Электрондық пошта арқылы жиналған деректерді Access дерекқорына қосу

Microsoft Outlook 2010 бағдарламасымен Microsoft Access 2010 бағдарламасын пайдаланып, электрондық пошта арқылы мәліметтерді жинауға немесе жаңартуға болады. Access бағдарламасы деректерді жинау пішінін жасап, пішінді электрондық пошта хабарында жіберу нұсқауларын береді. Хат алушылар толтырылған пішіндерді қайтарған кезде жиналған деректерді белгілі бір Access дерекқорында автоматты түрде өңдеп, сақтауды таңдай аласыз. Бұл деректерді жинау әдісі әдетте көшіру мен қоюға немесе деректерді қолмен енгізу процессіне кететін уақытты және күшті үнемдейді. Мынау осы процессті деректерді жинау үшін пайдалануға болатын кейбір сценарийлер:

Сауалдар   : алдымен нәтижелерді сақтау үшін қажетті кестелері бар Access дерекқорын жасап және сауал пішінін жасау үшін шеберді пайдаланып, сауал жүргізіп, нәтижелерін құрастыруға болады және содан кейін оларды сауал қатысушыларына электрондық пошта арқылы жіберуге болады. Қатысушылар жауап берген кезде сауал деректері дерекқорға автоматты түрде сақталады.

Күй есептері   : қордың ең соңғы деңгейі жөнінде сізді хабардар ету мақсатында немесе бітпеген мәселелер туралы ең соңғы мәліметтер беру үшін, тобыңыз сізге ағымдағы мәліметтер көрсетілген электрондық пошта хабарларын мерзімді жіберіп тұра алады.

Оқиғаларды басқару   : конференция немесе оқу не басқа шараларды ұйымдастырғанда, байланысуға қажет деректерді, жол жүруге және қонақ үйге қатысты талаптарды және тағы басқа мәліметтерді жинау үшін электрондық пошта хабары түрінде бір немесе бірнеше пішінді жіберуге болады. Егер сіз жауаптардың автоматты түрде өңделуін қаласаңыз, қатысушылар өздерінің талаптарын сізге хабарласпай-ақ, кез келген уақытта өзгерте алатын болады және шешім қабылдау үшін сіз әрқашан ең соңғы деректерді ала аласыз.

Осы мақала осы процессті пайдалану үшін не қажет екенін, шеберді пайдалану арқылы жұмысқа кірісу әдісін түсіндіреді және шеберді орындаған кезде дұрыс таңдау жасау үшін қажетті түрлі қадамдар туралы қосымша мәліметтерді береді

Ескерту :  Егер сізге деректерді жинау пішінін жіберу үшін алушы Hotmail немесе Yahoo тіркелгісін пайдаланған болса, жиналған деректерді қоса алмайсыз.

Бастамас бұрын

Егер бірінші рет электрондық пошта хабарлары арқылы деректерді жинап отырсаңыз, мына қадамдарды орындаңыз:

  1. Компьютеріңізде мына бағдарламалардың орнатылғанын тексеріңіз:

    • Access 2007 немесе Access 2010 бағдарламасы.

    • Outlook 2007 немесе Outlook 2010 бағдарламасы. Электрондық пошта хабарларын жіберу үшін пайдаланылатын компьютерде Outlook бағдарламасын орнатып, теңшеу керек. Егер Outlook бағдарламасы орнатылған болса, бірақ әлі теңшелмеген болса, Outlook бағдарламасын іске қосыңыз және Outlook бағдарламасын бастапқы теңшеу шеберіндегі нұсқауларды орындаңыз. Шебер туралы анықтама алу үшін Outlook анықтамасын қараңыз.

    • Егер InfoPath пішінін пайдалануды жоспарласаңыз, InfoPath 2007 бағдарламасы немесе кейінгі нұсқасы орнатылғанын тексеріңіз және алушылар да компьютерлеріне InfoPath бағдарламасын орнатуы қажет.

