Файлдарды кітапханада ұйымдастыру

кітапхана файлдарды қалай ұйымдастыру тобыңыздың талаптарына, және де Сіздің ақпаратты сақтау және іздеу қажеттілігіңізге байланысты. Ұйымызға ең қолайлы құрылымды орнату үшін жоспарлау жұмыстары көмектеседі.

Осы мақалада

Файлдарды ұйымдастыру жолдары

Кітапханаға баған қосу

Көрініс жасау

Кітапханада қалта жасау

Файлдарды ұйымдастыру жолдары

Кітапханаларда бірнеше мүмкіндіктер болады, мұндай мүмкіндіктер бір кітапханадағы бірнеше файлдармен жұмыс жасағанда көмегін тигізеді. Алайда, ұйымыңызға көптік кітапханалар жарауы мүмкін.

Бірнеше құжаттарды бір кітапханада сақтау

Әр түрлі қажеттіліктерді қанағаттандыру үшін Сіз бір үлкен кітапхана қалауыңыз мүмкін. Мысалы, бір топ ішінде бірнеше жобалар болуы мүмкін, немесе бір жоба бойынша бірнеше топтар жұмыс жасауы мүмкін.

Келесі жағдайда бір кітапхана қолданыңыз:

  • Тобыңыз файлдар немесе файлдар топтамасының бірнеше көріністері туралы жалпы мағлұмат алғысы келеді. Мысалы, меңгеруші барлық файлдарды бөлім немесе күн бойынша топтауды қалауы мүмкін.

  • Адамдар файлдарды тораптың бір жерінен іздегісі келеді.

  • Сіз файлдарға бірдей параметрлер қолдаңғыңыз келеді, мысалы, файлдардың нұсқау қадағалау немесе бекітуді сұрау.

  • Кітапханамен жұмыс істейтін топтар бірдей сипаттамаларды бөліседі, атап айтқанда, бірдей рұқсат деңгейлерін.

    Ескерту : Бірегей рұқсат арнаулы файлдарға қолдануы мүмкін, бірақ рұқсат деңгейлері қатты ерекшеленетін болса, онда Сізге көптік кітапханаларды қолдану ұсынылады.

  • Сіз файлдар туралы ақпаратты талдағыңыз, немесе файлдар туралы жалпы жаңартуларды алып тұрғыңыз келеді.

    Ескерту : Файлдар өзгергенде Сіз ескертулер алуыңыз мүмкін, немесе RSS технологиясын қолдана кітапханаға енгізілген өзгертулерді қарай аласыз. RSS технологиясы топ мүшелеріне өзгерген файлдардың жалпы тізімін қарауға мүмкіндік береді.

Төменде бір кітапханадағы файлдарды қараудың және басқарудың бірнеше жолдары берілген:

  • Баған қосу    Тобыңызға өте маңызды мағлұматты табуға және мағлұматты әр түрлі жолдар арқылы қарауға көмектесу үшін кітапханаға баған қоса аласыз. Бағандар кітапхана бетінің жоғарғы жағында атау ретінде шығады, мысалы бөлім атауы немесе күн. Сіз баған атауларын кітапхана файлдарын сұрыптау және сүзгілеу үшін қолдана аласыз.

  • Көріністерді жасау    Егер тобыңыздың мүшелері ақпаратты арнайы жолмен үнемі қарайтын болса, көрініс қолдана аласыз. Көріністер ішінде бағандар ақпаратты сұрыптау, топтау, сүзгілеу және көрсету үшін қолданылады.

  • Қалталарды жасау    Арнайы жолмен топталынатын көптеген файлдар үшін қалталарды қолдану топтаудың бір жолы болып табылады. Қалталар таныс жолмен файлдарды қарап шығуға және басқаруға көмектеседі. Windows SharePoint Services 3.0 бағдарламасы пайдаланушыларға тораптар мен қалталарды қарау үшін қатты дискіндегі қалталармен жұмыс істеу жолына ұқсайтын тармақ көрінісін ұсынады.

  • Көптік үлгілерді орнату    Егер кітапханада көптік мазмұн түрлері орнатылған болса, онда Сіз бір кітапхананың ішінде басқа да әдепкі үлгінің түрлерін құра аласыз — мысалы, сату келісімдері, маркетингтік көрмелер және бюджет кестелері . Мазмұн түрлері көптік кітапханаларда икемділік пен бірізділікті қамтамасыз етеді.

Көптік кітапханаларды құру

Сақтағыңыз және басқарғыңыз келетін файлдар топтамасы арасында немесе файлдармен жұмыс жасайтын топтардың арасында үлкен ерекшеліктер болса, Сізге көптік кітапханалар жарауы мүмкін.

