішінде біріктіріп, артық кестені жою туралы ойлағаныңыз жөн болады.

  • Екі немесе бірнеше дерекқор ішінде ұқсас деректер болуы мүмкін.    Егер екі немесе бірнеше дерекқор ішінде ұқсас деректер болғанын анықтасаңыз немесе ағымдық дерекқорыңыздағы деректерге ұқсайтын деректерге ие болған дерекқорды мұраласаңыз, осы дерекқорлардың деректерін және құрылымын салыстырып, оларды біріктіру үшін қажетті шара қолдануыңыз керек.

    Дерекқорларды қолмен салыстыру, олар шағын болса да, өте қиын жұмыс. Салыстыру үшін көмек қажет болса, бірнеше бөгде жақ жабдықтаушылары Access дерекқорларының мазмұнын және құрылымын салыстыратын құралдарды сатады.

    "Microsoft Office MarketPlace" Веб торабының дерекқормен жұмыс істеу бөліміне кіріп, оның ішінде қазір тізімделген дерекқор басқару құралдарын қарап шығыңыз.

Ескерту : Егер кестелердегі қайталанатын деректерді жою үшін шара қолдаған соң, пішін немесе есеп ішінде әлі де, қайталанатын деректерді көрсеңіз, бұл пішіннің немесе есептің бұрыс жасақталғанынан болуы мүмкін. Негізгі кестелердің және сұраулардың дұрыс біріктірілгеніне және пішін мен есеп бөлімдері ішінде бір-ақ басқару көзіне байланыстырылған басқару элементінің бірден артық болмағанына көз жеткізіңіз.

Есептің жасақтамасы туралы көбірек ақпарат алу үшін Есепті өзгерту немесе өңдеу мақаласын қараңыз.

Жазбалар телнұсқалар болмаған жағдайларды түсіну

Кейбір жағдайларда (мәселен, сұраудың нәтижелері ретінде қайтарылған деректерге қараған кезде), негізгі кестелерде тек қана бірегей жазбалар болғанымен, қайталанатын жазбаларға ұқсап көрінетін жазбаларды көруіңіз мүмкін. Мәселелер көрінісіңіз ішінде жазбаны бірегей етіп, анықтайтын өріс жоқ болған жағдайда пайда болуы мүмкін. Мәселен, бұл суретте сұраудың нәтижелері ретінде қайтарылған деректер көрсетілген.

Жазбаларды бірегей анықтайтын өрісі жоқ көрініс

Бұл көріністе бірнеше жазбалар телнұсқалар болып көрінеді. Сұрауға тұтынушылардың аттары немесе әрбір тапсырысқа арналған бастапқы кілт өрістері (тапсырыс нөмірі) сияқты бір немесе бірнеше қосымша өріс коссаңыз, төменде көрсетілгендей әрбір жазба іс жүзінде бірегей болғанын көресіз:

Қайталанатын жазбаларды болдырмау үшін қазір жазбадан ТапсырысИдентификаторы өрісі бар

Әдеттегідей, сұрау жасаған кезде әрбір жазбаны бірегей етіп, анықтайтын өріс немесе өрістер қосқаныңыз жөн. Әдетте, осы функцияны бастапқы кілт өрісі атқарады, бірақ оның орнына басқа өрістердің тіркесімдерін пайдалануға болады. Мәселен, істес кісілердің есімдері ішінде бір ат бірнеше рет қайталанса немесе бір қаланың атауы бірнеше рет кездессе, бірақ сіз телефон нөмірі мен мекенжайларды қоссаңыз, бұл деректердің тіркесімі әрбір жазбаны бірегей етуі тиіс.

Деректердің қайталануымен жұмыс істеген кезде есепке алынатын факторлар

Қайталанатын жазбалармен жұмыс істеу бірнеше факторларға тәуелді:

  • Қайталанудың табиғаты және аумағы    Қайталанатын деректерді бір кесте ішінде көріп тұрсыз ба немесе ұқсас деректерге ие болған екі ұқсас кестелерді (бір дерекқор ішінде немесе екі бөлек дерекқорларда) көріп тұрсыз ба? Немесе, қайталанатын деректерді екі немесе бірнеше байланысты кестелерге негізделген көріністе көріп тұрсыз ба?

  • Нақты талаптарыңыз    Қайталанатын деректермен не істегіңіз келеді? Жазбаларды дерекқордан жойғыңыз келеді ме немесе оларды тек қана көріністен жасырғыңыз келеді ме? Немесе қайталанатын жазбалардағы мәндерді санауды, олардың орташа саның есептеуді, не олардың жалпы сомасын есептеуді істейсіз бе? Қайталанатын жазбалардың қайсысы жойылғаны немесе жасырылғаны маңызды ма? Егер маңызды болса, жазбаларды қолмен қарап шығып, жойғыңыз келеді ме немесе осы жазбаларды шарт негізделіп, жойғыңыз келеді ме? Сондай-ақ, жазбаларды жоймас бұрын, олардың біреуін немесе бірнешесін жаңартқыңыз немесе біріктіргіңіз келеді ме?

Осы сұрақтарға (немесе осыған ұқсас сұрақтарға) жауаптар және деректер туралы біліміңіз сізге артық деректермен не істеу туралы жоспар түзу мүмкіндігін береді.

Қайталанатын деректерді жою үрдісіне дайындау

Егер қайталанатын деректеріңізді жою туралы шешімге келсеңіз, ең әуелі кестедегі қатынастармен байланысты мәселені реттеуіңіз қажет. Әдетте, көптеген дерекқорларда "бір-көпке" қатынасы пайдаланылады. Мәселен, тұтынушыларыңыздың саны аз болуы мүмкін, бірақ олардың әрбірі көп тапсырыс беруі мүмкін. Нәтижесінде, тұтынушылар туралы деректер ұстайтын кесте қатынастың "бір" жағында болады, ал тапсырыстар туралы деректер қатынастың "көпке" жағында болады.

Келесі әрекеттерді істеген кезде осы ережені есте сақтаңыз: егер жойғыңыз келетін деректер қатынастың "көпке" жағында болса, деректерді қосымша шаралар қолданбай жоюға болады. Алайда, деректер "бір" жағында болса, қатынаста сипат теңшеуіңіз керек. Әйтпесе, Access жою әрекетін болдырмайды.

"Бір" жағындағы деректерді жою туралы қосымша ақпарат алу үшін Дерекқорда бір немесе бірнеше жазбаларды жою мақсатында жою сұрауын пайдалану мақаласын қараңыз.

Артық деректерді жоюды бастамас бұрын, дерекқорыңызды даярлау үшін келесі әдістердің біреуін немесе бірнешесін есепке алыңыз:

  • Дерекқорыңыздың тек оқу үшін теңшелмегеніне көз жеткізіңіз.

  • Сізде дерекқордағы деректерді өңдеу немесе жою үшін қажетті рұқсаттардың барлығына көз жеткізіңіз.

  • Дерекқорды пайдаланып тұрған басқа пайдаланушылардан жұмыс істегіңіз келетін нысандарды жабыңыз деп сұраңыз. Бұл құрсаулау мәселелерінің шығуын болдырмайды.

    Кеңес : Егер дерекқормен көптеген пайдаланушылар байланысса, дерекқорды жауып, жеке иелік күйінде қайта ашыңыз. Осындай ету үшін Access бағдарламасында Microsoft Office түймешігін  Түймешік суреті , ал одан кейін Ашу пәрменін таңдаңыз. Дерекқордың орналасу мекенжайын тауып, оны таңдаңыз, Ашу түймешігінің қасында тұрған көрсеткіні нұқыңыз, ал одан кейін Жеке ашу пәрменін таңдаңыз.

    Файлды монополиялық режимде ашу

  • Жазбаларды жоймас бұрын дерекқорыңыздың сақтық көшірмесін жасап алыңыз. Жою әрекетін кері қайтаруға немесе болдырмауға болмайды. Жойылған деректерді қалпына келтірудің бір ғана жолы бар: оларды сақтық көшірмеден қалпына келтіру. Жою әрекеті байланысты кестелердегі деректерді де жоюы мүмкін. Сондықтан, әрекетті бастамас бұрын бүкіл дерекқордың сақтық көшірмесін жасаған жөн.

    Дерекқордың сақтық көшірмесін жасау.

    1. Microsoft Office түймешігін  Түймешік суреті басыңыз, Дайындау пәрменінің қасында тұрған көрсеткіні нұқыңыз да, Дерекқордың сақтық көшірмесін жасау пәрменін таңдаңыз.

      Басқаша сақтау тілқатысу терезесі пайда болады және Access бағдарламасы файл атауына ағымдағы күнді қосады. Мәселен, егер сізде "Активтер" деп аталатын дерекқор болса, Access келесі файл атауын жасайды: Активтер_2007-10-29.

    2. Әдепкі атау мен орналасу мекенжайын қабылдаңыз немесе басқа атау және орналасу мекенжайын таңдаңыз, ал одан кейін Сақтау түймешігін басыңыз.

      Access бағдарламасы бастапқы файлды жабады, сақтық көшірмесін жасайды, ал одан кейін бастапқы файлды қайтадан ашады.

      Сақтық көшірмесіндегі дерекқор нұсқасына қайту үшін бастапқы файлды жауып, оны қайта атаңыз. Бұл істелген соң сақтық көшірмесіне бастапқы файлдың атауын беруге болады. Бастапқы файлдың атауын сақтық көшірмесіне беріңіз де, оны Access бағдарламасында ашыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау

Бұл мақаланың қажетті әрекеттерді істеу жолын түсіндіретін бөлімдерінде үлгі деректер кестелері берілген. Үлгі кестелерді пайдаланып, осы бөлімдер сұраулардың қалай жұмыс істеуін түсінуге жәрдемдеседі. Егер қаласаңыз, үлгі кестелерді жаңа немесе бар дерекқорға енгізуіңізге немесе импорттауыңызға болады.

Осы үлгі кестелерді дерекқорға қосу үшін Access бағдарламасы бірнеше жол ұсынады. Деректерді қолмен енгізуге болады, әрбір кестені электрондық кесте бағдарламасына (мәселен, Office Excel 2007 бағдарламасына) көшіріп, жұмыс парақтарын Access бағдарламасына импорттауға болады немесе деректерді Notepad сияқты мәтіндік өңдегішке қойып, деректерді пайда болған мәтін файлдарынан импорттауға болады.

Бұл бөлімдегі қадамдар бос деректер кестесіне деректерді қолмен енгізу жолын және үлгі кестелерді Excel бағдарламасына көшіріп, осы кестелерді Access 2007 бағдарламасына импорттау жолын түсіндіреді. Мәтіндік деректерді жасау және импорттау туралы көбірек ақпарат алу үшін Мәтіндік файлдағы деректерді импорттау немесе оларға сілтеме жасау мақаласын қараңыз.

Бұл мақаладағы түсіндіру қадамдары төмендегі кестелерді пайдаланады:

Тұтынушылар кестесі

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Болдуин атындағы ғылым музейі

Джош Барнхилл

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

12345

(505) 555-2122

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Серик Нурбеков

52 Садовая көш..

Бостон

23456

(104) 555-2123

"Шымкентсыра" зауыты

Пика Гидо

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

Марат Оспанов

1 Оразов көш.

Ақсукент

6 Жібек жолы көш.

(171) 555-2125

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

56789

(7) 555-2126

"Шымкентсыра" зауыты

Алия Ибрагимова

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2125

Сақтандару компаниясы

Айдос Даубаев

67 Қонаев көш.

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

Нурлан зерттеуі

Дана Биркби

2 Абай көш.

Тараз

43210

(503) 555-2129

Отан

Рэшма Патель

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

56789

(7) 555-2233

Қызметкерлер кестесі

Тегі

Аты

Мекенжайы

Қала

Туған күні

Жұмысқа кіру күні

Рахимов

Бағлан

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

05.02.1968

10.05.1994

Нурбеков

Серик

52 Садовая көш..

Алматы

22.06.1957

22.11.1996

Курманалиев

Асылбек

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

11.11.1960

11.03.2000

Оспанов

Жан Марат

1 Оразов көш.

Ақсукент

22.03.1964

22.06.1998

Прайс

Серик

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

05.05.1972

05.01.2002

Түлкібаева

Алия

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

23.01.1970

23.04.1999

Айдос

Стив

67 Үлкен көш..