    • Пішінді қарап, өңдеу үшін, хат алушылардың компьютерлерінде InfoPath бағдарламасы немесе HTML пішіміне қолдау көрсететін электрондық пошта клиенті орнатылуы керек.

      Ескерту : Деректерді электрондық пошта хабарламалары арқылы жинау үшін пайдаланылатын пішін Access пішіні болып табылмайды. Шебер HTML немесе InfoPath пішімінде арнайы пішін жасайды.

      Тағайындалған дерекқорды анықтаңыз. Дерекқор .mdb немесе .accdb пішімінде болуы мүмкін. Оған қоса, .mde және .accde файлдарына қолдау көрсетіледі. Егер бар дерекқорды пайдаланғыңыз келмесе, жаңа дерекқор жасау керек.

  2. Электрондық пошта жауаптарынан алынған деректер толтырылатын кестелерді анықтаңыз немесе жасаңыз. Егер бұрыннан бар кестелер үшін деректер жинасаңыз, кестелер тек оқу үшін арналған болмауы керек және олардың мазмұнын жаңарту немесе оларға мазмұн қосу үшін қажетті рұқсаттарыңыз болуы керек.

Ескерту :  Тіркеме, автосанағыш, OLE мен көп мәнді өріс түрлерін электрондық пошта хабарлары арқылы жинау мүмкін емес

Егер деректерді жинау әрекеті екі немесе одан да көп кестені толтырса, сұрауды таңдап, оны пішіннің жазба көзі ретінде пайдаланыңыз. Сұрауда негізгі кестелерден алынған барлық қажетті өрістер бар екеніне көз жеткізіңіз. Егер бұрыннан бар сұрауды пайдалансаңыз, сұрау тек оқу үшін арналған болмауы керек және оның мазмұнын жаңарту немесе оған мазмұн қосу үшін қажетті рұқсаттарыңыз болуы керек. Екі немесе одан да көп кестеге негізінде сұрау жасау туралы қосымша ақпаратты Сұрауларға кіріспе бөлімінен қараңыз.

Мына жағдайларда деректерді жаңа жазбалар ретінде сақтаңыз:

  • Егер деректер бірнеше кестені толтырса.

  • Егер тағайындалған кестеде бастапқы кілт өрісі болмаса. Бастапқы кілт мәндері әрбір жауапты бұрыннан бар жазбамен салыстыру үшін қажет. Егер тағайындалған кестеде бастапқы кілт өрісі жоқ болса, оны қазір қосыңыз немесе бастапқы кілт түріндегі бірегей мәндері бар бұрыннан бар өрісті тағайындаңыз.

  • Егер тағайындалған кестеде ешқандай жазба болмаса. Егер кесте бос болса, шебер сіз жазбалар қосқыңыз келеді деп есептейді.

  • Егер алушылардың электрондық пошта мекенжайлары дерекқорда өріс түрінде сақталмаса. Жазбаларды жаңарту мақсатында деректерді жинағанда, шебер жасайтын хабарда мекенжайларды қолмен енгізу мүмкін емес. Мекенжай өрісі тағайындалған кестеде немесе тағайындалған кестемен байланысқан кестеде болуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Жұмысқа кіріскенде

  1. Жиналатын деректер сақталатын дерекқорды ашыңыз.

  2. Деректерді бір кестеге қосу үшін, шарлау аумағында кестені таңдаңыз. Бірнеше байланысқан кестені толтыру үшін осы кестеге байласқан сұрауды таңдаңыз.

  3. Шеберді іске қосу үшін мына әрекеттердің біреуін орындаңыз:

    • Сыртқы деректер қойындысының Деректерді жинау тобындағы Электрондық пошта хабарын жасау пәрменін таңдаңыз.

    • Кестені немесе сұрауды тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, Деректерді электрондық пошта арқылы жинау және жаңарту пәрменін таңдаңыз.

      Ескерту :  Егер кестеде ешқандай өріс болмаса немесе Автосанағыш, OLE нысаны, тіркеме немесе көп мәнді қондырмалы өріс түрлері ғана болса, Access бағдарламасы мына хабарды көрсетеді: Таңдалған кестеде немесе сұрауда электрондық пошта арқылы деректерді жинау мүмкіндігін қолдайтын өрістер жоқ.