Келесі жағдайларда көптік кітапханаларды қолданыңыз:

  • Сақтағыңыз және басқарғыңыз келетін файлдар түрлері ерекше, және пайдаланушылар файлдардың жалпы мағлұматтарын үнемі қарайды деп немесе файлдарды бірге іздейді деп ойламайсыз.

  • Файлдарды қолданатын адамдар топтары ерекше және оларда түрлі рұқсат деңгейлері бар.

  • Көптік файлдар топтамаларына Сіз нұсқалау немесе бекіту сияқты түрлі параметрлерді қолдануыңыз тиіс.

  • Сіз файлдарды бірге талдауыңыз, немесе файлдар туралы жалпы жаңартуларды алып тұруыңыз қажет емес.

  • Жаңа файлдар құру үшін параметрлердің түрлі топтамаларын бергіңіз немесе кітапхананың Жаңа мәзіріндегі параметрлер ретін өзгерткіңіз келеді.

Төменде көптік кітапханалармен тиімді жұмыс жасаудың бірнеше жолдары берілген:

  • Торап үлгілерін және бағандарды орнату     Егер ұйымыңыз кітапханалары бойынша ұқсас параметрлерді орнатқысы келсе, онда торап үлгілері мен торап бағандарын орнатуына болады. Көптік кітапханаларда параметрлерді бөлісуіңізге болады, ондай кезде параметрлерді үнемі қайтадан жасау керек болмайды.

  • Файлдарды басқа жерге жіберу    Егер бір файлдың көптік кітапханада болғанын қаласаңыз, онда ол файлды бір кітапханада сақтап, ал басқа кітапханаларға көшірмесін жіберуіңізге болады. Бастапқы құжатты жаңартқан кезде, басқа кітапханалардағы құжатты жаңарту керектігін еске салу параметрін таңдауыңызға болады.

  • Кітапхана үлгілерін жасау    Егер кітапханаларға бірдей параметрлер орнатқыңыз немесе кітапханалар үшін сипаттамаларды қайтадан қолданғыңыз келсе, онда Сіз кітапхананы үлгі ретінде сақтауыңызға болады. Кітапхана үлгілері балама ретінде тораптың Торап әрекеттері мәзірінде Жасау дегенін нұқығанда шығады.

Ескерту : Бұрынғы жоба файлдары бар кітапханаға жаңа файлдар қосатын болсаңыз, онда жаңа кітапхана жасау немесе жүйеде бар кітапханаға қосу шешімі қиынға соғуы мүмкін. Әр жағдай әр түрлі болады, алайда егер де бір жерде барлық файлдарды талдау немесе басқару қажет болса, онда файлдарды жүйеде бар кітапханаға қосуды қарастырыңыз. Әдепкіде, тек соңғы файлдар шығуы үшін, Сіз бағандарды, сүзгілерді және көріністерді қолдануыңызға болады.

Беттің жоғарғы жағы

Кітапханаға баған қосу

Әдепкіде, кітапханалар файлдың атауын, сонымен қатар оның тексерілгені сияқты файлдың жағдайы туралы ақпаратты қадағалайды. Тобыңызға файлдарды топтастыру және қадағалау мүмкіншілігін беру үшін бөлім атауы немесе жоба нөмірі сияқты қосымша бағандарды белгілей аласыз. Бағандар қосу кітапханаңызға көптік көріністердің көбін жасауға көмектеседі.

Баған түріне байланысты Сізде бірнеше баламалар болады, мысалы жалғыз жолды мәтін, параметрлерді таңдауға мүмкіндік беретін ашпалы шаршы, басқа бағандардан есептелетін сан, немесе тіпті тораптағы адам аты және суреті.

Ескерту : Келесі іс рәсімі баған қосқыңыз келетін кітапхананың кітапхана бетінен басталады. Егер кітапхана ашық болмаса, онда оның атауын «Жедел іске қосу» тақтасында нұқыңыз. Кітапхана атауы шықпаған жағдайда Барлық торап мазмұнын көру дегенін нұқып, содан кейін кітапхана атауын нұқыңыз.

  1. Параметрлер мәзірінде Settings menu Баған жасау түймешігін нұқыңыз

  2. Атауы және түрі бөлімінде қалаған атауыңызды Баған атауы терезесінде теріңіз.

  3. Осы баған ішіндегі ақпарат түрі тармағының астында бағанға шығарғыңыз келетін ақпарат түрін таңдаңыз.