Кызылорда

14.04.1964

14.10.2004

Биркби

Дана

2 Абай көш.

Тараз

29.10.1959

29.03.1997

Оспанов

Жан Марат

1 Оразов көш.

Ақсукент

22.03.1964

20.06.1998

Қарыз сомасы кестесі:

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Берешек сомасы

Болдуин атындағы ғылым музейі

Джош Барнхилл

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

12345

(505) 555-2122

55 678,00 тг.

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Серик Нурбеков

52 Садовая көш..

Алматы

23456

(104) 555-2123

189324,00 тг.

"Шымкентсыра" зауыты

Асылбек Курманалиев

31/22 А.Молдагулова көш.

Сиэтл

34567

(206) 555-2124

32179,00 тг.

"Оразов" ЖШС

Жан Филип Бажель

1 Оразов көш.

Лондон

6 Жібек жолы көш.

(171) 555-2125

£457,68

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

56789

(7) 555-2126

9875,00 тг.

"Шымкентсыра" зауыты

Алия Ибрагимова

31/23 Валиханов көш.

Сиэтл

34567

(206) 555-2125

32179,00 тг.

Сақтандару компаниясы

Стив Райли

67 Үлкен көш..

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

29745,00 тг.

Нурлан зерттеуі

Жазира Османкулова

2 Абай көш.

Тараз

43210

(503) 555-2129

50909,00 тг.

Отан

Азат Рахимов  

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

56789

(7) 555-2233

9 875,00 тг.

Тұтынғыштар кестесі:

Есімі

Мекенжайы

Қала

Телефон нөмірі

Факс

Болдуин атындағы ғылым музейі

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

(505) 555-2122

(505) 555-2122

«Трансаэро» авиакомпаниясы

52 Садовая көш..

Алматы

(104) 555-2123

(104) 555-2123

"Шымкентсыра" зауыты

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

(206) 555-2124

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

1 Оразов көш.

Ақсукент

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Хабаршы

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Безендіру фирмасы

67 Үлкен көш..

Кызылорда

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Батсу

3 Байтурсынов көш.

Тараз

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Асылбек Курманалиев

4 Байтурсынов көш.

Тараз

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Үлгілер ретінде пайдаланылатын деректерді қолмен енгізу

  1. жасау қойындысының Кестелер тобында Кесте түймешігін нұқыңыз.

    Access таспа суреті

    Access бағдарламасы дерекқорыңызға жаңа, бос кестені қосады.

    Ескерту : Жаңа, бос дерекқор ашқан кезде бұл қадамды орындау шарт емес, бірақ дерекқорға жаңа кесте қосқан кезде бұл қадамды орындауыңыз қажет.

  2. Тақырып жолындағы бірінші ұяшықты екі рет нұқыңыз да, үлгі кестедегі өріс үшін атау енгізіңіз.

    Әдепкіде Access бағдарламасы төменде көрсетілгендей тақырып жолындағы бос өрістерді Жаңа өріс қосу деген мәтінмен белгілейді:

    Деректер кестесіндегі жаңа өріс

  3. Жүгірткілерді пайдаланып, келесі бос тақырып ұяшығына өтіңіз, ал одан кейін екінші өріс үшін атау енгізіңіз (сондай-aқ, TAB пернесін басуға немесе жаңа ұяшықты екі рет нұқуға болады). Барлық өрістердің атауларын енгізгенге дейін бұл қадамды қайта-қайта орындаңыз.

  4. Үлгі кестедегі деректерді енгізіңіз.

    Деректерді енгізу барысында Access бағдарламасы әрбір өрісте сақталатын деректер түрін анықтайды және өріс үшін осы түрді белгілейді. Реляциялық дерекқорларды бірінші рет пайдаланып отырсаңыз, кестелеріңіздегі әрбір өріс үшін нақты деректер түрін белгілегеніңіз жөн - мәселен, өріс, мәтін немесе күн-ай/уақыт. Деректер түрін белгілеу енгізілетін деректердің дәлдігін қамтамасыз етуге жәрдемдеседі және телефон нөмірін есептерде пайдалану сияқты қателерді болдырмауға жәрдем береді. Осы үлгі кестелер үшін деректер түрін белгілеуді Access бағдарламасына қалдырғаныңыз жөн.

  5. Деректерді енгізуді аяқтаған соң Сақтау белгішесін басыңыз.

    Пернетақта лақабы  CTRL мен S пернелерін бірге басыңыз.

    Басқаша сақтау тілқатысу терезесі пайда болады.

  6. Кесте атауы жақтауында үлгі кестенің атауын енгізіңіз, ал одан кейін OK түймешігін басыңыз.

    Әрбір үлгі кестенің атауын пайдаланыңыз, себебі қажетті әрекеттерді істеу жолын түсіндіретін бөлімдерінде осы атаулар пайдаланылған.

Үлгі жұмыс парақтарын жасау

  1. Электрондық кесте бағдарламасын бастаңыз да, жаңа, бос файлды жасаңыз. Егер Excel бағдарламасын пайдалансаңыз, жаңа, бос жұмыс кітабы әдепкі түрде жасалынады.

  2. Алдыңғы бөлімдегі бірінші үлгі кестені көшіріңіз де, бірінші жұмыс парағына қойыңыз, бірінші ұяшықтан бастап.

  3. Электрондық кесте бағдарламасында ұсынылатын әдісті пайдаланып, жұмыс парағына үлгі кестенің атауын беріңіз. Мәселен, егер үлгі кесте Санаттар деп аталған болса, жұмыс парағына дәл осы атауды беріңіз.

  4. Екінші және үшінші қадамдарды қайта-қайта орындаңыз: әрбір үлгі кестені бос жұмыс парағына көшіріп, жұмыс парағын қайта атаңыз.

    Ескерту : Электрондық кесте файлына жұмыс парақтарды қосу қажет болуы мүмкін. Осы әрекетті орындау туралы ақпарат алу үшін электрондық кесте бағдарламасының анықтамасына қараңыз.

  5. Жұмыс кітабын компьютеріңіздегі немесе желіңіздегі қолайлы жерде орналастырыңыз да, келесі қадамдар жиынтығына өтіңіз.

Дерекқор кестелерін жұмыс парақтарынан жасау

  1. Жаңа немесе бар дерекқорда:

    Сыртқы деректер қойындысының Импорттау тобында Excel түймешігін нұқыңыз.

    Access таспа суреті

    -немесе-

    Қосымша пәрменіне басыңыз да, тізімнен электрондық кесте бағдарламасын таңдаңыз.

    Сыртқы деректерді алу - Бағдарлама атауы электрондық кестесі тілқатысу терезесі пайда болады.

  2. Шолу түймешігін басыңыз, алдыңғы қадамдарда жасалған электрондық кесте файлын ашыңыз да, OK түймешігін басыңыз.

    Электрондық кестені импорттау шебері басталады.

  3. Әдепкіде, шебер жұмыс кітабындағы бірінші жұмыс парағын таңдайды ("Тұтынушылар" деп аталған жұмыс парағы, егер алдыңғы бөлімдегі қадамдарды орындаған болсаңыз) және осы жұмыс парағындағы деректер шебер бетінің төменгі бөлігінде пайда болады. Келесі түймешігін басыңыз.

  4. Шебердің келесі бетінде Бірінші жолда баған тақырыптары бар параметріне құсбелгі қойыңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Егер қаласаңыз, келесі бет ашылған соң Өріс параметрлері астындағы мәтін ұяларын және тізімдерді пайдаланып, өрістердің атауларын және деректер түрін өзгертіңіз немесе импорттау әрекетінен кейбір өрістерді алып тастаңыз. Әйтпесе, Келесі түймешігін басыңыз.

  6. Access бағдарламасына бастапқы кілтті қосуға рұқсат беру параметрінде тұрған құсбелгіні қалдырыңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  7. Әдепкіде, Access бағдарламасы жаңа кесте үшін жұмыс парағының атауын қолданады. Атауды қабылдаңыз немесе басқа атау енгізіңіз, ал одан кейін Дайын түймешігін басыңыз.

  8. Бірінші және жетінші қадамдар аралығындағы әрекеттерді қайта-қайта орындап, Excel жұмыс кітабындағы әрбір жұмыс парағынан кесте жасап алыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Бір кестедегі қайталанатын деректерді тауып өңдеу, жасыру немесе жою

Келесі бөлімдегі қадамдар бір кестедегі қайталанатын деректерді тауып өңдеу, жасыру немесе жою үшін ең көп пайдаланылатын әдістерді түсіндіреді.

Түгелімен немесе жарым-жартылай ұқсас өрістерге ие болған жазбаларды табу

Кез келген телнұсқаларды жасыру арқылы бірегей жазбаларды көрсету

Нәтижелерде көрінетін телнұсқаларды белгілеу арқылы ерекше жазбаларды көрсету

Қайталанатын жазбалар үшін статистикалық функцияларды (санау, қосу, орташа) пайдалану

Қайталанатын жазбаларды жою үшін жою сұрауын пайдалану

Пайдаланушыларға қайталанатын мәндерді енгізуге жол бермеу

Түгелімен немесе жарым-жартылай ұқсас өрістерге ие болған жазбаларды табу

Түгелімен немесе жарым-жартылай ұқсас мәндерге ие болған жазбаларды табу үрдісі осы жалпы қадамдар арқылы орындалады:

  • Телнұсқаларды табу шеберін пайдаланып, сұрау жасаңыз. Әдепкіде, сұрау әрбір өрістегі мәндер бір-біріне түгел сәйкес келген жағдайда ғана қайталанатын жазбаларды көрсетеді. Егер жарым-жартылай ұқсас жазбаларды табу қажет болса, сұрау ішінде өрнек пайдалануға болады немесе "Құрылымды сұрау тілі" (SQL) деп аталатын бағдарламалау кодын өзгертуге болады.

  • Егер қаласаңыз, сұраулардың нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрген кезіңізде мәндерді өңдеңіз немесе жазбаларды жойыңыз.

  • Егер қаласаңыз, сұраудың "Құрылымды сұрау тілі" (SQL) кодын өзгертіп, жарым-жартылай ұқсайтын мәндерді іздеңіз. Егер SQL кодын өзгертпесеңіз, нәтижелер ретінде сұрау тек қана мәндері түгелімен ұқсас болған белгіленген өрістерге ие жазбаларды көрсетеді.

Осы бөлімдегі қадамдар телнұсқалар сұрауын жасауды және жарым-жартылай сәйкестіктерді іздеу үшін сұрауды өзгерту жолын түсіндіреді. Осы қадамдар келесі кестеде берілген "Тұтынушылар" кестесін пайдаланады. Кестені дерекқорда пайдалану туралы ақпарат алу үшін жоғарыда берілген Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау бөлімін қараңыз. Осы қадамдарды бейімдеп, деректеріңіз үшін жарамды ете аласыз.

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Болдуин атындағы ғылым музейі

Джош Барнхилл

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

12345

(505) 555-2122

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Серик Нурбеков

52 Садовая көш..

Алматы

23456

(104) 555-2123

"Шымкентсыра" зауыты

Асылбек Курманалиев

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

Марат Оспанов

1 Оразов көш.

Ақсукент

6 Жібек жолы көш.

(171) 555-2125

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

56789

(7) 555-2126

"Шымкентсыра" зауыты

Алия Ибрагимова

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2125

Сақтандару компаниясы

Айдос Даубаев

67 Үлкен көш..

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

Нурлан зерттеуі

Жазира Османкулова

2 Абай көш.

Тараз

43210

(503) 555-2129

Отан

Азат Рахимов  

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

56789

(7) 555-2233

Телнұсқалар сұрауын жасау

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау шебері түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Жаңа сұрау тілқатысу терезесінде Телнұсқалар табатын сұрау шебері дегенін таңдаңыз да, OK түймешігін басыңыз.

    Егер ескерту пайда болып, бұл мүмкіндік орнатылмаған деп айтса, оны орнату үшін Иә түймешігін басыңыз.

  3. Кестелер тізімінен қайталанатын деректерді ұстайтын кестені таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  4. Қолданылатын өрістер тізімінен тек қана қайталанатын ақпаратты ұстайтын өрістерді таңдаңыз. Егер "Тұтынушылар" кестесін пайдаланып тұрсаңыз, тек қана "Компания атауы", "Мекенжайы" және "Қала" өрістерін таңдаңыз, себебі бір-біріне түгелімен ұқсас мәндерді тек олар ғана ұстайды. Келесі түймешігін нұқыңыз.