Егер кестеде деректерді жинау мүмкіндігін қолдайтын өрістер бар болса, шебер іске қосылады. Егер тағайындалған кесте деректерді қосу мен жаңарту мүмкіндігін қолдайтын болса, шебер деректерді электрондық пошта хабарлары арқылы жинау үшін қажетті қадамдарға нұсқау береді.

Процесстің мына жеті негізгі қадамдарына қойылуы мүмкін сұрақтар үшін, мына бөлімдері сілтеме ретінде пайдаланыңыз.

  1. Жіберілетін деректерді енгізу пішінінің түрін таңдау.

  2. Жаңа деректерді жинауды немесе бар деректерді жаңартуды таңдау.

  3. Жиналатын деректерді көрсету.

  4. Деректерді автоматты түрде немесе қолмен енгізуді таңдау.

  5. Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын көрсету әдісін таңдау.

  6. Алушылар тізімін қарап шығу және көрсету.

  7. Электрондық пошта хабарын жасау және жіберу.

Беттің жоғарғы жағы

Өзіңізге және алушыларға пайдалануға ыңғайлы пішін түрін таңдаңыз.

HTML пішінін таңдау:    HTML пішінін электрондық пошта клиенті HTML қолдау көрсететін пайдаланушы қарап, өңдей алады

Microsoft InfoPath пішінін таңдау:    бұл параметр компьютерде InfoPath бағдарламасы орнатылған кезде ғана көрінеді. Бұл параметрді барлық алушылар компьютерлеріне InfoPath және Outlook бағдарламаларын орнатқан кезде ғана таңдаңыз. InfoPath пішіні деректерді енгізу мен өңдеу ортасын жетілдіреді,

Шебердің келесі көрсетілетін беті тағайындалған нысанның деректерді жаңарту мүмкіндігін қолдау-қолдамауына тәуелді болады. Егер нысан екі немесе одан да көп кестеге негізделген сұрау болып табылса, немесе егер ол бастапқы кілт өрісі жоқ кесте болса, немесе онда жазбалар жоқ болса, шебер сіз жаңа жазбалар қосқыңыз келеді деп есептейді және сізден пішін өрістерін таңдауды сұрайды. Барлық басқа жағдайларда, шебер пішін өрістерін таңдауды сұраудан бұрын, деректерді қосу немесе жаңарту керектігін көрсетуді сұрайды.

Беттің жоғарғы жағы

Жаңа деректерді жинауды немесе бар деректерді жаңартуды таңдау

Деректермен не істеу қажет екенін көрсетіңіз. Сіз пайдаланатын пішін түрі алушы сізге бір жауаппен жібере алатын жаңа жазбалардың санына әсер етеді. Деректерді жаңарту кезінде, алушы тарапынан жаңартылуы тиіс жазбалар саны хабарға енгізілетін алдын ала толтырылатын пішіндер санын анықтайды.

Ескерту : Ал жаңа жазбаларды қосу үшін, хабар жасалған кезде электрондық пошта хабарының мекенжай өрісінде электрондық пошта мекенжайларын енгізуге болады. Бар деректерді жаңарту үшін, алушылардың электрондық пошта мекенжайлары өріс түрінде негізгі кестеде немесе сұрауда немесе байланысқан кестеде сақталуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Жиналатын деректерді көрсету

Пішінге қосылатын өрістерді таңдаған кезде пішін ішіндегі негізгі кестедегі немесе сұраудағы әрбір өрісті қосу қажет емес. Дегенмен, мына шарттар сақталуы керек:

  • Міндетті өрістер:    жұлдыз (*) таңбасымен белгіленген өрістер міндетті өрістер болып табылады. Егер сіз жаңа жазбалар жинасаңыз, шебер Міндетті сипаты Иә параметріне орнатылған барлық өрістерді автоматты түрде қосады. Егер кез келген жазбаның міндетті өрістері бос болса, Access бағдарламасы жазбаны кестеге қоспайды.

