Хаттарды жекелеу үшін біріктіруді пайдалану

Хаттарды жекелеу үшін біріктіруді пайдалану

Біріктіру көптеген пайдаланушылар үшін басып шығару керек хаттарды, куәліктерді немесе басқа да құжаттарды реттеуді жеңілдетеді. Бұл әрекет бес қадамнан тұрады. Дұрыс деректерден бастау және мәліметтерге аса назар аудару арқылы уақытты үнемдей аласыз.

Біріктіруге арналған құжатты жасау және басып шығару қадамдарын қарастырып көрейік. Стандартты электрондық хаттарды құрастыруды іске қосу керек болса, келесі сілтемені қараңыз: Стандартты электрондық хаттарды құрастыру үшін Word бағдарламасын пайдалану. Біріктіруді пайдаланып білгі жасау керек болса, келесі сілтемені қараңыз: Біріктіруді пайдаланып білгі жасау.

1. Тарату тізімін реттеу

Біріктіру пернесі: Бастамас бұрын деректерді тексеріңіз. Word бағдарламасы деректерді тізімнен құжатқа қояды. Деректер қаншалықты жақсы болса, нәтиже де соншалықты жақсы болады.

Егер хат жіберу тізімі Excel электрондық кестесі болса, индекске арналған баған нөлдер жоғалмайтындай мәтін сияқты пішімделуіне көз жеткізіңіз. Толық ақпарат алу үшін Біріктірудің сандары, күндері және басқа мәндері бөлімін қараңыз.

Егер Outlook контактілерін пайдалану керек болса, Outlook бағдарламасы әдепкі электрондық пошта бағдарламасы екендігін тексеріңіз. Қосымша ақпарат алу үшін келесі сілтемені қараңыз: Outlook бағдарламасын электрондық пошта, контактілер және күнтізбе үшін әдепкі электрондық пошта бағдарламасы ету.

Егер тізіміңіз болмаса, оны біріктіру кезінде Word бағдарламасында жасай аласыз. Бастамас бұрын барлық мекенжайлар тізімін біріктіруге дайын болыңыз. (Word бағдарламасында тізім тергеннен кейін оны құжатпен бірге сақтап, келесі жолы хаттар жібергенде пайдала аласыз.)

2. Құжат жасау

Пошта элементтері>Біріктіруді бастау>Хаттар тармағын басыңыз.

Поштаны біріктіруді бастау мәзіріндегі хаттар параметрлері

3. Тарату тізіміне қосылу

Пошта элементтері қойындысында Алушыларды таңдау параметрін басып, тізімге сай келетін параметрді басыңыз. Егер тарату тізімі Excel электрондық кестесінде немесе "Access дерекқорында" болса, Бар тізімді пайдалану параметрін басыңыз.

Егер әлі тізіміңіз болмаса, Жаңа тізім теру параметрін таңдаңыз. Қосымша ақпарат алу үшін келесі сілтемені қараңыз: Word немесе Outlook бағдарламасы арқылы біріктірілген тізім жасау.

Жаңа тізім пәрменін теру

Егер тізімдегілердің барлығына хабарлар жіберу керек болса, 4-қадамға өтіңіз. Егер тізімдегілердің тек кейбіреуімен байланысатын болсаңыз (мысалы, сіздің оқиғаңызға қатысы жоқ адамдар), қайсы адамдарға жіберу керектігін таңдаңыз.

  1. Алушылар тізімін өңдеу.

Алушылар тізімін өңдеу пәрмендері

  1. Хатты жіберу керек адамдар аттарын тексеріңіз.

Белгілерді қою арқылы жолдарды таңдау

Аттар мен мекенжайларды табуды жеңілдету үшін, тізімді сұрыптауға және сүзгілеуге де болады.

4. Жеке мазмұн қосу

Әрбір адамға жіберу керек ақпаратты теріңіз. Мысалы, егер адамдарға келе жатқан оқиға туралы хабарласаңыз, оқиға атын, күнін, уақытын және орнын теріңіз. Бұл ақпарат бәріне бірдей.