    Ескерту : Егер осы қадамда қосылатын өрістерде бір-біріне түгелімен ұқсас мәндер болмаса, сұрау ешқандай нәтижелерді көрсетпеуі мүмкін.

  5. Келесі тізімдегі қолданылатын өрістерден сіз қарап шыққыңыз немесе жаңартқыңыз келетін деректерді ұстайтын өрістерді немесе қайталанатын жазбаларды қайталанбайтын жазбалардан ажыратуға жәрдем беретін өрістерді таңдаңыз. Егер "Тұтынушылар" кестесін пайдаланып отырсаңыз, "Істес кісінің есімі" және "Телефон нөмірі" өрістерін қосыңыз, себебі осы өрістердегі деректер қайталанатын мәндерді табуға жәрдем бере алады және осы мәндердің енгізу себебін анықтауы да, мүмкін. Келесі түймешігін нұқыңыз.

  6. Ұсынылған атауды (Тұтынушылар арасындағы телнұсқалар) қабылдаңыз немесе өз атауыңызды енгізіңіз, ал одан кейін Дайын түймешігін басып, сұрауды орындаңыз. Егер "Тұтынушылар" кестесін пайдаланған болсаңыз, келесі нәтижені көресіз:

Компания атауы

Мекенжайы

Қала

Істес кісінің есімі

Телефон нөмірі

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

Серик Нурбеков

(7) 555-2126

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

Азат Рахимов  

(7) 555-2233

  1. "Тұтынушылар" кестесін жаратқан кезде сіз екіден аса қайталанатын жазбаларды байқаған болуыңызға болады (кесте ішінде олардың саны төрт). Басқа қайталанатын мәндер көрсетілмейді, себебі "Мекенжайы" өрісіндегі мәндер бір-біріне түгелімен сәйкес келмейді. Жарым-жартылай сәйкес келетін мәндерді сұрау нәтижелерінде көрсету үшін сұрауды өзгертуге болады — бұл әрекет келесі қадамдар жиынтығында түсіндірілген.

Жарым-жартылай сәйкестіктерді табу үшін сұрауды теңшеу

  1. Сұрауды SQL көрінісіне өткізіңіз. Оған өту үшін келесілерді істеуге болады:

    • Сұраудың құжат қойындысын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, SQL көрінісі пәрменін таңдаңыз.

    • Шарлау аумағында сұрауды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, SQL көрінісі пәрменін таңдаңыз.

  2. Жарым-жартылай сәйкестіктерді табу және салыстыру үшін SQL кодын өзгертіңіз.

    Егер алдыңғы қадамдарда "Тұтынушылар" кестесін пайдаланған болсаңыз, келесі SQL нұсқауын көресіз:

    SELECT Тұтынушылар.[Компания атауы], Тұтынушылар.[Мекенжайы], Тұтынушылар.[Қала], Тұтынушылар.[Істес кісінің есімі], Тұтынушылар.[Телефон нөмірі]
    FROM Тұтынушылар
    WHERE (((Тұтынушылар.[Компания атауы]) In (SELECT [Компания атауы] FROM [Тұтынушылар] As Tmp GROUP BY [Компания атауы],[Мекенжайы],[Қала] HAVING Count(*)>1 And [Мекенжайы] = [Тұтынушылар].[Мекенжайы] And [Қала] = [Тұтынушылар].[Қала])))
    ORDER BY Тұтынушылар.[Компания атауы], Тұтынушылар.[Мекенжайы], Тұтынушылар.[Қала];

    Бұл жағдайда телнұсқалар жиынтықтарын табу мақсатында WHERE сөйлемі екінші SELECT нұсқауын пайдаланып, әрбір жазбаны кестедегі басқа жазбалардың бәрімен салыстырады.

    Жарым-жартылай сәйкестіктерді табу үшін "Мекенжайы" өрісін өзгертуіңіз қажет делік. Келесі кестеде нұсқауды өзгертіп, өрістің бірінші жеті таңбасы міндетті түрде сәйкес келетіндей ету жолы көрсетілген. Өзгертулер қалын әріптермен көрсетілген:

SQL нұсқауы

Сипаттамасы

SELECT Тұтынушылар.[Компания атауы], Тұтынушылар.[Мекенжайы], Тұтынушылар.[Қала], Тұтынушылар.[Істес кісінің есімі], Тұтынушылар.[Телефон нөмірі]

Өзгертулер жоқ. Дәл осы өрістерді көруді қалайсыз және осы өрістердің ішінде әрбір қайталанатын жазбалар жиынтығына арналған "Мекенжайы" өрісі де, бар.

FROM Тұтынушылар

Өзгертулер жоқ.

WHERE (((Тұтынушылар.Компания атауы) In (SELECT [Компания атауы] FROM [Тұтынушылар] As Tmp GROUP BY [Компания атауы],Left([Мекенжайы],7) ,[Қала] HAVING

Қайталануды анықтау мақсатында ([Мекенжайы]) өрісін "Мекенжайы" өрісін өңдейтін функциямен (Left([Мекенжайы],7)) ауыстырыңыз. Бұл "Мекенжайы" өрісіндегі мәнді түгелімен тексеру орнына өрістегі мәнінің бірінші жеті таңбасын тексереді. Сәйкес келетін таңбалардың санын кеміту үшін кішірек сан енгізіңіз. Сәйкес келетін таңбалардың санын көбейту үшін үлкенірек санды енгізіңіз.

Count(*)>1 And Left([Мекенжайы],7) =Left([Тұтынушылар].[Мекенжайы],7) And [Қала] = [Тұтынушылар].[Қала])))

Бір жазбадағы "Мекенжай" өрісінің бірінші жеті таңбаларын басқа жазбадағы өрістің бірінші жеті таңбаларымен салыстыру үшін [Мекенжайы] дегенін Left([Address],7) функциясымен ауыстырыңыз, ал [Тұтынушылар].[Мекенжайы] дегенін Left([Тұтынушылар].[Мекенжайы],7) функциясымен ауыстырыңыз.

ORDER BY Тұтынушылар.Компания атауы, Тұтынушылар.Мекенжайы, Тұтынушылар.Қала;

Өзгертулер жоқ.

  1. Нұсқауды өзгертіп болған соң сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрсету үшін Іске қосу Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Ендігі кезде сұрау төрт қайталанатын жазбалардың бәрін көрсетеді, себебі ол енді "Мекенжай" өрісінде тек қана бірінші 7 таңбаларды тексереді (сол жақтан бастап):

Компания атауы

Мекенжайы

Қала

Істес кісінің есімі

Телефон нөмірі

"Шымкентсыра" зауыты

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

Асылбек Курманалиев

(206) 555-2124

"Шымкентсыра" зауыты

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

Алия Ибрагимова

(7252) 5551

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

Джулиан Прайс

(7) 555-2126

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

Азат Рахимов  

(7) 555-2233

Жазбаларды қолмен өңдеу

  1. Деректер кестесінің көрінісінде алдыңғы қадамдар жиынтықтарында жасаған сұрауыңызды ашыңыз.

  2. Келесілердің біреуін орындаңыз:

    • Өріс ішіндегі мәнді өңдеу үшін осы өрісті таңдаңыз да, жаңа мән енгізіңіз.

    • Жазбаны (жолды) түгелімен жою үшін жол бөлектеу түймешігін (жолдың қасында тұрған бос шаршыны) нұқыңыз да, DELETE пернесін басыңыз.

      Ескерту : Егер қайталанатын жазбалар көп табылса (олар аса көп болғандықтан оларды қолмен жоюды қаламасаңыз), осы жазбаларды жою үшін жою сұрауын жасап орындауыңызға болады. Жою сұрауын жасау және орындау үшін қажет болған негізгі қадамдар туралы ақпарат алу үшін төмендегі Қайталанатын жазбаларды жою үшін жою сұрауын пайдалану бөлімін қараңыз.

      Жою сұраулары туралы толығырақ ақпарат алу үшін және осы ақпарат арқылы жою әрекетін жоспарлау жолын және кестедегі қатынастарды өзгерту әрі байланысты деректерді жою жолын біліп алу үшін Дерекқорда бір немесе бірнеше жазбаларды жою үшін жою сұрауын пайдалану мақаласын қараңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Кез келген телнұсқаларды жасыру арқылы бірегей жазбаларды көрсету

Дерекқор кестелерінің басым көпшілігінде әрбір жазбаны бірегей етіп анықтайтын өріс бар. Әдетте, бұл бастапқы кілт өрісі болады. Сұрау құрастырған кезде және осы түрдегі өрістерді жасырған немесе өткізіп жіберген жағдайда сұрау нәтижелерінде қайталанатын жазбалар болып көрінетін деректерді көруіңіз мүмкін, себебі өрістердің бәрінде мәндер бір-біріне сәйкес келеді.

Мәселен, бұл суретте көрсетілген сұрау нәтижелерінде екі тапсырыс (қызыл жақтау ішіне алынған) телнұсқалар болып көрінеді.

'Тұтынушылар' кестесіне негізделген сұрау. Оның екі жазбасында барлық өрістер сәйкес келетін деректерге ие.

Алайда, егер сұрау ішіне тапсырыс нөмірі сияқты бастапқы кілт өрісі немесе әрбір жазбаны бірегей етіп анықтайтын кейбір басқа өріс қосылған болса, осы жазбалар телнұсқалар емес екенін көресіз. Бұл бөлімдегі қадамдар сұрау нәтижелері ретінде қайтарылған өрістердің бәрінде мәндер бір-біріне сәйкес болған жағдайда қайталанатын жазбаларды жасыру жолын түсіндіреді. Мәселен, Мұрат Алтынбаев үшін енгізілген жазбалардың біреуін жасыруыңызға болады, бірақ Blauer See Delikatessen компаниясы үшін енгізілген жазбаларды жасыру мүмкін емес, себебі "Мекенжайы" өрістерінде түрлі мәндер тұр.

Келешек үшін осы ережені есте сақтаңыз: екі немесе бірнеше жазбалар сұраудағы барлық өрістер дәл осы мәндерді ұстаған жағдайда ғана телнұсқалар деп есептеледі. Егер мәндер тек қана бір өрісте өзгеше болса да, әрбір жазба бірегей болып табылады және осы бөлімде көрсетілген тәсілдерді пайдаланып, оларды жасыруға болмайды. Егер осы түрдегі қайталанатын жазбаларды жасырғыңыз келсе, бұны FIRST, MIN, MAX және тағы да, басқа статистикалық функцияларды пайдаланылатын қорытынды сұраулар арқылы істеуіңізге болады. Осы әрекетті істеу туралы ақпарат алу үшін төмендегі Нәтижелерде көрінетін телнұсқаларды белгілеу арқылы ерекше жазбаларды көрсету бөлімін қараңыз.

Access бағдарламасы сұрау нәтижелерінің жиынтығында тек қана бірегей мәндерді көрсету үшін екі жол ұсынады:

  • Егер бастапқы кілт өрісін (немесе жазбаны бірегей ететін кейбір басқа өрісті) жасырған болсаңыз, осы бағанды қайта көрсетіңіз.

  • Іріктеу сұрауын жасаңыз да, сұраудың Бірегей мәндер сипатын Иә параметріне теңшеңіз. Сұрау қайталанатын мәндерді тапқан кезде ол осы телнұсқалардың тек біреуін ғана (бірінші табылған мәнді) көрсетеді, ал басқаларды жасырады.

Бұл бөлімдегі қадамдар осы әдістердің екеуін де пайдалануды түсіндіреді

Жасырылған өрістерді көрсету

  1. Сұрау деректер кестесінің көрінісінде ашылып тұрған кезде тақырып жолағына (баған тақырыптарын ұстайтын жолды) тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Бағандар көрсету пәрменін таңдаңыз.

  2. Бағандар көрсету тілқатысу терезесінде деректер кестесіне қосқыңыз келетін өрістердің әрбіріне құсбелгі қойыңыз, ал одан кейін OK түймешігін басыңыз.

Бірегей мәндер сипатын теңшеу

Ескерту : Сұраудың Бірегей мәндері сипатын Иә параметріне теңшеген соң, сұрау деректер кестесінің көрінісінде болған кезде өрістердің мәндерін өзгертуге немесе деректерді жоюға болмайды. Деректерді өңдеу немесе жою үшін негізгі кестені деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау шебері түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Жаңа сұрау тілқатысу терезесінде Қарапайым сұрау шебері дегенін таңдаңыз, ал одан кейін OK түймешігін басыңыз.