  • Қолдау көрсетілмейтін өріс түрлері:    автосанағыш, тіркеме, OLE нысаны немесе көп мәнді қондырмалы өрістер сияқты кейбір өріс түрлерін пішінге қоса алмайсыз.

  • Бастапқы кілт өрісі:    пайдаланушы жазбаларды қосқан кезде өріске мәнді енгізе алады, дегенмен, егер көрсетілген мән пайдалануда болса, жауап өңделмейді.

    Ескерту :  Егер пайдаланушының өрістегі деректерді өзгертуін қаламасаңыз, әрбір қосылатын өріс үшін Өріс сипаттары астындағы белгіні көрсетіп, Тек оқу үшін параметрін таңдаңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Деректерді автоматты түрде немесе қолмен енгізуді таңдау

Жауаптардың автоматты түрде немесе қолмен өңдеуін таңдауға болады. Автоматты өңдеу жауаптарды алған кезде Outlook және Access бағдарламалары деректерді дерекқордағы тағайындалған кестелерге экспорттау үшін бірге жұмыс істейтінін білдіреді. Автоматты өңдеу уақыт пен күшті үнемдейді. Қолмен өңдеу белгілі бір Outlook қалтасынан деректерді Access бағдарламасындағы тағайындалған кестеге тасымалдау үшін экспорттау әрекетін іске қосуды ғана білдіреді.

Жауаптар пошта жәшігіңізге келгенде, төмендегі шарттар орындалған жағдайда ғана жауаптар тағайындалған кестеге сәтті экспортталады:

  • Outlook бағдарламасы компьютеріңізде іске қосылған болуы тиіс. Егер Outlook жұмыс істемей тұрса, өңдеу Outlook бағдарламасын келесі жолы іске қосқан кезде басталады.

  • Access бағдарламасы құпия сөзбен қорғалмауы тиіс және жеке иелік күйінде ашылмауы тиіс. Дерекқордың атауы немесе орны сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Кестелер мен сұраулардың атаулары және пішінге енген өрістердің сипаттары сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Негізгі кестелер мен сұраудың мазмұнын жаңарту немесе қосу үшін сіздің қажетті рұқсаттарыңыз болуы тиіс.

    Ескерту : Егер автоматты өңдеу орындалмаса, ақауларды жоюға әрекет жасап көріңіз, содан кейін өңделмеген жауаптарды қолмен экспорттаңыз. «Кіріс» қалтаңызға сіз мәселелерді шешкеннен кейін келген жауаптар автоматты түрде өңделе береді.

Жауаптарды автоматты түрде өңдеуді басқару сипаттарын орнату

Жауаптар сақталатын басқа Outlook қалтасын көрсету үшін, шебердің Жауаптарды өңдеу әдісін көрсету бетінде қалта атауын нұқыңыз. Қалтаны таңдау тілқатысу терезесінде басқа қалтаны таңдаңыз немесе жаңа қалта жасау үшін, Жаңа параметрін таңдаңыз.

Егер импорттау параметрлерін өзгерту немесе баптау үшін, Жауаптарды автоматты түрде өңдеуді басқару сипаттарын орнату пәрменін таңдасаңыз, қол жетімді параметрлер туралы ақпаратты мына кестеде қараңыз:

Параметр

Нәтиже

Сіз хабар жібермеген адамдардан жауаптарды алып тастау   

Бастапқы алушылар жіберген жауаптарды ғана автоматты түрде өңдеу үшін осы құсбелгіні қойыңыз. Басқа адамдардың жауаптары тағайындалған қалтада сақталады, бірақ олар автоматты түрде өңделмейді.