Екіншіден, әрбір адам үшін әр түрлі хаттарды қосыңыз (мысалы, олардың аттары мен мекенжайлары).

Олай істеудің ең жылдам әдісі "Мекенжай блогы" мен "Сәлемдесу жолын" қосу.

  1. Пайдаланушы мекенжайын қосу керек орынды басып, Мекенжай блогы параметрін басыңыз.

Мекенжай блогын біріктіру өрісін кірістіру

  1. Аттың қалай пайда болатынын таңдаңыз.

Мекенжай блогы параметрлері

Кеңес : Word бағдарламасының тізімдегі аттар мен мекенжайларды табуына сенімді болу үшін Сәйкес өрістер түймешігін басыңыз. Тізімде шығарғыңыз келетін өрістерді тексеріңіз. Егер қалаған өрісте Сәйкестендірілмеді деп тұрса, сол өріс үшін ашылмалы тізімді басып, тізімдегі сол бағанға сәйкес келетін бағанның атауын басыңыз.

  1. Пайдаланушыны құттықтау керек орныды басып, Сәлемдесу жолын басыңыз.

Сәлемдесу жолын біріктіру өрісінің түймешігі

  1. Пайдалану керек мәнер атын таңдап, басқа параметрлерді орнатыңыз.

Тарату тізімінен жеке құттықтау немесе басқа ақпарат қосу үшін, біріктірілген өрісті бір уақытта қосыңыз.

5. Хаттарды басып шығару

  1. Нәтижелерді алдын ала қарап алу параметрін басып, біріктірілген өрістердің дұрыс көрінуін тексеру үшін көрсеткілерді басыңыз.

Нәтижелерді алдын ала қарап алу тобы

  1. Аяқтау және біріктіру > Құжаттарды басып шығару параметрін басыңыз.

Аяқтау және параметрлерді біріктіру

Біріктіру құжаттарын келесі кезге сақтаңыз

Біріктіру құжатын сақтаған кезде ол тарату тізімімен қосылған болады. Біріктіру құжатын қайта пайдалану үшін оны ашып, Word бағдарламасы осы байланысты сақтауды ұсынған кезде Ия түймешігін басыңыз. Біріктіруге қосу керек адамды немесе элементті өзгерту керек болса, элементті сұрыптау, сүзгілеу және таңдау үшін Алушылар тізімін өңдеу параметрін басыңыз. Тарату тізімін сұрыптау және сүзгілеу туралы қосымша ақпарат алу үшін келесі сілтемені қараңыз: Біріктіру үшін деректерді сұрыптау және сүзгілеу.

Біріктіру өрістерін пішімдеу

Қаріпті, өлшемді немесе біріктірілген мазмұн аралығын өзгерту үшін өрісті таңдап, керекті өзгерістерді жасаңыз.

  1. Біріктірілген нәтижелерден хатты біріктіру өрісіне ауысу үшін Нәтижелерді алдын ала қарап алу түймешігін басыңыз.

Нәтижелерді алдын ала қарап алу тобы

  1. Әрбір соңындағы белгішелерді қамтитын бүкіл өрісті таңдаңыз.

Таңдалған мекенжайды блоктау өрісі

  1. Өзіндік параметрін таңдап, керек қаріп пен қаріп өлшемін таңдаңыз.

Қаріп тобы Өзіндік қойындыда орналасқан

  1. Беттің орналасуы параметрін басып, керек абзац аралығын таңдаңыз. Мысалы, Word бағдарламасы мекенжай блогындағы әр жолды абзац ретінде қарастырады, сондықтан да сол өрістегі абзацтар аралығын кішірейту керек болуы мүмкін.

Абзац аралығы

Сіз жасаған пішімдеу өзгерістері әрбір біріктірілген құжатта шығады.

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×