    Егер ескерту пайда болып, бұл мүмкіндік орнатылмаған деп айтса, оны орнату үшін Иә түймешігін басыңыз.

  3. Кестелер тізімінен қайталанатын жазбаларды ұстайтын кестені таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  4. Қолданылатын өрістер тізімінен тек қана қайталанатын ақпаратты ұстайтын өрісті немесе өрістерді таңдаңыз да, Келесі түймешігін басыңыз.

  5. Басқа қосымша өрістерді таңдамай Келесі түймешігін тағы басыңыз. Кез келген басқа өрістерді қосу салдарынан Access бағдарламасы кейбір қайталанатын жазбаларды бірегей жазбалар деп есептеуі мүмкін.

  6. Сұрау үшін ұсынылған атауды қабылдаңыз немесе өзіңіз ойлап тапқан атауды енгізіңіз, Сұрау жасақтамасын өзгерту параметріне құсбелгі қойыңыз, ал одан кейін Дайын түймешігін басыңыз. Сұрау құрастырушы көрінісінде ашылады.

  7. Сұрау құрастырушысының жоғарғы жартысындағы бос аймақты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Сипаттар пәрменін таңдаңыз.

  8. Сипаттар кестесінде Бірегей мәндер сипатын табыңыз да, оны Иә параметріне өзгертіңіз.

    Сұраудың сипаттар кестесін көрсету

  9. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрсету үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Егер деректеріңіз ішінде қайталанатын жазбалар болса, осы жазбалардың тек біреуі ғана көрсетіледі.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Нәтижелерде көрінетін телнұсқаларды белгілеу арқылы ерекше жазбаларды көрсету

сізде қайталанатын жазбалар болған жағдайда сіз тек ерекше жазбаларды көруді қалауыңызға болады — әрбір телнұсқалар жиынтығынан бір жазбаны. Нақты қайталанатын жазба үшін сұрау орындау үшін қорытынды сұрау деп аталатын сұрау түрі пайдаланылады. Қорытынды сұрауға өрістер қосқан кезде сұрау әрбір өрісті топ деп есептейді және топтағы деректер үшін статистикалық функция деп аталатын функция түрін қолдануға болады. Өз кезегінде, осы функциялар телнұсқалар жиынтығынан бір жазбаны қайтара алады.

Осы деректер үшін қорытынды сұрау мен статистикалық функцияны бірнеше әдіс арқылы пайдалануға болады:

  • Тек қана бірінші болып енгізілген жазбаны көрсету үшін First функциясын пайдаланыңыз.

  • Тек қана ең соңғы болып енгізілген жазбаны көрсету үшін Last функциясын пайдаланыңыз.

  • Кейбір өрісінде ең үлкен немесе ең кіші мән бар болған жазбаны ғана көрсету үшін Max немесе Min функциясын пайдаланыңыз. Мәселен, Max функциясын пайдаланып, ең соңғы күнге ие болған жазбаны көрсетуге болады немесе Min функциясын пайдаланып, ең ерте күнге ие болған жазбаны көрсетуге болады.

    Ескерту : Бұл түрдегі сұраудың нәтижелері ретінде көрсетілетін деректерді өңдеуге болмайды. Деректерді өңдеу немесе жою үшін негізгі кестені деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

Бұл бөлімдегі қадамдар бастапқы, ең соңғы және ең ескі жазбаларды сұрау арқылы табу жолын түсіндіреді.

Тегі

Аты

Мекенжайы

Қала

Туған күні

Жұмысқа кіру күні

Рахимов

Джош

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

05.02.1968

10.05.1994

Хелу

Серик

52 Садовая көш..

Алматы

22.05.1957

22.11.1996

Курманалиев

Асылбек

31/22 А.Молдагулова көш.

Сиэтл

11.11.1960

11.03.2000

Оспанов

Марат

1 Оразов көш.

Ақсукент

22.03.1964

22.06.1998

Прайс

Серик

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

05.06.1972

05.01.2002

Түлкібаева

Алия

31/23 Валиханов көш.

Сиэтл

23.01.1970

23.04.1999

Айдос

Айдос

67 Үлкен көш..

Кызылорда

14.04.1964

14.10.2004

Османкулова

Жазира

2 Абай көш.

Портлэнд

29.10.1959

29.03.1997

Оспанов

Марат

1 Оразов көш.

Ақсукент

22.03.1964

20.06.1998

Егер кестені дерекқорда пайдаланғыңыз келсе, жоғарыдағы Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау бөлімін қараңыз.

Қорытынды сұрауды пайдалану

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде қайталанатын деректерді ұстайтын кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Жабу түймешігін басыңыз.

    Кесте сұрау құрастырушысының жоғарғы бөлімінде пайда болады.

  3. Тек қана қайталанатын деректерді ұстайтын өріс немесе өрістерді қосыңыз. Өрісті екі рет нұқуға болады немесе оны кесте терезесінен құрастырушы торындағы Өріс жолына сүйреуге болады.

    Егер үлгі ретінде "Қызметкерлер" кестесін пайдаланып отырсаңыз, "Тегі", "Аты" және "Туған күні" өрістерді қосыңыз, себебі олар қайталанатын деректерді анықтайды.

  4. Іріктеу шарттарыңызды белгілейтін өрісті қосыңыз.

    Үлгі ретінде пайдаланылатын "Қызметкерлер" кестесінде "Жұмысқа кіру күні" өрісін қосыңыз, себебі осы өріс қызметкер үшін екі бөлек мән ұстайды.

    Ескерту : Торға басқа өріс қоспаңыз. Қорытынды сұрау ішінде қайталанатын деректерді ұстайтын өріс немесе өрістер және тағы бір тексеру үшін қолданылатын деректерді ұстайтын өріс болуы тиіс.

  5. Құрастырушы қойындысындағы Көрсету/Жасыру тобында Қорытынды  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Құрастырушы торында Барлығы жолы пайда болады және кесте өрісін ұстайтын бағандарда Топтаy әдісі параметрі пайда болады.

  6. Барлық өрістер үшін Барлығы жолын Топтау әдісі параметріне теңшелген болып қалдырыңыз, ал одан кейін сұрауды орындап, нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрсету үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Жоғарыдағы кестенің деректерін пайдаланған болсаңыз, сұрау нәтижелерінде Жан Филип Бажель деген қызметкердің есімі екі рет көрсетіледі, себебі ол туралы қайталанатын жазбаларда оның жұмысқа кіру күні туралы түрлі деректер бар.

  7. Құрастырушы көрінісіне қайта өтіңіз де, қайталанатын жазбалардан біреуін таңдау үшін шарт белгілеңіз. Үлгі деректерді пайдалану үшін "Жұмысқа кіру күні" бағанындағы Барлығы жолының мәнін келесідей өзгертіңіз:

    • Бастапқы жазбаны көру үшін мәнді First параметріне өзгертіңіз.

    • Ең соңғы болып енгізілген жазбаны көру үшін мәнді Last параметріне өзгертіңіз.

    • Кейбір өрістегі мәнге негізделген жазбаны таңдау үшін Max немесе Min функциясын пайдалану керек. Бұл мысалда ең ескі жұмысқа кіру күніне ие болған жазбаны көргіңіз келеді. Бұл үшін мәнді Min параметріне өзгертіңіз.

  8. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрсету үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

Егер сұрау керекті нәтижелерді берсе, қайталанатын жазбаларды тез және оп-оңай жою үшін оны кейін жою сұрауына өзгертіп, орындауыңызға болады. Жою сұрауын орындау туралы ақпарат алу үшін төмендегі Қайталанатын жазбаларды жою үшін жою сұрауын пайдалану бөлімін қараңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Қайталанатын жазбалар үшін статистикалық функцияларды (санау, қосу, орташа) пайдалану

Телнұсқалар тобынан нақты жазбаны нәтиже ретінде қайтаруға қоса, статистикалық функцияларды пайдаланып, қайталанатын жазбалардың санын есептеу немесе телнұсқалар жиынтығы үшін деректерді қорытындылау мүмкін. Әдетте, осы функциялар деректерді біріктіру немесе қайталанатын деректерді жою шараларын қолданудан алдын орындалады.

Осы әрекеттерді істеу үшін кесте ішіндегі деректерді қорытындылау мақсатында Санау, Қосу және Орташа сияқты статистикалық функцияларды пайдаланатын қорытынды сұрау жасалынады.

Ескерту : Қорытынды сұрауға деректер кестесінде қараған кезде өрістердегі мәндерді немесе жазбаларды жою мүмкін емес. Деректерді өңдеу немесе жою үшін негізгі кестені деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

Бұл бөлімдегі қадамдар "Қарыз сомасы" кестесін пайдаланады.

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Берешек сомасы

Болдуин атындағы ғылым музейі

Азат Рахимов 

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

12345

(505) 555-2122

55678,00 тг.

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Серик Нурбеков

52 Садовая көш..

Бостон

23456

(104) 555-2123

189324,00 тг.

"Шымкентсыра" зауыты

Асылбек Курманалиев

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2124

32179,00 тг.

"Оразов" ЖШС

Марат Оспанов

1 Оразов көш.

Ақсукент

6 Жібек жолы көш.

(171) 555-2125

£457,68

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

56789

(7) 555-2126

9875,00 тг.

"Шымкентсыра" зауыты

Алия Ибрагимова

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2125

32179,00 тг.

Сақтандару компаниясы

Айдос Даубаев

67 Үлкен көш..

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

29745,00 тг.

Нурлан зерттеуі

Жазира Османкулова

2 Абай көш.

Портлэнд

43210

(503) 555-2129

50909,00 тг.

Отан

Азат Рахимов  

2 Calle Smith

Ақмола

56789

(7) 555-2233

9875,00 тг.

Егер кестені дерекқорда пайдаланғыңыз келсе, жоғарыдағы Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау бөлімін қараңыз.

Қорытынды сұрауды жасау

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде сұрау ішінде пайдаланғыңыз келетін кестені екі рет нұқыңыз немесе Қосу түймешігін басыңыз, ал одан соң Жабу түймешігін басып, тілқатысу терезесін жабыңыз. Егер үлгі деректерді пайдаланып отырсаңыз, сұрауға "Қарыз сомасы" кестесін қосыңыз.

  3. Қайталанатын деректерді ұстайтын өрістерді қосыңыз.

    Егер үлгі ретінде "Қарыз сомасы" кестесін пайдаланып отырсаңыз, "Компания атауы" және "Қала" өрістерін қосыңыз, себебі олар қайталанатын деректерді анықтайды.

  4. Іріктеу шарттарыңызды белгілейтін өрісті қосыңыз. Егер "Қарыз сомасы" кестесін пайдаланып отырсаңыз, "Берешек сомасы" өрісін қосыңыз.

  5. Құрастырушы қойындысындағы Көрсету/Жасыру тобында Қорытынды  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Құрастырушы торында Барлығы жолы пайда болады және жол ішінде әрбір өріс үшін Топтаy әдісі параметрі пайда болады.

  6. Қажеттіктеріңізге қарай келесі әрекеттердің біреуін істеңіз:

    • Жазбалардың санын есептеу үшін есептегіңіз келетін мәндерді ұстайтын өрісті таңдаңыз, ал одан кейін Барлығы жолындағы өріс мәнін Санау параметріне өзгертіңіз. Егер үлгі деректерді пайдаланып отырсаңыз, "Берешек сомасы" өрісіндегі мәнді Санау параметріне теңшеңіз.

    • Жалпы сомасын есептеу үшін өрістегі мәнді Қосу параметріне теңшеңіз.

      Ескерту : Қорытынды сұрау тек қана жалпы ақпаратты көрсете алады. Жеке мәндерді көрсетуге болмайды.