Әрбір алушыдан бірнеше жауап қабылдау   

Егер әрбір алушыдан келген бірінші жауапты ғана автоматты түрде өңдеуді қаласаңыз, осы құсбелгіні қойыңыз. Екінші және кейінгі жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

Ескерту : Бұл параметр жауаптардың санын ғана басқарады, ол бір жауаптағы өңделетін жазбалар санын басқармайды. Басқаша айтқанда, егер сіз InfoPath пішінін жіберсеңіз, пайдаланушы бір жауапта бірнеше жазбаларды жібере алады және тиісті құсбелгі қойылмаса да, Access бағдарламасы жауаптағы барлық жазбаларды автоматты түрде өңдейді.

Бұрыннан бар деректерді жаңартуға ғана рұқсат ету   

Деректерді жаңарту үшін алушылар InfoPath пішінін пайдаланғанда, олар бұрыннан бар жазбаларға қоса жаңа жазбалар жібере алады. Бұрыннан бар жазбалардың жаңартылған нұсқаларын ғана өңдеу үшін, осы құсбелгіні қойыңыз.

Өңделетін жауаптардың саны    

Автоматты түрде өңдегіңіз келетін жауаптардың (барлық алушылардан) жалпы санын енгізіңіз. Егер барлық жауаптарды автоматты түрде өңдегіңіз келсе, мәтін ұясына 5000 сияқты үлкен мәнді енгізіңіз. Көрсетілген санға жеткеннен кейін алынған жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

Тоқтату күні мен уақыты    

Осы электрондық пошта хабары үшін жауаптардың автоматты түрде өңделуін қашан тоқтату керектігін көрсетіңіз. Көрсетілген күн мен уақыттан кейін алынған жауаптар тағайындалған қалтада сақталады, бірақ автоматты түрде өңделмейді.

Ескерту : Кейінірек осы параметрлерді өзгерту үшін, Сыртқы деректер қойындысындағы Деректерді жинау тобынан Жауаптарды басқару түймешігін басыңыз. Деректерді жинау хабарларын басқару тілқатысу терезесінде, параметрлерін өзгерткіңіз келетін хабарды таңдаңыз, сонан кейін Хабар параметрлері түймешігін басыңыз. Бұл тілқатысу терезесінде енгізілген өзгерістер сол хабар бойынша алынатын барлық кейінгі жауаптарға әсер етеді.

Жауаптарды қолмен өңдеу

Жауаптарды өңдеу уақыты мен түрлерін басқару үшін «Автоматты өңдеу» пәрменін таңдамаңыз. Қалтадағы әрбір жауапты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, мәтінмәндік мәзірдегі Деректерді Microsoft Access бағдарламасына экспорттау пәрмені таңдалғанша жауаптар белгілі бір Outlook қалтасында сақталады.

Кейбір жағдайларда, автоматты түрде өңделмеген жауаптарды қолмен өңдеу қажет болуы мүмкін.

Деректерді экспорттамас бұрын ескеретін жайттар

  • Access дерекқоры жеке иелік күйінде ашылмауы тиіс және дерекқордың атауы немесе орны сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Кестелер мен сұраулардың атаулары және пішінге енген өрістердің сипаттары сіз электрондық пошта хабарын жіберген сәттен бері өзгермеген болуы тиіс.

  • Негізгі кестелер мен сұраудың мазмұнын жаңарту немесе қосу үшін сіздің қажетті рұқсаттарыңыз болуы тиіс.

Беттің жоғарғы жағы

Алушылардың электрондық пошта мекенжайларын көрсету әдісін таңдау

Егер сіз тек қана жаңа мәліметтерді жинасаңыз, электрондық пошта мекенжайларын екі әдіспен көрсетуге болады:

  • Outlook электрондық пошта хабарында электрондық пошта мекенжайларын жеке енгізіңіз немесе мекенжайларды мекенжайлық кітаптан таңдаңыз.

  • Ағымдағы Access дерекқорының кестесіндегі немесе сұрауындағы электрондық пошта мекенжайы өрісін пайдаланыңыз.

    Ескерту : Бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін деректерді жинаған кезде бұл тілқатысу терезесін көрмейсіз, себебі алушылардың электрондық пошта мекенжайлары алдымен өріс түрінде дерекқорда қол жетімді болуы керек.