  4. Қосымша баған параметрлері бөлімінде адамдарға баған арнауын және онда қандай деректердің бар екенлдігін түсінуге көмектесу үшін Сипаттамасы терезесінде сипаттамасын жазыңыз. Бұл сипаттама қосымша болып табылады.

  5. Өзіңіз таңдаған баған түріне байланысты Қосымша баған параметрлері бөлімінде көбірек параметрлер пайда болуы мүмкін. Өзіңіз қалаған қосымша параметрлерді таңдаңыз.

  6. Бағанды адамдар тізімді немесе кітапхананы тұңғыш рет ашқанда көретін торабыңыздағы әдепкі көрініске қосу үшін Әдепкі көрініске қосу түймешігін нұқыңыз.

  7. Жарайды түймешігін нұқыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Көрініс жасау

Көріністерді қолданып, ең маңызды немесе қажетті файлдарды қарай аласыз. Мысалы, Сіз жақында құрылған файлдардың, арнайы бөлімнің файлдарының немесе бір кісі құрған файлдардың көріністерін жасай аласыз. Көрініс жасап алғаннан кейін кітапханаға әр жолы қараған кезіңізде ол әрдайым қатынаулы болады.

Тапсырмалар тізімінің әр түрлі көріністері

Кітапханадағы файлдарды қараған кезде баған атауын нұқып, содан кейін атау жанындағы төмен көрсеткісін басу арқылы файлдарды уақытша сұрыптай немесе сүзгілей аласыз. Бұл егер файлдарды белгілі бір көріністе қарағыңыз келгенде қолайлы, бірақ кітапханаға келесі жолы кіргенде бұл қадамдарды қайталауыңыз керек болады.

Тізімдегі немесе кітапханадағы элементтерді сұрыптау

Егер файлдарды белгілі бір көріністе үнемі қарайтын болсаңыз, Сіз көрініс жасай аласыз. Осы көріністі кітапханамен жұмыс жасағанда әрдайым қолдана аласыз. Көрініс жасалған соң ол кітапхананың Көрініс Көрінісі мәзірі мәзіріне енгізіледі.

Кітапханаларда жеке және ортақ көріністер болуы мүмкін. Әркім файлдарды белгілі бір көріністе қарау үшін немесе керекті файлдарды ғана қарау үшін сүзгілей алады. Егер Сізде торапты жасақтау рұқсаты бар болса, әркім кітапхананы қарағанда қолдана алатын ортақ көрініс жасай аласыз. Сонымен қатар, Сіз әдепкі ортақ көрініс жасай аласыз, ол кезде пайдаланушылар кітапхананың сол көрінісін автоматты көріністе көретін болады.

Сонымен қоса, торап жасақтаған кезде түрлі көріністерге сілтемелер жасай аласыз немесе түрлі көріністерді пайдаланатын Веб-бөлік жасақтай аласыз.

Егер тобыңыздың мүшелері кітапхананы ұшқыр құрылғылар арқылы қарайтын болса, Сіз шектеулер ұсынатын ұшқыр көріністер жасай аласыз: мәселен, көрсетілетін элементтердің санын шектейтін көрініс. Олар құрылғы жылдамдығына және шектеулеріне сай келеді. Көріністер жасау туралы қосымша ақпарат Т.б. қараңыз бөліміндегі сілтемелерде берілген.

Келесі іс рәсімі стандартты көріністі жасау үшін арналған. Таңдауға болатын параметрлер басқа көріністерге қарағанда ерекшеленуі мүмкін, алайда көрініс жасаудың негізгі жолдары ұқсас.

  1. Кітапхана ашылмаған болса, Жедел іске қосу ішіндегі атауын нұқыңыз

    Сіздің кітапханаңыздың атауы шығарылмаса, Тораптың толық мазмұнын көру түймешігін нұқып, одан кейін кітапханаңыздың атауын нұқыңыз.

  2. Параметрлер мәзірінде Settings menu Көріністі жасау түймешігін нұқыңыз.

  3. Көрініс пішімін таңдау астында жасағыңыз келетін көріністі нұқыңыз. Көптеген жағдайларда Стандартты көріністі басасыз, бірақ Сіз есеп құжатын жасау сияқты белгілі жағдайда басқа көріністерді таңдай аласыз.

  4. Көрініс атауы терезесінде көрінісіңіздің Тегі бойынша сұрыпталған сияқты атауын таңдаңыз.

  5. Егер бұл көріністі кітапханаңызға әдепкі ретінде қойғыңыз келсе, Әдепкі көрініс ету параметріне құсбелгі қойыңыз. Ол ортақ көрініс болған жағдайда ғана оны әдепкі қыла аласыз.