  7. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көрсету үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Қайталанатын жазбаларды жою үшін жою сұрауын пайдалану

Кестенің қайталанатын жазбаларды ұстайтындығына көз жеткізген соң, керексіз деректерді жою үшін жою сұрауын жасап орындауыңызға болады. Әдетте, жою сұрауын жасау және орындау үрдісі келесі жалпы қадамдар арқылы орындалады:

  • Жою әрекетін жоспарлаңыз. Бұл үрдіс барысында жойғыңыз келетін деректер басқа кестедегі деректермен қатынаста болған-болмағанын анықтаңыз. Егер деректер қатынаста тұрған болса, олар "бір-көпке" қатынасының "бір" жағында немесе "көпке" жағында болғанын анықтау қажет. Егер деректер "бір" жағында болса, оларды жоймас бұрын қатынастағы бір сипатты қосу қажет. Егер деректер "көпке" жағында болса, сұрауды осы қосымша әрекетті істемей жасап орындауға болады. Кестедегі қатынастарды анықтау үшін қатынастар құралын пайдалануға болады. Қатынастар құралын бастау үшін Дерекқор құралдары қойындысындағы Көрсету/Жасыру тобында Қатынастар белгішесін басыңыз.

    Жою сұрауларын жоспарлау және орындау туралы көбірек ақпарат алу үшін Дерекқорда бір немесе бірнеше жазбаларды жою мақсатында жою сұрауын пайдалану мақаласын қараңыз.

  • Іріктеу немесе бірегей мән сұрауы сияқты сұрау жасаңыз да, ол тек қана жойғыңыз келетін деректерді көрсеткенге дейін шарттар қосыңыз немесе оларды өзгертіңіз.

  • Осы сұрауды жою сұрауына түрлендіріңіз де, керексіз деректерді жойыңыз.

Маңызды : Жою сұрауының нәтижелерін болдырмауға болмайды. Осы себепті жою сұрауын орындамас бұрын, дерекқордың сақтық көшірмесін жасағаныңыз жөн. Дерекқордың сақтық көшірмесін жасау туралы ақпарат алу үшін жоғарыдағы Дерекқордың сақтық көшірмесін жасау бөлімін қараңыз.

Келесі қадамдар іріктеу сұрауын жасап, оны жою сұрауына түрлендіру және оны жазбалар жою мақсатында орындау жолын түсіндіреді.

Іріктеу сұрауын жасау

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

    Сұрау құрастырушысы ашылады және Кестені көрсету тілқатысу терезесі пайда болады.

  2. Қатынастың "бір" жағындағы кестені таңдаңыз да, Қосу түймешігін басыңыз, ал одан кейін Жабу түймешігін басыңыз.

    Кесте сұрау құрастырушысы торының жоғарғы бөлігінде терезе ретінде пайда болады. Осы терезеде кестенің барлық өрістері тізімделген. Бұл суретте сұрау құрастырушысындағы әдеттегі кесте көрсетілген.

    Сұрау құрастырушысындағы кесте

  3. Құрастырушы торына кестедегі барлық өрістерді қосу үшін жұлдызшаны (*) екі рет нұқыңыз.

    Барлық кесте өрістерін қосу жою сұрауына кестедегі жазбаларды (жолдарды) түгелімен жоюға мүмкіндік береді.

  4. Егер қаласаңыз, шарт енгізу мүмкіндігін беретін баған қосыңыз.

    Мәселен, тұтынушы өз компаниясын жапқан соң одан келетін барлық тапсырыстарды жоюыңыз керек делік. Тек осы жазбаларды табу үшін құрастырушы торына "Тұтынушы нөмірі" және "Тапсырыс күн-айы" өрістерін қосуыңыз қажет.

  5. Егер алдыңғы қадамды орындаған болсаңыз, құрастырушы торындағы Шарттар жолына енгізіңіз.

    Сұрау нәтижелерінде тек жойғыңыз келетін жазбаларды көрсету үшін шарттар енгізу қажет. Әйтпесе, жою сұрауы кестедегі барлық жазбаларды жояды. Алдыңғы қадамдағы мысалды жалғастыру үшін өз компаниясын жапқан тұтынушының нөмірін және осы тұтынушыдан алынған тапсырыстардың күш жою күнін енгізу керек.

    Шарттар пайдалану туралы көбірек ақпарат алу үшін Дерекқорда бір немесе бірнеше жазбаларды жою мақсатында жою сұрауын пайдалану мақаласын қараңыз.

  6. Егер алдыңғы қадамды орындаған болсаңыз, әрбір шарт өрісінде тұрған Көрсету құсбелгі көзінен кұсбелгіні алып тастаңыз.

  7. Жасақтама қойындысының Нәтижелер тобында Жегу түймешігін нұқыңыз.

    Сұрау жойғыңыз келетін жазбаларды көрсететініне көз жеткіңіз.

  8. Сұрауды ашық қалдырып, келесі қадамдарға өтіңіз.

Іріктеу сұрауын жою сұрауына түрлендіру және оны деректерді жою үшін орындау

  1. Деректер кестесінен сұрау құрастырушысына өту үшін Құрастырушы көрінісі белгішесін басыңыз.

  2. Жасақтама қойындысының Сұрау түрі тобында Жою түймешігін нұқыңыз.

    Access бағдарламасы іріктеу сұрауын жою сұрауына өзгертеді, құрастырушы торының төменгі бөлігіндегі Көрсету жолын жасырады және Жою жолын қосады.

    Жұлдызшамен * (барлық өрістер) белгіленген бағандағы Жою жолы Қайдан сөзін көрсеткенін қамтамасыз етіңіз. Қайда сөзі кез келген шарттар бағанында көрінуі тиіс.

  3. Деректерді шынында жою қажет екеніне көз жеткізіңіз де, Іске қосу Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Access бағдарламасы сізден жою әрекетін құптаңыз деп сұрайды.

    Деректерді жою үшін Иә түймешігін басыңыз.

Құптау хабарын жасыру

Егер жою сұрауын немесе басқа әрекет сұрауын әр жолы орындаған кезде құптау хабарын көргіңіз келмесе, осы қадамдарды орындаңыз.

  • Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Access параметрлері түймешігін нұқыңыз.

    Access параметрлері тілқатысу терезесі пайда болады.

  • Қосымша түймешігін басыңыз да, Өңдеу бөлімінде Құптау астындағы Әрекет сұраулары параметрінен құсбелгіні алып тастаңыз.

  • Access параметрлері тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймешігін басыңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Пайдаланушыларға қайталанатын мәндерді енгізуге жол бермеу

Бірнеше ережелер енгізіп, пайдаланушыларға қайталанатын мәндерді енгізуге жол бермеуге болады:

  • Тек бірегей мәндерді ұстайтын өріс белгілеу.    Бұл ережені жүзге асыру үшін келесі әрекеттердің біреуін істеңіз:

    • Өрісті бастапқы кілт ретінде тағайындаңыз. Бұл әрекетті кестеде әлі де, бастапқы кілт болмаған жағдайда ғана істеуге болады. Өрісті бастапқы кілт ретінде белгілеу үшін кестені құрастырушы көрінісінде ашыңыз, өріс атауын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Бастапқы кілт  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Бастапқы кілт өрісі тек қана бірегей мәндерді қабылдайды және пайдаланушылар қайталанатын мән енгізген кезде олар үшін сұрақ қояды.

    • Егер кестеде әлдеқашан бастапқы кілт болса, құрастырушы көрінісінде өрістің Индекстелген сипатын Иә (Қайталану рұқсат етілмеген). Бұл сипат өріске дәл осы мәнді бірден аса жазба үшін қабылдауға жол бермейді. Кейбір жағдайларда, мәселен есімдер мен қала туралы ақпарат сақтайтын өрістер, телнұсқаларды қабылдауыңыз қажет екенін есте сақтаңыз.

  • Әрбір жазба үшін бір өрістегі немесе бірнеше өрістердегі мәндердің тіркесімі бірегей болуы керектігін белгілеңіз.    Мәселен, кестеңізде істес кісілер туралы деректер бар делік. "Істес кісінің есімі", "Мекенжайы" және "Қала" сияқты бірнеше өрістердің тіркесімін кестенің бастапқы кілт ретінде тағайындау мүмкін.

    Бұл әдіс тиімді, себебі екі істес кісілердің бір есімге ие болуы, бір мекенжай мен бір қалада тұруы өте күмәнді.

    Бірнеше өрістен құралған бастапқы кілтті жасау үшін келесі қадамдарды орындаңыз:

    1. Кестені құрастырушы көрінісінде ашыңыз.

    2. Бірінші өрістің сол жағында тұрған жол бөлектеу түймешігін нұқып, бүкіл жолды бөлектеңіз.

    3. CTRL пернесін басып тұрып, бастапқы кілт өрісіне қосқыңыз келетін басқа өрістердің жол бөлектеу түймешігін нұқыңыз.

    4. Тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, мәтінмәндік мәзірден Бастапқы кілт Түймешік суреті пәрменін таңдаңыз.

      Бұл қадам бастапқы кілт ретінде пайдаланылатын әрбір өрістің Индекстелген сипатын Иә (Қайталану рұқсат етілген) параметріне теңшейді, сондықтан, мәселен, сіз бірнеше жазбаларға бір атты, мекенжайды немесе қала атауын енгізуіңізге болады. Бірақ дәл осындай есімнен, мекенжайдан және қала атауынан құралған тіркесімді бірден көп жазбаға енгізу мүмкін емес. Мәселен, 2345 Main Street мекенжайында тұратын екі Жан Филип Бажель атты істес кісі болуы мүмкін, бірақ олардың екеуі де, Лондонда тұруы мүмкін емес.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғарғы жағы

Бірнеше кестеде қайталанатын деректерді табу, жасыру немесе жою

Келесі бөлімдердегі ақпарат бірнеше кестеде орналасқан қайталанатын жазбаларды тауып өңдеу, жасыру немесе жою үшін қолданылатын әдістердің бірнешесін түсіндіреді. Әдетте, бір дерекқорды басқа дерекқормен біріктіруге тырысқан кезіңізде, екі немесе бірнеше кестелердегі деректер бір-біріне ұқсас болып шығады.

Екі кестеде телнұсқалар бар болса, оларды бір-бірінің қасында көрсету

Екі кестеде телнұсқалар бар болса, тек бір жазбаны көрсету

Екі кестеде табылған қайталанатын жазбаларды ғана көрсету

Басқа кестеде сәйкес келетін жазбасы жоқ болған жазбаларды ғана көрсету

Бір кестедегі қайталанатын жазбаларды жойып, қалған жазбаларды басқа кестемен біріктіру

Деректерді байланысты кестелерден қарап шыққан кезде тек ерекше жазбаларды көру

Нақты жазбаны көру немесе байланысты кестелердегі қайталанатын деректерді қорытындылау

Екі кестеде телнұсқалар бар болса, оларды бір-бірінің қасында көрсету

Бір дерекқордың өзінде қайталанатын немесе ұқсас деректердің пайда болуы жиі кездесетін жағдай. Мәселен, сізде "Тұтынғыштар" және "Тұтынушылар" кестелері бар делік:

"Тұтынғыштар" кестесі    

Есімі

Мекенжайы

Қала

Телефон нөмірі

Факс

Болдуин атындағы ғылым музейі

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

(505) 555-2122

(505) 555-3123

«Трансаэро» авиакомпаниясы

52 1st St.

Алматы

(104) 555-2123

(104) 555-2124

"Шымкентсыра" зауыты

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

(206) 555-2124

(206) 555-2125

"Оразов" ЖШС

1 Оразов көш.

Ақсукент

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Хабаршы

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Безендіру фирмасы

67 Үлкен көш..

Кызылорда

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Батсу

3 Байтурсынов көш.

Тараз

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Асылбек Курманалиев

4 Байтурсынов көш.

Тараз

(503) 555-2233

(503) 555-2239

"Тұтынушылар" кестесі    

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Болдуин атындағы ғылым музейі

Джош Барнхилл

13-15 Таукен хан даң.

Нью-Йорк

12345

(505) 555-2122

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Серик Нурбеков

52 Садовая көш..

Алматы

23456

(104) 555-2123

"Шымкентсыра" зауыты

Асылбек Курманалиев

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

Марат Оспанов

1 Оразов көш.

Лондон

6 Жібек жолы көш.

(171) 555-2125

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

56789

(7) 555-2126

"Демалыс" ЖШС

Алия Ибрагимова

31/22 Айтбаев көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2125

Сақтандару компаниясы

Айдос Даубаев

67 Үлкен көш..

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

Нурлан зерттеуі

Жазира Османкулова

2 Абай көш.

Тараз

43210

(503) 555-2129

Батсу

Мәжит Келдібаев

9 Ақ жол көш.

Қарағанды

56789

(206) 555-2233

Бұл жағдайда келесі жәйтке назар аударыңыз: кестелердің ішінде қайталанатын мәндер жоқ, бірақ екі кестенің өрістерінде кейбір ұқсас мәндер бар. Мәселен, "Тұтынғыштар" кестесінің "Есімі" өрісіндегі деректер және "Тұтынушылар" кестесінің "Компания атауы" өрістегі деректер.