Электрондық пошта мекенжайларын тікелей Outlook бағдарламасына енгізу

Егер Outlook бағдарламасында алушыларды көрсетсеңіз, хабарды жібермес бұрын оны алдын ала қарап, теңшеуге болады. Электрондық пошта хабарының негізгі мәтінінде қысқаша кіріспе мен пішін бар. Пішінге өзгерістер енгізбеу ұсынылады. Пішін құрылымына өзгерістер енгізу жауаптың өңделмеуіне себеп болуы мүмкін.

Дерекқордағы өрісте сақталған электрондық пошта мекенжайларын пайдалану

Байланысқан кесте параметрін таңдау мүмкіндігі байланысқан кестелерге қатысты. Дерекқордағы қатынастарды қарау немесе өңдеу үшін, Дерекқор құралдары. қойындысының Қатынастар тобындағы Қатынастар параметрін таңдаңыз

Қатынастар туралы қосымша ақпаратты Кесте қатынастарына нұсқау мақаласынан оқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Алушылар тізімін қарап шығу және таңдау

Соңғы негізгі қадам электрондық пошта хабарын алдын ала қарау мен теңшеуді, алушылар тізімін баптауды және деректерді жинау хабарын жіберуді қамтиды.

Электрондық пошта хабарын жасау және жіберу

Шебер электрондық пошта хабарын қазір жасау керек екенін хабарлап, Жауаптарды басқару пәрмені арқылы электрондық пошта хабарының күйін қарау әдісін көрсеткен кезде кейбір ескерту хабарлары пайда болуы мүмкін. Мына кесте әрбір ескертуді және оны шешу әрекетін сипаттайды:

Ескерту хабары

Сипаттама

Шешім

Кейбір жазбаларда көрсетілген электрондық пошта мекенжайы өрісінде жарамды мекенжай жоқ. Бұл жолдар үшін деректер алынбайды.

Сіз таңдаған электрондық пошта мекенжайы өрісінде бос мәндер бар.

Әрбір жазба үшін деректер жинағыңыз келсе, шеберден шығыңыз және бос мәндерді электрондық пошта мекенжайларымен алмастырыңыз. Содан кейін шеберді қайтадан іске қосыңыз.

Дерекқор қазір жеке иелік пайдалану үшін құрсауланған; құрсаулауды алып тастамасаңыз, автоматты түрде өңдеу орындалмайды.

Дерекқор ағымдық уақытта жеке иелік пайдалану күйінде ашылған.

Егер сіз жауаптардың автоматты түрде өңделуін таңдасаңыз, өңдеу орындалмайды, себебі Access бағдарламасы жеке дара пайдалану үшін құрсауланған дерекқорға деректерді қоса алмайды немесе оны жаңарта алмайды. Дерекқорды жабыңыз және хабарды жібергеннен кейін дереу оны жеке дара пайдалануға арналмаған күйде қайта ашыңыз.

Бұл электрондық пошта хабарларында құпия немесе қорғалмаған деректер болу мүмкін.

Сіз бұрыннан бар жазбаларды жаңарту үшін деректер жинаудасыз және сіз жіберетін пішін бұрыннан бар деректермен алдын ала толтырылатын болады.

Егер кейбір пішін өрістерінде қорғалмаған деректер болса, өрістерді таңдаған шебер қадамына қайта оралыңыз және қорғалмаған деректері бар өрістерді пішіннен жойыңыз

Хабарды алдын ала қарап, теңшегеннен кейін электрондық пошта мекенжайы өрісін сүзгілеп, алушыларды таңдауға болады. Тиісті құсбелгілерді қойып, пайдаланылатын электрондық пошта мекенжайларын таңдаңыз. Егер дұрыс емес электрондық пошта мекенжайларының тізімі бар тілқатысу терезесін көрсеңіз, тізімдегі мекенжайларды жазып алып, Шығу пәрменін таңдаңыз. Дұрыс емес мекенжайларды тексеріп, қажетті түзету жасап, хабарды қайта жіберіңіз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×