  6. Көрермен бөлімінде Көрерменді көру тармағының астында өзіңіз ғана пайдалана алатын жеке көріністі жаторабындығыңызды немесе басқалары да пайдалана алатын қоғамдық көріністі жаторабындығ,ыңызды таңдаңыз.

  7. Бағандар өлімінде сіз сәйкес қанатшаны қою жолымен бағандарды көрсете аласыз немесе жасыра аласыз. Баған атауының қасында бағандарды көрсету тәртібінің ретін ендіріңіз.

  8. Сұрыптау бөлімінде файлдарды сұрыптау және қалай сұрыптау параметрлерін таңдаңыз. Сұрыптау үшін екі баған қолдана аласыз. Мысалы, әуелі автор бойынша, одан кейін әр автордың файлдарының аттары бойынша сұрыптай аласыз.

  9. Сүзгі бөлімінде, файлдарды сүзгілеу және қалай сүзгілеу параметрлерін таңдаңыз. Сүзгіленген көрініс аз ғана таңдалған файлдарды көрсетеді, мысалы белгілі бөлім жасаған файлдар немесе тек қана бекітілген файлдарды.

  10. Топтау әдісі бөлімінде, бірдей мәндері бар элементтерді топтай аласыз, мысалы кеңейтілетін немесе тасаланатын әр автор құжаттарының бөлімі.

  11. Барлығыбөлімінде сіз бағандағы тармақтар санын мәселелердің жалпы саны ретінде есептей аласыз. Бұндай жағдайда сіз орташа мән сияқты қосымша мәнді қоса аласыз немесе бөле аласыз.

  12. Мәнер бөлімінде көргіңіз келетін әр жолы көлеңкеленген көлеңкелі тізім сияқты мәнерді таңдаңыз.

  13. Егер кітапханада қалталар болса, Сіз қалталары жоқ көрініс жасай аласыз. Кейде мұны жазық көрініс деп атайды. Файлдарыңыздың барлығын бір деңгейден қарау үшін Қалталар бөлімінде Барлық элементтерді қалталарсыз көрсету дегенін нұқыңыз.

  14. Кітапханада қанша файл көрсету керектігін немесе бір бетте қанша файл көрсету керектігін шектей аласыз. Атап айтқанда, бұл параметрлер ұшқыр құрылғыларға арналған көрініс жасағанда өте маңызды. Элементтерді шектеу бөлімінде қажетті параметрлерді таңдаңыз.

  15. Егер кітапхананы ұшқыр құрылғыдан қарауды жоспарласаңыз, қажетті параметрлерді Ұшқыр бөлімінде таңдаңыз.

  16. OK түймешігін басыңыз.

Беттің жоғарғы жағы

Кітапханада қалта жасау

Егер кітапхана ішіндегі құжаттар немесе мазмұны әр түрлі болса, мазмұнды ұйымдастыру үшін қалталар жасай аласыз.

  1. Кітапхана ашылмаған болса, Жедел іске қосу ішіндегі атауын нұқыңыз

    Сіздің кітапханаңыздың атауы шығарылмаса, Тораптың толық мазмұнын көру түймешігін нұқып, одан кейін кітапханаңыздың атауын нұқыңыз.

  2. Жаңа мәзірінде Жаңа мәзірі Жаңа қалта дегенін таңдаңыз.

    Ескерту : Кітапхананы жасаған адам осы кітапханада қалталар жасауға тыйым салуы мүмкін. Ондай жағдайда Жаңа қалта пәрмені қатынаулы болмайды.

  3. Қалтаға атау беріп, OK түймешігін басыңыз.

Кеңес : Егер Сізде қалталары бар көптік кітапханалар бар болса және топ мүшелері өздерінің қатты дисктеріндегідей кітапхананы шолып қарағысы келсе, онда тобыңыз торабыңызда тармақ көрінісін қосуы мүмкін. Тармақ көрінісін қалталарды кеңейтуге, тасалауға және оңай іздеуге қолдануыңызға болады. Егер Сізде тораптарды жасақтау рұқсаты болса, онда Торап параметрлері бетіндегі Шарлау параметрлері ішінде тармақ көрінісін қоса аласыз.

Беттің жоғарғы жағы

Дағдыларды жетілдіру
Оқыту курсымен танысыңыз
Жаңа мүмкіндіктерге бірінші болып қол жеткізу
Office Insider бағдарламасына қосылу

Осы ақпарат пайдалы болды ма?

Пікіріңіз үшін рақмет!

Пікіріңізге рақмет! Сізді Office қолдау көрсету қызметіндегі агенттердің бірімен байланыстырған жөн болуы мүмкін.

×