Екі кестені біріктіріп, әрбір кестедегі деректерді бір-біріне қосу әрекетін әрдайым істеу мүмкін емес. Кейбір тұтынушылар туралы ең соңғы ақпарат "Тұтынғыштар" кестесінде болуы мүмкін, бірақ басқа пайдаланушылар туралы ең соңғы ақпарат "Тұтынушылар" кестесінде болуы мүмкін. Әдетте, ең жақсысы екі кестені қарап шығып, одан кейін нені қалдыруды, нені жоюды ұйғару керек.

Екі кестелердегі жазбаларды бір-біріне әкелу үшін бірігу сұрауы жасалынады. Сұрау қайталанатын деректерді бір-бірінің қасында орналастырып, оларды қарап шығу жұмысын жеңілдетеді.

Ескерту : Бірігу сұраудың нәтижелері ретінде көрсетілетін деректерді өңдеу немесе жою мүмкін емес. Деректерді өңдеу немесе жою үшін негізгі кестелерді деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

    Access бағдарламасы жаңа сұрау жасайды. Кестені көрсету тілқатысу терезесі пайда болады.

  2. Құрастырушы торына ешбір кесте немесе сұрау қоспай, Кестені көрсету тілқатысу терезесін жабыңыз.

  3. Сұраудың құжат қойындысын тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, SQL көрінісі пәрменін таңдаңыз.

  4. Егер мысал ретінде жоғарыдағы кестелерді пайдаланған болсаңыз, терезеге келесі SQL нұсқауын қойыңыз. Егер өз деректеріңізді пайдалансаңыз, келесі нұсқауды үлгі ретінде пайдаланыңыз. SELECT, UNION ALL SELECT және ORDER BY деген сөйлемдерді көрсетілгендей пайдаланыңыз, бірақ өріс пен кесте атауларын өз деректеріңіздегі атаулармен ауыстырыңыз.

    SELECT [Компания атауы], [Мекенжайы], [Қала], [Телефон нөмірі], FROM [Тұтынушылар]
    UNION ALL SELECT [Есімі], [Мекенжайы], [Қала], [Телефон нөмірі], FROM [Тұтынғыштар]
    ORDER BY [Компания атауы];

    Бірінші SELECT нұсқауы жазбаларды "Тұтынушылар" кестесінен шығарып алады, ал екінші SELECT нұсқауы жазбаларды "Тұтынғыштар" кестесінен шығарып алады. UNION ALL сөйлемі екі кестедегі барлық деректерді бір-біріне әкеледі. ORDER BY нұсқауы жазбаларды сұрыптап, қайталанатын жазбаларды бір-бірінің қасында орналастырады және сол арқылы оларды қарап шығу жұмысын жеңілдетеді.

    Ескерту : Әрбір SELECT нұсқауы нәтижелерде өрістердің дәл осы санын және оларды дәл осы ретпен көрсетуі тиіс. Сәйкес келетін өрістер сыйысымды деректер түрлеріне ие болуы керек, бірақ жалғыз ерекшелік бар: сан өрісі және мәтін өрісі сәйкес келетін өрістер болып есептеледі. Сондай-ақ тағы бір жәйтті есте сақтаңыз: өріс атаулары түрлі болуы мүмкін.

  5. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көру үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Егер жоғарыдағы кестелерді пайдалансаңыз, бұл көріністе 18 жазба көрсетіледі — "Тұтынушылар" кестесіндегі барлық 9 жазба және "Тұтынғыштар" кестесіндегі барлық 9 жазба.

    Сұрауды сақтаңыз да, көріністі жабыңыз. Осы сұрауды келесі бөлімде пайдаланасыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Екі кестеде телнұсқалар бар болса, тек бір жазбаны көрсету

Кейде екі ұқсас кестелерде тек қана ерекше жазбаларды көру қажет болуы мүмкін. Егер жазба кестелердің екеуінде де, бар болса, бірінші кестедегі жазбаны қосып, екінші кестедегі сәйкес келетін жазбаны елемеуге болады.

Access бағдарламасы түрлі кестелердегі жазбаларды барлық таңдалған өрістердің мәндері бір-біріне сәйкес болған жағдайда ғана телнұсқалар деп есептейді. Мәселен, егер сұрауға "Компания атауы", "Қала", "Мекенжайы", "Телефон нөмірі" және "Факс" өрістері қосылған болса, Access жазбаны телнұсқа деп есептеуі үшін барлық бес өрістегі мәндер сәйкес болуы керек.

Бұл бөлімдегі қадамдар алдыңғы бөлімде жасалған сұрауды өзгертіп, "Тұтынушылар" кестесіндегі барлық жазбаларды және "Тұтынғыштар" кестесіндегі тек қана бірегей жазбаларды көрсету жолын түсіндіреді.

Ескерту : Бірігу сұраудың нәтижелері ретінде көрсетілетін деректерді өңдеу мүмкін емес. Деректерді өңдеу немесе жою үшін негізгі кестелерді деректер кестесінің көрінісінде ашыңыз.

Сұрауды өзгерту

  1. Алдыңғы бөлімде жасалған сұрауды ашыңыз.

  2. SQL нұсқауын көру үшін сұраудың құжат қойындысында SQL көрінісі түймешігін нұқыңыз.

  3. Екі SELECT нұсқауларынан [Телефон нөмірі] мен [Телефон нөмірі] өрістерін жойыңыз.

  4. UNION сөзінен кейін келетін ALL сөзін жойыңыз. Бұл әрекет себебінен сұрау "Тұтынғыштар" кестесіндегі қайталанатын мәндерді елемейді. SQL нұсқауы келесідей көрінеді.

    SELECT [Компания атауы], [Мекенжайы], [Қала], FROM [Тұтынушылар]
    UNION SELECT [Атауы], [Мекенжайы], [Қала], FROM [Тұтынғыштар]
    ORDER BY [Компания Атауы];

  5. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көру үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз.

    Егер алдыңғы бөлімде мысалы ретінде қолданылған деректерді пайдалансаңыз, сұрау нәтижелерінде 18 жазбалардың орнына 14 жазба көрсетіледі.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Екі кестеде табылған қайталанатын жазбаларды ғана көрсету

Екі кестелердегі тек қайталанатын мәндерді сұрау қажет болғанда ішкі қосылымды пайдалану керек. Егер Access бағдарламасын бірінші рет пайдаланып отырсаңыз, ішкі қосылым екі немесе бірнеше кестелердегі жолдарды байланыстыратын әрекет болып табылады. Ішкі қосылым арқылы тек мәндері бірі біріне сәйкес болған өрістерді қосуға болады.

Ішкі қосылымды жасау үшін екі кестені ішіне алатын іріктеу сұрауын құрастырып, қайталанатын мәндерді ұстайтын өрістер арасында қатынас жасау керек. Әдепкіде, қатынас жасаған кезіңізде Access бағдарламасы ішкі қосылым жасайды.

Ескерту : Ішкі қосылымға ие болған іріктеу сұрауы арқылы көрсетілетін өрістер мен жолдарды өңдеу мүмкін емес. Егер деректерді өңдегіңіз келсе, негізгі кестелерді ашыңыз да, әрбір кестедегі мәндерді өзгертіңіз.

Ішкі қосылымға ие болған сұрауды жасау

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде "Тұтынушылар" және "Тұтынғыштар" кестелерін екі рет нұқыңыз, ал одан кейін Жабу түймешігін басып, тілқатысу терезесін басыңыз.

  3. Қайталанатын жазбалар ішінде сәйкес келетін мәндерді ұстайтын өрістерді анықтаңыз. Егер үлгі кестелерді пайдалансаңыз, "Тұтынушылар" кестесіндегі "Компания атауы" өрісі "Тұтынғыштар" кестесіндегі "Есімі" өрісіне сәйкес келеді.

  4. Бірінші кестедегі "Компания атауы" өрісін екінші кестедегі "Есімі" өрісіне сүйреп апарыңыз. Access бағдарламасы өрістерді сызықпен байланыстырады.

    Тұтынушылардың есімдеріне негізделіп, 'Тұтынушылар' мен 'Тұтынғыштар' кестелердің байланыстырылғанын көрсететін сызық

    Әдепкіде, сұрау ішкі қосылымды екі кестелер арасында жасайды. Ішкі қосылым тек қана "Компания атауы" өрісі "Есімі" өрісіне сәйкес келетін жазбаларды таңдайды.

  5. Компания атауы өрісін екі рет нұқып, оны сұрау құрастырушы торына қосыңыз. Бұл өріс деректер көрінісінде жазбаларды анықтауға жәрдемдеседі.

  6. "Тұтынушылар" мен "Тұтынғыштар" кестелерінде басқа қажетті өрістерді екі рет нұқып, оларды сұрау құрастырушы торына қосыңыз. Бұл жағдайда "Тұтынушылар" кестесіндегі "Телефон нөмірі" өрісін және "Тұтынғыштар" кестесіндегі "Телефон нөмірі" өрісін қосыңыз.

  7. Сұрауды орындау және нәтижелерін деректер кестесінің көрінісінде көру үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Сұрау нәтижелерінде бес жазбалар көрсетіледі: кестелердің екеуінде де, тізімделген әрбір тұтынушы үшін бір жазба.

Компания атауы

Телефон нөмірі (Тұтынушылар)

Телефон нөмірі (Тұтынғыштар):

Болдуин атындағы ғылым музейі

(505) 555-2122

(505) 555-3123

«Трансаэро» авиакомпаниясы

(104) 555-2123

(104) 555-2124

"Шымкентсыра" зауыты

(206) 555-2124

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Отан

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Бөлімнің жоғарғы жағы

Басқа кестеде сәйкес келетін жазбасы жоқ болған жазбаларды ғана көрсету

"Тұтынушылар" және "Тұтынғыштар" өрісінде қайталанатын деректер бар болған сценарийді пайдаланып, ендігі кезде сіз "Тұтынғыштар" кестесінде өздеріне сәйкес келетін жазбалар жоқ болған "Тұтынушылар" кестесіндегі жазбаларды көру үшін не істеу керектігін көресіз. Бұл сізге екі кестелерді біріктіру әрекетін істемес бұрын тек қана "Тұтынушылар" кестесінің мазмұнына негізделіп, кейбір тұтынушыларға қатысты шешімдерді қабылдауға жәрдемдеседі.

Сәйкестіксіз жазбаларды табатын сұрауды жасап, "Тұтынушылар" кестесінде тек қана өзіне сәйкес келетін жазбалар жоқ болған жазбаларды көруге болады. Үлгі деректерді пайдаланып, сұраудың бұл түрі "Тұтынушылар" кестесінен "Тұтынғыштар" кестесінде өзіне сәйкес келетін жазбалар жоқ жазбалардың бәрін шығарып алады.

Ескерту : Бұл сұрауға деректер кестесінде қараған кезде өрістердегі мәндерді немесе жазбаларды жою мүмкін.

Сәйкестіксіз жазбаларды табатын сұрауды жасау

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау шебері түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Жаңа сұрау тілқатысу терезесінде Сәйкестіксіз табу сұрауы дегенін таңдаңыз да, OK түймешігін басыңыз.

  3. "Тұтынушылар" кестесін таңдаңыз — бұл кесте қажетті жазбаларды ұстайды. Келесі түймешігін нұқыңыз.

  4. "Тұтынғыштар" кестесін таңдаңыз — бұл кестені "Тұтынушылар" кестесімен салыстыру қажет. Келесі түймешігін нұқыңыз.

  5. "Тұтынушылар" кестесінде "Компания атауы" өрісін таңдаңыз, "Тұтынғыштар" кестесінде "Есімі" өрісін таңдаңыз, ал одан кейін <=> түймешігін басыңыз. Бұл әрекет тұтынушылардың есімдеріне негізделіп, кестелерді байланыстырады. Келесі түймешігін басыңыз.

  6. Көрінісіңізде көргіңіз келетін өрістерді таңдаңыз. Бұл жағдайда "Компания атауы", "Мекенжайы", "Қала" және "Телефон нөмірі" өрістерін қосыңыз. Келесі түймешігін басыңыз.

  7. Сұрау үшін атау енгізіңіз де, жазбаларды деректер көрінісінде көру үшін Дайын түймешігін басыңыз. Егер үлгі кестелерді пайдаланып тұрсаңыз, сұрау нәтижелер ретінде төрт жазбаны көрсетеді — бұл жағдайда, "Тұтынғыштар" кестесінде өздеріне ұқсас жазба жоқ болған "Тұтынушылар" кестесінің жазбалары.

Компания атауы

Мекенжайы

Қала

Телефон нөмірі

"Демалыс" ЖШС

31/22 Айтбаев көш.

Сиэтл

(206) 555-2125

Сақтандару компаниясы

67 Үлкен көш..

Тампа

(916) 555-2128

Нурлан зерттеуі

2 Абай көш.

Тараз

(503) 555-2129

Батсу

9 Ақ жол көш.

Қарағанды

(206) 555-2233

Бөлімнің жоғарғы жағы

Бір кестедегі қайталанатын жазбаларды жойып, қалған жазбаларды басқа кестемен біріктіру

Ұқсас кестелерде қайталанатын деректерді қарап шыққан соң қайталанатын жазбаларды жойып, қалған жазбаларды бір кестеге біріктіру мүмкін. Бұл үрдіс келесі жалпы қадамдар арқылы орындалады:

  • Егер қаласаңыз, жойғыңыз келетін кестеде біріктіргіңіз келетін деректерді жаңартыңыз. Бұл мақала деректерді жаңарту жолын түсіндірмейді.

    Деректерді жаңарту жолдары туралы ақпарат алу үшін Дерекқордағы деректерді жаңарту мақаласын қараңыз.

  • Егер қаласаңыз, жойғыңыз келетін кесте мен дерекқордағы басқа кестелер арасында мүмкін болған қатынастарды қарап шығыңыз. Егер қатынас бар болса, әдетте, қатынасты жойып, одан соң басқа кестемен (біріктірілген деректерді ұстайтын кестемен) жаңа қатынас орнату керек. Дегенмен, жаңа кестедегі бастапқы кілт мәндері басқа кестелердегі бастапқы кілт мәндеріне сәйкес келетінін қамтамасыз етуіңіз қажет.

  • Қайталанатын жазбаларды тауып жою үшін Бірегей мәндер сипатын пайдаланатын жою сұрауын жасаңыз. Осы үрдіс барысында дерекқордағы кестелер арасындағы қатынастардың бұзылмауын қамтамасыз етуіңіз қажет. Мәселен, бірегей жазбаларды "Тұтынғыштар" кестесінен "Тұтынушылар" кестесіне көшіріп, "Тұтынғыштар" кестесінің жойғыңыз келеді делік. Егер "Тұтынғыштар" кестесі дерекқордағы басқа кестелермен байланыстырылған болса, осы қатынастар "Тұтынушылар" кестесіне өтуін қамтамасыз ету мақсатында шара қолдануыңыз қажет. Бұл мақалада қатынастар туралы толық түсініктеме берілмейді.

    Көбірек ақпарат алу үшін Қатынас жасау, өңдеу немесе жаңарту мақаласын қараңыз.

  • Жойғыңыз келетін кестеде қалған жазбаларды сақтағыңыз келетін кестеге қосу үшін үстеме сұрауын жасаңыз. Бұл әрекет барысында қосылған деректердің бастапқы кілт өрісін және мәндерін сақтағыңыз келетін кестеге қосу қажет болуы мүмкін.

  • Керексіз кестені жойыңыз.

Бұл бөлімдегі қадамдар жою сұрауы мен үстеме сұрауын жасау, оларды пайдалану және кестені жою әдістерін түсіндіреді. Бұл қадамдар "Тұтынушылар" мен "Тұтынғыштар" кестелерін пайдаланады.

"Тұтынушылар" кестесі    

Компания атауы

Істес кісінің есімі

Мекенжайы

Қала

Пошталық индекс

Телефон нөмірі

Болдуин атындағы ғылым музейі

Джош Барнхилл

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

12345

(505) 555-2122

«Трансаэро» авиакомпаниясы

Валид Хелу

52 1st St.

Бостон

23456

(104) 555-2123

"Шымкентсыра" зауыты

Асылбек Курманалиев

31/22 А.Молдагулова көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2124

"Оразов" ЖШС

Жан Филип Бажель

1 Оразов көш.

Лондон

NS1 EW2

(171) 555-2125

Отан

Серик Нурбеков

5-6 Сейфулин көш,

Мехико

56789

(7) 555-2126

"Демалыс" ЖШС

Алия Ибрагимова

31/22 Айтбаев көш.

Қарағанды

34567

(206) 555-2125

Сақтандару компаниясы

Айдос Даубаев

67 Үлкен көш..

Кызылорда

01234

(916) 555-2128

Нурлан зерттеуі

Жазира Османкулова

2 Абай көш.

Тараз

43210

(503) 555-2129

Батсу

Мәжит Келдібаев

9 Ақ жол көш.

Қарағанды

56789

(206) 555-2233

"Тұтынғыштар" кестесі    

Есімі

Мекенжайы

Қала

Телефон нөмірі

Факс

Болдуин атындағы ғылым музейі

13-15 Таукен хан даң.

Шымкент

(505) 555-2122

(505) 555-3123

«Трансаэро» авиакомпаниясы

52 Садовая көш..

Алматы

(104) 555-2123

(104) 555-2124

"Шымкентсыра" зауыты

31/22 А.Молдагулова көш.

Сиэтл

(206) 555-2124

(206) 555-2125

"Оразов" ЖШС

1 Оразов көш.

Ақсукент

(171) 555-2125

(171) 555-2126

Отан

5-6 Сейфулин көш,

Ақмола

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Хабаршы

31/23 Валиханов көш.

Қарағанды

(206) 555-0170

(206) 555-0171

Безендіру фирмасы

67 Үлкен көш..

Тампа

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Батсу

3 Байтурсынов көш.

Портлэнд

(503) 555-0192

(503) 555-0193

Асылбек Курманалиев

4 Байтурсынов көш.

Тараз

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Егер дерекқорда осы кестелерді пайдаланғыңыз келсе, жоғарыдағы Үлгі ретінде пайдаланылатын деректерді дайындау бөлімін қараңыз. Бұл жағдайда "Тұтынушылар" кестесінде ең соңғы ақпарат сақталады делік — сондықтан, сіз "Тұтынғыштар" кестесінде сәйкес келетін жазбаларды жойып, оның ішінде қалған жазбаларды "Тұтынушылар" кестесімен біріктіргіңіз келеді.

Керексіз деректерді жою

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде "Тұтынушылар" мен "Тұтынғыштар" кестелерін таңдаңыз да, тілқатысу терезесін жабыңыз.

  3. "Тұтынушылар" кестесіндегі "Компания атауы" өрісін "Тұтынғыштар" кестесіндегі "Есімі" өрісіне сүйреп апарып, екі кестелерді қосыңыз.

  4. Терезенің жоғарғы жартысындағы бос аймақты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз да, Сипаттар пәрменін таңдаңыз. Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеңіз.

    Екі кестелерді қосу және сұраудың Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеу арқылы сұрауды орындаған кезде Белгіленген кестелерді жоюдың сәті түспеді деген хабардың пайда болуын болдырмауға болады.

  5. Жасақтама қойындысының Сұрау түрі тобында Жою түймешігін нұқыңыз.

  6. "Тұтынушылар" кестесіндегі жұлдызшаны (*) сұрау құрастырушы торындағы бірінші бағанның Өріс жолына сүйреп апарыңыз.

    Өрістер тізімінде жұлдызша (*) кестедегі барлық өрістерді аңғартады

    Кесте жолында Тұтынғыштар пайда болады және Жою жолында Қайдан пайда болады. Бұл дегені сұрау "Тұтынғыштар" кестесінде жолдарды жояды.

  7. Ендігі кезде сұрау тарапынан жойылатын жолдарды белгілеу қажет. Егер үлгі кестелерді пайдаланып тұрсаңыз және "Тұтынғыштар" кестесінің жазбаларында "Есімі", "Мекенжайы" және "Қала" өрістерінің мәндері "Тұтынушы" кестесінде қайталанса, бұл әрекетті осы жазбаларды жою арқылы істеуіңізге болады.

    "Тұтынғыштар" кестедегі "Есімі" атауын сұрау құрастырушысы торындағы Өріс жолының бірінші бос ұяшығына сүйреп апарыңыз. "Тұтынғыштар" кестесіндегі "Мекенжайы" және "Қала" өрістерін де құрастырушы торына сүйреп апарыңыз.

  8. Егер үлгі кестелерді пайдалансаңыз, "Есімі" өрісінің Шарттар жолына [Тұтынушылар].[КомпанияАтауы] деген сөздерді енгізіңіз. "Мекенжайы" өрісінің Шарттар жолына [Тұтынушылар].[Мекенжайы] деген сөздерді енгізіңіз. "Қала" өрісінің Шарттар жолына [Тұтынушылар].[Қала] деген сөздерді енгізіңіз. Сұрау құрастырушы торы төмендегідей көрінуі тиіс:

    Қайталанатын жазбаларды анықтайтын өрістер мен шарттар

    Сұрауды орындаған кезіңізде сұрауда белгіленген шарттарға сәйкес келетін жазбалардың барлығы (екі кестенің үш өрістерінде қайталанатын мәндерге ие болған жазбалар) жойылады. 

  9. Сұрау орындалған кезде жойылатын жазбаларды алдын ала қарап алу үшін Көрініс  Түймешік суреті белгішесін басыңыз. "Тұтынғыштар" кестесінде орналасқан бес қайталанатын жазбаларды көресіз.

  10. Сұрауды орындау үшін Іске қосу  Түймешік суреті түймешігін басыңыз. Жою әрекетін құптаңыз деген хабар шыққан кезде Иә түймешігін басыңыз.

  11. Келесі қадамдарға өтіп, үстеме сұрауын жасаңыз.

Қалған деректерді қосу

  1. жасау қойындысының Басқа тобында Сұрау жасақтамасы түймешігін нұқыңыз.

    Access таспасының суреті

  2. Кестені көрсету тілқатысу терезесінде бастапқы кестені екі рет нұқыңыз, қосқыңыз келетін жазбаларды ұстайтын кестені екі рет нұқыңыз, ал одан кейін Жабу түймешігін басыңыз. Егер үлгі деректерді пайдалансаңыз, "Тұтынғыштар" кестесін екі рет нұқыңыз.

  3. Жасақтама қойындысының Сұрау түрі тобында Қосу түймешігін нұқыңыз.

  4. Үстеу тілқатысу терезесінде Кесте атауы тізімінен тағайындау кестені (деректер осы кестеге қосылады) таңдаңыз. Егер үлгі кестелерді пайдалансаңыз, "Тұтынушылар" кестесін таңдаңыз да, Жабу түймешігін басыңыз.

  5. Қосқыңыз келетін өрістерді бастапқы кестеден құрастырушы торының Өріс жолына жылжытыңыз.

    Маңызды : Тағайындау кестеде өздеріне сәйкес келетін өрістер бар болған өрістерді ғана жылжытыңыз.

    Егер үлгі деректерді пайдалансаңыз "Есімі", "Мекенжайы" және "Телефон нөмірі" өрістерін жылжытыңыз.

  6. Әрбір өрістің Бұған қосу жолын нұқыңыз да, тағайындау кестедегі сәйкес келетін өрістің атауын таңдаңыз. Егер үлгі деректерді пайдалансаңыз, "Компания атауы", "Мекенжайы" және "Телефон нөмірі" өрістерін таңдаңыз.

  7. "Тұтынғыштар" кестесіндегі жазбалардың бәрін "Тұтынушылар" кестесіне қосқыңыз келгендіктен шарттар белгілеу қажет емес. Сұрау орындалған кезде "Тұтынушылар" кестесіне қосылатын жазбаларды қарап алу үшін Көрініс Түймешік суреті белгішесін басыңыз.

  8. Көріністі сақтаңыз да, жабыңыз.

  9. Үстеме сұрауын табыңыз да, оны екі рет нұқыңыз. Қосу әрекетін құптау үшін Иә түймешігін басыңыз.

    Бұл сұрауды әр жолы орындаған кезде құптау хабарларын көргім келмейді

    • Microsoft Office Түймешігі Түймешік суреті түймешігін нұқып, одан кейін Access параметрлері түймешігін нұқыңыз.

    • Access параметрлері тілқатысу терезесіндеӨңдеу дегенін таңдаңыз.

    • Жалпы өңдеу бөлімінде Құптау астында Әрекет сұраулары параметрінен құсбелгіні алып тастаңыз.

Кесте жою

  1. Дерекқордағы кестелерді жою үшін сіз қажетті рұқсаттарға ие болғаныңызға, дерекқор тек оқу үшін тағайындалмағанына және ол басқа пайдаланушы тарапынан ашылмағанына көз жеткізіңіз.

  2. Шарлау аумағында жойғыңыз келетін кестені екі рет нұқыңыз.

  3. DELETE пернесін басыңыз, ал одан соң жою әрекетін құптау үшін Иә түймешігін басыңыз .

    Ескерту : Дерекқордағы кестелерді жою дерекқордың барлық немесе кейбір функционалдық мүмкіндіктерін бұзуы мүмкін. Осы себепті дерекқор мүмкіндіктерінің сақталуын қамтамасыз ету үшін жою әрекетін жоспарлауыңыз керек және деректерді немесе басқа құрамдастарды жоймас бұрын әрдайым дерекқордың сақтық көшірмесін жасаңыз.

    Деректерді жою туралы көбірек ақпарат алу үшін Дерекқордағы бір немесе бірнеше жазбаларды жою мақаласын қараңыз.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Деректерді байланысты кестелерден қарап шыққан кезде тек ерекше жазбаларды көру

Екі байланысты кестелердегі деректерді бірге әкелетін сұрау ішінде бір-біріне ұқсас болып көрінетін өрістерге ие болған жазбаларды көрсетуі мүмкін. Алайда, егер кестелерді қарап шықсаңыз, іс жүзінде кестелерде қайталанатын жазбалардың жоқтығын анықтауыңызға болады. Бұл мәселе сұрау ішіне әрбір жазбаны бірегей ете алатын бастапқы кілт сияқты кейбір өрістер қосылмаған жағдайда пайда болады. Осындай сценарийлерде жазбаларды жою қажет емес, бірақ телнұсқалар болып көрінетін деректерді жасыру үшін шара қолдануға болады.

Мәселен, сұрау арқылы сіз тұтынушылар тарапынан берілген тапсырыстар туралы деректерді екі кестеден жинап отырсыз және қызметкерлеріңіз тапсырыстарды уақытында орындағанын қамтамасыз етіп тұрсыз делік. Тұтынушыларыңыз түрлі тауарлар үшін тапсырыс беруі мүмкін, сондықтан әрбір өнім негізгі кестелерде ерекше жазба (жол) болып қалады. Тапсырыс бір нақты күнде берілгендіктен және тауар бір нақты күнде жіберілгендіктен бұл тапсырыс туралы жазба ішінде қайталанатын күн-айдар, төменде көрсетілгендей, көп болуы мүмкін:

'Тапсырыстардың орындалуы' сұрауынан бірегей мәндерді ұстайтын өрістер алынып тасталған

Тапсырыстар белгілі күнде келетінін және тауарлар белгілі күнде жіберілетінін білгендіктен, сіз әрбір тапсырыс үшін тек қана бір жазбаны (бір жолды) көруіңіз қажет. Тапсырыстарыңыз туралы деректерді сақтайтын кестелерден бірегей жазбаларды көрсету үшін сұраудың Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеуіңізге болады. Бұл сипат Иә параметріне теңшелген жағдайда сұрау кестедегі барлық жолдарды қарап шығады және сәйкес келетін жолдарды (тек өрістерді ғана емес) тапқан кезде нәтижелер жиынтығында осы қайталанатын жолдардан тек біреуін ғана қалдырады.

"Бірегей жазбалар" сипатын "Иә" параметріне теңшеу

  1. Сұрау құрастырушы көрінісінде ашылып тұрған кезде F4 пернесін басып, сипаттар кестесін ашыңыз.

  2. Сипаттар кестесінде Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеңіз, ал одан кейін сипаттар кестесін жабыңыз.

    Сұраудың сипаттар кестесін көрсету

Бұдан былай мынаны есте сақтаңыз: Бірегей жазбалар сипаты Иә параметріне теңшелген жағдайда сұрау бүкіл жолдарды салыстырады және ол кез келген деректерді шығарып тастау үшін барлық кестелердегі жолдар сәйкес болуы қажет. Сондай-aқ, Бірегей жазбалар сипатын сұрау ішінде екі немесе бірнеше кесте болған жағдайда ғана пайдалануға болады.

Деректер кестесінің көрінісіне өткен кезде әрбір тапсырыс үшін тек бір ғана жазба көрсетіледі.

'Тапсырыстар' кестесінен алынған әрбір жазба үшін бір жазба көрсетілген

Сондай-ақ, мына да, есте сақтаңыз: Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеп, сұрауды орындаған соң, нәтижелерде әлі де, телнұсқалар болып көрінетін жазбалар пайда болуы мүмкін. Алдыңғы мысалды жалғастыратын болсақ, төменде көрсетілгендей, нәтижелерде сәйкес келетін тапсырыс күндері мен тауарлар жіберу күндерін ұстайтын жазбалар әлі де, көрінуі мүмкін:


Көрініс әлі де, қайталанатын жазбаларды көрсетіп тұр

Бұл жағдай бір күнде екі тапсырыс алып, тауарларды дәл осы күнде жіберген кезде орын алады. Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеу осындай жазбаларды жасырмайды, себебі негізгі кестелерде осы жазбалар іс жүзінде телнұсқалар емес.

Осындай жазбалардың тек біреуін (бұл дегені, әрбір күн үшін бір жазба) көргіңіз келсе, сұраудың Бірегей мәндер сипатын Иә параметріне теңшеуіңіз қажет. Бірегей мәндер сипаты Иә параметріне теңшелген жағдайда, сұрау телнұсқаларды табу үшін негізгі кестелерге қарамайды. Бұның орнына ол сіз қосқан өрістердің мәндеріне қарайды және екі жазбалар ішінде барлық өрістер сәйкес келсе, сұрау бір жазбаны көріністе жасырады.

Бірегей мәндер сипаты Бірегей жазбалар сипаты сияқты теңшеледі  — сұраудың сипаттар кестесін ашыңыз да, сипатты Иә мәніне өзгертіңіз. Сипаттар кестесінде Бірегей мәндер сипаттар жақтауы Бірегей жазбалар сипаттар жақтауының үстінде орналасқан.

'Бірегей мәндер' сипаты 'Иә' параметріне теңшелген

Егер алдыңғы мысалды жалғастырсақ, ендігі кезде нәтижелерде тек қана бір немесе бірнеше тапсырыс алынған күндер немесе тауарлар жіберілген күндер көрсетіледі. Бір тапсырыс үшін бір жазба көрсетілмейді.


Тапсырыс алынған және тауарлар жіберілген күндер

Ескерту : Бірегей жазбалар сипаты Иә параметріне теңшелген кезде, бағдарлама деректерді сұрауды деректермен қамтамасыз ететін кестелердің жолдарында іздейді, ал Бірегей мәндер сипаты Иә параметріне теңшелген жағдайда бағдарлама деректерді тек қана сұраудағы өрістерде іздейді. Осы себепті, екі сипатты бір уақытта пайдалануға болмайды. Егер біреуін Ие параметріне теңшесеңіз, Access бағдарламасы басқа сипатты автоматты түрде Жоқ мәніне өзгертеді. Алайда, екеуін де Жоқ параметріне теңшеуге болады және бұл жағдайда нәтижелерде барлық жазбалар көрсетіледі.

Төмендегі кестеде сұрау ішінде Бірегей жазбалар мен Бірегей мәндер сипаттарын таңдауға жәрдем беретін қысқа ақпарат берілген.

Егер сұрауыңыз келесіге негізделген болса...

Ал сіз көргіңіз келетін деректер келесідей болса...

Теңшеу жолы келесідей болады...

Нәтиже...

Екі немесе бірнеше кесте, бірақ сұраудағы өрістердің бәрі бір кестеден алынған

Кестеден алынған ерекше жазбалар (екі жазбаны телнұсқалар деп есептеу үшін кестедегі барлық өрістер сәйкес болуы тиіс)

Бірегей жазбалар сипатын Иә параметріне теңшеу керек. (Access бағдарламасы Бірегей мәндер сипатын автоматты түрде Жоқ параметріне теңшейді).

Егер кестеде қайталанатын жазбалар болса, сұрау оларды елемейді. Алайда, егер сұрау ішіне жазбаларды бірегей етіп көрсететін өріс қосылмаған болса, сұрау нәтижелері ретінде көрсетілетін жазбаларда барлық өрістер әлі де, сәйкес келетін болады.

Бір немесе бірнеше кесте

Деректер кестесінің көрінісінде ерекше жазбалар көрсетіледі (екі жазбаны телнұсқалар деп есептеу үшін деректер кестесінің көрінісіндегі барлық өрістер сәйкес келетін болуы тиіс)

Бірігей мәндер сипатын Иә параметріне теңшеу керек. (Access бағдарламасы Бірегей жазбалар сипатын автоматты түрде Жоқ параметріне теңшейді).

Сұраy деректер кестесінің көрінісінде қайталанатын жазбаларды (олардың ішінде барлық өрістер сәйкес келеді) шығарып тастайды. Алайда, негізгі кестедегі барлық ерекше жазбалар көрсетілмеуі мүмкін.

Бір немесе бірнеше кесте

Барлық жазбалар

Бірегей мәндер сипатын Жоқ параметріне және Бірегей жазбалар сипатын Жоқ параметріне теңшеу керек.

Екі кестеден алынған барлық бірегей және қайталанатын жазбалар көрсетіледі.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Нақты жазбаны көру немесе байланысты кестелердегі қайталанатын деректерді қорытындылау

Қайталанатын деректерді байланысты кестелерде қарап шығу кезінде, телнұсқалар арасында кейбір нақты жазбаны көруді қалауыңыз мүмкін немесе Санау, Қосу және басқа статистикалық функциялардың біреуін пайдаланып, қайталанатын деректерді қорытындылауды қалауыңыз мүмкін.

Алдыңғы бөлімде сипатталған сценарийге ұқсас, кестелерде іс жүзінде қайталанатын деректер болмауы мүмкін, бірақ "бір-көпке" қатынаста тұратын екі кестеден (мәселен, "Тапсырыстар" және "Тапсырыстың егжей-тегжейі" кестелері) алынған деректерді қарап шыққан кезде, ішінде бірнеше сәйкес келетін өрістері бар болған жазбаларды табуыңыз мүмкін. Мәселен, қызметкер бір тұтынушыдан бірнеше тапсырыс қабылдаған болуы мүмкін немесе осы қызметкер бір күнде бірнеше тапсырыстар алып, бір өнімді бірнеше тұтынушыларға сатқан болуы мүмкін және тағысын-тағылар. Келесілерге ұқсас сұрақтарға жауап ретінде деректер табуға мүдделі болсаңыз, деректерді жоюдың орнына оларды қорытындылауыңыз қажет.

  • Әрбір қызметкер тарапынан сатылған әрбір өнімнің жалпы санын табу.

  • Әрбір қызметкер әрбір тұтынушы үшін орындаған тапсырыстардың жалпы санын есептеу.

  • Бір күнде әрбір қызметкер тарапынан алынған ең үлкен тапсырысты табу.

Деректерді қорытындылау үшін жоғарыдағы Нәтижелерде көрінетін телнұсқаларды белгілеу арқылы ерекше жазбаларды көрсету бөлімінде сипатталған сұрауларға ұқсайтын қорытынды сұрау пайдаланылады. Осы бөлім бір кестемен жұмыс істейтін қорытынды сұрауды пайдалану жолын түсіндірген. Бірнеше кесте қамтитын қорытынды сұрауды жасау үшін келесі әрекеттерді істеңіз:

  • Кестені көрсету тілқатысу терезесінде бірінші кестені қосқан соң, екінші кестені қосыңыз.

  • Қайталанатын деректерді анықтайтын өрістерді қосқан кезде қажетті өрістерді екі кестеден сүйреп әкеліңіз де, әрбір өріс үшін бағанның Барлығы жолындағы мәнін Топтау әдісі параметріне теңшеңіз.

  • сіз көргіңіз келетін немесе қорытындылағыңыз келетін мәндерді ұстайтын жазбаны анықтайтын өріс екі кестелердің біреуінен келуі мүмкін.

Бөлімнің жоғарғы жағы

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×